Prosjektplan for gjennomføring av anskaffelsen

Prosjektplan for gjennomføring av anskaffelsen

1. Prosjektplan

Prosjektet vil benytte erfaringer med andre innovative anskaffelser, bl.a. Anskaffelse av lokaliseringsteknologi, ledet av Trondheim kommune, som Larvik var med på.

Prosjektet vil også i samarbeid med deltakende kommuner benytte andre relevante erfaringer, dokumenter og tjenesteforløp som er tilgjengelig.

1.1. Overordnet fremdriftsplan for prosjektet

Det er utarbeidet fremdriftsplan for prosjektet som oppdateres fortløpende.

Fase	Tidsrom	Hovedleveranser og ansvar i fasen
Arbeid med kravspesifikasjon	11.9-15.11	Arbeidsgrupper
		Larvik kommune
Konkurransegrunnlag på Doffin	15.12.17
		Larvik kommune
Kontraktsignering	01.4.18.
		Larvik kommune
Innføringsprosjekt	01.4.18 – 01.04.19	Larvik kommune
		Deltakende kommuner

Gjennomføringsfasen av prosjektet forventes å vare fra 01.01.2017 til 01.04.2018.

Gjennomføringsfasen inkluderer markedsdialog, anskaffelse og tjenesteutvikling. Egen innføringsfase forventes å være fra 1.4.2018.til 1.4.2019

1.2. Detaljert fremdriftsplan

På fellessamlingen i Larvik 11.-12.september 2017, ble det satt opp en detaljert fremdriftsplan med aktiviteter fram til anskaffelse. Denne er distribuert til alle prosjektledere og skal sees i sammenheng med dette dokumentet.

Vi har som mål å følge oppsatt tidsplan og at kontrakten er signert innen 1.april 2018.

Arbeidet med kravspesifikasjonen startet på samlingen og fortsetter ut oktober. Første utkast blir sendt ut på høring til deltakende kommuner 1. november, med frist for tilbakemelding 15. november. Konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin 15.12. 2017.

Noen deltakere har allerede meldt sin interesse til å delta i ulike aktiviteter fremover, andre blir valgt etter signering av tilslutningserklæringen basert på ønsker og kompetanse.

Frist for levering for allerede definerte arbeidsgrupper er senest 15.november:

- Arbeidsgruppe som skal utarbeide rapport og statistikk krav (Larvik kommune har ansvar)

- Integrasjonsgruppe skal jobbe med krav til rammer og nivå på integrasjoner (Trondheim kommune ansvar i samarbeid med Bergen kommune)

- Avklaring i forbindelse med skyløsning. Kan vi velge skyløsning? Er dette helseopplysninger?

Deltakere i følgende aktiviteter blir først utnevnt når vi vet hvem som er med videre i anskaffelsen:

- Evaluering

- Forhandlinger

- Akseptansetest

- QA gruppe

- Innføringsprosjekt

2. Gjennomføring av anskaffelsen

Formålet med dette prosjektet er å anskaffe elektroniske medisineringsstøtte løsninger knyttet til behov i 4 brukerhistorier.

Anskaffelsen kan videre omfatte:

- pakking av medikamenter og distribusjon til kommunene i de løsningene som ikke støtter multidose

- integrasjon mot kommunenes responssentre

- tilrettelegging for integrasjon mot EPJ

2.1. Konkurransestrategi

Konkurransen vil følge lover og forskrifter for offentlige anskaffelser. Det ønskes å åpnes opp for dialog/forhandlinger.

2.2. Avtale

Endelig avtaleformat er ikke bestemt og er avhengig av videre avklaringer og formuleringer i konkurransegrunnlaget.

Avtalen vil være bygget opp som en rammeavtale uten noen kjøpsforpliktelser for den enkelte kommune. Avtalen forutsetter imidlertid at dersom kommunen har et behov for elektronisk medisineringsstøtte så skal rammeavtalen benyttes.

Rammeavtalens lengde forslås å være 2 år med mulighet for forlengelse i 1+ 1 år.

Larvik kommune foreslår at det kun skal velges 1 leverandør pr. brukerhistorie. Det å ha flere leverandører på en rammeavtale krever at man må kunne fordele volum på en objektiv måte mellom tilbyderne, eller dele volum likt mellom tilbyderne. Vi tror dette vil komplisere bruken av rammeavtalen vesentlig.

2.3. Krav til deltakende kommune

Deltakende kommuner skal legge frem en beskrivelse av plan og mål for elektronisk medisineringsstøtte som inkluderer:

a. Antall apparater som er i bruk i dag (pr brukerhistorie)

b. Uforpliktende mål om antall nye enheter

c. Vedtatt avsatte budsjettmidler i neste 2 år

2.4. Opsjoner

Larvik kommune forutsetter at deltakende kommuner er med på hele avtalen. Det åpnes ikke opp for å delta på deler av avtalen og leveranse for enkelte brukerhistorier. Å åpne for delvis deltakelse kan komplisere avtalen ytterligere og skape usikkerhet hos leverandører.

2.5. Oppbygging av konkurransen

Det er utarbeidet 4 brukerhistorier som representerer «typiske brukere» og er utgangspunkt for anskaffelsen. Til disse skal det utarbeides funksjonskrav. Funksjonskrav skal inneholde både minimumskrav og «bør» krav som tilbydere skal svare på.

Videre skal det utarbeides en evalueringsmatrise som viser hvilke elementer tilbyder må svare på som også skal være hoveddel av vår evaluering.

I tillegg skal konkurransegrunnlaget bestå av tekniske minimumskrav, inkludert personvern, som gjelder for hele anskaffelsen.

Hver enkelt kommune må inngå egen databehandler avtale med valgt leverandør(er).

2.6. Krav til informasjonsutveksling

2.6.1. Informasjonsutveksling med EPJ

Det arbeides på nasjonalt plan, bl.a. i Direktoratet for e-helse, med utarbeidelse av standarder for utveksling av data til EPJ. I anskaffelsen settes krav til tilbydere om å forplikte seg til å tilpasse sine produkter og tjenester til disse standardene innen rimelig tid. Det settes også krav til at leverandør har IT plattform som kan samhandle med EPJ uten utviklingskostnader for oppdragsgiver.

2.6.2. Informasjonsutveksling med kommunenes responssentre

Det settes krav til informasjonsutveksling med kommunenes responssentre i anskaffelsen.

Kommuner som har behov for integrasjon med responssenter skal lage et minimumskrav til informasjonselementer som skal utveksles, tekniske krav til format og andre krav, samt beskrivelse på akseptansetest basert på SSA-T modellen.

Det endelige formatet/modellen for utveksling av informasjon vil være gjenstand for kontraktsmøteforhandlinger mellom den enkelte kommune og tilbyder. Her vil det være store forskjeller mellom de enkelte kommuner som krever lokale forhandlinger og tilpasninger.

2.7. Multidose- vs. Pilledispenser

Det skal vurderes både multidose- og pilledispenser løsninger når det gjelder oppfyllelse av behov i brukerhistorier.

Det er fortsatt flere spørsmål som må avklares i forbindelse med avtale med pakkeleverandør for multidose.

2.8. Kjøp eller leie

Noen tilbydere tilbyr bare kjøp, andre bare leie. Dette kan det åpnes opp for i prisevalueringen, men det forutsetter at kommuner er villige å akseptere både kjøp og leie. Dette krever en forankring hos kommunene.

2.9. Prismatrise og innhold i tjenestetilbud

Prismatrisen foreslås satt opp i 2 elementer:

a) Fast pris for kjøp/leie av løsning(er)

b) Opsjoner:

- Pakking og distribusjon av medisiner for løsninger som ikke støtter multidose

- Informasjonsutveksling med kommunens responssenter

- Service avtaler

- Opplæring