KOMMUNE
KOMMUNE
Prosjekteier: Vefsn Kommune VEFSN
Prosjekt: Nytt idrettsbygg
Navn: Bilag C1 – Overordnet beskrivelse og
Versjon 20.12.2022
gjennomføringsmodell
BILAG C1 OVERORDNET BESKRIVELSE OG GJENNOMFØRINGSMODELL
INNHOLDSFORTEGNELSE:
3
1.1 Kortfattet beskrivelse av kontraktens leveranse 3
2. GJENNOMFØRINGSMODELL FOR SAMSPILL
4
8
4.6 Byggherrens organisering 10
4.7 Organisering i henhold til myndighetskrav 10
4.8 Organisering leveranse av brukerutstyr 10
4.9 Entreprenørens prosjektorganisasjon 11
4.10 Building Information Modelling (BIM) 11
11
Dette dokumentet har til hensikt å gi en overordnet beskrivelse av prosjektets innhold og hvordan det planlegges gjennomført.
1.1 Kortfattet beskrivelse av kontraktens leveranse
Prosjektet gjennomføres etter en Samspillsmodell beskrevet under punkt 2 i dette dokument.
Prosjektgjennomføringen er inndelt i to faser:
• Planlegging og prosjektering (fase 1)
• Utførelse (fase 2)
I fase 1 defineres prosjektet og nødvendig prosjektering før byggestart utføres. Det utarbeides beskrivelser, kostnadene estimeres, fremdriftsplan utarbeides og risikoanalyser gjennomføres. Ut av dette utarbeides Målpris for utførelse av prosjektet. Fase 2 som er en opsjon for Byggherre, omfatter detaljprosjektering og oppføring av bygget. For omfang av prosjektet vises til pkt. 2.1 og 2.2 i dette dokument.
1.2 Kort om prosjektering
Prosjektet gjennomføres etter en samspillsmodell, hvor entreprenør med sin organisasjon, arkitekt, rådgivere, entreprenører og leverandører, skal forestå all nødvendig prosjektering i samspill med byggherre. I Fase 1 utvikles forprosjektet i felleskap og målpris etableres, og i Fase 2 utføres detaljprosjektering og utførelse.
I tillegg er det utformet et ambisjonsnivå for hvordan bygget skal svare på de overordnede målene, se pkt.
2.2 og Bilag C2.
1.3 Prosjekthotell
Det skal benyttes web-basert prosjekthotell. Prosjekthotellet skal etableres og vedlikeholdes av tilbyder, og godkjennes av byggherre. Her skal alle modeller, tegninger, rapporter, planer, referat osv. legges, og utveksling av informasjon skal i hovedsak skje her. Det skal som hovedregel ikke sendes tegninger/rapporter og lignende pr. e-post.
Alle tegninger skal alltid foreligge i pdf-format i tillegg til originalformat (native-format). Det skal foreligge 3D-modeller for alle fag og sammensatt modell i ifc-format og originalformat (native-format.)
2. GJENNOMFØRINGSMODELL FOR SAMSPILL
2.1 Bakgrunn og målsetting
Formålet med samhandlingen er å involvere entreprenøren så tidlig som mulig, slik at entreprenørens kompetanse i samarbeid med byggherrens ledelse og prosjekteringsgruppe utnyttes i større grad enn ved tradisjonelle kontrakter. Prosjektet har et høyt ambisjonsnivå og stiller store krav til fleksibilitet og innovative løsninger. Byggherren har derfor sett det som formålstjenlig at prosjektet gjennomføres etter en samspillsmodell.
Gjennomføringsformen legger vekt på samspill og dialog i alle faser av prosjektet. Prosessene forut for beslutninger skal være kjennetegnet ved dialog. Beslutninger skal være basert på at synspunkter og interesser til alle aktører i prosessen er presentert og tatt hensyn til. Denne modellen forutsetter at idealet om god og åpen kommunikasjon fremdyrkes og gis innhold i praktisk samhandling. Modellen forutsetter videre at det skapes forståelse for beslutningsstrukturen og beslutningsdrivers rolle i denne. Deltagelse i systemet må erfare det som et «vinn–vinn»-system. Da vil også beslutningsdriver få tilstrekkelig legitimitet og kraft til å utføre rollen. Alle beslutningsdrivere i systemet må læres opp i sampillskompetanse og til å mestre en slik rolle slik at dette utvikles til å gjennomsyre beslutningsprosessen.
Gjennomføring etter Samspillsmodell er valgt for prosjektet “Nytt idrettsbygg” av følgende grunner:
• Gir mulighet til å dra veksler på entreprenørens og leverandørenes kompetanse.
• Mange av faktorene som er vanskelige å beskrive i tilbudsfasen kan løses av aktørene i samspillsfasen.
• Betydelig grad av innovasjon innen grønn bygging, energieffektivisering og bruk av helse- og velferdsteknologi.
• Sparer tid i tilbudsfasen og byggefasen.
• Større mulighet til å optimalisere prosjektet med samlokalisering og åpen bok i utviklingsfasen.
• Prosjektutvikling og prising skjer parallelt og gjør styring mot budsjettmål enklere.
• Større mulighet for byggherres medvirkning og ikke minst enklere for brukere å bidra.
• Bedre mulighet tl å benytte Samlokalisering, Big Room, LEAN og BIM. Suksessfaktorer for samspill:
• Etablering av gjensidig tillit mellom partene – åpen og ærlig kommunikasjon
• Sikre forankring i toppledelsen
• Opplæring i samspill i organisasjonen
• Etablering av vinn/vinn-situasjoner
• Skap eierskap til samspillsprosessen blant alle deltagere og aktører
• Fokus på lagånd, felles forståelse og personlig kontakt mellom partene – ta for seg mulige interne barrierer
• Utnevne prosjektansvarlig for styring av samspillprosessen
• Avklaring av klare felles mål og tiltaksplan for måloppnåelse
• Aktiv medvirkning slik at alle aktører kan benytte sin kompetanse for å nå avtalte mål
• Stram struktur, disiplin og stor grad av delegering
• Bygg gjerne på Lean-prinsipper
• Benytte samlokalisering, Big Room og BIM i samspillet.
For å få til en god samspillgjennomføring er det viktig å ha omforente mål. Det er utarbeidet en modell som tar hensyn til de «harde» (konkrete) faktorer slik som kontraktsdokumenter, lover og regler, forskrifter mm. I samspillsmodellen legges det i tillegg vekt på å få inn «myke» faktorer (menneskerelatert) som har vist seg å gi gode effekter på gjennomføringen. For å gi mulighet for å oppnå
effekter for alle parter og å skape en god balanse, må modellen mellom harde og myke faktorer vektes av insentiver, se figur 1.
Figur 1
2.2 Kontraktstrukturen
Figur 2
Prosjektgjennomføringen er inndelt i to faser, Fase 1 og Fase 2
I Fase 1 definerer Samspillsorganisasjonen prosjektet, gjennomfører nødvendig prosjektering før byggestart, utarbeider beskrivelse, estimerer kostnader, utarbeider fremdriftsplan og risikoanalyse med hensyn på tiltak. På basis av dette utarbeider entreprenør en målpris. Målpris 1 utarbeides som et verktøy for optimalisering av prosjektet mot den endelige målprisen, Målpris 2.
Fase 2, som er en opsjon for Byggherre, omfatter gjennomføring av byggeprosjektet med detaljprosjektering og utførelse.
Samspillsavtalen er indelt i 2 faser – en overligende samarbeidsavtale og en kontrakt for hver av fasene (se figur 2). Gjennom Samspillsavtalen er partene enige om at entreprenøren for Byggherres regning skal utføre Fase 1 i samsvar med Kontrakt for Planlegging og prosjektering, Fase 1.
Byggherre har opsjon på å bestille Fase 2 i samsvar med Kontrakt for utførelse av Fase 2.
Avslutning av Fase 1
Arbeidene i Fase 1 avsluttes ved at partene gjennomgår de utarbeidede dokumenter og konkluderer med at oppdraget er løst.
Byggherren kan uavhengig av om det er enighet om Målprisen iverksette Fase 2 ved å avrope opsjon Kontrakt for Utførelse Fase 2 basert på gjennomføring i samsvar med betaling for selvkost med påslag etter samme prinsipp som fremkommer i Kontrakt for Planlegging og prosjektering av Fase 1.
Inngåelse av Kontrakt for Utførelse av Fase 2
Det er Byggherrens intensjon å videreføre prosjektet etter avsluttet Fase 1 gjennom inngåelse av Kontrakt for Utførelse av Fase 2. Inngåelse av Kontrakt for Utførelse av Fase 2 forutsetter at prosjekterte løsninger og kvaliteter, samt den Målpris som Samspillsorganisasjonen har kommet frem til, er konkurransedyktig og optimal for det definerte omfang slik at Byggheren kan fremlegge disse for godkjennelse til ledelsen.
Dersom nevnte forutsetninger ikke foreligger og Byggherren velger å ikke gå videre med prosjektet (inngåelse av Kontrakt for Utførelse av Fase 2), medfører ikke dette noe ansvar overfor Kontraktspartner for Fase 1 ut over betaling for utført arbeid i tråd med besemmelsen under Kontrakt for Planlegging og prosjektering Fase 1, punkt 12.
Rettigheter til prosjekteringsmaterialet og alt som er utabeidet i prosjektet i Fase 1 er Byggherrens eiendom.
Kontraktsbestemmelser
Som kontraktsbestemmelser legges til grunn NS 8402 for fase 1 og NS 8407 for fase 2. Det er gjort enkelte unntak og presiseringer til standardbestemmelsene for å tilpasse kontraktsbestemmelsene samspillsmodellen. Dette er tatt inn i avtaledokumentet (Samspillsavtalen, bilag A1 Kontrakt for Planlegging og prosjektering, Fase 1 og bilag A2 Kontrakt for Utførelse av Fase 2).
Vederlagsmodell
Vederlagsmodellen er nærmere beskrevet i Bilag D1.
Kontraktens dokumenter
For dette prosjekt gjelder følgende kontraktsdokumenter:
Del I – AVTALEDOKUMENT
Samspillsavtalen
Del II – KONTRAKTSBILAG TIL AVTALEDOKUMENT
A – Kontrakt for Planlegging og prosjektering, Fase 1 og Kontrakt for Utførelse, Fase 2 Bilag A1 Kontrakt for Planlegging og prosjektering, Fase 1
Bilag A2 Kontrakt for Utførelse, Fase 2
B – Konkurransegrunnlag
Bilag B1 Konkurransebestemmelser
C – Orientering om prosjektet og overordnede krav
Bilag C1 Overordnet beskrivelse og gjennomføringsmodell Bilag C2 Arbeidsomfang og ambisjoner
Bilag C3 Framdriftsplan
D - Vederlag
Bilag D1 Bestemmelser om vederlag
Bilag D2 Timepriser og påslagsprosent (ikke vedlagt)
E - Organisasjon
Bilag E1 Underentreprenører/rådgivere Bilag E2 Byggherrens personell
F – Annen dokumentasjon
Bilag F1 European Single Procurement Document (ESPD)
Bilag F2 Egenerklæringsskjema og orientering om Seriøsitetskravene Bilag F3 Egenerklæringsskjema om lønns- og arbeidsvilkår
G – Tilbudsskjema
Bilag G1 Skjema Prekvalifisering
Bilag G2 Skjema Konkurranse (ikke vedlagt)
H – Supplerende dokumentasjon (Ikke vedlagt)
Bilag H1 Funksjonsbeskrivelse og romprogram – Nytt idrettsbygg Bilag H2 Skisser over nytt idrettsbygg
Ved eventuell motstrid mellom dokumentene, skal det dokument som er listet foran et annet ha prioritet.
3.1 Samspillsorganisasjon
Kontraktene skal gjennomføres med en felles organisasjon hvor Byggherren, entreprenøren og ledende rådgivere, arkitekt og underentreprenører er integrert. Den felles organisasjonen – Samspillsorganisasjonen (figur 3) – har som formål på beste måte, kostnadseffektivt og tidseffektivt forberede og gjennomføre arbeidene og derigjennom bidra til å oppfylle partenes forretningsmessige mål.
Samspillsorganisasjonen skal muliggjøre at partenes samlede kompetanse og erfaring tilføres prosjektet. Byggherren, prosjekterende og entreprenører skal i fellesskap sikre at Samspillsorganisajonen til enhver tid bemannes med kompetente personer med formål å opprettholde et effektivt samspill.
Samspillsorganisasjonen skal samlokaliseres.
Figur 3
Gjennomføringen og Samspillsorganisasjonens arbeidsmåte og tilnærming skal preges av tillit, åpenhet, nyskapning, lydhørhet, helhetssyn og stor beslutningskraft med respekt og ydmykhet overfor den enkeltes roller, ansvar og kompetanse.
Partene skal aktivt og omforent innen rammen for Samspillsorganisasjonen samarbeide ved:
• Etablering av struktur for effektive samarbeidsformer
• Definere roller og ansvar
• Skape en åpen og tydelig kommunikasjon
• Etablere konfliktløsningsrutiner
• Samarbeide om å etablere en målpris
• Kostnadsstyring i forhold til innhold og kostnadsrammen
• Tidsstyring i forhold til fastsatt tidsplan
• Prosjektering som leder til riktig funksjon og kvalitet
• Produksjonsmetode og produksjonsplan som sikrer riktig funksjon og kvalitet, samt en trygg arbeidsplass
• Utvise hensyn til omgivelser og miljø, herunder planlegge informasjonsaktiviteter til tredjepart og øvrige interessenter
• Anskaffelser og innkjøp
• Risikostyring med fokus på en felles ivaretakelse av usikkerhet innen prosjektering, produksjon, konflikter, tilbud, hendelser, samt beslutning om hvem som best bærer og håndterer risiko
Målet er at samarbeidet skal lede til gode relasjoner, effektive og utviklende arbeidsprosesser, et innovativt og løsningsorientert arbeidsklima og samtidig oppfyllelse av avtalte mål.
Samspillsorganisasjonen skal utarbeide et felles måldokument som skal godkjennes av Samspillstyret for samspillet. Måldokumentet skal inneholde mål og delmål som forankres i Samspillsorganisasjonen.
Samspillsgruppen skal utvikle og etablere en rutine for konflikthåndtering som del av forebygging av tvist. Konflikter håndteres så snart som mulig og tas i første omgang opp i Samspillsledelsen og i neste omgang i Samspillstyret. Tidsfrist for behandling av spørsmål skal være kort. Dersom partene ikke kommer til enighet gjelder kontraktens tvisteløsningsregler.
3.2 Samspillsstyret
Partene skal etablere et Samspillsstyre med overordnet ansvar for gjennomføringen av Samspillskontrakten. Den skal støtte og overvåke at arbeidet i Samspillsorganisasjonen gjennomføres i samsvar med Samspillsavtalen.
Samspillsstyret skal til enhver tid bestå av en leder på høyt nivå fra hver av partene. Byggherrens representant skal være Samspillstyrets leder.
Samspillsstyret skal gi retningslinjer for arbeidet, samt være besluttende organ i de spørsmål som Samspillsledelsen ikke finner løsning på i felleskap. Samspillsstyret er øverste organ i konflikthåndtering, med mindre de respektive organisasjoners ledelse ønsker å løse spørsmål utenfor Samspillsorganisasjonen.
Samspillsstyrets vedtak fattes ved enstemmighet blant de møtende representanter. Et vedtak kan bare medføre endring av Målprisen dersom det er uttrykkelig angitt i vedtaket.
Ved uenighet skal Samsspillsstyets medlemmer med alle rimelige midler søke å nå frem til et vedtak alle kan slutte seg til. Lykkes ikke Samspillsstyret å nå frem til enighet, kan Byggherre treffe beslutningen ved å føre til protokolls en instruks, forutsatt at en slik instruks ensidig kan gis av Byggherren i henhold til de relevante Kontraktene. Slik instruks behandles i samsvar med endringsreglene i den eller de relevante Kontraktene.
4.3 Samspillsledelse
Samspillsledelsen har det overordnede ansvar for at prosjektets mål nås. I denne sammenheng skal Samspillsledelsen fastsette arbeidsmetoder og styringsprosesser som Samspillsorganisasjonen skal arbeide i henhold til. Samsptyringsgruppens deltakere skal ikke være medlem av Samspillsledelsen.
Samspillsledelsens mandat skal fastsettes og besluttes av Samspillstyret. Samspillstyret skal ha ansvar for å besørge dette, ferdig signert kort tid etter at kontraktene er undertegnet, og dette skal være på plass før første møte i Samspillsledelsen.
Samspillsledelsen består av 2 medlemmer fra hver part (totalt 4 personer) og ledes av representant fra Entreprenør.
Det forutsettes at Samspillsledelsen skal ha fokus på samspillsrelasjoner, strategier, personell, mm.
4.4 Prosjektledelse
Prosjektledelsen har ansvar for det operative arbeidet med prosjektledelse, prosjektstyring og oppfølging av arbeidene.
Prosjektledelsen rapporterer til Samspillsledelsen og ledes av Entreprenørens prosjektleder.
Prosjektleder er ansvarlig for å bygge opp prosjektledelsen slik at nødvendig kompetanse og erfaring tilføres prosjektet.
4.5 Gjennomføringsteam
Et felles gjennomføringsteam skal etableres med hensiktsmessig bemanning i forhold til hva som kreves for henholdsvis Fase 1 og Fase 2. Gjennomføringsteamet har ansvar for å utføre oppgaver i samsvar med hva Prosjektledelsen beslutter. Den enkelte kontraktspart skal bidra med kompetanse og erfaring som bidrar til en effektiv gjennomføring og i samsvar med prosjektets mål, herunder erfaringsoverføring.
4.6 Byggherrens organisering
Prosjekteier er kommunedirektøren i Vefsn kommune. Prosjektgjennomføringen ledes av Prosjektavdelingen i Vefsn kommune. Se Bilag E Byggherrens personell.
4.7 Organisering i henhold til myndighetskrav
Byggesaksbehandlingen gjennomføres iht. plan- og bygningslov av 27.06.2008.
Entreprenør skal stå for rollene som ansvarlig søker (SØK), ansvarlig prosjekterende (PRO) og ansvarlig utførende (UTF).
Byggherren vil tegne avtale med foretak som skal stå for uavhengig kontroll (KPR og KUT) i henhold til plan- og bygningslov.
Stjørdal kommune ivaretar byggherrens plikter etter Byggherreforskriften (byggherrens representant). I samspillfase 1 (prosjektering) skal entreprenør ivareta rollen som byggherrens SHA-koordinator prosjektering. Stjørdal kommune innehar funksjonen som byggherrens SHA-koordinator for utførelse.
Entreprenøren skal være hovedbedrift etter Arbeidsmiljølovens §15.
4.8 Organisering leveranse av brukerutstyr
Alt utstyr som er definert som brukerutstyr anskaffes av byggherren.
Brukerutstyret er planlagt levert på byggeplass i perioden fra overlevering for prøvedrift og fram til endelig overtakelse av bygget. I denne perioden vil det være ulike leverandører på bygget for å levere og montere brukerutstyr, og de må ha tilgang bl.a. til heis. Omfanget avklares i Fase 1.
4.9 Entreprenørens prosjektorganisasjon
Entreprenøren skal gjøre tilgjengelig for prosjektet de personer som er tilbudt. Nøkkelpersoner kan ikke erstattes uten Byggherrens samtykke. Det er knyttet sanksjoner til endringer som Byggherren ikke gir samtykke til å skifte ut.
4.10 Building Information Modelling ( BIM)
BIM (bygnings informasjons modell/modellering) skal legges til grunn for prosjektering, produksjonsplanlegging, gjennomføring (KS, SHA, innkjøp, logistikk, kalkulasjon osv.) samt for underlag for FDVU.
Det ventes at BIM gir positive effekter for avklaring av byggbare og robuste løsninger, grensesnitt, effektiv produksjon, prefabrikasjon, byggetid og SHA. Det ventes også at BIM vil virke utviklende og motiverende for den totale prosjektorganisasjonen, selv om det kan kreve ekstra innsats og ressurser. Bruk av BIM skal gi trygghet hos de utførende om at det som er prosjektert og planlagt lar seg bygge rasjonelt og gjennomtenkt.
4.11 Ferdigstillelsesfasen
Det er avsatt en normert prosess til ferdigstillelsesprosessen. Denne blir nærmere gjennomgått i Fase 2.
5 GRENSESNITT
Håndtering av grensesnitt mot sideentrepriser, byggherreleveranser, brukerutstyr, eksisterende bygg, konstruksjoner og installasjoner, grunnforhold, etc. avklares i Fase 1. Manglende ivaretakelse av grensesnittene gir ikke grunnlag for endring av pris.