KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Konkurranse etter forskriftens del I
Anskaffelse av
Tjenestedesign tilknyttet den førkommersielle anskaffelsen SMELT
Tilbudsfrist 17.03.2021
Innhold
1.2 Kort om prosjektet SMELT og tidligere arbeid 3
1.3 Oppdragsgivers kontaktperson 4
•2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN/ANSKAFFELSEN 6
•3 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 7
•4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 7
• 4.1.5Evaluering av Kvalitet/ikke-pris 8
4.2 Meddelelse om valg av leverandør 8
•6 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE 9
1 ANSKAFFELSEN
1.1 Oppdragsgiver
Trøndelag Fylkeskommune, Oslo kommune og Trondheim kommune, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer i samarbeid til denne konkurransen. Konkurransen går til utvalgte leverandører, og anskaffelsen gjelder tjenestedesign.
Oppdragsgivers kontaktperson:
Navn: Xxxxxx Xxxx
Tjenestested: Seksjon for Drift og Vedlikehold i Trøndelag Fylkeskommune
Andre relevante kontaktpersoner:
Navn: Xxxx Xxxxxxx
Tjenestested: Kommunalteknikk, Trondheim kommune
Navn: Xxxx Xxxxxxx
Tjenestested: Mobilitetsdivisjonen i Oslo kommune
1.2 Kort om prosjektet SMELT og tidligere arbeid
SMELT er en innovativ førkommersiell anskaffelse som oppdragsgiver skal lyse ut i 2021. SMELT handler om håndtering av brøytesnø. I sentrumsområder er det ofte en kamp om arealene og det finnes ikke nok plass til å legge fra seg den brøytede snøen. I dag løses dette ved at snøen lastes opp på lastebiler og kjøres vekk. Dette er en særdeles ressurskrevende oppgave, som ikke er særlig miljøvennlig.
Tidligere ble snøen som vi kjørte bort dumpet i sjøen, men dette tillates ikke av flere kommuner, da snøen fra gatene er forurenset. Løsningen har da blitt å kjøre snøen til landdeponier, hvor den lagres til den smelter naturlig. Landdeponi har også sine utfordringer; det er både ressurs- og energikrevende å frakte snøen dit, smeltevannet kan forurense de nærliggende områdene og det er vanskelig å finne tilgjengelig areal til å bruke som snødeponi.
Trondheim kommune, Oslo kommune og Trøndelag fylkeskommune sitter med den samme problemstillingen, og har derfor inngått et samarbeid for å finne en bedre måte å håndtere den brøytede og bortkjørte snøen på. Vi ønsker å finne ut hvordan vi kan gjøre dette på en enklere, billigere og mer miljøvennlig måte. Oppdragsgiver skal invitere markedet til å utvikle innovative løsninger som kan brukes av både små og store vegeiere.
Mer informasjon om SMELT finner dere her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx/xxx-xxxx- og-avlop/veg/vedlikehold-og-drift/smelt--prosjekt-for-smart-handtering-av-broytesno/
1.3 Oppdragsgivers kontaktperson
Ansvarlig for anskaffelsen:
Navn: | Xxxxx Xxxxxx |
Tjenestested: | Seksjon Jus og anskaffelser |
Kontakt info |
Oppdragsgivers kontaktperson:
Navn: Xxxxxx Xxxx
Tjenestested: Seksjon for Drift og Vedlikehold i Trøndelag Fylkeskommune
Andre relevante kontaktpersoner:
Navn: Xxxx Xxxxxxx
Tjenestested: Kommunalteknikk, Trondheim kommune Navn: Xxxx Xxxxxxx
Tjenestested: Mobilitetsdivisjonen i Oslo kommune
Eventuelle spørsmål skal rettes til ansvarlig for anskaffelsen per e-post.
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder tilbudsforespørsel enn nevnte kontaktperson.
1.4 Formål
Formålet med anskaffelsen av tjenestedesign er å få bistand til kunnskaps- og innsiktsfasen slik at vi ender opp med et beslutningsgrunnlag som gjør oss i stand til å velge retning for videre arbeid med den førkommersielle anskaffelsen.
1.5 Oppdragsgivers behov
SMELT skal åpne opp og tilrettelegge for nytekning og innovasjon i håndtering av snø i våre tre virksomheter. Vi ønsker å legge til rette for at fremtidens løsninger blir både bedre, mer helhetlig og mer hensiktsmessig enn dagens løsninger. For å komme i mål med dette må vi utvikle og organisere et samarbeid på tvers av sektorer og forvaltningsnivå.
For å løse dette og tilrettelegge for innovasjon ønsker vi å ta i bruk tjenedesign. Vi har behov for å skaffe oss bedre innsikt i utfordringsbildet, skaffe oss god nok oversikt over aktørbildet og de muligheter som kan være relevante for fremtidens tjenester på området. Herunder bistand med å åpne opp og synliggjøre innovasjonsrommet for leverandører / fagmiljøer og tilrettelegge for samspill med våre virksomheter. Videre trenger vi hjelp til å visualisere og kommunisere best mulig innovasjonsrommet. Gjennom dette arbeidet ønsker vi skal sikre god forankring på tvers i organisasjonene og utløse både engasjement og kreativitet.
Xxxxxxxx for hva som vi ønsker å oppnå med arbeidet:
• Identifisere / verifisere reelle behov,
• Åpne opp for nye muligheter og utfordringer
• Bli inspirert til å tenke annerledes
• Minimere risiko ved å lage treffsikre løsninger
• Skape eierskap for løsningen hos brukere
• Samle interessentene med felles problemforståelse og visjon
• Forstå konteksten tjenesten leveres i og tilpasse den heretter
• Bistå med å kartlegge plattformer/kanaler for å nå ut til leverandørmarkedet
Vi er 3 ulike virksomheter med samme utfordringer og samme behov, men noe ulik organisering. Vi ønsker innspill på hvordan vi løser dette arbeidet enkelt uten at vi må gå like dypt inn i kartleggingsfasen i alle tre virksomhetene. Hvilken mulighet er det for å avstemme /verifisere arbeidet – uten at det går på bekostning av kvaliteten.
Oppdraget skal gjennomføres i tett dialog og samarbeid med prosjektgruppen. Vi ønsker at tilbyder synliggjør i oppgaveløsningen hvordan oppdragsgiver vil involveres i prosjektet, slik at kunnskapsoverføring sikres.
Nærmere beskrivelse av anskaffelsen er gitt i Kravspesifikasjonen, vedlegg 3.
1.6 Omfang og varighet
Oppdraget vil ha en total totalramme på NOK 500 000,- eks mva.
Oppstartstidspunkt er anslått til uke 14 2021. Oppdraget er beregnet til å vare til 15.09.21. Eventuelt utløst opsjon anslås å gjelde fra 01.05.21 til 31.08.21.
Leverandør står fritt til å beskrive hvordan de mest hensiktsmessig inkluderer alle samarbeidspartene (Trøndelag Fylkeskommune, Oslo kommune og Trondheim kommune)
1.7 Opsjon
Vi ber om tilbud på en opsjon på fasilitering av markedsdialog (dialogmøter med aktuelle leverandører). Opsjonen vil være på timebasis, og vi anslår at behovet vil kunne være på rundt 100 timer i perioden.
Det forutsettes at de ressursene som tilbys er tilgjengelige for opsjonen. Utskiftning av personal må godkjennes av oppdragsgiver.
1.8 Avtalebestemmelser
Avtaleforholdet reguleres av følgende avtalebestemmelser:
a) Avtale med vedlegg
b) Konkurransegrunnlag med vedlegg
c) Leverandørens tilbud
Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Dersom dette ikke løser motstridssituasjonen, går spesielle bestemmelser foran generelle og nyere bestemmelser foran eldre.
Dersom partene har avtalt endringer etter kontraktinngåelsen, gjelder disse foran de øvrige kontraktsdokumentene.
Bindende avtale er sluttet når avtaledokumentene er signert av begge parter.
1.9 Viktige datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 12.03.21 kl 1200 |
Frist for å levere tilbud - tilbudsfrist | 17.03.21 kl 1200 |
Tilbudsåpning | Uke 11 |
Evaluering og eventuell forhandling | Uke 11/12 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 12 |
Oppdragens oppstart | Uke 14 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er foreløpige og kan bli gjenstand for justeringer.
2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN/ANSKAFFELSEN
2.1 Regler for konkurransen
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene.
Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Leverandørene oppfordres derfor til å inngi sine beste tilbud. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.
Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål pr epost ved uklarheter til kontaktperson for anskaffelsen, gitt i pkt 1.3.
2.2 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
2.3 Offentlighet
Tilbud og anskaffelsesprotokoll blir, inntil valg av leverandør er bestemt, unntatt offentlighet, jfr. offentleglova av 19.5.2006 nr. 16 § 23.
2.4 Habilitet
Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven kapittel 2 og kommuneloven § 40 nr. 3.
3 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
3.1 Innleveringsfrist
Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest dato og klokkeslett oppgitt i pkt 1.9. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.
3.2 Innlevering
Alle tilbud skal leveres pr epost til ansvarlig for anskaffelsen - se pkt. 1.3. For sent innleverte tilbud vil bli avvist.
Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk. Tilbudet skal utformes etter følgende disposisjon:
1. Tilbudsbrev(inkl. evt. Forbehold/avvik). Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person som i henhold til firmaattest har fullmakt til å signere på vegne av leverandøren.
2. Besvarelse Prisskjema
3. Besvarelse på kravspesifikasjon med henvisning til eventuelle vedlegg
4. Eventuelle vedlegg.
5. Sladdet versjon av tilbudet. Sladdet versjon skal leveres som ett(1) dokument og i PDF- format.
4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN
4.1 Krav til leverandør
4.1.1 Kvalifikasjonskrav
Se Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon. Kvalifikasjonskrav er krav som Leverandøren skal oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Forbehold eller manglende besvarelse kan medføre avvisning av tilbudet.
4.1.2 Minstekrav
Se Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon. Minstekrav er krav som Leverandøren skal oppfylle og er en forutsetning for at tilbudet evalueres. Forbehold eller manglende besvarelse kan medføre avvisning av tilbudet.
4.1.3 Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på bakgrunn av det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterium | Vekt | Krav til dokumentasjon |
Pris | 20 % | Ferdig utfylt Vedlegg X - Prisskjema |
Kvalitet/ikke-pris | 80 % | Komplett utfylt Vedlegg X – Kravspesifikasjon. Oppgitte tildelingskriterier i kravspesifikasjonen som gir grunnlag for vekting i evalueringen: • Pkt 3.1 i Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon (vektlegges 70%) • Pkt 3.2 i Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon (vektlegges 15%) • Pkt 3.3 i Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon (Vektlegges 15%) |
4.1.4 Evaluering av pris
Tilbyder skal fylle ut og levere komplett Prisskjema. Tilbyderen som tilbyr den laveste totalprisen vil tildeles 10 poeng i konkurransen. Resterende tilbud vil tildeles poeng relativt i forhold til det beste tilbudet.
Mangelfull utfylling av prisskjema kan føre til avvisning av tilbud.
4.1.5 Evaluering av Xxxxxxxx/ikke-pris
Tildelingskriterier som blir evaluert fremkommer av kravspesifikasjonen og danner grunnlaget for evalueringen av kvalitet/ikke-pris.
Poengscore gis i henhold til tabellen under. Poengscore vektes deretter i henhold til kriteriets vekt.
Poeng | Vurdering |
10 | Løsningsbeskrivelse bidrar i svært stor grad til realisering av avtalens mål og leveranse. |
8 | Løsningsbeskrivelse bidrar i stor grad til realisering av avtalensmål og leveranse. |
6 | Løsningsbeskrivelse bidrar i tilstrekkelig grad til realisering av avtalens mål og leveranse. |
4 | Løsningsbeskrivelse bidrar i liten grad til realisering av avtalens mål og leveranse. |
2 | Løsningsbeskrivelse bidrar i svært liten grad til realisering av avtalens mål og leveranse. |
0 | Løsningsbeskrivelse er ikke akseptabel. Tilbudet avvises. |
Ferdig utfylt besvarelse skal være på maksimum 3 A4-sider inkl. vedlegg. En blank besvarelse eller en ikke akseptabel løsningsbeskrivelse vil medføre avvisning av Leverandørens tilbud.
4.2 Meddelelse om valg av leverandør
Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Xxxxxxxxxxxxxxx har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort.
5 OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedlegg: | |
1 | Tilbudsskjema |
2 | Prisskjema |
3 | Kravspesifikasjon |
4 | Utkast til avtale |
5 | Trøndelag fylkeskommune sine etiske krav |
6 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE
Vi anbefaler alle leverandører til å lese grundig igjennom konkurransegrunnlag med vedlegg og oppfordrer på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlag med vedlegg. Oppdragsgiver har i liten grad anledning til å etterspørre opplysninger og leverandøren må i sitt tilbud besvare alle spørsmål på en best mulig måte.
Leverandøren må i tilbudsskjemaet bekrefte at de har satt seg grundig inn i konkurransedokumentene og at tilbudet er utarbeidet i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med vedlegg. Videre må det bekreftes at alle forhold, krav og vilkår er akseptert. Eventuelle forbehold/avvik må klart fremgå av tilbudsskjemaet.
Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. kan medføre avvisning.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å etterspørre dokumentasjon på at etterspurte krav er oppfylt gjennom hele avtaleperioden.