Konkurranse med forhandling

Mobilt vakthold innebærer innvendige og/eller utvendige inspeksjonsrunder av kortere varighet med frekvens etter kundens behov, der vekter i hovedsak utfører forebyggende sikkerhetsoppgaver og områdekontroll.

Stasjonært vakthold innebærer oppdrag med fast tilstedeværelse hos Kunde under hele oppdragets varighet. Stasjonært vakthold utføres med henholdsvis kortsiktig og kontinuerlig bemanning. Ved kortsiktig bemanning bestilles vakthold ved behov for en definert periode, mens kontinuerlig bemanning innebærer at vakthold utføres i en fast skiftordning. Kontinuerlig bemanning utføres kun for enkelte kunder i Deltilbud 1 Helse Sør-Øst RHF, og fremgår av «Prisskjema».

Eksempler på arbeidsoppgaver som kan inngå i stasjonært vakthold er overvåkning/kontroll av sikkerhetssystemer og kundens arealer ved hjelp av ITV, betjening av alarmer, innvendige kontrollrunder med forebyggende sikkerhetsoppgaver, betjening av sentralbord, diverse serviceoppgaver mm. Det understrekes at vektere i stasjonært vakthold også kan bli tilkalt for å bistå i situasjoner der helsepersonell har plikt til å gi helsehjelp selv om pasienten motsetter seg det, jf. helsepersonelloven §7, og/eller når reglene om nødrett og nødverge kommer til anvendelse, jf. straffeloven §§ 17 og 18; Dersom pasienter eller andre utviser truende atferd eller utgjør en trussel for seg selv eller andre, og det er fare for personskade eller skade på inventar og utstyr, kan vekter bli tilkalt for å forebygge voldssituasjoner, og dempe utagering.

Tiltredende kunder har egne avtaler for alarmmottak. Det forventes at Tilbyder kan motta og aksjonere på alarm der Kunde har behov for dette.

1.2.1. Estimert verdi

Estimert totalverdi av anskaffelsen er 73 MNOK eks.mva pr år inkludert opsjoner, basert på tiltredende kunders forbruk for 2016. Estimert verdi for ulike deltilbud fordeler seg som følger:

Deltilbud	Estimert verdi
1. Helse Sør-Øst RHF	66 MNOK
2. Helse Vest RHF	3 MNOK
3. Helse Midt-Norge RHF	2 MNOK
4. Helse Nord RHF	2 MNOK

Oppgitte forbrukstall er kun veiledende, og ikke på noen måte bindende for den enkelte Kunde. Rammeavtalen skal dekke Kundens behov for levering av manuelle sikkerhetstjenester til enhver tid.

1.3. Sikkerhetsarbeid i helseforetakene

I et sykehusmiljø vil man møte mennesker i svært vanskelige og følelsesmessig belastede situasjoner. Dette tatt i betraktning, er det viktig at det personell som skal arbeide med sikkerhet i helseforetakene har en forståelse for, og evne til, å utføre sitt arbeid på en diplomatisk og skånsom måte.

Helseforetakenes bygninger karakteriseres av å være åpne objekter der alle har adgang, kombinert med at det i dybden skal praktiseres svært restriktiv sikring av sensitive opplysninger, samt kostbart og livsviktig utstyr.

Oppdragsgiver understreker at denne konkurransen ikke har til hensikt å endre dagens struktur for hvordan sikkerhetstjenester utføres i helseforetakene.

1.4. Avtaletype

Rammeavtale med én leverandør pr deltilbud.

1.5. Avtaleperiode

Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år regnet fra tiltredelsestidspunkt.

Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.

Kundene har forskjellige utløp av nåværende avtaler og vil dermed tiltre avtalen ved utløp av eksisterende avtaler, se Vedlegg «Kunder tiltredelse».

1.6. Hel- eller deltilbud

Konkurransen inndelt i følgende deltilbud:

1. Helse Sør-Øst RHF

2. Helse Vest RHF

3. Helse Midt-Norge RHF

4. Helse Nord RHF

Tilbud kan gis for ett, flere eller alle deltilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele en samlet kontrakt til en leverandør, der en leverandør har inngitt tilbud på alle delområder og det samlede tilbudet har det beste forholdet mellom pris, bemanningskomeptanse og tjenestekvalitet totalt sett, jf. anskaffelsesforskriften § 19-4 (5).

1.7. Opsjoner

For Deltilbud 1 Helse Sør-Øst RHF kan Lovisenberg Diakonale Sykehus AS og Diakonhjemmet Sykehus AS tiltre rammeavtalen ved opsjon. I tillegg foreligger det en opsjon om kontinuerlig bemanning ved Oslo Universitetssykehus HF. Tjenester som skal ytes hos disse kundene ved utløsning av opsjonen fremgår av «Prisskjema», og Tilbyder må prise opsjonen slik anvist her.

Opsjonene kan utløses innenfor fastsatte perioder:

• Oslo Universitetssykehus HF: 01.10.2018 – 30.09.2019

• Lovisenberg Diakonale Sykehus AS: 01.01.2019 – 30.09.2019

• Diakonhjemmet Sykehus AS: 01.10.2018 – 30.09.2019

1.8. Bruk av underleverandører

Oppdragsgiver anser stasjonært vakthold som en kritisk del av kontrakten, og det kreves at denne tjenesten skal utføres av tilbyder selv, jf. anskaffelsesforskriften §19-2 (2). Kontraktsforpliktelsene om stasjonært vakthold skal derfor ikke overdras til underleverandører.

Stasjonært vakthold ansees som kritisk da dette i vesentlig grad vil bidra til å oppfylle kontrakten med den kvalitet og til den prisen som skal avtales. Utførelsen av stasjonært vakthold krever nær kontakt med kunden over lengre tid, og det kreves fortrolighet mellom kunden og leverandøren da leverandørens ansatte kan ha tilgang til sensitive pasientopplysninger.

Dersom tilbyder velger å overdra sitt ansvar for øvrige deler av kontrakten til underleverandører, vil tilbyder fortsatt være fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.

Se for øvrig punkt 5.5 vedrørende særlige kvalifikasjonskrav ved bruk av underleverandør, og Rammeavtalens punkt 8.3 vedrørende Tilbyders ansvar ovenfor underleverandører.

1.9. Virksomhetsoverdragelse

For de foretak i Helse Sør-Øst som i dag benytter kontinuerlig bemanning for stasjonært vakthold, eller som vil benytte dette ved innløsning av opsjon, vil overdragelse av kontraktsforpliktelser til leverandør kunne utgjøre en virksomhetsoverdragelse i henhold til arbeidsmiljøloven. Dette vil kunne medføre at leverandøren ved kontraktstildeling blir bundet av de rettigheter og plikter som følger av arbeidsmiljølovens kapittel 16 Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. I så fall vil leverandøren være ansvarlig for etterlevelse av disse reglene.

1.10. Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:

Dokument	Navn
	Kravspesifikasjon
	Prisskjema
Vedlegg	Skiftplan kontinuerlig bemanning
Vedlegg	Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner
Vedlegg	Kunder tiltredelse
Vedlegg	Bankgaranti – påkravsgaranti
Vedlegg	Svarskjema Tilsagn om bankgaranti
Vedlegg	MAL Følgebrev for forespørselen
Vedlegg	MAL Tilbudsbrev
Vedlegg	Svarskjema erfaring
Vedlegg	Forpliktelseserklæring
Vedlegg	Offentlig innsyn i tilbudene
	Rammeavtale m/vedlegg angitt nedenfor:
Vedlegg	Kravspesifikasjon utfylt av leverandør
Vedlegg	MAL Prisliste
Vedlegg	MAL Salgstatistikkrapportering
Vedlegg	Etiske krav
Vedlegg	Helse Nord - Krav til implementering
Vedlegg	Helse Midt-Norge – Krav til implementering – link til dokumenter/informasjon
Vedlegg	Helse Midt-Norge – Samhandlingsavtale
Vedlegg	Helse Vest – Samhandlingsavtale
Vedlegg	Helse Vest – Bestillingsrutiner
Vedlegg	Helse Sør-Øst – Krav til implementering - link til dokumentene/informasjon
Vedlegg	Helse Sør-Øst – Samhandlingsavtale

1.11. Fremdriftsplan

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende aktiviteter og tidsrammer for prosessen:

Aktivitet

Tidspunkt

Veiledende kunngjøring

12.01.2017

PREKVALIFISERINGSFASEN

Prekvalifisering lyses ut

02.02.2018

Prekvalifiseringskonferanse

12.02.2018,

kl 09:00-12:00

Frist for å stille spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget

26.02.2018, kl. 12:00

Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen

05.03.2018, kl. 12:00

Behandling av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Meddelelse om eventuell avvisning.

Uke 10

TILBUDSFASEN

Invitasjon til å inngi tilbud

12.03.2018 (tentativ)

Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget

26.03.2018 (tentativ) Fastsettes i invitasjonen.

Frist for å levere tilbud

16.04.2018 kl 12:00

Fastsettes i invitasjonen

Gjennomføring av forhandlingsrunde(r)

Uke 19 (tentativ)

Frist for å levere endelig tilbud

Uke 20 (tentativ)

Evaluering

Uke 22 (tentativ)

Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne

Uke 25 (tentativ)

Avtaleinngåelse

01.07.2018 (tentativ)

2. Regler for gjennomføring av konkurransen‌

2.1. Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling etter anskaffelsesforskriftens del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.

I en konkurranse med forhandling kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å delta i konkurransen.

Oppdragsgiveren vil forhandle med alle kvalifiserte leverandørene, med mindre antall tilbud er redusert. Bare de leverandører som blir invitert av Xxxxxxxxxxxxx vil kunne inngi tilbud.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Forhandlingene vil kunne gjennomføres i flere faser, fortrinnsvis skriftlig, men også muntlig. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud etter hver fase på grunnlag av tildelingskriteriene. Oppdragsgiveren vil avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene.

Etter mottak av tilbud første gang forbeholder Xxxxxxxxxxxxx seg retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger.

2.2. Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

2.3. Skatteattest

Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.

Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

3. Krav til forespørsel om deltakelse i konkurransen

Det skal inngis en søknad om deltakelse i konkurransen.

Kun søkere som oppfyller krav satt til leverandørens deltakelse i konkurransen vil inviteres til å inngi tilbud.

3.1. Avvisning av forespørsel om deltakelse i konkurransen

Dersom Xxxxxxxxxxxxx finner grunn til å avvise Xxxxxxxxx søknad om deltakelse i konkurransen, vil en skriftlig meddelelse om dette oversendes snarest mulig. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for avvisningen.

Tilbyder som får sin forespørsel om deltagelse i konkurransen avvist, kan ta ut begjæring om midlertidig forføyning innen 15 dager regnet fra da meddelelsen er sendt, jf. anskaffelsesforskriften

§ 20-7.

3.2. Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen

Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er er angitt i punkt 1.11.

Alle forespørsler om deltakelse skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter fristens utløp.) Se forøvrig punkt 6.3 under, for veiledning til opprettelse av bruker i Mercell mv.

3.3. Forespørselens utforming ved levering

Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur: Vedlegg 1 – Følgebrev for forespørselen

Vedlegg 2a – Forpliktelseserklæring

Vedlegg 2b – Det europeiske egenerklæringsskjemaet for evt. støttende foretak Vedlegg 3 – Sladdet versjon av forespørselen

Vedlegg 4 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jf pkt 5.1 Registrering og autorisasjoner Vedlegg 5 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jf pkt 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Vedlegg 6 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jf pkt 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Vedlegg 7 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jf pkt 5.4 Kvalitetssikringsstandarder

Vedlegg 8 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jf pkt 5.5 Særlig dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører

Hvis tilbyder støtter seg på andre foretak for å oppfylle et eller flere kvalifikasjonskrav skal det også leveres en forpliktelseserklæring for hvert foretak tilbyder støtter seg på. Se konkurransegrunnlagets punkt 5.6.

3.4. Språk

Tilbudet skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.

4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet

Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema integrert i Mercell.

I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) skal Tilbyder levere alle dokumentasjonsbevis sammen med forespørsel om deltakelse i konkurransen.

4.2. Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:

- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.

- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

5. Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav. Etterspurte kvalifikasjonsbevis/dokumentasjon skal leveres samtidig med forespørselen og lastes opp i Mercell.

5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.

Kvalifikasjonskrav 5.1.1

Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

Dokumentasjon

• Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest.

• Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet.

Kvalifikasjonskrav 5.1.2

Tilbyder skal inneha gyldig tillatelse fra politi til å utøve vaktvirksomhet ihht. Vaktvirksomhetsloven § 3, gjeldende for de tjenesteområder det leveres tilbud på.

Dokumentasjon

• Bekreftelse fra relevante politidistrikt eller nasjonal politimyndighet på at tilbyder innehar gyldig tillatelse. Eventuelle forbehold og/eller restriksjoner fra utsteder knyttet til tillatelsens gyldighetsområde må fremkomme (tjenesteområder, geografi eller likende).

• Bekreftelse fra tilbyder på at det er søkt om ny tillatelse til å utøve vaktvirksomhet etter nye regler fastsatt av Justis- og

beredskapsdepartementet.

5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet

Kvalifikasjonskrav 5.2.1

Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Det er et krav at Tilbyder har:

a) En minimumsomsetning på det dobbelte av kontraktens verdi for det deltilbudet det søkes på

b) Kredittvurdering, som nevnt under

c) Ansvarsforsikringsbevis, som nevnt under

d) Tilsagn om bankgaranti, som nevnt under

Dokumentasjon

Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter:

a) Siste godkjente årsregnskap med revisors kommentarer

b) Xxxxxxxx skal, ved dokumentasjon fra et anerkjent kredittvurderingsfirma, dokumentere at tilbyder er

”kredittverdig uten sikkerhet”. Kredittvurderingen skal ikke være

eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for prekvalifikasjonssøknaden.

c) Tilbyders ansvarsforsikringsbevis skal ikke være mindre enn 150 G for deltilbud 1 Helse Sør-Øst RHF. For øvrige deltilbud skal tilbyders ansvarsforsikringsbevis ikke være mindre enn 75 G. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade leverandøren kan påføre Kunden eller tredjemanns person eller ting i forbindelse med gjennomføring av leveransen. Det vises til Rammeavtalens punkt 8.16 og 11.7. Forsikringsbeviset skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer skadelidtes rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere skadelidtes krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt.

d) Signert Vedlegg «Svarskjema tilsagn om Bankgaranti», hvor bank/ finansinstitusjon bekrefter en utstedelse av bankgaranti med slik tekst som vedlagt i Vedlegg «Bankgaranti - påkravsgaranti» dersom tilbyder blir tildelt avtale. Tilbyder skal stille bankgaranti av foretak som har rett å drive finansieringsvirksomhet etter finansieringsvirksomhetsloven § 1-

4. For Deltilbud 1 Helse Sør Øst RHF skal det stilles en bankgaranti på kr 300 000. For øvrige deltilbud skal det stilles en bankgaranti på kr 100 000 pr deltilbud. Dersom Tilbyder søker på flere deltilbud skal del stilles bankgaranti tilsvarende summen

av disse.

5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav 5.3.1

Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Dokumentasjon

Xxxxxxxxxxxxx vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter.

Tilbyder skal fylle ut Vedlegg «Svarskjema Tekniske og faglige kvalifikasjoner», arkfane «Erfaring».

Kvalifikasjonskrav 5.3.2

Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Dokumentasjon

Xxxxxxxxxxxxx vil her vurdere Xxxxxxxxx kapasitet i forhold til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene opp mot den enkelte kunde.

Tilbyder skal fylle ut Vedlegg «Svarskjema Tekniske og faglige kvalifikasjoner», arkfane «Kontraktsforpliktelser».

5.4. Kvalitetssikringsstandarder

Kvalifikasjonskrav 5.4.1

Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem, for eksempel i henhold til NS-EN ISO 9001:2015, som skal etterleves i praksis.

Dokumentasjon

• Sertifiseringsattest for den aktuelle kvalitetssikringsstandarden

• Det kan også fremlegges andre attester utstedt av organer i andre EØS-stater som overholder fellesskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering, forutsatt at tilbyder kan dokumentere at disse tilsvarer NS-EN ISO 9001:2015.

• Oppdragsgiver vil godta annen dokumentasjon for tilsvarende kvalitetssystem dersom tilbyder ikke har mulighet til å få slike attester innen tilbudsfristen, og dette ikke skyldes tilbyder selv. Dette forutsetter at tilbyder dokumenterer at disse tiltakene

tilsvarer de etterspurte kvalitetssystemene.

Kvalifikasjonskrav 5.4.2

Tilbyders kvalitetssikringssystem skal kunne ivareta punktene oppstilt under. Systemet skal ha prosedyrer samt dokumenterbar historisk sporbarhet, for til enhver tid å kunne ivareta følgende;

1. Prosedyrer for oppfølging av vekterens arbeids- og hviletid.

Leverandør er ansvarlig ovenfor Oppdragsgiver/Kunde for at den enkelte vekter ikke samlet disponeres i strid med arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser.

a. Tilbyders kvalitetssikringssystem skal sikre at eventuelle dispansasjoner for den enkelte vekter fra arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid dokumenteres.

2. Prosedyrer for dokumentasjon av vekterens utdanning, kompetanse og erfaring

a. Utdanning – Tilbyders kvalitetssikringssystem skal dokumentere at vekteren innehar godkjent grunnutdanning, samt regodkjenning for de dette omfatter, ihht til gjeldende regelverk.

b. Erfaring og kompetanse – Tilbyders kvalitetsikringssystem skal sikre at vekterens erfaring og kompetanse er dokumentert, og til en hver tid holdes oppdatert.

c. Gjennomført opplæring – Tilbyders kvalitetssikringssystem skal dokumentere at vekteren har gjennomgått fullstendig opplæring ihht den enkelte Kundes opplæringsplan for de tjenester som skal utføres.

d. Tilfredsstillende vandel – Tilbyders kvalitetssikringssystem skal kunne dokumentere at uttømmende politiattest er innhentet og vandel er vurdert tilfredsstillende iht. Oppdragsgivers krav.

e. Årlig gjennomføring av kurs – Tilbyders kvalitetssikringssystem skal kunne dokumentere at vektere har gjennomført årlig kurs i HLR, brannvern og konflikthåndtering ihht Oppdragsgiver krav.

Dokumentasjon

• En detaljert beskrivelse som konkret skal vise at oppstilte krav under 1 og 2 oppfylles, herunder hvordan dette vil etterleves i praksis. Beskrivelsen skal ikke overstige 10 sider (minimum skriftsstørrelse 11 pkt, 1,15 linjeavstand og 2,5 cm marg på

høyre og venstre side, 1,5 cm marg på topp og bunn)

5.5. Særlige dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører

Kvalifikasjonskrav 5.5.1

Dersom underleverandører skal benyttes, skal Tilbyder dokumentere at samtlige underleverandører oppfyller kvalifikasjonskravene i 5.1 og 5.4 stilt til søker i denne

konkurransen.

Dokumentasjon

Dokumentasjon slik beskrevet i punkt 5.1 og 5.4.

5.6. Støtte fra andre foretak

Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg

skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se Vedlegg «MAL Forpliktelseserklæring».

6. Krav til tilbudet‌

6.1. Parallelle tilbud

Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per deltilbud i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.

6.2. Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

6.3. Innsending av tilbud

Tilbudsfristen vil fremgår av invitasjonen til å inngi tilbud.

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)

Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.

Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.

Elektronisk signatur kan Xxxxxxxx skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx , xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.

Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.

Elektronisk signatur utenfor Norge:

Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:

Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES

Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509 sertifikater men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.

Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings / tilbudsinnleveringsstegene.

6.4. Tilbudets utforming ved levering

Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:

Vedlegg 1 - Tilbudsbrev

Vedlegg 2 - Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3 - Utfylt prisskjema

Vedlegg 4 - Sladdet versjon av tilbudet

Vedlegg 2 og 3 skal leveres i Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format.

Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.

6.5. Språk

Tilbudet skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.

Brosjyrer eller liknende kan også leveres på engelsk med mindre annet er angitt i

«Kravspesifikasjon».

6.6. Forbehold

Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.

6.7. Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

6.8. Omkostninger

Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.

6.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll

I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes «Vedlegg 4 - Sladdet versjon av tilbudet».

I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse, for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg – Offentlig innsyn i tilbud).

Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i Vedlegg 1 - Tilbudsbrevet.

7. Avgjørelse av konkurransen

7.1. Tildelingskriterier

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris, tjenestekvalitet og bemanningskompetanse.

Tildelingskriterium	Vekting
1. Pris	40 %
2. Tjenestekvalitet	30 %
3. Bemanningskompetanse	30 %

7.2. Utdyping av tildelingskriteriene

7.2.1. Pris

Tilbudet vil bli evaluert i henhold til «Prisskjema».

Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10.

For opsjoner beskrevet i punkt 1.7 vil 90 % av inngitt månedspris for aktuelle foretak inngå i beregning av totalsum pris for det Deltilbud 1 Helse Sør-Øst RHF.

7.2.2. Bemanningskompetanse

Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i «Kravspesifikasjon». Med bemanningskompetanse menes hvordan tilbyder selekterer og utvikler det personell som skal benyttes i tjeneste hos Kunden, samt hvordan tilbyder planlegger å anvende sitt personell for å sikre stabil drift hos Kunden.

Kundenes fagpersoner vil vurdere tilbyders bemanningskompetanse basert på de opplysninger som fremkommer i tilbudet. Det enkelte evalueringskrav under dette tildelingskriteriet tillegges lik vekt ved evaluering.

7.2.3. Tjenestekvalitet

Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i «Kravspesifikasjon». Med tjenestekvalitet menes tilbyders håndtering av bestillinger knyttet til stasjonært vakthold, samt hvordan tilbyder arbeider med å forbedre vektertjenesten opp mot sine kunder.

Kundenes fagpersoner vil vurdere tilbyders tjenestekvalitet basert på de opplysninger som fremkommer i tilbudet. Det enkelte evalueringskrav under dette tildelingskriteriet tillegges lik vekt ved evaluering.

7.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale

Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.

8. Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår med vedlegg er lagt ved konkurransegrunnlaget.

Document Metadata

Table of Contents

Konkurranse med forhandling

Document Metadata