NOR 064-2019 Rammeavtale brannalarmanlegg Bilag 1
NOR 064-2019 Rammeavtale brannalarmanlegg Bilag 1
Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon
1 Anskaffelsen gjelder
Oppdragstype generelt
Bergen kommune ved etat for bygg og eiendom (EBE) ønsker å inngå rammeavtaler for kontroll og service av brannalarmanlegg.
Anskaffelsen omfatter utførelse av lovpålagt årskontroll, service/vedlikehold, reparasjon og noe, mindre nyinstallasjon på brannalarmanlegg i bygg som forvaltes av EBE.
Oppdraget innbefatter også materialleveranser, deponering av rivningsmateriell/el-utstyr og sikringstiltak for eget personell og bygningens brukere.
Listen er ikke uttømmende, alle oppdrag som naturlig hører til fagområdet er omfattet.
Forbehold
Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å kunngjøre omfattende prosjekter, hvor brannalarmanlegg ikke utgjør hovedleveransen, men inngår i leveransen, utenfor denne rammeavtalen.
Normalt inngås serviceavtaler med merkeleverandør ved installering av nye anlegg og ved større rehabiliteringer, disse inkluderes ikke i rammeavtalen før etter at garantitiden/ serviceperioden (normalt 3 år) er gått ut.
Delkontrakter
Konkurransen er inndelt i fire delkontrakter (soner). Bergens åtte bydeler vil deles inn i fire soner á to bydeler hver, der hver sone vil utgjøre en egen delkontrakt, se tabell under:
Sone nr. 1 | Sone nr. 2 | Sone nr. 3 | Sone nr. 4 | |
Bydeler i Bergen | Fana og Ytrebygda | Laksevåg og Fyllingsdalen | Bergenhus og Årstad | Åsane og Arna |
Prosentandel av estimert kontraktsverdi | 15 % | 25 % | 40 % | 20 % |
Prosentsatsene er en ca. fordeling av kontraktsverdien mellom de forskjellige sonene. Oppdragsgiver tar forbehold om endringer i omfang som kan påvirke fordeling mellom sonene.
Tilbyder kan gi inn tilbud på alle delkontrakter, men kan maksimalt få tildelt 2 delkontrakter (soner).
Dersom en leverandør har levert tilbud på flere eller alle delkontraktene og oppdragsgiver må prioritere mellom delkontraktene, vil kontraktene bli tildelt i følgende rekkefølge: sone 3, sone 2, sone 4, sone 1.
Det vil si at hvis en tilbyder har levert det beste tilbudet i alle soner vil tilbyder få tildelt sone 3 og 2, mens sone 4 og 1 vil tildeles neste på rangering.
Tilbyder kan også oppgi hvilke soner man foretrekker.
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå delkontrakt med 1 leverandør i hver sone.
Prisskjema kontroll brannalarmanlegg
Xxxxxxxx skal gi pris på alle byggene i sonene (delkontrakt) som det gis tilbud på. Samlet pris per skjema skal også føres inn i Mercell på korrekt delkontrakt. Det skal også inngis sum for påslagsprosent og timepriser i Mercell per delkontrakt.
Se bilag 1.2 Sone 1 Prisskjema brannalarmanlegg til og med bilag 1.5 Sone 4 Prisskjema brannalarmanlegg
2 Faglig standard og rutiner
Krav til utførelse av kontroll
Oppdragsgivers forsikringsselskap setter krav om at kontroll av brannalarmanlegg skal utføres av FG sertifisert personell, jf. reglene om sertifisering av personell og foretak, FG- 750 og FG-760.
Kombinert brannalarmanlegg og nødlysanlegg (ledesystem)
Det vil være enkelte bygg som har kombinert brannalarmanlegg og ledesystem. Da skal leverandør også kontrollere nødlysanlegget/ledesystemet samtidig med at brannalarmanlegget kontrolleres.
Bistand
Ved større systemfeil kan det være behov for brukerstøtte og bistand.
Samarbeidsavtale
For å kontrollere anleggene er det viktig for oppdragsgiver at leverandør har samarbeidsavtale med minimum to av følgende anleggsleverandører: Siemens/Schneider, Eltek, Autronica.
Organisering av brannalarmanleggene
Leverandør må beregne tid til å dokumentere organiseringen av brannalarmanleggene ved behov. Arbeidet gjøres etter bestilling og faktureres etter medgått tid.
Tilgang til alarmsentraler
Ved behov for endringer i alarmsentraler hvor leverandør ikke har tilgang til å gjøre endringer, må leverandør ta kontakt med brannalarmsentralleverandør (underleverandør – UL) for å få utført service. Serviceoppdrag fra UL skal betales av leverandør som igjen fakturerer oppdragsgiver. Faktura fra UL må legges som vedlegg når oppdragsgiver faktureres.
Endringer i antall bygg/brannalarmanlegg
EBE har overtatt flere eiendommer fra Havnevesenet, men FDV-dokumentasjon og oversikt over hvilke anlegg som skal kontrolleres er ikke på plass enda. Det vil dermed bli tilført en del anlegg på avtalen kort tid etter kontraktsinngåelse. Det vil også kunne være behov for bistand for kartlegging, arbeidet vil i så fall godtgjøres etter medgått tid og materiell.
Alle nye anlegg som kommer inn i rammeavtalen skal ha samme betingelser, og prises likt med tilsvarende brannalarmanlegg som allerede er priset i rammeavtalen. Dette gjelder for hele avtaleperioden for alle nye eller endrede brannalarmanlegg, samt anlegg som skal inkluderes etter at garantitid/serviceperiode er gått ut.
Pristilbud ved utbedring av feil og mangler avdekket ved årskontroll Utbedring/utskiftning av detektorer o.a. reparasjoner inntil 5000 NOK gjennomfører umiddelbart.
Alle utbedringer/endringer skal oppdateres på kontrollskjema/branntegninger, og sendes i retur til bestiller. Det skal også fremgå på faktura hva som er blitt utført.
Ved større feil meldes dette til oppdragsgiver for avklaring. Egen bestilling på utføring av dette lages i etterkant.
Lov, forskrift og normer
Alt arbeid som gjennomføres i kontraktsperioden skal være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og normer.
Arbeidene må være av god håndverksmessig kvalitet og skal være utført av faglært personell.
For alle arbeider gjelder utførelse iht. NS 3420 beskrivelsestekster for bygg og anlegg, så langt de passer. Der det passer kan det legges til grunn løsninger iht. Byggforsk byggdetaljblad for utførelse, eller andre tilsvarende preaksepterte løsninger.
Det presiseres at der hvor det finnes offentlig regelverk som regulerer kravet til vedlikeholdsarbeidet, skal de til en hver tid gjeldende forskrifter legges til grunn. Med vedlikehold menes reparasjoner/ utskiftninger, utbedring av avvik (feil & mangler), programmering og service på brannalarmanlegget for at installasjonen skal fungere som forutsatt. Vedlikehold av brannalarmanlegg skal inngå som en del av virksomhetens internkontroll og skal dokumenteres.
Aktuelt regelverk & henvisninger for brannalarmanlegg:
• Plan og bygningsloven og tilhørende forskrift
• Temaveiledning om brannalarmanlegg. Melding HO – 2/98
• Forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn med veiledning
• FG regler for automatisk brannalarmanlegg
• NS 3960 Brannalarmanlegg – Prosjektering, installasjon, drift og vedlikehold
• NS 3420 Beskrivelsestekster for bygg, anlegg og installasjoner
• NS-EN 54 Brannalarmanlegg
Planlagte serviceoppdrag skal samordnes for å begrense kjøring.
Arbeid som skjer i ordinær arbeidstid bør utføres slik at det fører til minst mulig sjenanse for brukeren.
Retningslinjer og krav
EBE har utarbeidet en dokumentserie, med formål å sikre gode løsninger for energibruk, miljøkvaliteter, drift og vedlikehold i bygg som EBE skal forvalte (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xxx-xxxx-xx- eiendom/11669). Dokumentserien «Retningslinjer og krav» viser hvilke standardkrav som stilles til leveranser i byggeprosjekter. I denne rammeavtalen vil dokumentet Bygning og teknisk anlegg være styrende:
Regulering av oppdrag
Det enkelte oppdrag for utbedringer/reparasjoner/nyinstallasjoner reguleres av NS 8406.
Sikringsarbeid
Sikringsarbeid skal være utført slik at det ikke kan forvolde skade. Generell SHA-plan og SJA-plan for det enkelte oppdraget skal utarbeides før arbeidet igangsettes.
Rent bygg
Det skal ryddes og holdes rent på byggene under og etter arbeider. Innomhus skal det dersom ikke annet er beskrevet alltid legges opp til «Rent bygg».
Dokumentasjon
Det skal skrives rapport etter hver reparasjon. Eventuelle tiltak som ikke er utbedret skal påpekes i rapporten som vedlegges faktura.
Se bilag 1.1 Mal Dokumentasjon av brannalarmanlegg for hvordan malen for rapportskjema ser ut i dag. Dette vil kunne bli revidert i løpet av avtaleperioden..
Rapporten skal inneholde alle endringer som gjelder tegninger, detektorlister og kontrollrapporter.
All FDV-dokumentasjon skal leveres i henhold EBE sine retningslinjer og krav: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/00000/XXX_xxxxxxxxxxxxx_0_000 280a.pdf.
Loggføring
Det er viktig at alle kontroller og hendelser loggføres i loggbok ved brannalarmsentralen.
Xxxxxxxx ved arbeider for EBE
Leverandøren skal varsle EBE og brukerne på de respektive bygg før arbeider på byggene skal starte, med mindre det kreves umiddelbar oppstart for å sikre bygning/verdier.
Der hvor andre kommunale enheter bestiller bygningsmessige arbeider utført på EBE sine bygg, skal disse arbeidene godkjennes av EBE ved byggforvalter før igangsettelse. Ved ankomst til oppdragsobjektet, skal det tas kontakt med tjenestestedsleder.
Kurs og informasjon om nyvinninger
Oppdragsgivers fagpersonell skal holdes løpende orientert om planlagte eller realiserte tekniske nyvinninger og forbedringer av betydning for oppdraget, for eksempel gjennom kurs eller informasjonsmateriale.
EBE har som mål at det settes opp kurs 1 gang i året gjennom avtaleleverandør innenfor brannalarmfaget.
Produktkrav
Materiell og utstyr skal ha god kvalitet, levetid og være egnet til bruk under norske forhold.
Leverandøren skal kun benytte materiell, med unntak av kabler og ledninger, som er CE- merket og viser at produktet er i overensstemmelse med alle relevante EU- direktiver som var obligatorisk på merketidspunktet.
3 Leveringsbetingelser
Tilgjengelighet og responstid
• Ordinære oppdrag skal være mulig å bestille mellom kl. 07.00 og 15.00 på hverdager.
• Henvendelse angående ordinære oppdrag skal normalt behandles innen 2 dager, med en skriftlig bekreftelse /tilbakemelding til oppdragsgiver med ferdigstillelsesdato.
• Etter igangsettelse av et oppdrag skal arbeidet utføres forløpende hvis ikke annet er avtalt med EBE.
• Leverandør plikter å informere om oppdrag de ikke kan utføre uten ugrunnet opphold.
Handlingsplan og frist for gjennomføring
Oppdragsgiver ønsker at kontrollene gjennomføres i henhold til en handlingsplan. Frist for gjennomføring av kontrollene er 1. juli. Utbedring gjennomføres/planlegges fortløpende.
Kontrollskjema
For hver bestilling vil oppdragsgiver sende ut et kontrollskjema som skal benyttes.
Bestilling
Ordinære oppdrag vil bli bestilt av oppdragsgiver, som avrop på rammeavtale innen normal arbeidstid. Bestilling fra EBE vil komme i form av e-post automatisk utsendt fra vårt FDV- system.
Arbeider skal ikke igangsettes uten at arbeidsordre er tildelt.
4 Bemanning
Leverandøren skal i hovedsak benytte interne ressurser til gjennomføring av oppdraget. Leverandøren er i kontraktsperioden forpliktet til å ha bemanning som sikrere at de avtalte tjenestene kan utføres.
Underleverandører
Leverandøren kan ikke, uten oppdragsgivers skriftlige samtykke, ha mer enn et ledd underleverandører i kjede under seg. Også selskap som kun leverer bemanning er å anse som underleverandøren etter denne bestemmelsen.
Lærlingeklausul
I denne rammeavtalen har vi satt det som krav at leverandøren må være tilknyttet lærlingeordning, samt at det i tillegg skal benyttes lærlinger ved utførelse av arbeid. Se bilag 9 Vilkår om bruk av lærlinger.
5 Miljø
Engangsemballasje
Hvis engangsemballasje benyttes, kreves det at leverandøren har et system for innsamling og gjenvinning av emballasje. Denne tjenesten skal ikke medføre kostnad for Bergen kommune.
Spesialavfall
Spesialavfall må behandles forskriftsmessig. Det skal kunne fremvises kvittering for spesialavfall levert på godkjent deponi ved forespørsel.
6 Informasjon og meldeplikt
Partene forplikter seg til gjensidig å informere hverandre om forhold som har eller kan få betydning for utførelse for oppdrag. Herunder nevnes blant annet endringer i bemanning/kapasitet, samt endringer i kontaktinformasjon (inkludert kontaktpersoner og e- post/telefonnumre for bestilling).