Arkivsak Dato 13.06.2019 Saksbehandler Per W Torgersen
Arkivsak | |
Dato | 13.06.2019 |
Saksbehandler | Xxx X Xxxxxxxxx |
Saksframlegg
Styre | Sørlandet sykehus HF | ||
Møtedato | 20.06.2019 | ||
Sak nr | 033-2019 | Sakstype | Orienteringssak |
Sakstittel | Samlokalisering av nødetatene i Flekkefjord – leieavtale for ambulansetjenesten | ||
Forslag til vedtak
1. Styret tar informasjonen om arbeidet med nytt bygg for nødetatene i Flekkefjord til orientering.
2. Xxxxxx støtter administrerende direktørs intensjon om å inngå leieavtale for ambulansetjenesten i Flekkefjord i det nye nødetatbygget.
Vedlegg til saken
• Intensjonsavtale mellom Flekkefjord kommune og SSSHF, 13.6.2018.
• Foreløpig skisseprosjekt for nytt nødetatbygg i Flekkefjord. SH arkitekter AS, 10.5.2019.
1 Bakgrunn for saken
Styret ble orientert om denne saken i møtet 1.3.2019 (sak 003-2019 ADs orientering). Saken legges nå frem for styret fordi Flekkefjord kommune og Politiet har bedt SSHF bekrefte at vi ønsker å gå videre med prosjektet med sikte på å inngå en langsiktig leieavtale for ambulansetjenesten i et nytt felles bygg for alle nødetatene.
2 Saksopplysninger
2.1 Intensjonsavtale om samlokalisering av nødetatene i Flekkefjord
SSHF har gjennom flere år vurdert alternative løsninger for å forbedre eller fornye lokalene til ambulansestasjonen i Flekkefjord. Flekkefjord kommune har behov for nye lokaler for brannvesenet. Som resultat av en god dialog mellom kommunen og sykehuset over lang tid, er partene enige om man ønsker å samlokalisere disse tjenestene sentralt i Flekkefjord, da samlokalisering antas å kunne gi vesentlige synergieffekter både faglig og økonomisk. Politiets fellestjenester har bedt om tilbud på nye lokaler til lensmannskontoret for Flekkefjord og Kvinesdal. Både kommunen og SSHF mener at det kan være ytterligere synergieffekter hvis også Politiet samlokaliseres med de andre nødetatene i Flekkefjord. En slik tilrettelegging og lokalisering av et felles anlegg for de tre etatene vil også være i tråd med anbefalingene fra overordnede myndigheter.
SSHF og Flekkefjord kommune inngikk i juni 2018 en intensjonsavtale om samlokalisering og avtalte i fellesskap å utvikle et konsept for et felles bygg for alle nødetatene plassert på sykehusets parkeringsplass. Det forutsettes at bygget finansieres av kommunen og leies ut til brukerne etter selvkostprinsippet.
2.2 Ambulansetjenesten i Flekkefjord
Ambulansestasjonen i Flekkefjord eies og drives av SSHF. Der er to ambulanser i døgnberedskap. I tillegg er det plassert en reserveambulanse ved stasjonen, som kan kalles ut ved større hendelser. Fire ambulansearbeidere er på vakt ved stasjonen, og i tillegg er der en til to lærlinger. I 2018 utførte ambulansene i Flekkefjord 2410 oppdrag og kjørte 185 000 km. Andelen akuttoppdrag var rett i overkant av 50%. Trenden de siste årene har vist en økning både av totalt antall oppdrag og av andel akuttoppdrag.
Ambulansetjenesten holder til i en gammel brakkerigg plassert syd for sykehusets hovedbygg. Bygningen er i teknisk dårlig stand, den tilfredsstiller ikke gjeldende forskrifter og brukes etter dispensasjon fra kommunen. Vanlige HMS-krav er ikke mulig å oppfylle i denne bygningen. Det mangler blant annet garderober, toalett, dusj og ventilasjon. Ambulansene er plassert i en separat liten dobbel-garasje.
Daglig sjekk og renholdsrutiner må gjennomføres utenfor garasjen.
Ambulansestasjonen i Flekkefjord har beredskapsvakt hjemme, antagelig som den eneste ambulansestasjonen knyttet til et sykehus i Norge. Dette kan ha negativ påvirkning på både tjenestekvalitet (responstid) og rekruttering. Overgang til vakt på vaktrom ansees som en riktig utvikling, og nye lokaler må ta høyde for dette.
Ambulansestasjonenes geografiske plassering henger bl a sammen med befolkningsgrunnlaget, anbefalte responstider for ambulanse, og et stadig bedre
utviklet veinett som grunnlag for kostnadseffektiv drift. Dette kan være drivere for en fremtidig, eventuell justering av dagens ambulansestasjonsstruktur. Når det gjelder stasjonen i Flekkefjord, så vil plasseringen på sykehusområdet sikre geografisk nærhet til store deler av befolkningen i området, og ha kort vei til E 39. Dette vurderes som en hensiktsmessig plassering også på lang sikt.
Arealbehovet for en oppgradert ambulansestasjon i Flekkefjord er basert på en kapasitet for to ordinære ambulanser + en reservebil, og for inntil fire personer i hvilende vakt på stasjonen om natten. I foreløpige skisser for et felles bygg med Brannvesenet og Politiet er arealet for ambulansetjenesten beregnet til 244 kvm netto (207 kvm eksklusivt areal + 24 kvm andel av fellesrom).
2.3 Hvorfor samlokalisering av nødetatene?
Det pekes i overordnede styringsdokumenter på viktigheten av at ulike etater samvirker og løser oppgaver i fellesskap, tross ulikheter i organisering, faglig tilnærming, ansvar og kultur. Den viktigste forutsetningen for å kunne lykkes med dette, er at aktørene har god kunnskap om hverandres roller, ansvar og kapasiteter. Et felles nødetatsbygg, som både er tilrettelagt for hver enkelt etats egne behov, og som samtidig gir muligheter for daglig og systematisk samhandling, vil gi et godt fundament for å realisere disse ambisjonene. Styrket samhandling har bred faglig tilslutning og fylkesmannen har underveis også tildelt prosjektmidler til utvikling av et tettere samarbeid mellom aktørene.
Nødetatene i Flekkefjord har en lang og god tradisjon for felles samlinger/øvelser. Gjennom samlokalisering av de tre nødetatene i et nytt bygg, tilpasset den enkelte etats behov, og tilrettelagt for samvirke og effektiv sambruk av de arealene som egner seg for dette (eksempelvis kursrom, treningsrom, vaskehall mv.), så vil man ha et godt grunnlag for å løse dagens oppgaver og møte framtidige utviklingsbehov på en optimal måte.
Både faglig og strategisk vurderes samlokalisering i et felles nødetatsbygg med umiddelbar nærhet til sykehuset, å være en god løsning. Fysisk samlokalisering gjør det lettere å videreutvikle samarbeid og samhandling i det daglige, og kan bidra til at etatene samlet sett øker sin kompetanse og sin evne til å håndtere hendelser. Felles trening, øvelser og oppfølging i etterkant, kombinert med de fordelene som ligger i at fagpersoner kjenner til hverandres funksjoner og kapasiteter, gjør at det er mange gode argumenter for samlokalisering. Alle tre nødetatene oppfatter en lokalisering på sykehusområdet som gunstig. Herfra er det kort utrykningsvei både til de tettest befolkede områdene og til E39.
Ved samlokalisering kan det totale arealbehovet reduseres gjennom sambruk av f.eks. møterom, grupperom, garderober, garasjer, vaskeanlegg, og treningsrom. Dette gjenspeiles i det skisseprosjektet som nå foreligger.
Det er så langt ikke identifisert noen ulemper ved samlokalisering av nødetatene.
2.4 Realisering av et felles bygg
I tråd med intensjonsavtalen fra 2018, ledes planleggingen av Flekkefjord kommune. Partene er enige om at det synes mest hensiktsmessig at kommunen ved Flekkefjord kommunebygg AS står som byggherre og eier av et nytt
nødetatbygg. Partene samarbeider om planleggingen og brukerne ved SSHF involveres i prosessen slik det ville blitt gjort i et SSHF-prosjekt.
Byggekontrakter skal tildeles etter ordinær anbudskonkurranse. Både ambulanse og brannvesen, og evt. politi, blir leietakere. Leiepriser skal fastsettes etter selvkostprinsippet. Hver av leietakerne dekker sin andel av kostnadene ut fra det areal og de funksjoner hver av dem har bestilt.
Politiet har bestemt at Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor skal lokaliseres til Flekkefjord, og har i den forbindelse behov for nye lokaler. Flekkefjord kommune har levert tilbud om leieavtale for Politiet i et felles bygg og er nå i avsluttende forhandlinger om et leieforhold. Politiet har i den forbindelse bedt om en avklaring hvorvidt SSHFs ambulansetjeneste vil gå inn som leietaker i bygget.
2.5 Langsiktig utvikling av SSF, arealdisponering
Utviklingsplan 2035 slår fast at strukturen med tre sykehus i foretaket skal videreutvikles. Det er derfor nødvendig at det sikres muligheter for oppgradering, fornyelse og evt. utvidelse av sykehusets bygningsmasse på dagens lokasjon.
I gjennomgangen av eksisterende bygningsmasse i Utviklingsplan 2035 omtales betydelige behov for oppgradering av ambulansesentralen i Flekkefjord. I Strategiplan 2018-20 er et av de strategiske målene å bidra til bygningsmessige samarbeidsløsninger med vertskommunene.
Bygg for nødetatene er tenkt plassert på nåværende hovedparkeringsplass for sykehuset. Det er imidlertid en forutsetning at prosjektet utformes slik at parkeringskapasiteten for eksisterende funksjoner opprettholdes og at det i tillegg etableres parkeringsplasser for de nye funksjonene.
For sykehuset vil det fortsatt være gode, langsiktige utviklingsmuligheter syd for nåværende hovedbygg.
Fig.: Plassering av felles bygg for nødetater på nåværende parkeringsplass ved sykehuset i Flekkefjord.
2.6 Økonomiske vurderinger
Foretaket er iht. retningslinjer fra eier pålagt å gjøre en gjennomgang av forholdet mellom leiekostnader og investeringskostnad for å vurdere om en eventuell leie er
økonomisk fornuftig og om hvorvidt leieperioden tilsier at dette er å betrakte som finansiell leasing, som igjen er underlagt finansstrategien i HSØRHF.
Byggekostnadene for nytt nødetatbygg, basert på foreløpig skisseprosjekt, er estimert til 83 MNOK eks. mva. Prosjektet finansieres av Flekkefjord kommunebygg AS ved lån med 40 års løpetid, annuitet, fastrente og kommunal garanti. Flekkefjord brann- og redningstjeneste vil være den største brukeren av bygget. SSHFs andel av totalarealet vil bare være ca 11 %.
Ved en 20 års leieavtale (med opsjon på forlengelse) er årlig leiebeløp for SSHF beregnet til 0,45 MNOK inkl. teknisk drift og vedlikehold.
I dette tilfelle tilsier leiebeløpets størrelse og leietid sett opp mot forventet investering at dette er en reell leie i et bygg med betydelig lenger levetid enn leieperioden tilsier. Flekkefjord kommune som utleier har her lagt opp til utleie basert på kostnadsdekning og gunstig kommunal finansiering, slik at det ikke ligger noen markedsmekanisme til grunn for et leieforhold.
Avtalens varighet på 20 år er om lag 1/3 av forventet levetid for bygget og reflekterer om lag halve nedbetalingsperioden for låneopptak til bygget. Dette indikerer en reell operasjonell leie som i sum er innenfor administrerende direktørs fullmakter til å inngå operasjonelle leasingavtaler innenfor eget budsjett. Det ville også ha vært innenfor AD’s fullmakter på inntil 10 MNOK hvis det hadde vært å betrakte som en finansiell lease. (Ref. vedtatte fullmaktsmatriser i SSHF som igjen er basert på Helse Sør-Øst RHF sin fullmaktsmatrise.
Prosjektet egner seg ikke for å beregne økonomisk bærekraft, da det er nødvendig utskifting av ikke-funksjonell bygningsmasse for dagens prehospitale tjenester i Flekkefjord. Alternativ kostnad antas å være høyere dersom SSHF skulle etablere nye lokaler for ambulansetjenesten på egenhånd.
3 Administrerende direktørs vurderinger
Administrerende direktørs vurdering er at det er presserende behov for å skaffe nye lokaler til ambulansetjenesten i Flekkefjord, både fordi nåværende lokaler er i dårlig teknisk stand med betydelige HMS-utfordringer og fordi lokalene er uhensiktsmessige i forhold modernisering av virksomheten.
Med svært begrensede investeringsmuligheter i foretaket de nærmeste årene, er en leieavtale et godt alternativ til å bygge nytt selv. Et samarbeid med Flekkefjord om realisering av nybygg på markedsmessige konkurransevilkår og leieavtaler etter selvkostprinsippet vurderes å være den økonomisk mest gunstige løsningen for SSHF. Det forutsettes transparens i prosjektets økonomiske forhold.
Samlokalisering av nødetatene forventes å gi både økonomiske og kvalitetsmessige gevinster gjennom redusert arealbruk og faglig samarbeid. Samlokalisering og økt samarbeid er dessuten i tråd med overordnede politiske føringer.
SSHF kan stille byggetomt på nåværende parkeringsareal til disposisjon for et nødetatbygg fordi foretaket fortsatt har gode, langsiktige utviklingsmuligheter i området, - forutsatt at prosjektet erstatter dagens parkeringsplasser.
Administrerende direktør har intensjon om å inngå en 20-årig leieavtale for ambulansetjenesten i Flekkefjord i et nytt bygg for nødetatene på de vilkår og med de forutsetninger som er beskrevet i dette saksfremlegget.