Bilag for avtale om Faktureringstjenester for

Bilag for avtale om Faktureringstjenester for

Fjellinjen AS (Xxx.xx. 941856543)

og

Fjellinjen Utsteder AS (Xxx.xx. 922177724)

Innhold:

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 2

Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten 18

Bilag 3: Plan for etableringsfasen 19

Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner 20

Bilag 5: Administrative bestemmelser 21

Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser 22

Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten 23

Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen 24

Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser 25

SSA-L-Versjon Fjellinjen

Bilag til SSA-L – bilag 1

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang

DOKUMENTINFORMASJON

Forkortelser og definisjoner	Ord-/navnforklaring
Fakturafil	Fil generert fra Oppdragsgivers sentralsystem som inneholder faktureringsinformasjon. Filformat er definert gjennom «eBrev formatet» i dagens system, men vil etter hvert endres til nytt format; XML, UBW eller tilsvarende. Dokumentasjon av siste versjoner ligger vedlagt. Oppdragsgiver kan sende flere filer per dag. I tilfeller hvor volumer på fakturaer blir oppgitt i beskrivende tekster, så snakkes det om totalvolum for alle filer som har blitt overført.
eFaktura B2C	Med eFaktura B2C menes her faktura som leveres direkte til privatkunders nettbank gjennom Nets AS og bankenes løsning for elektronisk faktura.
Aksesspunkt/B2B	Med Aksesspunkt/B2B menes her elektronisk levering av faktura på XML, PDF og- eller andre formater definert av nettverk som bankenes nettverk.
Fakturadistribusjon	Med fakturadistribusjon menes her distribusjon av faktura via digitale kanaler og papir.

Dokumentversjon Forkortelser og definisjoner

INTRODUKSJON

Dette dokumentet har som hensikt å gi en beskrivelse av de behov som Oppdragsgiver ønsker å dekke gjennom tjenestene som skal anskaffes og hvilke krav som stilles til Leverandør og tjenestene.

Som følge av bompengereformen (St.melding 25 (2014-2015) «På rett vei») og Forskrift om utstedervirksomhet for bompenger og ferjebilletter, skal utstedervirksomheten avhendes innen 30. juni 2020. Utstedervirksomheten til Fjellinjen AS er i dag skilt ut i et eget datterselskap, Fjellinjen Utsteder AS. Utstedervirksomheten vil være største bruker av avtalen og volum i avtalen kan i løpet av kontraktsperioden reduseres til kun å omfatte volum fra Fjellinjen Utsteder AS. Fjellinjen Utsteder fakturerer alle kunder med AutoPass-avtale og Fjellinjen AS fakturerer kunder uten AutoPass-avtale. Det bes derfor om å oppgi separate priser på distribusjon av fakturaer med og uten AutoPASS avtale.

Veiledning til utfylling av tabeller

Kravene til tjenestene som skal tilbys er gitt på tabellform. Forklaring på hvordan tabellene skal leses er gitt i Tabell 1. Er det ett eller flere «skal-krav» som ikke oppfylles, kan det lede til avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 20-13(1) bokstav d). Leverandøren bør beskrive hvordan hvert enkelt krav er oppfylt i sin løsningsbeskrivelse.

Se for øvrig konkurransegrunnlagets pkt. 4. Oppfyllelse av «bør-krav» vil honoreres positivt under tildelingskriteriet «kvalitet». Når det gjelder opsjoner vil prisen på opsjonene vurderes under priskriteriet, ut fra sannsynligheten for at opsjonen blir en aktualitet, jf. beskrivelsen i konkurransegrunnlaget.

Eksempel på tabell:

1	<TYPE KRAV>
1.1	<KATEGORI>
<BESKRIVELSE AV BEHOV>
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
1.1.1	<BESKRIVELSE AV KRAV>	<Fyll ut>	<Fyll ut>

ARBEIDSOMFANG

Oppdragsgiver sendte i 2018 ca. 5 millioner fakturaer og purringer med en digital andel på 85%, fordelt på 3,8 millioner fakturaer til AutoPASS-avtalekunder og 1,2 millioner fakturaer til kunder uten avtale. I tillegg til fakturaer sendes det en del informasjonsbrev til kunder.

Oppdragsgiver ønsker å vedlikeholde fokuset på digital distribusjon, og å tilby fremtidsrettede løsninger for distribusjon av faktura, slik at det blir enkelt for kunden å betale riktig beløp til riktig tid. Oppdragsgiver tilbyr eller ønsker å tilby Avtalegiro, kortbetaling, mobilbetaling, eFaktura, Vipps eFaktura, Epost, Digipost, eBoks, Aksesspunkt/B2B, JTTA (Ja takk til alle) og papirfaktura.

Oppdragsgiver skal anskaffe en totalleverandør for fakturadistribusjon i Norge og utlandet, som opsjon ønskes også digital levering til andre skandinaviske land med hovedfokus på Sverige og Danmark.

Fakturaer som ikke blir distribuert gjennom de elektroniske løsningene skal leveres på papir. Samtlige fakturaer skal også lagres i et søkbart fakturahotell som er integrert hos oppdragsgiver og som benyttes til oppslag.

I løpet av kontraktsperioden vil Oppdragsgiver bytte kjernesystemer. Dette vil påvirke kilder, fakturaformat, kanaloppdateringer med mer. Leverandør må kunne tilpasse leveransen til et nytt system, nærmere beskrevet under.

Overordnede tjenester som skal tilbys:

1)Fakturadistribusjon i multikanalløsning som ivaretar følgende kanaler som minimum:

a. Avtalegiro

b. Kortbetaling

c. Mobilbetaling

d. eFaktura B2C (til privatkunder, faktura direkte i nettbank)

e. Vipps eFaktura

f. E-post

g. Digipost

x. xXxxx (Ikke operativ i dag)

i. Aksesspunkt / B2B (til bedriftskunder)

j. JTTA (ja takk til alle)

k. Print og utsendelse på papir

2)Fakturahotell/arkiv med muligheter for oppslag og utsendelse av kopi i valgfri fakturakanal. Fakturahotellet må kunne integreres mot oppdragsgivers MinSide løsninger og kjernesystemer.

Overordnet prosessbeskrivelse av dagens kjernesystem:

1) Oppdragsgiver legger fakturafil på sin SFTP site

2) Leverandør henter fakturafil, splitter og distribuerer til de ulike kanalene. Fakturaer som ikke har blitt sendt elektronisk sendes til print.

3) Samtlige fakturaer lagres som separat pdf-fil i fakturahotell/arkiv.

4) Leverandøren sender en kvittering når alle fakturaer er sendt ut.

5) Leverandør tilbyr et rapportgrensesnitt e.l. som oppdragsgiver kan bruke til å undersøke hvilke kanaler fakturaene har blitt distribuert gjennom, hvor mange fakturaer som er sendt, eventuelt avvik, summerte verdier etc.

Tilpassede tjenester (K-6.1):

XML-løsning

Automatisert løsning der oppdragsgiver definerer gitte organisasjonsnummer og fakturatyper som skal leveres i en XML-fil med et gitt format hver gang det produseres faktura(er) til det gitte organisasjonsnummeret. Når eBrevfil oversendes fakturadistributør, aggregeres og konverteres fakturaene som skal til det gitte organisasjonsnummeret automatisk til en samlet XML-fil som så sendes til eier av organisasjonsnummer automatisk med epost. Denne type forsendelse skal ha en egen post per organisasjonsnummer i kvitteringsfilen. Eksempel på en slik XML-fil ligger i vedlegg Vedlegg 4

Tilpasset B2B leveranse

Oppdragsgiver må kunne tilpasse aksesspunktleveranse til enkelte kunder slik at faktura til ett gitt organisasjonsnummer leveres med EHF til et annet organisasjonsnummer. Det må lages ett oppsett som tillater å skille på roller i EHF-formatet, hvor betalingsmottaker (PayeeParty) vil ha et annet organisasjonsnummer enn kjøper (AccountingCustomerParty). Løsningen må være automatisert slik at faktura distribueres til riktig mottaker. Oppsettet definerer hvem som er riktig mottaker og organisasjonsnummer er indikator for aksesspunktet.

Løsning for kanaloppdatering til sentralsystem

Oppdragsgiver må kunne oppdatere fakturakanaler manuelt i dagens kjernesystem, CS Norge (Q-free). Dette gjøres via en webservice med en SFTP-server som Leverandøren må stille til disposisjon og tilpasse. Oppdragsgiver overfører CSV-filer til SFTP-serveren, så må Leverandøren sørge for at webservicen gjør kanaloppdateringer i henhold til CSV-filen. Se vedlegg 4 for spesifikasjon.

Oversettelser til 15 språk, i tillegg til Norsk

Fjellinjen Utsteder AS har utenlandske kunder, og for å sikre innbetaling til riktig tid fra de utenlandske kundene må fakturateksten automatisk oversettes. Per i dag er følgende språk benyttet: polsk, tyrkisk, rumensk, russisk, bulgarsk, nederlandsk, tysk, litauisk, estlandsk, tsjekkisk, svensk, spansk, slovensk, engelsk og dansk. I tilfeller hvor andre land fremkommer i adressefeltet enn de språkene nevnt over og Norge, så skal engelsk språk benyttes som standard.

Løsning for oppdatering av nye kundeforhold/avtaler i sentralsystemet

For kunder med AutoPASS-avtale er det mulig å lage flere avtaler på samme kundeforhold. Hver avtale betinger egen faktura og kan inneholde en eller flere AutoPASS-brikker det skal faktureres for. Et kundeforhold skal imidlertid som hovedregel kun ha én fakturakanal. For å sikre at Leverandørens løsning er oppdatert med alle nye kundeforhold/avtaler, samt at alle nye kundeforhold/avtaler laget i Oppdragsgivers sentralsystem blir oppdatert med riktig fakturakanal, lages det egne filer en gang i døgnet

som inneholder løpende oppdatert informasjon. Eksempel på en slik oppdateringsfil ligger vedlagt i Vedlegg 4

Leverandøren må lage en løsning der Oppdragsgiver kan overføre fil via SFTP til Leverandøren. Løsningen skal gjøre følgende:

1. Oppdatere Leverandørens system med de nye kundeforholdene/avtalene, slik at kundedatabasen blir oppdatert. Dette bl.a. for å muliggjøre påmelding av digitale fakturakanaler før første faktura er oversendt Leverandøren til distribusjon.

2. Oppdatere de nye kundeforholdene/avtalene med fakturakanalen som er gjeldende i Leverandørens system mot Oppdragsgiverens sentralsystem.

Løsning for egenvarsling av avtalegiro

Oppdragsgiver ønsker en løsning med varsling av avtalegiro.

Det må etableres et forfallsregister som har grensesnitt mot nødvendige register som for eksempel Det sentrale folkeregisteret, Postens adresseregister og JTTA (Ja takk til alle). Når avtalegiro oversendes til distribusjon så varsles sluttkunden om avtalegirotrekk gjennom digitalfakturakanal, digitale postkasser, SMS og mail. Resterende varsler sendes per post.

Forfallsregisteret skal oppdateres løpende for å verdiøke kundedata med hensikt å øke andel digital varsling.

Digital fakturadistribusjon

Oppdragsgiver ønsker en leverandør som kan dokumentere løsning for digital faktura distribusjon i Sverige og Danmark.

I tillegg ønskes en opplisting av hvilke øvrige land det tilbys digital fakturadistribusjon til, med tilhørende kanaler.

Andre tjenester

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kan bli aktuelt å bestille tilleggstjenester for andre elektroniske faktureringstjenester som ikke fremgår av konkurransegrunnlaget / kravspesifikasjonen. Det inkluderer også tjenester som ikke er kjent i dag, men som utvikles i løpet av kontraktsperioden. Dette vil eventuelt bli bestilt som en endring / tillegg til kontrakten, jf. kontraktsbestemmelsene pkt. 3.

Beskrivelse av nye kjernesystemer

Ny systemportefølje for Fjellinjen Utsteder AS er under planlegging. Det er ikke definert hvilke filformat som vil benyttes, men det vil benyttes standardformater. Det forventes at utvikling av ny systemløsning påbegynnes i 2020.

Leverandør må kunne tilpasse seg nytt system med standardformater.

GENERELLE KRAV TIL TJENESTENE
K-1.1	Krav til datasikkerhet og filoverføring
Fakturafiler vil inneholde data som er beskyttet av personopplysningsloven og som kan misbrukes hvis de kommer på avveie. Det er behov for prosesser som ivaretar sikkerheten og personvernet.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.1.1	Leverandør skal ha et system som sikrer adgangskontroll til sine datasystemer og systemene som Oppdragsgiver skal bruke (Logical Access Management). Datasystemene skal også være fysisk sikret mot adgang.	Skal	<Fyll ut>
K-1.1.2	På forespørsel skal Leverandør kunne skrive ut en liste over personer som har tilgang til datasystemene som inneholder data fra Oppdragsgiver, samt logg som viser hvem som har vært innlogget og hvilke aktiviteter som er utført. Dette skal være tilgjengelig og sendes Oppdragsgiver etter forespørsel fra Oppdragsgiver snarest og senest innen 2 virkedager.	Skal	<Fyll ut>
K-1.1.3	Filoverføring mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal skje over SFTP. Leverandør er ansvarlig for oppsett av tjenesten i samråd med oppdragsgiver.	Skal	<Fyll ut>
K-1.1.4	Leverandøren skal kunne dokumentere GDPR compliance.	Skal	<Fyll ut>

K-1.2	Krav til innlesning av fakturafil fra og mot CS
Fakturafilen som sendes fra Oppdragsgiver er i dag på et eBrev format. Leverandør må kunne lese og tolke eksisterende og fremtidige formater.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.2.1	Leverandør skal tolke mottatt fil på eBrev-format (siste versjon vedlagt).	Skal	<Fyll ut>
K-1.2.2	Leverandøren skal kvalitetssikre innholdet i eBrevfilen i henhold til spesifikasjonen.	Skal	<Fyll ut>
K-1.2.3	Leverandør skal tolke mottatt fil på standardformater avhengig av valgt system av oppdragsgiver.	Skal	<Fyll ut>
K-1.2.4	Leverandøren skal kvalitetssikre innholdet i fremtidig filformat og i henhold til spesifikasjonen til Fjellinjen AS.	Skal	<Fyll ut>

K-1.3	Krav til splitting av fakturafil til ulike distribusjonskanaler
Fakturafilen som sendes fra Oppdragsgiver er i dag på et eBrev format . Leverandør må kunne lese og tolke eksisterende og fremtidige formater.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.3.1	Leverandør skal splitte mottatt fakturafil til ulike distribusjonskanaler basert på kundenummer gitt i eksisterende fakturafil.	Skal	<Fyll ut>
K-1.3.2	Leverandør skal håndtere returmeldinger fra de elektroniske tjenestene i eksisterende fakturafil. Dersom en faktura ikke kan leveres elektronisk skal den sendes på papir. Merk: Xxxxxx gjelder ikke dersom selve tjenesten for elektronisk fakturering feiler, da skal Oppdragsgiver varsles.	Skal	<Fyll ut>
K-1.3.3	Leverandør skal splitte mottatt fakturafil til ulike distribusjonskanaler basert på kundenummer gitt i fremtidig fakturafil.	Skal	<Fyll ut>
K-1.3.4	Leverandør skal håndtere returmeldinger fra de elektroniske tjenestene i fremtidig filformat. Dersom en faktura ikke kan leveres elektronisk skal den sendes på papir. Merk: Xxxxxx gjelder ikke dersom selve tjenesten for elektronisk fakturering feiler, da skal Oppdragsgiver varsles.	Skal	<Fyll ut>

K-1.4	Krav til layout på faktura
Oppdragsgiver har flere fakturatyper og behov for ulike layout. Oppdragsgiver har behov for å endre og tilpasse layout.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.4.1	Layout som skal brukes på faktura velges gjennom parametere gitt i faktura fil – EPL koder.	Skal	<Fyll ut>
K-1.4.2	Tekst og layout på faktura skal tilpasses igjennom eksterne kilder og/eller fakturakanal. For eksempel automatisk oversettelse av språk hvor land er definert i adressefeltet.	Skal	<Fyll ut>
K-1.4.3	Leverandør skal tilby systemer/programvare slik at Oppdragsgiver kan redigere tekst og layout samt å tilpasse markedsføringsbokser per fakturamal.	Skal	<Fyll ut>
K-1.4.4	Det skal være mulig å legge ved vedlegg og markedsmateriell til faktura som distribueres elektronisk.	Skal	<Fyll ut>

K-1.5	Krav til produksjonsovervåkning
Oppdragsgiver har behov for å kunne spore en gitt faktura gjennom produksjonen fra Oppdragsgivers sentralsystem til distribusjonskanal. Gjennom systemet skal det være mulig å få tilgang til informasjon om fakturadistribusjonen f.eks. kanalfordeling, beløp, feilmeldinger, leveringsstatus osv. Løsningen skal være integrert med arkivløsningen slik at Oppdragsgiver ikke trenger å forholde seg til flere ulike systemer. Løsningen skal ha et brukergrensesnitt som oppleves som intuitivt og lett å forstå.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.5.1	Leverandør skal tilby en løsning som muliggjør at Oppdragsgiver kan spore faktura igjennom «produksjonen». Det skal være mulig å spore på fakturanivå og filnivå slik at Oppdragsgiver kan kontrollere produksjonstid på de ulike tjenestene.	Skal	<Fyll ut>
K-1.5.2	Leverandør skal tilby en løsning som muliggjør at Oppdragsgiver skal gjennom systemet se hvordan en faktura fil har blitt splittet, og produksjonstid gjennom hver av de ulike kanalene.	Skal	<Fyll ut>
K-1.5.3	Leverandør skal tilby en løsning som gir Oppdragsgiver oversikt over hvor mange fakturaer som til enhver tid har blitt distribuert gjennom de ulike distribusjonskanalene og hvilke kunder som er koblet til de ulike kanalene. Oppdragsgiver skal kunne søke på faktura eller kunde og få opp informasjon om hvilken kanal kunden er koblet til og hvilke fakturaer som har blitt distribuert til kunden.	Skal	<Fyll ut>
K-1.5.4	Leverandør skal tilby en løsning som muliggjør at Oppdragsgiver skal kunne søke på faktura eller kunde og få opp informasjon om hvilken kanal kunden er koblet til og hvilke fakturaer som har blitt distribuert til kunden.	Skal	<Fyll ut>
K-1.5.5	Leverandør skal beskrive en løsning som generer rapporter hvor rapportene gjengir beløp per distribusjonskanal, fakturatype, tidsperiode m.m. Samt at det er muligheter for å filtrere på tilsvarende parametere	Skal	<Fyll ut>

K-1.6	Krav til tjenestekvalitet
Oppdragsgiver har behov for at Leverandør oppfyller de krav som til enhver tid stilles fra tredjepartsleverandør.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.6.1	Leverandør er ansvarlig for å oppfylle de krav som stilles av tredjepartsleverandører for de tjenester som Leverandør tilbyr Oppdragsgiver.	Skal	<Fyll ut>

K-1.7	Krav til Brukerstøtte
Oppdragsgiver har behov for å kunne kontakte brukerstøtte dersom hendelser skulle oppstå.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.7.1	Leverandør skal tilby elektronisk brukerstøtte (mail eller annet nettbasert system) og brukerstøtte over telefon mellom 08.00 – 16.30 på virkedager.	Skal	<Fyll ut>
K-1.7.2	Leverandøren skal beskrive sin prosess for feilhåndtering ved avvik	Skal	<Fyll ut>
K-1.7.3	Leverandøren skal beskrive sin prosess for preventiv drift og forvaltning	Skal	<Fyll ut>
K-1.7.4	Leverandøren skal beskrive sin prosess for brukerstøtte.	Skal	<Fyll ut>

K-1.8	Krav til digitalisering
Oppdragsgiver ønsker digital utsendelse i hovedsak, og ønsker å være tilgjengelig i eksisterende og fremtidige digitale fakturakanaler.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.8.1	Leverandør skal beskrive hvilken strategi de vil benytte for å hjelpe oppdragsgiver med å identifisere fremtidsrettede digitale fakturakanaler til private og organisasjoner.	Skal	<Fyll ut>
K-1.8.2	Leverandør skal beskrive erfaring med digitalisering av fakturadistribusjon. Metode og verktøybruk.	Skal	<Fyll ut>

K-1.9	Krav til egenvarsling
Oppdragsgiver ønsker løsning for egenvarsling av avtalegiro. Leverandør må etablere en løsning med forfallsregister for å varsle sluttkunden i fortrinnsvis digitale kanaler.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-1.9.1	Leverandør bes beskrive og illustrere verdikjede for egenvarsling	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.2	Leverandør skal benytte seg av grensesnitt mot folkeregister (DSF) for å verdiøke kundedata i forfallsregister	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.3	Leverandør skal benytte seg av grensesnitt mot JTTA (Ja takk til alle) for å verdiøke kundedata i forfallsregister	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.4	Leverandør skal benytte seg av grensesnitt mot Postens adresseregister for å verdiøke kundedata i forfallsregister	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.5	Leverandør skal benytte seg av grensesnitt mot register for nummeropplysning for å verdiøke kundedata i forfallsregister	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.6	Leverandør skal kunne bruke fødselsnummer for å oppdatere data med adresse fra Postens adresseregister for å sikre laver returkostnader (EA retur)	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.7	Leverandør skal liste opp øvrige grensesnitt som kan benyttes for å verdiøke kundedata i forfallsregister	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.8	Leverandør skal sende avtalegirobetalingskrav til bankeneskoblingspunkt for avtalegiro mottakere	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.9	Leverandør skal sende egenvarsling av avtalegiro til nettbank hvor spesifikasjon kobles til avtalegiro i forfallsregisteret som en eFaktura	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.10	Leverandør skal sende egenvarsling som en PDF til mottakere som benytter Digipost og e-Boks	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.11	Leverandør skal sende egenvarsling som en SMS med link til MinSide om at varsel er tilgjengelig	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.12	Leverandør skal sende egenvarsling som en epost til mottakere som har bedt om dette	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.13	Leverandør skal sende egenvarsling som i post til resterende mottakere	Skal	<Fyll ut>
K-1.9.14	Leverandør skal benytte verdiøkt forfallsregister til å øke digital andel i kanaler som Vipps eFaktura, eFaktura/JTTA, Digitalepostkasser etc, for å redusere varsling via post.	Skal	<Fyll ut>

FAKTURDISTRIBUSJON OG ARKIVLØSNING
K-2.1	Krav til faktureringsdistribusjon og arkivløsninger
Oppdragsgiver tilbyr sine kunder fakturering via flere digitale kanaler. Leverandør skal håndtere både avtaleregister og fakturahotell som er godkjent for denne type tjeneste.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-2.1.1	Leverandør skal beskrive og illustrer multikanalløsning	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.2	Leverandør skal tilby Avtalegiro	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.3	Leverandør skal tilby mobilbetaling	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.4	Leverandør skal tilby kortbetaling	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.5	Leverandør skal tilby eFaktura	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.6	Leverandør skal tilby Vipps eFaktura	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.7	Leverandør skal tilby Epostfaktura	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.8	Leverandør skal tilby Digipost	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.9	Leverandør skal tilby eBoks	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.10	Leverandør skal tilby Aksesspunkt/B2B	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.11	Leverandør skal tilby JTTA (Ja takk til alle)	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.12	Leverandør skal tilby print og utsendelse av papirfaktura, bruk av underleverandører skal beskrives.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.13	Leverandør skal tilby fakturahotell som er godkjent av Nets AS, eller alternativt benytte seg av Nets AS sitt fakturahotell.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.14	Leverandør skal håndtere all datakommunikasjon mot Oppdragsgivers bank og mot Nets AS.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.15	Leverandøren skal beskrive avtaleregister/påmeldingsregister for preferert faktureringskanal, herunder men ikke begrenset til Avtalegiro, eFaktura, Vipps eFaktura, Epost, Digipost, eBoks, Aksesspunkt/B2B og papirfaktura. Om en kunde er påmeldt flere fakturakanaler skal en forhåndsdefinert prioriteringsliste bestemme hvilken kanal som skal benyttes. Prioriteringslisten må kunne endres på kort varsel, om Xxxxxxxxxxxxx ønsker det.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.16	Leverandør skal oppdatere Oppdragsgivers datasystem med registrert kanal umiddelbart.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.17	Leverandør skal sørge for at kunder blir fakturert i riktig fakturakanal i henhold til Oppdragsgivers sentralsystem	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.18	Oppdragsgiver skal kunne se hvilken fakturakanal som er registrert på en kunde	Skal	<Fyll ut>

K-2.1.19	Oppdragsgiver vil nattlig oversende en fil med nye registrerte avtaler og kunder. Leverandøren må oppdatere avtaleregisteret basert på denne overføringen.	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.20	Leverandøren skal tilby en løsning som ivaretar regelsett som inkluderer gebyr på fakturaer som skal ha dette, som for miljøgebyr	Skal	<Fyll ut>
K-2.1.21	Leverandøren skal beskrive og illustrere multikanalløsning for inkassovarsel og inkassodokumenter	Skal	<Fyll ut>

K-2.2	Krav til Aksesspunkt / B2B
Oppdragsgiver tilbyr Aksesspunkt / B2B til alle sine bedriftskunder. Oppdragsgiver skal ikke tilby en-til-en forbindelse direkte mot sine kunder, men koble seg opp mot eksisterende kanaler/nettverk som eksempelvis bankenes nettverk og b2bConnect.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-2.2.1	Leverandør skal tilby Aksesspunkt / B2B gjennom bankenes nettverk.	Skal	<Fyll ut>
K-2.2.2	Leverandøren skal tilby Aksesspunkt / B2B via EHF formatet.	Skal	<Fyll ut>
K-2.2.3	Leverandør kan tilby Aksesspunkt / B2B gjennom flere distribusjonsnettverk. Oppdragsgiver skal kunne velge hvilke nettverk som skal benyttes. Merk: De ulike nettverkene som tilbys skal beskrives i Bilag 2.	Bør	<Fyll ut>
K-2.2.4	Leverandør skal utarbeide en enkel brukerveiledning som kan distribueres til de relevante bedriftskundene. Veiledningen skal enkelt beskrive hvordan de teknisk kan koble seg opp til nettverket.	Skal	<Fyll ut>
K-2.2.5	Leverandør skal levere Aksesspunkt / B2B på en slik måte at Oppdragsgiver tilfredsstiller de krav som stilles/vil bli stilt fra offentligheten.	Skal	<Fyll ut>

K-2.3	Krav til ePostfaktura
Oppdragsgiver tilbyr faktura via epost til privat- og bedrifteskunder. ePostfaktura skal sendes til kunder som har valgt denne fakturakanalen. Leverandør skal tilby en løsning for påmelding til tjenesten.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-2.3.1	Leverandør skal tilby ePostfaktura der faktura distribueres med epost. Det skal sendes én epost pr. faktura og fakturaen skal vedlegges i PDF-format.	Skal	<Fyll ut>
K-2.3.2	Leverandør skal beskrive funksjonalitet for på- og avmelding til tjenesten.	Skal	<Fyll ut>
K-2.3.3	Leverandør skal beskrive nettbasert mulighet for manuell påmelding/avmelding av tjenesten slik at Oppdragsgivers kundebehandlere på forespørsel kan gjøre dette for Kunden, eller kunden selv kan gjøre det.	Skal	<Fyll ut>
K-2.3.4	Leverandør skal tilby en løsning som hindrer at mail med faktura havner i automatiske spamfiltre.	Skal	<Fyll ut>

K-2.3.5 Leverandør skal tilby en løsning med logikk som validerer at epostadressen er gyldig, dvs. tilfredsstiller kravene til en gyldig epostadresse. Logikken benyttes både for påmelding og forsendelse. Skal <Fyll ut>

K-2.4	Krav til arkivløsning/fakturahotell
Samtlige fakturaer skal lagres i et søkbart fakturahotell/arkiv
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-2.4.1	Samtlige fakturaer skal lagres i et fakturahotell/arkiv i henhold til kravene i bokføringsloven (dette gjelder også faktura som sendes til print).	Skal	<Fyll ut>
K-2.4.2	Det skal være mulig å søke opp faktura på ulike søkekriterier som eksempelvis fakturanummer, kundenummer, KID, Kundenavn med mer. Metadata knyttet til faktura som eksempelvis utsendelsestid og kanal skal vises i arkivet.	Skal	<Fyll ut>
K-2.4.4	Fakturafiler tre måneder før oppstart av ordinær drift skal leses inn i fakturahotellet og arkiveres.	Bør	<Fyll ut>
K-2.4.5	Arkivet skal også kunne brukes til lagring av andre dokumenter/brev/mail.	Bør	<Fyll ut>

K-3.2	Kundens krav til behandling av personopplysninger (Avtalepunkt 9.2)
Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers (Leverandør) bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige (Kunden), herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-3.2.1	Dersom informasjon/data fra Kunden overføres til utlandet må Leverandør påse at personopplysningsloven § 29 og § 30 og personopplysningsforskriften kapittel 6 følges.	Skal	<Fyll ut>
K-3.2.2	Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens § 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet.	Skal	<Fyll ut>

K-3.2.3	Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens §§ 13 – 15 med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel.	Skal	<Fyll ut>
K-3.2.4	Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.	Skal	<Fyll ut>
K-3.2.5	Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift.	Skal	<Fyll ut>
K-3.2.6	Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør.	Skal	<Fyll ut>

K-3.3	Rekonstruksjon av data (Avtalepunkt 11.6)
Rutiner for sikkerhetskopiering.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-3.4.1	Leverandør bes beskrive sine sikkerhetsrutiner ifm. drift av leveransen, inkludert sikkerhetskopiering i samsvar med aktuelle lover og forskrifter.	Skal	<Fyll ut>
K-3.4.2	Leverandøren skal dokumentere test av innlesning årlig og resultat. Dette skal beskrives i driftsrapport.	Skal	<Fyll ut>

K-4.1	Tilgjengelige grensesnitt
Oppdragsgiver har behov for å koble seg på ulike grensesnitt for ulike tjenester. Eksempelvis er det nødvendig med et grensesnitt til fakturahotellet for å kunne tilgjengeliggjøre visningsfakturaer til kunder som benytter Min Side for å se fakturakopier.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-4.1.1	Leverandøren tilbyr et grensesnitt til fakturahotellet for visningsfakturaer.	Skal	<Fyll ut>
K-4.1.2	Leverandøren tilbyr øvrige grensesnitt som kan hente informasjon om hvilken fakturakanal som er benyttet.	Bør	<Fyll ut>

K-4.1.3	Leverandøren tilbyr et grensesnitt som kan kobles opp mot et CRM-system. Eksempler på informasjon som ønskes er hvilken fakturakanal er benyttet historisk, hvilken epostadresse ble fakturaen sendt til, hvilket telefonnummer ble benyttet til Vipps eFaktura m.m.	Skal	<Fyll ut>
K-4.1.4	Leverandøren bes beskrive sitt grensesnitt mot ERP og CRM. For eksempel om man kan fremskaffe fakturahistorikk direkte til systemet (fakturanummer, beløp, KID-nummer osv.)	Skal	<Fyll ut>
K-4.1.5	Leverandøren bes beskrive alle øvrige grensesnitt som er tilgjengelige og hvilken informasjon som kan hentes ut fra dem.	Skal	<Fyll ut>

OPSJONER
K-5.1	Digital fakturadistribusjon til utlandet
Oppdragsgiver ønsker muligheten til å fakturere kunder i utlandet gjennom digitale faktureringskanaler. Det gjøres oppmerksom på at leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon i landene Norge, Sverige og Danmark
Ref.	Krav	Lev. svar (ja/nei)
K-5.1.2	Leverandør tiilby digital fakturadistribusjon til Estland	<Fyll ut>
K-5.1.3	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Finland	<Fyll ut>
K-5.1.4	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Frankrike	<Fyll ut>
K-5.1.5	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Italia	<Fyll ut>
K-5.1.6	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Latvia	<Fyll ut>
K-5.1.7	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Litauen	<Fyll ut>
K-5.1.8	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Nederland	<Fyll ut>
K-5.1.9	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Polen	<Fyll ut>
K-5.1.10	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Portugal	<Fyll ut>
K-5.1.11	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Spania	<Fyll ut>
K-5.1.12	Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Tyskland	<Fyll ut>

K-6.1	Tilpassede tjenester
Oppdragsgiver har behov for ulike tilpasninger for å kunne levere best mulig produkt med dagens systemløsninger.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-6.1.1	XML-løsning	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.2	Tilpasset B2B leveranse	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.3	Løsning for kanaloppdatering til sentralsystem	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.4	Oversettelser til 15 språk, i tillegg til Norsk	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.5	Løsning for oppdatering av nye kundeforhold/avtaler i sentralsystemet	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.6	Digital fakturadistribusjon i Norge, Sverige og Danmark	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.7	Andre tjenester	Skal	<Fyll ut>
K-6.1.8	Tilpassing til nye kjernesystemer	Skal	<Fyll ut>

K-7.1	Rapportering fra løsningen
Oppdragsgiver har behov for å kunne ta ut forskjellige typer rapporter fra løsningen, noen viktigere enn andre.
Ref.	Krav	Prioritet (skal/bør)	Lev. svar (ja/nei)
K-7.1.1	Det skal være mulig å ta ut produksjonsrapporter fra løsningen. Disse rapportene skal inneholde informasjon pr. prosessert fakturafil (eBrevfil). Følgende informasjon er minimumskrav til produksjonsrapporten: Kanal (med beløp og antall fakturaer pr. kanal) Eventuelle avvik (med beløp og antall) Summering (med summert beløp og antall) Produksjonsrapport ønskes også oversendt pr. epost etter at en produksjonsfil (eBrevfil) er ferdig prosessert.	Skal	<Fyll ut>
K-7.1.2	Basert på gitte regelsett rundt hva som definerer et avvik i produksjonen (eksempelvis regler rundt papirgebyr, faktura feilet ved forsøk på levering osv.) skal det lages en avviksliste for hver prosesserte eBrevfil. Denne listen må inneholde følgende informasjon som et minimum pr. avvik/faktura: Fakturanummer Mottaker navn / firmanavn Kundenummer KID-nummer Beløp Feilmelding pr. faktura Summering (summert beløp og antall)	Skal	<Fyll ut>

	Avvikslisten skal kun inneholde fakturaer som ikke ble levert til sluttkunden. Avvikslisten ønskes også oversendt pr. epost etter at en produksjonsfil (eBrevfil) er ferdig prosessert. Dette kun hvis produksjonen inneholder avvik.
K-7.1.3	Det er ønskelig at løsningen kan rapportere leveranse historisk med eksporterbare tall og/eller grafer. Det bør være mulig å sette tidsperiode for rapporten. Informasjon som er interessant er eksempelvis leveranse pr. fakturakanal (antall og andel),	Bør	<Fyll ut>
K-7.1.5	Leverandøren bes beskrive dash-board løsning som inkluderer hovedpunkter ovenfor, og bes også beskrive hvordan løsningen fungerer.	Skal	<Fyll ut>

OPSJONER
K-8.1	Øvrige opsjoner
Oppdragsgiver ønsker muligheten til å benytte andre tjenester som kan tilbys av distributør. Tilbudte opsjoner medfører ikke kjøpsforpliktelser av Oppdragsgiver.
Ref.	Opsjon	Lev. svar (ja/nei)
K-8.1.1	Digitalt postmottak Leie av postboks, postmottak per ark og behandling per vedlegg (Fjellinjen betaler i dag ca. kr 42.000,- pr år eks.mva)	<Fyll ut>
K-8.1.2	Hente/ bringetjeneste av adressert post - Herunder transport av post fra postboks i Oslo med leveranse på to eller flere destinasjoner innen Oslo området. - Herunder transport av post fra Fjellinjens lokaler i Oslo til distribusjonsenhet for frankering og postlegging (Fjellinjen betaler i dag ca. kr 36.000,- pr år eks.mva)	<Fyll ut>

Bilag til SSA-L – bilag 2

Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten

Bilag til SSA-L – bilag 2

Bilag 3: Plan for etableringsfasen

Avtalens punkt 3.1 Plan for etableringsfasen

Leverandøren bes beskrive plan for etableringsfasen

Avtalens punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring

Leverandøren bes beskrive omfang og plan for opplæring av oppdragsgivers kjernepersonell på tilbudt løsning.

Bilag til SSA-L – bilag 4

Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner

Avtalens punkt 2.1

Kritiske feil i leveransen

Det er kritisk for Fjellinjen at enhver faktura som sendes ut virkelig når fakturamottakeren. Dersom en faktura ikke når fakturamottakeren og Fjellinjen ikke får beskjed om feilen, vil det sendes ut urettmessige purringer og inkassokrav til kunden. Dette innebærer merarbeid og store kostnader for Fjellinjen, noe som gjør at det er viktig å unngå slike feil.

Vi definerer her en kritisk feil hvor en faktura er sendt til Leverandøren:

1. Xxxx har blitt sendt til korrekt fakturamottaker innen 10 dager til tross for at Fjellinjen har levert korrekt adresseinformasjon.

2. Leverandøren har ikke sagt fra om at fakturaen har feilet.

For kritiske feil skal Leverandøren gi følgende prisavslag:

a) mer enn 0,05% feil i måneden 🡪 10% avslag på tjenesten den måneden

b) mer enn 0,2% feil i måneden 🡪 25% avslag på tjenesten den måneden

c) mer enn 1% feil i måneden 🡪 50% avslag på tjenesten den måneden

For kritiske feil skal Leverandøren, i tillegg til å gi prisavslag, rette feilen uten kostnad for Fjellinjen.

Leverandøren rapporterer om prosentandelen av kritiske feil for hver måned innen utgangen av neste måned og trekker selv fra et eventuelt prisavslag på påfølgende faktura.

[leverandørens forslag til SLA kommer inn her dersom Fjellinjens forslag ikke aksepteres.]

Bilag til SSA-L – bilag 5

Bilag 5: Administrative bestemmelser

Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter

Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene.

Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av parten i saker som angår avtalen.

Bemyndigede representanter for partene:

For Kunden		For Leverandøren
Navn:	Xxxxxxx Xxxx	Navn
Stilling:	Leder, Fjellinjen Utsteder AS	Stilling:
Telefon:	x00 000 00 000	Telefon:
E-post	Xxxxxxx.Xxxx@xxxxxxxxxx.xx	E-post:

Avtalens punkt 5.1 Varighet

Avtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av partene.

Avtalen gjelder i 2 (to) år regnet fra leveringsdag. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen, inntil totalt 2 (to) år. Dette med mindre den sies opp Kunden med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet

Bilag til SSA-L – bilag 6

Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser

Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå i bilag 6a

Faktura til Fjellinjen AS skal merkes med Referansenummer: 500

Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx

Faktura til Fjellinjen Utsteder AS skal merkes med Referansenummer: 920

Xxxx Xxxxxxx Xxxx

Bilag til SSA-L – bilag 7

Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten

Avtalens punkt 1.3 Tolkning – rangordning

Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 7, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag.

Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn:

Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene.

I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde:

Bilag 2 går foran bilag 1.

Bilag 7 går foran den generelle avtaleteksten.

Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 7, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten.

Bilag 8 går foran de øvrige bilagene.

Punkt Erstattes med

Bilag til SSA-L – bilag 8

Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen

Avtalens punkt 1.4 Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen

Endringer av tjenesten skal skje skriftlig og skal undertegnes av bemyndiget representant for partene. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 8, og uten opphold gi Kunden en oppdatert kopi.

Nr Dato Endringen gjelder

Bilag til SSA-L – bilag 9

Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser

Avtalens punkt 2.2 Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser

Tredjepart Kort beskrivelse av tjenesten som leveres fra tredjepart Referanse til vilkår som er bindende for kunden (kan være en lenke)

Leverandøren skal her, så godt som man kan forvente av en profesjonell leverandør, beskrive hvilke forpliktelser vilkårene pålegger Kunden og hvilke ansvarsbegrensninger tredjepart forbeholder seg. Dette skal ikke være urimelig byrdefullt for Leverandøren og må tilpasses den enkelte leveranses kompleksitet. Det må også tilpasses den enkelte tredjepartsleveranse og hvor kritisk/risikofull denne er inn i leveransen. Leverandøren skal spesielt påpeke i hvilken grad og i hvilke situasjoner tredjepart vil foreta feilretting, samt hvilke garantier og SLA-krav som gjelder. Det er også viktig å påpeke eventuelle uvanlige eller byrdefulle reguleringer.