Tilbudskonkurranse –Røros Helse og VelferdssenterArkitekt og Rådgivertjenester

Røros kommune innbyr i forbindelse med prosjektet Øverhagaen Helse og Velferdssenter til åpen tilbudskonkurranse for arkitekt og rådgivertjenester. Arkitekt og rådgivere skal utforme konsept for bygninger og området som helhet med tegninger og beskrivelser frem til konkurransegrunnlag og gjennomføring av konkurranse for entreprise. Oppdragsgiver ønsker tilbud på ytelse av en arkitekt og rådgivere hvor spesifiserte fag og kompetanse inngår.

Arbeidet vil foregå i nært samarbeid med byggherrens prosjektgrupper og prosjektledelse. Det vurderes å ta med arkitekt/ rådgiver videre i prosessen som representant for byggherren ved gjennomføring av byggeprosjektet. Dette settes som opsjon i konkurransegrunnlaget.

1.1. Dialog med leverandører

Røros kommune har gjennomført en åpen dialogkonferanse om anskaffelsen og har etter denne gjennomført en til en møter med flere interesserte leverandører. Dialogkonferansen ble lyst ut på den offentlige anskaffelsesportalen Doffin og ble gjennomført i Trondheim 20. desember 2016. Presentasjoner og dokumenter brukt i dialogkonferansen er vedlagt dette konkurransegrunnlaget.

1.2. Anskaffelsesprosedyren

Anskaffelsen gjennomføres etter loven om offentlige anskaffelser LOA, som en åpen tilbudskonkurranse etter del II i forskrift om offentlige anskaffelser FOA § 8-3. og legges ut på den offentlige anskaffelsesportalen Doffin.

1.3. Oppdatering av konkurransegrunnlag og tilleggsopplysninger

Eventuelle rettelser, tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransegrunnlaget, og spørsmål til konkurransen med anonymisert svar formidles på Doffin. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, eller oppdager mangler og uklarheter som har betydning for å utforme tilbud eller prissetting og gjennomføring, kan tilbyder be om tilleggsopplysninger inntil 5 dager før tilbudsfristens utløp.

Tilleggsopplysninger kan senest gis 5 dager før utløpet av tilbudsfristen og vil bli lagt ut på den offentlige anskaffelsesportalen Doffin.

Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med navnet på konkurransen og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post.

Tilbyder skal kun stille henvendelser angående konkurransen til oppdragsgivers oppgitte kontaktperson.

1.4. Forbehold og presiseringer

Tilbyder er ansvarlig for sitt fag og koordinering av dette med de ulike andre fagområder i rådgivergruppen. Ved samarbeid eller innleie av eksterne rådgivende fag er tilbyder ansvarlig for å samordne tilbud, med evt. påslag, slik at dette fremstår som ett komplett tilbud. Likeså er tilbyder ansvarlig for å koordinere og ta hensyn til andre krav fra Husbanken og andre tilskuddsytere.

Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud bæres av tilbyder.

Tilbud som må avvises som følge av overskridelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse.

Tilbud som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskrav avvises.

Røros kommune forbeholder seg retten til å avvise tilbudet om det ansees som ufullstendig eller ikke gir tilstrekkelig grunnlag for vurdering.

1.5. Offentlighet og taushetsplikt.

For allmenhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder Offentlighetsloven. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf FOA

§§7-3 og 7-4 og, jf Forvaltningslovens §13

1.6. Innlevering

Tilbudet leveres til Røros kommune ved Virksomhet for Tekniske områder. Tilbudet leveres i papirformat inkludert på en minnepenn til Røros kommunes Servicetorg i Xxxxxxxxxxxxx 00. 7374 Røros

Eller elektronisk via Mercell KGV. Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

Merkes med: ‘Tilbud Øverhagaen Helse- og velferdssenter’

Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Innleveringsfrist: Onsdag 8. mars 2017 kl 12.00

Tilbydere vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene.

Innsendte tilbudsdokumenter returneres ikke.

1.7. Vedståelsesfrist

Tilbyderen må vedstå tilbudet i 90 kalenderdager regnet fra fristens utløp.

1.8. Språk

Tilbudet skal leveres på norsk.

1.9. Tildelingskriterier

Tildeling av kontrakt skjer etter vurdering av det mest fordelaktige tilbudet for Røros kommune ut fra følgende kriterier:

Timepris 25%

Oppgaveforståelse 45%

Gjennomføringsevne 30%

Timepris:

Vil bli vektet ut fra vedlagte tilbuds- og prisskjema med anslått timetall.

Oppgaveforståelse:

Xxxxxxxx må vise sin oppgaveforståelse med besvarelse og enkle konsept/ prinsippskisser som beskriver hvordan oppgaven tolkes og hvordan den kan løses. Hvordan oppgaven forstås må defineres med refleksjon og konklusjon. I denne beskrivelsen må tilbyder også beskrive hvordan fremskriding og logistikk i prosjektet kan være.

Gjennomføringsevne:

Leveringstid med alle nødvendige fag inkludert skal beskrives. Dette må sees i sammenheng med anslåtte timeantall i tilbudsskjema for timepris.

2 Tilbudsopplysning og krav

2.1. Tilbudsgrunnlaget

Konkurransegrunnlaget består av:

- Dette dokumentet

- Utredning av fremtidas omsorgsenheter i Røros, 2012 (vedlegg 1)

- Utredning av fremtidas omsorgsstruktur i Røros Kommune, 2014 (vedlegg 2)

- Drifts- og ressursanalyse for pleie- og omsorgssektoren, 2016 (vedlegg 3)

- Dialognotat (vedlegg 4)

- Presentasjoner (vedlegg 5)

- Tegninger av eksisterende (vedlegg 6)

- Funksjonsplan (vedlegg 7)

- Terrengmodell (vedlegg 8)

- Program fra dialogkonferansen (vedlegg 9)

- Invitasjon til en-til-en møter (vedlegg 10)

2.2. Kvalifikasjonskrav

For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren levere etterspurt dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene oppfylles.

Det stilles krav om at tilbyder har gjennomført utvikling og bygging av prosjekt med tilsvarende krav og kompleksitet som er gjennomført i løpet av de siste 6 år. Med dette menes kategorier som sykehjem eller bygg med behandlingsplasser/boliger for heldøgns omsorg i minimum tiltaksklasse II

Gjennomført prosjekt med referanse skal og oppgis i tilbudsbrevet. Sentral godkjenning skal vedlegges.

2.3. Krav til tilbud og innlevering

Tilbudet skal gis på grunnlag av dokumenter angitt i konkurransegrunnlaget, vedlegg til grunnlaget, presentasjoner fra dialogkonferansen og eventuelt andre tilføyelser gitt skriftlig fra byggherren.

Følgende dokumenter skal leveres:

1) Oppfylt kvalifikasjonskrav

2) Signert og utfylt tilbuds- og prisskjema

3) Besvarelse på oppgaveforståelse og tilbyders løsningsforslag

4) Gjennomføringsevne

5) Firmaattest

6) Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder

7) Egenerklæring om HMS

Tilbudet sammenstilles i tilbuds- og prisskjema. Alle poster skal være utfylt. Tilbudet skal være datert og underskrevet av tilbyder.

I tilfelle tilbyder har forbehold må dette tydelig fremkomme i tilbudsbrev.

3 Tilleggsopplysninger

3.1 Timepris

I tilbudsskjema er det bedt om timepris og eventuelle påslag for ulike fag. Timepriser og enhetspriser som oppgis skal være inkludert alle kostnader, så som: sosiale kostnader, reisetid, administrasjon, generalkostnader og fortjeneste.

3.2 Godkjenning etter offentlige lover og forskrifter

Tiltaket er søknadspliktig etter Plan og bygningsloven. Området er regulert til offentlig formål og prosjektets rammer ansees å være innenfor denne. Rådgivende arkitekt vil være ansvarlig søker og må forestå søknad om rammetillatelse i en to-trinns byggesak.

3.3 Bruk av egne ansatte og medleverandører

Tilbyder skal forplikte seg til å benytte egne ansatte. I den grad tilbyderen ønsker å bruke medleverandører, skal disse angis i tilbudet.

Attestene for medleverandører kreves framlagt ved eventuelle kontraktsforhandlinger. Tilbyder er uansett ansvarlig for å benytte kun medleverandører som har betalt all skatt og alle avgifter.

4 Kontraktsbestemmelser

4.1 Generelle kontraktsbestemmelser

NS8402 utgave oktober 2010 gjøres gjeldende.

5 Prosjektets organisasjon

5.1 Byggherreorganisasjon

Byggherre (BH)	Røros Kommune v/ Xxx Xxxx	Tlf: 00 00 00 00
		Mobil:
		E-post: xxx.xxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx
Prosjektleder (PL)	Xxxx Xxxxxx Xxxxx kommune	Tlf 00 00 00 00
		Mobil 00 00 00 00
		E-post: xxxx.xxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx

6 Orientering om prosjektet

6.1 Generelt om området

Som en del av omstillingen for å møte fremtidige utfordringer med økt andel eldre og dermed økt tjenestebehov innen omsorg, er planarbeid og stedsutvikling viktige grep Røros kommune må ta. Det er et mål at eldre i større grad skal klare seg på egen hånd, og at tjenester ytes i eget hjem eller omsorgsbolig fremfor institusjon. Foruten kommunens eget planarbeid fordrer dette bl.a. utvikling av områder rundt og i nærhet av tjenesteyter. Øverhagaen er et område med stort potensial for en slik utvikling. Inkludert eksisterende leiligheter i området vil det ligge et potensial på 100 – 120 leiligheter. Det er da viktig å stedsutvikle med tanke på infrastruktur og tilgjengelighet med nærhet til tjenester og sosiale aktiviteter. Det må også tenkes på at tjenester skal ytes ut til omsorgsboliger/ leiligheter i nærområdet på en enkel og effektiv måte.

Vårt prosjekt omhandler derfor å stedsutvikle Øverhagaen med helhetlig tanke forankret i de ulike behov som er beskrevet i rapporter, funksjonsliste og dialogprosess. Nybygget er ment å være et samlingspunkt for nærområdet. Det må også vurderes hvordan området skal utformes for at det skal være attraktivt for folk utenfra å komme til stedet. Vi må legge til rette for at vi kan jobbe smartere og mer effektivt. Dette fordrer god logistikk i måten vi jobber på, noe som også forutsetter god logistikk i bygningsmassen og bruk av teknologi.

I begrepet «klare seg på egen hånd» ligger det også at det skal være enkelt å flytte på seg i mellom de ulike funksjonene og tjenesteyterne. Dette fordrer bl.a. at universell utforming er noe en må hensynta for hele området og ikke spesifikt kun i bygninger. Dette må sees i sammenheng med øvrig infrastruktur som tilbringertjenester, varer ut og inn, trafikk av pårørende, uteområdet, publikum og ansatte.

Parkering for ansatte og tjenestebiler, med garasje/carport muligheter for tjenestebiler. Uteområdet skal innby til aktivitet og som et sosialt treffpunkt.

6.2 Eksisterende bygningsmasse

Eksisterende sykehjem ved Øverhagaen 5 på Røros, ble oppført først på 1980 tallet og har ikke hatt noen større oppussing. Sykehjemmet består at av to etasjer med en grunnflate på ca. 1800 m2. Loftet er i hovedsak kaldt loft, bortsett fra ca. 100 m2 som fungerer som ventilasjonsrom. Samlet bruksareal er på ca. 3600 m2. Bærekonstruksjonen består av betongsøyler og betongdragere. Etasjeskillene består av betongdekker. Takkonstruksjonen består av en sperrekonstruksjon som er satt oppe på betongdekket over 2. etasje. Loftet er brannseksjonert med vegger av Leca. Utvendig veggfasader er av profilerte stålplater, mens takleggingen er av takstein. Innvendige vegger består i hovedsak av stålstendere med gips på

begge sider. Brannskillende konstruksjoner består av betong og teglstein. Dagens planløsning består av 3 hoveddeler;

- Fløy som består av kontorer og rom for aktivitet og behandling.

- Fløy for lager/oppbevaring, garderober og rom for teknisk/verksted.

- Fløy for beboere med pasientrom, bad, fellesrom og kjøkken.

Se vedlagte tegninger for detaljer over eksisterende planløsning.

Dagens energiforsyning består av elektrisitet og fjernvarme. Oppvarmingen av bygget skjer ved hjelp av vannbåren varme basert på fjernvarmen. Alt annet drives av strøm inkludert 2 kjøleanlegg som dekker henholdsvis bårerom og søppelrom.

6.3 Nytt bygningskompleks

6.3.1 Utbyggingsrekkefølge

Det er viktig å tenke på at vi skal møte behovet til våre brukere, medarbeidere og kunder på en god måte. Det skal være en arbeidsplass og et sykehjem under byggeperioden. Derfor må de rådgiverne som skal hjelpe oss i utviklingen ta hensyn til det og forstå behovet vårt.

En klar utbygningsrekkefølge må utarbeides og legges frem for byggherre. Når et nybygg er operativt er planen å flytte pasienter fra eksisterende sykehjem over i det nye bygget, og så starte med rehabilitering av det eksisterende. Om det er plass til alle funksjoner, administrasjon, garderober etc. i det nye bygget, eller om det eksisterende må deles opp i flere faser i rehabiliteringen, er opp til arkitekt-/rådgiverteamet å løse.

6.3.2 Vareflyt og internlogistikk

Vi skal anskaffe et driftseffektivt bygg. I den sammenhengen vil vareflyt og internlogistikk være avgjørende. Det skal leveres like bra tjenester på et større område med de samme ressursene. Derfor vil samlokalisering av tjenester, leveranser, transport, personal, parkering, servicefunksjoner, besøkende osv spille en stor rolle.

Her er en oversikt over hvordan det er i dag:

VAREINNGANG	Mand	Tirs	Ons	Torsdag	Fre	Lør	Søn
Avfallsbil(komm)	X		X		X
Xxxx(komm)		X
Avis(komm)				0xxx.xx. mnd
Hjelpemidler				X
Tøy	X
Meieriprodukter	X		X		X
Matlevering	X	X	X	X	X	X	X	X

Vareleveranse, som paller med bleier, medisiner, kontorrekv osv	X		X	X	X
Ambulanse er nå vareinngang på grunn av rampen
Bårebil
Hovedinngang
Taxi flere for dagen, med dagpasienter, til fysioterapi, besøkende, underholdning osv	X	X	X	X	X	X	X	X
Post	X	X	X	X	X	X	X

Ambulanse og bårebil bør i et nytt bygg ikke ha samme inngang som inngang for vareleveranse. Dette er slik i dag på grunn av at bårerom ligger vegg i vegg med mottak for varer.

I et nytt bygg er det viktig at hovedinngang og varemottak ikke har samme «gårdsplass».

Pr dags dato har vi veldig mye biltrafikk foran inngangspartiet til sykehjemmet både av store biler som kommer med varer, taxi med pasienter og pårørende, hjemmetjenestens bilpark osv.

Det er viktig at Taxi har mulighet til å kjøre helt inn til inngangspartiet i et nytt bygg.

6.3.3 Funksjoner i eksisterende bygg

Frisør, fotpleie, ergoterapi, fysioterapi, kjølerom og kapell, resepsjonsfunksjon, dagsenter for hjemmeboende på “aktivitestuggu” på sykehjemmet, lager og verksted for hjelpemidler som er på vaktmester kontor, varetransport inn og ut, vaskeri.

Ønsker/forslag til “nytt” velferdssenter. Dette finner dere i vedlagt funksjonsprogram. Størrelse, plassering, osv. er ikke nevnt (antall er nevnt, men ikke et låst tall) da vi ønsker å utfordre rådgiverteamet på å komme med et løsningsforslag.

Det må være 20 behandlingsplasser og 23 HDO plasser i det nye bygget.

6.4 Miljø og energi

6.4.1 Energikrav til nybygg og rehabilitert bygning

For nybygg stilles det krav til at bygget minimum skal utformes som et nullutslippsbygg med ZEB-O standard. ZEB-O er definert som: Bygningens fornybare energiproduksjon kompenserer for klimagassutslippet fra drift av bygningen. Dette nivået tilsvarer et nullenergibygg.

For eksisterende bygningsmasse som rehabiliteres stilles det krav til passivhusstandard. Egen energiproduksjon for eksisterende bygningsmasse skal vurderes og kostnadsberegnes. Det skal også vurderes om det kan foregå en energiutveksling mellom byggene og hvordan dette kan gjøres.

6.4.2 Gjenbruk

I forbindelse med rehabilitering av eksisterende bygningsmasse skal det vurderes om noe av dagens bygningsmaterialer kan gjenbrukes i rehabiliteringen. Spesielt skal det vurderes om dagens fasadeplater kan gjenbrukes.

6.5 Opsjon

Røros kommune ønsker opsjon på tiltransport som byggherrens representant videre i prosjektet i gjennomføringsfasen.

6.6 Tidsfrister og framdrift

Det er tett framdrift i prosjektet med forventet kontraktsinngåelse med entreprenør høst 2017. Noe som vil medføre stor aktivitet for arkitekt/ rådgiver utover våren 2017

6.7 SHA-arbeid

SHA-arbeid skal inngå som en del av utarbeiding av konkurransegrunnlaget.

TILBUDS- OG PRISSKJEMA

(NB: 2 sider)

Timeanslaget er kun et grunnlag for prising av konkurransen. Timeantallet er ikke veiledende for det timeantallet som vil bli nødvendige for å gjennomføre kontrakten for de enkelte fagene.

Her skiller vi på om arkitekt/rådgiver har all kompetanse internt i firmaet, eller om de må ha en underleverandør/leveranse.

Øverhagaen Helse- og Velferdssenter
Rådgiverfag	Kompetanse internt i firma	Firma/ underlevera ndør	Timer	Timepris	Sum
Prosjekteringsgruppeleder (PGL)			100
Rådgiver miljø/energi (RIM/RIEn)			100
Arkitekt (ARK)			300
Landskapsarkitekt (LARK)			50
Interiørarkitekt (IARK)			50
Rådgiver IT/AV (RIDA/ITB)			100
Rådgiver akustikk (RIAKU)			100
Rådgiver bygg (RIB)			100
Rådgiver brann (RIBR)			100
Rådgiver elektro (RIE)			100
Rådgiver VVS			100
Rådgiver byggautomasjon			100
Ansvarlig søker (ASØK)			50

Møter på Røros			Pris per møte	Xxxxxx møter	Xxx
Tilbyder skal prise de kostnadene han/hun har for å kunne stille til møter for oppdragsgiver på Røros. Kostnaden skal dekke reise og opphold pluss eventuelle andre kostnader for to personer. Medgåtte timer i selve møtet skal ikke tas med her. Se mer om møtene nedenfor.				10

Xxxxxxxx skal settes opp av oppdragsgiver i samarbeid med tilbyder. Inntil 10 av prosjekteringsmøtene skal avholdes på Røros. På møtene skal tilbyder delta med minimum prosjekteringsgruppeleder/arkitekt. I tillegg skal andre aktuelle rådgivere delta ved behov. Møtene avholdes sammen med hele eller deler av prosjektgruppa i Røros kommune.

I prisskjemaet ber vi om at det prises for 10 møter med deltakelse av prosjekteringsgruppeleder/arkitekt pluss én rådgiver, altså to personer fra tilbyder. Gjennomføring av møtene skjer i henhold til avtalt møtepris.

Når kontrakt er inngått og møteplanen settes opp, skal det reelle behovet for deltakelse av personell fra tilbyder angis i tide, slik at ønsket deltakelse blir mulig. Timeomfang for de ulike møtene skal også fastsettes.

Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet

Denne bekreftelsen gjelder:

Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Postnr./-sted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.

Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.

Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet.

Daglig leder

Dato:

(sign.)

Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Representant for de ansatte

Xxxx:

(sign.)

Document Metadata

Table of Contents

Tilbudskonkurranse –Røros Helse og VelferdssenterArkitekt og Rådgivertjenester

Document Metadata