VEDLEGG 7 TIL RAMMEAVTALE
VEDLEGG 7 TIL RAMMEAVTALE
mellom
REMA 1000 Norge AS («REMA 1000»)
og («Leverandøren»)
ALMINNELIGE LEVERINGSVILKÅR - PRODUKTMERKING, REGISTRERING, INFORMASJON (EDI
MV) OG KRAV TIL GRUNNDATA
Innholdsfortegnelse
2. Merking av F-pak og D-pak 3
3. Generelle krav til EDI (elektronisk datautveksling) 3
5. Varslingsplikt og informasjonskrav 4
6. Krav til Grunndata – Registrering 4
7. Konsekvenser ved feil grunndata 5
8. Korrekt utfylling av eSortimentskjema 5
9. Viktig informasjon som må være korrekt i eSortimentskjema 5
1. Produktmerking mv.
〉 Leverandøren er ansvarlig for at alle produkter som omsettes x Xxxxxx Retail er merket og bærer tilstrekkelig informasjon iht. de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter (herunder bl.a. forskrift om matinformasjon, FOR-2014-11-28-1497, og forordning 1169/2011), bransjenormer som STAND, samt Xxxxxx Retails til enhver tid gjeldende systemkrav.
〉 Leverandøren plikter å holde oversikt over produksjonsland og opprinnelsesland/ opphavssted for ingredienser. ref. Matinformasjonsforskriften art. 26 nr. 2 og 3, samt storfe, frukt og grønt, fisk og fiskevarer og honning.
2. Merking av F-pak og D-pak
〉 Leverandøren er ansvarlig for at alle produkter som distribueres er merket iht. de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, jf. Rammeavtalen punkt 6.
〉 Merking av D-pak og paller i skal være i henhold til STAND "Krav til merking av D-pak og paller i dagligvarebransjen - versjon 3.0” eller nyere.
3. Generelle krav til EDI (elektronisk datautveksling)
〉 All kommunikasjon av ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel, fakturering og kreditering til/fra Distribunal og butikk foregår elektronisk basert på standarder angitt av Distribunal, vedlegg 1 (Distribunalleveranser), og for direkteleveranser gjelder vedlegg 2 (Direkteleveranser butikk).
〉 Leverandør er selv ansvarlig for at egne IT-systemer kan kommunisere med Xxxxxx Retails systemer, fortrinnsvis direkte via API-er eller annen direktekommunikasjon.
〉 Hvis det kreves konvertering, er Leverandøren selv ansvarlig for å gjennomføre nødvendige tilpasninger til nevnte standarder, eventuelt inngå avtale med Xxxxxx Retails til enhver tid gjeldende formidler(e) av elektroniske meldinger. Ut over dette dekker hver part eventuelle etablerings- eller integrasjonskostnader som påløper hos den enkelte part. Det vises også til de generelle bestemmelsene om elektronisk datautveksling i Rammeavtalen punkt 8.2.
〉 Partene kan ved skriftlig avtale avvike fra e2b som format for faktura og kreditnota, til fordel for EHF.
〉 Partene skal stille ressurser til rådighet for å kunne utføre nødvendige tester i forbindelse med etablering og implementering av utvekslingen av EDI. Før oppstart skal Leverandøren på grunnlag av testene innhente bekreftelse fra de(t) aktuelle Xxxxxx Retail selskap på at meldingssystemet og kommunikasjonen fungerer.
4. HMS-datablad
Leverandøren skal for alle sine produkter i Sortimentet som iht. lovgivning eller Xxxxxx Retails retningslinjer skal ha sikkerhetsdatablad («SDS», «HMD-datablad»), vedlegge dette til denne avtale. Sikkerhetsdatablad sendes elektronisk til EcoOnline AS (xxx@xxxxxxxxx.xxx) og
kategori- og Innkjøpssjef. Disse skal også fortløpende informeres om endringer eller tillegg til databladet. Dersom varen krever sikkerhetsdatablad, skal dette legges inn i EPD-basen.
5. Varslingsplikt og informasjonskrav
Leverandøren skal følge miljøinformasjonsloven kapittel 4, ved å svare på alle relevante produkthenvendelser fra kunder, enten rettet direkte til Leverandør eller via Xxxxxx Retail.
6. Krav til Grunndata – Registrering
〉 Det er viktig med korrekt grunndata for å sikre effektive produktlanseringer, gi kunden korrekt informasjon, optimalisere utnyttelsen av butikkhyllene samt redusere lagerkostnader.
〉 Leverandør er ansvarlig for at alle produkter som omsettes x Xxxxxx Retail er merket iht. de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, bransjenormer som STAND, Tradesolutions krav, samt Xxxxxx Retails til enhver tid gjeldende systemkrav. Merking i tråd med EUs forordning om matinformasjon (1169/2011) før reglenes ikrafttredelse i Norge, aksepteres iht. Mattilsynets retningslinjer.
〉 Varer som tas inn i sortiment skal være registrert i bransjens felles produktbase, EPD-basen og den tilhørende gjeldende standard, som p.t. forvaltes av Tradesolution. Registreringen skal være i henhold til kvalitetskrav gitt av Tradesolution, GS1 standardene samt STAND. Dokumentene kan lastes ned på: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxx/ xxx.xx0.xx og xxx.xxxxx.xx.
〉 Leverandør må sende inn vare til EPD-Sjekkpunkt for kontrollmåling før lansering av nytt produkt, jf. punkt 3. xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxx/#0000000000000-x000x0x0-0000
〉 Dersom EPD-basen kommer med nye krav til utfyllelse av felter skal dette etterleves etter den gjeldende standard.
〉 Tilsvarende skal produkter som krever særskilt registrering, godkjenning e.l. hos leverandører av utstyr brukt i butikkene (f.eks. registrering hos Tomra av ny flasketype), ha fått slik registrering/godkjenning før varen registreres av Xxxxxx Retail.
〉 Varer som inntas i Sortimentet skal i tillegg til å være registrert i EPD-basen, også ha produkt-
/markedsbilder lastet opp og lagret i bransjens felles mediabase – MediaStore, som forvaltes av Tradesolution.
〉 Produkt-/markedsbilder skal være i henhold til gjeldende frister, regler og kvalitetskrav beskrevet i dokumentet «Krav til produktbilder og produkteier». For løpende oppdatert informasjon knyttet til MediaStore, xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xx- content/uploads/2018/04/MediaStore-Guide-Dagligvare-v0518.pdf
〉 Hvis partene blir enige om kildemerking, skal leverandøren bestrebe seg på å etterleve Xxxxxx Retails krav til slik merking.
7. Konsekvenser ved feil grunndata
〉 Feil grunndata kan føre til at varene verken kan bestilles eller selges. Feil grunndata kan gi feil bestilling fra kjøpmenn, det kan oppstå utsolgtsituasjoner på grunn av feil i beholdninger, fakturaavvik og det er unødvendig bruk av ressurser hos alle parter.
〉 Alle endringer av vareinformasjon i aktivt sortiment meldes skriftlig til Xxxxxx Retail i god tid før endringen trer i kraft. Noen endringer krever opprettelse av nytt EPD-nummer. Følg rutine som er fastsatt av Tradesolution.
8. Korrekt utfylling av eSortimentskjema
〉 Det er viktig at leverandør registrerer korrekt informasjon x Xxxxxx Retail sitt eSortimentskjema. Ukorrekt- eller mangelfullt utfylt eSortimentskjema, og som skyldes feil på leverandørens side, ser vi som et kostnadsdrivende element i strid med Rammeavtalens målsetning (jfr. punkt 1). Tre eller flere påpekninger fra Xxxxxx Retail av slike feil anses som vesentlig kontraktsbrudd fra Leverandøren, jfr. punkt 10.1.
〉 Se Rammeavtalen punkt 8.3 – krav til nøyaktighet og forutsigbarhet, for mer informasjon.
9. Viktig informasjon som må være korrekt i eSortimentskjema
Når man lager en ny prosess i eSortiment så skal man først velge prosesstype – enten om det er sortimentsendring eller om det er en prisjustering.
10. Vareinformasjon
〉 Fanen «vareinformasjon» er spesielt viktig med tanke på å gi kunden korrekt informasjon i butikk. Det skal være enkelt å vite hvilken label som tilhører hvilken vare, allergener må fremkomme ol. Dette hentes inn fra EPD-basen så det er viktig at det er riktig informasjon som ligger der, mindre justeringer vil kunne gjøres i eSortiment på eks. varenavn pga. begrensinger på mottakende systemer.
〉 I kolonnen «GTIN F-pak» fremkommer det unike GTIN-nummeret til varen, hentes fra EPD- basen. (Sjekk alltid om dette stemmer overens med det fysiske produktet.)
〉 I kolonnen «Varenavn» er det viktig å registrere tydelig hvilken vare det er snakk om og bestrebe seg på å bruke så få forkortelser som mulig. (f.eks. hvilken smak det er på varen, topping på pizza ol).
〉 I kolonnen «Bong/hylletekst 1» skal det skrives inn anbefaling på hva som skal stå på label og bong, det er altså viktig å tenke hvordan kunden leser og enklest skal forstå hvilken vare det henvises til. Teksten hentes inn fra Produktnavn i EPD-basen. Merk at pakningsstørrelse på varen blir automatisk hentet fra et annet felt fra EPD-basen (Mengde) (Hylletekst 2, del 2 pakningsstørrelse), og skal derfor ikke registreres inn i denne kolonnen.
〉 I kolonnen «Hylletekst 2» legges tekst som vises på andre linje på hylleetiketten. Viktig at dette feltet ikke inneholder vekt og mengde, dette legges på «Hylletekst 2 del 2». Teksten hentes inn fra Egenskaper i EPD-basen.
〉 I kolonnen «Lev. art. nr» skal leverandørens eget varenummer registreres inn. Må være unikt pr. produkt og kan ikke gjenbrukes (unikt per EPD). Dersom leverandør ikke har et unikt xxx.xxx.xx skal man bruke EPD nummeret.
〉 I kolonnen «allergener» fremkommer allergimerking som er lagt inn i EPD-basen (f.eks. melk, gluten etc.). Dersom produktet er merket med en eller flere merkeordninger SKAL dette oppgis i EPD-basen og følge godkjent standard for merkeordninger (eks. Nøkkelhull, Nyt Norge osv.). Det inkluderer også emballasjemerker, energimerkinger og avfallssymboler.
〉 I kolonnen «Pant» skal det registreres nøyaktig kronebeløp på salgspanten av varen.
11. Volum og vekt
〉 Er felter som er viktig for at vi skal ha korrekt informasjon om varens volum og vekt som blant annet har påvirkning på fakturering, hylleforslag og vareplassering i butikk.
〉 I kolonnen «Antall F-pak» vises det registreres antall F-pak som er i en D-pak. Dette hentes fra EPD-basen og kan ikke endres i eSortiment. Endring av «Antall F-pak» etter at varen er meldt inn krever opprettelse av nytt EPD-nummer. Ref. pkt 2c.
12. Prisinformasjon
〉 Er viktig for at vi skal ha korrekt prisinformasjon på varen.
〉 I kolonnen «Grunnpris» skal det registreres leverandørens listepris.
13. Datofelt
Er viktige for at vi skal ha korrekt informasjon om når varen er klar for levering til våre distribunaler, når kan butikk starte å bestille varen og dersom det er vare som kun skal være i sortiment en gitt periode må det registreres en utmeldingsdato for å unngå utsolgtsituasjoner og fakturaavvik.
14. Butikkområde
Det skal registreres hvilket butikkområde «nivå 3» varen skal tilhøre for at varen for eksempel skal vareplasseres korrekt.
15. Endringer
Innholdet i dette vedlegget kan endres av Xxxxxx Retail i den utstrekning det er nødvendig pga. ny eller endret lovgivning. Øvrige endringer kan gjennomføres med rimelig forhåndsvarsel fra Xxxxxx Retail.
***
Dette vedlegget er i to eksemplarer, ett til hver av partene.
, ,
Sted/dato Sted/dato
For Leverandøren: For REMA 1000 Norge AS: