Gjeldende fra 26. april 2023 23.04.2024
Vedtekter for KS Anskaffelsesforum
Gjeldende fra 26. april 2023 23.04.2024
Forumets navn er KS Anskaffelsesforum. Som forkortelse brukes KSA
§ 2. Formål
KS Anskaffelsesforum, heretter kalt KSA er et faglig forum i KS-Kommunesektorens organisasjon., heretter kalt KS. Fagforumets formål er å sikre høy anskaffelsesfaglig kompetanse i kommunal sektor. Målet er at kommunene utnytter handlingsrommet i anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå kommunenes målsetninger gjennom effektiv bruk av samfunnets ressurser. KSA skal formidle anskaffelsesfaglig informasjon, veiledning og opplæring ut til våre medlemmer og være et interessepolitisk talerør for kommunal sektor innenfor anskaffelsesfaget.
§ 3. Medlemmer
Enhver kommune og fylkeskommune som er medlem av KS kan bli medlem av KSA, ved å betale en medlemskontingent. De interkommunale innkjøpssamarbeidene som var medlem 31.12.2016 kan fortsette som medlem. De som var støttemedlem pr. 31.12.2016 kan fortsette som støttemedlem. Utmelding av KSA må skje innen 1. oktober året før utmelding skal ha virkning.
§ 4. Økonomi mv
Medlemmene betaler en årlig medlemskontingent. Medlemskontingenten justeres automatisk etter konsumprisindeksen SSB hvert år. Ved behov for ytterligere justering tas dette opp i egen sak og fastsettes av årsmøte. KSA sin aktivitet og kostnadene ved driften skal være selvfinansierende.
Kostnader til kurs/opplæring og annen aktivitet dekkes ved kursavgift og annen inntekt.
KSA har eget prosjektregnskap i KS, og eventuelt overskudd/underskudd overføres til etterfølgende år. Prosjektregnskapet revideres av KS regnskapsavdeling i likhet med øvrige prosjekter av samme økonomiske størrelse.
§ 5. Avtale mellom KS og KSA
Det skal foreligge en samhandlingsavtale som nærmere regulerer forholdet mellom KS og KSA. Styret i KSA utarbeider samhandlingsavtalen i samarbeid med KS. KS godkjenner Samhandlingsavtalen, og eventuelle endringer. Orientering om den endelige samhandlingsavtalen skjer i det påfølgende årsmøtet i KSA.
§ 6. Sekretariatet og dets funksjoner
KSA skal ha et eget sekretariat. Sekretariatet gir medlemmene bistand innenfor KSA sine prioriterte hovedområder. Sekretariatet skal kunne gi fagforumets medlemmer generell anskaffelesefaglig veiledning, og videreformidler deres behov for juridisk bistand til KS Advokatene. Sekretariatet skal også bidra til å utforme arenaer for opplæring som møter medlemmenes behov, og gi interessepolitisk råd og innspill til styret og KS.
Sekretariatet ivaretar administrative og faglige oppgaver knyttet til fagforumets drift og aktiviteter. Hovedoppgaven er å tilrettelegge for styrets arbeid og følge opp styrets vedtak, herunder praktiske oppgaver og utredning av aktuelle og relevante saker. Sekretariatet har ansvar for innkalling til årsmøtet og styrets møter. Sekretariatet forbereder saker til styret og utfører for øvrig de oppgaver som det blir pålagt av KS og styret i KSA.
Sekretariatsleder ansettes av og i KS. Sekretariatsleder rapporterer til den som administrerende direktør i KS utpeker.
KSA arrangerer hvert år en årssamling, som består av et årsmøte og en del med et faglig innhold. Årsmøtet er forbeholdt medlemmene i KSA. Kostnader til årsmøtet dekkes av medlemmene selv.
Styret i KSA skal har ansvar for å innkalle medlemmene til årsmøte med minst 3 måneds varsel. Endelig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest to uker før årsmøtet.
Årsmøtet forberedes og ledes av styret i KSA. Lederen i KSA Valgkomité leder selve valget under Årsmøtet.
Faste agendapunkter i Årsmøtet er:
• Åpning og konstituering av Årsmøtet
• Godkjenning av innkalling og dagsorden
• Valg av sekretær og 2 deltagere som signerer årsmøteprotokoll
• Godkjenne årsrapport foregående år
• Samhandlingsavtale mellom KS/KSA
• Vedtekter
• Godkjenne prosjektregnskap foregående år, inkludert overføring av overskudd/underskudd
• Godkjenne handlingsprogram kommende periode
• Årsmøtevedtak presentert av KSA Styreleder
• Godkjenne Styrets budsjettforslag for inneværende år
• Valg av nytt styre og styreleder
• Valg av valgkomité
• Andre saker
Innkomne forslag vedrørende KSA som ønskes behandlet av årsmøtet, skal være undertegnet av en som kan forplikte kommunen (som Kommunedirektør / Fylkeskommunedirektør). Innkomne forslag skal være styret i hende senest innen 1 måned før årsmøtet.
Ved avstemming har hver medlemsorganisasjon én stemme. Avstemminger i årsmøtet avgjøres ved simpelt flertall der vedtektene ikke er til hinder for dette. Ved stemmelikhet i alle saker utenom personvalg, har styrelederen dobbeltstemme. Ved stemmelikhet ved personvalg, avgjøres saken ved loddtrekning.
Årsmøtet holdes innen utgangen av september hvert år.
Når et flertall av styrets medlemmer, styreleder eller 1/3 av medlemmene krever det, kalles det inn til ekstraordinært årsmøte. Ekstraordinært årsmøte avholdes med særskilt agenda og ut fra samme regler som ordinære årsmøter.
Årsmøtet skal :
• Vedta revidert prosjektregnskap for KSA og årsrapport
• Vedta overføring av overskudd og inndekking av underskudd
• Vedta Handlingsprogram og godkjenne forslag til budsjett
• Velge et styre som består av syv styremedlemmer. Tre av styremedlemmene velges for to år det ene året og fire av styremedlemmene velges for to år neste år. Årsmøtet velger først styreleder for kommende toårsperiode. Xxxxxx velger nestleder i første styremøte etter årsmøtet.
• Hvert år velges en valgkomité på tre personer som skal fremme forslag til styre og valgkomité.
Årsmøtets referat sendes nærmeste leder i KS og Hovedstyret i KS til orientering.
§ 8. Styringsform og styrets rolle
Fagforumets styre består av syv styremedlemmer, inkludert styreleder. Styremedlemmene velges av årsmøtet for en funksjonstid på to år. Xxxxxxx leder velges blant styremedlemmene, og velges av årsmøtet for en funksjonstid på to år. Nestleder velges av styret selv i første styremøte etter årsmøtet.
Det bør likevel tilstrebes kontinuitet i styrets sammensetning, og alle styremedlemmer bør ikke velges samme år.
Bare ansatte i medlem av KSA er valgbare til Styret. Det må være avklart med det enkelte medlem at den ansatte kan følge opp styreverv. Styremedlem som ikke lenger er ansatt hos et medlem i valgperioden fratrer styret samtidig.
Styrets oppgave er å representere medlemmene. Styret skal, sammen med øvrig fagekspertise i KS, ivareta medlemmenes interesser og fremme aktuelle saker for styrende organer i KS og utad i arbeidsdeling med KS.
Styret skal også:
• Være ansvarlig for at økonomien til KSA holdes innenfor vedtatte budsjettrammer
• Legge frem revidert prosjektregnskap med forslag til overføring av overskudd og inndekking av underskudd for KSA årsmøte
• Legge frem forslag til budsjett for KSA Årsmøtet
• Legge frem forslag til handlingsplan
• Legge frem forslag til årsrapport
• Legge frem forslag til medlemmer i valgkomite
Styret møter etter vedtatt møteplan, eller etter innkalling fra styreleder eller når minst to styremedlemmer krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst fire av medlemmene deltar.
Avgjørelser i styret skjer ved simpelt flertall, men med minst tre medlemmers stemme. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Valgkomiteen består av tre medlemmer, inkludert leder. Valgkomitemedlemmene velges av årsmøtet for en funksjonstid på to år. Komiteen velger selv sin leder.
Valgkomiteen fremmer forslag på valg av styremedlemmer og styreleder under årsmøtet. Valgkomiteens innstilling skal ligge ved årsmøtedokumentene.
Valgkomiteen skal sørge for en balansert sammensetning i sine forslag. Det bør tilstrebes geografisk og kjønnsmessig balanse ved sammensetning av styret.
§ 10. Vedtektsendringer
Endring av vedtektene krever 2/3 flertall på årsmøtet. Alle vedtektsendringer forelegges for Hovedstyret i KS for godkjennelse.
§ 11. Oppløsning
Beslutning om oppløsning av KSA må fattes med minst 3/4 flertall på årsmøtet eller av Hovedstyret i KS. Forslag om oppløsning må fremsettes for Styret senest 6 måneder før årsmøte.
Styret må senest 5 måneder før årsmøtet sørge for at KS og medlemmene i KSA blir forelagt forslaget om oppløsning. Ved oppløsning av KS Anskaffelsesforum skal organisasjonens aktiva bindes i minst 3 år for å kunne overføres til en ny organisasjon etter beslutning i det sist fungerende styre. Hvis en ny organisasjon ikke er opprettet innen den tid, skal disponible midler anvendes på den måten som KS Hovedstyre beslutter.