KONKURRANSEGRUNNLAG

Oppdragsgiver for denne konkurransen er RIIK. RIIK gjennomfører konkurransen, signerer avtale og er avtaleforvalter på vegne av følgende kommuner og interkommunale selskaper (heretter også kalt kundene):

• Eidskog kommune

• Våler kommune

• Åsnes kommune

• Elverum kommune

1.2 Anskaffelsens formål

Oppdragsgiver ønsker tilbud på rammeavtale for multifunksjonsmaskiner for å dekke kundenes behov innen utskrift, scanning og kopiering. Avtalen omfatter blant annet leveranse av maskiner, print management system, installasjon og opplæring, serviceavtale inkludert leveranse av forbruksmateriell (ikke papir, dette kjøpes over egne avtaler) og henting/retur av maskiner ved avtaleutløp. Rammeavtalen vil omfatte alle kommunenes virksomheter; kontorvirksomhet, skole/oppvekst, helse, stab/støtte mm.

Elverum, Våler og Åsnes har i dag SafeQ som print management system som oppdragsgiver i utgangspunktet ser for seg at skal videreføres som del av leveransen. Tilbyder kan tilby alternativt helhetlig og komplett print management system for kundenes multifunksjonsmaskiner og som erstatter SafeQ i sin helhet. Alternativt system skal både inkludere multifunksjonsmaskiner som er levert over ny rammeavtale og maskiner levert fra andre leverandører. Det vil ved tilbud på andre system legges inn en byttekostnad. Se nærmere beskrivelse i kravspesifikasjon.

Eksisterende multifunksjonsmaskiner er i løpende lånefinansierte kontraktsperioder, med varighet ca 45 måneder. Det vil bli foretatt avrop over denne rammeavtalen fortløpende ettersom eksisterende leasingavtaler utløper eller det dukker opp nye behov. Tabell 1 viser dagens situasjon av antall maskiner og installasjonsår for disse.

Tabell 1 Antall maskiner fordelt pr kommune og installasjonsår

Kommune	2014	2016	2017	2018	2019	2020	Totalsum
Eidskog		7	7	13	6		33
Elverum	1	14	39	24	24	1	103
Våler			18		1	1	20
Åsnes		5	12	7	8	3	35

Kommune	2014	2016	2017	2018	2019	2020	Totalsum
Totalsum	1	26	76	44	40	4	191
Tabell 2 Bereg	net årsvolum for 2019 for print
Kommune	A4 Sort		A4 Farge		A3 Sort	A3 Farge
Eidskog	000 000		000 227		4 406	11 346
Elverum	3 917 755		2 266 910		130 862	137 157
Våler	000 000		000 986		33 571	46 356
Xxxxx	1 008 252		398 442		13 863	10 783
Totalsum	5 915 204		3 727 565		182 702	205 642

Oppdragsgiver ønsker å standardisere mot ulike behovsnivåer, og det er definert følgende modelltyper for multifunksjonsmaskiner:

• Bordmodell; små enheter, boliger, små barnehager

• Liten gulvmodell; små kontorfellesskap, barnehager, vaktrom

• Middels gulvmodell; kontorfellesskap

• Stor gulvmodell; skole eller økonomi med større utskriftsbehov

I tillegg til multifunksjonsskrivere skal det over rammeavtale kunne kjøpes enkle/vanlige sort/hvit og fargeskriver.

Det forventes at ca 5 % av modellene vil være bordmodell, ca 45 % liten modell, ca 25 % middels modell og ca 25 % stor modell.

Minimumskrav og opsjoner fremkommer i vedlegg 2 Kravspesifikasjon og vedlegg 3 Prisskjema.

Leverandør skal beskrive sine foreslåtte løsninger for disse modellene. I tillegg skal rammeavtalen gjelde for alle øvrige multifunksjonsmaskiner i leverandørens sortiment, selv om det vil være rent unntaksvis at vi vil gjøre avrop på maskiner utenfor de angitte volumgruppene

Anskaffelsens totale verdi over 6 år er estimert til å være kr 21 000 000 eks. mva, uten at dette er å anse som en forpliktelse for oppdragsgiver.

Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 2 – Kravspesifikasjon og vedlegg 3 - Prisskjema.

1.3 Avtaletype

Det skal inngås rammeavtale med én leverandør. Avtalen utgjør ikke noen plikt for oppdragsgiver til å kjøpe et bestemt volum innenfor det enkelt område i avtaleperioden.

1.4 Avtaleperiode

Rammeavtalen skal vare i 2 år regnet fra dato for siste ikrafttredelsestidspunkt. Videre har oppdragsgiver ensidig rett til å forlenge avtalen med 4 år til. Avtalen forlenges med inntil 1 år av gangen. Hvis ikke oppdragsgiver tar andre initiativ, skjer forlengelsen automatisk og på likelydende vilkår.

1.5 Deltilbud

Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Bakgrunnen for å ikke dele opp oppdraget er basert på vurdering av markedssituasjonen og fordi det anses formålstjenlig for oppdragsgiver.

1.6 Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg:

Dokument	Dokumentnavn
Vedlegg 1	Tilbudsbrev
Vedlegg 2	Kravspesifikasjon
	Bilag 1: Kundens tekniske plattform – Eidskog kommune
	Bilag 2: Kundens tekniske plattform – Elverum kommune
	Bilag 3: Kundens tekniske plattform – Våler kommune
	Bilag 4: Kundens tekniske plattform – Åsnes kommune
Vedlegg 3	Prisskjema
Vedlegg 4	Kontraktsvilkår med bilag:
	Bilag 1: Oppdragsgivers konkurransegrunnlag
	Bilag 2: Leverandørens tilbd
	Bilag 3: Endringer av leveransen etter kontraktsinngåelsen
	Bilag 4: Kunder og tiltredelsespunkter
	Bilag 5: Etiske krav
Vedlegg 5	Forpliktelseserklæring
Vedlegg 6	Svarskjema erfaring
Vedlegg 7	Offentlig innsyn

1.7 Viktige datoer

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet	Tidspunkt
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	Se Mercell-portalen
Frist for å levere tilbud	Se Mercell-portalen
Tilbudsåpning	Se Mercell-portalen
Evaluering	Uke 27 - 36
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører	Uke 37
Utløp av karensperiode	Uke 38
Kontraktsinngåelse	Uke 39
Tilbudets vedståelsesfrist	Se Mercell-portalen

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN

2.1 Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) LOV- 0000-00-00-00 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974 del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA § 13-1(1).

I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24- 8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens § 24-8(2) a.

Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter via Mercell-portalen.

2.1 Oppdatering av konkurransegrunnlaget

Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer, samt spørsmål og svar i anonymisert form, kunngjøres elektronisk via Mercell portalen.

2.2 Tilleggsopplysninger

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger via Mercell-portalen.

Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen.

2.3 Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå i Mercell–portalen.

2.4 Skatteattest

Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.

Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

3 KRAV TIL TILBUD

3.1 Parallelle tilbud

Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.

3.2 Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

3.3 Tilbudets utforming

Tilbudsbrevet skal være signert av person som kan forplikte tilbyder.

Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell- portalen. Tilbudet utformes med denne disposisjonen:

Vedlegg 01 – Tilbudsbrev

Vedlegg 02 – Besvarelse kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Vedlegg 03 – Utfylt prisskjema

Vedlegg 04 – Produktinformasjon, beskrivelser, brosjyrer, eller lignende Vedlegg 05 – Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav

Vedlegg 06 – Forpliktelseserklæring. Dette skal kun leveres dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til annen virksomhet. Disse virksomhetene må i tillegg levere separate egenerklæringer (se FOA § 17-1(6))

Vedlegg 07 – Sladdet versjon av tilbudet Vedlegg 08 – Offentlig innsyn, utfylt av tilbyder

Vedlegg 02 og 03 leveres i Excel-format. Det skal ikke leveres filer i ZIP- eller et annet arkivformat.

I tilfelle vedleggene inneholder motstridende informasjon vil dokumentrangen være lik listen ovenfor.

3.4 Innlevering av tilbud

Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7.

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist (systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp).

Hvis tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.

Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

Elektronisk signatur ved levering.

Under innleveringsprosessen blir tilbyder bedt om signere tilbudet elektronisk. Elektronisk signatur kan skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.

Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.

Når det gjelder elektronisk signatur utenfor Norge, støtter Mercell-portalen følgende elektroniske signaturer:

Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES

Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509-sertifikater, men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.

Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings- / tilbudsinnleveringsstegene.

3.5 Vedståelsesfrist

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i Mercell- portalen.

3.6 Språk

Tilbudet skal være på norsk, svensk eller dansk.

3.7 Forbehold

Eventuelle forbehold skal oppgis i vedlegg 1 – Tilbudsbrev. Forbehold skal formuleres på en klar og entydig måte slik som gjør det mulig for oppdragsgiver å vurdere betydning av forbeholdene uten å tå kontakt med tilbyder.

3.8 Omkostninger

Tilbyders omkostninger knyttet til deltakelse i konkurransen blir ikke refundert.

3.9 Taushetsplikt

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts-

og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4 og forvaltningsloven § 13.

3.10 Offentlig innsyn

Xxxxxxxx bes om å sladde opplysningene i sitt tilbud som anses som taushetsbelagte. Den sladdede versjonen av tilbudet skal vedlegges tilbudet. Xxxxxxxx bes også om å gi begrunnelse for hvorfor de enkelte opplysningene som ønskes sladdet bør unntas offentlighet, vedlegg Offentlig innsyn skal fylles ut.

Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 – Tilbudsbrevet.

3.11 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen

En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte.

4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)

4.1 Generelt om ESPD

Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD skjema som er integrert i Mercell-portalen.

4.2 Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.

Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:

- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

5 KVALIFIKASJONSKRAV

For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren levere etterspurt dokumentasjon på at han oppfyller kvalifikasjonskravene.

5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.

Krav

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

• Norske selskaper: Firmaattest

• Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet

Krav

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

Kredittvurdering som er lik A (kredittverdig) eller bedre, målt ut fra Bisnode Norge AS’ AAA- ratingsystem – eller tilsvarende score fra andre velrenommerte ratingselskap. Ratingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall og være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet.

Nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med å levere alternativ dokumentasjon sammen med tilbudet.

Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiveren har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiveren anser egnet.

5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.	Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, vedlegg 6 – Svarskjema erfaring skal fylles ut. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen

5.4 Støtte fra andre foretak

Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD- skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg Forpliktelseserklæring.

6 TILDELINGSKRITERIER

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har

• det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet med følgende fordeling av tildelingskriterier:

Tildelingskriterier	Vekt	Dokumentasjonskrav
Kostnad	50 %	• Ferdig utfylt vedlegg 3 – Prisskjema.
Kvalitet	30 %	• Ferdig utfylt vedlegg 2 – Kravspesifikasjon.
Miljø	20 %	• Ferdig utfylt vedlegg 2 – Kravspesifikasjon. • Ferdig utfylt vedlegg 3 – Prisskjema.

Skala fra 0 til 10 poeng skal benyttes under evalueringen, der 10 er best.

6.1 Pris

Vedlegg 3 – Prisskjema skal fylles ut av tilbyder.

Pris evalueres i henhold til den lineære metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:

poeng = maxpoeng ∗ (1 −

vurdert pris − laveste pris

)

laveste pris

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge en annen evalueringsmetode dersom det, i de mottatte tilbudene, inngis timepriser til 0,- NOK eller tilnærmet 0,- NOK /er prisforskjell på over 100 %, da det vil medføre at den opprinnelig planlagte evalueringsmetoden ikke er teknisk gjennomførbar eller ikke vil gi et korrekt bilde av relevante forskjeller mellom tilbudene.

6.2 Kvalitet

Herunder evalueres kriterier i vedlegg 2 - Kravspesifikasjonen. Disse forhold vil bli evaluert på bakgrunn av leverandørens besvarelse/oppfyllelse av kravspesifikasjonen. Tilbudene får poeng basert på skjønnsmessig vurdering ut fra de oppgitte forhold.

Det tilbud som blir vurdert til å ha best kvalitet gis poengscore 10 poeng, og karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel («normalisering»):

poeng = maxpoeng ∗ (1 −

best kvalitet − vurdert kvalitet

)

best kvalitet

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ikke gjennomføre en normalisering av poeng. Dette gjelder dersom en slik normalisering gir en økning i poengforskjellene mellom tilbudene på en måte som fører til en vilkårlig endring av tilbudsrangeringen.

6.3 Miljø

Det tilbud som blir vurdert til å være best gis poengscore 10 poeng, og karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel («normalisering»):

poeng = maxpoeng ∗ (1 −

best kvalitet − vurdert kvalitet

)

best kvalitet

7 AVTALEVILKÅR

Kontraktsvilkår med bilag er vedlagt konkurransegrunnlaget.

Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.

Avtalen inneholder bestemmelser om administrasjon av avtalen (sekretariatsbidrag).

Document Metadata

Table of Contents

KONKURRANSEGRUNNLAG

Document Metadata