Contract
1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens navn | Stjørdal kommune med tilsluttende kommuner | |
Organisasjonsnummer | 939958851 |
Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen.
Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen. Fyll ut hvilke aksesspunkt som skal benyttes for å motta de forskjellige formater:
Aksesspunkt (se xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx ) | ||
Produktkatalog (kjøper) | x☐ | Capgemini |
Ordre (selger) | x☐ | Leverandørbetinget |
Ordrebekreftelse (kjøper) | x☐ | Capgemini |
EHF Pakkseddel (kjøper) | ☐ | |
Fakturering (kjøper) | x☐ | En hver tid gjeldende oppføring i ELMA |
Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.
Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings- avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingavtale inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.
Referanse til den forretningsavtale som samhandlingsavtalen gjelder for | Kjøp av medisinskforbruksmateriell 2014 / 9267 |
Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til
_30_ dager.
Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 1 måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.
Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:
• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)
Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.
Partene skal tilrettelegge sine tekniske løsninger, rutiner og organisasjon – inklusive nødvendige avtaleforhold med eventuell operatør av løsningsplattform - slik at elektronisk samhandling i henhold til beskrivelsene i denne samhandlingsavtalen kan skje senest fra: Senest 1 uke etter kontraktsignering.
Alle tidligere samhandlingsavtaler vedrørende lignende forretningsavtaler opphører fra samme dato.
Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.
Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 14 dager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.
Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens adresse | Stjørdal kommune | |
Hovedkontaktperson | Xxxx Xxxxxxxx | |
E-post adresse |
For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.
Kjøper | Leverandør | |
Forpliktende underskrift | ||
Dato for underskrift |
2. Meldingsutveksling
Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over PEPPOL definerte komponenter og transportinfrastruktur (xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxxxx).
Bruk av PEPPOL transportinfrastruktur forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.
2.1 Alternative transportkanaler
Følgende alternativ(e) transportkanal(er) er avtalt bruk for utveksling av elektroniske meldinger i stedet for PEPPOL transportinfrastruktur.
F.eks.: ordremelding via e-post, punch-out via html (kataloginformasjon der kjøper aksesserer leverandørs nettside og velger/plukker produkter).
2.2 Alternative meldingsformater
Følgende alternative meldingsformat(er) er avtalt bruk for utveksling av elektronisk meldinger i stedet for EHF.
F. eks.: punch-out (kataloginformasjon der kjøper aksesserer leverandørs nettside og velger / plukker produkter). F.eks. I format OCI eller cXML.
2.3 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger
Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:
Type | Kommentar / Referanse / Eksempel | |
Identifikasjon av kunde 1. | Organisasjonsnummer | |
Identifikasjon av kundeadresse 2. | GLN | |
Identifikasjon av varer og tjenester 3. | Leverandørs artikkelnummer | |
Ordre/bestillingsreferanse | Bestillingsnummer | |
Fakturareferanse | Ansvarsnummer: Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet | |
Rammeavtale 4. | 2014 / 9267 | |
Formater på vedlegg 5. |
1 F.eks. Organisasjonsnummer, kundenummer eller GLN
2 F.eks. post/gateadresse eller GLN
3 F.eks. GTIN, kundens artikkelnummer eller leverandørens artikkelnummer
4 F.eks. referanse til rammeavtale hvis relevant/eksisterende.
5 For de leverandører som ønsker å legge ved vedlegg, så skal vedlegget være i et av de anbefalte formatene definert av EHF.
3. Elektronisk produktkatalog
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale.
Dersom katalogrespons benyttes skal denne være sendt av kjøper innen 10 dager etter at katalogen er mottatt.
3.1 Krav til kvalitet
Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper:
Vurderingsparameter | Krav til poengsum (0-5) 1 | |
A | Produktnavn | 5 |
B | Produktbeskrivelse | 5 |
C | Bilder | 5 |
D | Kategorisering (UNSPSC) 2 | 5 |
E | Synonymer / nøkkelord | 5 |
F | Produktidentitet 3 | 5 |
G | Vedlegg | 5 |
1 Kravmatrise se avsnitt7.
2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til UNSPSC er obligatorisk i produktkataloger. Den vanligste versjonen bland offentlige virksomheter er 7.0401. Det er viktig at det avstemmes mellom kjøper og leverandør hvilken versjon som skal benyttes. Se xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxx.
3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.
4. Bestilling
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Dersom ordrebekreftelse benyttes skal denne være sendt av leverandør innen 0,5 timer etter at bestilling er mottatt.
4.1 Bruk av bekreftelse med endring
Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:
Type endring | Ja | Nei |
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren | x☐ | ☐ |
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje | x☐ | ☐ |
Reduksjon i kvantum som leveres | x☐ | ☐ |
Erstatningsprodukt | ☐ | X ☐ |
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris) | ☐ | x☐ |
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdato (restordre). | x☐ | ☐ |
Xxxxx xxxxxxxxx (må spesifiseres): | ☐ | x☐ |
4.2 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring
Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:
Prinsipp | Ja | Nei |
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen 1 dag etter mottak av bekreftelsen. | x☐ | ☐ |
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt. | ☐ | x☐ |
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen dager etter mottak av bekreftelsen. | ☐ | x☐ |
5. Forsendelse og varemottak
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (EHF Pakkseddel) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
6. Fakturering
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
7. Kvalitetsparameterne for produktkatalog
Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog.
Attributt | Verdi | Kriterier |
A - Produktnavn | 0 | Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype. |
1 | Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt. | |
2 | Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike. | |
3 | Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
4 | Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
5 | Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere). | |
B - Produkt- beskrivelse | 0 | Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes. |
1 | Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet | |
2 | Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC) | |
3 | Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet. | |
4 | Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
5 | Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse) | |
C - Bilder | 0 | Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker |
1 | Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker | |
2 | 25 % av samtlige artikler har bildelenker | |
3 | 50 % av samtlige artikler har bildelenker | |
4 | Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler | |
5 | Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler | |
D - Kategori- sering (UNSPSC) | 0 | Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) |
1 | Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) | |
2 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) | |
3 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3) | |
4 | 90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3). | |
5 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3). | |
E - Synonymer | 0 | Ingen synonymer /nøkkelord |
1 | Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff. | |
2 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler | |
3 | Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
4 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
5 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
F - Produkt- identitet | 0 | Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom). |
1 | Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
2 | Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer. | |
3 | 25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
4 | 50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
5 | 99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
G - Vedlegg | 0 | Ingen bilag |
1 | Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
2 | 25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
3 | 50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
4 | 75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
5 | 99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad |
8. Referanser
Format | Link |
EHF Katalog | xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxx/XXXXxxxxxxxxxXxxx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXXX/XXXXxxxxxxxx xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxx-xxxxxxx |
EHF Ordre | xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxx/XXXXxxxxxxxxxXxxx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXXX/XXXXxxxx xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxx-xxxxx |
EHF Pakkseddel | xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxx- pakkseddel |
EHF Faktura | xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxx/XXXXxxxxxxxxxXxxx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXXX/XXXXxxxxxx |
EHF Kreditnota | xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxx/XXXXxxxxxxxxxXxxx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXXX/XXXXxxxxxx |
PEPPOL infrastruktur | xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxxxx/-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx |