Rutine for oppfølgning av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Rutine for oppfølgning av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Rev 4 | 25.04.2024 | linkredigering | SED |
Rev 3 | 21.03.2024 | Revisjon av innhold i tråd med regelendringer | SED |
Rev 2 | 17.02.2022 | Revisjon av linker | SED |
Rev 1 | 02.03.2021 | Revisjon | SED |
20.03.2024 | Utarbeidelse. Ferdig. | SED | |
Rev. | Dato | Tekst | Laget |
Bakgrunn
Det er i egen forskrift satt krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
Forskriften har som formål å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler.
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv - Lovdata
Virkeområde
Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved tildeling av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for:
• statlige myndigheter
o ved kontrakter som er lik eller overstiger 1.3 mill. kroner eks. mva.
• kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer
o ved kontrakter som overstiger 2.05 mill. kr. eks. mva.
Disse terskelverdiene justeres annet hvert år av Nærings- og fiskeridepartementet.
Krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og krav om HMS-kort gjelder bare for kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider eller renholdstjenester.
Krav om informasjonsplikt og språkferdigheter gjelder bare der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider.
Offentlige oppdragsgivers plikter
Arbeidet mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping forutsetter at offentlige innkjøpere stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår i relevante kontrakter.
I kontrakten skal det stilles følgende krav:
• Kontraktsfeste krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for vedkommende bransje
• Kontraktsfeste krav om at leverandøren og underleverandører på forespørsel dokumenterer at kravene blir oppfylt
• Kontraktsfeste hensiktsmessige sanksjoner dersom leverandøren og underleverandøren(e) ikke oppfyller kravene til lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren og underleverandøren(e) til å oppfylle kravene
Veileder
DFØ har laget en veileder som beskriver hvordan offentlige oppdragsgivere kan oppfylle kravene.
xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx-xx- lonns-og-arbeidsvilkar-i-offentlige-kontrakter-mv
Prosjektleders plikter i forbindelse med kontrakten
Informasjon om krav om lønns og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlaget
Som oppdragsgiver har du plikt til å informere om at det i samsvar med forskriften stilles krav til:
• lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) (renhold og bygg/anlegg)
• HMS-kort (renhold og bygg/ anlegg)
• Krav til informasjons og språkferdigheter (bygg/ anlegg)
• Kontroll
• dokumentasjon
• sanksjoner
Dette skal fremgå av konkurransegrunnlaget. Det er tilstrekkelig å legge ved kontrakten som inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, men DFØ anbefaler at du i tillegg opplyser om dette under
«Spesielle kontraktsvilkår» i Doffin/TED.
Det skal i tillegg, eventuelt istedenfor, i konkurransegrunnlag ved bygg og anleggskonkurranser oppgis at Seriøsitetsbestemmelsene kommer til anvendelse i kontrakten.
Tekst som må påsees er medtatt både i konkurransegrunnlaget og i kontrakten
Følgende punkter må inkluderes. (Lim inn kravene under)
Krav til lønns- og arbeidsvilkår
Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.
Før signering av kontrakt og eventuelt også underveis i avtalen ved større prosjekter, skal leverandøren på forespørsel egenerklære at de oppfyller kravene til lønns og arbeidsvilkår ifb det aktuelle kontraktsarbeidet.
Henvisning til vedlegg eller pkt. i kontrakten.
Velg vedlegg som passer din kontrakt:
xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx
Seriøsitetskravbestemmelser
Fellesforbundet, Byggenæringens Landsforening (BNL), KS og Difi er blitt enige om en rekke felles | |
bestemmelser i forbindelse med offentlige bygge- og anleggsanskaffelser. Bestemmelsene stiller | |
blant annet krav til faglærte håndverkere og lærlinger i prosjektene, begrensninger i adgangen til | |
bruk av underleverandører og pliktig medlemskap i StartBANK eller tilsvarende leverandørregister. | |
Kristiansund kommune v/Bystyret har bestem at seriøsitetskravbestemmelsene skal legge til grunn i bygg- og anleggskontrakter.
Seriøsitetskravene inkl. kommunens tillegg er vedlagt.
Vedlegg: xxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx-xxx-xxx-00000000.xxx
Egenerklæring
Før signering av kontrakt og eventuelt også underveis i avtalen ved større prosjekter, skal leverandøren levere egenerklæring om at de oppfyller kravene til lønns og arbeidsvilkår ifb det aktuelle kontraktsarbeidet.
Egenerklæringsskjema bør vedlegges utlysningen.
Egenerklæringsskjema som skal benyttes:
xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx-xx- lonns-og-arbeidsvilkar-i-offentlige-kontrakter-mv/4-egenrapportering
Kontroll av lønns og arbeidsvilkår ovenfor leverandør
Oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Dette forutsetter at du gjør en risikovurdering for å avgjøre omfanget og behovet for å gjennomføre mer kontroll av kontrakten. Dersom risikovurderingen viser at det er lav risiko for brudd på kravene, vil det i de fleste tilfeller ikke være nødvendig å gjøre mer kontroll av kontrakten.
Avdekker du derimot høy risiko for brudd på kravene, må du som oppdragsgiver gjennomføre mer kontroll.
Risikomomenter
- Bransje
- Underleverandører
- Utenlandske leverandører
- Kontraktens varighet og verdi
- Innleid arbeidskraft
- Lave krav til formell kompetanse
- Tidligere erfaringer
Vær oppmerksom på endringer i kontraktsperioden!
• Flere og hyppige klager på kvaliteten på utført arbeid
• Hyppige skifter av personell eller kontaktperson
• Om kontraktsarbeidet utføres til andre tidspunkter enn avtalt
• Firmaet endrer navn, men beholder organisasjonsnummer, eller omvendt
• Arbeidstilsynet gir leverandøren pålegg
• Medieoppmerksomhet om leverandørens forhold
Dette kan være signaler på at noe er galt, og at du bør gjennomføre en ny risikovurdering av kontrakten
Risikovurdering
Risikostyringsverktøy:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx
Dersom risikoanalysen viser at det er lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere kontroll.
Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, må det vurderes om det skal gjennomføres mer kontroll av om kravene er oppfylt. Det anbefales og gjennomføre en stikkprøve kontroll for et lite utvalg av personell som deltar i prosjektet.
Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, skal det gjennomføres en grundigere kontroll. Da skal leverandøren dokumenterer at kravene er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).
Dokumentasjon
Aktuell dokumentasjon å innhente er.
- Arbeidsavtaler
- Lønnslipper
- Timeregistreringer
- Avtaler om kost og losji
Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som står i den aktuelle allmenngjøringsforskriften.
For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere:
- bestemmelser om minste arbeidstid
- lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
- dekning av utgifter til reise, kost og losji, den grad tariffavtalen har slike bestemmelser
Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) (renhold bygg/ anlegg):
Kravet gjelder for leverandører som er forpliktet til å ha en tjenestepensjonsordning etter OTP-loven.
- Har leverandører inngått gyldig avtale om OTP med en pensjonsinnretning.
- Er arbeidstakere som utfører arbeid på kontakten innmeldt i ordningen.
Tiltak og sanksjoner
Dersom kontrollen avdekker feil og mangler på lønns- og arbeidsvilkår, skal disse behandles som beskrevet i kontrakt.
- Ved mindre avvik så gis leverandør mulighet for å rette forholdene innenfor en rimelig tidsfrist. Mulighet for økonomisk sanksjon i henhold til kontrakt.
- Ved større avvik kan du be leverandøren om en forpliktende handlingsplan for å sikre at retting skjer. Mulighet for økonomisk sanksjon i henhold til kontrakt.
- Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår kan føre til at vesentlighetskravet er oppfylt. Mulighet for økonomisk sanksjon i henhold til kontrakt.
Rapport etter kontroll
Dersom man etter risikoanalysen kommer frem til at det er lav eller middels risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkårene og at man derfor vurderer at videre kontroll ikke er nødvendig, grunngis dette i rapporten.
Etter gjennomført kontroll skal det lages et notat som beskriver hva som er utført, inkl. eventuelle funn. Notatet sammen med risikovurderingen utgjør rapporten på at kontrollen er utført.
Tips
Rapporten bør inneholde informasjon om:
- hva som ble kontrollert
- hvilken dokumentasjon som ble innhentet
- eventuelle funn
- hvilke tiltak som ble iverksatt som følge av eventuelle avvik
- hvilke frister som ble satt
Eventuelle brev, møtereferater, e-poster i forbindelse med saken bør ligge som vedlegg til rapporten.