KONKURRANSEGRUNNLAG (OVERORDNET DOKUMENT)
KONKURRANSEGRUNNLAG (OVERORDNET DOKUMENT)
Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III
Rammeavtaler for kjøp av biler til NRK 2023/1066-E
Innhold
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 4
1.3 Kontaktperson og bruk av Mercell 5
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 7
2.2 Offentlighet og taushetsplikt 7
2.4 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 8
2.8 Kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden 8
2.9 Personopplysninger/ datautvekslingsavtale 9
3. INNLEVERING AV KVALIFIKASJONANMODNING 10
4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv. 11
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 11
4.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår 12
4.6 Tekniske og merkantile kvalifikasjoner (Utvelgelseskriterier) 13
4.6.1. Leverandørens organisering – forhandlernett 13
4.6.2. Leverandørens organisering – servicenett 14
4.6.3. Tjenester som skal kunne leveres av leverandøren 15
4.6.4. Relevante leveranser og referanser 15
5. UTVELGELSE AV LEVERANDØRER 16
5.1 Gjennomføring av kvalifisering 16
5.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører 16
6. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 17
7. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING 18
7.3 Nærmere beskrivelse av segmenter og grupper 20
7.5 Generell beskrivelse av tilbudsevaluering 21
7.7 Fornyet evaluering i avtaleperioden 23
Allmennkringkasteren NRK er et statseid aksjeselskap og er en stor virksomhet med om lag
3.200 ansatte og rundt 6.2 milliarder i omsetning. NRK har en svært desentralisert organisasjon med hovedkontor på Marienlyst i Oslo og for øvrig distrikts- og lokalkontorer rundt omkring i landet.
Foruten på Marienlyst i Oslo, er NRK lokalisert i Mo i Rana med Publikumsservice, samt i Karasjok med NRK Sápmi. NRK har dessuten regionssentre, distriktskontorer og lokalkontorer spredt over hele Norge, se kart nedenfor over NRK-kontorer.
For nærmere informasjon om virksomheten vises til xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/
NRK disponerer totalt ca. 300 biler av ulike typer.
I hovedsak er dette mellomstore personbiler, flerbruksbiler, SUV og varebiler. Endringer av fremtidig modellutvalg kan forekomme.
NRK skal over til helelektrisk bilpark.
En forventet samlet årlig utskifting antas å være ca. 75 - 100 biler. Anslaget er ikke bindende.
Vedr. bestillings- og leveringsløsning
Valgt leverandør skal ha et sentralt bestillingspunkt hvor alle bestillinger skal registreres og kontrolleres opp mot avtalens betingelser og vilkår før den effektueres.
Bestilt bil skal leveres av leverandør til brukersted i NRK.
Vedr. fakturering og betaling
Faktura skal utstedes av utleverende forhandler, alternativt importør, etter at bilen er levert. De fleste biler vil bli leaset på NRKs egen leasingavtale. NRKs samarbeidspartner på leasing er for tiden Volkswagen Møller Bilfinans AS.
Betalingsbetingelser:
Netto pr 30 dager, regnet fra mottak av korrekt faktura. Forskudd utbetales ikke.
1.2 Ans kaffe ls e ns formål o g omfang
Norsk rikskringkasting AS (NRK) er eneste oppdragsgiver om denne begrensede anbudskonkurransen med prekvalifisering for nye rammeavtaler for kjøp av biler. NRK skal kun ha avtale for kjøp av fossilfrie biler i denne avtalen.
Formålet er å inngå 3 rammeavtaler med A-B-C-rangering, hvor A-leverandøren forventes å kunne dekke det aller meste av oppdragsgivers behov for biler av alle de forespurte segmenter for personbiler / grupper for vare/lastebiler. B- og C-leverandørene kan være aktuelle å kjøpe fra etter nærmere definerte regler for unntak.
Se også spesifikasjon av segmenter / grupper / vekting / evaluering i pkt. 7.4 (under). Tilbudte bilmodeller skal være tilgjengelige for bestilling ved rammeavtalestart 1.1.2024.
De nye rammeavtalene skal omfatte leveranser for dekning av behovet i 1 år, fra og med 01.01.2024 til og med 31.12.2024. Oppdragsgiver har rett til å utløse opsjon for forlengelse av rammeavtalene med inntil 1 + 1 + 1 år (totalt 4 års maksimal varighet). Ønsker oppdragsgiver å benytte retten til å utløse opsjon, må dette skriftlig meddeles leverandørene min. 3 mnd. før utløpet av gjeldende rammeavtaleperiode.
Volum antas å være 70-100 biler årlig.
Rammeavtalene kan ikke gjelde lengre enn til og med 31.12.2027.
Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 2 (Spesifikasjoner og priser).
1.3 Kontaktpe rs on og bruk av Me rce ll
Oppdragsgivers kontaktperson er:
Navn: | Xxxx Xxxx Xxxxxxxx |
Postadresse: | Norsk rikskringkasting AS, Postboks 8500, Majorstuen, 0340 Oslo |
E-post | All kommunikasjon skal skje i kommunikasjonsplattformen i Mercell |
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson.
Konkurransen administreres via Mercell.
Tilbyderne vil gjennom Mercell få tilgang til å hente dokumenter, utveksle korrespondanse og levere tilbud. For spørsmål om bruken av Xxxxxxx henvises til Mercell Support på telefon x00 00 00 00 00 / x00 00 00 00 00 eller e-post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Andre henvendelser kan ikke påregnes besvart. Forsøk på å tilegne seg informasjon eller å påvirke NRK-ansatte som er involvert i anskaffelsen vil kunne medføre avvisning.
Kontraktsperioden og opsjoner
Rammeavtalen(e) vil ha en varighet på 1 år fra kontraktsignering, med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge i ytterligere 1 + 1 + 1 år. Maksimalt kan rammeavtalen(e) gjelde i 4 år. Forventet oppstart for rammeavtalene er 1. januar 2024.
Antall leverandører
Oppdragsgiver har som formål å inngå 3 rammeavtaler med A-B-C-rangering, hvor A- leverandøren forventes å kunne dekke det aller meste av oppdragsgivers behov for biler av alle aktuelle segmenter / typer. B- og C-leverandørene kan være aktuelle å kjøpe fra etter nærmere definerte regler for unntak.
Hvis A-leverandøren ikke kan levere i henhold til de krav som settes av kjøper, vil forespørselen gå videre til B. Hvis B ikke kan levere i henhold til de krav som settes fra kjøper, vil forespørselen gå til C.
Se også pkt.4.9 i bilag 1 (rammeavtalen), om betingelser for avvik fra A-, B- eller C-leverandør.
Hvis ingen av de tre valgte leverandørene, A, B eller C, kan levere i henhold til krav, har kjøper anledning til å finne andre leverandører i markedet. Konkurranseutsetting / bestilling vil da gjøres etter regler om verdigrenser / konkurranse etc. i LOA / FOA (anskaffelsesregelverket), se pkt. 2.4.11 i bilag 1 (rammeavtalen), om dette.
Avtaletype
Rammeavtaler med flere leverandører: 3 leverandører, forutsatt at det foreligger tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører og godkjente tilbud.
Det totale antallet leverandører vil også være begrenset av antallet leverandører som er kvalifisert og invitert til å delta og levere tilbud i trinn 2.
Minikonkurranser
Dersom NRK finner det hensiktsmessig, kan man unntaksvis også iverksette minikonkurranse mellom avtalepartnerne. Se også Bilag 1 (Rammeavtale), pkt. 4.10.
Endret rangering av leverandører ved avtaleforlengelse
Reforhandling og eventuell forlengelse av avtalen vil kunne medføre endret rangering mellom avtaleleverandørene i den nye avtaleperioden. Erfaring fra avtalen, sammen med eventuelle endringer i tjenestetilbudet som har funnet sted i avtaleperioden, vil bli lagt til grunn for en eventuell revidert rangering av tilbyderne. Denne vil bli basert på de opprinnelige tildelingskriteriene. Se for øvrig kapittel 15. Avtalens varighet og opphør i bilag 1 (Rammeavtale).
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Xxxx | Xxxxxxxxxxx |
Trinn 1: | ||
Kunngjøring sendt for publisering i Mercell, Doffin og TED | 8.9.2023 | |
Frist for å stille spørsmål til konkurransens trinn 1 | 6.10.2023 | 14:00 |
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert | 11.10.2023 | 12:00 |
Trinn 2: | ||
Utsendelse av invitasjon til å levere tilbud og eventuelt oppdatert konkurransegrunnlag | 18.10.2023 | |
Frist for å stille spørsmål til konkurransens trinn 2 | 9.11.2023 | 14:00 |
Tilbudsfrist | 17.11.2023 | 12:00 |
Tilbudsåpning | 17.11.2023 | |
Forhandlinger | Uke 47 | |
Evaluering | Uke 48-49 | |
Meddelelse om resultat av konkurransen | 08.12.2023 | |
Utløp av karensperioden | 10 dager etter meddelelse | |
Avtalesignering/ Oppstartsmøte | Uke 51 | |
Vedståelsesfrist | 19.2.2024 | 16:00 |
Oppstart Avtale | 1.1.2024 |
Tabell 1 – Viktige datoer
Det gjøres oppmerksom på at noen av datoene etter tilbudsfristen kan bli endret etter nærmere informasjon til tilbyderne.
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD
2.1 Ans kaffe ls es pros edyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jfr § 13-1(2).
Denne konkurransen innledes med en kvalifiseringsfase. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert vil få anledning til å levere tilbud.
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å invitere fem leverandører til å gi tilbud. Dersom flere enn fem kvalifiserte leverandører leverer forespørsel om deltakelse til konkurransen vil oppdragsgiver velge ut blant disse leverandørene på grunnlag av utvelgelseskriteriene i pkt. 4.6.
Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1)b.
Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. FOA § 24-8(2) a.
Forhandlingene vil i hovedsak være skriftlige, eventuelt supplert med møter på MS Teams (dersom nødvendig). Det legges ikke opp til noe «final offer», men tilbyderne forhandler på opprinnelig innlevert tilbud.
2.2 Offentlighe t og taushe tsplikt
For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA §§ 7-3 og 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
For å unngå at konkurransesensitiv informasjon kommer uvedkommende i hende og således skader tilbyder, ønsker NRK at tilbyder leverer en elektronisk kopi i Mercell av tilbudet ferdig sladdet for forretningshemmeligheter (forberedt for offentliggjøring), sammen med tilbudet.
Tilsvarende forutsettes tilbyderne å håndtere tilsendt konfidensiell informasjon fra NRK i tilknytning til anskaffelsen konfidensielt, herunder ivareta både NRK og andre berørte parters konfidensialitet også etter at anskaffelsen er avsluttet.
NRK anser verditap som enhetspriser, og av den grunn gir vi adgang til å sladde disse.
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 (viktige datoer).
2.4 Oppdate ring av konkurrans eg runnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Mercell.
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig. Dette gjøres også via Mercell.
All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, herunder tilbudsdokumentene, skal være på norsk, alternativt svensk eller dansk.
Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jfr. kunngjøringen.
2.8 Kontrakts vilkår for g runnle ggende menne s ke rettighe te r i le ve randørkje de n
Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde punkt 1-4 i kontraktsvilkåret om grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden angitt bilag 5.
Kontraktsvilkåret bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv med aktsomhetsvurderinger som metode. Begge rammeverkene anbefaler aktsomhetsvurderinger som foretrukket metode for å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan virksomheter håndterer eventuell negativ påvirkning på arbeidstaker- og menneskerettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene i leverandørkjeden.
For øvrig henviser NRK til bilag 1 (Rammeavtaledokumentet), kap. 13.
2.9 Pe rs onopp lys ning e r/ datautve ks ling s avtale
Dette er en tjeneste der leverandør foruten opplysning om avtaleansvarlig(e) i NRK, ikke vil behandle personopplysninger på vegne av NRK. Det er derfor ikke behov for å signere noen databehandleravtale mellom leverandør og NRK.
Se kap. 12 i Rammeavtalen (bilag 1).
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.
3. INNLEVERING AV KVALIFIKASJONANMODNING
For å søke om deltakelse i konkurransen, må leverandører:
• Sende inn et signert prekvalifiseringsbrev som inneholder:
Fullt navn, adresse og kontaktinformasjon til leverandøren, inkludert kontaktinformasjon til tilbudsansvarlig.
Leverandørens forståelse av punkt 2.2 ovenfor om konfidensialitet og offentliggjøring.
Dokumentasjon som indikerer overholdelse av kvalifikasjonskravene i avsnitt 4.1 – 4.7 (under) er oppfylt.
• Fylle ut European Single Procurement Document (ESPD) i Mercell. ESPD er en egenerklæring om virksomhetenes økonomiske status, evner og egnethet for en offentlig anskaffelsesprosedyre. xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx
• Dersom partnere eller underleverandører er inkludert i tilbudet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, vennligst oppgi:
Informasjon om hvilke områder av anskaffelsen som skal dekkes av hovedleverandør, fellesforetaket og/eller underleverandøren
Estimert prosentandel av de totale leveransene som vil bli utført av fellesforetaket og/eller underleverandøren.
En signert forpliktelseserklæring (Vedlegg 2 til Konkurransegrunnlagsdokumentet) som sier at nødvendige ressurser fra joint venture/ underleverandør vil være tilgjengelig i hele avtalens varighet.
ESPD skal fylles ut av eventuelle underleverandører som inngår i tilbudt leveranse
Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. anskaffelsesforskriften § 24-2.
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut det integrerte ESPD skjemaet i Mercell, jf. kapittel 5 over. I tillegg ber vi om at etterspurt dokumentasjonskrav angitt under i dette kapitlet (pkt. 4.1-4.7) leveres som vedlegg i Mercell:
Krav | Dokumentasjonskrav |
Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. | • Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. • Attesten hentes inn hos Altinn. |
Tabell 2 – Skatteattest
4 .2 Le ve randøre ns re g is tre ring , autoris as xxx xx.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. |
Tabell 3 – Registrering, autorisering mv.
4 .3 Le ve randøre ns økonomis ke og finans ie lle kapas itet
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Ved tilstrekkelig kredittverdighet krever ikke NRK sikkerhetsstillelse / garantier fra morselskap / konsern. | • Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. • Økonomien vurderes ut fra en helhetsvurdering basert på følgende parametere: resultatgrad (helst over 5%), likviditetsgrad (helst over 1), soliditet (helst over 20%) og gjeldsgrad (helst under 5). • Dersom tilbyder støtter seg på morselskap eller andre, skal tilsvarende tallstørrelser samt forpliktelseserklæring (morselskapsgaranti) innleveres innen fristen som gjelder for tilbudet. |
Tabell 4 – Økonomisk og finansiell kapasitet
Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
Det er oppdragsgiver som vurderer hva som kan anses som saklig grunn.
4 .4 Krav til lønns - og arbe ids vilkår
Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112 (ref. bilag 1, rammeavtale, pkt. 9).
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal på områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale sørge for at egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle leverandørens forpliktelser under denne avtalen, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskriften som allmenngjør tariffavtalen. På områder som ikke er dekket av allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder for arbeid utført i Norge. | Oppfyllelse av leverandørens forpliktelser skal dokumenteres enten ved en egenerklæring (vedlagt forslag) eller tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser. NRK 2023-1066-E-Forplik (Er også lagt ut som separat Word-fil) |
Tabell 5 – Krav til lønns- og arbeidsvilkår
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandør skal ha en overordnet strategi og policy innenfor området bærekraft, og ha igangsatte aktiviteter for å nå disse målene. | Leverandøren bes dokumentere: • Overordnet strategi og policy innenfor området bærekraft • Beskrivelse av aktiviteter og kursing innenfor miljøledelse |
Tabell 6 – Miljøarbeid
4 .6 Te knis ke og me rkantile kvalifikas jone r (Utve lge ls es krite rie r)
4.6.1. Le ve randøre ns org anis e ring – forhandle rne tt
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha et landsdekkende forhandlernett i Norge. Oppdragsgiver vil rangere leverandørene etter grad av landsdekning, ref. kap. 5 (under). | Oversikt over godkjente forhandlere med navn og adresse |
De oppgitte forhandlere skal kunne ta imot bestilling og levere iht. eventuell rammeavtale med leverandøren. | Bekreftelse på at oppgitte forhandlere kan betjene oppdragsgiverne på rammeavtalen som beskrevet. NRK vil bare ha en bekreftelse fra tilbyder om at alle deres forhandlere kan levere. Bekreftelse fra hver enkelt forhandler er ikke nødvendig, |
Tabell 7 – Forhandlernett
Oppdragsgiver forutsetter at opplysninger om forhandlernett vil gjelde for samtlige bilmodeller
/ merker som leverandøren vil tilby, dette bes bekreftet.
Hvis det er forskjeller, enten for ulike merker eller ulike biltyper (f.eks. personbiler – vare / last), skal dette opplyses.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense leverandørens adgang til å tilby merker / modeller som vurderes som å ha for dårlig forhandlerdekning.
Dette gjelder også hvis dekningen vurderes som dårligere enn andre kvalifiserte leverandører, i tilfelle det blir aktuelt å redusere antall kvalifiserte leverandører som beskrevet i pkt. 5.1 (under).
4.6.2. Leverandørens organisering – servicenett
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha et landsdekkende servicenett i Norge. Oppdragsgiver vil rangere Leverandørene etter grad av landsdekning, ref. kap. 5 (Utvelgelse av leverandører) under. | Dokumentert oversikt over godkjente serviceverksteder med navn og adresse |
De oppgitte serviceverksteder skal kunne utføre garantireparasjoner og øvrige reparasjoner / service iht. eventuell rammeavtale med leverandøren. | Bekreftelse på at oppgitte serviceverksteder kan betjene oppdragsgiverne på rammeavtalen som beskrevet. NRK vil bare ha en bekreftelse fra tilbyder om at alle deres forhandlere kan levere. Bekreftelse fra hver enkelt forhandler er ikke nødvendig. |
Tabell 8 – Servicenett
Oppdragsgiver forutsetter at opplysninger om servicenett vil gjelde for samtlige bilmodeller / merker som leverandøren vil tilby, dette bes bekreftet.
Hvis det er forskjeller, enten for ulike merker eller ulike biltyper (f.eks. personbiler – vare / last), skal dette opplyses.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense leverandørens adgang til å tilby merker / modeller som vurderes som å ha for dårlig servicedekning
Dette gjelder også hvis dekningen vurderes som dårligere enn andre kvalifiserte leverandører, i tilfelle det blir aktuelt å redusere antall kvalifiserte leverandører som beskrevet under kap. 4.
4.6.3. Tjenester som skal kunne leveres av leverandøren
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal tilby følgende tjenester, enten som en del av egen virksomhet eller som dokumentert samarbeid med underleverandør: Ombygning av biler (se under) Fullstendig klargjøring iht. avtale (pkt. 4.2 i bilag 3) Gode rutiner for ordrebehandling, oppfølging og informasjon til bestiller. Oppdragsgiver vil rangere leverandørene etter besvarelsen av dette punktet, ref. kap 5 (Utvelgelse av leverandører) under. | Beskrivelse av leverandørens virksomhet innenfor disse tjenester. Dokumentasjon / bekreftelse fra underleverandør / samarbeidspartner. Beskrivelse av ordrerutiner. Beskrivelse av øvrige tjenester som leverandøren tilbyr og som kan vurderes som interessante for oppdragsgiverne. |
Tabell 9 – Obligatoriske tjenester
Med ombygning av biler menes:
• Ombygning til lettere produksjonsbiler, f.eks. montering av 220V inverter, festeplater for kamera / stativer etc.
Merk at besvarelsen her ikke skal inneholde konkrete tilbud / priser på slikt utstyr eller slike tjenester, det skal bare informeres om hvilke muligheter som finnes og hvilke underleverandører som benyttes.
4.6.4. Relevante leveranser og referanser
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring fra rammeavtaler med store, profesjonelle kunder/kundegrupper Oppdragsgiver vil rangere leverandørene etter besvarelsen av dette punktet, ref. kap. 5 (Utvelgelse av leverandører) under. | Oppgi min. 3 referanser for tilsvarende rammeavtaler eller større leveranser de siste 2 år. Referanser skal som et minimum beskrives med følgende informasjon: • Kundens navn samt kort informasjon om kunden, • Kontaktinformasjon hos kunden; navn, stilling, e-post og telefon • Beskrivelse av leveransene: Type biler, omfang etc. • Tidsrom og varighet • Omfang / verdi. |
Tabell 10 – Referanser
5. UTVELGELSE AV LEVERANDØRER
5.1 Gje nnomføring av kvalifis e ring
Blant de kvalifiserte leverandørene som oppfyller alle kvalifikasjonskravene, vil fem leverandører bli invitert ut til å delta videre i trinn 2 i konkurransen og følgelig få mulighet til å inngi tilbud.
Dersom flere enn fem kvalifiserte leverandører leverer forespørsel om deltakelse til konkurransen vil utvelgelsen gjøres ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller følgende kvalifikasjonskrav:
4.6.1. Leverandørens organisering - forhandlernett (vektes 10%)
4.6.2. Leverandørens organisering - servicenett (vektes 30%)
4.6.3. Tjenester som skal kunne leveres av leverandøren (vektes 40%)
4.6.4. Relevante leveranser og referanser (vektes 20%)
For leverandører som har mange bilmerker med ulik dekning av forhandlere / serviceverksteder, vil oppdragsgiver gjøre en vurdering av hvilke bilmerker som ansees som mest aktuelle for en fremtidig rammeavtale.
5.2 Medde le ls e om valg av kvalifis e rte le ve randører
Oppdragsgiveren informerer leverandøren skriftlig dersom forespørselen om å delta blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen.
Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandøren ikke anses som kvalifisert, evt. hvorfor leverandøren ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden.
Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. I så tilfelle har oppdragsgiver adgang til å utvide antall kvalifiserte leverandører tilsvarende.
6. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
Tilbud med alle vedlegg skal leveres elektronisk via Mercell.
Vær oppmerksom på at anbudsportalen stenger ved leveringsfrist. Leverandørene anbefales derfor å beregne god tid til opplasting av tilbudet i Mercell.
Merk at et tilbud som allerede er levert, kan endres helt frem til tilbudsfristen ved bruk av funksjonen «Gi nytt tilbud», se brukerveiledningen i denne lenken:
xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0/xxxxxxx/000000000?xxxx- 1663628074
Tilbudet skal leveres etter den utforming det elektroniske systemet for innlevering angir.
Xxxxxxxx er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.
Tilbudet utformes med denne disposisjonen:
• Utfylt og signert skjema "Tilbud" i kapitel 9 (under), eventuelt tilbudsbrev. Skjema/tilbudsbrev Skjemaet skal signeres av bemyndiget person til å forplikte tilbyder. Skjema/tilbudsbrev må minimum inneholde følgende:
- Kort beskrivelse av virksomhetens historikk, forretningsidé og kjernekompetanse relatert til de tjenestekategorier som omfattes av tilbudet samt kort beskrivelse av dagens virksomhet, virksomhetsområder og markeder.
- En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til rammeavtalen og spesielle kontraktsvilkår (inkludert bilag 5 - «Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden»). Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlag med bilag må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget.
- Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.
- Eventuell kommentar om konfidensialitet, se pkt. 2.2 (over i dette dokumentet)
- Eventuell forpliktelseserklæring (ref. pkt. 4.3)
- Egenerklæring eller tilsvarende dokumentasjon vedrørende lønns- og arbeidsvilkår (ref. pkt. 4.4).
• Leverandørens spesifikasjon av tilbudte ytelser. Ytelsene skal prises iht. de bestemmelser som fremgår. Konkurransegrunnlagets bilag 3 og 4 (eventuelle informasjon merket som angitt i bilag 2), skal fylles ut og legges ved tilbudet. Informasjon som etterspørres i dokumentet skal settes inn løpende i teksten.
• Det skal leveres pdf-versjoner av alle sladdede tilbudsfiler, også av filer hvor
leverandøren ikke har sladdet informasjon (ref. punkt 2.2).
7. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING
Mottatte tilbud vil bli evaluert i overensstemmelse med de bestemmelser, krav og kriterier som fremkommer i Kapittel 7.1 til 7.4 nedenfor.
Vesentlige forbehold til kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget kan føre til avvisning av tilbudet.
Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver plikt til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud.
NRK forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Kriterium | Vekt | Dokumentasjons-krav |
1. Produktutvalg, ref. Tilbuds - Evalueringsskjema: Segment - Personbiler: Karosserivarianter: Sedan / combi / stasjonsvogn/ SUV Antall modeller / merker som tilbys innenfor hvert segment. Gruppe - Varebiler: Karosserivarianter: Skyvedør begge sider i varerom, side- / topphengslet bakdør, Minstekrav til tilhengerkapasitet (vekt) Antall modeller / merker som tilbys innenfor hver gruppe. Mulige karosserikombinasjoner med eller uten 4x4. MERK: Som det fremgår av tilbuds-/eval.skjema, vil modeller med mange avkrysninger få høy score på produktutvalg. Tilbydere bør derfor ikke tilby flere merker / modeller enn det som er optimalt for å dekke produktegenskapene, altså tilby de merker / modeller som kan leveres i flest varianter. Tilbydere som ikke har biler i en eller flere kategorier/ grupper, vil ikke bli avvist, men ikke få uttelling i aktuelle kategorier/ grupper. | 20% | Utfylling av relevante kolonner bilag 4, arkfanene; «Segment - Personbiler» og «Gruppe 1- Varebiler» |
2. Økonomi, ref. Tilbuds - Evalueringsskjema Leverandøren skal skrive inn tallgrunnlag for beregning av månedlig verditap, inkl. mva spesifikasjon, for den økonomisk mest gunstige modellvarianten av hvert merke / modell som tilbys i hvert segment / hver gruppe. Verditapet skal beregnes ut fra 3 år / 60.000 km. (Se formel i regnearket) (Oppdragsgiver er kjent med reglene for leasing, men velger likevel å bruke 3 år / 60.000 km som referanse og grunnlag for evalueringen) | 30 % | Utfylling av bilag 4, arkfanene; «Priser Segment - Personbiler» og «Priser Gruppe 1- Varebiler» |
3. Energi (Forbruk, rekkevidde, ladehastighet) | 40% | Utfylling av relevant kolonner bilag 4, arkfanene; «Segment - Personbiler» og «Gruppe - Varebiler» |
4. Sikkerhet, ref. Tilbuds - Evalueringsskjema Kryss av for alle sikkerhetsdetaljer som kan leveres på biler av det aktuelle merke / modell. Det er tillatt å sette opp alternative tilsvarende sikkerhetsdetaljer hvis betegnelser som er brukt, bare gjelder for enkelte bilmerker. Passiv sikkerhet er ivaretatt ved EuroNCAP-kravet. Det vil derfor bli lagt vekt på øvrige, ekstra elementer som bidrar til aktiv sikkerhet. | 10% | Utfylling av relevante kolonner bilag 4, arkfanene; «Segment - Personbiler» og «Gruppe - Varebiler» |
Tabell 11 – Tildelingskriterier
Dersom det avdekkes vesentlige forskjeller mellom tilbydernes besvarelse av bilag 3 (Spesifikasjon og prising av ytelse), vil det bli brukt som en del av evalueringen, som underkriterier på de hovedkriterier hvor det hører til.
7.3 Næ rme re bes krive ls e av s e gmente r og g rupper
Segmenter, personbiler (basert på OFVs inndeling):
Merk at OFV ikke bruker bokstavene, bare navnet på segmentene.
Segmentene H og I er også delt opp av oppdragsgiver for å skille bedre på ulike biltyper.
Segment B: Småbiler
Segment C: Kompakte biler (Kompaktklassen) Segment D: Mellomstore biler (Mellomklassen/ SUV) Segment E: Store biler
Segment H: Flerbruksbiler – opp til 5 seter
(større flerbruksbiler)
Segment H: Flerbruksbiler – mellom 6-9 seter
(større flerbruksbiler)
Hvis det er avvik mellom OFVs segmentplassering og det som leverandøren mener er riktig, eller hvis den aktuelle modellen ikke har noen segmentplassering i den vedlagte listen fra OFV, må dette begrunnes / dokumenteres særskilt i tilbudet.
Oppdragsgiver kan endre den oppførte segmentplasseringen for tilbudte modeller der denne er åpenbart feil og det ikke er tvil om hva som er riktig.
Grupper, varebiler (egendefinerte grupper):
Gruppe 1: Små varebiler ca. 3-4 m3 Gruppe 3: Mellomstore varebiler ca. 6-7 m3
Gruppe 6: Store varebiler ca. 12-14 m3 < 5 tonn
Leverandøren må angi hvilken gruppe bilmodellen tilhører, ut fra lastevolum som over. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til fritt å bestemme gruppetilhørighet for tilbudte modeller. Her kan samme modell plasseres og evalueres i flere grupper der det passer med utvalget av modeller som kan leveres.
Den totale evalueringen vektes iht. forventet kjøp totalt sett, fordelt prosentvis for de ulike segmenter for personbiler og grupper for varebiler:
Segmenter, personbiler (basert på OFVs inndeling):
Segment B: Småbiler: 1%
Segment C: Kompakte biler (Kompaktklassen): 30% Segment D: Mellomstore biler (Mellomklassen): 1% Segment D: Mellomstore biler (SUV): 45%
Segment E: Store biler: 1%
Segment H: Flerbruksbiler –flerbruksbiler opp til 5 setere: 15% Segment H: Flerbruksbiler – fra 6-9 seter: 5%
Grupper, varebiler (egendefinerte grupper):
Gruppe 1: Små varebiler ca. 3-4 m3: 50%
Gruppe 3: Mellomstore varebiler ca. 6-7 m3: 20%
Gruppe 6: Store varebiler ca. 12-14 m3 < 5 tonn: 30%
Totalt i den endelige evalueringen vektes personbiler med 75% og varebiler med 25%
Oppdragsgiver vil evaluere de kvalifiserte tilbudene innenfor hvert av de ulike segmenter / grupper og rangere disse etter kriterier / vekting som i tabellen over.
Den leverandør som oppnår høyest poengsum totalt i den endelige evalueringen, vil bli A-leverandør, nest best blir B-leverandør og tredje best blir C-leverandør.
7.5 Gene re ll bes krive ls e av tilbuds e value ring
Evalueringen er gjort i henhold til det som er beskrevet i pkt. 7.1-7.4 (over i Konkurransegrunnlagsdokumentet).
Her følger en utdypende beskrivelse:
Det vil bli foretatt en isolert evaluering av hvert segment / hver gruppe på alle tildelingskriterier. Tilbydere som ikke hadde tilbudt noen modell i enkelte segmenter / enkelte grupper, får ikke uttelling der de ikke hadde tilbudt noe.
Hvert segment / hver gruppe vil bli vektet mot hverandre iht. vektingsmatrise som angitt i pkt.
7.3 (over).
Det ble benyttet en «intern referanseramme», og på hvert enkelt tildelingskriterium vil derfor beste tilbyders poengsum justert opp til maksimal score (10 poeng) og øvrige tilbyderes poengsum ble justert tilsvarende i forhold til beste tilbyder (forholdsmessig modell). Oppnådd karakter vil deretter bli multiplisert med vektingen til hvert enkelt tildelingskriterium som vil bli summert sammen og utgjøre den enkelte tilbyders samlede vektede poengsum.
Informasjon om NRKs evaluering på hvert av hovedkriteriene:
• Hovedkriterium 1: Produktutvalg 20 % = 2,00 vektede poeng maks.
Iht. tilbuds-/eval.skjema, får modeller med mange avkrysninger høy score på produktutvalg. Tilbydere blir derfor rådet til ikke å tilby flere merker / modeller enn det som
er optimalt for å dekke produktegenskapene, altså bare tilby de merker / modeller som kan leveres i flest varianter.
Poengene blir fordelt slik at den tilbyder / modell som innenfor det aktuelle segmentet / den aktuelle gruppen, får det største antall avkrysninger samlet for de oppførte underkriteriene (karosserivarianter for personbiler og karosserivarianter samt krav til vektkapasitet – tilhenger for varebiler) får 10 poeng på dette kriteriet, altså at hvert kryss teller like mye.
For bilmodeller som har færre avkrysninger enn den beste i det aktuelle segmentet / den aktuelle gruppen, er avvik fra maks. 10 poeng regnet om til lavere relativ poengscore etter en forholdsvis modell.
• Hovedkriterium 2: Økonomi 30 % = 3,00 vektede poeng maks.
Her er beløpet for månedlig verditap brukt i evalueringen. Modellen med lavest beløp i hvert segment / gruppe får 10 poeng, de øvrige får fradrag i poeng etter hvor stort avvik det er fra det laveste.
• Hovedkriterium 3: Energi 40 % = 4,00 vektede poeng maks. Vekt på underkriterier blir; Forbruk (5%), Rekkevidde (20%) og Ladehastighet (15%) av hovedkriteriet. Den tilbyder som samlet sette er best på dette hovedkriterium, får 10 poeng. Andre tilbydere får sine poengsummer justert tilsvarende.
• Hovedkriterium 4: Sikkerhet 10 % = 1,00 vektede poeng maks.
Antall avkrysninger er evaluert på tilsvarende måte som beskrevet for produktutvalg og utslippsverdier/miljø over.
Modellen med flest avkrysninger i hvert segment / gruppe får 10 poeng, de øvrige får et relativt fradrag i poeng.
Endringer av opplysninger i tilbud:
Iht. FOA § 23-5 skal oppdragsgiver rette åpenbare feil i tilbudet dersom det er utvilsomt hvordan feilen kan rettes. Dette vil bli gjort i enkelte tilfeller / enkelte tilbud.
Xxxx at oppdragsgiver generelt ikke vil rettet mulige feil og mangler i opplysninger om tilbudte bilmodeller, dette er tilbyders ansvar.
Eneste unntak fra dette vil være der hvor slike feil kan føre til at resultatet av evalueringen urettmessig blir for godt for tilbyder, sammenlignet med konkurrentene. Det må også være
«utvilsomt hvordan feilen kan rettes», som tidligere spesifisert. Ellers har oppdragsgiver ikke adgang til å rette mulige feil i tilbud, heller ikke å spørre tilbyder om hva som er korrekt.
Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
Forhandlingene vil i hovedsak være skriftlige, eventuelt supplert med møter på MS Teams (dersom nødvendig). Det legges ikke opp til noe «final offer», men tilbyderne forhandler på opprinnelig innlevert tilbud.
7.7 Fornye t e value ring i avtale pe rioden
Da rammeavtalene omfatter produkter som i avtaleperioden vil variere når det gjelder priser, produktutvalg og sortiment, kan oppdragsgiver når som helst i rammeavtaleperioden verifisere resultatet av den opprinnelige tilbudsevalueringen ut fra de samme tildelingskriteriene når det vurderes som nødvendig.
Resultat av en slik fornyet evaluering kan være at rekkefølgen mellom de opprinnelige A-, B-, og C-leverandører blir endret frem til neste evaluering.
Se pkt. 4.13 i bilag 1 (Rammeavtaledokument).
• Konkurransegrunnlagsdokument (dette dokumentet) med vedlegg 1-3
• Bilag 1 - Rammeavtale
• Bilag 2 - Endringer i rammeavtaleteksten
• Bilag 3 - Spesifikasjon og prising av ytelse (besvart) med vedlegg
• Bilag 4 - Tilbuds- og evalueringsskjema
• Bilag 5 - Kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden
• Bilag 6 - NRKs alminnelige kjøpsbetingelse
Leverandøren skal lagre denne siden som et eget dokument, fylle ut og levere dette skjemaet sammen med tilbudet sitt. Skjemaet skal signeres av person som er bemyndiget til å forplikte tilbyder. Hvis det ikke fremgår av firmaattesten at vedkommende har slik myndighet, ber vi om at det gis en egen redegjørelse for dette.
Alternativt kan leverandøren legge ved et tilbudsbrev med samme informasjon.
Firmanavn: | |||
Org.nummer: | |||
Postadresse: | |||
Besøksadresse: | |||
Telefonnummer: | |||
Kontaktperson: | |||
Telefonnummer: | Mobilnummer: | ||
E-postadresse: | |||
Overnevnte leverandør forespør med dette om deltakelse i konkurransen.
Vi aksepterer vilkår i konkurransegrunnlaget, utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår.
Vi vedstår oss vårt tilbud til den dato som er angitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet kan aksepteres av oppdragsgiver når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen.
Eventuelle forbehold må fremkomme og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Se kapitel 7.1 om avvisning av tilbud.
<Eventuelle kommentarer fra Leverandøren>
Sted | Dato | Underskrift |
Navn med blokkbokstaver |