Del 1 Konkurransegrunnlag

Et overordnet mål ved pasientbehandling i sykehus er riktig bruk av legemidler1. Legemiddelrelaterte skader er fortsatt blant de hyppigste typene pasientskader i Norge2. Til tross for økt fokus for å redusere antall pasientskader på sykehus har andelen skader vært relativt stabil siden 2012. I 2018 ble 11,9 % av alle pasienter som var innlagt på somatiske sykehus i Norge utsatt for minst en pasientskade2.

Det er besluttet å innføre lukket legemiddelsløyfe (LLS) i Helse Sør- Øst for å redusere feil i legemiddelhåndteringsprosessen, spesielt knyttet til dispensering og administrering/oppfølging. Målet her er å sikre at riktig pasient får riktig legemiddel, til riktig tid, i riktig forskrevet dose, med riktig administrasjonsmåte.

Sikker legemiddelhåndtering må settes inn i en større sammenheng;

• Kvaliteten ved innleggelse

• Legemiddelsamstemming (ref prosjektet PLL pasientens legemiddelliste)

• Beslutning om pasientens legemiddelbehandling

• Forordning av lege med beslutningsstøtte

• Farmasøytisk vurdering

• Legemiddelsamstemming ved utskrivning

Alle disse stegene vil ha betydning for den totale kvaliteten i selve legemiddelsløyfen. Elektronisk beslutningsstøtte ved forordning som cave, interaksjoner og doble forordninger er under implementering i MetaVision.

1.2.2. Anskaffelsens formål

Det skal anskaffes en mellomvare for pasientspesifikk endoseproduksjon for Sykehusapotekene HF. Denne skal erstatte tidligere programvare, kalt ATC Host. Mellomvaren skal bidra til å realisere målene

1 Riktig legemiddelbruk er vanligvis definert som korrekt ordinasjon, uttak fra lager med klargjøring og utdeling til pasient (administrasjon) med dokumentasjon og evaluering. Riktig legemiddeladministrasjon inkluderer foruten riktig legemiddel, riktig dose, form, administrasjonsmåte og tidspunkt.

2 «Pasientskader i Norge 2018», Helsedirektoratet. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxx/xxxxxxxxxx

med LLS. Dette gjøres bl.a. gjennom automatisert konvertering fra virkestoff til produkt og kontrollert produksjon av pasientmerkede endoser. Vi viser til tidligere utlyst invitasjon til markedsdialog i kunngjørende veiledning i oktober 2022. Til dette ble det også publisert et notat, samt sendt ut informasjon om IMDsoft Metavision. Se xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/Xxxxxx/Xxxxxxx/0000-000000

En valgt mellomvare-løsning er et viktig element i å oppfylle målene for LSS, og skal bidra til kvalitetsforbedring, effektiv ressursutnyttelse, forenkling av arbeidsprosesser, samt effektiv drift og forvaltning av løsningen i tett samarbeid med en leverandør. Det er også en målsetning at ny applikasjon/mellomvare skal tas i bruk hos andre sykehusapotek i Helse Sør-Øst (HSØ), og at den skal benyttes også mot andre pakkemaskiner enn dem fra Baxter. SAHF ønsker at en løsning skal kunne utbredes til andre HF som er eid at HSØ, dersom dette behov skulle oppstå.

Våre forventninger til en ny mellomvare er at den vil ivareta alle prosesstegene i figur 1 under

Figur 1: Ønsket prosess for produksjon av pasientspesifikke endoser, sett i forhold til pasientforløp og applikasjoner.

Løsningen skal tilfredsstille lovpålagte krav til personvern og informasjonssikkerhet. Funksjonaliteten i løsningen skal være fleksibel og bidra til effektivisering av sykehusapotekenes arbeidsprosesser.

Løsningen skal til enhver tid være i tråd med gjeldende lover og regelverk og skal enkelt kunne konfigureres for justeringer i arbeidsprosesser. Det er enkelt å hente ut registrerte data, med gode strukturer for datafangst slik at videre bearbeiding og analyse kan utføres.

Mellomvaren skal kommunisere med kurvesystemet som er i bruk i HSØ. Dette er IMDsoft Metavision. Legen forordner legemidler til pasient i kurvesystemet på virkestoffnivå, ikke produkt nivå. Videre må mellomvaren kunne kommunisere med forskjellige produksjonsmaskiner for å starte produksjon av pasientspesifikke endoser. Dette er de to viktigste integrasjonene. Vi ønsker tilgangsstyring gjennom single-sign-on og basert på rollen personen har. Vi benytter grunndata knyttet til legemidler fra FEST/SAFEST databasen, men her kan vi også se på gjenbruk av masterdata fra andre kilder som benytter FEST allerede. Vi ønsker at lagerstatus oppdateringer er synlig i mellomvaren. Dette ser vi kan hentes direkte fra lagerstyringsystemene (ERP).

En sentral funksjonalitet i mellomvaren vil være å konvertere forordning (som er på virkestoff) til et kommersielt produkt vi kan ompakke til pasientmerkede endoser/ produkt som kan dispenseres, og kan leveres fra Sykehusapotek til post.

En nærmere beskrivelse av ønsket funksjonalitet er gitt i SSA-K Bilag 3 og kravstilt i SSA-K Bilag 1 Viktige hensyn som berører anskaffelsens formål (prosjektmål):

Løsningen

• Bidrar til å oppfylle målene med LLS, gir økt pasientsikkerhet, imøtekommer krav til informasjonssikkerhet og personvern, sikrer stabil drift og tilgang til relevant kompetanse for vedlikehold og utvikling av løsningen.

• Støtter en forbedret og mer automatisert arbeidsprosess, samt bidrar til effektivisering og kvalitetssikring av legemiddelleveranser i form av pasientspesifikke endoser i sykehus. En mulig tilleggsverdi av løsningen vil være mulighet for å plukke og ordrebehandle også andre kommersielle eller tilberedte produkter (ikke bare pakkbare som endoser), for en komplett leveranse av legemidler fra sykehusapoteket til post.

• Muliggjør sporing av prosessen før produksjon. Evalueringer og godkjenninger skal være gjort av riktig person og produksjon skal kun iverksettes av godkjent person

• Er brukervennlig og med korte responstider. Er på norsk, og støtter vårt og HSØs målbilde for virksomhetsarkitektur og arkitekturprinsipper (se SSA-K Bilag 3 og kap 4 og 5 her)

• Har en pris- og lisensmodell som sikrer incentiv til skalering, god sykehusøkonomi, effektiv drift og forvaltning av løsningen.

1.2.3. Anskaffelsens omfang og verdi

Sykehusapotekene vil først teste og innføre ny mellomvare for pasientspesifikk endose i vår avdeling i Skien. Dagens programvare (kalt ATC Host) har nådd end-of-life og vil ikke lenger bli vedlikeholdt av Xxxxxx.

Vi har definert følgende elementer knyttet til anskaffelsens omfang

1. Første leveranse, ferdig testet, godkjent og driftssatt ved vår lokasjon SAHF Skien: Maks økonomisk omfang er satt til NOK 7 mill (eks mva). Dette skal inkludere alle lisens- og utviklingskostnader for denne leveransen, frem til ferdig validert løsning, inkludert support og vedlikehold i 12 mnd etter driftsstart. Ønsket ferdig validert og driftsatt Q1/2024

2. Opsjoner 1, Vedlikeholdskontrakt og lisensavtale

a. Årlig vedlikeholdskontrakt, inkludert support og vedlikehold for SAHF lokasjoner som benytter løsningen, inkl etter utløpet av (1) for SAHF Skien, basert på SSA-V

b. Årlig lisensavtale samlet for alle SAHF lokasjoner som benytter løsningen, basert på leverandørens tilbud (multisite-lisens). Det skal foreligge mulighet for bredding/skalering også til andre HF-er innen HSØ

3. Opsjoner 2: Systemutvikling og videre utrulling, vil bli avropt basert på inngitte timepriser i SSA-K Bilag 7 og etter godkjent prosjektplan pr avdeling basert på SSA-B;

a. Testet, godkjent og driftssatt løsning ved SAHF Kalnes. Ønsket ferdig validert og driftsatt Q3/2024

b. Testet, godkjent og driftssatt løsning ved SAHF Nye Drammen Sykehus (NSD). Ønsket ferdig validert og driftsatt Q1/2025

c. Testet, godkjent og driftssatt løsning ved SAHF Lørenskog (Ahus). Ønsket ferdig validert og driftsatt Q3/2025

d. Testet, godkjent og driftssatt løsning ved andre SAHF lokasjoner. Ønsket ferdig validert og driftsatt ikke fastsatt

Antatt total verdi på denne anskaffelsen inkl opsjoner er på ca. NOK 15 – 25 mill i løpet av perioden.

Opplysningene om mulig volum og omfang av denne kontrakten er kun retningsgivende og ikke bindende for Oppdragsgiver. Alle beløp er oppgitt eks. mva.

Ønsket utrulling/skalering av løsningen

Det er fastsatt et mål i LLS at 50% av endosene skal være pasientspesifikke. SAHF har intensjoner om at valgt mellomvare, etter at den er validert og godkjent i første leveranse til Skien, skal rulles ut på flere lokasjoner. Se også «Del 1 Vedlegg Pasientspesifikk endose STHF SØHF VVHF intensjoner»

STHF/SAHF Skien (første leveranse, i drift Q1/2024)

Sykehuset Telemark (STHF) har i dag ca 340 senger, fordelt på en rekke ulike seksjoner og poster (se vedlegg). STHF har benyttet pasientmerkede endoser på tre seksjoner i en årrekke. Tjenesten er godt etablert og har lenge vært ønsket utbredt til flere seksjoner. Ledergruppen har vedtatt «..å delta i utvikling og pilotering av mellomvare for bestilling av pasientmerkede endoser, med mål om å bredde dette til alle egnede seksjoner.». Se xxxxx://xxx.xxxx.xx/

SAHF Skien har en forventet produksjon i 2023 på mer enn 13 mill endoser / år, hvorav en liten del av dagens produksjon er pasientspesifikk – men denne skal økes (ref mål om 50% pasientspesifikk). De har følgende produksjonsoppsett for maskinell pakking av endoser:

- 4 stk Baxter Proud 260

- 2 stk Pouch Inspector Cut & Roll

SØHF/SAHF Kalnes (i drift Q3/2024)

Sykehuset Kalnes (SØHF) ønsker å starte opp med pasientmerkede endoser så raskt det lar seg gjøre. Kalnes ble åpnet i 2014, og har ca 450 senger. Se xxxxx://xxxxxxxxx-xxxxxxx.xx/

SAHF Kalnes har i dag følgende produksjonsoppsett for maskinell pakking av endoser:

- 2 stk Tosho XANA 2040

VVHF/SAHF Drammen, Nye Drammen Sykehus (i drift Q1/2025)

Vestre Viken HF (VVHF) sitt nye sykehus i Drammen (NSD) skal åpnes i 2025. Se xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xx-xxx/xxxx-xxxxxxx-x-xxxxxxx

NSD vil ha 378 døgnplasser somatikk + 167 døgnplasser psykisk helsevern/tverrfaglig spesialisert rusbehandling. De mest aktuelle avdelingene, med i snitt over 3 liggedøgn per pasient, utgjør rundt 120 000 liggedøgn per år (fremskrevet til 2030). Fordeling av liggedøgn pr avdeling er presentert i tabellen under. I tillegg vil det også være aktuelt å levere pasientmerket endose til noen av sykehusets psykiatriske avdelinger med totalt ca 170 senger (ca 55 000 liggedøgn).

SAHF Drammen NSD planlegger for et produksjonsoppsett for maskinell pakking av endoser:

- 1-2 stk stk Baxter Proud

- 1-2 stk Pouch Inspector Cut & Roll

Ahus/SAHF Lørenskog (i drift Q3/2025)

Ahus ble åpnet i 2008, og har i dag 853 somatiske senger og 309 senger innen psykisk helsevern. Se xxxxx://xxx.xxxx.xx/ Ahus har siden starten hatt et stort Swisslog pakkeanlegg for pasientbundet endose. Utrulling av mellomvaren kan bli aktuelt for Ahus i 2025. Det planlegges for anskaffelse av nytt avansert pakkeanlegg for endoser, som skal erstatte dagens Swisslog-anlegg.

Det kan også være aktuelt for andre SAHF-avdelinger å ta løsningen i bruk, f eks på Sørlandet Sykehus (SSHF). SAHF ønsker at andre HF innen HSØ skal kunne benytte løsningen ved behov.

Se for øvrig Del 2 SSA-K Bilag 1-10

1.2.4. Kontraktstype og -vilkår

Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalen er basert på SSA-K for første leveranse. Deretter har oppdragsgiver opsjoner på ytterligere utvikling og bistand ved en utbredelse av løsningen til andre avdelinger enn SAHF Skien (basert på SSA-B), samt kjøp av vedlikehold/support og multisite lisenser.

Varighet av kontrakten vil være 4 år. Forventet oppstart for tilpasning av den eksisterende løsningen vil være rett etter tildeling, indikativt fra juni 2023. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av avtalene i ytterligere 4 år, til sammen maksimalt 8 år. Oppdragsgiver har under hele den maksimale kontraktsperioden en ensidig rett til å utløse opsjoner og forlenge avtalen. De til enhver tid utløste opsjoner forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.

Utløsning av den enkelte opsjon vil måtte godkjennes av SAHFs ledelse, basert på et kostnadsestimat fra leverandør.

Kontraktsvilkårene for avtalene knyttet til første leveranse fremgår av Del 2 SSA-K kontrakt og vedlegg.

Kunngjøring av anskaffelsen

Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se xxx.xxxxxx.xx.

Det er i henhold til XXX ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene.

Administrative bestemmelser

Anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA).

Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud.

Oppbygging av konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget består av to deler:

Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen, samt skjema og maler til bruk for leverandøren ved utarbeidelse av tilbud. Del 1 består av følgende dokumenter:

• Del 1 Konkurransegrunnlag: Dette dokumentet

• Del 1 Vedlegg til utfylling TILBUD og KVALIFIKASJON

• Del 1 Vedlegg Baxter FDS Interface protocol v1 5-F1.0

• Del 1 Vedlegg Pasientspesifikk endose STHF SØHF VVHF intensjoner

• Del 1 Vedlegg Sykehuspartner tekniske plattform - Identitet og tilgangsstyring v1.0

• Del 1 Vedlegg Sykehuspartner tekniske plattform-Standard infrastruktur v1_0

• Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) – fylles ut i Mercell

Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive krav til kontraktsgjenstanden. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter:

• Del 2 Bilag 0 SSA-K Kontrakt 2022 0043 Mellomvare pasientspesifikk endose

• Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 1-10 2022 0043 Mellomvare Pasientspesifikk endose

• Del 2 Bilag 2 Tilbyders forslag til multisite lisensavtale

• Del 2 Bilag 3 SSA-V Kontrakt 2022 0043 Mellomvare (opsjon, fylles ut senere)

• Del 2 Bilag 3B SSA-V Bilag 1-10 2022 0043 Mellomvare (opsjon, fylles ut senere)

• Del 2 Bilag 3C SSA-B Bistandsavtalen basert på videre utrulling (opsjon, fylles ut senere)

• Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse

• Del 2 Bilag 5 Leverandørens gjennomføringsplan (første leveranse)

• Del 2 Bilag 6 Etiske krav til leverandøren

Kontaktperson for anskaffelsen

For kontakt med oppdragsgiver, bes tilbyder bruke kommunikasjonsløsningen i Mercell. Oppdragsgivers kontaktperson er:

Kontaktperson	Xxxxxxx X. Xxxxxxx
Adresse	Kommunikasjonsløsningen i Mercell
E-postadresse	xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Språk

All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk/svensk/dansk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk.

Fremdriftsplan

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet	Tidspunkt
Kunngjøringsdato	13.02.2023
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	17.03.2023
Tilbudsfrist	23.03.2023, kl. 1200
Intervju med nøkkelpersonell	Uke 13-15

Evaluering og eventuelle avklaringer	Uke 13 – 18 2022
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne	Uke 18 2022
Karensperiode	10 dager etter meddelelse
Kontraktsinngåelse	Uke 20 2023
Tilbudets vedståelsesfrist	23.06.2022

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist er foreløpige og kan bli gjenstand for justeringer. En eventuell forlengelse av tilbudets vedståelsesfrist kan bare skje dersom leverandøren godkjenner dette.

Tilbudskonferanse

Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse.

Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget

Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på leverandørportalen senest 6 dager før tilbudsfristens utløp.

Spørsmål til konkurransegrunnlaget

Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5.

Spørsmål skal stilles i leverandørportalen. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig i god tid før fristens utløp for alle som har registrert seg på leverandørportalen.

Leverandørens deltakelseskostnader

Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert.

Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser.

Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften § 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva.

Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriftens § 1.

Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder

seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Xxxxxxxxxx eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår.

Bruk av underleverandører

Oppdragsgiver kan sette begrensninger for antall ledd i leverandørenes underleverandørkjede. Dersom dette er aktuelt for denne anskaffelsen, vil dette være regulert i kontrakten.

Konfidensialitet og offentlighet

Taushetsplikt

Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. nedenfor.

Offentlighet

Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) § 23.

Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13. Tilbyderne skal i tilbudsskjemaet gi en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt om opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova § 29.

Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11.

Krav til tilbudet

Tilbudsstruktur

Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter:

• Utfylt Del 1 Vedlegg til utfylling TILBUD OG KVALIFIKASJON

• Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) – fylles ut i Mercell

• Utfylt Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 1-10 (merk at SSA-K Bilag 2 er separat xls-fil)

• Utfylt Del 2 Bilag 2 Tilbyders forslag til lisensavtale

• Utfylt Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse

• Del 2 Bilag 5 Leverandørens gjennomføringsplan

• Øvrig relevant dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Vedståelsesfrist

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 2.5.

Tilbud på hele eller deler av leveransen

Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen.

Alternative tilbud

Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud.

Forbehold og endringer

Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Dette vil f eks kunne skje dersom tilbudt løsning for første leveranse overstiger fastsatt maks budsjett på NOK 7 mill (eks mva)

Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal oppgis i tilbudsskjema.

Leverandøren skal, f eks ved henvisning til utfylt Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 2, tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Oppdragsgiver vil gjennom avklaringer med tilbyder etter mottatte tilbud, sikre at tilbud er komplette og at alle leverandører blir likebehandlet.

Tilbakekalling av tilbud

Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud.

Avvisning

Avvisningsreglene i FOA kap. 24 kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse.

6.7.1. Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». Det norske anskaffelsesregelverket går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. I denne konkurransen gjelder alle avvisningsgrunnene som følger av FOA § 24-

2. Dette inkluderer også de rent nasjonale avvisningsgrunnene. Følgende avvisningsgrunner er rent nasjonale:

1. Av FOA § 24-2 følger at «oppdragsgiveren skal også avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for følgende straffbare forhold:

a) deltakelse i en kriminell organisasjon

b) korrupsjon

c) bedrageri

d) terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet

e) hvitvasking av penger eller finansiering av terrorisme

f) barnearbeid og andre former for menneskehandel.»

Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

2. Av FOA 24-2(3) bokstav i følger at «Oppdragiveren kan avvise en leverandør […] når oppdragsgiveren kan dokumentere at leverandøren for øvrig har begått alvorlige feil som medfører tvil om hans yrkesmessige integritet.».

Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

Tilbudsformat og levering

Tilbudsfrist

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud via leverandørportalen vil bli avvist.

Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser ved innsending av tilbudet.

Leveringsmåte

Tilbudet skal leveres i elektronisk format i leverandørportalen xxx.xxxxxxx.xxx

Spørsmål vedrørende elektronisk innlevering rettes til Mercell, xxxx@xxxxxxx.xxx, eller per telefon: x00 00 00 00 00. Innleveringsinformasjon for tilbyder er også tilgjengelig i den elektroniske innleveringsløsningen. For å lette gjennomgangen og evalueringen av tilbudene, ber oppdragsgiver om at:

• Filene leveres i PDF format

• Filene navngis slik at filens navn viser til filens innhold

• Prisskjema skal i tillegg leveres i Microsoft Excel-kompatibelt format

Kvalifikasjonskrav

Om kvalifikasjonskravene

For å kunne få sitt tilbud evaluert må tilbyder erklære at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor. Dette gjøres i Del 1 Vedlegg til utfylling TILBUD og KVALIFIKASJON. Tilbyder og evt underleverandører må også fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Dette gjør leverandøren ved å fylle ut liten bokstav a i skjemaets del IV. Leverandøren trenger da ikke å fylle ut bokstavene A-D.

Den leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.

Alle leverandørene må sørge for å ha dokumentasjonen tilgjengelig og være forberedt på å kunne legge den frem på kort varsel på et hvilket som helst tidspunkt i konkurransen.

Utfylling av det europeiske egenerklæringsskjema ESPD

Det europeiske egenerklæringsskjemaet fylles ut via Mercell. Veiledning finnes på xxxxxxxxxxxx.xx.

Obligatorisk krav: Skatteattest

KRAV

DOKUMENTASJONSKRAV

Leverandøren skal ha ordnede

forhold med hensyn til betaling av

Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra

tilbudsfristen. Med skatteattest menes:

xxxxx, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

For norske leverandører:

• Attest for skatt og merverdiavgift utstedt av skattekontoret via Altinn

For utenlandske leverandører:

• Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens

økonomidirektør/økonomiansvarlige.

Krav til organisatorisk og juridisk stilling

KRAV

DOKUMENTASJONSKRAV

Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

Norske leverandører:

• Firmaattest.

Utenlandske leverandører:

• Bekreftelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten tilbyderen er etablert. (Jf. bilag XI til direktiv 2014/24/EU)

Krav til økonomisk og finansiell stilling

KRAV

DOKUMENTASJONSKRAV

Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Det stilles krav om rating i kategori «God kredittverdighet»

En kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet.

Tilbydere som ikke oppfyller kravet, f.eks. selskaper med lavere rating, nystartede selskaper, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene, kan kompensere dette med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Ved bruk av morselskapsgaranti, må det dokumenteres at morselskapet oppfyller kvalifikasjonskravet.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet.

Tekniske og faglige kvalifikasjoner

KRAV	DOKUMENTASJONSKRAV

Leverandøren skal ha god kapasitet, kompetanse og tilstrekkelig gjennomføringsevne.

Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder:

• En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget.

• En beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten.

• En beskrivelse av leverandørens personell og tekniske enheter som denne disponerer over til oppfyllelse av

kontrakten, herunder CV for nøkkelpersonell

Leverandøren skal ha god og dokumentert erfaring fra lignende leveranser.

Utfylt Del 1 Vedlegg 5 som viser lignende leveranser de 3 siste årene. Disse bør være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde:

• Kort beskrivelse av leveransen.

• Tidspunkt for gjennomføring.

• Omfang av leveranse i beløp.

• Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren.

Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis.

Leverandøren skal ha kvalitetssikringsrutiner og –systemer som er tilpasset etterspurte leveranser

Tilbyder må gi en beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av denne kontrakten. Legg ved aktuelle dokumenter.

Støtte fra andre foretak

Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravene til leverandørens økonomiske og finansielle stilling og til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Med «andre foretak» menes for eksempel morselskap, samarbeidspartner, underleverandør og lignende.

Leverandøren må i så fall opplyse om på hvilke krav han ønsker å benytte seg av støttende foretaks kapasitet. I tillegg må leverandøren levere egenerklæringsskjema (ESPD) utfylt av de foretakene han vil støtte seg på. De støttende foretak bekrefter ved innsending av ESPD at de aktuelle kravene oppfylles av hovedleverandør og støttende foretak i fellesskap. I tillegg bekrefter støttende foretak at de selvstendig oppfyller krav 8.3 og 8.4.

Videre må leverandøren bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra de støttende foretak i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende.

Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende.

Tildelingskriterier og evaluering

Tildelingskriterier

Kontrakten tildeles den leverandøren som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet.

TILDELINGSKRITERIUM	DOKUMENTASJON	VEKT %
Kostnad	Maks tilbudssum for første leveranse kan være NOK 7 mill (eks mva) Tilbyder skal levere følgende: - Utfylt Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 7, inkludert prissatte poster i SSA-K Bilag 2 (P) og timepriser for konsulentbistand benyttet for opsjoner - Utfylt Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva.	30-40
Kvalitet 1 Oppfyllelse av kravspesifikasjoner, løsningsbeskrivelse og gjennomføringsplan	Tilbyder skal levere følgende: - Utfylt Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 2 (xls) - Utfylt Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse - Del 2 Bilag 5 Gjennomføringsplan - Øvrig relevant dokumentasjon	30-40
Kvalitet 2 Leverandørens tilbudte tilleggsverdier og foreslåtte tiltak for å redusere oppdragsgivers risiko	Tilbyder skal levere følgende: - Utfylt Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse - Øvrig relevant dokumentasjon	5-15
Kvalitet 3 Kompetanse hos leverandørens nøkkelpersonell, inkl intervju	Xxxxxxxx skal levere følgende: - CV for 3-5 nøkkelpersoner som er sentrale for denne leveransen. Oppdragsgiver vil innkalle til intervju via Teams etter tilbudsfristens utløp (indikativt i uke 12-14/2023)	5-15

Utdyping av de enkelte kriteriene

Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte kriteriene og momentene listet nedenfor er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet.

9.2.1. Kostnad

Tilbudet vil bli evaluert i henhold til Del 2 Bilag 1 SSA-K Bilag 7. For dette kriteriet vil følgende kostnadskomponenter inngå:

1. Den faste prisen for første leveranse (SAHF Skien)

2. Elementer fra pristabell for oppfyllelse av krav gjengitt i SSA-K Bilag 2 (merket med J i kolonnen Pris) som gir likeverdig funksjonalitet for tilbudte løsninger for første leveranse.

3. Priser for Opsjoner 1, dvs årlig mulitisite lisens og vedlikeholdskontrakt. Her vil vi legge ønsket utrulling av løsning til grunn for beregnet for total pris over kontraktens lengde (4 år)

4. Kostnad til bistand gitt et sannsynlig scenarie for utbredelse av løsningen til flere lokasjoner fordelt over kontraktens lengde (4 år). Det blir lagt inn et standard timepådrag fordelt på spesifiserte konsulentkategorier på totalt 1.000 timer for arbeid knyttet til utrulling av løsningen (ref Opsjoner 2) ut over det som inngår i første leveranse (SAHF Skien).

Dersom oppdragsgiver etter evt avklaringer ikke mottar tilbud på alle linjene i prisskjema, kan vedkommende tilbud bli avvist.

9.2.2. Kvalitet 1: Oppfyllelse av kravspesifikasjoner, løsningsbeskrivelse og gjennomføringsplan

Se Del 2 SSA-K Bilag 1 Kravspesifikasjon. Leverandør fyller ut sine svar i Del 2 SSA-K Bilag 2 i separat xls-fil. De krav som blir evaluert er merket B. Se en nærmere redegjørelse under pkt 9.3 Evaluering. Sammen med denne vil leverandørens løsningsbeskrivelse vil bli evaluert ut fra graden av oppfyllelse av anskaffelsens formål. Gjennomføringsplanen vil bli evaluert ut fra om oppdragsgiver mener den er realistisk og gjennomførbar ut fra ønsket om å ha en validert og driftsatt løsning i SAHF Skien i Q1/2024.

9.2.3. Kvalitet 2: Leverandørens tilbudte tilleggsverdier og foreslåtte tiltak for å redusere oppdragsgivers risiko i denne anskaffelsen

Oppdragsgiver vil evaluere hvordan tilbyder redegjør for

A. Leverandørens tilbudte tilleggsverdier: Hva vil tilbyder inkludere i sin første leveranse som gir økt oppnåelse av anskaffelsens formål, gjengitt i pkt 1.2.2? Gir tilbudt løsning verdier for oppdragsgiver ut over de krav som stilles? Vil løsningen kunne brukes for andre produkter enn dem som er pakkbare i endosemaskiner? Tilbys det andre fordeler?

B. Forslag til tiltak for å redusere oppdragsgivers risiko: Hvilke risikoer har tilbyder identifisert for Oppdragsgiver? Hvordan vil tilbyder bidra til å redusere denne/disse risiko(er) ved gjennomføring av kontrakten? I risikovurderingen skal tilbyder liste opp slik risiko, samt hvilke tiltak, aktiviteter og oppgaver som denne har inkludert i sitt tilbud – og som vil bidra til å redusere risiko for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver har på egen hånd utarbeidet en slik risikovurdering, som bl.a. inkluderer risiko for

o Ikke brukervennlig løsning. Ikke tilstrekkelig brukermedvirkning

o Lang responstid for viktige funksjoner i mellomvare gir redusert effektivitet

o Høy pris på opsjoner gjør løsningen for dyr til å utbres til flere avdelinger

o Lav kvalitet på konverteringen fra virkestoff til produkt

o Utvikling og testing av løsning tar lenger tid enn antatt

o Dårlig kommunikasjon med Sykehuspartner

Ovenstående punkter er ikke uttømmende, men indikerer noe risiko Oppdragsgiver kan se. Besvarelsen under dette tildelingskriteriet skal gis i Del 2 Bilag 4 Erklæring om dokumentasjon av tildelingskriterier og leverandørens løsningsbeskrivelse.

9.2.4. Kvalitet 3: Kompetanse hos leverandørens nøkkelpersonell, inkl intervju

Oppdragsgiver vil evaluere mottatte CV-er ut fra en vurdering av om disse innehar relevant kompetanse for å bidra som nøkkelpersonell i leveransen. Dersom leverandørens tilbud er interessant, vil

oppdragsgiver invitere dennes nøkkelpersonell til et intervju over Teams. Plan/agenda for intervjuene vil bli sendt ut av oppdragsgiver, og vil ta utgangspunkt i leverandørens tilbud og evne til å tilfredsstille oppdragsgivers behov og anskaffelsens formål. Gjennomføringen av intervjuet vil bli evaluert, og det vil kunne foretas avklaringer under intervju. Disse skal skriftiggjøres og forelegges leverandør i etterkant for godkjenning, og kan tillegges kontrakt.

Evaluering

Alle tilbud vil bli evaluert med poeng, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. I konkurransen benyttes det en forholdsmessig evalueringsmodell som poengsetter pris/kostnad og kvalitet. Den som får høyest totalpoeng vinner konkurransen.

Laveste pris i konkurransen vil være referansepunkt for de resterende tilbudene som vil fordele seg forholdsmessig etter formelen (laveste pris/tilbudt pris)*6.

Beste tilbud på det enkelte kvalitative kriteriet vil oppjusteres til maksimalt antall poeng, og øvrige tilbydere flyttes proporsjonelt etter dette. Skal krav (“A”) må oppfylles, ellers kan tilbudet bli avvist. "A"- krav blir derfor ikke vurdert. Bør krav (“B”) vil bli evaluert ut fra graden av oppfyllelse iht ovenstående poengskala, der følgende veiledende vurderingskriterier blir brukt

6 Det beste tilbudet, tilfører stor xxxxxxxx

5 Tett opp mot beste tilbud, men med enkelte svakheter

4 Svakere enn beste tilbud, nøytral vurdering

3 Mye svakere enn beste tilbud, negative vurdering

2 Så vidt oppfylt minimum, svært negativ vurdering

0 Tilbudets innhold er uakseptabelt/ikke mulig å evaluere

Krav som vurderes med poeng = 0 kan medføre avvisning. For konkurranser med to eller flere underkriterier for kostnad og/eller kvalitet vil poeng oppjusteres på underkriterienivå.

Avlysning og avvisning

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 25-4. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering.

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at prosjektstyret (og evt ledelsen i SAHF) skal godkjenne det tilbudet som antas å bli tildelt kontrakt, før kontrakt kan signeres.

Ethvert avvik eller forbehold, jf. 3.12 i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises.

Endringsklausuler og avtalegjennomføring

Endringsklausuler

Endringer som følger av en endringsklausul som oppfyller FOA 19-1 (2) vil være en lovlig endring. Blant kravene er at det må være beskrevet hvilke endringer som kan gjøres, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Det er tilrettelagt for avrop på opsjoner i denne kontrakten, og det kan inngås endringsavtaler iht pkt 1.4 i kontrakten.

10.1.1. Prisendringer

De avtalte prisene er bindende, og gjelder fra avtaletidspunktet frem til 31.12.24. Etter dette kan prisene reguleres iht prisreguleringsklausul gitt i pkt 3.5 i kontrakten.

Tilbyder skal prise sitt tilbud i vedlagte prisskjema (Del 2 SSA-K Bilag 7) og som beskrevet der.

Avtaleoppstart/implementering

Perioden fra tildeling av avtale til den er tatt i bruk av avtalens parter innebærer at begge parter skal utføre (til dels nye) oppgaver som er gjensidig avhengig av hverandre. Et tildelingskriterium i denne konkurransen er hvilke tilleggsverdier som tilbys og hvordan leverandøren vil bidra til å redusere oppdragsgivers risiko, bl.a. ved implementering av den nye mellomvaren, se pkt 9.2.3.

Document Metadata

Table of Contents

Del 1 Konkurransegrunnlag

Document Metadata