KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Rammeavtale for kjøp av kommunikasjonstjenester
Tilbudsfrist: 23.04.21, kl. 16:00
Norsk Folkehjelp
PB-8844 Youngstorget N-0028 OSLO
Besøksadresse
Xxxxxxxxxx 00, xxxx. Møllergt.
Telefon
x00 00 00 00 00
Telefaks
x00 00 00 00 00
Webside xxx.xxxxxxxxxx.xx E-post
Xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx Organisasjonsnr: 871033552
Bankgiro
1503 18 47793
Givertelefon 820 44 750
Innhold
1.5 Estimert årlig verdi av avtale 4
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning 4
1.8 Tidsrammer for prosessen 4
GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4
INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUD 6
3.1 Fagkompetanse og kundeteam - etterspurt kompetanse og leveranse 7
4.2 Samarbeidspartnere/underleverandører 8
4.3 Rammeavtalens varighet og prising 8
4.4 Fakturering og betalingsbetingelser 8
4.5 Miljø- og sosiale ledelsessystemer 9
GENERELL BESKRIVELSE
1.2 Oppdragsgiver
Norsk Folkehjelp er en politisk uavhengig medlemsorganisasjon. Vi har om lag 100 lokallag over hele Norge og jobber i mer enn 35 land. Norsk Folkehjelp ble stiftet i 1939 som fagbevegelsens humanitære solidaritetsorganisasjon. Vårt mål er å bedre folks levekår og bidra til et demokratisk, rettferdig og trygt samfunn.
I Norge jobber Norsk Folkehjelp på to områder: Førstehjelp og redningstjeneste, i tillegg til flyktnings- og inkluderingsarbeid.
Internasjonalt jobber Norsk Folkehjelp på tre områder: Humanitær mine- og eksplosivrydding, utviklingssamarbeid og humanitær respons ved konflikt og kriser.
Vår visjon er Solidaritet i praksis. Vårt arbeid bygger på samarbeid mellom likeverdige partnere, ikke veldedighet. For ytterligere informasjon om Norsk Folkehjelps organisasjon og sammensetning anbefaler vi våre nettsider: xxx.xxxxxxxxxx.xx.
1.3 Kontaktinformasjon
Spørsmål og henvendelser vedrørende tilbudet skal rettes til: Navn: Xxxx Xxxxxxx Xxxx
Mobil: x00 00000000
E-postadresse: xxxxxx000@xxxxx.xxx
1.3 Kostnader
Eventuelle kostnader for utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.
1.4 Anskaffelsens formål
Norsk Folkehjelps strategi angir økt synlighet, inntekstvekst og en vekst i medlemsmassen som de prioriterte strategiske målene for inneværende strategiperiode. I den anledning ønsker Norsk Folkehjelp å inngå en rammeavtale for kommunikasjonstjenester. En slik rammeavtale tar sikte på å styrke kommunikasjons- og markedsarbeidet gjennom en kunnskapsbasert, strategisk innretning av våre kommunikasjonsaktiviteter, økt kvalitet og styrket bevissthet og kunnskap rundt kanalvalg, metodevalg, målgruppetenking, gjennomføring, osv.
I tillegg må den som rammeavtalen inngås med kunne avhjelpe Norsk Folkehjelps daglige kommunikasjonsaktiviteter gjennom faktisk gjennomføring og produksjon av innhold, analyser, arrangement, grafiske produksjoner, etc.
Avtalen skal også styrke kunnskapsgrunnlaget, kompetansen og læringen internt hos Norsk
Folkehjelp.
Med andre ord ønsker Norsk Folkehjelp hjelp til utformingen av våre kommunikasjons- og markedsaktiviteter fra et strategisk nivå, via taktiske valg, samt støtte til planlegging og gjennomføring av ulike kommunikasjons- og markedstiltak. Herunder også innholdsproduksjon, bredt definert. En tentativ, ikke uttømmende oversikt, ligger i bilag 1.
1.5 Estimert årlig verdi av avtale
Avtaleverdien er estimert til NOK 1 000 000 – 4 000 000 inkl. mva. pr. år.
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget i sin helhet består av dette dokumentet, inkludert fire vedlegg (bilag, NF etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid, Miljøpolicy, Norsk Folkehjelps strategi).
1.7 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort på Norsk Folkehjelps nettsider, og underrettet et utvalg av mulige leverandører.
1.8 Tidsrammer for prosessen
Det gjøres oppmerksom på at tidsplanen etter åpning av tilbudene er tentativ og veiledende.
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring | 26.03.21 |
Frist for spørsmål og avklaringer | 9.04.21, kl. 12.00 |
Frist for å levere tilbud | 23.04.21, kl. 16.00 |
Evaluering | Uke 17 |
Meddelelse om valg av leverandør | Uke 18 |
Kontraktsinngåelse | Uke 18 |
GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
2.1 Avklaringer og møter
Etter konkurransens kunngjøring på Norsk Folkehjelps nettsider vil vi svare på spørsmål knyttet til konkurransen. Alle spørsmål vil i anonymisert form bli delt med alle interesserte leverandører som
har meldt sin interesse med kontaktinformasjon. Vi forbeholder oss retten til å ha avklaringsmøter med enkelte tilbydere, hvis det er behov for dette etter også etter fristen for å levere tilbud er utløpt.
2.3 Behandling av tilbud
Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene og tilbyderne gis ikke anledning til å være tilstede
under åpningen. Tilbudene er unntatt offentlighet. NF forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud. NF vil ikke returnere evt. leverte tilbud til tilbydere som ikke blir valgt.
NF vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller
deler av konkurransegrunnlaget uten skriftlig tillatelse fra NF. NF vil vurdere om de mest aktuelle leverandørene vil få mulighet til å presentere seg og gjennomgå sitt tilbud.
2.6 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal være bindende for tilbyder i 60 dager fra tilbudsfrist.
2.7 Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Kriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
Pris | 40 % | Utfylt bilag 3 |
Kompetanse | 40 % | CV for hver av de tilbudte ressursene, som minst inneholder følgende opplysninger: Navn og stilling En beskrivelse av vedkommende ressurs oppdragsrelevante kompetanse. |
Oppgaveforståelse Her vektlegges tilbyders evne til å forstå oppdragets omfang og avgrensning, reflektert i tilbudet. | 20 % | Beskrivelse og redegjørelse som synliggjør forståelse av oppdragsgivers behov, samt metode for oppdragsgjennomføringen. Inntas i bilag 2. Må inneholde: - En case som illustrerer et overordnet |
strategisk samarbeid med annen aktør relevant for NFs forespørsel. - En skisse som illustrerer mulige forbedringstiltak for NFs 1. Xxx-xxxxxx (Målsetting: Pengeinnsamling, øke medlemsmassen, økt generell synlighet). |
2.8 Vektingsmodell
Avtalen blir tildelt på bakgrunn av ovenstående tildelingskriterier.
Evalueringen vil foretas ved hjelp av en karakterskala. Karakterskalaen går fra 1 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Karakterene vil videre bli vektet i samsvar med tildelingskriteriene. Summen av vekttall er 100 prosent. Økonomisk mest fordelaktig er de tilbudene som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer).
Tildelingen baseres på det totalt sett mest fordelaktige tilbud for NF, og NF forbeholder seg retten til å benytte eller kansellere mottatte tilbud dersom forhold tilsier det er nødvendig.
INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUD
3.1 Innlevering av tilbud
Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) hvor det skal tydelig fremgå:
• Virksomhetens navn
• Adresse
• Organisasjonsnummer
• Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer
• Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer/hvilken del av etterspurt kompetanse/leveranse det gjelder.
Alle tilbud skal være Norsk Folkehjelp i hende senest 23.04.2021 før kl. 16.00. Tilbudene skal leveres via xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/ innen fristens utløp.
Tilbudet adresseres til: Norsk Folkehjelp v/Xxxx Xxxxxxx Xxxx
Postboks 8844 Youngstorget
Det foreligger ingen angrefrist eller endringsmuligheter på inngitte tilbud etter tilbudsfristens utløp.
3.2 Tilbudets utforming
Tilbudet utformes med denne disposisjonen:
• Tilbudsbrev (følgebrev) jf. pkt. 3.1.
• Tilbudet. Leverandørens svar på konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon, det vil si prosjektbeskrivelse, inklusiv etterspurt dokumentasjon.
• Utfylte bilag 2 + 3.
Tilbudet skal også inneholde følgende elementer:
• Firmaopplysninger m/siste årsrapport inkl. nøkkeltall for selskapet (nasjonalt og internasjonalt)
• Kontaktinformasjon om tilbyders hovedkundeansvarlig
• Referanseliste – oppgi min. 2-3 kunder og kontakter som er relevante i forhold til NF
• Firmaets etiske retningslinjer og andre relevante sertifikater/dokumenter
• Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
• Skriftlig aksept av NF Etiske standarder for innkjøp, investering og markedsarbeid som vedlagt
Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.
3.1 Fagkompetanse og kundeteam - etterspurt kompetanse og leveranse
Leverandør må sannsynliggjøre etterspurt kompetanse som organisasjon tilbyr gjennom relevant fagkompetanse og erfaring som er relevant for formålet med rammeavtalen.
- Beskrivelsen må inneholde og sannsynliggjøre kompetanse på områdene redegjort for i bilag 1.
- Bilag 2. må inneholde tilbudt kompetanse gjennom:
o Navn på teammedlemmer og CV
o Kort beskrivelse av kjernekompetanse og relevant erfaring i forhold til NFs behov.
Leverandørs plikter å informere NF behov når tilbudte resurspersoner erstattes med andre kompetente ressurser.
AVTALEVILKÅR
Det vil bli inngått rammeavtale med en leverandør. Leverandør kan selv utforme kontraktsforslag som Norsk Folkehjelp kompletterer basert våre behov/krav.
4.2 Samarbeidspartnere/underleverandører
Det er anledning til å benytte underleverandører i rammeavtalen. Det stilles krav om at leverandøren opplyser i tilbudet hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandører, samt hvilke underleverandører som eventuelt skal brukes. Opplysningene får ikke virkning for hovedleverandørens kontraktansvar. NFs krav knyttet til etikk, miljø, mv. omfatter også underleverandører.
Norsk Folkehjelp kan ved behov, både under evalueringen av tilbudene, i forbindelse med kontraktinngåelse og i kontraktfasen, etterspørre dokumentasjon ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører.
4.3 Rammeavtalens varighet og prising
Norsk Folkehjelp ønsker seg en avtale med 3 års varighet med mulighet for å forlenge (2 år + 1 + 1 år). Avtalen kan gjensidig forlenges/sies opp med 3 måneders varsel.
Angi årlig kontraktspris (honorar) og gi opplysning om eventuell prisjustering som gjøres gjeldende ved forlengelse av oppdraget.
4.4 Fakturering og betalingsbetingelser
• NF er underordnet ordningen for momskompensasjon. Alle priser bes derfor oppgitt i NOK inkl. mva.
• Xxxxxxxx foretas innen 30 dager etter mottatt faktura, forutsatt at tjenesten er levert i henhold til rammeavtalen.
• NF forbeholder seg retten til å holde tilbake omtvistet beløp uten beregning av rente. Rentebelastning av forsinket betaling aksepteres etter til enhver tid gjeldende lover.
• Leverandøren skal sende faktura elektronisk. Elektronisk faktura skal være av formatet Elektronisk
handelsformat (EHF). EHF formatet er et offentlig standardformat (XML) som dekker regnskapslovens krav.
• Elektronisk adresse til Norsk Folkehjelp er organisasjonsnummeret 871033552.
• Alle fakturaer skal merkes med navn på relevant kontaktperson og avdeling.
• Det er videre et krav at alle leveranser eller aktiviteter selskapet er involvert i ikke kan være i konflikt med anerkjente folkerettslige prinsipper, internasjonale sanksjoner eller konvensjoner.
• NF forbeholder seg retten til å sjekke og evt. utelate tilbydere som ikke vurderes til å være på linje med ovenstående krav.
• Avvik eller forbehold fra ovenstående må spesifiseres i tilbudet. Om ikke avvik er angitt spesifikt
i tilbudet anses ovenstående for akseptert.
4.5 Miljø- og sosiale ledelsessystemer
Norsk Folkehjelp er forpliktet til ansvarlig miljøforvaltning i alle våre programmer og aktiviteter. Vi har utarbeidet en klima- og miljøpolitikk, og i 2020 ble vi sertifisert som Miljøfyrtårn.
Norsk Folkehjelp er forpliktet til å redusere sitt klimaavtrykk ved å begrense energibruk, avfallsproduksjon og karbonutslipp. Vi utvikler et system for miljøforvaltning for å spore og rapportere regelmessig om våre resultater.
Vi ønsker å påvirke det grønne skriftet og ser positivt etter leverandører som har, eller er i gang med sertifiseringer og tiltak. Derfor ber vi tilbydere gjøre rede for eventuelle eksisterende ledelsessystemer for oppfølging av miljø og sosialt ansvar, merkeordninger eller annet som er implementert i organisasjonen som del av besvarelsen.
VEDLEGG
• Bilag (1, 2 & 3)
• NF etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid
• Miljøpolicy
• Norsk Folkehjelps strategi