Retningslinjer for Leverandører
Retningslinjer for Leverandører
-
Supplier Code of Conduct
Innhold
DEL I: Forståelse og anvendelse av retningslinjene
DEL II: Leverandørens forretningsetikk
5. Arbeidstakerrettigheter og arbeidslivsstandarder 7
7. Likeverd, mangfold og respekt 8
8. Helse, sikkerhet og sikring 8
10. Forretningsgoder, gaver, gjestfrihet og utgifter 9
13. Nøyaktig regnskapsførsel 9
18. Beskyttelse av eiendom og eiendeler 10
DEL III: Håndtering av tvilstilfeller og regelbrudd
2. Hvor skal bekymringer eller regelbrudd rapporteres? 11
3. Konsekvenser av regelbrudd 11
Til våre leverandører
Elmera Group ASA (heretter Elmera eller Konsernet) består av selskapene Fjordkraft AS, TrøndelagKraft AS, Gudbrandsdal Energi AS, Elmera Industrial Ownership AS, Betalservice AS, AllRate AS, Elmera Nordic AS, Switch Nordic Green AB og andre selskaper som til enhver tid er en del av Elmera Group konsernet.
Forretningsetikk er grunnlaget for alt vi gjør i Konsernet. Alle ansatte skal drive virksomheten i henhold til interne etiske retningslinjer, sammen med god kommersiell utnyttelse. Disse retningslinjene og vår forpliktelse til forretningsetikk er basert på Xxxxxxx overordnede strategiske plattform.
Xxxxxx har klare forventninger til Konsernet sine leverandører og andre forretningspartnere. Slike forventninger er basert på egne initiativ, samt slike rammebetingelser som foreligger. Elmera er klimanøytral og forventer det samme fra faste leverandørene.
De sist år har ytterliggere rammebetingelser truffet vår virksomhet, hvorpå slike får direkte betydning for våre leverandører. Her kan nevnes Trygg Strømhandel som en egen sertifisering for strømsalgsselskaper samt Åpenhetsloven som Elmera er underlagt. I tillegg har Xxxxxx signert Skift sine 10 prinsipper for grønne innkjøp. Alt dette får betydning for hvilke krav og forventninger Xxxxxx har til sine leverandører.
I Elmera gir vi forretningsetikk høy prioritet, og vi gir vår fulle støtte til ansatte som stiller spørsmål innenfor dette området. Vår forpliktelse til forretningsetikk kan kun oppfylles hvis våre partnere og leverandører gjør det samme. Bakgrunnen for utviklingen av disse retningslinjer er et ønske om å tydelig kommunisere våre krav til leverandørene.
Som leverandør til Xxxxxx forventes det at dere konsekvent oppfyller de krav som stilles, både innenfor bærekraft, etikk og kommersielt.
Bergen. 1. juli 2022
Xxxxx Xxxxx Innkjøpssjef Konsern Elmera Group ASA
Del I: Forståelse og anvendelse av retningslinjene
Xxxxxx skal å kjøpe varer og tjenester på en bærekraftig, etisk og sosialt ansvarlig måte og etterleve alle juridiske krav uansett hvor vår virksomhet foregår. Det er også vår policy å følge relevante internasjonale konvensjoner og retningslinjer, inkludert slike fra FN og OECD. Xxxxxx er også medlem av FNs Climate Neutral Now og har signert Skift sine 10 prinsipper for grønne innkjøp.
Xxxxxx jobber for å sikre at vår forpliktelse til forretningsetikk også overholdes i leverandørkjeden og i forholdet til våre partnere.
Disse Retningslinjene for Leverandører gjelder alle Elmera sine leverandører og samarbeidspartnere, herunder også alle underleverandører som bidrar i leveransen til Elmera. Dette inkluderer også leverandørene sine ansatte på alle nivåer, styremedlemmer, innleid personell, konsulenter og andre som opptrer på vegne av eller representerer leverandøren.
Videre forventer Xxxxxx at leverandørene gjør sitt ytterste for å sikre at tilsvarende standarder etterleves og respekteres innen deres egen innflytelsesområde, spesielt av deres egne leverandører.
Leverandørene skal etterleve alle gjeldende lover og forskrifter i sitt hjemland i tillegg til gjeldende lover og forskrifter i land hvor de har virksomhet. Det forventes at leverandørene handler i samsvar med relevante internasjonale konvensjoner og retningslinjer fastsatt av internasjonale organisasjoner, inkludert FN og OECD.
Der det er forskjeller mellom gjeldende lover, regler og leverandørreglene eller kravene i en kontrakt med leverandøren, så skal leverandøren følge de strengeste kravene.
Leverandører skal identifisere, håndtere og etterleve kravene til forretningsetikk nedfelt i Retningslinjene. Dette betyr at leverandøren skal besørge – og på en tydelig måte kommunisere - hensiktsmessige prinsipper, prosedyrer, styringssystemer, kvalitetsforbedringsaktiviteter, interne kontrollsystemer, og arbeidskraft som er nødvendig for å etterleve Leverandørens leveregler.
Del II: Leverandørens forretningsetikk
Leverandøren skal anerkjenne og i den grad mulig ha et fokus på FN sine Bærekraftmål. Leverandørene skal operere på en bærekraftig måte og søke å etablere jevnlig og åpen dialog om bærekraftspørsmål med lokalsamfunn og øvrige interessenter. Leverandøren skal til enhver tid prioritere bærekraftige alternativer og hvor mulig oppnå universell utforming.
b. Ha tiltak og aksjonspunkter for å redusere eget klimafotavtrykk.
c. Kompensere utslipp ved kjøp av godkjente klimakvoter, fortrinnsvis EUA kvoter
Norske leverandører skal dokumentere overnevnte på Klimahub.
Som er alternativ til ovennevnte metodikk, godkjennes også leverandører som har fått godkjente mål gjennom Science based targets. Les mer om det her: Ambitious corporate climate action - Science Based Targets
Leverandørene skal støtte føre-var-prinsippet ved håndtering av miljøutfordringer, ta initiativ som fremmer økt ansvarlighet for miljøet og oppmuntre til utvikling og utbredelse av miljøvennlige teknologier.
Leverandørene skal støtte og respektere, innen sitt innflytelsesområde, internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og sikre at de ikke medvirker til menneskerettighetsbrudd.
5. Arbeidstakerrettigheter og arbeidslivsstandarder
5.1 Barnearbeid
Leverandører skal ikke benytte barnearbeid eller noen form for arbeid som berøver barn deres barndom, potensial eller verdighet, eller som er skadelig for barnets fysiske eller mentale helse eller utvikling. Leverandører skal ikke bruke barn som arbeidskraft hvis barnet er under 15 år. Hvis gjeldende lovverk setter en høyere aldersgrense er det denne grensen som gjelder. Unntak kan gjøres for lett arbeid eller opplæring hvis dette er tillatt under ILOs konvensjon om minstealder (C138).
Ikke i noe tilfelle kan leverandørene tillate at barn under 18 år utfører farlig arbeid, inkludert arbeid som kan sette deres helse, sikkerhet eller utvikling i fare.
5.2 Organisasjonsrett og rett til kollektive forhandlinger
Leverandørene skal sikre og anerkjenne retten til å organisere seg og, i tilfeller hvor en betydelig andel av de ansatte samtykker, retten til kollektive forhandlinger. Leverandørene skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som også skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen.
I tilfeller hvor retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger er begrenset av nasjonale lover, skal leverandørene la de ansatte fritt velge sine egne representanter.
5.3 Tvangsarbeid
Leverandørene skal ikke bruke tvangsarbeid eller annet ufrivillig arbeid. Leverandørene skal sikre at arbeidet som utføres finner sted av fri vilje og uten trusler.
I tillegg skal leverandørene sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidet etter en passende og rimelig oppsigelsestid.
5.4 Ansettelsesvilkår
Leverandørene skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med nasjonale lovstandarder for minstelønn. De skal også sikre at arbeidstiden ikke er urimelig og etterleve lokale lover om arbeidstid.
Leverandørene må sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår.
Som en konsekvens av Åpenhetsloven implementert 1. juli 2022 skal Leverandøren, så langt som mulig, sikre at menneskerettigheter og anstendige lønns- og arbeidsvilkår blir ivaretatt i leverandørkjeden. Leverandøren skal inneha oversikt over sin verdikjede, og skal på forespørsel fra Xxxxxx gi informasjon og dokumentere verdikjeden i sin helhet, varslede menneskerettighetsbrudd i verdikjeden, andre uønskede hendelser og gjenoppretting.
7. Likeverd, mangfold og respekt
Leverandørene skal jobbe aktivt for å skape et arbeidsmiljø som preges av likeverd, mangfold og gjensidig respekt. Ansatte eller andre involvert i utførelsen av en kontrakt med Xxxxxx skal velges og behandles på en måte som ikke diskriminerer på grunnlag av kjønn, hudfarge, religion, alder, uførhet, seksuell legning, statsborgerskap, sosial eller etnisk opprinnelse, politisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap eller annet. Leverandørene skal ikke godta noen form for diskriminering eller trakassering på noen av sine arbeidsplasser.
8. Helse, sikkerhet og sikring
Leverandørene skal jobbe aktivt for et skadefritt og helsefremmende arbeidsmiljø og for å fremme en åpen og forebyggende helse- og sikkerhetskultur.
Leverandørene skal planlegge og opptre for å unngå skader og arbeide systematisk for å håndtere risiko.
Leverandørene skal også etter beste evne beskytte sine ansatte mot skade fra faktorer som er utenfor leverandørenes kontroll, som naturkatastrofer og trusler mot de ansattes trygghet. Beskyttelsen mot trusler mot de ansattes trygghet må stå i forhold til trusselen.
Leverandører skal ikke tolerere, og skal motarbeide, alle former for korrupsjon både i offentlig og privat sektor. Leverandørene skal ikke tilby, be om, gi, godta eller motta bestikkelser eller andre utilbørlige fordeler for forretningsmessig eller personlig vinning, verken direkte eller indirekte, for seg selv eller andre.
10. Forretningsgoder, gaver, gjestfrihet og utgifter
Leverandørene skal forby tilbud eller mottak av forretningsgoder - gaver, gjestfrihet, utgifter eller andre fordeler - som kan utgjøre, eller se ut til å utgjøre, en utilbørlig påvirkning.
Videre skal leverandørene ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til Elmeras ansatte eller representanter eller nærstående til disse, med mindre gaven er beskjeden og passende med henhold til tid og sted. Gjestfrihet som sosiale arrangementer, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er nødvendig i forbindelse med forretningsformål og kostnaden er innenfor rimelige grenser. Reiseutgifter for personer som representerer Xxxxxx betales av Xxxxxx. Under kontraktsforhandlinger, bud- eller tildelingsprosesser skal all gjestfrihet, gaver eller utgiftsdekning unngås, uavhengig av verdi.
Leverandører skal ikke gjøre forretninger med land, grupper, organisasjoner eller enkeltpersoner som er underlagt sanksjoner.
Leverandørene skal sette høye forretningsmessige etiske standarder og konkurrere innenfor de rammer som konkurransereglene fastsetter i de markedene de opererer i. Leverandørene skal ikke ta del i noen form for ulovlig prissamarbeid, markedsdeling eller annen praksis som er i strid med gjeldende konkurranselovgivning.
Leverandørene må forplikte seg til åpenhet, etterprøvbarhet og nøyaktighet i alt de foretar seg, samtidig som de overholder sine konfidensialitetsforpliktelser. Alle regnskapsopplysninger må være korrekte, registrerte og bokførte i tråd med lover og regler.
Leverandørene skal ikke ta del i noen form for hvitvasking av penger og skal påse at finansielle transaksjoner ikke blir brukt til å hvitvaske penger.
Leverandørene skal holde fortrolig og ikke misbruke informasjon om
Xxxxxx av en konfidensiell art. Slik informasjon kan defineres videre i kontrakten mellom Elmera og Leverandøren.
Leverandørene skal unngå interessekonflikter mens de jobber for Xxxxxx. En interessekonflikt oppstår når en representant for en leverandør forsøker å fremme personlige interesser, eller en venn eller slektnings private interesser,
som ledd i sin posisjon som representant for leverandøren. Leverandørene må rapportere enhver situasjon hvor det er en mulig eller opplevd konflikt mellom deres personlige interesser og Xxxxxxx interesser.
Leverandører skal ikke støtte politiske partier eller politikere i forbindelse med kontrakter inngått med Xxxxxx.
18. Beskyttelse av eiendom og eiendeler
Leverandørene er ansvarlige for å ta vare på og kun bruke Xxxxxxx eiendeler i sin besittelse på en forsvarlig måte. Xxxxxxx eiendeler må ikke brukes til personlig vinning.
Det er ikke tillatt å være påvirket av rusmidler, inkludert alkohol og narkotika, når man jobber for Xxxxxx.
Begrensede mengder alkohol kan nytes når lokale skikker og anledningen tilsier at dette er passende, forutsatt at forbruket ikke kombineres med drift av maskineri, kjøring eller andre aktiviteter som er uforenlige med bruk av alkohol.
Del III: Håndtering av tvilstilfeller og regelbrudd
Dersom en leverandør er eller blir usikker på betydningen av leverandørreglene, eller hva som er riktig adferd i lys av disse, skal vedkommende søke råd og ta opp saken med sin kontaktperson i Xxxxxx.
Leverandører kan også kontakte Xxxxxxx innkjøpsavdeling
2. Hvor skal bekymringer eller regelbrudd rapporteres?
Leverandørene skal ha interne ordninger for rapportering og håndtering av bekymringer eller regelbrudd, informere Xxxxxx om alle bekymringer og mulige regelbrudd og skal tilby fullt samarbeid i Xxxxxxx granskning av saken.
Leverandører skal ikke bruke represalier mot noen som tar opp eller bidrar til å ta opp en genuin bekymring knyttet til forretningsetikk.
Rapportering kan gjøres anonymt til Xxxxxx sin innkjøpsavdeling
3. Konsekvenser av regelbrudd
Å ikke opptre i samsvar med Leverandørens leveregler anses som en alvorlig sak som vil kunne føre til heving av kontrakt, krav om forholdsmessig kompensasjon, diskvalifisering som leverandør og rapportering til relevante myndigheter.
Xxxxxx kan kreve dokumentasjon på at leverandørkrav og forpliktelser i disse retningslinjene er oppfylt på ethvert tidspunkt i avtaleforholdet.
Ved leverandørs mislighold av slik forpliktelse som her fremgår, kan leverandøravtalen heves med umiddelbar virkning.