ARRANGØRAVTALE FOR NORGESMESTERSKAP OG UNGDOMSMESTERSKAP TERRENG RUNDBANE
ARRANGØRAVTALE FOR NORGESMESTERSKAP OG UNGDOMSMESTERSKAP TERRENG RUNDBANE
Arrangører som av NCF blir tildelt Norgesmesterskap (NM) og UNGDOMSMESTERSKAP (UM), plikter å gjennomføre dette etter denne arrangøravtalen. Om det ønskes spesifikke fritak fra arrangøravtalen skal dette gjøres klart ved skriftlig søknad til NCF. Rittet skal arrangeres på den helgen som er fastsatt av NCF.
1. Generelt/forberedelser.
Arrangøren skal samarbeide med NCF sin arrangementsansvarlig fra tildelingstidspunktet. NCF representant er en del av organisasjonskomiteen, og stiller ved behov på møter. Representanten skal forløpende bli holdt oppdatert på arrangementet, og få kopi av alle møtereferater i organisasjonskomiteen.
2. Konkurranseformer.
NM Terreng Rundbane består av:
a) Rundbane – Cross country Olympic (XCO).
Ref: Konkurransereglement for terrengsykling (MTB), Kap. II, §1, 4.2.001 - 003.
b) Kortbane – Cross Country Short Track (XCC).
Ref: Konkurransereglement for terrengsykling (MTB), Kap. II, §1, 4.2.008 - 009.
c) Sprint – Cross Country Eliminator (XCE).
Ref: Konkurransereglement for terrengsykling (MTB), Kap. II, §1, 4.2.010 - 013.
3. Løypeutforming.
Ved utforming av rundbaneløypene (XCO) må arrangøren tilrettelegge for følgende:
a) Aldersbestemte klasser og veteraner skal kunne bruke deler av NM-løypen. Utform deler av løypen slik at antall høydemetre og tekniske utfordringer passer til de ulike aldersklassene.
b) Løypen skal ha motbakker, utforkjøringer og flater. Den bør inneholde partier med jevnt og enkelt underlag, flytstier og tekniske elementer (naturlige og/eller bygde). Unngå lange partier med tekniske krevende sykling som skaper kø og/eller hvor en større andel av rytterne velger å gå/løpe.
c) Mange arrangører velger å bygge elementer og omkjøringer. Tekniske elementer skal ikke bare være tilpasset den nasjonale eliten, og alle elementer skal ha B- og eventuelt C-linjer hvor det er mulig å sykle. Tidstapet ved alternative linjer bør ikke være mer enn 1-5 sekunder ellers kan det presse ryttere til å velge linjer de ikke behersker.
d) Det må være regelmessige muligheter for forbikjøringer gjennom bredere traseer eller alternative linjer. Siden flere klasser sykler samtidig er det viktig å sikre gode muligheter for forbikjøring. I tillegg er det viktig at ryttere som har styrker i ulike deler av løypa får nytte av disse ved å kunne passere og sykle fra/ta igjen konkurrenter.
4. Løypegodkjenning
Godkjenning av løypene gjøres i to trinn såfremt ikke annet avtales med NCF:
a) Innen 3 måneder før rittet skal arrangør sende info angående løypen. Planen for løyper godkjennes av NCF sin representant.
b) Innen 1 måned før rittet skal sjefskommisær godkjenne løypene for NM-klassene, aldersbestemte klasser og master
c) Det skal gjennomføres løypeinspeksjon dagen før ritt sammen med SK.
5. Organisasjon
a) Sammen med normen skal det vedlegges organisasjonsoversikt med funksjoner.
Rittleder: | |
Vaktsjef: | |
Løypeansvarlig: | |
Påmeldingsansvarlig: | |
Tidtakeransvarlig: | |
Media-/Presseansvarlig: | |
Arena ansvarlig: | |
Sekretariats ansvarlig: | |
Økonomiansvarlig: | |
Leder av klubb: |
6. Sikkerhet
a) Arrangøren plikter å sørge for godkjenning av alle løyper hos grunneiere.
b) Arrangøren skal lage vakt- og bemanningsplan for løype og målområdet. Denne skal godkjennes av sjefskommissær, senest 2 uker før første konkurransedag.
c) Vaktstyrken skal ha enhetlig bekledning som tydelig viser at de er funksjonær/vakt
d) Målområdet skal sikres med sperremateriell av en slik karakter at deltakere og publikum ikke utsettes for fare.
e) Løypen skal sikres på alle punkt hvor dette er nødvendig for å forhindre sammenstøt mellom ryttere og publikum og for å forhindre at ryttere skader seg selv. Det er viktig at fallsonen tilknyttet vanskelige bygde elementer eller krevende deler av løypa minimaliserer skader ved fall eller utforkjøringer.
e) Sanitets oppsett gjennomføres i.h.t NCFs reglement, med mulighet for lokale tilpasninger som godkjennes av sjefskommissær, senest 2 uker før første konkurransedag. Alle kostnader forbundet med sanitet, dekkes av arrangør.
f) Det skal utarbeides en beredskapsplan for håndtering av ulykker og andre kritiske hendelser.
7. Tidsplan og startrekkefølge.
Arrangør skal gjennomføre rittet iht NCFs fastsatte tidsprogram/kjøreplan. Eventuelle avvik fra tidsskjema skal godkjennes av NCF.
8. Jury - kommissærer - funksjonærer.
a) NCF skal oppnevne jury på tre medlemmer, og på forespørsel også teknisk rådgiver. Arrangør skal ta kontakt med sjefskommissær senest 2 mnd før arrangementet.
b) Regionen skal skaffe det nødvendige antall kommissærer som det er behov for i tillegg til den jury som er satt opp av NCF.
c) Separat juryrom bør stilles til disposisjon.
d) Sekretariat med nødvendig utstyr og bemanning.
9. Samband.
a) Det bør være eget samband som dekker alle kommissærer, mål, vaktsjef og rittleder. Dette kan lånes av NCF ved behov. Bestilling sendes NCF på eget skjema; xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/
b) Det bør være eget samband mellom speaker, løypespeaker og eventuelle meldeposter.
10. Påmelding og tidtaking
a) Arrangør skal benytte elektronisk påmeldings- og tidtakersystem.
b) Resultater skal lastet opp i NCF sin ranking innen 24 timer etter rittet.
c) Arrangør skal sende resultatliste til NCF innen 24 timer etter rittet, slik at NCF kan laste opp resultatet i UCI sin database.
d) Påmeldingsfristen settes i henhold til kravene i ØPM(NCFs Lovverk). Ingen etteranmelding i NM-klassene.
11. Resultater og seiersseremoni.
Seiersseremoni skal gjennomføres i verdige og representative rammer. Arrangøren er ansvarlig for at dette skjer, og bør ha en person avsatt for å sikre at medaljevinnerne er til stede når seremonien skal begynne. Arrangøren må også ha avsatt personell for å bringe frem medaljer og premier
Seierspall for de tre beste skal plasseres i målområdet. I umiddelbar nærhet bør det være flaggstenger med norske flagg og NCFs flagg. Området foran pallen skal være avstengt og ryddig. Foran publikum avsettes plass for medias fotografer.
a. Seiersseremoni skal foregå etter følgende mønster:
i. Umiddelbart etter målgang (når alle deltakere har kommet i mål), og så snart sjefskommissær gir klarsignal, startes seiersseremonien ved at de tre beste ropes frem. Det er ønskelig at oppmarsj til podiet foregår under fanfare. Medaljevinnerne stiller seg bak seierspallen.
ii. Rekkefølge:
1. Medaljevinnerne ropes opp på pallen. Rekkefølge: 3-2-1.
2. Medaljeutdeler og annen premieutdeler presenteres.
3. Mestertrøye deles ut av NCFs representant
4. NM-medaljer deles ut av NCFs representant.
5. Premier deles ut.
6. Blomsterbukett deles ut.
7. Eventuelt utdeles H M Kongens pokal av representant for Kongehuset eller annen offentlig representant.
8. Nasjonalsangen avspilles.
9. Fotografering.
Nedmarsj, helst under fanfare. Øvrig premiering inngår ikke i seiersseremonien, men gjennomføres etter arrangørens eget opplegg. Premiering skjer i henhold til kapprittsreglementet.
12. Media.
a) NCF produserer film fra flere arrangementer. Produsenten trenger hjelp av arrangøren til lokal tilrettelegging. NCF har medierettighetene. (ref. NIFs lov. kap 14-3)
b) Arrangøren bør kontakte lokalpresse på forhånd.
c) Sjefskommissær skal på forhånd informeres om og godkjenne medias planer for dekning av løpet.
d) Arrangør skal ha en presse- eller media ansvarlig.
13. Arena og Reklame.
Målområdet skal være lett tilgjengelig for publikum, presse og deltakere. I umiddelbar nærhet av målområde må det være avsatt plass til TV-produksjon, seremoni og parkering.
a) NCF har rett til plassering av reklameseil, beachflagg og annen visuell profilering for NCFs sentrale samarbeidspartnere i målområdet og løypen.
b) I målområdet reserveres nok plass til salgstelt for NCFs sentrale samarbeidspartnere, og for kampanje- eller profileringsmateriell fra NCF.
c) Arrangøren sørger for at det er tilstrekkelig med strømuttak på arena, stiller med strømaggregat hvis det er nødvendig som bl.a. brukes til oppblåsbar reklame.
d) Arena bygges opp etter NCFs arenaprofil. Plassering og fordeling mellom NCFs samarbeidspartnere og arrangørens sponsorer avtales. Arenareklame for arrangørens egne sponsorer er arrangørens ansvar. NCFs samarbeidspartnere og arrangørens sponsorer skal begge ha nok plass i området, men kan ikke kreve eksklusivitet.
e) Arrangøren skal bruke NCFs målportal med NCF sitt design. Det anbefales at portalen profileres med plater. Design/oppsett etter NCF sin mal, men arrangør har rettighet på hovedprofileringen. Arrangør og NCF deler produksjonskostnaden profilering av målbue.
f) Arrangøren stiller med nok mannskap til å rigge opp og ned alt reklamemateriell. Målportalen krever minimum 6 personer.
g) Forbundets avtalefestede samarbeidspartnere kan kontakte arrangøren for å tilpasse aktiviteter minst 3 uker før rittet.
14. Invitasjon-og informasjonsmateriell
a) Innbydelse skal lages etter NCFs mal og skal inneholder de obligatoriske punktene (se § 11 i Generelle bestemmelser i NCFs reglement). Den sendes NCF og legges på arrangørens hjemmeside senest to mnd før rittet. Husk å legge inn GPS-adresse og tidspunkt for når løypen er ferdig merket.
b) Arrangør skal sørge for tilstrekkelig informasjon for publikum, presse og lagledere før, under og etter rittet ved å oppnevne egen informasjonsmedarbeider.
c) NCFs logo skal figurere på alle offisielle trykksaker og web sider.
15. Startnummer.
a) Startnummer skal være utformet etter fastlagte normer se punkt i Utstyrsreglement.
Ref. UCI 1.3.073-1.3.075
b) Hver rytter i Elite- og juniorklassene skal bære ryggnummer og styrenummer.
16. Antidoping/Medisinsk kontroll.
Arrangøren plikter å legge forholdene til rette for en eventuell medisinsk kontroll:
a) Stille egnede lokaler for gjennomføring av kontrollen.
b) Fremskaffe og bekoste drikke.
c) Kostnader utover dette kan ikke belastes arrangøren.
17. NCFs ANSVARSOMRÅDER
a) Opptre som rådgivende instans for arrangør.
b) Xxxxxx og bekoste NM-trøyer, NM-medaljer og HM Kongens Pokal samt være ansvarlig for at disse er arrangøren i hende i god tid.
c) Xxxxx ut innbydelse og resultatlister på sine nettsider, evt. med link til arrangørens nettside.
d) Sørge for kvalitetssikring av arrangementet, spesielt med tanke på organisering og sikkerhet. Alle løyper og arena skal ref. punkt 1 i denne norm godkjennes av NCF.
e) Oppnevne jury og holde sjefskommissær løpende informert.
f) Oppnevne og bekoste forbundets offisielle representant.
g) Stille med arenautstyr til fri benyttelse for arrangøren. Spesifikasjon etter nærmere avtale.
18. ØKONOMI
Sluttregnskapet for NM skal sammen med en sluttrapport sendes til NCF senest 4 måneder etter arrangementet.
19. AVLYSINGSGEBYR
NCF kan ilegge avlysningsgebyr.