Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (SSA-R, bilag 2) Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (SSA-R, bilag 2)

Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

Tildeling av kontrakter gjøres etter å ha avholdt minikonkurranse blant leverandørene på rammeavtalen.

Gjennomføring av avrop/minikonkurranse

Dette dokumentet beskriver krav og behov som i ulik grad forventes å bli fremsatt i minikonkurranser knyttet til rammeavtalen.

Leverandører som i rammeavtalen er tildelt kontrakt for én skriverprodusent kan ikke ved minikonkurranser levere tilbud fra annen produsent, dersom dette ikke på forhånd er godkjent av Unit.

Konkurranseform ved minikonkurranser vil kunne variere, basert på kompleksitet og innhold i anskaffelsen. Det innebærer at minikonkurranser kan bli kjørt både som standard anbudskonkurranse, og som forhandlet prosedyre. Rettighetshaveren vil ved behov gjennomføre en «Request for Information» prosess/leverandørdialog i forkant av en minikonkurranse. I minikonkurransen angis hvilken avropsavtale som vil benyttes hvis det er annet enn SSA-K, se også bilag 3.

Tildelingskriterier som kan være aktuelle under minikonkurransen:

• Teknisk og funksjonell løsning

• Kompetanse og leveranseevne

• Merkantile forhold

• Økonomiske forhold

Rettighetshaveren avgjør selv hvilke av kriteriene som benyttes og hvordan de enkelte kriterier vektes, uavhengig av den opprinnelige vektingen fra konkurransebestemmelsene. Det er også tillatt kun å vektlegge Pris.

Krav i minikonkurranser

Ved minikonkurranser vil Xxxxxx beskrive sine behov og presisere krav til løsningen.

Kravkatalogen nedenfor inneholder krav som kan ventes å bli stilt i minikonkurranser. Dette er ikke en endelig og uttømmende kravliste. Det må påregnes at det kan komme til øvrige krav, som følge av lokale behov hos den enkelte Rettighetshaver, samt en naturlig teknologisk utvikling. Det kan også være behov for å omgruppere eksempelkravene i henhold til Rettighetshaverens behov.

Viktigheten av krav vil kunne variere som følge av lokale behov hos Rettighetshaveren samt som følge av teknologiens utvikling, noe som vil medføre at enkelte krav vil være minimumskrav i enkelte minikonkurranser, mens de vil kunne være ønskelige krav i andre konkurranser.

Ved minikonkurranser skal alle tilbudte komponenter og deler være standardkomponenter, og Leverandøren skal ikke gjøre avvik ift. standardkonfigurasjoner på slike komponenter for å spare kostnader, dersom ikke annet er spesifikt angitt av Kunden.

I minikonkurranser kan det være behov for å vektlegge Rettighetshaverens kostnader ved å bytte løsning eller Leverandør.

Kravkatalog

Eksempler på teknisk verdi og funksjonell løsning

• Forskjellige funksjonskrav, herunder

  • Skrivere for forskjellige formål herunder plottere, termisk utskrift, etiketter, ID-kort

  • Universell utforming, dette kan være at display og skannerenhet kan justeres/flyttes for å lette tilkomst eller display som er tilpasset bruk for svaksynte

  • Gjestebrukere

  • Fysisk størrelse

  • Utskriftshastighet

  • Papirformat

  • Papirkvalitet

  • Utskriftsmedia, herunder kvalitet og vekt

  • Utskriftsteknikk, herunder laser, LED, voks, blekk, termisk

  • Lydnivå

  • Støvnivå

• Konfigurasjoner, herunder

  • Minne

  • Harddisk

  • Nettverkskort

  • Display

  • Kortleser

  • Duplex

  • Dokumentmatere

  • Tilbehør som magasinkapasiteter

  • Tilleggsmoduler, herunder fax

• Funksjoner for forbehandling og etterbehandling, herunder

  • Dokumentbearbeiding, layout o.l.

  • Inn-enheter

  • Ut-enheter

  • Stifting

  • Falsing

  • Sortering

  • Innbinding

  • Skjæring

  • Hulling

• Skanning, herunder støtte for

  • PDF/A

  • OCR-behandling

  • Nettverkslagring

  • Til epost

  • Integrasjon mot andre systemer, herunder sak- og arkivsystemer

• Aksessmetoder, herunder

  • Kablet tilkobling

  • Trådløst

  • «Cloud printing»

  • «Mobile printing»

• Nettverk

  • Protokoller

  • Trafikkmengde

• Drivere

  • Universaldriver som støtter alle produsentens skrivermodeller

  • Universaldriver som støtter andre produsenters skrivere

  • Støtte for forskjellige OS, herunder Windows, Linux, Unix, Mac, Citrix

  • Digital signering

  • Ressursforbruk på printserver og nettverk

  • Skriverspråk også utover PS og PCL

• Autentisering, herunder

  • Katalogtjenester, eks LDAP

  • Styring av brukeres tilgang til funksjoner

  • Tilgang til å administrere løsningen

  • Tilgang til firmware

  • Passord/PIN på maskiner

  • Forskjellige korttyper og standarder, herunder magnetstripe og kort med chip

• Sikker utskrift, herunder støtte for

  • Forskjellige korttyper og standarder, herunder magnetstripe, NFC og kort med chip

  • Betalingsløsninger

  • Regnskap

  • Integrasjon mot andre systemer

  • Kommunisere direkte med løsningens database

• Administrasjon av maskiner, herunder

  • Lokal drift

  • Fjerndrift

  • Overvåking

  • Protokoller

  • Integrasjon mot sentral overvåkingsprogramvare

  • Logging av f.eks status, telleverk, feilkoder, servicebehov, statistikk

• Sikkerhet, herunder

  • Sikkerhetsnivå på utstyr/løsning for å hindre uautorisert tilgang både på administrativt- og brukernivå

  • Sikkerhetsgodkjenning av personell som skal få adgang til Rettighetshaverens utstyr enten lokalt eller via fjernstyring

  • Håndtering av lagringsmedia som er skiftet ut på Rettighetshaverens utstyr

  • Sikker avhending av brukt utstyr

  • Adgang til Kundens lokaler

  • Kryptering, f.eks trafikk, lagringsmedia m.v.

  • Sikkerhetsrevisjoner av løsninger

Eksempler på merkantile forhold

• Byttekostnader, herunder

  • Endring av driftsopplegg

  • Implementeringskostnader

  • Forberedelse av ny løsning

  • Flytting av eksisterende løsning

  • Opplæringskostnader

  • Ressursbehov fra oppdragsgivers side

• Oppmøtekostnad ved service

• Dagbot

• Heving

• Kostnader ved klargjøring av løsninger og utstyr

• Kostnader for rekvisita og serviceavtaler

• Tjenestenivå

• Energiforbruk

• Leie og leasing av utstyr

• Finansiering

• Opplæring

• Testplaner med krav

• Leveringsbetingelser

• Leveringstid

• Samhandlingsplaner

• Teknisk dokumentasjon

• Serviceavtaler

• Faktureringstidspunkt

• Informasjon på faktura

• Elektronisk utveksling av teknisk informasjon om levert løsning

• Avhending og gjenkjøp

• Miljø, etiske krav, samfunnsansvar

  • Krav til Leverandørens egenrapportering, f.eks ved bruk DIFI’s skjema eller med egne skjema

  • Lønns- og arbeidsvilkår

  • En del virksomheter er medlem i Initiativ for etisk handel (IEH) eller følger IEHs prinsipper. Det kan derfor komme krav knyttet til disse prinsippene i minikonkurranser

  • Det kan videre komme spørsmål om

    • hvor stor andel av materialene i produktene som er resirkulert

    • hvor stor andel av produktene som Leverandøren resirkulerer

    • forbruk av energi og vann i produksjonen

    • støy og støv

Eksempler på krav til “Kompetanse og leveranseevne”

• Kompetanse på leveranseteam (CV)

• Prosjektledelse

• Opplæring av oppdragsgivers personale

• Gjennomføringsplan

• Installasjonstjenester