Kontrakt – varekjøp

Kontrakt – varekjøp

Trondheim kommune (Oppdragsgiver)

Postadresse: Eiendom Org. nr.: 942 110 464

Postboks 0000, Xxxxxxxxx

Telefonnr.:

Postnr.: 7004 E-post:

Poststed: Trondheim Kontaktperson:

og

Navn på leverandør (Leverandør)

Postadresse: Org. nr.:

Postnr.: Telefonnr.:

Poststed: E-post:

Kontaktperson:

Avtaleområdet:

Kjøp av lastebil med krokløft

Avtaleperiode:

Kjøpsavtale. Serviceavtale gjelder 5 år fra levering finner sted. Serviceavtale forlenges

automatisk inntil den sies opp av en av partene.

Vedlegg til avtalen:

Vedlegg 1 Tilbudsskjema

Avtale undertegnet:

Avtalen er elektronisk signert i Mercell

Antall vedlegg: 1 Antall sider: 9

Innholdsfortegnelse

Generelt om avtalen 4

Definisjoner 4

Avtaleperiode 4

Språk 4

Avtalen 4

Omfang og innhold 4

Lønns- og arbeidsvilkår 4

Etisk handel 5

Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår 5

Leverandørs forpliktelser 5

Leveringsbetingelser 5

Leveringsgaranti 5

Miljø 6

Leverandørs sideforpliktelser 6

Service 6

Kvalitet 6

Levering 6

Møter og seminarer i kontraktsperioden 6

Ordrebekreftelse 6

Retur og feilleveranser 6

Sanksjoner 6

Heving 7

Pris 7

Regulering av prisen 7

Fakturering 7

E-faktura 7

Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse” 8

Vedlegg til EHF- faktura 8

Aksesspunkt 8

Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 8

Generelt 8

Kommunikasjon 8

Kontraktsbetingelser 8

Transport av avtalen 9

Endringer i Leverandørs organisasjon mv. 9

1 Generelt om avtalen

På bakgrunn av tilbudsforespørsel har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av Lastebil med krokløft.

Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.

2 Definisjoner

I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.

3 Avtaleperiode

Engangskjøp.

Serviceavtale gjelder 5 år fra levering finner sted. Serviceavtale forlenges automatisk inntil den sies opp av en av partene.

4 Språk

All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.

5 Avtalen

5.1 Omfang og innhold

Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av lastebil med krokløft til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.

6 Lønns- og arbeidsvilkår

Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.

7 Etisk handel

Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.

8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår

a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapporterting på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.

b) Leverandøren skal på forespørsel rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.

c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.

d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:

● Timelister

Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.

● Lønnsslipper

Lønnslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.

● Oppdragavtale for vikaren

● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.

9 Leverandørs forpliktelser

9.1 Leveringsbetingelser

Oppdragsgiver s leveringsbetingelse er DDP (inkl. lossing av varer inn til anvist sted) til bestillingens angitte leveringsadresse i samsvar med Incoterms 2010.

Levering skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet.

9.2 Leveringsgaranti

Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Eventuelle avvikende

leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

Ved feil på varer skal Leverandøren snarest mulig rette disse i tråd med garantibestemmelsene.

Oppstår det forsinkelser i leveringen skal Oppdragsgiver varsles umiddelbart.

For at levering skal kunne godkjennes skal den også i alle henseender være i samsvar med denne bestillingen, med mindre avvik er forhåndsgodkjent av respektive bestiller.

9.3 Miljø

Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.

Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.

9.4 Leverandørs sideforpliktelser

(Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag). Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser:

9.4.1 Service

9.4.2 Kvalitet

9.4.3 Levering

9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden

Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere representanter hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av avtaleforvalter.

10 Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelse med estimert leveringsdag skal sendes umiddelbart.

11 Retur og feilleveranser

Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen.

12 Sanksjoner

Kompensasjon for forsinket levering er 10.000 kr. pr. uke. Kompensasjonen trekkes fra på fakturaen til Oppdragsgiver.

Dagmulkten på brudd på garantert responstid på verksted er på kr 2 000,- pr. virkedag inntil reparasjonen påbegynnes, dvs. aktiv feilsøking og reparasjon.

13 Heving

Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.

For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold

● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver

● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid

● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.

● Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget punt om dette.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.

Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.

14 Pris

Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert (dato).

14.1 Regulering av prisen

Pris for kjøp er ikke gjenstand for justering.

Pris for serviceavtale og timepris for reparasjon er faste i 5 år. Etter 5 år justeres pris for service og vedlikeholdsavtale i tråd med leverandørens satser.

15 Fakturering

15.1 E-faktura

Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra

sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.

15.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”

Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.

Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.

15.1.2 Vedlegg til EHF- faktura

Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.

15.1.3 Aksesspunkt

Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.

En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.

For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx

16 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden

16.1 Generelt

Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.

16.2 Kommunikasjon

Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant.

17 Kontraktsbetingelser

På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.

Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:

● Kontrakt

● Tilbudsforespørsel

● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer (AIK varer 2017)

● Leverandørens tilbud av dato

Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

17.1 Transport av avtalen

Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.

18 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.

Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.

Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.