Samhandlingsavtale

Innhold

Avtalen gjelder elektronisk samhandling i forbindelse med avtalen denne samhandlingsavtalen er vedlagt (heretter hovedavtalen).

Med avtalen menes denne generelle avtaleteksten.

Sandnes kommune (heretter oppdragsgiver) benytter Visma Enterprise og Visma aksesspunkt for elektronisk samhandling.

Avtalen har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift for implementering av ehandelsløsningen.

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av avtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av hovedavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne avtalen skal skje fra og med hovedavtalens oppstartsdato med mindre annet er avtalt ved kontraktsinngåelse. Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 30 dager, og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes hovedavtalen som misligholdt.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.

2 Relevante begrep ‌

Begrep	Forklaring
Aksesspunkt	Elektronisk postkontor (meldingsformidler) Sender dokumenter mellom hverandre i PEPPOL-nettverket. DFØ administrerer godkjenn+ing av nye aksesspunkt i Norge.
Xxxxxxxxxxxx.xx	DFØs fagsider om offentlige anskaffelser: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/.
EHF	Elektronisk handelsformat Basert på EU-standarder og tilpasset norsk lovverk og gjeldende praksis for de ulike aktuelle forretningsprosesser slik disse praktiseres i det norske markedet. EHF forvaltes og vedlikeholdes av DFØ.
ELMA-register	Elektronisk mottakeradresseregister Register i Norge hvor mottaker kan legge inn sine elektroniske adresser (organisasjonsnummer) for å motta EHF dokumenter. Innmelding via aksesspunkt.
PEPPOL	EU-styrt organisasjon og nettverk Tilrettelegger standarder for elektroniske meldinger. Knytter alle meldingsformidlere sammen, slik at man kan sende elektroniske meldinger mellom aksesspunktene.
Ordremetode
EHF ordre	Ordrene sendes i EHF format fra Visma eHandel via Visma aksesspunkt til leverandørens aksesspunkt. Merk at leverandøren må være tilknyttet et aksesspunkt som kan motta EHF ordre.
Avropsmetode
Ekstern nettbutikk/ punch out/round trip	Ekstern nettbutikk bygger på en standard integrasjon (EHF/OCI/CXML) mellom oppdragsgivers innkjøpssystem (Visma eHandel) og leverandørens nettbutikk. Leverandøren eller leverandørens ERP-leverandør må sende URL og parametere for den eksterne nettbutikken som skal legges inn i Visma. Bestillerne sendes via Visma eHandel over i leverandørens bestillingsløsning og utfører bestillingen der. Når de er ferdige sendes de tilbake til Visma hvor ordren godkjennes og sendes.
Formularbestilling/fritekstbestilling	Denne avropsmetoden brukes mot leverandører som ikke leverer katalog eller for å bestille tilleggsvarer/tjenester som ikke er tatt med i leverandøren sin katalog. Bestiller beskriver selv produkt/tjeneste de skal kjøpe og må legge inn informasjon om pris og evt. artikkelnummer.
Katalog	Kataloger sendes i EHF format.
PDF-ordre vedlagt epost	Dersom leverandøren ikke kan motta EHF ordre (via et aksesspunkt) vil ordrene sendes som PDF-vedlegg i epost. Leverandøren må oppgi en epostadresse for mottak av ordrer.

3 Meldingsutveksling ‌

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (lenke til EHF katalogveileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt.

Med mindre annet er avtalt ved kontraktsinngåelse, skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL).

Følgende tabell gir oversikt over meldinger, ansvarlig part og krav til format:

Melding	Ansvarlig	Format
Produktkatalog	Leverandør	EHF katalog/ekstern nettbutikk
Ordre	Oppdragsgiver	EHF ordre/PDF via epost
Ordrebekreftelse	Leverandør	EHF ordrebekreftelse
EHF pakkseddel	Leverandør	EHF pakkseddel
Fakturering	Leverandør	EHF faktura

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

3.1 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger ‌

Avtalepartene er enig i at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldingene som utveksles:

Spesifisering	Kommentar/referanse/eksempel
Identifikasjon av kunde	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av kundeadresse	GLN
Identifikasjon av varer og tjenester	Leverandørens vare/produktnummer
Ordre/bestillingsreferanse	Ordrenummer fra oppdragsgivers ehandelssystem
Rammeavtale	Kontraktsnummer
Formater på vedlegg	PDF, TXT, GIF, TIFF, JPEG, JPG og PNG

4 Produktkatalog ‌

Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og ikke oftere enn en gang pr. måned.

4.1 EHF katalog ‌

4.1.1 Opprettelse og sending av katalog ‌

Leverandører som skal lage og sende EHF katalog kan gjøre dette på følgende måter:

1. Få sitt eget system til å konvertere vare- eller tjenesteinformasjon til en EHF katalog XML fil.

• Leverandører som ønsker å benytte eget system for konvertering, finner teknisk spesifikasjon for EHF katalog her: xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/.

2. Benytte en tjenesteleverandør til å lage EHF katalog XML filen og sende denne til sine kunder.

• Leverandører som ønsker å benytte en tjenesteleverandør, finner en oversikt over aktuelle tjenesteleverandører her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxx .

I begge tilfeller benyttes PEPPOL emeldingsnettverk for forsendelsen. En oversikt over tjenesteleverandørene som opererer et aksesspunkt finnes her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx-xx-xxx-xxxxxxxx .

4.1.2 Innhold i katalog ‌

Katalogveileder er hovedkilden for korrekt informasjon. Avtalen har til hensikt å skape en felles forståelse av de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende.

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Katalognummer/navn	Xx
Katalog språk	Ja
Aksjonskode	Ja	Add=Ny katalog, Update=Oppdatering hele katalogen blir byttet ut, Delete=Hele katalogen slettes
Datofelter	Ja
Kontraktsnummer	Ja
Aktøridentifikasjon	Ja	Organisasjonsnummer for utsteder og mottaker av katalog
Mailadresse katalogansvarlig leverandør	Ja
Identifikator	Xx
Bestillbarindikator	Ja
Bestillingsenhet	Ja	Basert på UOM Kodeliste
Prisbeløp	Ja
Valuta	Ja
Leverandørens artikkelnummer	Ja
UNSPSC + kodeverdi	Ja	Versjon 18, se GS1
Produktnavn	Ja
MVA sats	Ja	Kode S=25%, H=15%, AA=8%, E=0% fritatt, Z=null rate 0%
Produktbeskrivelse	Ja
Nøkkelord	Ja
Produsent navn og varenummer1	Ja

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Opprinnelsesland (landkode)	Ja
Farlig gods/Risikoprodukter	Ja
HMS datablad	Ja
Miljø, sosialt ansvarsmerker	Ja	Merkenavn og lenke til spesifikasjon.
Pakningsnivå	Ja	Hvis forskjellige priser for forskjellige pakningsstørrelser angis dette her. En pakning må ha et unikt varenummer selv om det er samme vare. Koder: DU= T-pak eller Pall, TU=D-Pak eller T-Pak, CU=F-Pak
Pakningsenhet og kvantum	Ja
Ledetid	Ja
Farlig gods	Ja
Minste ordrestørrelse	Ja
Bilde	Ja

4.1.3 Godkjenning av EHF katalog ‌

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system, slik at faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver. Dersom ikke annet er avtalt i hovedavtalen, skal kataloger som hovedregel sendes første kalenderdag i måneden.

4.2 Ekstern nettbutikk ‌

Ekstern nettbutikk bygger på en standard integrasjon (EHF/OCI/CXML) mellom oppdragsgivers innkjøpssystem (Visma eHandel) og leverandørens nettbutikk.

Bestillerne sendes via Visma eHandel over i leverandørens bestillingsløsning og utfører bestillingen der. Når de er ferdige sendes de tilbake til Visma hvor ordren godkjennes og sendes.

Ekstern nettbutikk skildrer prosessen og meldingsinnholdet der oppdragsgiver:

1. får automatisk tilgang til avtalt sortiment i leverandøren sin nettbutikk, ved å klikke på en lenke i sitt eget bestillingssystem.

2. velge varer og tjenester og legge dem i en handlekurv inne i systemet til leverandøren.

3. overfører handlekurven tilbake til sitt eget bestillingssystem.

4.2.1 Oppsett og tekniske spesifikasjoner ‌

Leverandøren, eller leverandørens ERP-leverandør, sender URL og parametere for den eksterne nettbutikken til oppdragsgiver.

Oppsettet kan eksempelvis se slik ut:

Merk at meldingen er type metode POST og at systemet bruker én og samme bruker (login) for alle bestillere.

4.2.2 Utvalg og godkjenning av innhold i ekstern nettbutikk ‌

Konkurransegrunnlag med vedlegg er utgangspunkt for varesortiment i ekstern nettbutikk. Oppdragsgiver kan likevel be om endringer i tilgjengeliggjort varesortiment i løpet av avtaleperioden.

Ekstern nettbutikk med innhold skal godkjennes av oppdragsgiver før tilgjengeliggjøring.

5 Krav til innhold i katalog og ekstern nettbutikk ‌

Med mindre annet er avtalt i hovedavtalen eller ved kontraktsinngåelse, stilles følgende krav til kvalitet i den produktkatalogen:

Vurderingsparameter	Krav
Produktnavn	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (type av produkt - merke/modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
Produktbeskrivelse	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. Alle produkter har en produktbeskrivelse.
Bilder	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler.
Kategorisering (UNSPSC)1	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
Synonymer / nøkkelord	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
Produktidentitet 2	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e- katalogen og i web shop/trykt katalog.
Vedlegg	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.

1 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til enhver tid gjeldende UNSPSC versjon. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

2 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

6 Ordrebekreftelse ‌

Oppdragsgiver har mulighet til å motta ordrebekreftelse i EHF format via Visma aksesspunkt.

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (lenke til EHF ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt.

Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen 6 timer etter at bestilling er mottatt. Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på epost.

6.1 Bruk av bekreftelse med endring ‌

Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring	Ja	Nei
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren	x
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje	x
Reduksjon i kvantum som leveres	x
Erstatningsprodukt	x
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet).	x
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre)	x

6.2 Oppdragsgivers håndtering av bekreftelse med endring ‌

Dersom leverandør bekrefter med status «Akseptert med endring», er leverandørens endringer å betrakte som akseptert av oppdragsgiver med mindre oppdragsgiver gir leverandør respons innen 7 dager etter mottak av bekreftelsen.

7 Forsendelse og varemottak ‌

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF pakkseddel spesifikasjon (lenke til EHF pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt.

7.1 EHF pakkseddel ‌

EHF pakkseddel gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at rett vare eller tjeneste er mottatt, og at det belastet for riktig vare eller tjeneste.

Kontroll med leveranser er viktig for både oppdragsgiver og leverandør. Formatet EH pakkseddel kan hjelpe begge parter med kontrollen, ved at leveransen blir dokumentert elektronisk.

EHF pakkseddel kan benyttes til både levering av fysiske varer og bekreftelse på utført tjenesteoppdrag. For leveranse av fysiske varer er det viktig at varemottakerrollen er definert hos oppdragsgiver. Varen kan bli levert et annet sted enn der den ble bestilt fra, og mottaker av varen kan være en annen enn bestiller.

Visma eHandel sikrer at varemottakerrollen er definert hos oppdragsgiver.

8 Fakturering ‌

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF faktura spesifikasjon (lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt. Se kapittel 9, nyttige lenker.

Presisering av informasjon i faktura

Bruk (ja/nei)

Kommentar

Ordrereferanse/Ordrenummer

Oppdragsgivers referanse

Ved manglende ordrereferanse/ordrenummer

9 Nyttige lenker ‌

Format	Link
Xxxxxxxx informasjon oppdragsgiver	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx- oppdragsgivere
Generell informasjon leverandør	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx- leverandorer
EHF katalog	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-katalog
EHF ordre og ordrebekreftelse	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-ordre-og-ordrebekreftelse
EHF pakkseddel	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-pakkseddel
EHF faktura og kreditnota	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-faktura-og-kreditnota
EHF infrastruktur PEPPOL	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/ehf-infrastruktur-kontraktsoppfolging xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxx/-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx
EHF tekniske spesifikasjoner	xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/ xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx-xxx/xxxxxxxx/
PEPPOL BIS formater	xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx-xxxxx/
Validator EHF formater	xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/
Hvem kan motta EHF formatene	xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/?xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx

Document Metadata

Table of Contents

Samhandlingsavtale

Document Metadata