ÅRLIG REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER
ÅRLIG REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER
Denne redegjørelsen er utarbeidet av Global Business Travel AS (sammen "GBT Norge", "Selskapet") i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ("Åpenhetsloven") § 5.
Redegjørelsen vil bli oppdatert og offentliggjort iht. Åpenhetsloven innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i Selskapets risikovurderinger.
Redegjørelsen bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigher og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, og dekker i tillegg til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, også bl.a. miljø og antikorrupsjon.
1. GENERELL BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN
American Express Global Business Travel er verdens ledende forretningspartner for administrerte reiser. Vi hjelper bedrifter og deres ansatte med å lykkes ved å sørge for at reisende er til stede hvor og når det gjelder. GBT Norge er et datterselskap i det internasjonale American Express Global Business Travel-konsernet ("Amex GBT"). Ved utgangen av 2022 hadde GBT Norge 174 ansatte.
I løpet av 2022 har GBT Norge engasjert i overkant av 380 leverandører og samarbeidspartnere. Noen av disse er under kontrakt direkte med GBT Norge, mens andre har kontrakter med andre selskaper i Amex GBT-konsernet og leverer tjenester til blant annet GBT Norge. Disse inkluderer selskaper som arbeider innen transport og losji, kommunikasjon og teknologi, profesjonelle tjenester, finansielle tjenester og andre.
2. RETNINGSLINJER OG RUTINER FOR ARBEIDET MED GRUNNLEGGENDE MENNESKERETTIGHETER OG ANSTENDIGE ARBEIDSFORHOLD
2.1 Generelt
GBT Norge er et selskap i det internasjonale Amex Global Business Travel-konsernet («Amex GBT»), og selskapet følger retningslinjene til konsernet. En oversikt over disse finnes på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/ og inkluderer:
- Årlige ESG-rapporter
- Code of conduct (Norsk: etiske retningslinjer)
- Modern Slavery Statement (Norsk: Retningslinjer mot moderne slaveri)
- Supply Chain Shared Values (Norsk: Delte verdier for leverandørkjeden)
- Anti-Bribery & Anti-Corruption Shared Values (Norsk: Delte verdier mot korrupsjon og bestikkelser)
2.2 Arbeidet med menneskerettigheter
Vår opptreden i våre globale operasjoner er i samsvar med ånden og intensjonen i FNs Global Compact og dens 10 prinsipper, inkludert FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, Den internasjonale arbeidsorganisasjonens erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet, UK Modern Slavery Act 2015 og andre gjeldende internasjonale prinsipper.
Vi fokuserer på tre nøkkelområder for å beskytte menneskerettighetene:
- Arbeidstakerrettigheter: Vi respekterer rettighetene til våre kolleger og leverandører ved å arbeide i tråd med internasjonale konvensjoner og retningslinjer.
- Sikkerhet: Vi streber etter å holde kolleger og fasiliteter trygge i samsvar med lokale lover, skikker og kulturer.
- Leverdørkjede: Vi inkluderer forventninger om menneskerettigheter i våre felles verdier for forsyningskjeden.
Amex GBT har nulltoleranse for moderne slaveri, noe som gjenspeiles i vår erklæring om moderne slaveri (EN: Modern Slavery Statement). Siden menneskesmuglere er avhengige av reisenettverk for å transportere ofre og bruke hotellrom til utnyttelse, er reisesektoren unikt posisjonert for å stoppe denne kriminelle aktiviteten. Vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger og iverksetter kontroller for å forhindre og oppdage menneskehandel i forsyningskjeden vår. Vi har opprettet en arbeidsgruppe for påvirkningsarbeid for å utdanne kolleger til å identifisere potensielle ofre og iverksette passende tiltak. Vår globale retningslinjer for anti-slaveri tvinger alle kolleger og relevante forretningspartnere til å rapportere mistanke om aktivitet umiddelbart.
2.3 Forankring i styret
En viktig del av arbeidet med Åpenhetsloven i Egencia er å forankre arbeidet i styret. Det er derfor utarbeidet en plan og retningslinjer for etterlevelse av Åpenhetsloven, herunder for hvordan virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger i egen forretningsvirksomhet, og overfor sine leverandører og forretningspartnere. Plan og retningslinjer er under prosess for godkjenning av styret.
2.5 Varslingskanal
Egencia har etablert en varslingskanal som kan benyttes av ansatte og partnere til å varsle om eventuelle kritikkverdige forhold. Varslingskanalen vil vurderes nærmere, herunder om kanalen skal tilgjengeliggjøres for eksterne.
3. AKTSOMHETSVURDERINGER I 2022
3.1 Overordnet om våre aktsomhetsvurderinger
3.2 Kartlegging av egen virksomhet
I GBT Norge aksepterer vi ikke noen form for trakassering eller diskriminering av kolleger eller andre som berøres av virksomheten vår. Vi oppmuntrer til og fremmer mangfold, og er forpliktet til å gi alle ansatte like muligheter. Videre ønsker vi også å speile det samfunnet vi er en del av.
I GBT Norge jobbes det aktivt og systematisk med mangfold og like karrieremuligheter for alle ansatte, uavhengig av etnisk, nasjonal eller sosial opprinnelse, hudfarge, kjønn, seksuell legning, religion, funksjonsevne eller politisk overbevisning. Dette er godt forankret i GBT Norges overordnede forretningsstrategi.
Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi ikke avdekket faktisk eller potensielle negative konsekvenser for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet.
3.3 Kartlegging av våre Leverandører
Kartleggingen av våre Leverandører består av en innledende kartlegging basert på selskapenes virksomhet, arbeidets art/type leveranse/tjeneste/produkt, geografisk plassering, om det foreligger sertifiseringer, bruk av underleverandører, andel menneskelig arbeidskraft, om Leverandørene selv har etiske retningslinjer, kostnadsnivå/størrelse på transaksjon etc.
Egencia jobber, sammen med Amex GBT, kontinuerlig for å minimere risiko i hele leverandørkjeden og med alle forretningspartnere.
4. TILTAK
For å i størst mulig grad begrense potensielle negative konsekvenser for brudd på bl.a. grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, jobber vi kontinuerlig med å ivareta de etiske retningslinjene og etterleve de til enhver tid gjeldende regelverk for selskaper i reiselivsbransjen.
5. VEDLEGG
En engelsk oversettelse av denne redegjørelsen følger hertil av Vedlegg 1. Dersom det skulle vise seg å være uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen gjelde.
6. KONTAKT
For spørsmål om redegjørelsen og GBT Norges arbeid med Åpenhetsloven, er du velkommen til å ta kontakt med oss; xxxxxxxxxxxx.xx@xxxxxxx.xxx.
SIGNATURSIDE
7 juli 2023
Styret i Global Business Travel AS
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx / Chairman of the Board
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Styremedlem / Board member
Xxx Xxxxxxx Styremedlem / Board member
Xxx-Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx Styremedlem / Board member
Daglig leder i Global Business Travel AS
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx
VEDLEGG 1
ANNUAL REPORT FOR DILIGENCE ASSESSMENTS
This statement has been prepared by Global Business Travel AS ("GBT Norway", the "Company") in accordance with the Act on Business Transparency and Work with Basic Human Rights and Decent Working Conditions (the " Transparency Act") Section 5.
The statement will be updated and published in accordance with the Transparency Act by 30 June each year, and otherwise in the event of significant changes in the Company's risk assessments.
The report is based on the UN's guiding principles for business and human rights and the OECD's guidelines for multinational companies, and covers, in addition to basic human rights and decent working conditions, also e.g. environment and anti-corruption.
1. GENERAL DESCRIPTION OF THE BUSINESS
American Express Global Business Travel (“Amex GBT”) is the world's leading business partner for managed travel. We help companies and their employees prosper by making sure travelers are present where and when it matters. GBT Norway is a subsidiary in the international American Express Global Business Travel group ("Amex GBT"). At the end of 2022, GBT Norway had 174 employees.
During 2022, GBT Norway has engaged in excess of 380 suppliers and business partners. Some of these are under contract with GBT Norway directly, while others have contracts with other companies in the Amex GBT group and provide services to, among others, GBT Norway. These include companies working in Transport and Lodging, Communications and Technology, Professional Services, Financial Services and others.
2. GUIDELINES AND PROCEDURES FOR THE WORK WITH FUNDAMENTAL HUMAN RIGHTS AND DECENT WORKING CONDITIONS
2.1 General
GBT Norway is a subsidiary in the international American Express Global Business Travel group ("Amex GBT"), and the company follows the guidelines of the Amex GBT group. An overview of these can be found at xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/ and includes:
- Annual ESG reports
- Code of conduct (Norwegian: ethical guidelines)
- Modern Slavery Statement (Norwegian: Guidelines against modern slavery)
- Supply Chain Shared Values (Norwegian: Shared values for the supply chain)
- Anti-Bribery & Anti-Corruption Shared Values (Norwegian: Shared values against corruption and bribery)
2.2 Work with human rights
Our conduct in our global operations is consistent with the spirit and intent of the UN Global Compact and its 10 principles, including the UN Universal Declaration of Human Rights, the International Labor
Organization's Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, the UK Modern Slavery Act 2015 and other applicable international principles.
We focus on three key areas to protect human rights:
- Employee rights: We respect the rights of our colleagues and suppliers by working in line with international conventions and guidelines.
- Safety: We strive to keep colleagues and facilities safe in accordance with local laws, customs and cultures.
- Supply chain: We include expectations about human rights in our shared values for the supply chain.
Amex GBT has zero tolerance for modern slavery, which is reflected in our Modern Slavery Statement. As traffickers rely on travel networks to transport victims and use hotel rooms for exploitation, the travel sector is uniquely positioned to stop this criminal activity. We conduct due diligence assessments and implement controls to prevent and detect human trafficking in our supply chain. We have established an advocacy task force to educate colleagues to identify potential victims and take appropriate action. Our global anti-slavery policy obliges all colleagues and relevant business partners to report suspected activity immediately.
2.3 Resolving at board level
An important part of the work with the Transparency Act in GBT Norway iTras to anchor the work to the board. A plan and guidelines have therefore been drawn up for compliance with the Transparency Act, including how the business must carry out due diligence assessments in its own business activities, and towards its suppliers and business partners. The plan and guidelines are under process for approval by the board.
2.4 Notification channel
Amex GBT has established notification channel called the GBT Ethics Helpline to report and track issues of compliance, ethics or risk. It is designed for employees to report concerns about the principles outlined in the GBT Code of Conduct, other corporate policies or laws and regulations.
3. RESPONSIBILITY ASSESSMENTS IN 2022
3.1 General about our due diligence assessments
Amex GBT has carried out an overall survey and due diligence assessment of its own operations, and its Suppliers and business partners in the year 2022. Amex GBT’s due diligence assessments are risk- based and proportionate in accordance with the UN's guiding principles for human rights, the OECD's guidelines for multinational companies and the Transparency Act.
3.2 Mapping of own business
At GBT Norway, we do not accept any form of harassment or discrimination against colleagues or others affected by our business. We encourage and promote diversity, and are committed to providing all employees with equal opportunities. Furthermore, we also want to reflect the society we are part of.
GBT Norway works actively and systematically with diversity and equal career opportunities for all employees, regardless of ethnic, national or social origin, skin colour, gender, sexual orientation, religion, functional ability or political conviction. This is firmly rooted in the company's overall business strategy.
Through our due diligence assessments, we have not uncovered actual or potential negative consequences for violations of basic human rights and decent working conditions in our own business.
3.3 Mapping of our Suppliers
The mapping of our Suppliers consists of an initial mapping based on the companies' operations, the nature of the work/type of delivery/service/product, geographical location, whether there are certifications, use of subcontractors, proportion of human labour, whether the Suppliers themselves have ethical guidelines, cost level/size on transaction etc.
GBT Norway, together with Amex GBT, works continuously to minimize risk throughout the supply chain and with all business partners.
4. MEASURES
In order to limit, to the greatest possible extent, potential negative consequences for breaches of, among other things, basic human rights and decent working conditions, we work continuously to safeguard the ethical guidelines and comply with the regulations applicable at all times for companies in the travel industry.
5. APPENDICES
An English translation of this statement follows from Appendix 1. If there should be discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.