KONTRAKT - TJENESTEKJØP

KONTRAKT - TJENESTEKJØP

Trondheim kommune (Oppdragsgiver)

Postadresse: Innkjøpstjenesten Org. nr.: 942 110 464

Postboks 2300, Torgarden

Telefonnr.:

Postnr.: 7004 E-post:

Poststed: Trondheim Kontaktperson:

og

Navn på leverandør (Leverandør)

Postadresse: Org. nr.:

Postnr.: Telefonnr.: Poststed: E-post:

Kontaktperson:

Avtaleområdet:

Rammeavtale på psykologtjenester

Avtaleperiode:

01.10.2023 - 30.09.2025 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse

Vedlegg til avtalen:

Vedlegg 1 Tilbudsskjema (BID)

Avtale undertegnet:

Dette avtaledokumentet signeres elektronisk i Mercell.

Antall vedlegg: 1 Antall sider: 8

Innholdsfortegnelse

1 Generelt om avtalen 1

2 Definisjoner 1

3 Avtaleperiode 1

4 Språk 1

5 Avtalen 1

5.1 Omfang og innhold 1

6 Lønns- og arbeidsvilkår 2

7 Etisk handel 2

8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår 2

9 Leverandørs forpliktelser 3

9.1 Leveringsbetingelser 3

9.2 Leveringsgaranti 3

9.3 MILJØ 3

9.4 Møter og seminarer i kontraktsperioden 3

9.5 Statistikk og informasjon 4

9.6 E-HANDEL 4

10 Ordrebekreftelse 4

11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd 4

11.1 Dagmulkt 4

11.2 Brudd på administrative frister 5

11.3 Brudd på bestemmelser i avtalen 5

12 Heving 5

13 PRIS 6

13.1 Regulering av prisen 6

14 Fakturering 6

14.1 E-FAKTURA 6

14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse” 6

14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura 7

14.1.3 Aksesspunkt 7

15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 7

15.1 Generelt 7

15.2 Statusmøter 7

15.3 AVVIK 7

15.4 Kommunikasjon 7

16 Kontraktsbetingelser 8

16.1 Transport av avtalen 8

17 Endringer i Leverandørs organisasjon mv. 8

1 Generelt om avtalen

På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av psykologtjenester.

Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12.

august 2016.

2 Definisjoner

I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.

3 Avtaleperiode

Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 01.10.2023 - 30.09.2025 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.

Dersom avtalens maksimale verdi nås før ovenstående, kan Oppdragsgiver si opp avtalen når avtalens maksimale verdi er nådd. Avtalens maksimale verdi er oppgitt i

konkurransegrunnlaget.

4 Språk

All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.

5 Avtalen

5.1 Omfang og innhold

Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av rengjøringsmaskiner til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.

Avtalen gjelder levering av:

- Psykologtjenester til kommunens enheter, i de tilfellene arbeidsgiver vurderer at det er behov for psykologisk bistand.

Bakgrunnen er:

Trondheim kommune driver et lavterskel samtaletilbud. ”Akkurat no”, for ansatte som opplever livsmestringsproblematikk. Dette er ikke et behandlingstilbud, men samtaler med kvalifiserte fagfolk. ”Akkurat no”-veiledningen søker å bistå den enkelte i å utvide forståelsen av sin egen situasjon, rydde i vanskelige spørsmål/problemestillinger og ta tak i det som er

viktigst for at den enkelte kan finne en god balanse mellom jobb og privatliv. Hensikten er å bistå ansatte med mål om bedre helse, redusert sykefravær og risiko for å gå ut av

arbeidslivet (uførhet).

Av og til vurderes det slik at ansatte har behov for behandling og derfor trenger

psykologbistand, dvs. ligger utenfor målgruppen for ”Akkurat no”-tilbudet. Trondheim kommune ønsker derfor inngå rammeavtale på psykologtjenester.

Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.

Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen.

Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.

6 Lønns- og arbeidsvilkår

Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn

allmenngyldig tariffavtale.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende

tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.

7 Etisk handel

Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i

Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.

8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår

a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapporterting på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.

b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.

c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal

godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve

kontrakten.

d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:

● Timelister

Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.

● Lønnsslipper

Lønnslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.

● Oppdragavtale for vikaren

● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.

9 Leverandørs forpliktelser

9.1 Leveringsbetingelser

Levering av tjenesten skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere

leveringstid kan avtales for den enkelte bestilling. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.

Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe tjenesten hos annen leverandør.

9.2 Leveringsgaranti

Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har

behov for de varer det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet.

9.3 Miljø

Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.

Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen.

Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers

forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.

9.4 Møter og seminarer i kontraktsperioden

Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Innkjøpstjenesten.

9.5 Statistikk og informasjon

Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og evt. andre enheter pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for

Oppdragsgiver.

Følgende statistikker er aktuelle:

- Forbruket for hvert produkt og produktgruppe totalt sett (antall og beløp), utarbeidet i h.h.t. Leverandørens uttakslister.

- Andel hasteoppdrag. Opplysninger skal oppgis både i mengde og i beløp (kr.).

Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.

På forespørsel skal Leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.

9.6 E-handel

Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handel er et verktøy for å

effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Oppdragsgiver har avtale med TietoEvry Norge, på deres ERP system (UBW/Agresso/LIFT). Alle bestillinger skal skje elektronisk via e-handel.

Ved avtaleoppstart skal Leverandøren angi en e-postadresse der alle bestillinger fra

Oppdragsgiver sendes. Ved mottatt bestilling kreves det at ordrebekreftelse sendes til

bestiller snarest mulig og senest samme dag som bestillingen gjøres. Det er ingen kostnader for leverandøren å motta ordrer på e-post.

Bakklandet Menighets Omsorgssenter, Kystad helse og velferdssenter og Trondhjems

Hospital bruker ikke e-handel/LIFT. Oppdragsgiver og Leverandør blir enige i oppstartsmøte om hvordan disse skal bestille på avtalen.

10 Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelse skal sendes på e-post til bestiller snarest mulig og senest samme dag.

Ordrebekreftelsen skal inneholde:

- - vårt ordrenummer

- - navn på bestiller

- - navn på psykolog

- - dato for første konsultasjon

11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd

11.1 Dagmulkt

Ved forsinkelse på levering som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, erstattes dagmulktsatsene i AIK tjenester 2017 av følgende satser:

Dagmulkt = 500 kr. per hverdag inntil levering finner sted/ feil, mangel er rettet opp.

11.2 Brudd på administrative frister

Ved overtredelse av avtalte frister, f.eks. i statusmøter, som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt uten

dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulktsatsene i AIK varer 2020 erstattes avfølgende satser: 500 kr per angitte oppgave per hverdag inntil levering finner sted.

11.3 Brudd på bestemmelser i avtalen

Ved vesentlige brudd på bestemmelser i avtalen, herunder kontraktskrav, minimumskrav og bestemmelser i tilbudet, som ikke er vesentlig mislighold etter punktet om heving eller som ikke har egne sanksjoner, og som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres til force majeure, gjelder satsene i AIK Tjenester 2017.

12 Heving

Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.

For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold

● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til §

12-9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver

● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid

● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.

● Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlagets punkter om dette.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de

tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som

hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.

Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.

13 Pris

Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til leverandørens tilbud.

13.1 Regulering av prisen

Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:

● Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst en (1) måned før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.

● Prisen reguleres etter SSB tabell 03013 KPI Konsumprisindeks (2015=100) hovedgruppe 10 Utdanning.

● Prisregulering skal skje ved hjelp av prisreguleringsformelen inntatt under.

Prisreguleringsformel P1= P0+(P0*((I1-I0)/I0))

● P1= Prisen som skal betales (eksklusive mva).

● P0= Basispris (eksklusive mva), dvs. tilbudspris for tidspunkt I0.

● I0 = Indeks for tidspunktet basisprisen er fra, dvs. siste kjente indeks før

tilbudsfristens utløp(startindeks). Indeksen var da (fylles inn før kontraktsinngåelse)

● I1 = Indeks for tidspunktet prisjustering skal skje = I0 + hhv. 12, 24 og 36 mnd.

Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.

Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over

naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.

14 Fakturering

14.1 E-faktura

Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov

om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.

14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”

Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.

Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.

14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura

Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.

14.1.3 Aksesspunkt

Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom

aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.

En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt. For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx

15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden

15.1 Generelt

Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.

15.2 Statusmøter

Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov.

Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.

15.3 Avvik

Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.

15.4 Kommunikasjon

Oppdragsgiver bruker Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden fra Mercell, i avtaleoppfølgingen. Overordnet kommunikasjon/avtaleoppfølging skal skje via KAV.

Ved utsendelser/reklame til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Oppdragsgiver ved avtaleforvalter i forkant.

16 Kontraktsbetingelser

På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.

Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:

1. Kontrakt

2. Konkurransegrunnlag

3. Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK Tjenester 2017)

4. Leverandørens tilbud

Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

16.1 Transport av avtalen

Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten

den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.

17 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.

Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.

Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.