Vedtekter for Flekkefjord Rotaryklubb

Vedtekter for Flekkefjord Rotaryklubb

§0 Innledning

Disse vedtekter supplerer Standard Rotary Club Constitution (Lover for Rotaryklubber) med felles klubbpraksis og er etablert i henhold til bestemmelser gjort i Council on Legislation våren 2022.
Vedtektene er etablert etter mønster fra "Anbefalte vedtekter for NN Rotaryklubb" utarbeidet av D2260 høsten 2022 og tilpasset Flekkefjord Rotaryklubb.
Vedtektene er bindende for medlemmene av klubben. Ved uoverensstemmelser mellom disse vedtekter og Lover for Rotaryklubber, gjelder sistnevnte.

Disse vedtektene erstatter vedtektene av 01.12.2019 og ble vedtatt i allmøte 15. mai- 23 med ikrafttreden fra og med 01.07.2023.

§1 Hensikt

Klubbens navn er Flekkefjord Rotaryklubb.

Hensikten med klubben er å:

  1. fremme målsettingen til Rotary International

  2. gjennomføre vellykkede serviceprosjekter basert på de fem tjenesteområdene. Jfr.Artikkel 6 i klubblover

  3. bidra til å fremme Xxxxxx ved å styrke medlemsarbeidet

  4. støtte The Rotary Foundation

  5. utvikle ledere utover klubbnivå, først og fremst på distriktsnivå

§2 Målsetting

Rotarys mål er å oppmuntre og fremme Rotarys tjenesteideal om å gagne andre som grunnlag for all aktverdig virksomhet, og spesielt å oppmuntre og fremme:

  • Utviklingen av personlige bekjentskaper som en mulighet for service.


  • Høye etiske standarder i virksomhet og yrke, erkjenne verdien av all nyttig virksomhet, og det verdifulle i at hver rotarianers yrke er en mulighet til å tjene samfunnet.


  • Anvendelsen av idealet om service i hver rotarianers personlige virksomhet og samfunnsliv.


  • Internasjonal forståelse, goodwill, og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra ulike yrker og virksomheter forent i tjenesteidealet.

§3 Organisasjonsform

Klubben er en frittstående juridisk person med medlemmer, og er selveiende. At den er selveiende innebærer at ingen, hverken medlemmer eller andre, har krav på foreningens formue eller eiendeler, eller er ansvarlig for gjeld eller andre forpliktelser. Klubben er medlem i Rotary International.


§4 Definisjoner

Styret:

Styret i klubben.

Styremedlem:

Et medlem i klubbens styre.

Medlem:

Et medlem av klubben, unntatt æresmedlemer.

Beslutningsdyktighet:

Minimum antall deltakere som må være til stede for at et vedtak skal være gyldig:
- I medlemsmøter: 1/3 av klubbens medlemmer.
- I styremøter: Et flertall av styrets medlemmer.
Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

RI:

Rotary International.

Styre/ komitemøte:

Et forum bestående av Styret og de øvrige komitelederne. Innkalles min. 2 ganger pr. år. Andre deltakere kan innkalles til møte ved behov.

Rotaryår:

12-månedersperioden fra 1. juli til 30. juni.

§5 Styret

Det styrende organet i klubben er Styret, som et minimum består av :

  • Presidenten

  • Forrige års president (Past President, PP)

  • Innkommende president (President Elect, PE)

  • Sekretær

  • Kasserer

  • PR- ansvarlig

Dersom klubben finner det formålstjenlig, kan klubben velge ytterligere styremedlemmer.

Styremøter avholdes jevnlig i løpet av Rotary-året.

§6 Valg av tillitsvalgte og deres funksjonstid

    1. Senest en måned før valget som skjer ved årsmøtet, nomineres kandidater til innkommende president, sekretær, kasserer og eventuelle andre ledige styreverv. Nominasjonene kan presenteres av nominasjonskomitéen til årsmøtet.



    1. Kandidaten som får flertall av stemmene for hver posisjon, er valgt til denne posisjonen.



    1. Hvis en tillitsvalgt eller styremedlem for inneværende eller kommende Rotary-år fratrer sitt verv, skal erstatter velges av medlemmene. Valgprosessen gjennomføres på samme måte som ved ordinært valg av styremedlemmer og andre tillitsverv. Kandidaten som får flertall av stemmene for hver posisjon, er valgt.


    2. Funksjonstid for hver rolle følger Rotary-året og er for:

      1. President Ett år

      2. Forrige års president (PP) Ett år

      3. Innkommende president (PE) Ett år

      4. Kasserer 2 år av gangen

      5. Sekretær 2 år av gangen

      6. Evt. ytterligere styremedlem 2 år av gangen

      7. Andre tillitsvalgte, herunder PR- ansvarlig 2 år av gangen


    3. Xxxxxxx sekretær registrerer klubbens styresammensetning ved oversendelse av protokollen fra Årsmøtet til Brønnøysundregistrene. Ved evt. senere endringer i styrets sammensetning skal Brønnøysundregistrene oppdateres.



    1. Klubben skal være registrert i Frivillighetsregisteret. xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/

§7 Tillitsvalgtes plikter

7.1 Presidenten leder klubb- og styremøter


7.2 Forrige års president (PP) fungerer som styremedlem i klubbstyret og er også klubbens
visepresident (VP)


7.3 Innkommende president (PE) forbereder sitt år og fungerer som styremedlem


7.4 Presidenten utpeker stedfortreder til å lede klubb- og styremøter i sitt fravær dersom også

VP er forhindret.


7.5 Et styremedlem deltar på styremøtene i tillegg til klubbmøtene.


7.6 Sekretæren fører medlemsregister samt skriver referat fra styremøtene. Referat fra
styremøter sendes klubbens IT- ansvarlig.


7.7 Kassereren fører tilsyn med alle midler og avlegger et årsregnskap innen 01.11. i påfølgende
rotaryår.


7.8 Klubbens IT-ansvarlige skal ajourholde klubbenes elektroniske arkiv.

MERK: Se Rotary klubblederhåndbøker for detaljer om klubbens roller og ansvar

Distriktshåndboka 2023 - 2024 | ROTARY DISTRIKT 2290

§8 Møter

8.1 Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Årsmøte i klubben avholdes senest 31. desember for å velge ledere og styremedlemmer som skal tiltre neste Rotary-år


8.2 Klubbens regulære møter avholdes hver mandag kl. 18.00 – 19.00 i klubbens faste lokale på Hotell Maritim med mindre annet blir bestemt. Varsel om eventuelle endringer av møtet skal meddeles alle klubbmedlemmene i rimelig tid. Klubben avholder ikke møter i tidene for de normale feriene i Norge.

Det avholdes uformelle møter fra presidentskifte i juni til presidentens møte i august. Varsel om endring eller sløyfing av møter skal gis til alle klubbens medlemmer av sekretæren.

Xxxxxx for ordinære klubbmøter:

  • Møtet åpnes

  • Introduksjon av besøkende og reflektanter

  • Korrespondanse, meddelelser og Rotary informasjon

  • Annen informasjon

  • Eventuelt et 3 minutters foredrag

  • Foredrag eller annen form for program, ca. 30 – 40min.

  • Møtet heves


8.3 Styremøte holdes minst 4 ganger i året. Ekstraordinært styremøte skal holdes når presidenten eller to styremedlemmer finner det nødvendig


8.4 Styre med komitemøte avholdes to ganger i Rotary-året. Innkommende president (PE) skal avholde møte med alle sine tillitsvalgte og komiteledere i god tid før han/hun tiltrer som president. Hovedtema skal være å legge planer for det kommende Rotary-året.



8.5 I henhold til Lover for Rotaryklubber, Artikkel 10, pkt. 7, har ikke klubben innført fremmøteplikt, men det forventes en aktiv deltakelse i klubben. Sekretæren har ansvar for registrering av oppmøte på klubbmøtene.

MERK: Se Rotary klubblederhåndbøker for detaljer om klubbens roller og ansvar.

Distriktshåndboka 2023 - 2024 | ROTARY DISTRIKT 2290

§9 Avgifter

    1. Medlemmene skal betale den til enhver tid gjeldende kontingent for medlemskap i klubben samt beløpet som følger av §9.2.

    2. Kontingenten inkluderer:

      1. XXx medlemsavgifter

      2. Abonnement på Rotary Norden

      3. Andre Rotary- eller distriktsavgifter pr. medlem


    3. Kontingenten betales to ganger årlig innen hhv. 31. januar og 31. august til klubbens bankkonto. Kasserer varsler medlemmene i god tid pr. e-post om innbetaling av kontingenten.

§10 Stemmegivning

Stemmegivning i klubben gjennomføres ved skriftlig avstemning, håndsopprekning eller akklamasjon. Dersom ett eller flere medlemmer krever det, skal det gjennomføres skriftlig avstemning.
Se også §4. For endring av vedtektene vises til §14.

§11 Komiteer

    1. Klubbens komiteer omfatter som et minimum de som er oppført i Lover for Rotaryklubber, artikkel 11, pkt. 7. Xxxxxx utnevner en nominasjonskomite med 3 medlemmer hvorav forrige års president (PP) er leder.

Klubben har likevel ansett det som naturlig at Styret ivaretar de oppgavene som ellers hadde tilligget administrasjonskomiteen.


    1. Klubbkomiteer koordinerer sin innsats for å nå klubbens årlige og langsiktige mål. Jfr.§2


    2. Presidenten har møterett i alle komiteer.


    3. Hver komites leder er ansvarlig for komiteens regelmessige møter og aktiviteter, fører tilsyn og koordinerer sitt arbeid, og rapporterer til styret om alle komiteaktiviteter.
      Referat fra komitemøter sendes også til klubbens arkiv.


    4. Ytterligere komiteer kan etableres for det enkelte Rotary-år dersom det er formålstjenlig.

MERK: Se også Rotary håndbøker for detaljer om komteenes oppgaver og ansvar.

Distriktshåndboka 2023 - 2024 | ROTARY DISTRIKT 2290

§12 Økonomi

    1. Før hvert regnskapsår starter, utarbeider styret et årlig budsjett med estimerte inntekter og utgifter.


    2. Kassereren setter inn klubbmidler i klubbens bank som er valgt av styret, delt inn i to konti: en for klubbdrift og en for prosjekter.


    3. Xxxxxxxxx betales av kassereren eller en annen autorisert tillitsvalgt.


    4. En kvalifisert person (klubbens valgte revisor) gjennomfører årlig en grundig gjennomgang av alle finansielle transaksjoner.


    5. Klubbens årsregnskap i revidert stand skal behandles/godkjennes på Årsmøtet i Rotary-året etter regnskapsåret det gjelder for. Regnskapet presenteres for klubbens medlemmer minimum en uke før det godkjennes.


    6. Regnskapsåret er fra 1. juli til 30. juni.



    1. Xxxxxxxx og President har kontofullmakt. Større transaksjoner / prosjektbidrag skal signeres av begge parter.

§13 Rekruttering av medlemmer

13.1 Et medlem foreslår til leder for medlems- og kameratskapskomiteen og til sittende president en kandidat til medlem i klubben. En annen klubb kan foreslå et av sine tidligere medlemmer eller medlem til overføring. Hvert medlem kan foreslå en kandidat til medlem i klubben. Forslaget legges frem for president og medlemskapskomiten. Enhver med interesse for Rotary verdier og formål kan søke medlemskap i klubben.


13.2 Presidenten godkjenner eller avslår forslaget snarest mulig og meddeler forslagsstilleren sin beslutning. Presidenten kan ta opp saken med styret om hun/han anser det som nødvendig.


13.3 Dersom kandidatens medlemskap godkjennes, jfr. pkt 2, inviteres medlemmet til klubben. Deretter blir det foreslåtte medlem anmodet om å gi sin tillatelse til at hans/hennes navn blir offentliggjort i klubben. Kandidaten møter en periode som reflektant. Presidenten og leder av medlems- og kameratskapskomitéen følger opp og bestemmer når reflektanten tas offisielt opp som medlem av klubben.


13.4 Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, og får opplysningsmateriell for nye Rotarymedlemmer. Videre skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI.


13.5 Leder av medlemskapskomiteen/ forslagsstiller oppnevner en fadder for det nye medlemmet. Det skal oppnevnes en fadder for det nye medlemmet. Fadderens oppgaver består i å få det nye medlemmet til å trives i klubben, og til å bli en aktiv og velorientert rotarianer Dette gjøres ved å gi en forståelse av hva Rotary er, idemessig og i praksis, å informere om vesentlige sider av klubblivet, informere om Rotarys grunnpilarer. Fadderen skal følge opp medlemmet på møtene etter avtale med presidenten introdusere det for klubbens medlemmer.


13.6 Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

§14 Endringer

Klubbens vedtekter kan endres på et vanlig klubbmøte. Endring av klubbvedtektene krever at det sendes skriftlig varsel til hvert medlem senest 21 dager før møtet, at møtet er beslutningsdyktig, og at to tredjedeler av stemmene støtter endringen. Et slikt skriftelig varsel til medlemmene skal inneholde de endringsforslagene som foreslås.

Endringer i disse vedtektene må være i samsvar med Rotarys sentrale bestemmelser.

§15 Oppløsning av klubben

Oppløsning av klubben kan bare behandles på Årsmøtet eller i et ekstraordinært årsmøte i.h.t. Rotarys sentrale bestemmelser i RI bylaws pkt 3.010

Side 7

Document Metadata

Filed: May 16th, 2023