Dokumentinformasjon

I samråde med Vegårshei kirkelig fellesråd innbyr Vegårshei kommunen til konkurranse om utbygning av ny driftsbygg i forbindelse med utvidelse av Vegårshei kirkegård. Konkurransen omfatter utbygning av ny driftsbygg med garasje samt etablering av gjerde og porter rundt driftsplassen. Driftsbygget måler totalt 92,3m², kontor- og personaldelen måler 32 m² og garasjen er på 55m² eksklusive vegger.

1.1. Kort om anskaffelsen ‌

Vegårshei kommune er i gang med utvidelsen av gravplassen ved Vegårshei kirke. Tomta som er avsatt til Kirke/gravplass i kommuneplanen er på ca. 6000m². I 2015/2016 ble det utarbeidet plan for gravplass av Asplan Viak og er godkjent av bispedømmerådet. Planen (se tegning LO001) viser opparbeidelse av omlag 4100 m² hvorav omtrent 2000 m² nyttiggjøres til gravareal og der ca. 300 m² er satt av til etablering av nytt driftsområde med driftsbygning.

I perioden 2017-2018 ble store deler av tomten som ligger i skrånet terreng og består i hovedsak av fjell sprengt ut. I august 2018 påbegyntes grunnarbeider for den nye gravplassen. Disse arbeider omfatter masseutskiftning og etablering av drens- og vannanlegg og forventes være klar i februar 2019.

Det forventes at arbeider med ferdigstilling av uteanlegget for ny gravplass påbegynnes i mars/april 2019. Parallelt skal arbeider med utbygging av det nye driftsbygget påbegynnes. Det gjørs oppmerksom at entreprenøren skal, i samråd med byggherre, koordinere sine arbeider med entreprenør for utbygning av uteanlegget.

I Riksantikvarens database er Vegårshei kirkegård vist som kulturminne. Deler av kirkegården er en middelalderkirkested og er et automatisk fredet kulturminne og det må tas hensyn til dette i utbyggingsfasen. Pga dette er det påkrevet i reguleringsplanen godkjenning fra Aust Agder fylkeskommune for utforming av driftsbygningen. Denne er mottatt i 7 januar 2019 .

1.2. Kort om oppdragsgiver ‌

Vegårshei kommune er oppdragsgiver på vegne av Vegårshei kirkelig fellesråd. Vegårshei kommune

Xxxxxxxxxxxx 00

4985 Vegårshei

Prosjektleder:

Xxxxx Xxxxxxxx Telefon: 00 00 00 00

Mobil: 00 00 00 00

Email: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx

1.3. Forbehold om tillatelser eller finansiering ‌

Oppdragsgiver tar forbehold om at kontrakt ikke vil bli inngått dersom det ikke blir gitt tillatelser til tiltaket i det aktuelle området fra grunneiere og/eller andre offentlige myndigheter.

2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONKURRANSEREGLER ‌

2.1. Anskaffelsesprosedyre ‌

Åpen tilbudskonkurranse

Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse, hvilket innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud og oppdragsgiver kan ha dialog med en eller flere leverandører, jf. Foa § 9- 2 (1) og (3). Dialogen kan gjelde alle sider av tilbudet og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger.

Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av leverandørene. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver etter åpning av tilbudene likevel kan velge å tildele kontrakt uten at det gjennomføres forhandlinger.

2.2. Konkurranseregler ‌

For denne konkurransen gjelder Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser del II.

3. GRUNNLAG FOR TILBUDET ‌

3.1. Konkurransegrunnlagets oppbygging ‌

Konkurransegrunnlaget består av:

Del I, Konkurransebeskrivelsen (dette dokumentet) Del II, Kontraktsgrunnlaget.

I konkurransegrunnlaget inngår også eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser.

3.2. Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget.‌

Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres.

Spørsmål må foreligge senest en uke før tilbudsfristen. Elektronisk konkurransegjennomføring

Spørsmål og svar håndteres i KGV-light. Oppdragsgiver vil publisere spørsmål og svar som tilleggsinformasjon. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget.

Spørsmål skal stilles til:

Navn: Xxxxx Xxxxxxxxx

E-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Svar på spørsmål vil bli publisert til alle tilbyderne.

3.3. Befaring og informasjonsmøte ‌

Det vil bli avholdt et informasjonsmøte med etterfølgende befaring. Leverandørene oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget grundig før informasjonsmøtet, og eventuelt sende inn skriftlige spørsmål i god tid. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål på informasjonsmøte. Leverandørene skal delta på den etterfølgende befaringen. Dersom en leverandør har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at leverandøren har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeiderne som de leverandørene som deltok på befaringen. Det føres referat fra møtet/befaringen som vil bli distribuert til samtlige registrerte leverandører. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget.

Informasjonsmøtet/befaringen avholdes torsdag den 14.02.2019 kl. 10.00 Oppmøte: Vegårshei kirke, i Vegårshei. Befaring for uteanlegget avholds på samme tidspunkt.

4. TILBUDET ‌

4.1. Tilbudets utforming ‌

4.2. Organisering av tilbudsdokumentene ‌

Tilbyder skal levere tilbudsbrev som minimum inneholder følgende opplysninger:

• Navn på forespørsel

• Firmanavn og adresse

• Organisasjonsnummer

• Navn, telefonnummer og e-postadresse til tilbyders representant

• Uttømmende liste over eventuelle forbehold og avvik

• Bekreftelse på at det ikke foreligger avvisningsgrunner som nevnt i Foa § 9-5 (2)

• Bekreftelse på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

• Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravene, navn på underleverandør (er)

• Dersom tilbudet leveres av en gruppe, navn og signatur fra samtlige firmaer i gruppen I tillegg skal tilbudet inneholde

• Tilbudsvedlegg 1: Dokumentasjon på tildelingskriteriene

4.3. Språk ‌

Tilbudet skal leveres på norsk.

4.4. Tilbudets innhold ‌

4.4.1. Avvik og forbehold ‌

Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør tilbyderne stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen.

Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være uttrykkelige, presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Leverandøren kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte.

4.4.2. Mangelfull prisutfylling ‌

Poster som ikke er priset anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet eller den manglende utfyllingen skyldes en åpenbar feil som det er utvilsomt hvordan skal rettes.

4.4.3. Åpenbare feil ‌

Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes.

4.4.4. Alternative tilbud ‌

Det gis ikke anledning til å gi alternative tilbud. Eventuelle alternative tilbud vil derfor bli behandlet som tilbud med avvik fra konkurransegrunnlaget.

4.4.5. Deltilbud ‌

Deltilbud tillates ikke

Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang. Årsak til dette er at det er en svært liten mulighet for å oppnå en lavere totalpris ved å dele opp anskaffelsen. Oppdragsgiver har derfor valgt å ikke dele opp anskaffelsen i delkontrakter

4.5. Vedståelsesfrist ‌

Tilbudet skal være bindende til 04.06.2019 12:00.

4.6. Levering av tilbudet ‌

Tilbudsfrist er mandag den 4 mars 2019 kl 12.00.

Tilbud skal leveres elektronisk via KGV-light innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via KGV-light etter tilbudsfristens utløp.

All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal skje via KGV-light. Innlogging/registrering skjer via xxxx://xx.xx-xxxxxx.xxx/xxxxxxxx.xxx

Har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, kontakt EU-Supply brukerstøtte på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxx@xx-xxxxxx.xxx.

Tilbudet skal være datert og signert av ansvarlig representant.

4.7. Offentleglova ‌

I henhold til § 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr. 16 («Offentleglova»), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf Foa kapitel 20 § 20-2.

Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil Oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn.

4.8. Tilbudskostnader ‌

Tilbyder dekker selv sine tilbudskostnader.

4.9. Tilbudsåpning ‌

Leverandørene vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene.

Leverandørene vil på forespørsel få innsyn i anskaffelsesprotokollen i samsvar med reglene i anskaffelsesforskriften §7-4.

5. KVALIFIKASJONSKRAV ‌

5.1. Generelt ‌

5.1.1. Bekreftelse på at kvalifikasjonskravene er oppfylt ‌

Leverandøren skal i tilbudsbrevet bekrefte at kvalifikasjonskravene i konkurransen, slik disse er angitt i kolonne B i tabellen nedenfor, er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, skal ikke innleveres sammen med tilbudet.

Oppdragsgiver vil etterspørre dokumentasjon som angitt i kolonne C nedenfor fra valgte leverandør, senest før kontrakt signeres. Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen etterspørre dokumentasjon som angitt i kolonne C fra alle deltakerne i konkurransen.

5.1.2. Tilbud fra gruppe ‌

Dersom tilbyderen består av en gruppe med to eller flere deltakere (prosjekteringsgruppe, arbeidsfellesskap, mv.) skal tilbudet signeres av samtlige firmaer i gruppen. Hvert enkelt gruppemedlem oppfylle kravet til «skatteattest», «egnethet» og «økonomisk og finansiell kapasitet». Gruppen skal i felleskap oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner, eventuelt ved bruk av underleverandører.

I tilbudet skal det bekreftes at kvalifikasjonskravene i konkurransen er oppfylt. Bekreftelsen vil gjelde for samtlige leverandører i gruppen. Dokumentasjon på gruppedeltakernes oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal ikke leveres sammen med tilbudet.

5.1.3. Støtte fra andre virksomheter ‌

Dersom tilbyderen er avhengig av å støtte seg på en underleverandørs kvalifikasjoner for å oppfylle et eller flere tekniske/faglige kvalifikasjonskrav, eller for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, skal det opplyses om dette i tilbudsbrevet.

Dokumentasjon fra underleverandøren på at han oppfyller de aktuelle kvalifikasjonskravene skal ikke innleveres som en del av tilbudet, men leveres senest før kontrakt signeres.

Leverandøren må senest før kontrakt signeres også levere en forpliktelseserklæring fra underleverandørene hvor det bekreftes at underleverandøren vil stille til rådighet de ressursene som leverandøren trenger for å bli kvalifisert. Dersom leverandøren støtter seg på annen virksomhet for å oppfylle kravene til økonomisk eller finansiell kapasitet skal virksomhetens forpliktelse av solidaransvar overfor leverandøren fremgå av erklæringen.

Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen etterspørre ovennevnte dokumentasjon.

5.2. Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav ‌

Kravsgruppe (A)

Kvalifikasjonskrav (B)

Dokumentasjonskrav (C)

Skatteattest

Obligatorisk

Norske leverandører skal fremlegge følgende attest:

Skatteattest for skatt og merverdiavgift (bestilles elektronisk på Altinn)

Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

Kravsgruppe (A)	Kvalifikasjonskrav (B)	Dokumentasjonskrav (C)
Egnethet	Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert	Norske leverandører: Firmaattest Utenlandske leverandører: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert
Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet	Leverandøren skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet.	Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom leverandøren har saklig grunn til å ikke fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner	Leverandøren skal ha den nødvendige kompetansen og erfaringen til å gjennomføre kontrakten på en tilfredsstillende måte.	Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og epost). Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vektlegge egne erfaringer med tilbyderen.

6. BRUK AV UNDERLEVERANDØRER OG ANTALL LEDD I LEVERANDØRKJEDEN ‌

6.1. Maksimalt antall ledd i leverandørkjeden ‌

Leverandøren kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg.

6.2. Opplysninger om underleverandører som leverandøren ikke støtter seg på ‌

Opplysninger om andre underleverandører enn de leverandøren støtter seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene skal gis i god tid før de aktuelle arbeidene igangsettes.

7. TILDELINGSKRITERIER ‌

7.1. Kriterier ‌

Tildeling av kontrakten vil skje på grunnlag av tildelingskriteriene som fremgår i nedenstående tabell.

Kriterier

Vekt

Dokumentasjonskrav

Tilbudsvedlegg

Pris

70%

Pris skal fremgå av utfylt mengdebeskrivelse

Vedlegg T1

Eventuelle forbehold og/eller avvik

Tilbudsbrevet

Oppgaveforståelse

30%

Beskrivelse av hvordan oppdraget forstås og er tenkt løst. Fremdrift med milepeler skal presenteres i en fremdriftsplan.

Vedlegg TX

7.2. Evaluering ‌

Ved evalueringen vil det bli benyttet en poengberegning som beskrevet i det følgende og der tilbudet med høyest score vil bli vurdert som det økonomisk mest fordelaktige.

7.2.1. Pris ‌

Det skal benyttes poengskala 0 – 10. Beste pris, dvs. laveste pris, gis 10 poeng. Pris som er >100 % høyere enn laveste pris, gis 0 poeng. For mellomliggende priser beregnes prisscore, PS, lineært med følgende formel: PS = 10 (1- ((PN – P1)/P1)). Der P1 og PN er prisen for henholdsvis beste tilbud og aktuelt tilbud.

Priser for redningsarbeider brukes ved evaluering av tilbudet, men inngår ikke i kontraktssum.

7.2.2. Oppgaveforståelse ‌

Basert på dokumentasjon av oppgaveforståelse gis en score fra 10 – 0- Det benyttes normalt en desimal.

Document Metadata

Table of Contents

Dokumentinformasjon

Document Metadata