Bussdepot i Vardø Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Dato: 02.05.23

Bussdepot i Vardø

Del 2 – Kontraktsgrunnlaget

Dato: 02.05.23

1	02.05.23	Tilbudsdokument	SAH	EH
Rev.	Dato:	Beskrivelse	Utarbeidet	Fagkontroll

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxx dokumenter/2302 bussdepot i vardø/tilbudsdokumenter/del 2 kontraktsgrunnlaget bussdepot vardø.docx

2023-03-02 | Side 2 av 11

Innholdsfortegnelse

A GENERELL DEL 4

B SAMARBEID 5

1. GENERELT 5

2. UTLEIERS ORIENTERINGSPLIKT 5

3. LEIETAKERS PÅVIRKNINGSADGANG 5

4. PLIKT TIL SAMARBEID OG LOJALITET 5

5. OPPFØLGINGSMØTER 5

6. UTLEIERS YTELSE 5

7. ENDRINGER 6

8. PASSIVITET 6

9. FREMDRIFTSPLAN 6

10. FERDIGSTILLELSE 6

11. OVERTAKELSE 6

12. PROSJEKTERING, RÅDGIVNING MV 6

13. FORHOLD PÅ BYGGEPLASSEN 7

C LEIEAVTALE, DRIFT OG VEDLIKEHOLD 8

D KRAV TIL BYGGEPROSESSEN 9

E FRISTER OG DAGMULKTER 11

A Generell del

A.1 INNLEDNING

Troms og Finnmark fylkeskommune (leietaker/oppdragsgiver) skal etablere nytt bussdepot i Vardø gjennom en langsiktig leiekontrakt. I denne sammenheng inviteres det til å inngi tilbud på nybygg eller ombygging/tilpasninger av eksisterende bygg med tilhørende uteområder

Nedenfor vil kontraktsmotpart tituleres utleier.

A.2 KORT OM OMFANG

Troms og Finnmark fylkeskommune ønsker å inngå en lang leieavtale på nytt bussdepot i Vardø. I denne forbindelse er det invitert til åpen tilbudskonkurranse på prosjektet. Iht. tilbudsgrunnlaget stilles det krav til den totale leveransen/bygg(ene) som skal inngå i leieavtalen. Det skal fremgå hvordan driften skal fordeles mellom leietaker og utleier.

Troms og Finnmark fylkeskommune har inngått avtale med operatør for busstjenester som anlegget vil fremleies til. Operatør vil i denne forbindelse tre inn i alle deler av driften som påhviler leietaker å drifte.

A.3 ORGANISASJON OG ENTREPRISEMODELL

A.3.1 Leietakers organisering

Rolle	Navn (firma, person)
Leietaker	Troms og Finnmark fylkeskommune
Prosjektleder (PL)	Ikke valgt, gjelder for byggeperiode/klargjøring
Operatør	Boreal

A.3.2 Utleier

Utleier skal vedlegge organisasjonsplan. Organisasjonsplanen skal vise forbindelse mellom utleier sin prosjektorganisasjon og de innleide i gjennomføringen av prosjektet.

A.4 TILBUDSGRUNNLAGET

Tilbudsgrunnlaget fra oppdragsgiver består av følgende deler: Del 1 Konkurransebeskrivelsen

Del 2 Kontraktsgrunnlaget (dette dokument) Del 3 Kravspesifikasjon

Del 4 Tilbudsskjema

Del 5 Romprogram

Del 6 Orienterende tegninger, se liste i Del 3 Vedlegg 1: Standard leieavtale (mal)

Vedlegg 2: Ansvarsfordeling drift og vedlikehold

B Samarbeid

B.1 BESTEMMELSER

Det skal etableres en samarbeidsavtale som skal gjelde i perioden fram til overlevering av bygningen og leieavtale trer i kraft. Avtalen er ment å skulle regulere forholdet mellom Utleier og hans rådgivere og entreprenører på den ene siden og leietaker med operatør med eventuelle rådgivere på den andre siden. I avtalen skal følgende inngå slik disse er beskrevet i etterfølgende punkter:

1. Generelt

Formålet med dette bilaget er å fremme samarbeidet mellom partene fra kontraktsignering og frem til overtakelse av leieobjektet. Bilaget er å anse som et tillegg til leieavtalen.

Det er utleiers ansvar at lover og forskrifter og annet regelverk følges. Eventuelle søknader om dispensasjoner som kan ha innvirkning på leieforholdet skal, før innsending av slik søknad, fremlegges overfor leietaker for skriftlig godkjennelse. Det samme forhold gjelder eventuelle avvik fra leietakers retningslinjer i avtalen.

Som generelle kontraktsbestemmelser for entreprenører gjelder NS 8407:2011 «Alminnelige kontrakts bestemmelser for totalentrepriser». Dersom prosjektet gjennomføres med mengdebeskrivelse benyttes NS 8405 «Norsk bygge- og anleggskontrakt» eller NS 8406 «Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt»,

For prosjektering og administrative tjenester skal NS 8401 Rådgivningskontrakter benyttes.

2. Utleiers orienteringsplikt

Utleier plikter å holde leietaker løpende orientert om prosjektets fremdrift fra kontraktsignering og frem til ferdigstillelse.

3. Leietakers påvirkningsadgang

Utleier plikter fortløpende under realisering av prosjektet å hensynta leietakers behov/ønsker.

Beskrivelsen av leieobjektet er ikke endelig utformet og leietaker har rett til, evt. i samarbeid med byggets arkitekt, å utarbeide en ny eller endret planløsning for hvor de enkelte funksjoner skal være plassert i bygget. Denne rett til å kreve endringer i den romplan som inngår i leieobjektet har leietaker i tiden frem til [xx.xx.2023]. Hovedtrekkene i hvert etasjeplan skal dog være definert innen den [xx.xx.2023]. Slike endringer skal ikke kunne danne grunnlag for å kreve høyere husleie eller senere ferdigstillelsestidspunkt.

Leietaker skal kunne benytte byggets arkitekt.

4. Plikt til samarbeid og lojalitet

Partene er forpliktet til å samarbeide og vise lojalitet i avtaleperioden for å sikre et best mulig resultat.

5. Oppfølgingsmøter

Det skal minimum hver 14. dag avholdes oppfølgingsmøter i utførelsestiden for leieobjektet. Utleier er ansvarlig for å innkalle leietaker til møtene.

Leietaker skal i oppfølgingsmøtene orienteres om prosjektets fremdrift, risiko, avvik og andre forhold som er relevante for avtalen.

6. Utleiers ytelse

Kontraktarbeidet skal oppfylle de krav som er angitt i avtalen. Er ikke kvalitetskrav/ funksjonskrav til materialer og utførelse angitt i avtalen, gjelder slike kvalitetskrav som er vanlig for tilsvarende arbeider.

7. Endringer

Endringer skal meldes skriftlig. Meldingen skal inneholde en spesifikasjon eller konkretisering over hvilke endringer som ønskes. Utleieren er ikke forpliktet til å utføre tilleggsarbeider som på kontraktstidspunktet fremsto som upåregnelig eller som på annen måte fremstår som urimelig hensyntatt endringens størrelse.

Utleier skal innen rimelig tid å ha mottatt en slik endringsanmodning, gi et skriftlig svar til leietaker.

Dersom endringsanmodningen medfører endrede kostnader for utleier eller

konsekvenser for fremdrift, skal utleier i sitt svar til leietaker spesifisere og dokumentere de aktuelle konsekvenser. Utleier kan ikke kreve påslag for eventuelle egne interne administrasjonskostnader.

Leietaker skal innen rimelig tid etter at utleiers svar er mottatt, meddele skriftlig til utleier om endringen ønskes gjennomført. Partene har krav på den justering av vederlaget som endringen gir grunnlag for. Dokumenterte og spesifiserte kostnader forfaller til betaling ved første leieinnbetaling. Leietaker kan allikevel velge å fordele kostnaden som en annuitet over den faste leieperioden i henhold til leiekontrakten, med tillegg av en forhåndsavtalt rentefot.

Dersom det foreligger saklig grunn, har utleier rett til å fremme endringsanmodning. Utleier må begrunne endringsanmodningen samt inkludere aktuelle konsekvenser for avtalen. Leietaker skal ta stilling til endringsanmodningen innen rimelig tid.

Dersom leietaker ikke innen rimelig tid skriftlig meddeler utleier at endringsanmodningen skal gjennomføres, skal utleier se bort fra endringsanmodningen og fortsette arbeidet med ferdigstillelse av leieobjektet i samsvar med leveringsbeskrivelsen.

Ved endringer som skyldes mangler eller utelatelser i f.eks. funksjonsbeskrivelsen, skal utleier tilstrebe å oppnå best mulig kommersielle betingelser for leietaker.

8. Passivitet

En part som ikke varsler eller svarer innen kontraktens varslingsfrister, vil kunne miste rettigheter og innsigelser.

9. Fremdriftsplan

Prosjektets fremdriftsplan frem til ferdigstillelse og oppstart leie av leieobjektet er illustrert nedenfor. [Settes inn ved kontraktsignering iht. Tilbyders fremdriftsplan, vedlegg 3]

10. Ferdigstillelse

Leieobjektet skal være ferdigstilt og klart til innflytting til følgende dato: [settes inn ved kontraktsignering iht. Tilbyders fremdriftsplan].

11. Overtakelse

Ved overtakelse skal partene foreta overtakelsesbefaring og overtakelsesprotokoll skal fylle ut og signeres.

Utleier skal samtidig overlevere oppdaterte bilag til leieavtalen, herunder oppdatert arealoversikt og tegninger.

12. Prosjektering, rådgivning mv.

12.1 Prosjektering

12.1.1 Krav til prosjekteringsfunksjonen

a) Prosjekteringen skal gjennomføres av en komplett prosjekteringsgruppe.

a) De personer som utfører prosjekteringen skal ha god kompetanse og erfaring innenfor prosjektering av bygg/anlegg av tilsvarende omfang og kompleksitet.

b) Byggherren skal ved overtakelsen ha fått overlevert FDV dokumentasjon slik det framgår av konkurransegrunnlaget. I tillegg skal det overleveres Revit- modell eller IFC-modell «som bygget» til byggherren. Det skal også overleveres komplett sett med pdf tegninger for prosjektet i «som bygget» utførelse. Kostnadene med dette skal være inkludert i tilbudet fra totalentreprenøren.

13. Forhold på byggeplassen

Det pålegges utleier å sørge for at entreprenører og underentreprenører og andre som gies adgang til byggeprosjektet følger opp forholdene rundt følgende hovedpunkter:

 Sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø

 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere

C Leieavtale, drift og vedlikehold

C.1 LEIEAVTALE

Vedlegg 1 er standard leieavtale for næringslokaler nye rehabiliterte lokaler.

Kontraktsmalen er utformet på grunnlag av «Standard leieavtale for næringslokaler (nye rehabiliterte lokaler), 7. utgave 05/22» («Meglerstandarden»), utgitt av Norsk Eiendom, Norges Eiendomsmegler- forbund og Forum for Næringsmeglere.

Xxxxx fylles ut og gjennomgås av partene ved kontraktsinngåelse.

Behandling av moms hensyntas i kontrakten i forhold til om virksomheten er registrert eller ikke i merverdiavgiftsregisteret

C.2 ANSVARSFORDELING DRIFT OG VEDLIKEHOLD

Vedlegg 2 Ansvarsfordeling drift og vedlikehold angir hvem som har ansvaret for drift og vedlikehold og hvem som skal dekke kostnadene. Begreper og definisjoner iht. Byggforskserien – 600.004 Byggforvaltning og 624.010 Livssykuskostnader for byggverk legges til grunn.

Generelt legges Byggforskserien - Byggforvaltningens «kartblad» til grunn for byggets byggforvaltning.

D Krav til byggeprosessen

D.1 ADMINISTRATIVE RUTINER FOR BYGGEPERIODEN

D.1.1 Kommunikasjon i prosjektet

Alle møtereferater, framdriftsplaner, referater og andre relevante dokumenter skal fordeles fortløpende til alle involverte parter i henhold til adresseliste i byggeperioden som varer fram til overtakelse/ibruktagelse.

All vesentlig kommunikasjon i prosjektet skal være skriftlig. Korrespondanse påføres

«Bussdepot i Vardø»

Korrespondanse til partene sendes til vedkommende sin e-postadresse, det angis hvor kopi er sendt.

D.1.2 Møter

Det skal i byggeperioden gjennomføres møter mellom leietaker og utleier. Leietaker skal ha en rett til deltakelse på alle møter som omhandler byggesaken.

D.1.3 Rapportering

Månedsrapport/sluttrapport

Utleier skal utarbeide en statusrapport for avsluttet måned. Rapporten skal gi byggherren oversikt over:

 SHA og ytre miljø (HMS) – statistikk, oppsummering av hendelser og tiltak, plan for kommende periode

 Framdriftsplan – status

D.1.4 Distribusjon av tegninger og annet arbeidsgrunnlag

Tegninger distribuerer elektronisk i byggefasen.

D.2 KVALITETSSIKRING

D.2.1 Kvalitetsplan

Utleier og engasjerte entreprenøren og prosjekterende skal utarbeide en kvalitetsplan for kontraktarbeidet.

Kvalitetsplanen skal dekke alle systematiske tiltak som er nødvendige for å sikre at kontraktens krav til rett kvalitet til rett tid med sikker utførelse tilfredsstilles. Planen skal blant annet omfatte rutiner for planlegging, utførelse, faglig kontroll, dokumentasjon, avvikshåndtering og avviksrapportering.

Kvalitetsplanen skal overleveres leietaker før oppstart.

Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert gjennom hele byggeperioden, og til enhver tid være tilgjengelig for leietaker.

D.3 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA)

D.3.1 Generelt

Utleier må utarbeidet en plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) som stiller krav til entreprenøren.

D.3.2 Koordinator for utførelsesfasen (KU) og Prosjektering (KP)

Rollen som koordinator for utførelsesfasen (KU) og prosjektering (KP) skal utleier engasjere og kontraktsfeste, avtale sendes til leietaker.

D.3.3 Hovedbedrift

Rollen som hovedbedrift iht. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (Arbeidsmiljøloven) skal fremgå av SHA-plan.

D.4 ØVRIGE KRAV TIL BYGGEPROSESSEN

D.4.1 Dokumentasjon

D.4.1.1 Generelt

All dokumentasjon skal leveres på norsk.

D.4.1.2 Dokumentasjon av byggeprosessen

Dokumentasjonen som utarbeides i løpet av byggeprosessen skal være tilgjengelig for leietaker til enhver tid.

Under arbeidets gang plikter utleier eller de han har engasjert å oversende grunnlag for prosjektering i form av profiler og måledata som anses som nødvendig for en forsvarlig prosjektering. Bilder, måledata, skisser og testresultater som utarbeides for å dokumentere utført arbeid skal fortløpende gjøres tilgjengelig for leietaker og hans kontraktsmedhjelpere.

D.4.1.3 Underlag for som bygget dokumentasjon

Entreprenøren skal levere som bygget-dokumentasjon til utleier som skal levere dette til leietaker før overlevering.

D.4.1.4 Sluttdokumentasjon/FDVU-dokumentasjon

Entreprenøren skal utarbeide FDVU-dokumentasjon iht. NS 3456 “Dokumentasjon for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) for byggverk” redigert iht. NS 3451 med følgende hovedinndeling:

A - Orientering om prosjekt og utførende

B - Drifts- og systeminformasjon med funksjonsbeskrivelser C - Tilsyns- og vedlikeholdsinformasjon med sjekklister

D - Produktblad for alt utstyr som er benyttet på anlegget E - Tegninger og skjema, “som-bygget”

Dokumentasjon skal leveres digitalisert som pdf-filer.

D.4.2 Offentlig omtale av prosjektet

All informasjon og offentlig omtale av prosjektet skal kanaliseres gjennom utleier og leietaker.

E Frister og dagmulkter

E.1 FRISTER

Det skal ved kontraktsinngåelse med entreprenør inngås en bindende avtale om overlevering som skal være døgnmulktbelagt og der det er angitt dagmulkt med 1 ‰ av kontraktssum pr. hverdag.

E.1.1 Fysiske arbeider

For leveranser av fysiske arbeider gjelder følgende frister:

Frist	Beskrivelse	Dato	Dagmulkt
1.	Overtakelse	Etter avtale	1 ‰

E.1.2 Dokumentleveranser

For dokumentleveranser på dokumenter som leveres før igangsetting av byggeperioden gjelder følgende frister:

Frist	Beskrivelse	Dato	Dagmulkt
1.	Omforente tegninger	Før oppstart	*2
2.	Detaljert fremdriftsplan	Før oppstart	*2
3.	Månedsrapporter/sluttrapport	10. i hver måned	*2
4.	Som bygget dokumentasjon	10 dager før overtakelse	5.000,- NOK
5.	FDVU-dokumentasjon, sluttdokumentasjon	Før overtakelse	1 ‰

E.2 DAGMULKTER

Se E.1 - Frister.

E.3 FRAMDRIFTSPLANLEGGING

Utleier skal sørge for at engasjerte entreprenører og rådgivere utarbeider detaljert framdriftsplan før oppstart av arbeidene.