Konkurransegrunnlag 20-006
Konkurransegrunnlag 20-006
Rammeavtale for lisensforvaltning av breddelisenser
Innholdsfortegnelse
3
1.1 Generelt om Vinmonopolet 3
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
5
2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5
2.3 Leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet 5
2.4 Microsoft Licensing Solution Provider 5
6
3.4 Krav til utforming av tilbudet er 6
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE
6
4.2 Innstilling på kontraktstildeling 7
4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 7
8
8
6.6 Evaluering av pris for lisenser 11
6.7 Evaluering av pris for SAM-tjenester 11
1 Informasjon om anskaffelsen
1.1 Generelt om Vinmonopolet
AS Vinmonopolet, heretter kalt Oppdragsgiver, har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbrukere i Norge. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet har i dag 335 butikker over hele landet (ved utgangen av 2019) med totalt ca 2600 faste ansatte og ekstrahjelper.
Hovedkontoret ligger i Bjørvika i Oslo. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Vinmonopolet inviterer til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for lisensforvaltning av breddelisenser. Formålet med avtalen er å gi Vinmonopolet best mulig kontroll på programvarelisenser, oppnå til enhver tid konkurransedyktig pris samt sikre enklest mulig innkjøp og forvaltning av lisensene.
Den tilbyder som vinner konkurransen overtar som Licensing Solution Provider (LSP) for Vinmonopolets Microsoftavtale(r). Det skjer ved kontraktsinngåelse av denne rammeavtalen.
Xxxxxxxxxx har en estimert verdi på ca 36 mill kr for 4 år. Estimatet er basert på tidligere forbruk av lisenser, med et estimert tillegg knyttet til fremtidig behov. Estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver.
Se punkt 6, Kravspesifikasjon, for detaljer.
1.3 Regler for konkurransen
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (FOA) med eventuelle senere endringer.
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen. Leverandøren kan skriftlig be om tilleggsopplysninger fra Oppdragsgiver. Forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt i tilstrekkelig tid før utløp av fristen for forespørsel om å delta, vil bli besvart av Oppdragsgiver etter beste evne.
Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, og som angår alle, vil meddeles til alle som har meldt sin interesse i Mercell-portalen.
Dersom det oppdages feil eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgiver gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell-portalen.
Oppdragsgiver kan foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell-portalen. Ved rettelser og endringer vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av tilbudsfristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til disse i tilbudet.
Leverandør skal spesifisere eventuelle avvik fra denne tilbudsinnbydelsen. Det som ikke er tatt forbehold om anses som akseptert. Oppdragsgiver vil avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, herunder kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene, jf. FOA § 24-8 (1) bokstav
b. Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene vil bli avvist før forhandlingene starter, jf. retningslinjer fra Difi og Nærings- og fiskeridepartementet vedrørende dette. Ved avvik vil det i vesentlighetsvurderingen blant annet ses hen til hvor stort avviket er, hvor viktig forholdet det avvikes fra er, om risiko forskyves i oppdragsgivers disfavør ut fra oppdragsgivers forutsetninger i konkurransegrunnlaget, og i hvilken grad avviket vil kunne forrykke konkurransen (gi konkurransefordeler).
Dersom tilbudet inneholder flere avvik som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at avvikene samlet sett anses som vesentlige.
Oppdragsgiver skal i henhold til FOA §§ 24-1 (1) og 24-8 (1) avvise tilbud som:
• ikke er mottatt innen tilbudsfristen,
• er levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel,
• ikke kan anses bindende,
• inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene,
• er unormalt lavt i forhold til ytelsen, fordi det ikke oppfyller bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold som følger av nasjonale regler, EØS-regler, tariffavtaler eller internasjonale avtaler som angitt i FOA vedlegg 5.
Videre kan Oppdragsgiver avvise et tilbud av grunner som nevnt i FOA §§ 24-1 (2) og 24-8 (2). Xxxxxxxx som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med en begrunnelse for avvisningen.
Det er anledning til å levere tilbud med underleverandører eller samarbeidspartnere. Dette må opplyses i tilbudet.
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget.
Rammeavtalen er ikke eksklusiv. Oppdragsgiver står således fritt til å inngå avtaler om kjøp av programvare og tjenester direkte med rettighetshavere til programvaren. Det gjelder både dersom selskapet som har rettighet til programvaren krever dette eller dersom oppdragsgiver av andre forretningsmessige grunner finner det mest hensiktsmessig å inngå en direkte avtale.
Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse.
1.4 Avtales varighet
Avtalen vil gjelde i 2 år fra kontraktsinngåelse. For avtalen gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen for ytterligere inntil 1+1 år på uendrede vilkår, ref standardteksten punkt 1.3.
1.5 Avtaletyper
Konkurransen skal resultere i avtaler basert på Statens standardavtale for rammeavtale (SSA-R) med underliggende avtaler basert på:
• Statens standardavtale om kjøp av programvare og utstyr (SSA-K)
• Statens standardavtale om konsulenttjenester (SSA-B)
• Statens standardavtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L).
Ved tildeling av kontrakt i denne konkurransen vil vi signere følgende avtaler:
• SSA-R for den overordnede rammeavtalen
• SSA-B for bistand til forhandlinger og SAM-tjenester
Etter signering av rammeavtalen vil vi etter behov inngå avropsavtaler basert på:
• SSA-K og/eller SSA-L for Microsoft-lisenser
• SSA-K og/eller SSA-L for breddelisenser andre
Standardteksten i avtalene anses som akseptert av Leverandør med mindre det tas uttrykkelig forbehold. AS Vinmonopolets etiske retningslinjer og sosiale kontraktsvilkår er en del av avtalen.
2 Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli vurdert må leverandøren egen-erklære gjennom ESPD-skjemaet (European Single Procurement Document), i Mercell-portalen at han oppfyller kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor og at det ikke foreligger grunner for avvisning.
Leverandør som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før tildeling av kontrakt dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver kan uansett på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene.
2.1 Skatt og merverdiavgift
Leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Attest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen.
2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak.
Dokumentasjonskrav: For norske leverandører: Firmaattest fra Brønnøysundregistret. For utenlandske leverandører: Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert.
2.3 Leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet
Det kreves tilstrekkelig økonomisk soliditet. Dokumentasjon: Bevis for at de stilte krav er oppfylt:
Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon.
Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Oppdragsgiver har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Xxxxxxxxxxxxx for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
2.4 Microsoft Licensing Solution Provider
Oppdragsgiver krever at leverandøren er en registrert Microsoft Licensing Solution Provider (LSP). Leverandøren må kunne videreføre oppdragsgivers eksisterende avtaler med Microsoft og fremforhandle nye avtaler med Microsoft.
Dokumentasjonskrav: Dokumentasjon fra Microsoft.
3 Krav til tilbudet
3.1 Tilbudsfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er 15. april kl. 16:00. Tilbudet skal være levert i Mercell før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette gjøres gjennom å endre det leverte tilbudet i Mercell-portalen. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
3.2 Vedståelsesfrist
Leverandøren er bundet av tilbudet i 6 måneder fra tilbudsfristen.
3.3 Levering av tilbud
Leverandør kan bekrefte ønske om å levere tilbud elektronisk i Mercell-portalen ved å gå til fanebladet "Gi tilbud", og deretter trykke på knappen "Jeg ønsker å tilby". Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt Oppdragsgiver kan forvente tilbud eller ikke. Leverandør er ikke bundet til å gi tilbud gjennom denne bekreftelsen.
Dersom leverandør har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan en gir tilbud, kan Mercell Support kontaktes på tlf: 00 00 00 00, eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx. Leverandør vil under innleveringsprosessen kunne bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell virksomhet som har sendt inn tilbudet.
3.4 Krav til utforming av tilbudet er
Tilbudet skal være skriftlig. Tilbudet og andre vesentlige dokumenter samt kommunikasjon knyttet til tilbudet, skal være utformet på norsk. Understøttende dokumenter kan leveres på engelsk. All korrespondanse i forbindelse med anskaffelsen skal foregå på norsk, annet skandinavisk språk eller engelsk.
Komplett tilbud skal bestå av følgende:
• Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer).
• Utfylt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) i PDF, jf. 3.1 elektronisk utfylling i Mercell
• Besvarelse av kravspesifikasjonen (punkt 6) slik at Kunden best mulig er i stand til å evaluere tildelingskriteriene i punkt 4.1
• Utfylt prisskjema
• En sladdet versjon av tilbudet i PDF-fil, der opplysninger unntatt offentlighet er sladdet
Standardteksten i avtalene anses som akseptert av leverandør med mindre det tas uttrykkelig forbehold. I så fall skal dette angis spesielt av tilbyder. Ved forbehold skal også den konkrete formulering som leverandør ønsker anføres.
Det er anledning til å levere ytterligere dokumentasjon, referanseinformasjon eller lignende i form av separate dokumenter.
4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene
4.1 Tildelingskriterier
Oppdragsgiver vil evaluere og gjøre tildeling basert på det totalt sett mest fordelaktige tilbudet (det beste forholdet mellom pris og kvalitet) basert på følgende kriterier og vekting:
Kriterier | Det som evalueres | Vekt |
A: Pris lisenser (se punkt 6.6) | • Pris for utvalgte lisenser fra Microsoft • Pris for utvalgte lisenser ikke-Microsoft • Påslagsprosent til LSP Ved evaluering av pris for lisenser vil vi ta utgangspunkt i typiske lisenser med et forventet volum (se prisskjema) og summere dette som evalueringsgrunnlag. Det understrekes at skjemaet ikke gir føringer for hva vi faktisk kommer til å anskaffe gjennom avtalen. | 30 % |
B: Pris konsulenttjenester (se punkt 6.7) | Timepriser for rådgivning oppgitt i prisskjema. Eventuell fastpris for lisensforvaltning. | 10 % |
C: Kvalitet (se punkt 6.8) | Vår vurdering av tilbyders samlede kompetanse, kapasitet og evne til å levere basert på kravene og spørsmålene spesifisert i punkt 6.8. | 60 % |
4.2 Innstilling på kontraktstildeling
Oppdragsgiveren vil skriftlig (og på samme tidspunkt) gi berørte leverandører en meddelelse om valget av leverandør før kontrakten inngås. Oppdragsgiveren vil gi en begrunnelse for valget og angi karensperioden i meddelelsen (som er minimum 10 dager iht § FOA 25-2).
4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det, f.eks. manglende budsjettgodkjenning.
4.4 Opplysningsplikt
Oppdragsgiver skal gi en skriftlig meddelelse med en kort begrunnelse dersom:
• Tilbudet avvises eller forkastes
• Oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen
5 Øvrige bestemmelser
5.1 Offentlighet
For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16)
§ 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i forespørselen om deltakelse, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter) kunne unntas offentlighet. Leverandør bes derfor levere en sladdet versjon av forespørselen, jf. punkt 2.6. Det gjøres oppmerksom på at de opplysninger leverandør markerer som taushetsbelagte kun vil være veiledende for Oppdragsgiver, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som kan utgis.
5.2 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og hans ansatte plikter i henhold til regler om taushetsplikt å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår.
5.3 Habilitet
Reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til § 10 gjelder for denne anskaffelsen.
5.4 Kostnader
Kostnader som leverandøren pådrar seg ved å delta i konkurransen er Oppdragsgiver uvedkommende.
5.5 Personopplysninger
Dersom personopplysninger, for eksempel navn på tilbudte ressurser, CVer eller liknende, leveres inn som en del av tilbudet/forespørselen blir oppdragsgiver å anse som behandlingsansvarlig for disse opplysningene etter mottak. Personopplysningene vil kun benyttes i forbindelse med gjennomføring av anskaffelsen og eventuelt i kontraktsoppfølgingen dersom leverandøren tildeles kontrakt.
Som offentlig virksomhet er oppdragsgiver forpliktet til å holde arkiv, jf. arkivloven § 6. Arkivplikten innebærer at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven. GDPR innebærer at arkivlovens regler om bevaring vil gå foran retten til sletting, jf. GDPR art. 17. Det gjøres oppmerksom på at personopplysninger som leveres inn som en del av tilbudet vil arkiveres i samsvar med gjeldende regler.
6 Kravspesifikasjon
6.1 Vinmonopolets behov
Oppdragsgiver ønsker å inngå en rammeavtale for lisensforvaltning av breddelisenser. Formålet med rammeavtalen er å sikre at Oppdragsgiver er korrekt lisensiert til enhver tid. For å oppnå dette vil vi tegne en avtale om lisensforvaltning av breddelisenser med én leverandør. Leverandøren må være en lisenspartner (LSP) for kjøp, leie og vedlikehold av Microsoft programvare og skytjenester. I tillegg skal leverandøren dekke oppdragsgivers behov for andre standard breddelisenser.
Avtalen omfatter kjøp av programvarelisenser, programvarevedlikehold, lisensabonnement (skytjenester) og Software Asset Management (SAM) tjenester. Herunder inngår også forvaltning av Oppdragsgivers avtaler med rettighetshaverne. SAM-tjenestene består i rådgivning relatert til lisenser og lisensabonnement, bistand i forbindelse med lisensforhandling, bistand ved revisjon og eventuelt andre tjenester relatert til lisensiering.
Oppdragsgiver bruker i dag breddeprodukter fra Microsoft, Adobe, Citrix, Autodesk med flere. Avtalen vil omfatte hele tilbyders sortiment innenfor aktuelle produsenter. Det er en målsetning om at hele Oppdragsgivers løpende behov for breddelisenser og lisensabonnement skal være dekket av denne avtalen.
Lisenser knyttet til spesifikke forretningssystemer som SAP, Unit4 m.fl. er ikke en del av denne avtalen.
Avtalen dekker både tradisjonelle on-premise lisenser, tradisjonelt programvare-vedlikehold, Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) og Infrastructure as a Service (IaaS).
Ny leverandør overtar ansvar for de etterspurte tjenestene fra avtalen er signert. Dette omfatter også årlige vedlikeholdskostnader for tidligere kjøpte lisenser. Pga. kort tid til gjeldende Microsoft EA avtale må fornyes kan det være hensiktsmessig at overtagelse gjøres i forbindelse med fornying. Dette avtales ved avtaleinngåelse.
Oppdragsgiver skal kunne inngå direkteavtaler med rettighetshavere til programvaren der dette er mest hensiktsmessig.
Behovet for lisenser vil endre seg fortløpende og omfanget av lisensporteføljen som håndteres av Leverandøren kan endres og skaleres opp og ned etter behov i hele avtaleperioden. Omfanget av slik endring/skalering er ikke begrenset. For denne avtalen er det i større grad enn vanlig knyttet stor usikkerhet til volum og hvilke lisenser som vil være omfattet av rammeavtalen i avtaleperioden.
6.2 Nøkkeltall
Kort beskrivelse med nøkkeltall om Vinmonopolets ansatte, klient-miljø og server-miljø:
Ansatte i Vinmonopolet:
• Ansatte ved kjedekontoret («kontor»-brukere): Ca 200 personer (M365 E3 lisenser)
• Butikksjefer og nestleder: Ca. 430 personer (M365 E3 lisenser)
• Xxxxx xxxxxxxxxxxxx (faste og vikarer): Ca 2000 personer (Office 365 F1 og Azure AD F1 lisenser)
Klient-miljø i Vinmonopolet:
• Bærbare PCer for ansatte ved kjedekontoret: Ca 200
• Bærbare PCer i hver butikk: Ca 340
• Bakroms-PCer (stasjonær kontor-PC) i butikk: Ca 650
• Kasse-PCer (POS) i butikk: Ca 1100
Infrastruktur i Vinmonopolet:
Vi benytter VMWare for ca 120 virtuelle Windows servere, men har også ca 20 fysiske servere on-premise, og hos Digiplex. Vi har startet med Azure IaaS for testmiljøer, og har i dag ca 5-10 VMer i Azure. SCCM benyttes i stor grad, men vi har også tatt i bruk Azure Intune og har p.t. ca 1000 klientmaskiner «Hybrid joined».
Ta kontakt gjennom Mercell hvis det er ønskelig med mer informasjon om dagens IT-miljø i Vinmonopolet.
6.3 Microsoft-lisenser
Vinmonopolet benytter i stor grad Microsoft-produkter for klienter og servere. Ansatte ved kjedekontoret, butikksjefer og nestledere (ca 630 personer) er lisensiert med M365 E3, mens butikkansatte (ca 2000 personer) er lisensiert med Office 365 F1 og Azure AD P1.
Leverandøren skal ta over og håndtere en lisensportefølje bestående av bl.a. følgende Microsoft produkter og tjenester:
Lisens/tjeneste | Mengde per des 2019 | |
Azure Enrollment # 81525772 | 3 aktive Subscriptions |
M365 E3 (add-on til CoreCAL+Office Pro Plus) (for ansatte ved kjedekontor, butikksjefer og nestledere) | 21 |
M365 E3 (fra SA) (for ansatte ved kjedekontor, butikksjefer og nestledere) | 615 |
Office 365 F1 (for butikkansatte) | 2040 |
Exchange Online (Plan 1) (for butikkenes postkasser) | 341 |
Power BI Pro | 3 |
Project Plan 3 | 4 |
Visio Plan 2 | 6 |
Azure AD Premium P1 | 2040 |
Azure IaaS tjenester (storage, compute, network etc) | Konsum* |
Azure SQL | Konsum* |
Azure PaaS Management, bl.a. Azure API Management | Konsum* |
Microsoft EA avtale # E7789456 | |
CoreCAL Device CAL Platforms | 735 |
CoreCAL User CAL Platforms | 30 |
Exchange Server Enterprise License | 2 (servere) |
Office Professional Plus Platforms | 695 |
Project Standard | 4 |
Project Pro with Project Server CAL | 7 |
Skype for Business Server | 2 (servere) |
SQL Server Enterprise 2-Core | 2 (kjerner) |
SQL Server Standard 2-Core | 16 (kjerner) |
System Center Datacenter 2xCPU | 6 (CPU) |
System Center Standard 2xCPU | 16 (CPU) |
Visio Pro | 15 |
Visual Studio Pro MSDN | 1 |
Windows Enterprise Per Device Platforms | 695 |
RDS Device CAL | 730 |
RDS User CAL | 530 |
Windows Server Datacenter 2xCPU | 9 (CPU) |
Windows Server Standard 2xCPU | 20 (CPU) |
* konsumet av Azure tjenester er i størrelsesorden kr 40.000,- per måned (januar 2020), men forventes å øke.
Listen er ikke uttømmende. Kunden skal kunne kjøpe eller leie ytterligere Microsoft-produkter ved behov.
6.4 Andre breddelisenser
Rammeavtalen skal dekke Oppdragsgivers behov for standard programvarelisenser i størst mulig grad, også utover Microsoft-produkter. Oppdragsgiver benytter i dag bl.a. løsninger fra Adobe, Citrix, VMWare og Autodesk. Utover dette har vi diverse andre behov som: Sertifikater, kartløsninger, støtteverktøy, administrative verktøy, lagringstjenester for media, styreportal, dokumentasjonsverktøy, verktøy for Agile utvikling, servicedesk m.m.
Oppdragsgiver ønsker i størst mulig grad å benytte rammeavtalen for andre behov som oppstår i avtaleperioden.
6.5 SAM-tjenester
Oppdragsgiver har behov for følgende tjenester levert gjennom denne rammeavtalen:
• Lisensforvaltning og kjøp av lisensierte programvareprodukter samt spesifisert fakturering av lisenskjøp hos de ulike rettighetshaverne
• Proaktiv oppfølging av bruk av lisenser, rapportering og varsling i god tid før utløp av avtale
• SAM-rådgivning: Bistå kunden i lisenstekniske problemstillinger, bidra til riktig forståelse av lisensregler og betingelser, anbefale tiltak for å løse lisensutfordringer og avvik
• Levere anbefaling i forbindelse med valg av lisens- og produkttype slik at kunden kan gjøre riktige valg
• Samarbeide med oppdragsgiver for mest mulig effektiv bruk av lisensporteføljen, samt optimalisering av eksisterende lisensportefølje
• Gjøre oppdragsgiver oppmerksom på mulige risikoområder og komme med anbefalinger for å løse utfordringene med lavest mulig risiko
• Rådgivning om hvordan det enkelte behov kan dekkes, eventuelle nye produkter som kan være fordelaktige for oppdragsgiver å ta i bruk
• Bistand ved lisensgjennomganger og ved revisjoner
• Bistand ved forhandlinger med rettighetshavere
• SAM-rapportering
Oppdragsgiver ønsker i størst mulig utstrekning å benytte denne avtalen for alle typer tjenester relatert til breddelisenser.
6.6 Evaluering av pris for lisenser
Oppdragsgiver skal betale Leverandøren for alle produkter som anskaffes og/eller vedlikeholdes under Avtalen. Prisen oppdragsgiver betaler skal tilsvare Leverandørens innkjøpspris (basert på Customer Price Sheet (CPS) fra Microsoft) fratrukket eventuell kick-back og/eller rabatter med tillegg av en fast påslagsprosent/margin.
Oppdragsgiver forventer at Leverandøren bidrar til å sikre at prisen som Xxxxxx skal betale er gunstigst mulig. Påslagsprosenten kan ikke være høyere enn det angitte i avtaleperioden. Kunden skal ha rett til innsyn i regnskaper og annen relevant dokumentasjon for verifisering, og forbeholder seg retten til å benytte tredjepart til gjennomføring av slike undersøkelser.
Vi ber tilbyder beskrive hvordan våre forventninger oppfylles, og fylle ut vedlagte prisskjema som er basert på utvalgte Microsoft og ikke-Microsoft lisenser.
6.7 Evaluering av pris for SAM-tjenester
Oppdragsgiver anslår et behov for 50 timer i året for lisensrådgivning. Antall timer er ikke å betrakte som bindende for AS Oppdragsgiver og vil kun brukes ved behov.
Timeprisen for denne tjenesten vil være grunnlag for prisberegning i evalueringen under kriteriet pris. I tillegg vil evnt fastpris for lisensforvaltning bli evaluert.
Timepris for SAM-tjenester, samt eventuell fastpris for lisensforvaltning skal angis i vedlagte prisskjema.
6.8 Evaluering av kvalitet
Beskriv tjenestene som tilbys til Vinmonopolet:
• ressurser, kompetanse og kapasitet for lisensrådgivere, med hovedfokus på Microsoft-lisenser
• erfaring og referanser, inkludert avtaleforhandlinger med Microsoft
• metodikk, verktøy og ytelser for tilbudt lisensforvaltning
• funksjonalitet for selvbetjening (f.eks. lisensportal)
• foreslått samarbeidsform, møtefrekvens etc
Besvar følgende punkter:
• Hvilke produsenter og produkter kan leveres, og hvilke muligheter har Leverandøren for å utvide sortimentet?
• Hvordan kan Kunden gis «åpen bok» tilgang til leverandørs forhandlinger mot produsent i forhold knyttet til AS Vinmonopolet?
• Hvordan kan Leverandøren gjøre fortløpende tilgjengelig oversikt over alle lisenser og tilleggsprodukter Xxxxxx har anskaffet.
• Kan Kunden bestille lisenser/programvare/tjenester som bare kan kjøpes over Internett med kredittkort, PayPal etc. slik at Leverandøren viderefakturerer Kunden?
Vi ønsker en generell rådgiver/kontaktperson i forhold til avtalen (KAM). Det skal legges ved CV på denne personen. Det skal også legges ved CV for rådgiver på Microsoft-lisenser.
Vår vurdering av den overordnede kvaliteten på tilbyders tjenester, kompetanse og erfaring (besvarelsen på punktene over) vil bli utgangspunkt for vår evaluering av kvalitet.