• Hva bør en avtale mellom arkivgiver og

Avtaler ved mottak av arkiv

Innsyn i arkiv: regler, rutiner og praksis

Avtale om avlevering eller deponering

• Hva bør en avtale mellom arkivgiver og

mottakerinstitusjon inneholde?

• Regler for eiendomsrett: Er arkivet avlevert eller deponert?

• Kortfattet beskrivelse av arkivets innhold

• Rettigheter og forpliktelser: Regler for kopiering, dekning av kostnader (transport, emballasje, pakking, ordning og katalogisering, tilbakelån)

• Forbehold om kassasjon og tilbakeføring

• Klausuler for bruk: publikums adgang til materialet

Adgang til innsyn i arkiv

• Hovedprinsipp: Informasjonen i arkiv er fritt

tilgjengelig for alle interesserte

• Arkiv kan inneholde sensitiv informasjon (personømfintlige opplysninger, forretningshemmeligheter, materiale underlagt opphavsrett mv.)

• Regelverk og rutiner for innsyn i arkiv er nødvendig

Adgang og innsyn i arkiv

• Arkiver hos museer og arkivdepot

• Eget sakarkiv (administrativt og faglig)

• Dokumentsamlinger (foto, intervjuer, dokumentasjonsprosjekter osv.)

• Privatarkiver

• Offentlige arkiv i depot

Regelverk for innsyn (adgang til arkiv)

• LOV 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i

offentleg verksemd (offentleglova)

• FOR-2008-10-17-1119: Forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta)

• LOV-1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

• LOV-2000-04-14-31: Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)

• LOV 1961-05-12-2 Opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven)

• Andre særlover

• Arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver

• Privatarkiv: arkivgivers klausuler

Offentlighetsloven

• § 1 Formålsparagrafen

• Formålet med loven er å legge til rette for at offentlige virksomheter er åpne og gjennomsiktige. Dette for å styrke informasjons- og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, den enkeltes rettssikkerhet, tilliten til det offentlige og allmennhetens kontroll av det offentlige. Xxxxx skal også legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon.

Offentlighetsloven

• § 2 Lovens virkeområde

• a) kommuner, fylkeskommuner og stat

• b)andre rettssubjekt i saker der disse fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrifter

• c) selvstendige rettssubjekt hvor stat, kommune eller fylkeskommune direkte eller indirekte har en eierandel som gir mer enn 50 % av stemmene i subjektets øverste organ

• d) selvstendige rettssubjekt hvor stat, kommune eller fylkeskommune direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmer med stemmerett i det øverste organet i subjektet

• Punkt c og d gjelder ikke rettssubjekt som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private

Offentlighetsloven

• § 3 Hovedregel for innsyn

• Saksdokumenter, journaler og lignende registre hos organet er åpen for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Alle kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende registre hos organet.

Offentlighetsloven

• § 4 Definisjoner

• Dokumentbegrepet er det samme som i Arkivloven

• Begrepet saksdokument: Dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ eller som organet selv har opprettet og som gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet

• Følgende skal ikke regnes som organets saksdokument:

• a: Dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling

• b: Dokument som private har overlatt til offentlig arkiv for bevaring

• c: Dokument som er overlatt til organet for offentliggjøring i skrifter som blir gitt ut av organet

• d: Avis, tidsskrift, reklamemateriale og lignende som organet har mottatt uten at det er knyttet til en bestemt sak i organet

• e: Dokument som er medarbeider i organet har mottatt i annen

egenskap enn som ansatt i organet 9

Offentlighetsloven

• § 5 Utsatt innsyn

• § 6 Forbud mot forskjellsbehandling

• § 8 Hovedregel – gratis innsyn (med visse forbehold)

• § 10 Plikt til å føre journal: Organ som er underlagt offentlighetsloven plikter å føre journal etter bestemmelsene i arkivforskriften §§ 2-6 og 2-7

• Husk skillet: Fullstendig journal – offentlig journal

• § 11 Merinnsyn: Selv der man har anledning til å gjøre unntak fra innsyn, skal man vurdere om innsyn i hele eller evt. deler av dokumentet likevel kan gis

• § 12 Unntak for resten av dokumentet

10

Offentlighetsloven

• UNNTAK FRA INNSYN

• § 13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt

• § 14 Organinterne dokumenter, med visse unntak

• § 15 Dokument innhentet utenfra for intern saksforberedelse

• § 16 Innsyn i interne dokumenter hos kommuner og fylkeskommuner

• § 18 Unntak for rettssaksdokumenter

• § 23 Unntak av hensyn til det offentlige sin forhandlingsposisjon mv:

Det kan gjøres unntak fra innsyn for opplysninger når det er påkrevd av hensyn til forsvarlig gjennomføring av økonomi, lønns- eller personalforvaltningen til organet.

Det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoll etter regelverk gitt i lov om offentlige innkjøp. Det gjelder til man har

valgt leverandør. 11

Offentlighetsloven

• § 25 Unntak for tilsettingssaker, lønnsoppgaver mv.

• § 26 Unntak for eksamensdokument, forskningsopplysninger og fødselsnummer mv.

• INNSYNSKRAV: Behandling og klage

• § 28 Innsynskrav kan stilles skriftlig eller muntlig

• § 29 Avgjørelse av innsynskravet: Det organet som mottar kravet skal vurdere det. Normal frist er 3 virkedager

• § 31 Avslag og begrunnelse: Avslag på innsynskrav skal være skriftlig, og skal vise til hjemmel for avslaget. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist

• § 32 Klage: Xxxxxx noen ikke får innsyn kan dette påklages

Offentlighetsforskriften

• § 1. Unntak frå virkeområdet til offentlighetsloven:

• Loven gjelder ikke for disse dokumenta hos selvstendige rettssubjekt: dokument som gjeld kunstnerlig og faglig programmering og planlegging av repertoar i kulturinstitusjoner

• § 4. Betaling for innsyn:

• Det kan kreves betaling for innsyn i form av vanlige utskrifter eller kopier til papir, og for utsendinga, når tallet overstiger hundre ark i A4-format i én sak

• Det kan imidlertid tas betaling for tjenester som går ut over den innsynsrett som følger etter offentlighetslov eller andre lover

• § 5 Unntak fra rett til kopi er mulig for:

• Opphavsrettslig materiale, materiale i dårlig forfatning mv.

Offentlighetsforskriften

• §§ 6 og 7 Tilgjengeliggjøring av journaler og evt. dokument på

internett

• Følgende dokumenter og journalinnførsler må ikke på nett:

• a)opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

• b)opplysninger som det kan gjøres unntak fra innsyn for etter § 9 i

forskrifta her (materiale i dårlig forfatning mv.)

• c)opplysninger som nevnt i personopplysningsloven § 2 nr. 8

• d)fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon

• e)opplysninger om lønn og godtgjørelse til fysiske personer, med unntak for opplysninger om lønn og godtgjørelse til personer i ledende stillinger i det offentlige og i ledende stillinger eller i styret i selvstendige rettssubjekt

• f)materiale som en tredjepart har immaterielle retter til, med unntak for materiale der rettshaveren samtykker til at materialet

blir gjort tilgjengelig mv. 14

Offentlighetsforskriften

• § 9. Mulig unntak fra innsyn i dokument og

journaler som er:

• I dårlig forfatning

• Dårlig ordnet/katalogisert eller uordnet

• Mv.

15

Forvaltningsloven

• § 1. (lovens generelle virkeområde)

• Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan regnes i denne lov et hvert organ for stat eller kommune

• § 13. Taushetsplikt for opplysninger om:

• Personlige forhold

• Forretningshemmeligheter

• §§ 13 a og b Fravik fra taushetsplikt:

• For dem opplysningene direkte gjelder. For parter i sak. For forskningsformål

• Søknad om forskerinnsyn i taushetsbelagt materiale avgjøres av:

• Statlige arkiv og privatarkiv hos Arkivverket: Riksarkivaren

• Kommunale arkiv: Kommunaldepartementet/fagdepartemente1r6

• Privatarkiv hos museene?

Forvaltningsloven

• § 13c

• Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene

• Taushetsplikten bortfaller etter 60 år når ikke annet er bestemt i annen lov eller forskrift

• §§ 13 d og e:

• Krav til forskeres behandling av

taushetsbelagte opplysninger

Forvaltningsloven

• § 18 om parters rett til innsyn

• § 19 innskrenking av partsinnsyn

• § 20 hvordan gi innsyn

• § 21 klage på avslag om innsyn

Personopplysningsloven

• § 1. Lovens formål:

• Formålet er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger

• Xxxxx skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger

• Loven gjelder for alle virksomheter som behandler personopplysninger, både offentlige

og private 19

Personopplysningsloven

• § 2, pkt 8. sensitive personopplysninger er

opplysninger om:

• a)rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

• b)at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt

eller dømt for en straffbar handling

• c)helseforhold

• d)seksuelle forhold

• e)medlemskap i fagforeninger

Personopplysningsloven

• § 6. Forholdet til lovbestemt innsynsrett etter

andre lover:

• Loven begrenser ikke innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i personopplysninger

Åndsverkloven, andre lover

• Materiale underlagt opphavsrett, inkluderer

foto

• Skille mellom offentliggjorte og ikke offentliggjorte åndsverk

• Særlover: sparebankloven, statistikkloven,

adopsjonslovgivning mv.

Arkivlovgivningen

• Arkivloven § 14: Riksarkivaren kan gi nærmere retningslinjer for arbeidet

med privatarkiv

• Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver

• Pkt. 3.4.1 Depotinstitusjoner skal ha som målsetting at privatarkiv er ordnet og tilgjengelig for publikum

• Pkt 3.4.2. Depotinstitusjoner skal ikke holde tilbake informasjon fra privatarkiver ut fra eksterne eller interne forskningsbehov om ikke dette er særskilt avtalt med arkivgiver

• Arkivforskriften § 4-9: Offentlige organ skal ha regler for hvem som har tilgang til arkivlokalene (magasinet)

• Arkivforskriften § 5-6

• Arkivdepot skal legge til rette slik at publikum kan gjøre bruk av arkivmaterialet innenfor de rammene som følger av gjeldende regelverk for innsynsrett og taushetsplikt

• Arkivdepot vurderer hvordan arkivmaterialet skal gjøres tilgjengelig (kopier osv.). Originalmateriale skal kun gjøres tilgjengelig under tilsyn fra arkivdepotet (på lesesal). (Arkivgiver/arkivskaper kan ha avtalt rett om

tilbakelån) 23

Privatarkiv: givers klausuler

• Arkivloven § 16: arkiveier kan fastsette særskilte

klausuler

• Klausul må fastsettes i avtale

• Anbefaling: legg så langt det er mulig lovverk og forskrifter til grunn (offentlighetsloven, forvaltningsloven mv.)

• Arkivloven § 16: arkivgivers klausul gjelder maksimalt 100 år

• Deponert materiale: klausul så lenge arkiveier ønsker det!

• Normalt vurderer mottakerinstitusjon forespørsler om innsyn i avleverte arkiv, skal arkivgiver ha denne retten, må det fremgå i avleveringsavtalen

• Deponerte arkiv: Viktig at hvem som skal vurdere innsyn

blir avtalefestet 24

Tidsrammer for klausul

• Forvaltningsloven 60 år

• Forlengelse ut over dette etter enkeltvedtak/vurdering

• Særlover: folketellinger, adopsjoner 100 år

• Privatarkiv: Arkivgiver kan sette klausul inntil

100 år

Innsyn – rutiner

• Sakarkiv:

• Ha offentlig journal

• Opprett samlesak for innsynsforespørsler per år

• Avgjør hvem som vurderer innsynsforespørsler

• Ha rutiner for klagebehandling

• Arkiv i depot: privatarkiv og offentlige arkiv

• Arkivkatalogen: viktig hjelpemiddel

• Sjekk hva som står i avleveringsavtale for

privatarkiv

• Innsyn i uordnet materiale: vis særlig forsiktighet

Innsyn i praksis

• Innsyn på lesesal

• Innsyn ved kopier ol.

• Lesesal: reglement, utlånskort, besøksregister

• Rutiner for bruk av fotoapparat, skanner

• Klausulert materiale: forskere kan gis adgang til studier på lesesal jf. innvilget innsynssøknad

• Partsinnsyn: helst ikke egen gjennomgang på lesesal

• Partsinnsyn, ikke nødvendigvis adgang til å få se ”alt”

• Den eller de som søker innsyn i taushetsbelagte opplysninger må legitimere seg 27