Konkurransegrunnlag for Vennesla kommune

Tilbydere

VENNESLA

K O M M U N E Enhet for park og idrett

Konkurransegrunnlag for Vennesla kommune

16/00874 Treningsapparater til treningsrom i Vennesla svømmehall 2016

Innhold:

1. Konkurranseinstruks

2. Krav om leverandørens kvalifikasjoner

3. Leveransebeskrivelse og sjekkliste

4. Tildeling av kontrakt

5. Innlevering av tilbud

xxx.xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Besøksadresse	Postadresse	Telefon	Foretaksregisteret
Herredshuset, Venneslamoen 1	Enhet for park og idrett	x00 00 00 00 00	000000000
4700 VENNESLA	Postboks 25	Telefaks	Bankkonto
E-postadresse xxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx	4701 VENNESLA	+47 38 15 79 19	8111.05.52084

1. Konkurranseinstruks

1.1 Oppdragsgiver Vennesla kommune Enhet for park og idrett v/ Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Venneslamoen 1

4700 Vennesla kommune

All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til kontaktpersonen.

1.2 Anskaffelsen gjelder

Vennesla kommune ønsker å innhente tilbud på levering og montering av treningsapparater til treningsrom (ca. 150 kvm) i nye Vennesla svømmehall. Utfyllende beskrivelse av anskaffelsen fremgår av pkt. 3 og vedlegg.

1.3 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen

• Regelverk

Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (loa) Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (foa), alminnelige bestemmelser del I.

For anskaffelser til Vennesla kommunen gjelder Vennesla kommunes generelle avtalevilkår for varer.

• Konkurranseform

Anskaffelser gjennomføres som åpen konkurranse basert på ”Forskriftene om offentlige anskaffelser”.

Konkurransen gjelder engangs kjøp. Antatt årlig verdi, eksklusiv merverdiavgift: Levering og montering av treningsapparater: Ca. kr. 500 000

2. Krav til leverandørenes kvalifikasjoner

Lovpålagte krav

• Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Nasjonale krav)

• Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Nasjonale krav)

Dokumentasjon:

Utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

• Krav til å fremlegge HMS-egenerklæring

Dokumentasjon:

Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring.

3. Leveransebeskrivelse

Vennesla svømmehall er en kommunal svømmehall som blir ferdigstilt i juni 2016. Den ligger vegg i vegg med Venneslahallen (flerbrukshall) og i nær tilknytning til Vennesla ungdomsskole og Vennesla sentrum for øvrig. Kommunen ønsker å tilby brukerne en helthetlig opplevelse innenfor trening og fysisk aktivitet. Anlegget skal tilfredsstille behovene til innbyggerne i Vennesla når det kommer til fysisk aktivitet. I tilknytning til svømmehallen er det planlagt et treningsrom. Dette treningsrommet vil kunne brukes av svømmehallens besøkende, både som «drop-in» og med årskort/klippekort, av skolen, idrettslag og andre grupper. Det betyr at treningsrommet vil ha svært variert bruk, fra nybegynner til mer avansert. Bruksfrekvens er vanskelig å si noe om, da det ikke finnes liknende anlegg i kommunen. Vi anslår at rommet vil ha daglig besøkende.

Siden treningsrommet vil bestå av flere forskjellige typer grupper, bør treningsrommet være brukervennlig. Det vil si at apparater og utstyr er pålitelige med høy sikkerhet.

Dette vil være et treningsrom uten spesifikk bemanning, noe som også setter krav til gode apparater og holdbart utstyr. I tillegg vil det være et spesielt miljø i tilknytning svømmehallen, noe som setter krav til apparater som ikke ruster i det spesielle miljøet en svømmehall har.

Det skal leveres apparater/utstyr for trening av utholdenhet og styrketrening for hele kroppen. Forslag til apparater i tabellen under. Det må også lages en enkel møbleringsplan som skal følge med, som viser arealdisponeringen. Det ligger vedlagt en romtegning med et forslag til møblering.

3.1 Beskrivelse av treningsapparater. Se også tabell for veiledende informasjon.

- Utstyr for styrketrening

- Utstyr for utholdenhetstrening

- Utstyr til vekt og belastningstrening

- Tilpasset ulike brukergrupper, fra nybegynnere til avanserte brukere.

- Av god kvalitet, må tåle miljøet i en svømmehall.

- Det skal også følge med forslag til «møbleringsplan» for rommet.

- Pris inkl. montering og levering.

Styrkeapparater 1 stk. av hver:
Leg press	Styrkeapparatene skal ha vektmagasin. Det er mulig å levere multifunksjonsapparater så lenge det er fordelaktig i forhold til møbleringsplanen.
Leg curl
Leg exstension
Chest press
Shoulder press
Lat pull – seated row, kombiapparat
Pectoral fly
Cable cross medium size
Kondisjonsapparater:
Spinningsykkel x2
Tredemølle x 4
Ellipsemaskin/crosstrainer x2
Romaskin x2

Frivekter:

Olympic Flat Bench 25cm

Half Rack HD

Bench flexi x2

Adjustable Decline Situp Bench x1

Hyper Extension x1

Ikke justerbar Flatbenk x1

Olympisk Stang Herre x2

Olympisk Stang Dame x1

Olympisk vektpakke 130kg x4

Olympisk vektskive 1,25kg x16

Olympisk vektskive 2,5kg x 8

Olympisk vektskive 5kg x 8

Olympisk vektskive 10kg x16

Olympisk vektskive 15kg x8

Olympisk vektskive 20kg x8

Vektstativ for olympiske vektskiver x 2

Olympisk Curl Stang x1

Olympisk Tricep stang x1

Fjærlåser 50mm medium (par)

Sportsgulv demper

Treningsmatte 60 x 180 x 1,7 x4

Manualsett 2,5 kg – 30 kg

Stativ for manualer

Vennesla kommune forbeholder seg retten til å trekke ut produkter av tilbudet.

3.2 Sjekkliste

Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet:

Dokumentasjon	Vedlagt: Ja/nei?	Vedlegg nr.
Attest om restanse på skatt/avgift, jfr.pkt.2.1 Skatteattester for xxxxxxxx og skatt, jfr. pkt.2.1
HMS-egenerklæring, jfr.pkt.2.1
Komplett prisliste over tilbudt materiell jamfør tilbudsskjema 1.
Opplysninger om leveringstid
Opplæringstilbud, brukere og vedlikeholdspersonell
Orientering om garantiforhold
Referanseprosjekter
Eventuelle tilleggsopplysninger

3.3 Betalingsbetingelser

Dokumentrang

Dersom kontraktsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge:

1. Avtaledokument med vedlegg

2. Konkurransegrunnlaget

3. Tilbudet

Ved forhold som ikke dekkes av denne avtalens dokumenter, gjelder ”Kjøpsloven av 13. mai 1998”.

Avvik / endringer

Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig.

Parter i avtalen

Kontrakten skal være basert på en avtale mellom Vennesla kommune og leverandør av sluttproduktene.

Overdragelse av kontraktsforpliktelser

Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperiode endrer eierskaps- og/eller organisasjonsstruktur.

Priser

Det skal ikke bregnes ekspedisjon- eller faktureringsgebyr. Samtlige priser skal være oppgitt netto, inklusive alle avgifter bortsett fra merverdiavgift.

For utenlandske leverandører skal prisene oppgis i NOK, påført den valutakurs og dato som prisen er beregnet ut ifra.

Prisendring generelt

Melding om prisøkning som skyldes andre forhold enn endringer i offentlige avgifter, skal dokumenteres og skje med 60 dagers varsling – med mindre annet er avtalt, og trer først i kraft når kommunen har godkjent prisendringen. Dokumentasjon fra leverandørens underleverandører/produsenter om årsak til prisendringer, skal vedlegges.

Etter godkjent prisendring, er leverandøren forpliktet til å distribuere prisendringer til innkjøpstjenesten i kommunen.

Levering lagerhold

Alle varer skal være levert DDP ”leveringssted” – delivered duty paid, Incoterms 2000, den aktuelle brukerenhet spesifiserer leveringssted, innenfor den leveringsfrist som er avtalt.

Ved forsinket levering i forhold til de avtalte leveringsdatoer, som ikke skyldes forhold godkjent av kjøper, vil det blir krevet dagsbot.

Multens størrelse beregnes til 50/00 av den totale bestillingssum for hver arbeidsdag forsinkelsen varer. Begrenset oppad til 10% av totalverdien og nedad til 300,- pr dag. Ved levering skal vår kontaktperson nevnt i pkt. 1.1 orienteres.

Levering har funnet sted når varen er levert og montert iht. avtale. Leverandøren har ansvar for å fjerne emballasjen dersom ikke noe annet er avtalt.

Fakturering og betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser lik fakturamåned + 30 dager.

Alle fakturaer skal være påført kontraktsummer og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kommunen har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene.

Avlysning / forkastelse

Vennesla kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.

Endringer i offentlig avgifter

Prisendringer i samsvar med endring i offentlig regulert avgifter aksepteres. Melding om slike prisendringer skal skje til Vennesla kommune så tidlig som mulig før ikrafttredelse av endring.

Morarente

Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven (Lov om renter ved forsinket betaling m.m) og den til enhver tid gjeldene morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull leveranse eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. Fra leverandøren, eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av faktureringsavtale, skal dette opplyses i tilbudet.

Leverandøren er forpliktet til å informere faktureringsselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldene.

Force majeure

Partene er fritatt for pliktene i avtalen dersom det kan vises til forhold som skyldes force majeure. Partene bører da sine egne kostnader. Varsel om force majeure skal meldes senest innen 3 dager. Dersom det ikke gis varsel om dette innen fristen, faller kravet iht. force majeure bort.

4. Tildeling av kontrakt

4.1 Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomiske mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge:

• Pris

• Kvalitet på produkt og anvendelighet

• Garanti/service

• Oppfølging/reservedelstilgang

• Leveringstid

• Opplæring

• Miljøhensyn

• Referanseprosjekter

Vi presiserer at det er vår vurdering av disse punktene som vil være avgjørende for vårt valg. Vi vurderer i forhold til de behov vi har i Vennesla kommune.

5 Innlevering av tilbud

5.1 Tilbudet skal sendes / leveres i en original i lukket konvolutt merket «16/00874 Tilbud treningsapparater til Vennesla svømmehall» til følgende adresse:

Vennesla kommune Enhet for park og idrett v/Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Venneslamoen 1

4700 Vennesla

Tilbudet må være i kommunen i hende senest: 29.04.2016 kl. 1200. Tilbudet skal være undertegnet.

Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.

Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende innen innleveringsfristen. Tilbud levert på epost aksepteres ikke.

Følgende informasjon må være med:

Leverandørens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell internettadresse.

Konfidensialitet

Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anbudsprosessen. Det vil bli ført anskaffelsesprotokoll, hvor konkurransegrunnlaget, kunngjøringer, eventuell korrespondanse, sjekklister og vurderings- og prioriteringsskjemaer inngår. Protokollen kan, på oppfordring, sees av tilbydere.

Offentlig innsyn i konkurransedokumenter

I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlige tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysningen som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt.

Avvisning

Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i ”Forskrift om offentlige anskaffelser”.

Vedståelsesfrist

Tilbudet må vedståes i 1 måned fra tilbudsfristen.

5.2 Kontaktperson

Produktfaglige og innkjøpsfaglige spørsmål: Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Telefon : 00 00 00 00 / 00 00 00 00

E-post: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Vennesla kommune, 08.04.16

Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Konsulent idrett og friluftsliv

Vedlegg:

Tilbudsskjema

HMS-egenerklæring (PDF)

Plantegning av etasje med treningsrom (PDF)

1. Tilbudsskjema
Treningsapparater			April 2016
Post nr.	Varebetegnelse	Pris	Merknad

Tilbyders navn:

Tilbyders adresse:

Tlf.:

E-post:

Underskrift: