Avtale om vertskommunesamarbeid IT
Avtale om vertskommunesamarbeid IT
Vestre Varanger IT – Oarje Várjjat IT
Versjon | Dato | Hvem | Hva |
0.90 | 2022-02-14 | Xxxxxxx Xxxxxxx | Leveranse styringsgruppe |
1.0 | 2022-05-25 | Xxxxxxx Xxxxxxx | Til formannskapene for vedtak, siste korr i felles formannskap 24/5 |
1.1 | 2022-05-25 | Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxx omplassering i pkt 2.3 ref felles formannskap 24/5, Opprinnelig dok sendt FSK Tana oppdateres. |
Innhold
3
3
2.2 Deltakerkommunenes ansvar 4
2.2.2 Øvrig ansvar for deltakerkommunene 4
3 Styring – hvordan vi skal gjøre det
5
6
4.2 Innskudd, lån og investeringer 7
5 Ikrafttredelse, endring og opphør
8
5.1 Inntreden, opphør og uttreden 8
5.5 Kommunestyrets godkjenning 9
1 AVTALE
Det etableres avtale om administrativt styrt vertskommunesamarbeid for IT tjenester (heretter kalt virksomheten), etter instruks fra kommunestyrene i deltakerkommunene og kommuneloven §20-2 som følger:
a. Deltakere i samarbeidet er kommunene Berlevåg, Båtsfjord, Nesseby og Tana.
b. Nesseby er vertskommune.
c. Samarbeidet får ansvar for ansvar for drift og vedlikehold av IT systemer i deltakerkommunene. Ansvaret detaljeres i tjenestekatalog som er vedlegg til samarbeidsavtalen.
d. Samarbeidet etableres 1. juli 2022 og for øvrig som beskrevet under avsnitt 5 i denne avtalen.
e. Vertskommunen skal underrette deltakerkommunene om budsjettvedtak, endringer i tjenesteavtale, finansieringsplan, samt årlig rapport om virksomheten.
f. Det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene skal foregå som beskrevet i avsnitt 4 i denne avtalen.
g. Deltakerne kan tre ut av samarbeidet som beskrevet i avsnitt 5 i denne avtalen.
h. Samarbeidet kan oppløses som beskrevet i avsnitt 5 i denne avtalen.
i. Virksomhetens navn er Vestre Varanger IT – Oarje Várjjat IT. Vertskommunen orienterer statsforvalteren om at samarbeidet er opprettet.
Samarbeidets formål er å etablere en IT-tjeneste med samt økt kvalitet og robusthet. Samarbeidet vil være førende for den langsiktige forpliktelsen for de deltagende kommunene, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Samarbeidet bidrar til:
- kostnadseffektivt og nyskapende IT funksjon basert på likeverdig samarbeid mellom deltakerkommunene.
- økt sikkerhet
- utvikling av fagmiljø og tilhørighet
- bedret kompetanse og kvalitetsutvikling
- beholde og rekruttere ansatte
- standardisering og konsolidering av løsninger
Samarbeidet er del av kommunesamarbeidet i Vestre Varanger vedtatt i kommunestyrene som politisk sak 6/21 i Berlevåg, 3/21 i Båtsfjord, 2/21 i Nesseby og 4/2021 i Tana. Avtalen finnes som arkivsak 20/981 i Berlevåg, 2022/158 i Båtsfjord, 2022/217 i Nesseby og 2022/159 i Tana.
2 ANSVAR
2.1 VERTSKOMMUNENS ANSVAR
Vertskommunens ansvar er å tilby og legge til rette for kvalitet i tjenesten. Tjenesten tilrettelegges og ledes som nærmere beskrevet i punkt 3.1.
Vertskommunen skal bistå deltakerkommunene ved å etablere Vestre Varanger IT – Oarje Várjjat IT som felles tjeneste for kommunene Berlevåg, Tana, Nesseby og Båtsfjord og levere IT tjenester i henhold til tjenesteavtale etter denne avtalen.
2.2 DELTAKERKOMMUNENES ANSVAR
Deltakerkommunens ansvar er delegasjon, lokal planlegging, vurdering av tjenestenivå og tilgjengeliggjøring av lokaler og utstyr for stedlige ansatte.
Deltakerkommunene skal delegere sin kompetanse til vertskommunen til å treffe vedtak i enkeltsaker, samt oppdatere eget delegasjonsreglement. Virksomhetens behov for delegasjoner vedlikeholdes av virksomheten i tjenesteavtalen.
2.2.2 Øvrig ansvar for deltakerkommunene
Deltakerkommunen har videre ansvar for
- bestemme nivået på tjenesteinnholdet i den enkelte deltakerkommunen eller tjenester direkte rettet mot innbyggere i den enkelte deltakerkommunen.
- stille til disposisjon lokaler og fasiliteter for stedlige ansatte
- HMS ansvar og ansvar for tilrettelegging for stedlige ansatte med særlige behov.
- godkjenne virksomheten som databehandler på systemer der kommunen er behandlingsansvarlig gjennom databehandleravtaler jfr personopplysningsloven
- føre tilsyn med det kommunen etter lov har ansvar for, for eksempel økonomi og internkontroll.
2.3 PERSONAL
Virksomheten overtar arbeidsgiveransvar for eksisterende ansatte IT tjenesten i Berlevåg, Båtsfjord og Tana etter arbeidsmiljøloven kapittel 16 om virksomhetsoverdragelse.
Betingelser og rettigheter for de ansatte videreføres som de er i dag.
Oppmøtested for den enkelte ansatte bestemmes av nærmeste leder med unntak for personell ansatt i virksomheten ved etablering, som har anledning til å velge oppmøtested der de har det ved samarbeidets etablering.
Ved etablering av samarbeidet, må det sikres lik praksis gjeldende for personalregler, overtid, reise, oppfølging, vaktordning, permisjon, osv.
Ansatte må påregne å utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov.
Vertskommunen har ansvar for tilsettinger. Virksomhetens bemanning beskrives i bemanningsplan som er del av virksomhetsplanen. Ved nyansettelser skal behovet for lokal tilstedeværelse vurderes, dernest ønsker om å styrke ressursene i virksomheten som helhet.
Ved inntreden, oppløsning og uttreden har ansatte rettigheter som beskrevet i kapittel 5 i denne avtalen.
Ved omplassering av helsemessige årsaker har den ansatte fortrinnsrett til stilling i hjemkommunen. Hvis det for øvrig oppstår behov for omplassering skal omplassering søkes gjort i hjemkommunen.
3 STYRING – HVORDAN VI SKAL GJØRE DET
3.1 VIRKSOMHETSPLAN
Virksomheten skal styres etter en virksomhetsplan. Planen inneholder typisk
- virksomhetens formål
- evaluering av året som har gått med situasjonsanalyse
- styringsmål basert på overordnede mål
- strategiske valg for kommende år
- tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder
o bemanning og kompetanse
o forventet ressursinnsats
Virksomheten utarbeider virksomhetsplanen. Planen godkjennes av vertskommunen.
3.2 TJENESTEAVTALE
Tjenestene knyttet til virksomheten detaljeres i tjenesteavtale som vedlikeholdes av virksomheten. Tjenesteavtalen beskriver
- innholdet i tjenesten.
- annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m.
Vedtak som treffes i vertskommunen som har innvirkning på tjenesteleveransene fra virksomheten, skal drøftes med kommunedirektørene i samarbeidskommunene før vedtak fattes, og innarbeides i tjenesteavtalen.
Virksomheten utarbeider tjenesteavtalen. Avtalen godkjennes av vertskommunen.
3.3 KOMMUNEDIREKTØRFORUM
Kommunedirektøren i vertskommunen oppretter et kommunedirektørforum sammensatt av kommunedirektørene i samarbeidskommunene. Forumet ledes av kommunedirektøren i vertskommunen og har en rådgivende og koordinerende rolle.
3.4 RAPPORTERING
Kommunedirektøren i vertskommunen rapporterer om virksomheten til kommunestyrene i samarbeidet i forbindelse med budsjettprosess, tertialrapport og årsavslutning.
3.5 VIRKSOMHETSLEDER
Virksomheten ledes av en virksomhetsleder som delegeres ansvar for tjenesten, personal og økonomi. Leder tilsettes av kommunedirektør i vertskommunen. Leders tittel fastsettes av vertskommunen. Xxxxx rapporterer til kommunedirektøren i vertskommunen eller den kommunedirektøren delegerer dette til.
3.6 POLITISK MEDVIRKNING
Virksomheten kommuniserer mot politisk nivå ved redegjørelse i budsjett og årsavslutning. Virksomhetsleder møter for redegjørelse på forespørsel fra aktuelle utvalg i deltakerkommunene.
3.7 KLAGE
I vedtak som kan påklages etter forvaltningslovens § 28 første ledd, er klageinstansen den kommunen som har delegert myndigheten. Administrasjonen i vertskommunen er da underinstans etter forvaltningslovens § 33 andre ledd, jfr. kommuneloven § 20-5. Klagesaker som gjelder innfordring, behandles etter reglene i tvangsfullbyrdelsesloven § 5-16.
3.8 ENERETT
Virksomheten har enerett til å levere tjenestene beskrevet i tjenesteavtalen til samarbeidskommunene.
3.9 EVALUERING
Med bakgrunn i formålet i denne avtalen skal vertskommunen legge opp til en overordnet gjennomgang og drøfting av tjenesten innen ett år etter at nytt kommunestyre tiltrer.
4 ØKONOMI
4.1 PLAN FOR KOSTNADSDELING
Vertskommunens kostnader til tjenesten finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene.
Det skilles mellom felleskostnader for samarbeidet og særkostnader for kommuner og virksomheter. Felleskostnader er kostnader som går med til drift av tjenesten – lønn, transport, kontor, osv.
Særkostnader er direkte kostnader som ikke omhandler alle kommune eller virksomhetene. Budsjetterte felleskostnader fordeles mellom kommunene etter en fordelingsnøkkel med:
- 40% av kostnad som grunnandel som deles likt mellom kommunene.
- 60% av kostnad som variabel andel som fordeles etter antall innbyggere avrundet til hel prosent1.
Budsjettert felleskostnad faktureres av vertskommunen a-konto halvårlig. Endelig felleskostnad avregnes og faktureres ved årsavslutning.
Særkostnader faktureres fortløpende etter gjeldende regnskapspraksis. Hva som er særkostnader detaljeres i tjenesteavtalen.
Innbyggerandel justeres tilsvarende kommunaldepartementets beregning av rammetilskudd ved å benytte SSB sine tall for innbyggere pr. 1. juli foregående år.
4.2 INNSKUDD, LÅN OG INVESTERINGER
Virksomheten har ikke anledning til å ta opp lån eller gjøre kapitalinvesteringer. Ved behov for dette skal de enkelte kommunene selv gjøre vedtak.
Eksisterende utstyr og avtaler knyttet til drift av tjenesten, overdras til vertskommunen ved etablering. Dette inkluderer felles infrastruktur samt leasingavtaler og lisenser på dette, samt personlig utstyr som telefon og PC for ansatte i tjenesten.
4.3 BUDSJETT
Budsjettet for virksomheten utarbeides av virksomheten og legges fram for kommunedirektørforumet. I budsjettet inngår hovedpostene lønn, øvrige driftskostnader og fellesenhetens del av vertskommunens administrative felleskostnader. Det skal utarbeides et driftsbudsjett som er godkjent av alle kommunene ved oppstart av samarbeidet. Ønske om endringer for neste budsjettår tas opp med samarbeidskommunene innen 1. september.
Det er vertskommunen som har det daglige ansvaret for tjenesteproduksjonen og partene i avtalen er enige om at budsjettvedtaket i vertskommunen vil være førende for samarbeidskommunenes vedtatte budsjett. Evt. avvikende endelig budsjettvedtak i samarbeidskommunen vil anses som en uenighet mellom partene om inngått avtale og vil kunne medføre oppsigelse av avtalen for denne kommunen.
4.4 REGNSKAP
Regnskap for virksomheten føres i vertskommunens regnskap.
4.5 OVERGANGSORDNING
Det etableres en overgangsordning på tre år for å utjevne budsjetteffekten av ny finansieringsmodell.
1 For 2022 utgjør innbyggerandelen Berlevåg 13%, Tana 42 %, Nesseby 13 %, Båtsfjord 32 %.
5 Ikrafttredelse, endring og opphør
Avtalen trer i kraft som beskrevet i avsnitt 1Feil! Fant ikke referansekilden. over og oppgaver og myndighet overføres fra denne dato. Avtalen er uoppsigelig fram til 1. januar 2026. Etter dette varer avtalen inntil videre.
5.1 INNTREDEN, OPPHØR OG UTTREDEN
Samarbeidet etableres med Berlevåg, Båtsfjord, Nesseby og Tana som deltakerkommuner. Samarbeidet kan ta opp andre kommuner som deltakere. Opptak av nye kommuner krever enstemmighet blant deltakerkommunene. Ved inntreden ivaretas ansattes rettigheter etter bestemmelsene i AML og Hovedavtalen. For eksisterende ansatte videreføres pensjonsavtaler og kollektivt og personlig fremforhandlede rettigheter.
Dersom deltakerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. Kommuneloven § 20-8. De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtalen, tilbakeføres ved oppløsning til deltakerkommunene etter samme fordelingsnøkkel som er etablert for deling av kostnader. Ansatte gis tilbud om arbeid i kommunen de har sitt oppmøtested.
Betingelser fra virksomheten videreføres.
Deltakerkommunene kan fra og med 1. jan 2026 med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet, jf. kommuneloven § 20-8. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden er mottatt av vertskommunen. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtalen, tilhører samarbeidet. Kommunen som trer ut kan forhandle om å overta eiendeler fra samarbeidet. Kommunen som trer ut plikter å gi tilbud om stilling til ansatte som har oppmøtested i denne kommunen.
5.2 ENDRING AV AVTALEN
Denne avtalen kan endres dersom en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Prinsipielle endringer av avtalen drøftes i kommunedirektørforumet før oversendelse til den enkelte deltakerkommune for vedtak.
Ikke-prinsipielle endringer som har innvirkning på tjenesteleveransene fra virksomheten, samt endringer som følge av regulatoriske endringer drøftes i kommunedirektørforumet før vedtak fattes, og innarbeides i tjenesteavtalen.
5.3 MISLIGHOLD
Dersom en av samarbeidskommunene vesentlig misligholder sin forpliktelse etter denne avtalen, åpner dette for at de andre kommunene kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning.
5.4 TVISTER
Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting.
5.5 KOMMUNESTYRETS GODKJENNING
Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. Kommuneloven kapittel 20 § 20-4, 1. ledd.
Denne avtalen er utstedt og undertegnet i fire eksemplarer, hvorav partene beholder ett eksemplar hver.
Berlevåg, 1/7-2022 Tana, 1/7 -2022
………………………………………. ………………………………….
Xxxx Xxxxxxxx/ordfører Xxxxx Xxxxxxxx/ordfører
Nesseby, 1/7-2022 Båtsfjord, 1/7-2022
…………………………………….. ……………………………………
Knut Store/ordfører Xxxx Xxxxxxx/ordfører