Veiledning for bruk av rammeavtale om elektronisk medisineringsstøtte
Veiledning for bruk av rammeavtale om elektronisk medisineringsstøtte
1. Om rammeavtalen
Rammeavtalen heter: «Leveranse av elektronisk medisineringsstøtte», xxx.xx. 110176.
Rammeavtalen er inngått mellom Østre Toten kommune (som vertskommune) og Hepro AS som Leverandør og gjelder følgende produkter/områder:
1. Enkel elektronisk medisineringsstøtte: Enklere løsning for medisineringsstøtte med påminnelsesformål uten avhengighet til multidose. Mobil og fleksibel løsning som er enkel å ta med seg ut på tur.
2. Avansert elektronisk medisineringsstøtte: Løsning som støtter multidose med tilhørende administrasjonsløsning som er tiltenkt å dekke særskilte brukerbehov knyttet til medisineringsstøtte. Denne løsningen har høyere krav til anvendelighet og sikkerhet sammenlignet med den enkle løsningen. Løsningen er bærbar.
Det er Østre Toten kommune som har direkte kontakt med Hepro AS som Leverandør hva gjelder administrasjonen av selve rammeavtalen, med mindre annet er konkret avtalt eller bestemt.
Rammeavtalen kan etterspørres ved henvendelse til Xxxxx Xxxxx: andre.alves@ostre- xxxxx.xxxxxxx.xx
Rammeavtalens maksimale verdi (for alle kommuner samlet) er 400 millioner kroner ekskl. mva.
Produkter omfattet av rammeavtalen
1. Enkel elektroniske medisineringsstøtte
• Dignio Pilly SMS A1 (enkel)
2. Avansert elektronisk medisineringsstøtte:
• Dignio Medido B1 (avansert) |
• Evondos E300 B2 (avansert) |
• Dosell B3 (avansert) |
Kommunen velger hvilke produkter og hvor mange enheter som bestilles.
Pris på produktene omfattet av rammeavtalen
Prisene følger av Vedlegg 1 (Prismatrise).
Prismatrisen er også tilgjengelig på informasjonswebsiden xxxxx://xxx.xxxxx- xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxx/
Prisene på rammeavtalen kan bli justert og kommunene vil i så fall bli varslet om dette.
Følgende gjelder for prisene på rammeavtalen:
Endringer i valutakurser som påvirker kostnader leverandøren har i forbindelse med ytelsene, kan gjøres gjeldende overfor kunden med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Hvis økninger i valutakurser er grunnlag for endringer i vederlaget, skal vederlaget tilsvarende settes ned uten at kunden må kreve det hvis valutakursene senere synker.
Endring i valutakurser vil ikke gi rett til endring i løpende vederlag i den enkelte avropsavtale (SSA-L).
Avtalens varighet
Avtaleforholdet reguleres samlet sett av SSA-R (rammeavtale) og SSA-L som avropsavtale. Varigheten på rammeavtalen er 2+1+1 år. Østre Toten kommune kan forlenge rammeavtalen slik at den har maksimalt fire års varighet. Kommunene kan foreta avrop så lenge rammeavtalen løper.
Den enkelte avropsavtale (SSA-L) som kommunen inngår med Hepro AS har ikke nærmere bestemt varighet. Avropsavtalen løper inntil kommunen sier opp avtalen med tre (3) måneders skriftlig varsel, eller inntil Leverandøren sier den opp med 12 måneders varsel.
2. Fordeling av kostnader mellom kommunene
Østre Toten kommune har påtatt seg å være vertskommune for en nasjonal anskaffelsesavtale om leie av elektroniske medisindispensere.
Nasjonalt velferdsteknologiprogram har bidratt til at en slik avtale kommer i stand. Østre Toten kommune og kommunens innkjøpsenhet – Fellesanskaffelsesenhet for kommunene i Gjøvik-regionen
– har ansvaret for å forvalte rammeavtalen i avtaleperioden.
Til dekning av kommunens kostnader skal de deltakende kommunene betale et fast årlig beløp på 3 650 kroner per år. Dette beløpet vil være et fast beløp i hele rammeavtaleperioden. Beløpet forfaller til betaling ultimo august hvert år. Østre Toten kommune sender faktura til deltakende kommuner i henhold til dette.
Beløpet gjelder alle deltakende kommuner, uavhengig av om kommunene foretar avrop. Det vises her til invitasjonen av 1. april 2020, brev med referanse 20/01109-1.
Det årlige beløpet fra de 62 deltakerkommunene dekker kostnadene til:
1. Alle Østre Toten kommunes oppstartskostnader fram til avtale er signert og leveranse kan starte, herunder
• Arbeid med konkurransegrunnlaget
• Kunngjøring av konkurransen
• Gjennomføring av konkurransen, teste produkter, velge leverandør og lage og signere kontrakt
• Legge til rette for at leveranse kan starte, herunder opprette egen informasjonsside/-kanal for alle deltakere
• Gjøre nødvendige tilpasninger for et effektivt kjøpsregime, herunder eget digitalt bestillingsskjema
2. Årlige forvaltningskostnader, herunder
• Kontakt mellom vertskommune og alle deltakende kommuner (samlet og hver for seg)
• Kontakt mellom kjøperne v/vertskommunen og leverandøren
• Formidle nødvendig informasjon fra leverandør til de deltakende kommunene
• Sørge for, forberede, og være initiativtaker, til regelmessige (digitale) møter mellom vertskommunen og alle deltakende kommunene
• Sørge for, forberede, og være initiativtaker, til regelmessige (digitale) møter mellom deltakerkommunene og leverandøren
3. Administrere og gjennomføre nødvendig arbeid knyttet til vurdering av bruk av opsjon i avtaleperioden, etter år 2 og etter år 3.
Hvis det oppstår saker eller forhold som krever juridisk bistand og som gjelder den enkelte avropsavtale (SSA-L), dvs. forholdet mellom leverandør og kommune, vil slike forhold normalt håndteres av kommunen selv og i henhold til kontraktens bestemmelser. Dette dekkes i utgangspunktet ikke av den årlige avgiften på 3 650 kroner.
Kontraktsmessige forhold som gjelder rammeavtalen og eventuelle tvister knyttet til denne, dekkes heller ikke av årsbeløpet på 3 650 kroner. Slike kostnader vil som hovedregel bli fordelt likt mellom deltakende kommuner.
3. Hvem kan foreta avrop på rammeavtalen
Følgende kommuner kan foreta avrop på rammeavtalen:
Østre Toten kommune, samt deltakende kommuner:
Smøla, Kragerø, Øystre Slidre, Vestre Slidre, Etnedal, Vang, Sør-Aurdal, Nord-Aurdal, Averøy, Dovre, Ringerike, Ullensaker, Kvitsøy, Sør-Fron, Nordkapp, Narvik, Drangedal, Vågan, Flakstad, Moskenes, Værøy, Kristiansund, Hurdal, Stad, Nannestad, Rana, Brønnøy, Alstahaug, Leirfjord, Sandefjord, Skjåk, Tromsø, Kongsvinger, Sør-Odal, Nord-Odal, Åsnes, Grue, Eidskog, Harstad, Gjøvik, Fauske, Hamar, Løten, Stange, Gjerdrum, Nord-Fron, Tysnes, Nes, Eidsvoll, Vestre Toten, Søndre Land, Nordre Land, Bardu, Vestby, Evenes, Sørreisa, Tokke, Vinje, Kviteseid, Fyresdal og Nissedal.
4. Fremgangsmåte for avrop på rammeavtalen
Gjennomføring av bestilling
På grunn av at produktene leveres gjennom én distributør (Hepro AS), er ikke kommunene forpliktet til å benytte elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ved gjennomføringen av avrop.
Avrop skjer på en av to følgende måter:
1. Kommunen fyller ut avropsskjemaet som er tilgjengelig på dette nettstedet:
xxxxx://xxx.xxxxx-xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xx- medisindispensere/
2. Kommunen benytter e-handelsløsning, det vil si leverandørens elektroniske bestillingssystem når det er tilgjengeliggjort
Til pkt. 1: Avropsskjemaet har følgende sentrale punkter til utfylling:
• Beskrivelse av Leveransen og enhetspriser (herunder antall produkter og leveringsadresse)
• Ønsket leveringstid
• Ønsket tidsrom for opplæring
• Angivelse av evt. spesielle forhold knyttet til oppdraget
• Faktureringsadresse
• Kontaktperson for avtalen og kontaktperson for innføring av teknologien
Til pkt. 2: Leverandørens elektroniske bestillingssystem er ennå ikke klar per juni 2020. Det foreligger ikke noe dato for det. Kommunene blir varslet når bestillingssystem er klar. Frem til da, brukes det avropsskjemaet.
Om sentral godkjenningsprøve og kommunens godkjenningsprøve
Østre Toten kommune (vertskommunen) gjennomførte en sentral godkjenningsprøve der vertskommunen og Leverandøren var involvert. Sentral godkjenningsprøve ble avsluttet 12.6.2020, og fire (4) produkter på rammeavtalen har bestått testen, se punkt 1.1. ovenfor.
I tillegg til sentral godkjenningsprøve på rammeavtalen, skal det også ved det enkelte avrop gjennomføres en godkjenningsprøve der kommunen undersøker tjenesten i henhold til SSA-L pkt 3.3. Godkjenningsprøven skal inkludere gjennomføring av opplæring evt. at opplæringsmateriell er stilt til disposisjon.
Nærmere detaljer om gjennomføringen av godkjenningsprøven kan avtales mellom kommunen og Leverandøren i forbindelse med det enkelte avrop.
Inngåelse av avropsavtale
Etter at bestillingen er foretatt, vil kommunen motta en tilpasset versjon av SSA-L (avropsavtalen) fra Hepro AS som kommunen signerer. Avropsavtalens forside og databehandleravtalen bør signeres av begge parter (Hepro AS og avropende kommune).
Ved behov vil partene kunne avklare eventuelle nødvendige forhold med kommunen før avropavtalen signeres.
Følgende forhold er særlig aktuelle avklaringspunkter:
• Nærmere plan for etablering
• Nærmere detaljer om gjennomføringen av godkjenningsprøven
5. Kontaktpunkter hos leverandøren
De kommuner som allerede har rammeavtale med Hepro AS får beholde de kundeansvarlige som de er vant til å forholde seg til. Hepro vil legge til rette for dette.
Overordnet kontaktpunkt
Navn: Xxxxx Xxxxxxx |
Stilling: Salgsleder Velferdsteknologi |
Telefon: 000 00 000 |
Kontaktpunkt Key Account Manager hos leverandøren i fylkene Oslo, Rogaland, Møre og Romsdal, Viken, Vestfold og Telemark, Agder, Vestland
Navn: Xxxxx Xxxxxxxxx |
Stilling: Key Account Manager Velferdsteknologi |
Telefon: 000 00 000 |
Kontaktpunkt Key Account Manager hos leverandøren i fylkene Troms og Finnmark, Nordland, Trøndelag
Navn: Xxxxxxxxxx X. Xxxx |
Stilling: Key Account Manager Velferdsteknologi |
Telefon: 000 00 000 |
Kontaktpunkt Key Account Manager hos leverandøren i Innlandet
Navn: Xxxxxxx Xxxxxxx |
Stilling: Key Account Manager Velferdsteknologi |
Telefon: 000 00 000 |
6. Møtevirksomhet
Informasjonsmøter ved oppstart av rammeavtalen
Det er planlagt gjennomført tre informasjonsmøter mellom kommunene, Hepro AS og vertskommunen.
Informasjonsmøtene vil bli gjennomført før sommeren og vil inneholde en nøytral presentasjon av produktene som kan bestilles over rammeavtalen fra Hepro AS samt informasjon om selve rammeavtalen fra Østre Toten kommune.
Varighet på møtene forventes å være ca. 2,5 timer. Det vil bli sendt ut nærmere informasjon om møtetidspunkt og om påmeldingen til møtene medio juni.
Brukerforum
Leverandøren skal arrangere kvartalsvise brukerforum. Brukerforumet er en arena hvor representanter fra leverandøren, underleverandører og kommunene møtes. Kommunene skal kunne delta i brukerforum kostnadsfritt.
Forumet skal være til gjensidig nytte for partene. Her skal partene bidra med konstruktive innspill og debatt som er ment å føre til mer brukervennlige og effektive leveranser og samarbeid. Følgende temaer er særlig aktuelle:
- Produktnyheter
- Roadmap
- Utveksling av erfaringer
- Kundens endringsønsker og behov
Møter med underleverandør
Det skal kunne gjennomføres møter mellom kommuner og underleverandører på rammeavtalen. Slike møter avtales ved henvendelse fra den enkelte kommune til leverandøren.
Møter mellom Østre Toten kommune og deltakende kommuner
Østre Toten kommune vil invitere deltakende kommuner til digitale erfaringsutvekslingsmøter. Det tas sikte på at disse møtene avholdes én gang i halvåret.
Østre Toten kommune sender invitasjon til disse møtene.