KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
RAMMEAVTALE MICROSOFT LISENSFORVALTER («LSP»)
ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETTER FOA DEL I OG III SAKSNUMMER: 2020-070860
TILBUDSFRIST: MANDAG 29. JUNI 2020 KL. 12:00
1. Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Kristiansand kommune v/ IT-enheten («Oppdragsgiver»).
2. Beskrivelse av anskaffelsen
2.1. Kort beskrivelse
Konkurransen gjelder inngåelse av rammeavtale («Rammeavtalen») om kjøp av Microsoft programvarelisenser- og/eller tjenester til Kristiansand kommune. Rammeavtalen skal inngås med en Microsoft-sertifisert CSP Tier 1 License Solution Provider (lisensforvalter, «LSP»). Rammeavtalen omfatter også fortløpende lisensporteføljeoptimalisering, samt forhandlingsstøtte mot Microsoft.
2.2. Utvidet beskrivelse
Formålet med Rammeavtalen er å sørge for at Oppdragsgiver gjennom hele kontraktsperioden har tilgang til kjøp av Microsoft programvarelisenser- og/eller tjenester, LSP-supporttjenester samt LSP-forhandlingsstøtte ved reforhandling og/eller inngåelse av nye Microsoft-avtaler.
Et sentralt formål er videre at LSP skal bidra til at Oppdragsgiver til enhver tid har en mest mulig kostnadseffektiv og kvalitetsoptimalisert Microsoft-lisensportefølje.
Rammeavtalen inkluderer støtte til Microsoft-forhandlinger høsten 2020, som skal lede frem til inngåelse av ny 3-årig Microsoft CAMPUS og/eller EA-avtale gjeldende fra 01.01.21. Rammeavtalen omfatter også kjøp av Microsoft programvarelisenser- og/eller tjenester gjennom Microsoft CSP-, Select Plus- og MPSA-programmene.
Rammeavtalen omfatter opsjon på Software Asset Management («SAM»).
3. Prosedyre: Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III
Anskaffelsen gjennomføres etter lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser («LOA») og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser («FOA»), del I og III. Kontraktstildeling foretas etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA § 13-1 (1).
4. Avtaletype, omfang og varighet
Avtalen er en rammeavtale med bilag, se vedlegg 1 og 2 (SSA-R). Som kontraktsbestemmelser for avrop på Rammeavtalen gjelder SSA-K for on-premise lisenser og SSA-L for skylisenser/skytjenester, se vedlegg 3-6.
Oppdragsgivers kravspesifikasjon som inntatt i Bilag 1 til SSA-K (vedlegg 4) gjelder også for kjøp av lisensprodukter som reguleres av SSA-L.
Rammeavtalens verdi anslås til ca. NOK 12 mill. pr. år, ekskl. mva. Det anslåtte omfang medfører ingen forpliktelser for Oppdragsgiver eller rettigheter for Leverandøren. Leverandøren må legge til grunn at årlig omfang er usikkert.
Rammeavtalens varighet er to år fra 10.07.2020 til 09.06.2022, med opsjon på forlengelse med ett år. Opsjon er en rett for Oppdragsgiver, ikke en plikt. Leverandøren har ingen tilsvarende rett. Opsjon utløses automatisk. Dersom Oppdragsgiver ikke ønsker å utløse opsjon, skal Leverandøren varsles skriftlig senest 2 måneder før opsjonen skal tre i kraft.
5. Deltilbud, alternative tilbud, parallelle tilbud
Det er ikke adgang til å inngi deltilbud, alternative tilbud eller parallelle tilbud.
6. Krav til lønns- og arbeidsvilkår: n/a
7. Tidsfrister
Det gjelder følgende tentative tidsfrister, med forbehold om endringer i fremdrift:
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget: | fredag 19. juni 2020 kl. 12:00 |
Tilbudsfrist (absolutt frist, jf. FOA § 24-1 (1)): | mandag 29. juni 2020 kl. 12:00 |
Avtalestart: | 10. juli 2020 |
Tilbyder må vedstå seg tilbudet i: | 3 måneder etter innlevering av tilbudet |
8. Kvalifikasjonskrav
Tilbyder må oppfylle følgende kvalifikasjonskrav for å kunne delta i konkurransen. Dokumentasjonskrav oppfylles gjennom å laste opp de etterspurte dokumenter i pdf. format, under fanen «Dokumenter» i Mercell. Dokumentasjon navngis som angitt i høyre kolonne.
# | Krav: | Innhold: | Dokumentasjonskrav: |
Registrert i handelsregister eller foretaksregister | Tilbyder må være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten tilbyder er etablert i. | Oppfyllelse av kravet dokumenteres gjennom fremleggelse av firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat. Firmaattest lastes opp som DOK01. | |
Krav om ikke å ha restanse på skatter og avgifter | Xxxxxxxx skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som det ikke er fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene. | Oppfyllelse av kravet dokumenteres gjennom fremleggelse av skatteattest for tilbyder. Attest bestilles fra xxxxxx.xx, og skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristen. Skatteattest lastes opp som DOK02. | |
8.3. | Krav om ledelsessystem for miljø | Det kreves at tilbyder har utarbeidet et miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. | Oppfyllelse av kravet dokumenteres gjennom fremleggelse av attest utstedt av et uavhengig sertifiseringsorgan. Sertifiseringsbevis lastes opp som DOK03. |
Krav om Microsoft sertifisering som Tier 1 CSP LSP | Det kreves at tilbyder gjennom Microsoft Norge AS sitt partnerprogram er godkjent som Tier 1 CSP LSP for offentlig sektor. | Oppfyllelse av kravet dokumenteres gjennom fremleggelse av LSP sertifiseringsbevis fra Microsoft. Dokumentasjon lastes opp som DOK04. |
9. Absolutte krav (minstekrav) til ytelsen
Se Bilag 1 til SSA-K (vedlegg 4). Tilbyder fyller ut Bilag 2 til SSA-K, lastes opp som DOK05.
Manglende aksept eller forbehold mot absolutte krav regnes som vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget, og vil føre til avvisning, jf. FOA § 24-8 (1) bokstav b). Manglende oppfyllelse av aksepterte krav utgjør kontraktsbrudd.
10. Tildelingskriterier
10.1. Metode
Tildelingen skjer basert på følgende kriterier: Tilbudt metode og prosess: 50 %
Pris: 30 %
Kompetanse: 20 %
Det benyttes relativ vektingsmetode. I punktene 10.2 og 10.3 og 10.4 er det beskrevet hvordan kriteriene blir evaluert. Under hvert tildelingskriterium oppnår beste tilbyder 10 poeng. De øvrige tilbydere tildeles forholdsmessig poeng. Den uvektede score som oppnås på det enkelte tildelingskriterium multipliseres med kriteriets prosentvise vekt. Den tilbyder som har det beste forhold mellom pris og kvalitet, dvs. oppnår høyest vektet, summert score i evalueringen, vinner konkurransen. Det kan maksimalt oppnås en vektet summert score på 10.
10.2. Tildelingskriteriet Tilbudt metode og prosess (50 %)
Tildelingskriteriet Tilbudt metode og prosess evalueres på grunnlag av en skjønnsmessig helhetsvurdering av utarbeidet løsningsforslag.
Leverandøren skal i løsningsforslaget beskrive sin tilbudte metode og prosess, samt redegjøre for hvordan denne konkret:
• sikrer Oppdragsgiver et kostnads- og kvalitetsoptimalisert målbilde av lisensportefølje forut for høsten 2020-forhandlinger med Microsoft;
• bidrar til at Oppdragsgiver oppnår et kostnadseffektivt og kvalitetsoptimalt resultat i Microsoft-forhandlingene;
• også etter fullførte Microsoft-forhandlinger bidrar til fortløpende kostnadseffektivisering og kvalitetsoptimalisering av lisensporteføljen;
• bidrar til kompetansehevning, forbedret lisensporteføljeoversikt og forbedret lisensporteføljestyring hos Oppdragsgiver.
Undermomentene inngår i en helhetsvurdering, uten å være tilordnet noen spesifikk vekt.
Løsningsforslaget skal behandle de ovennevnte punkter enkeltvis, være på maksimalt 3 A4 sider, og lastes opp som DOK06 under fanen «Dokumenter» i Mercell.
Tilbyders beskrivelser i løsningsforslaget er inkludert i Leverandørens påslag, og å anse som en forpliktende del av Leverandørens kontraktuelle ytelse.
10.3. Tildelingskriteriet Pris (30 %)
Tildelingskriteriet Pris evalueres på grunnlag av totalpris i utfylt Prisskjema (vedlegg 7).
I prisskjemaet er det oppgitt enkelte av de lisensprodukter fra Microsoft som kan anskaffes under Rammeavtalen, samt stipulert årsforbruk i antall lisenser. Stipulert årsforbruk er kun et veiledende estimat for evalueringsformål, og er ikke bindende for Oppdragsgiver på noen måte. Avvikende reelt salg gir ikke grunnlag for prisjustering.
Tilbyder skal i CELLE B3 tilby én fast påslagsprosent for alle Microsoft lisensprodukter Oppdragsgiver ønsker å kjøpe under Rammeavtalen. Påslaget skal beregnes ut fra Leverandørens innpris ekskl. mva. for lisensproduktet, før eventuelle kundeavhengige rabatter Xxxxxx selv har opparbeidet seg hos Microsoft (f.eks. fremforhandlede SA-rabatter eller andre rabatter på listepris innrømmet Kunden av Microsoft gjennom EA eller andre avtaler) trekkes fra.
Leverandørens tilbudte faste påslagsprosent skal dekke alle Leverandørens kostnader under Rammeavtalen, ut over innpris for lisensproduktet. Dette inkluderer oppfyllelse av krav som fremgår av Kravspesifikasjonen (Bilag 1 til SSA-K), samt samtlige tjenester, metoder, prosesser og/eller løsninger Leverandøren har tilbudt som del av løsningsforslaget under tildelingskriteriet Tilbudt metode og prosess (Leverandørens opplastede DOK06). Påslaget inkluderer også all frakt, service, support, oppfølging, fakturering, reisetid, reisekostnader, alle møter/oppfølging og forhandlinger med Kunden og/eller Microsoft, samt alle andre omkostninger som påløper under Rammeavtalen, ekskl. mva. Tillegg for skatter, avgifter, toll, gebyrer og/eller andre tillegg aksepteres ikke.
Tilbyder skal i KOLONNE E fylle ut eget artikkelnummer for lisensproduktet.
Tilbyder skal i KOLONNE F spesifisere sin innpris for den aktuelle lisens. For enkelte av lisensproduktene skal prisen være pr. måned, for de øvrige pr. år (se kommentarkolonnen).
Leverandørens innpris skal være reell og oppgis fratrukket evnt. rabatter eller andre former for kompensasjon Leverandøren mottar fra Microsoft og/eller andre leverandører. Eventuelle kundeavhengige rabatter Xxxxxx selv har opparbeidet seg hos Microsoft (f.eks. fremforhandlede SA-rabatter eller andre rabatter på listepris innrømmet Kunden av Microsoft gjennom EA eller andre avtaler) skal ikke være trukket fra.
Evalueringen skjer basert på Oppdragsgivers totalpris ekskl. mva. som fremgår av celle J16. Utfylt Prisskjema lastes opp som DOK07 under fanen «Dokumenter» i Mercell.
10.4. Tildelingskriteriet Kompetanse (20 %)
Tildelingskriteriet Kompetanse evalueres på grunnlag av CV med dokumentasjon på de 2 tilbudte ressursers relevante erfaring og kompetanse, jf. Kravspesifikasjonens pkt. 2.1.1.
CV lastes opp som DOK08 under fanen «Dokumenter» i Mercell.
11. Generelt om kommunikasjon og innlevering av tilbud
All kommunikasjon med Oppdragsgiver skal skje skriftlig gjennom Mercell (xxx.xxxxxxx.xx). Spørsmål kan før spørsmålsfristens utløp (pkt. 7) inngis under fanen «Kommunikasjon».
Spørsmål publiseres som tilleggsinformasjon, sammen med Oppdragsgivers svar.
Tilbud skal inngis elektronisk signert av person med fullmakt til å binde tilbyder, på norsk, gjennom Mercell (xxx.xxxxxxx.xx). Tilbud inngitt på andre måter/språk forkastes. Elektronisk signatur kan skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx. Det kan ta noen dager å skaffe elektronisk signatur. Tilbud kan inngis et ubegrenset antall ganger.
Kun siste versjon av inngitt tilbud er gyldig og synlig for oppdragsgiver.
Konkurransegrunnlag og/eller vedlegg kan endres før tilbudsfristens utløp. Se etter revisjoner i Mercell, og se gjennom fanen «Tilleggsinformasjon», før tilbudsfristens utløp. Når tilbudsfristen utløper stenges automatisk adgangen til å levere tilbud. Fristen er absolutt, det gis ikke utsettelse, heller ikke ved teknisk feil. Det anbefales å teste prosedyre for elektronisk signatur på forhånd. Det anbefales å inngi tilbud i god tid, tekniske hindringer kan oppstå.
Alle kostnader ved tilbudsinngivelsen dekkes av tilbyder selv. Spørsmål rundt pålogging, innlevering av tilbud eller kommunikasjon rettes til xxxxxxx@xxxxxxx.xxx eller 21 01 88 60.
11.1. Vedlegg til konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:
Vedlegg 1: | SSA-R Generell avtaletekst |
Vedlegg 2: | SSA-R Bilag |
Vedlegg 3: | SSA-K Generell avtaletekst |
Vedlegg 4: | SSA-K Bilag |
Vedlegg 5: | SSA-L Generell avtaletekst |
Vedlegg 6: | SSA-L Bilag |
Vedlegg 7: | Prisskjema |
11.2. Dokumenter som skal følge tilbudet
Tilbyder skal laste opp følgende dokumenter i pdf. under fanen «Dokumenter» i Mercell:
DOK01: | |
DOK02: | |
DOK03 | |
DOK04: | Dokumentasjon på Tier 1 CSP LSP sertifisering fra Microsoft, jf. 8.4. |
DOK05: | |
DOK06: | Løsningsforslag tildelingskriteriet Tilbudt metode og prosess, jf. pkt. 10.2. |
DOK07: | |
DOK08: |
Kristiansand, 23. mai 2020