Anskaffelse – rådgivning og porteføljeforvaltning av energi
// AVTALE – BILAG
Anskaffelse – rådgivning og porteføljeforvaltning av energi
for
Arbeids- og velferdsetaten
Saksnr. 22/5847 Del III Bilag
Rådgivning og porteføljeforvaltning av energi Side 2 av 9
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
1 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN
Oppdragsgiver skal inngå en avtale med én leverandør om anskaffelse, rådgivning og porteføljeforvatning av energi.
Formålet med anskaffelsen er å sikre etaten en avtale om rådgivning og leveranse av strøm til forutsigbare priser og med hensiktsmessige verktøy for oppfølgning av forbruk.
Forventet resultat er at vi oppnår forutsigbare stabile strømpriser, dokumentasjon av energiforbruk til gårdeieroppfølgning og brukervennlige verktøy til bruk i energiledelsesarbeidet.
2 OVERORDNET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN
2.1 Omfang
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en avtale om porteføljeforvaltning av kraft med tilhørende tjenester.
Oppdraget omfatter forvaltning av Oppdragsgivers kraftportefølje i avtaleperioden, samt kjøp av kraft. Det omfatter følgende tjenester;
• fysisk- og finansiell handel
• rapportering
• fakturahåndtering og administrative tjenester knyttet til anlegg og levering
• risikostyring
• rådgivning
Energiforbruket på denne avtalen anslås til ca. 27 - 30 GWh pr år. Avtalen vil ha en varighet på 3 + 2 + 1 år.
3 FORKLARING TIL KRAVSPESIFIKASJONEN
3.1 Prioritering av krav
Kravene er gitt en prioritet ut fra følgende system:
A - Absolutt og ufravikelig krav – jf. «Krav» i Mercell
V - Viktig krav (Krav som blir evaluert, uavhengig av om kravet er formulert som
«Skal»-krav eller liknende) – jf. «Kriterier» - «Tildelingskriterier» i Mercell
4 KONKRETE KRAV TIL TJENESTEN
For alle krav og tildelingskriterier (jf. pkt. 3.1) for denne konkurransen, henvises det til oppsettet av konkurransen i Mercell.
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon
Svar på krav (Absolutte-krav) og tildelingskriterier (Viktige krav) skal gjøres i Mercell under arkfanene «Krav» og «Kriterier».
Bilag 4: Priser og betalingsbetingelser
1 PRISER
Priser oppgis i Mercell-portalen under «Produkter», dvs. i tilbudsbesvarelsen skal alle priser kun oppgis i Mercell.
Alle priser skal oppgis i NOK eksklusiv mva., men inkludert eventuelle andre skatter/avgifter.
Ved mangelfull prising, jf. arkfane "Produkter" i Mercell, risikerer tilbyder å bli avvist fra konkurransen etter bestemmelse om tvil ved hvordan tilbud skal vurderes.
2 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE
Fyll inn i evt. avvik fra kontraktsvilkårene i tabellen under. Økonomisk verdi (prising) av avvikene legges inn i Mercell under arkfane Produkter. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å overprøve Leverandørens vurdering av den økonomiske verdien eventuelle avvik har dersom verdivurderingen framstår som uforsvarlig.
Referanse til kontraktsvilkår | Reservasjoner og tillegg | Begrunnelse | Økonomisk verdi (prising) av avviket |
Sum avvik – overføres Mercell | |||
3 KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA
Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på gjeldende versjon av Elektronisk Handels Format (EHF).
Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DFØs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:
• Deres referanse
Feltet skal kun inneholde bestiller sin referanse, ingen annen informasjon. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.
Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.
• Bestillingsnummer
Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.
• Avtalenummer
Dersom fakturaen ikke har referanse til et bestillingsnummer, skal fakturaen påføres avtalenummeret i fritekst på egen linje. Dette kan utformes slik:
«Avtalenummer: XX-XXXX».
• Fakturareferanse på kreditnota
På alle kreditnotaer må det oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.
4 KRAV TIL VEDLEGG
Generelle krav
NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.
Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV
I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.
Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.
Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:
• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.
• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.
Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner
dokumenteres på følgende måte
• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.
På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.
Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.
5 RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA
NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.
6 HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES
NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.
Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).
7 KONTAKTINFORMASJON
Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.
8 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR
KONTRAKTSADMINISTRASJON
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).
Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelse
1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE
Xxxxxx Xxxxxx og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale skal de fremkomme her.
Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.
Kunden er ansvarlig for at endringene som gjennomføres ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser.
Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).
Endringskatalog:
Nr. | Dato for undertegning | Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan | Dato for ikraftsettelse |
2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN
Endring nr. XX til Avtale om rådgivning og porteføljeforvaltning av energi mellom
[NAV] og [Leverandør],
signert [dato]
Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.
Beskrivelse av endringen:
Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett.
For [NAV enhet] | For [Leverandør] |
Dato: | Dato: |
Sign: | Sign: |
Navn: | Navn: |