Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av
Smertepumper med forbruksmateriell til helseforetak i
Helse Sør-Øst og Helse Nord
75945 Smertepumper med forbruksmateriell til helseforetak i Helse Sør-Øst og Helse Nord
Tilbudsfrist: 10.12.2021 kl 12:00
75945 Konkurransegrunnlag | Versjon: 2 | Dato: 18.08.20 | Side 1 av 16 |
Innhold
1 Informasjon om anskaffelsen 3
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
1.7 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring 5
1.8 Dokumenter og vedlegg til konkurransegrunnlaget 5
1.10 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 7
1.11 Forbehold/vesentlige avvik 7
1.12 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 7
1.14 Avklaringsmøter/utprøving/referansebesøk 8
1.15 Vareprøver til evaluering, demonstrasjon eller utprøving 8
2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner 9
2.2 Avvisningsgrunner som gjelder skatt, avgifter og trygdeavgifter (ESPD del III B) 9
2.3 Nasjonale avvisningsgrunner (ESPD del III D) 10
2.4 Kvalifikasjonskrav (ESPD del IV) 10
2.5 Konfidensialitet og taushetsplikt 11
3 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 12
3.3 Tilbudets utforming ved levering 13
3.4 Alternative tilbud/parallelle tilbud 14
3.5 Tilbud på deler av leveransen 14
3.7 Informasjon om prissetting 14
4 Evaluering og avgjørelse av konkurransen 14
4.3 Utdyping av tildelingskriterier 16
1 Informasjon om anskaffelsen
1.1 Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver for konkurransen er Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF.
Helse Sør-Øst RHF er det største av fire regionale helseforetak i Norge og er den strategiske enheten som eier helseforetakene/sykehusene i regionen. Helse Sør-Øst RHF eies av staten ved Helse- og omsorgsdepartementet og sørger for spesialisthelsetjenester til tre (3) millioner mennesker i Innlandet, Oslo, Vestfold og Telemark, Viken og Agder.
Helse Sør-Øst RHF eier elleve (11) helseforetak og har et tett samarbeid med private sykehus og institusjoner. Helseforetakene/sykehusene i regionen har rundt 80.000 ansatte som utfører om lag 61.000 årsverk. Omsetningen i 2018 var i underkant av 82 milliarder kroner. Du kan lese mer om Helse Sør-Øst RHF på xxx.xxxxx-xxxxxx.xx.
Helse Nord RHF er den offentlige spesialisthelsetjenesten i Nord-Norge og på Svalbard. Helse Nord RHF eier seks (6) helseforetak, hvorav fire er sykehus som tilbyr pasientbehandling. Til sammen jobber det totalt over 18 000 ansatte i foretaksgruppen.
Anskaffelsen blir gjennomført av Medisinsk teknologisk avdeling, Oslo universitetssykehus HF, Strategi- og anskaffelsesseksjonen (SA), Regionalt kompetansesenter for samordning av MTU investeringer i Helse Sør-Øst (RKMTU) og Sykehusinnkjøp divisjon nord.
Følgende kunder inngår i denne anskaffelsen:
• Akershus universitetssykehus HF
• Oslo universitetssykehus HF
• Sykehuset i Vestfold HF
• Sykehuset Innlandet HF
• Sykehuset Telemark HF
• Sykehuset Østfold HF
• Sørlandet sykehus HF
• Vestre Viken HF
• Sykehusapotekene HF
• Sykehuspartner HF, herunder Helse Sør-Øst Forsyningssenteret
• Helse Sør-Øst RHF
• Finnmarkssykehuset HF
• Helgelandssykehuset HF
• Nordlandssykehuset HF
• Universitetssykehuset Nord-Norge HF
• Sykehusapotek Nord HF
• Helse Nord RHF
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Oppdragsgivers forespørsel gjelder tilbud på levering av smertepumper med forbruksmateriell til bruk på sykehus, institusjoner og i hjemmet i Helse Sør-Øst og i Helse Nord.
Rammeavtalens verdi er estimert til anslagsvis 600 smertepumper med forbruksmateriell. Dersom helseforetakene velger å gjøre flåteutskiftning, kan dette medføre et maksimalt behov for 1.160 smertepumper. Dette volumet er basert på tilgjengelig statistikk og estimert forbruk og er kun veiledende, og ikke på noen måter bindende for Oppdragsgiver eller Kunde. I tillegg ønsker oppdragsgiver som opsjon(er) tilbud på serviceavtaler og -kurs.
Estimatet som ligger til grunn for beregning av volum er basert på dagens marked, hvor én leverandør har betydelig markedsandel. Dersom kontrakt blir tildelt annen leverandør enn dagens markedsleder, kan det medføre et betydelig lavere volum for omsetting av forbruksmateriell.
For nærmere beskrivelse se konkurransegrunnlagets vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris og vedlegg 2.4 Skjema for besvarelse av krav.
Det gjøres oppmerksom på at estimert volum av smertepumper og forbruksmateriell er estimert volum for fire (4) år og ti (10) år, hvilket betyr at oppgitt volum ikke er estimert per år.
1.3 Avtaletype
For det medisinsk tekniske utstyret (smertepumpe) skal det inngås rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalen skal ha en varighet på to (2) år regnet fra oppstartstidspunkt. Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil ett (1) år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er fire (4) år (2+1+1).
Det skal inngås rammeavtale for kjøp av utstyrsspesifikt forbruksmateriell med samme leverandør som tildeles rammeavtale på smertepumpe. Rammeavtalen er løpende og gjelder så lenge minst én smertepumpe er i bruk. Rammeavtale på forbruksmateriell vil gjelde fra det tidspunkt det gjøres avrop på rammeavtalen for smertepumpe.
Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF vil være ansvarlig for egne rammeavtaler. RKMTU og Sykehusinnkjøp divisjon sør-øst vil være ansvarlig for rammeavtale på smertepumpe og forbruksmateriell og vil forvalte disse på vegne av Helse Sør-Øst RHF. RKMTU vil være ansvarlig for rammeavtalen på smertepumpe og Sykehusinnkjøp divisjon sør-øst for rammeavtalen på forbruksmateriell. Sykehusinnkjøp divisjon nord vil være ansvarlig for rammeavtalene på både smertepumpe og forbruksmateriell og forvalte disse på vegne av Helse Nord RHF.
1.4 Delkontrakter
Konkurransen er ikke inndelt i delkontrakter.
1.5 Garantitid
Det gjelder to (2) års garanti fra overtakelse av smertepumpen.
I garantiperioden skal leverandør rette alle feil og mangler. Garantien inkluderer arbeid, materialer, transport, reparasjoner og produsentspesifikt forebyggende vedlikehold, samt alle
øvrige kostnader for å utføre garantiforpliktelsene. Vedlikehold i garantiperioden skal følge leverandøren sin anbefalinger til vedlikeholds-service. All service, herunder oppetidsgaranti og responstid, tilsvarende Serviceavtale vedlikehold nivå 1 (se vedlegg 2.8 Serviceavtale MTU Generelle bestemmelser og Taushetserklæring) inngår kostnadsfritt som en del av garantien. Se forøvrig vedlegg 2.1 Rammeavtalemal MTU.
1.6 Planlagt fremdrift
Milepæl | Beskrivelse | Dato |
M1 | Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 29.11.2021 |
M2 | Frist for å levere tilbud | 10.12.2021 |
M3 | Evaluering/avklaringsmøter/utprøving/referansebesøk | Tolv (12) uker |
M4 | Varsel om tildeling | 01.04.2022 |
M5 | Utløp av karensperiode | Ti (10) dager fra varsel om tildeling |
M6 | Signering av kontrakt | 15.04.2022 |
Oppgitt fremdriftsplanen er tentativ.
1.7 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA), og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA § 13-1(1).
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens § 24-8(2) a.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter via kommunikasjonsmodulen i Mercell-portalen (ref. pkt. 1.9).
1.8 Dokumenter og vedlegg til konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildeling.
Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:
Vedlegg | Dokumentnavn |
1 | Tilbudsbrev m.m. |
2 | 2.1: Rammeavtalemal MTU |
2.2: Generelle vilkår for kjøp av medisinskteknisk utstyr | |
2.3: Skjema for besvarelse av pris | |
2.4: Skjema for besvarelse av krav | |
2.5: MTU Kravdokument IKT | |
2.6: Endringsbilag | |
2.7: Forpliktelseserklæring | |
2.8: Serviceavtale MTU Generelle bestemmelser og Taushetserklæring | |
3 | Forhold unntatt offentlighet |
4 | Rammeavtalemal for kjøp av varer (m/bilag angitt nedenfor) |
Bilag 3: Administrative bestemmelser | |
Bilag 4: Helse Sør-Øst Logistikkbetingelser med vedlegg | |
Bilag 5: Krav til etisk handel | |
Bilag 6: Endringer eller tillegg til den generelle rammeavtaleteksten | |
Bilag 7: Endringer av rammeavtaleteksten eller leveransen etter rammeavtaleinngåelsen | |
5 | 5a: Annex 2 Substitusjon av helse- og miljøskadelige stoffer |
5b: Annex 2 Substitution of hazardous substances | |
5c: Svarskjema Annex 2 | |
6 | 6a: Helse Nord Logistikkbetingelser |
6b: Mal Anmodning om endring Helse Nord | |
6c: Mal Salgstatistikkrapportering Helse Nord | |
7 | 7a: Elektronisk samhandlingsavtale Helse Sør-Øst |
7b: Elektronisk samhandlingsavtale Helse Nord | |
7c: Leverandørinformasjon for elektronisk samhandling Helse Nord | |
8 | Sammenligning av avtaledokumenter, bilag og vedlegg |
9 | Kvalitetssystem |
Endelig kontrakt kan også inneholde andre relevante dokumenter som Partene er enige om. Disse nummereres som vedlegg 2.x, 2.y osv.
1.9 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Spørsmål som angår alle tilbydere besvares anonymisert som en tilleggsinformasjon.
1.10 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med syv (7) dager før tilbudsfrist.
Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen.
1.11 Forbehold/vesentlige avvik
Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold/avvik vil medføre avvisning, jf. FOA § 24-8 (1). Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i vedlegg 1 Tilbudsbrev.
Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser jf. FOA § 24-8 (2).
1.12 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, og forvaltningsloven § 13.
I denne konkurransen bes tilbyder om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagt, er sladdet. Dette lages som eget vedlegg: Sladdet versjon av tilbudet. For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysningene som er av en slik art at de er underlagt taushetsplikt.
Tilbyder skal i vedlegg 3 Forhold unntatt offentlighet, redegjøre for hva som er sladdet og begrunnelsen for dette.
1.13 Omkostninger
Samtlige omkostninger, inkludert eventuelle reise- og møteomkostninger og vareprøver med videre, som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder.
1.14 Avklaringsmøter/utprøving/referansebesøk
Evalueringen av innkomne tilbud vil foregå i perioden fra tilbudsfrist til informasjon om kontraktstildeling. Tilbydere kan bli bedt om å gi en presentasjon av det tilbudte utstyret. Presentasjon vil i så fall bli gjennomført som fysisk møte på Østlandet i uke 2 2022.
Det kan bli aktuelt med testing og utprøving av tilbudt utstyr hvis utstyret ikke er kjent for oppdragsgiver. Xxxxxxxx bes sette av tid og ressurser i rundt regnet ti (10) uker fra og med januar 2022, for klinisk utprøving på lokasjoner i både Helse Sør-Øst og Helse Nord.
Det kan også være aktuelt å foreta referansebesøk/befaringsreise. Tilbyder må derfor kunne fremvise tilbudt utstyr hos aktuell(e) kunde(r) i denne perioden, til eksempel de tre tilbudene som er mest økonomisk fordelaktige (totalkostnad og kvalitet).
1.15 Vareprøver til evaluering, demonstrasjon eller utprøving
Det skal leveres vareprøver til evaluering på de anbudslinjer og i det antall som er oppgitt i konkurransegrunnlagets vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris.
Vareprøvene skal merkes med tilbyders navn og referansenummer for anbudslinjene som er oppgitt i konkurransegrunnlagets vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris.
Vareprøver til evaluering skal være lik de produktene som tilbys. Dersom produktene ikke er identiske, skal det forklares hva som er forskjellen. Det er tilbyders ansvar å sørge for at vareprøver er merket og pakket slik at det er lett for oppdragsgiver og kunde å identifisere vareprøvene i evalueringsarbeidet.
Det bes om at vareprøver til evaluering leveres innen tilbudsfrist. Vareprøver til evaluering skal leveres/sendes til:
Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet Xxxxxxxxxxxxxxx 00
MTA, kontor D3.3006 0372 Oslo
MTA ekspedisjon er betjent på hverdager kl 08:00‐15:00.
Forsendelsen skal adresseres til Strategi- og anskaffelsesseksjonen v/Xxxxx Xxxxxxx og merkes tydelig med prosjektnummer 75945 og navn på anskaffelsen.
Vareprøver til evaluering vil ikke bli utprøvd klinisk. Merk at vareprøver inkluderer forbruksmateriell og det medisinsk tekniske utstyret. Vareprøver til evaluering vil ikke bli returnert, men kan hentes ved avtale etter endt konkurranse.
Vareprøver som eventuelt skal utprøves klinisk, skal ettersendes oppdragsgiver på forespørsel. Leveringsbetingelser er DDP oppdragsgiver Incoterms 2020, innen ti (10) virkedager etter henvendelse fra oppdragsgiver. Disse vareprøvene skal faktureres oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris.
Tilbyderne skal etter endt utprøving ta fullt brukbare vareprøver i retur og kreditere oppdragsgiver for disse. Tilbyderne kan tidligst fakturere oppdragsgiver for vareprøvene etter at anbudskonkurransen er avsluttet.
2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner
2.1 ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og på at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.
Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandøren levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører må underleverandør levere inn eget ESPD skjema i tilbudet. Xxxxxxxx skal på oppfordring kunne ettersende en forpliktelseserklæring før kontraktsignering som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. Beskriv på hvilke områder det eventuelt er aktuelt å bruke underleverandører. En underleverandør defineres som en organisasjon med et annet organisasjonsnummer enn tilbyders, herunder også produsent.
2.2 Avvisningsgrunner som gjelder skatt, avgifter og trygdeavgifter (ESPD del III B)
Kvalifikasjonskrav | Norske leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. |
Dokumentasjon | o Skatteattest og attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på godkjent skjema fra skatteoppkrever/skattekontor (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted, i henhold til respektive lands regler for slike attester. |
2.3 Nasjonale avvisningsgrunner (ESPD del III D)
I denne konkurransen gjelder alle avvisningsgrunnene i Anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.
2.4 Kvalifikasjonskrav (ESPD del IV)
For denne anskaffelsen gjelder følgende kvalifikasjonskrav.
Egnethet (ESPD del IV A)
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være registeret i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten tilbyder er etablert. |
Dokumentasjonskrav | Norske selskaper: Firmaattest. o Utenlandsk selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten tilbyderen er etablert. (Jf. bilag XI til direktiv 2014/24/EU) |
Økonomisk og finansiell kapasitet (ESPD del IV B).
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet |
Dokumentasjon | Xxxxxxxxxxxxxxxx som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Tilbydere som ikke oppfyller kravet, f.eks. selskaper med lavere rating, nystartede selskaper, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene kan kompensere dette med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Ved bruk av morselskapsgaranti, må det dokumenteres at morselskapet oppfyller kvalifikasjonskravet. |
Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
Tekniske og faglige kvalifikasjoner (ESPD IV C)
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner til gjennomføring av kontraktsforpliktelsene. FOA §16-5 |
Dokumentasjon | o Tilbyder skal dokumentere organisasjonens tekniske og faglige kvalifikasjoner. Legg ved beskrivelse av tilbyders |
organisasjon, både salgs- og serviceorganisasjon, inklusive organisasjonskart. o Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. |
System for kvalitetssikring og miljøstandard (ESPD IV D)
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal ha system for kvalitetssikring og miljøstandard. FOA §16-7 |
Dokumentasjon | o Tilbyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem som dokumenterer sin organisasjon og evner til gjennomføring av en god leveranse. Kvalitetssikringsstandarden skal være basert på relevante europeiske standardserier som er sertifisert av akkrediterte organer. Legg ved beskrivelse av kvalitetssikringssystemet inkludert hvilke(n) standard(er) som ligger til grunn for systemet eller attest utstedt av uavhengig organ. o Tilbyder skal dokumentere sin miljøprofil ved å levere sertifiseringssertifikater for ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn. Tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS-stater godtas også. Alternativt skal tilbyder levere en beskrivelse av sin miljøprofil som beskriver systematisk miljøledelse og kontinuerlig forbedring av egen miljøprestasjon |
2.5 Konfidensialitet og taushetsplikt
Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem som sikrer at ansatte hos leverandøren er kjent med sin taushetsplikt etter spesialisthelsetjenesteloven § 6-1, helsepersonelloven § 25,
2. og 4. ledd, § 21 a samt forvaltningsloven § 13. Dette innebærer at alt de måtte få kjennskap til av pasientopplysninger og annen taushetsbelagt informasjon ved utførelse av oppdrag hos Kjøper er underlagt taushetsplikt. Overtredelse av taushetsplikten kan medføre straff etter straffelovens § 209 jf. § 210. Leverandøren må på forespørsel fra oppdragsgiver og kunde kunne dokumentere at den enkelte ansatte er kjent med sin taushetsplikt.
3 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
Tilbudet signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Dette gjøres i vedlegg 1 Tilbudsbrev.
3.1 Språk
Tilbud og andre dokumenter skal være på norsk, svensk eller dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk, kan leveres på engelsk.
3.2 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. Systemet tillater ikke innsendelse av tilbud etter tilbudsfristens utløp.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår.
3.3 Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Vedleggs- nummer | Dokumentnavn | Forklaring |
1.0 | Innholdsfortegnelse | Oversikt over alle vedleggene. |
1.1 | Tilbudsbrev [prosjektnummer] [tilbyder] | Tilbyder må forkorte ved langt navn. |
2.0 | Skatteattest [prosjektnummer] [tilbyder] | |
2.1 | Firmaattest [prosjektnummer] [tilbyder] | |
2.2 | Kredittvurdering [prosjektnummer] [tilbyder] | |
2.3 | Organisasjon [prosjektnummer] [tilbyder] | Salgs- og serviceorganisasjon, inkludert organisasjonskart. |
2.4 | Kvalitetssikringssystem [prosjektnummer] [tilbyder] | |
2.5 | Miljøsertifiseringer [prosjektnummer] [tilbyder] | |
3.0 | Skjema for besvarelse av krav [prosjektnummer] [tilbyder] | Hvert krav skal besvares i vedlegget. Ved lange besvarelser gis det en kort oppsummering i kravet og henvises til utfyllende besvarelse i vedlegg. |
3.1 | Svarskjema Annex 2 [prosjektnummer] [tilbyder] | |
3.2 | MTU IKT Kravdokument [prosjektnummer] [tilbyder] | |
4.0 | Skjema for besvarelse av pris [prosjektnummer] [tilbyder] | |
5.0 | Forhold unntatt offentligheten [prosjektnummer] [tilbyder] | |
5.1 | Sladdet versjon [prosjektnummer] [tilbyder] | |
6.0 | Forpliktelseserklæring [prosjektnummer] [tilbyder] | Vedlegges dersom aktuelt. |
7.0 | Samhandlingsavtale [prosjektnummer] [tilbyder] | Vedlegges dersom aktuelt. |
8.0 | Annen produktinformasjon, brosjyrer og lignende [prosjektnummer] [tilbyder] | |
9.0 | Kvalitetssystem [prosjektnummer] [tilbyder] | |
10.0 | Xxxxx xxxxxxx [prosjektnummer] [tilbyder] |
Vedlegg skal leveres i alminnelige Office-applikasjoner. Excel-dokumenter som er vedlagt konkurransegrunnlaget skal fylles ut og returneres som Excel, eventuelt i tillegg til PDF.
3.4 Alternative tilbud/parallelle tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke. Parallelle tilbud aksepteres ikke.
3.5 Tilbud på deler av leveransen
Det gis ikke adgang til å gi tilbud på deler av leveransen.
3.6 Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen angir hvor lenge tilbudet er bindende for tilbyder, jf. FOA § 20-6(1). Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i seks (6) måneder, regnet fra tilbudsfrist.
3.7 Informasjon om prissetting
Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris. Pris på tilleggssortiment skal prises etter samme priskalkyle som referanseproduktet. Dersom samme artikkel tilbys flere ganger i vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris, skal tilbudt pris være den samme. Ved avvik i pris vil laveste pris legges til grunn.
Vi ber om at det tilbys spesifiserte priser på forbruksmateriell til henholdsvis Helse Sør-Øst og Helse Nord, se vedlegg 2.3 Skjema for besvarelse av pris.
Det gjøres oppmerksom på at forbruksmateriell med høyt volum vil bli distribuert via Forsyningssenteret i Helse Sør-Øst.
4 Evaluering og avgjørelse av konkurransen
4.1 Referanser
På forespørsel fra Oppdragsgiver må leverandør opplyse om relevante referanser. Ved behov vil det bli innhentet informasjon fra oppgitte referanser eller gjennomført referansebesøk. Dersom oppdragsgiver mener å ha tilstrekkelig informasjon om produktene som tilbys til å gjennomføre en forsvarlig evaluering, vil det ikke bli innhentet informasjon fra oppgitte referanser eller gjennomført referansebesøk. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å sjekke andre referanser enn de oppgitt i tilbudet.
4.2 Evalueringsmodell
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. §18-1(3)
Det benyttes en skala fra én (1) til ti (10), med én (1) desimal.
Karakter for totalkostnad blir beregnet i forhold til gjennomsnittspris på alle tilbudene. Femti prosent bedre pris enn gjennomsnittet vil gi karakteren ti (10), og femti prosent
dårligere pris enn gjennomsnittet vil gi karakteren én (1). Ved store avvik der karakteren kommer utenfor rammen på mer eller mindre enn femti prosent, vil karakteren bli justert til maksimalt ti (10) eller minimum én (1).
Tildeling av kontrakt vil skje til den tilbyder som får høyest poengsum. Ved poenglikhet mellom de to beste tilbudene, vil tildelingen gå til den tilbyderen som har høyest poengsum for tildelingskriteriet «Kvalitet/Funksjonalitet».
Besvarelsene evalueres og vektes med skala én til ti (1-10), etter oppnåelse av de enkelte underkriteriene. Karakterer for det enkelte underkriteriene gis i heltall.
o Tilfredsstillende oppnåelse av kravet gis karakter fem (5).
o Meroppnåelse av kravet gis karakter i øvre del av skala, seks (6) til ti (10).
o Underoppnåelse av kravet gis karakter i nedre del av skala, én (1) til fire (4).
o Krav der besvarelsen maksimalt blir besvart med «ja» og tilsvarende, vil oppnå karakter ti (10).
o Karakter der besvarelsen blir besvart med «nei» eller tilsvarende, vil oppnå karakter én (1).
De tildelingskriterier som vil bli vektlagt i vurderingen, er gjengitt i tabell nedenfor:
Nr | Kriterier | Vekt |
I | Totalkostnad | 30 % |
II | Kvalitet/Funksjonalitet | 50 % |
III | IKT | 5 % |
IV | Miljø | 5 % |
V | Servicenivå | 10 % |
Totalt: | 100 % |
Kun evalueringskrav (B/BD/BE) vil være gjenstand for vekting. Obligatoriske krav og dokumentasjonskrav vil ikke bli vektet.
Kravtype | |
A | Skal krav. Obligatorisk krav som skal oppfylles. Manglende evne til å etterleve kravet kan medføre at tilbudt løsning avvises. LOA § 24-8 |
B | Evalueringskrav |
BD | Evalueringskrav, vektlegges x3 |
BE | Evalueringskrav, vektlegges x5 |
C | Dokumentasjon Kan kombineres med A/B/D/E-angivelse av kravtype. Understreker da at Oppdragsgiver forventer et mer omfattende svar. Hvis C står alene er dette kun et informasjonspunkt, som ikke krever besvarelse eller vil bli evalueres. |
4.3 Utdyping av tildelingskriterier
Disse forhold vil bli evaluert på bakgrunn av tilbyders besvarelse/oppfyllelse av kravspesifikasjonen, samt fagpersonenes vurdering av produktene, basert på opplysninger om produktene i tilbudet, innleverte vareprøver, tidligere erfaringer med produktene og evt. ytterligere utprøving av produktene. (Krav som vil bli spesielt vektlagt i evalueringen, er markert i kravspesifikasjonen.)
Se §18-1(3)
I. I totalkostnad beregnes:
• Innkjøpspris på medisinsk teknisk utstyr
• Kostnad for serviceavtale vedlikeholdsnivå 1, fra og med år tre (3) til og med år ti (10)
• Forbruksmateriell
II. Kvalitet/Funksjonalitet
• Generelt
• Smertepumpe
• Forbruksmateriell
• Opplæring
III. IKT
• Evaluering av IKT-funksjonalitet
• Vedlegg 2.5 MTU Kravdokument IKT
IV. Miljø
• Smertepumpe
• Forbruksmateriell
V. Servicenivå