Protokoll
Protokoll
Møte i interimstyret i Norsk Eurasierklubb 19.03.19
Tilstede: Xxxxx- Xxxxxx, Xxxxx, Xxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxxx og Xxxxx Xxxx: Telefonsamtale via Messenger
Sak 1 - E- post fra avdeling Rogaland vedr. sponsoravtale til Rallylydighetsstevne
NEK avdeling Rogaland skal arrangere rallylydighetsstevne den 30. mars 2019. I den forbindelse har de inngått en lokal sponsoravtale med Stavanger dyrebutikk.
Det ønskes en bekreftelse fra interimstyret på at dette fremdeles er greit, da dette har blitt avtalt med det tidligere styret. Interimstyret skal ikke behandle nye enkeltsaker, men siden dette er noe som allerede er avtalt med det tidligere styret, slutter vi oss til dette.
Xxx oversendes til det nye styret for videre oppfølging.
Sak 2 - Innkommet e- post fra NKK : Dommere
Oversendes til nytt styre.
Sak 3 – Innkommet e- post fra NKK: Hedersbevilgninger
Oversendes til nytt styre.
Sak 4 – Advokat engasjert av det tidligere styret i NEK
På ekstraordinært årsmøte 17.03.19 ble det gjort oppmerksom på at klubben v/ tidligere styre hadde engasjert en advokat på vegne av klubben.
Interimstyret har kontaktet advokaten og bekreftet at hans engasjement for NEK er avsluttet. Vi har også gått gjennom e- postkorrespondanse/ dokumentasjon mellom NEK og advokaten som foreligger på e- post. Advokatutgifter er ikke lagt inn i klubbens budsjett, og må derfor tas inn i budsjettet på ordinært årsmøte 24.03.19. Interimstyret vil informere mer om denne saken på årsmøtet.
Xxx oversendes til det nye styret for videre oppfølging.
Sak 5 – AHU og database
Det kan se ut til at det har blitt bestilt inn en database for klubben, men interimstyret har foreløpig liten oversikt over detaljene i denne bestillingen.
AHU kontaktes for å høre om de har mer informasjon om hvilke avtaler som har blitt inngått her. I tillegg må interimstyret gi beskjed om at alle nye prosjekter/ innkjøp i NEK stoppes inntil videre.
Xxx oversendes til det nye styret for videre oppfølging.
Sak 6- Priser Vålerbanen
Det foretas en oppjustering av priser til påmeldingsavgift på Vålerbanen. Oppjusteringen er som følger:
Eksteriør og LP justeres til kr. 375,-– kr. 470 ,- for begge deler Valpeshow kr. 275,-
Rallylydighet kr. 275,-
Sak 7 - Forslagt til budsjett 2019
Det foreslås at interimstyret lager et alternativt forslag til budsjett som legges fram på ordinært årsmøte 24.03.17.
Sak 8 - NEK- nytt, avtale med trykkeri
Interimstyret finner ingen skriftlig informasjon at det foreligger en avtale med trykkeri ifbm. trykking av NEK- nytt i papirform. Trykkostnader er heller ikke inkludert i forslag til budsjett som er sendt ut til det ordinære årsmøtet.
Redaktør av NEK- nytt kontaktes for å få mer informasjon. Også her må interimstyret informere om at alle nye avtaler/ prosjekter må stanses inntil videre. Videre innhenting av tilbud hos trykkerier og inngåelse av avtaler må overføres til nytt styre.
Vi informerer redaktør av NEK- nytt om at vi vil være behjelpelige med å sende ut neste NEK- nytt elektronisk per e- post dersom det allerede foreligger en ferdig utgave før nytt styre er på plass.
Sak 9 – Tilganger til e- postserver, hjemmesider m.m
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx utnevnes som midlertidig webmaster for klubben, og har sagt seg villig til å hjelpe til med klubbens hjemmesider.
Interimstyret har fått inn det meste av passord og tilganger som tilhører klubben, men vi har ikke fått tilgang til klubbens Facbook- konto. I dag, 19.03.19, ble klubbens Facebook- konto slettet. Vi arbeider videre med å prøve å få tilgang til Facebook- kontoen.
Det bestemmes at vi, i påvente av tilgang til Facebook- siden, oppretter en midlertidig konto på facebook slik at vi raskt får publisert informasjon om Vålerbanen, Spesialen og Ralllydighetsstevne.
Sak 10 – Årskonkurransen 2018
Interimstyret har kontaktet tidligere styre for mer informasjon om utregning og premier til konkurransen. Vi har foreløpig ikke fått tilbakemelding.
SAK 11 – Mail til medlemmer
Mail til medlemmer med informasjon om status i klubben ble sendt ut 18.03.19.
Sak 12 – Mail til NKK ang. Vålerbanen 2019
Protokoll fra ekstraordinært årsmøte er ferdig og ligger til signering. Bør ha den i løpet av morgendagen. Protokoll sendes inn til NKK, hvor vi også informerer om at vi trekker tilbake avlysningen av Vålerbanen 2019.
Vi spør også samtidig NKK om det fortsatt er mulig å søke Vålerbanen 2020 dersom årsmøtet
24.03.19 ønsker dette (jf. diskusjonen på ekstraordinært årsmøte 17.03.19).
Når protokollen er ferdig signert sendes dette også til banken og Altinn.
Eventuelt:
- Ordinært årsmøte 24.03.19:
Kan vi få møtelokalene billigere enn det som er bestilt? Vi undersøker.
- Klubben har fått positivt svar fra fransk dommer, Xxxx Xxxxxx, om å dømme på Eurasierspesialen 2019.
- Vi må sjekke om NEK har søkt om å avholde Eurasierspesialen i 2020. Hvis dette ikke er gjort må dette søkes om også.