Konkurransegrunnlag - Vedlikeholdstjenester på gravsteder
Konkurransegrunnlag - Vedlikeholdstjenester på gravsteder
Innholdsfortegnelse
1.1 Kort om Sandefjord kommune
1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov
1.2.3 Definisjoner og begreper
1.2.4 Arbeidsbeskrivelse/instruks
1.2.5 Arbeidsbeskrivelse/instruks - montering av nedgravingskasse for selvvanning
1.4 Avtalens varighet og antall leverandører
1.4.2 Antall leverandører/Deltilbud
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD
2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlag
2.3 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon
2.9 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode 3 KVALIFIKASJONSKRAV
3.2 Følgende krav stilles til leverandørens kvalifikasjoner
3.3 Støtte fra andre virksomheter
3.4 Avvisning – nasjonale avvisningskrav 4 KONTRAKTSKRAV
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
6.2 Elektronisk signatur ved innlevering
6.3 Tilbudets utforming ved levering
7 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
1.1 Kort om Sandefjord kommune
1. januar 2017 ble kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord slått sammen til én kommune. Sandefjord kommune har ca. 62 000 innbyggere. Du finner mer om kommunen på
1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov
Sandefjord kommune ønsker å etablere avtale på vedlikeholdstjenester av gravsteder på gravplasser i Sandefjord kommune.
Gravplassene skal fremstå som verdige minnesteder og godt vedlikehold av gravsteder er et element for å oppnå dette.
Vedlikeholdet omfatter i størrelsesorden ca. 3 100 gravsteder, fordelt på gravlundene Orelund og Ekeberg i Sandefjord og kirkegårdene Sandar, Sandefjord, Stokke (øvre og nedre), Skjee, Arnadal, Kodal, Andebu og Høyjord.
Det tas forbehold om budsjettmessig dekning før konkurransen sluttføres og avtale inngås. Dersom innkomne tilbud overskrider kommunens budsjett, tas det forbehold om at kommunen vil kunne avlyse konkurransen.
Det er i dag ikke nedgravningskasser for selvvanning montert på gravstedene. Det skal i løpet av kontraktsperioden tas i bruk nedgravningskasser for selvvanning på alle gravstedene med stellavtale. jfr. pkt. 1.2.5
Anskaffelsen vil bli delt inn i 2 roder hvor det vil bli inngått en avtale pr. rode.
Rode 1
Orelund, Ekeberg, Sandefjord og Sandar (i størrelsesorden ca. 2 920 stellavtaler)
Rode 2
Arnadal, Andebu, Høyjord, Kodal, Skjee, Stokke nedre og Stokke øvre (i størrelsesorden ca. 180 stellavtaler)
Antall stellavtaler kan variere i avtaleperioden. Det ovenstående antall for gravsteder med stellavtale er basert på tall fra 2021.
Innføring av nedgravningskasser for selvvanning vil kunne påvirke årlig antall stellavtaler.
Dersom det er ønskelig å gi tilbud på begge rodene, må disse prises hver for seg. (se forskjellige faner i prisskjema)
1.2.3 Definisjoner og begreper
For at ord, uttrykk og begreper i konkurransegrunnlaget skal oppfattes likt og korrekt, legges følgende definisjoner til grunn.:
Gravplass:
En kirkegård eller gravlund.
Gravsted:
Et gravsted kan bestå av en eller flere graver, og et gravsted kan ha flere gravminner. Det var tidligere ikke uvanlig at store slekter festet mange graver til gravstedet med dertil flere
gravminner på gravstedet.
Fester
En person som inngår avtale om vedlikehold av gravsted.
Grav:
Den enkelte grav på et gravsted. Dette kan være en kiste eller en urnegrav. Urnegravstedene er som oftest små og smale i forhold til kistegravene. Antall graver på et gravsted henspeiler på antall kister eller urner det er plass til på gravstedet.
Gravminne:
Viser navn på avdøde.
Bed:
Plantefelt tilhørende gravstedet. Det kan være ett eller flere bed på ett gravsted. Bed kan variere i form og størrelse, avhengig av hvordan fester over tid har utformet bed på det
enkelte gravsted.
Stellavtale:
En avtale mellom fester og Sandefjord kommune om vedlikehold og eventuell beplantning til det enkelte gravsted.
For gravsteder med stellavtale som inngår i konkurransegrunnlaget, er disse markert med en vedlikeholdspinne ute på gravplassene.
Innholdet i en stellavtale vil kunne variere noe i forhold til antall bed og størrelse på disse. Ytterligere beskrivelse av stell/stellavtale kan sees på Sandefjord kommunes hjemmeside, ved å klikke på følgende link : Sandefjord - Stell av gravsted
Pynt:
Gjenstander og ting som settes ved gravstedet. Dette kan være ting som granbar, kranser, lys/lykter mv. Oppramsingen er ikke uttømmende.
1.2.4 Arbeidsbeskrivelse/instruks
Sesongen starter vanligvis i midten av april måned. Dato for oppstart er avhengig av været og vinterens forløp. Ved mye snø og is, kan sesongen bli utsatt til det er mulig å stikke spaden i jorda, samt få løsnet selvvanningskassene.
Gjøremål- frister og rutiner:
Sesongen starter med at et gravsted som har stellavtale med vedlikeholdspinne i bedet, ryddes for pynt og gjenstander fra høst og vinter. Avfallet sorteres og leveres til godkjent mottak.
Gjenvinnbart materiale leveres til gjenvinning til godkjent mottak. Leverandøren bærer kostnadene for dette.
Klargjøring av bed uten nedgravningskasse for selvvanning skal inkludere kantstikking, spavending, jordpåfylling og jordbearbeiding (gjødsling og kalking).
Klargjøring av bed med nedgravningskasse for selvvanning skal i tillegg bestå av at nedgravningskassen tømmes for røtter og bøss og at ny jord påfylles, gjødsles og kalkes. Jord som fylles på skal minst være i samme høyde som tilstøtende terreng på gravstedet.
Veke/sugefilt i nedgravningskassene skal byttes hvert annet år. Tilstøtende terreng må tilpasses nedgravingskassen på en pen og estetisk måte.
Alle bed med stellavtaler skal være klare til planting senest 31. mai. Jorden som benyttes ved påfylling, skal være torvfri.
Stellavtaler hvor det skal plantes stemorsblomster/planter i bed, skal være klargjort og beplantet senest 16. mai. Stemorsplantene skal være herdet, slik at de tåler utplanting på gravplassene
innen fristen. Lister over antall stemorsplanter på gravstedene som har stellavtale, oversendes leverandøren senest 1. mai.
Alle bed med stellavtaler, skal vedlikeholdes fra sesongstart 1. mai. Mens spavending og klargjøring av nedgravningskasser for selvvanning pågår, skal planter som festerne selv har
plantet, samt stemorsplanter leverandøren har plantet, vannes og vedlikeholdes på fagmessig måte av leverandøren.
Dersom festerne selv ikke fjerner flagg, sløyfer mv. som er utplassert på gravstedene til 17. mai, skal leverandøren sørge for å fjerne disse første arbeidsdag etter 17. mai. Disse skal samles på angitt sted slik at festere i en kortere periode har mulighet til å hente dette. Gjenstander som ikke hentes, fjernes og leveres til renovasjon av leverandør.
Stilk- og klaseroser skal forskriftsmessig klippes om våren. Buskroser og andre busker skal jevnlig formklippes. Der det er mulig, skal navn på gravstøtte være synlig.
Bed som skal ha sommerblomster plantet av leverandøren, skal være ferdig plantet senest 15. juni. Leverandøren skal påse at plantene har god kvalitet og at de er herdet til å tåle utplanting på gravplassene (godt utviklet rotsystem, blomsten bør ha fått knoppene utviklet i den grad at
blomsterfargene synes. Utplanting skal utføres på en fagmessig riktig måte , bl.a. med god omfylling av jord rundt røttene/plantene mv. Leverandøren mottar en oversiktsliste fra Sandefjord kommune som viser antall og type planter pr. stellavtale første virkedag etter 1. mai.
Leverandøren skal sørge for at bedene lukes gjennom hele sommeren. Jorden i bedene krafses for å tilføre røttene tilstrekkelig oksygen. Visne blomster/avblomstrede deler på plantene fjernes
minst 1.gang pr. uke. Vanning skal skje etter behov. Kantklipping utføres minst 1 gang annenhver uke. Tjenestene skal utføres uten å påføre planter, gress/røttene rundt gravstedsbedene eller kanter på nedgravningskassene, skade. Bed uten nedgravningskasser for selvvanning
kantstikkes minst 1 gang i løpet av sesongen.
Dersom plantene skades pga. tørke eller mangel på vanning og vedlikehold, skal disse erstattes av leverandøren.
Forutsetninger:
Det er leverandørens ansvar å påse at alt materiell som er nødvendig for oppdraget, bestilles og leveres til rett tid. Jorden som benyttes til påfylling i bed og nedgravningskasser for selvvanning, skal være torvfri.
Det forutsettes at leverandør og oppdragsgiver gjennomfører årlige møter slik at eventuelle nødvendige avklaringer som angår vedlikeholdet og avtalen kan avklares. Ved spesielle utfordringer som inntreffer, skal det tas kontakt med oppdragsgiver innen rimelig tid for å finne løsning sammen med leverandør. Det oppfordres til jevnlig kontakt mellom leverandør og oppdragsgiver, der nødvendige avklaringer arkivføres.
Leverandøren plikter å sørge for at det benyttes arbeidskraft som behersker norsk eller engelsk. En arbeidsleder skal kunne norsk, og må være fysisk tilgjengelig eller på telefon dersom det oppstår situasjoner der festere krever forklaring på norsk.
Leverandørens verktøy (ikke manuelle) skal være batteridrevne, og alle kjøretøy som skal benyttes i arbeidstiden, skal være utslippsfrie. Dersom plast må benyttes i arbeidet, skal eventuelt avfall sendes til resirkulering.
1.2.5 Arbeidsbeskrivelse/instruks - montering av nedgravingskasse for selvvanning
Det skal installeres nedgravningskasser for selvvanning i bed på alle gravsteder (gravlunder og kirkegårder) med stellavtale på gravplassene i Sandefjord kommune. Installeringen er obligatorisk, og innføringen skal skje trinnvis etter følgende plan:
Våren 2022:
Nedgravningskasser monteres på kirkegårdene Andebu, Kodal, Høyjord, Skjee, Arnadal, Stokke nedre og Stokke øvre. Dette vil omfatte i størrelsesorden ca. 180 stellavtaler.
Våren 2023:
Nedgravningskasser monteres på Sandar kirkegård og Ekeberg gravlund. Dette vil omfatte i størrelsesorden ca. 1450 stellavtaler.
Våren 2024:
Nedgravningskasser monteres på Sandefjord kirkegård og Orelund gravlund. Dette vil omfatte i størrelsesorden ca. 1500 stellavtaler.
Bed hvor det skal monteres nedgravningskasser må omformes og tilpasses øvrig terreng der den settes ned. Det skal fylles inntil og lage pene kanter/avslutninger mot gravminnet og felles
gressplen. Leverandør er ansvarlig for at dette omformes og tilpasses på en god og estetisk måte.
Ved montering av nedgravningskasser for selvvanning, må det graves ned til riktig dybde. Kassen bør settes så dypt at plastkant ligger i nivå med gressbakke. Det fylles grus under bunn av kassen, minimum 5 cm drenspukk. Dersom det er leirholdig grunn, bør det graves litt dypere og
legges grus under bunn og et stykke opp på sidene. Nedgravningskasser må plasseres og tilpasses i bed, slik at de fremstår som pent tilpasset til øvrig terreng på gravstedet.
Arbeidene med montering av nedgravningskasser for selvvanning utføres av leverandøren ihht. overnevnte tidsplan. Leverandøren er ansvarlig for at dette utføres uten at det i vesentlig grad
påvirker øvrig drift og vedlikehold. Nedgravningskassene skal være montert og klare til bruk ved sesongoppstart 1.mai.
Ferdig montert skal nedgravningskassene fremstå pent tilpasset øvrig terreng på gravstedet. Kanten på nedgravningskassene skal ikke ligge høyere enn tilstøtende terreng, og jordpåfylling i nedgravningskassene skal ligge minst i høyde med toppkant på nedgravningskasser. Antallet nedgravningskasser for selvvanning, og størrelsen på disse, vil kunne variere ut ifra størrelsen på de ulike gravstedene.
Størrelser:
Størrelsene vil kunne variere ut fra tilgjengelighet i markedet. Nedgravningskassene vil komme i tre forskjellige størrelser, hvor den største vil være ca. 40 x 60 cm (rektangulær). Dybden på nedgravningskassene vil være ca. 30 cm.
Nedgravningskasser for selvvanning vil bli anskaffet av Sandefjord kommune og gjøres
tilgjengelig for henting av leverandør. Nedgravningskassene vil bli lagret på hensiktsmessig plass i Sandefjord by.
Oppdragsgiver tar forbehold om budsjettmessige endringer.
1.4 Avtalens varighet og antall leverandører
Kontraktsperioden gjelder fra 1.1.2022 og frem til 31.12. 2025 (4 år).
1.4.2 Antall leverandører/Deltilbud
Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen, det vil si tilbud på følgende deler:
1. Rode 1
2. Rode 2
Det gjøres oppmerksom på rodene må prises separat uansett om det gis tilbud på begge roder eller kun en av de angitte rodene. Det må leveres komplett tilbud innen de delene det leveres
tilbud på. Det vil si at det i alt kan velges totalt inntil 2 leverandører på avtalen.
1.5 Viktige datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Tilbudsbefaring med orientering | Tilbudsbefaringer gjennomføres på følgende datoer: Rode 1 Mandag 30. august kl. 10:00 (oppmøte Orelund) Rode 2 Tirsdag 31. august kl. 10:00 (Oppmøte Stokke kirkegård øvre) Det legges opp til befaring på alle gravplassene i den enkelte rode. Dersom tidspunkt for befaring ikke passer kan alternativ dato/tid avtales med oppdragsgiver. Interessenter oppfordres til å melde seg på tilbudsbefaring i Mercell portalen. |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 13.09.2021 12.00 |
Frist for å levere tilbud | 20.09.2021 13.00 |
Tilbudsåpning | 20.09.2021 13.00 |
Evaluering | Uke 38 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 38 |
Utløp av karensperiode | 04.10.2021 |
Kontraktsinngåelse | 05.10.2021 |
Tilbudets vedståelsesfrist (i måneder) | 4 |
KRAV TIL TILBUD
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA § 13-1(1). Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen Doffin og i TED.
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som
inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr.
forskriftens § 24-8(2) a.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter.
2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlag
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen.
Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell
portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Linken i e-postmeldingen kan da klikkes på slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen.
2.3 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, som loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på "Send" . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere, vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e- post med en link til tilleggsinformasjonen.
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler tilbudet, skal være/foregå på norsk.
Alternativt tilbud aksepteres ikke.
Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen, samt eventuelle etterfølgende forhandlinger skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
I henhold til Xxxxxxxxxxxxx (heretter benevnt ”Offl.”) § 23 (3) vil oppdragsgiver holde
anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som
forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA § 7-3, Offl § 13 og Forvaltningsloven § 13.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
2.9 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en fastsatt
karensperiode der det er klagerett i karensperioden.
Kravene skal sikre at tilbyderne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonen til kvalifikasjonskravene skal følge tilbudet.
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier, skal leverandøren fylle ut ESPD skjema som er integrert i Mercell-portalen.
Leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må, før kontrakt inngås, dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
3.2 Følgende krav stilles til leverandørens kvalifikasjoner
Nedenfor følger kvalifikasjonskrav som gjelder del IV i ESPD skjemaet. I ESPD skjemaet skal tilbyder, under del IV, bekrefte oppfyllelsen av kravene nedenfor. Dette gjøres i det integrerte ESPD-skjemaet i Mercell-portalen.
3.3 Støtte fra andre virksomheter
Forpliktelseserklæring/Samarbeidsavtale
Dersom leverandøren har til hensikt å støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til kravene til finansiell og økonomisk kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressurser, f.eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale fra disse virksomhetene.
Det vises her til forskrift om offentlige anskaffelser § 16-10 (Støtte fra andre virksomheter), punkt (1) og (2).
Egenerklæringsskjemaet (ESPD-skjemaet)
Dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal virksomhetene levere separate egenerklæringer.
Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal de deltakende leverandørene levere separate egenerklæringer.
Det vises her til forskrift om offentlige anskaffelser § 17 (Det europeiske egenerklæringsskjemaet), punkt (6).
3.4 Avvisning – nasjonale avvisningskrav
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunner.
Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:
§24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i
yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
Det er satt en rekke absolutte krav (minimumskrav) som tilbyder må tilfredsstille ved
gjennomføringen av avtalen. Kravene er beskrevet i vedlegget, Spesielle Kontraktsvilkår.
Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt tilbud med det beste forholdet mellom pris og kvalitet ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn:
Tildelingskriterie Vekting
Pris 70 %
Kvalitet 30 %
Det skal oppgis pris ihht til oppgitt enhet på ulike poster ihht vedlagt prisskjema. (Alle gule felt i prisskjema skal fylles ut av leverandør) Priser skal oppgis eks. mva.
Oppdragsbeskrivelse
Det skal gis en utfyllende beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt utført. (maks 5 A4-sider) Viktige momenter i oppdragsbeskrivelsen:
Bemanning
Redskap/utstyr/verktøy Organisering
kompetanse på de som skal utføre oppdraget. HMS
Miljøprofil og policy
Rutine- / arbeidsbeskrivelse. Kontroll- / oppdragsrutiner
Evaluering av tildelingskriteriet Pris
Scoren på kriteriet pris vil bli beregnet etter forholdsmetoden:
Billigste/beste tilbyder / tilbud * 10 = Score Normalisering av oppnådd score
Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd karakteren 10 på ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert. Normaliseringen utføres i henhold til DIFIs anbefaling etter følgende formel:
(10 / beste score) * oppnådd score = Normalisert score.
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
Bekreft ønsket om å levere tilbud elektronisk i Mercell ved å gå til fanebladet ”Gi tilbud”, og deretter trykke på knappen ”Jeg ønsker å tilby." Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for
eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e- post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre
tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige
tilbudet.
6.2 Elektronisk signatur ved innlevering
Du vil under innleveringsprosessen kunne bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på
xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes
i gang så snart som mulig.
Den person som signerer elektronisk, må ha fullmakt til forplikte leverandøren.
6.3 Tilbudets utforming ved levering
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell-portalen:
Dok 01 - Tilbudsbrev
Dok 02 - Besvarelse av tildelingskriteriene Dok 03 - Utfylt prisskjema
Dok 04 - Eventuelle vedlegg
Eventuell fullmakt for å forplikte firmaet kan legges som vedlegg.
Tilbyder skal leverer en komplett sladdet utgave av tilbudet hvor det som anses å være
forretnings-hemmeligheter er sladdet (markert med «sort sladd»). Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
7 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
Ved eventuelle avvik i innhold i konkurransedokumentene gjelder følgende rangordning mellom dokumentene:
1. Konkurransegrunnlag
2. Spesielle kontraktsvilkår
3. Besvarelse av tildelingskriteriene
4. Alminnelige kontraktsvilkår
Her legges inn relevante dokument:
Navn | Beskrivelse | Versjon | Endret dato | |
1 | 03.02.2021 15.02 | |||
1 | 18.06.2021 13.21 | |||
1 | 18.08.2021 15.56 | |||
1 | 24.06.2021 14.46 | |||
(3) |
Xxxx | Xxxxxx dato | Beskrivelse |
18.08.2021 | ||
14.46 | ||
03.02.2021 | ||
15.02 | ||
10.08.2021 | ||
13.23 |