Contract

V e d t e k t e r

for Xxxxx Xxxxxx stiftet 15. november 1979.

Vedtektene ble vedtatt 15.03.1982, og revidert 11.03.1988, 21.03.1992, 19.03.1994,

25.03.2006, 24.04.2010, 14.04.2012, 26.04.2014, 14.04.2018 og 29.08.2020

§ 1. Formål og idegrunnlag.

Xxxxx Xxxxxx er en partipolitisk, sosialt og religiøst nøytral organisasjon som vil bidra til en bedre verden gjennom personlig engasjement og konkrete handlinger. Organisasjonen arbeider for å hjelpe fattige barn og ungdom i utviklingsland, slik at de kan bli selvhjulpne og i neste omgang bidra til utvikling i eget land. Støtten skal gis mest mulig direkte og være rettet mot de minst privilegerte i de samfunn Xxxxx Xxxxxx arbeider i.

Studiestøtte skal gis til ungdom som har et aktivt utviklingspotensial, men som ikke har økonomisk mulighet til å studere. Støtten skal sikre utdanning og gi mottakeren rom for personlig utvikling.

Bistand skal særlig forbeholdes enkeltindivider og mindre grupper. Arbeidet skal organiseres slik at det fremmer direkte kontakt mellom sponsor og barn.

Xxxxx Xxxxxx engasjerer seg ikke i generelle samfunnstiltak, men kan påta seg oppgaver innenfor en større ramme, når det ansvaret Xxxxx Xxxxxx har er avgrenset og i samsvar med organisasjonens formål. Xxxxx Venner vil spesielt være oppmerksom på oppgaver som er av en slik størrelsesorden at det ikke er naturlig for andre organisasjoner å engasjere seg.

Medlemmene i Xxxxx Xxxxxx skal tilbys et nytt engasjement når det prosjektet de støtter ikke lenger er støtteberettiget.

§ 2. Organisasjonen.

Organisasjonen Xxxxx Xxxxxx bygger på individuelt medlemskap. Familier, foreninger, foretak, skoler, barnehager, klubber og lag kan også være medlemmer, men må da utpeke en person som skal representere dem i forhold til Xxxxx Xxxxxx. Slike grupper har bare en stemme på årsmøtet. Individuelle medlemmer har en stemme hver, og det kan ikke stemmes med fullmakt.

Xxxxx Xxxxxx og den tyske organisasjonen Chance har inngått en Joint Venture-avtale og etablert en felles Trust som har bygd og driver prosjektnr. 1, barnehjemmet Childrens Corner på Sri Lanka. Trusten ledes av et styre med 1 representant fra Xxxxx Xxxxxx, 1 fra Chance og 1 lokalt fra Sri Lanka. Xxxxxx i Xxxxx Xxxxxx oppnevner Xxxxx Xxxxxxx representant. Xxxxx Xxxxxx samarbeider også med Chance på yrkesskolen Xxxx Xxxxxx.

§ 3. Honorar, godtgjørelser etc.

Tillitsvalgte kan ikke motta honorar eller andre former for godtgjørelse for sitt arbeid for Xxxxx Xxxxxx. Dokumenterte utgifter utover reise- og møteutgifter i forbindelse med konkrete pålagte oppgaver, kan refunderes.

Kontorutgifter i Norge (lønn sekretær, revisjon, lisensavgifter for programvare, avgift til Innsamlingskontrollen osv.) dekkes av generelle gaver.

Styret kan ansette lønnede medarbeidere i mottakerlanda. Xxxxx Xxxxxxx sekretær i Norge anses ikke som tillitsvalgt, og skal betales for sitt arbeid. Det skal foreligge en skriftlig arbeidsavtale, og styret fastsetter arbeidsoppgaver og lønn.

Regnskapet settes bare bort til lønnet firma/person dersom det er helt umulig å få noen frivillige til å ta det.

Xxxxxx har fullmakt til å bevilge tilskudd til å dekke flyreiser etter nøktern standard til pålagte inspeksjonsreiser. Eventuell oppgradering skjer på egen kostnad. Inspeksjonsreiser skal dokumenteres med skriftlig reiserapport som skal være tilgjengelig for medlemmene.

Totale administrasjonsutgifter i Norge, inklusive tilskudd til reise, skal holdes så lave som mulig, og skal ikke overskride 10 % av forbrukte midler.

§ 4. Styret.

Xxxxx Xxxxxx ledes av et styre på 5 medlemmer og 2 nummererte varamedlemmer. Presidenten velges for 2 år av gangen. Visepresidenten og styremedlemmene velges for 4 år, men slik at på ett årsmøte velges visepresident og 1 styremedlem, og på det neste to styre- medlemmer. Varamedlemmene velges for 2 år.

På første styremøte etter årsmøtet konstituerer styret seg med en sekretær som velges blant styremedlemmene.

Dersom noen av styrets 5 faste medlemmer trer ut i løpet av sin periode, rykker varamedlem opp som fast styremedlem. Dersom uttredende styremedlem er President eller Visepresident, konstituerer styret seg selv fram til neste årsmøte. Styret holder møter etter behov.

Presidenten, eller dersom Presidenten er forhindret, Visepresidenten, leder arbeidet i styret. Varamedlemmene innkalles til alle styremøter, slik at de alltid er oppdatert.

Presidenten alene, etter styrevedtak, eller styret sammen, forplikter organisasjonen med sine signaturer.

Styret treffer vedtak i alle saker mellom hvert årsmøte dersom ikke annet er uttrykt spesifikt i vedtektene.

Styret kan utpeke komiteer, utvalg eller spesielle medarbeidere når det er nødvendig.

Presidenten og Visepresidenten bestemmer når det skal være styremøte og eventuelt samarbeidsmøte. Et flertall i styret kan også kreve at det holdes styremøte.

President og visepresident kan sammen hastebevilge inntil 10.000 kroner til saker som ikke kan vente til ordinært styremøte. Slike bevilgninger skal refereres og protokollføres på første påfølgende styremøte.

Protokoll fra styremøtene skal sendes Colombokontoret og de av medlemmene som ønsker det.

§ 5. Årsmøtet.

Årsmøtet er organisasjonens høyeste myndighet, og skal holdes innen utgangen av april annethvert år. Styret innkaller til årsmøte innen 15. februar.

I særskilte tilfeller og hvis ordinær avvikling av Årsmøtet ikke er mulig, har Styret fullmakt til å avvikle Årsmøtet digitalt med elektronisk avstemming ved hjelp av godkjente digitale løsninger for dette.

Til hvert årsmøte skal styret legge fram skriftlig melding om virksomheten de to foregående år, reviderte regnskaper og revisors beretning.

Xxxxx som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest innen utgangen av februar.

Årsmøtet skal behandle følgende dagsorden:

1. Godkjenning av innkalling og sakliste.

2. Registrering av stemmeberettigede frammøtte.

3. Valg av møteleder og møtesekretær.

4. Valg av to protokollunderskrivere.

5. Styrets to-årsmelding.

6. Regnskap og revisors beretning.

7. Behandling av innkomne forslag

8. Fastsetting av månedsbidrag for kommende 2-årsperiode.

9. Valg av

a. President for 2 år (særskilt valg)

b. På annethvert årsmøte velges henholdsvis 1 visepresident og et styremedlem for 4 år, eller 2 styremedlemmer (for 4 år)

c. 2 nummererte varamedlemmer (for 2 år)

d. Revisor (for 2 år)

e. Valgkomite på 3 medlemmer (for 2 år), leder utpekes av årsmøtet.

Vedtak på årsmøtet gjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Er det stemmelikhet ved valg skal det foretas loddtrekning.

§ 6. Arbeidsoppgaver.

Xxxxx Xxxxxx skal arbeide med fjernadopsjon etter retningslinjer fastsatt av styret, og i samsvar med formål og idégrunnlag slik det er uttrykt i § 1.

Xxxxx Xxxxxx prioriterer fjernadopsjon og oppgaver som støtter mor- og barn-programmer.

§ 7. Medlemsbidrag og gaver.

Hvert medlem (fadder/sponsor) betaler et fast månedsbidrag for hvert barn eller tiltak de støtter. Xxxxx Xxxxxx har tre former for bidrag:

1. Fullt bidrag, som innebærer kontakt mellom sponsor og det sponsede barnet / tiltaket.

2. Studentsertifikat som sikrer at et barn får gå på skole, men uten direkte kontakt mellom sponsor og barnet. Studentsertifikatet er ca. halvparten av fullt bidrag.

3. Støttemedlemmer, som betaler minimum 500 kroner pr. år.

Alle typer medlemmer kan gi gaver utover det faste måneds-/årsbeløpet.

Alle bidrag og gaver skal betales inn til Xxxxx Xxxxxxx innsamlingskonto påført givers navn. Hvis gaver skal gå til et spesielt formål, må det noteres sammen med innbetalinga. Styret sørger for at midlene i sin helhet brukes etter givers ønske.

Nødvendige tilleggskostnader direkte forbundet med det spesielle formålet, kan dersom det er budsjettert som en del av formålet (for eksempel eksterne tjenester som arkitekt etc.), dekkes av gaven eller av uspesifiserte gaver i den utstrekning de ikke dekkes av stillingsinstruksene til medarbeiderne på Colombo-kontoret.

Styret har fullmakt til å disponere uspesifiserte gaver for å dekke operasjonelle kostnader i Norge og mottakerlanda.

§ 8. Ekstraordinært årsmøte.

Dersom styret eller minst 50 medlemmer krever det, skal det holdes ekstraordinært årsmøte. Dette innkalles skriftlig med minst to ukers varsel. Dagsorden for det ekstraordinære årsmøtet fastsettes av den som krever møtet, og skal sendes ut sammen med innkallinga.

Møtet kan ikke behandle andre saker enn de som står på den skriftlige innkallinga. Vedtak på ekstraordinært årsmøte er bare gyldige om de får minst 2/3 flertall.

§ 9. Innsyn og offentlig kontroll.

Xxxxx Xxxxxx skal arbeide slik at alle relevante offentlige instanser kan ha fullt innsyn i arbeidet og organisasjonens økonomi. Alle regnskaper skal være tilgjengelige for medlemmene, og styret skal sende styrets melding, regnskap, revisors rapport og årsmøteprotokollen til medlemmene etter årsmøtet.

Xxxxx Xxxxxx skal være tilsluttet Innsamlingskontrollen.

§ 10. Vedtektsendring.

Endring av vedtektene krever 2/3 flertall blant de frammøtte.

§ 11. Oppløsning.

Xxxxx Venner kan oppløses dersom først et ordinært og så et ekstraordinært årsmøte vedtar det. Forslaget om oppløsning må få minst ¾ flertall på begge møtene for å være gyldig.

Ved oppløsning skal de midlene Xxxxx Xxxxxx rår over tilfalle et formål som er mest mulig likt det arbeidet Xxxxx Xxxxxx har prioritert. Det siste ekstraordinære årsmøtet bestemmer hva midlene skal gå til.

Dette møtet bestemmer også hva som skal skje med medlemsregister, løpende engasjementer og andre avtaler.