Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (SSA-R, bilag 2) Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)
Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (SSA-R, bilag 2)
Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)
Tildeling av kontrakter gjøres etter å ha avholdt minikonkurranse blant leverandørene på rammeavtalen.
Gjennomføring av avrop/minikonkurranse
Dette dokumentet beskriver krav og behov som i ulik grad forventes å bli fremsatt i minikonkurranser knyttet til rammeavtalen.
Leverandører som i rammeavtalen er tildelt kontrakt for én skriverprodusent kan ikke ved minikonkurranser levere tilbud fra annen produsent, dersom dette ikke på forhånd er godkjent av Unit.
Konkurranseform ved minikonkurranser vil kunne variere, basert på kompleksitet og innhold i anskaffelsen. Det innebærer at minikonkurranser kan bli kjørt både som standard anbudskonkurranse, og som forhandlet prosedyre. Rettighetshaveren vil ved behov gjennomføre en «Request for Information» prosess/leverandørdialog i forkant av en minikonkurranse. I minikonkurransen angis hvilken avropsavtale som vil benyttes hvis det er annet enn SSA-K, se også bilag 3.
Tildelingskriterier som kan være aktuelle under minikonkurransen:
Teknisk og funksjonell løsning
Kompetanse og leveranseevne
Merkantile forhold
Økonomiske forhold
Rettighetshaveren avgjør selv hvilke av kriteriene som benyttes og hvordan de enkelte kriterier vektes, uavhengig av den opprinnelige vektingen fra konkurransebestemmelsene. Det er også tillatt kun å vektlegge Pris.
Krav i minikonkurranser
Ved minikonkurranser vil Xxxxxx beskrive sine behov og presisere krav til løsningen.
Kravkatalogen nedenfor inneholder krav som kan ventes å bli stilt i minikonkurranser. Dette er ikke en endelig og uttømmende kravliste. Det må påregnes at det kan komme til øvrige krav, som følge av lokale behov hos den enkelte Rettighetshaver, samt en naturlig teknologisk utvikling. Det kan også være behov for å omgruppere eksempelkravene i henhold til Rettighetshaverens behov.
Viktigheten av krav vil kunne variere som følge av lokale behov hos Rettighetshaveren samt som følge av teknologiens utvikling, noe som vil medføre at enkelte krav vil være minimumskrav i enkelte minikonkurranser, mens de vil kunne være ønskelige krav i andre konkurranser.
Ved minikonkurranser skal alle tilbudte komponenter og deler være standardkomponenter, og Leverandøren skal ikke gjøre avvik ift. standardkonfigurasjoner på slike komponenter for å spare kostnader, dersom ikke annet er spesifikt angitt av Kunden.
I minikonkurranser kan det være behov for å vektlegge Rettighetshaverens kostnader ved å bytte løsning eller Leverandør.
Kravkatalog
Eksempler på teknisk verdi og funksjonell løsning
Forskjellige funksjonskrav, herunder
Skrivere for forskjellige formål herunder plottere, termisk utskrift, etiketter, ID-kort
Universell utforming, dette kan være at display og skannerenhet kan justeres/flyttes for å lette tilkomst eller display som er tilpasset bruk for svaksynte
Gjestebrukere
Fysisk størrelse
Utskriftshastighet
Papirformat
Papirkvalitet
Utskriftsmedia, herunder kvalitet og vekt
Utskriftsteknikk, herunder laser, LED, voks, blekk, termisk
Lydnivå
Støvnivå
Konfigurasjoner, herunder
Minne
Harddisk
Nettverkskort
Display
Kortleser
Duplex
Dokumentmatere
Tilbehør som magasinkapasiteter
Tilleggsmoduler, herunder fax
Funksjoner for forbehandling og etterbehandling, herunder
Dokumentbearbeiding, layout o.l.
Inn-enheter
Ut-enheter
Stifting
Falsing
Sortering
Innbinding
Skjæring
Hulling
Skanning, herunder støtte for
PDF/A
OCR-behandling
Nettverkslagring
Til epost
Integrasjon mot andre systemer, herunder sak- og arkivsystemer
Aksessmetoder, herunder
Kablet tilkobling
Trådløst
«Cloud printing»
«Mobile printing»
Nettverk
Protokoller
Trafikkmengde
Drivere
Universaldriver som støtter alle produsentens skrivermodeller
Universaldriver som støtter andre produsenters skrivere
Støtte for forskjellige OS, herunder Windows, Linux, Unix, Mac, Citrix
Digital signering
Ressursforbruk på printserver og nettverk
Skriverspråk også utover PS og PCL
Autentisering, herunder
Katalogtjenester, eks LDAP
Styring av brukeres tilgang til funksjoner
Tilgang til å administrere løsningen
Tilgang til firmware
Passord/PIN på maskiner
Forskjellige korttyper og standarder, herunder magnetstripe og kort med chip
Sikker utskrift, herunder støtte for
Forskjellige korttyper og standarder, herunder magnetstripe, NFC og kort med chip
Betalingsløsninger
Regnskap
Integrasjon mot andre systemer
Kommunisere direkte med løsningens database
Administrasjon av maskiner, herunder
Lokal drift
Fjerndrift
Overvåking
Protokoller
Integrasjon mot sentral overvåkingsprogramvare
Logging av f.eks status, telleverk, feilkoder, servicebehov, statistikk
Sikkerhet, herunder
Sikkerhetsnivå på utstyr/løsning for å hindre uautorisert tilgang både på administrativt- og brukernivå
Sikkerhetsgodkjenning av personell som skal få adgang til Rettighetshaverens utstyr enten lokalt eller via fjernstyring
Håndtering av lagringsmedia som er skiftet ut på Rettighetshaverens utstyr
Sikker avhending av brukt utstyr
Adgang til Kundens lokaler
Kryptering, f.eks trafikk, lagringsmedia m.v.
Sikkerhetsrevisjoner av løsninger
Eksempler på merkantile forhold
Byttekostnader, herunder
Endring av driftsopplegg
Implementeringskostnader
Forberedelse av ny løsning
Flytting av eksisterende løsning
Opplæringskostnader
Ressursbehov fra oppdragsgivers side
Oppmøtekostnad ved service
Dagbot
Heving
Kostnader ved klargjøring av løsninger og utstyr
Kostnader for rekvisita og serviceavtaler
Tjenestenivå
Energiforbruk
Leie og leasing av utstyr
Finansiering
Opplæring
Testplaner med krav
Leveringsbetingelser
Samhandlingsplaner
Teknisk dokumentasjon
Serviceavtaler
Faktureringstidspunkt
Informasjon på faktura
Elektronisk utveksling av teknisk informasjon om levert løsning
Avhending og gjenkjøp
Miljø, etiske krav, samfunnsansvar
Krav til Leverandørens egenrapportering, f.eks ved bruk DIFI’s skjema eller med egne skjema
Lønns- og arbeidsvilkår
En del virksomheter er medlem i Initiativ for etisk handel (IEH) eller følger IEHs prinsipper. Det kan derfor komme krav knyttet til disse prinsippene i minikonkurranser
Det kan videre komme spørsmål om
hvor stor andel av materialene i produktene som er resirkulert
hvor stor andel av produktene som Leverandøren resirkulerer
forbruk av energi og vann i produksjonen
støy og støv
Eksempler på krav til “Kompetanse og leveranseevne”
Kompetanse på leveranseteam (CV)
Prosjektledelse
Opplæring av oppdragsgivers personale
Gjennomføringsplan
Installasjonstjenester