Contract
Prosjekt: Nytt østfoldsykehus | |||||||
Tittel: Utstyrsavtaler Bilag 10 Administrative bestemmelser | |||||||
02 | For kontrakt | 30.10.13 | ONH | ELG | DAB | ||
01 | For kontrakt | 27.08.12 | ELG | ØYL | DAB | ||
Rev. | Beskrivelse | Rev. Dato | Utarbeidet | Kontroll | Godkjent | ||
Kontraktor/leverandørs logo: | Bygg nr: | Etasje nr.: | Systemgr.: | Antall sider: Side 1 av 13 | |||
Prosjekt: ØF | Utgivers nr: 0000 | Fag: U | Dok.type: SP | Løpenr: 0003 | Xxx.xx.: 02 | Status: G | |
Innholdsfortegnelse
3
3
7 Planlegging og rapportering 5
5
5
6
7
7
7
8
1 Innledning
Dokumentet beskriver de administrative rutinene som gjelder for utstyrskontrakter i nytt østfoldsykehus.
For enkelte leveranser med blant annet særskilte grensesnitt mot andre kontrakter, vil det være påkrevet med utfyllende bestemmelser utover det som fremgår av dette dokumentet. Slike bestemmelser vil spesielt fremgå av tilbudsgrunnlag for aktuelle anskaffelser.
Generelt gjelder at Leverandøren skal forholde seg til PNØs administrative bestemmelser som avtales.
2 Korrespondanse
Med korrespondanse menes brev, e-post, månedsrapporter, møtereferater etc. All korrespondanse skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Korrespondansen skal være på norsk med mindre annet er avtalt.
All korrespondanse skal merkes med kontraktsnummer.
Alle oversendelser skal adresseres til Oppdragsgivers representant og være signert av Leverandørens representant. Korrespondansen kan sendes papirbasert pr. post eller som scannet vedlegg pr. e-post (pdf-format).
Papirbasert post adresseres til
Prosjekt nytt østfoldsykehus v/Oppdragsgivers representant Postboks 1043
1705 Sarpsborg
Elektronisk post sendes til prosjektets e-postadresse: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3 Møter
3.1 Deltagelse
Leverandøren må være forberedt på å delta på møter som er nødvendig for detaljplanlegging av leveransen og fremdriften, avklaring av evt. grensesnitt mot andre aktører og evt. andre forhold som krever avklaringer med Oppdragsgiver. Alle møter skal refereres.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å delta i, og/eller få møtereferat fra viktige møter Leverandøren måtte ha med sine samarbeidspartnere eller underleverandører.
3.2 Oppstartsmøte
Etter kontraktsinngåelse vil Oppdragsgiver innkalle til oppstartsmøte for å gjennomgå kontraktens innhold, gi nødvendig informasjon om gjennomføring av kontrakten samt avklare om tilstrekkelig arbeidsgrunnlag er gitt.
4 Kvalitetssikring
Leverandøren skal ha et implementert og dokumentert kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal forsikre seg om at dette også gjelder evt. underleverandører.
Kvalitetssystemet skal inneholde et til enhver tid gjeldende organisasjonskart for kontraktsarbeidet. Leverandør skal på anmodning utarbeide en kvalitetsplan særskilt tilpasset Leveransen.
Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre kvalitetsrevisjoner av Leverandøren inkludert evt. underleverandører. Leverandør plikter å bidra ved gjennomføringen av slik revisjon.
Rett til revisjon som her er nevnt, fritar ikke Leverandøren for ansvar av noen art, selv om Xxxxxxxxxxxxx har unnlatt å kontrollere eller slik kontroll ikke har avdekket feil og mangler.
Dersom revisjon avdekker avvik, plikter Leverandør uten ugrunnet opphold å iverksette korrigerende tiltak. Oppdragsgiver kan fastsette en rimelig frist for gjennomføring.
Unnlatelse av å iverksette korrigerende tiltak utgjør vesentlig kontraktsbrudd.
Oppdragsgiver plikter å legge til rette for at Leverandør får tilgang til relevante kvalitetsdokumenter som er aktuelle for gjennomføringen av Leveransen.
5 Helse, miljø og sikkerhet
Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS1, samt Kundens særlige HMS-krav. Leverandør plikter å informere personell omfattet av Kontrakten om Kundens til en hver tid gjeldende HMS-krav og retningslinjer, og sikre at disse etterleves.
Ved leveranser av kjemiske stoffer skal forskriftsmessige HMS-datablad leveres sammen med Leveransen.
Leverandør er ansvarlig for at eget personell til enhver tid innehar og bruker påkrevet personlig verne- og sikkerhetsutstyr, samt utstyr som forebygger utilsiktede utslipp til luft, jord og vann. Spesielle krav knyttet til personlig verne- og sikkerhetsutstyr, er listet i Bilag 2 Forhold og adferd på byggeplassen.
6 Dokumentplan
Leverandøren skal utarbeide en dokumentplan som skal vise hvilke dokumenter som skal leveres i forbindelse med kontrakten. Typiske eksempler på dokumentasjon som skal inngå i planen er
• fremdriftsplan
• avtalte tegninger og modeller
• opplæringsplan
• brukerveiledninger
1 Med HMS menes Helse, Miljø og Sikkerhet. Miljøforhold som utslipp til luft, jord og vann, energibruk, avfall og materialvalg er inkludert i begrepet
• servicedokumentasjon
Mal for dokumentplan er vist i vedlegg 1.
Rutiner i forbindelse med dokumentplan og håndtering av dokumenter gjennomgås i oppstartsmøtet.
7 Planlegging og rapportering
7.1 Fremdriftsplaner
Leverandøren skal sammen med Oppdragsgiver utarbeide en detaljert leveranseplan for kontrakten. Planen skal fremlegges for godkjenning senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. Godkjent plan legges til grunn for leverandørens statusrapportering.
Planen skal ha et omfang og en detaljeringsgrad som muliggjør styring og rapportering av fremdrift og evt. koordinering mot andre aktører/leveranser.
Den skal som et minimum inneholde datoer for
• evt. beslutninger fra Oppdragsgiver
• evt. avhengigheter fra andre
• leveranse / del-leveranser
• montasje av utstyr
• ferdig utført sluttkontroll
• leveranse av dokumentasjon
Der det er naturlig skal det også legges inn milepæler for produksjonsperioden og evt. prøvedrift.
Leverandøren skal forholde seg til prosjektets overordnede planer samt kontraktens milepæler ved utarbeidelse av planen.
Alle planer skal som minimum vise for hver aktivitet/milepæl:
a) entydig aktivitetskode og -beskrivelse
b) planlagt varighet, start- og sluttdato
7.2 Rapportering
For mer komplekse og omfattende leveranser, skal Leverandøren levere statusrapporter til Oppdragsgiver. Leverandøren skal rapportere fremdrift i henhold til utarbeidet fremdriftsplan. Fremdrift rapporteres månedlig (i perioder med aktivitet). Periodeslutt er siste søndag i hver kalendermåned. Rapporten skal være Oppdragsgiver i hende senest påfølgende fredag kl. 12.00.
Månedsrapporten skal som et minimum inneholde følgende elementer vedrørende status:
• Fremdriftsstatus med evt. avvik fra godkjent fremdriftsplan samt tiltak hvis avvik
• Beskrivelse av hovedaktiviteter i perioden.
• Beskrivelse av hovedaktiviteter for neste periode.
8 Personell
For å ivareta spørsmål og rapporteringskrav fra myndigheter, skal Leverandøren til enhver tid ha tilgjengelig en oppdatert liste over alle medarbeidere for denne kontrakten. Listen skal også omfatte eventuelle underleverandører. Følgende informasjon skal fremkomme fra listen:
• Navn og personalia
• Nasjonalitet
• Stilling
• Firma
• Start- og sluttdato på anlegget
Leverandøren skal oversende listen på oppfordring fra Oppdragsgiver.
9 Varsel
Leverandøren skal skriftlig varsle Oppdragsgiver om forhold som ikke er i henhold til kontraktsfortsetningene og som kan få betydning for hans mulighet til å oppfylle kontrakten. Formålet med en slik orientering er å gi Oppdragsgiver en mulighet til å iverksette korrigerende tiltak slik at forholdet ikke får konsekvenser, eller minst mulig konsekvens.
Varslingsplikten gjelder både avvik som skyldes forhold Oppdragsgiver er ansvarlig for og forhold som skyldes Leverandør.
Dersom Leverandøren ønsker å foreslå en alternativ løsning til gjennomføring av kontrakten, skal dette varsles på tilsvarende måte.
Det skal sendes separat varsel for ulike forhold.
Når avviket skyldes forhold Oppdragsgiver er ansvarlig for, og der Oppdragsgivers korrigerende tiltak ikke er tilfredsstillende slik at forholdet fører til en merkostnad eller forsinkelse for leverandøren, kan leverandøren fremme krav.
10 Endringer
10.1 Endringsordre
I forbindelse med eventuelle endringer til kontrakten (mengdejustering/tillegg/fradrag eller opsjon) vil Oppdragsgiver utarbeide en skriftlig bestilling i form av en ”Endringsordre”, se vedlegg 2.
Ferdig utfylt ”Endringsordre” sendes til leverandøren i 2 eksemplarer. Leverandøren signerer og returnerer ett eksemplar til Oppdragsgiver.
Hvis ikke annet er angitt, beholder for øvrig alle vilkår og bestemmelser i kontrakten sin fulle gyldighet, inklusive tidligere bestilte endringer og tillegg.
All påfølgende referanse til endringsordren skal angis med aktuelt bestillingsnummer.
10.2 Bestillingsnummer
Et syvsifret bestillingsnummer (XXXXyyy) er entydig referanse til en endringsordre til kontrakt som det skal refereres til både ved evt. korrespondanse og på faktura.
Bestillingsnummeret består av kontraktsnummer (XXXX) + løpenummer (yyy). Løpenummer inndeles slik:
XXXX001 Opprinnelig kontrakt XXXX101 Endringsordre x XXXX102 Endringsordre y XXXX103 Endringsordre z
.
osv.
11 Fakturering
11.1 Generelt
Fakturaer i prosjektet registreres og distribueres elektronisk til de som skal behandle fakturaen. For å unngå forsinkelser, er det derfor avgjørende at fakturaene er merket og utformet iht. denne prosedyre.
Fakturering kan kun skje på grunnlag av skriftlig bestilling.
Innhold og utforming av faktura skal være i henhold til vedlagte fakturamal, vedlegg 3. Oppdragsgiver vil reklamere på fakturaer som ikke er utformet i henhold fakturamalen.
Fakturerte beløp skal være i samsvar med kontraktens betingelser, herunder skal det kun faktureres i henhold til virkelig leveranse (del-leveranse/utførelse) og i tråd med aktuell statusrapportering. Fakturering skal skje ut fra en på forhånd avtalt faktureringsplan/ betalingsmilepæler forutsatt at fremdrift følger plan. Faktureringsgebyr godtas ikke.
Fakturering skal skje særskilt for:
• Avdrag og sluttoppgjør for kontrakten (XXXX001)
• Evt. endringsordre
Før første utbetaling finner sted, skal følgende foreligge hos oppdragsgiver:
• Original kontrakt signert av begge parter
• Forsikringsbekreftelse
11.2 Oversendelse av faktura
Fakturaer med nødvendige bilag skal sendes til:
Prosjekt nytt østfoldsykehus Regnskapsavdelingen Postboks 1006
1603 Fredrikstad
Faktura merkes tydelig: ”Prosjekt nytt østfoldsykehus” og bestillingsnummer (XXXyyy).
11.3 Fakturainnhold
Fakturaen skal inneholde følgende punkter:
1. Leverandørens organisasjonsnummer, navn, adresse og bankgironummer
2. Navn og adresse til oppdragsgiver
3. Kontraktsnummer og bestillingsnummer (se fakturamal vedlagt)
4. Leveringsadresse
5. Fakturanummer og fakturadato
6. IBAN og SWIFT-kode (gjelder utenlandske leverandører)
7. Navn på Leverandørens kontraktsansvarlige
8. Beskrivelse av hvilke varer/tjenester som er levert, hvilken periode fakturaen gjelder for og fakturabeløpet. Dersom varen/tjenesten er avgiftspliktig, skal beløp uten avgift og selve avgiftsbeløpet spesifiseres.
9. Fakturabeløpet skal være tilstrekkelig beskrevet og dokumentert til å gi oppdragsgiver mulighet for å kontrollere riktigheten av hvert beløp.
Ved fakturering etter medgått tid, skal timelister for hver person vedlegges fakturaen. Timelistene skal være godkjent og signert av Oppdragsgivers representant.
12 Taushetsplikt
Leverandøren har taushetsplikt om alle forhold som han får kjennskap til under gjennomføring av oppdraget, og som ikke kan anses som offentlig tilgjengelig. Slik informasjon skal kun gjøres kjent for de hos Leverandøren som har behov for dette for å kunne gjennomføre oppdraget.
Taushetsplikten gjelder uten tidsbegrensning, også etter opphør av oppdraget.
Leverandøren skal sørge for at personer som nyttes til å gjennomføre oppdraget underskriver taushetserklæring dersom Oppdragsgiver finner det nødvendig.
13 Mediekontakt
For å sikre en helhetlig og korrekt presentasjon av prosjektet, skal all informasjon om prosjektet til omverdenen avklares med Oppdragsgiver. Henvendelser fra media til Leverandør om prosjektet, skal avklares med informasjonsansvarlig hos PNØ før det evt. gjøres avtale om, eller gis, noen form for intervju, kommentar eller lignende fra Leverandørens side.
14 Profilering
All profilering av prosjektet og/eller Leverandørens oppdrag for prosjektet, skal avklares med Oppdragsgiver i forkant. Leverandøren skal bidra til et godt omdømme for prosjektet og utvise lojalitet slik at Xxxxxxxxxxxxxx gode navn og rykte utad ikke skades.
15 Vedlegg
Vedlegg 1 Mal for dokumentplan Vedlegg 2 Bestilling/endringsordre Vedlegg 3 Mal for fakturaformat
Vedlegg 1
Mal for dokumentplan med eksempler på dokumenter
Dokument | Rev. nr. | Rev.dato | Statuskode D – For kommentar G – Godkjent | Kontr.- milepæl | Oversendes Oppdragsgiver |
Dokumentplan (ref. Bilag xx Adm. bestemmelser) | 01 | dd.mm.yy | D | Mx | dd.mm.yy |
Målsatte tegninger og monteringskrav (inkl. grensesn.beskrivelse) / tekniske spesifikasjoner (ref. Bilag xx) | Mx | dd.mm.yy | |||
Detaljert fremdrifts-/leveranseplan for leveransen / installasjonsarbeidet (ref. Bilag xx) | Mx | dd.mm.yy | |||
Utstyrsoversikt inkl. NKKN-kode (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Dokumentasjon på gjennomført produktkontroll (FAT) (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Testprogram / kontrollprosedyre for sluttest (SAT) (ref. Bilag xx) | Mx | dd.mm.yy | |||
Testrapporter etter SAT (ref. Bilag xx) | Mx | Umiddelbart etter SAT | |||
Samsvarserklæring(er) (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Kortfattet bruksanvisning (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Komplett brukerdokumentasjon (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Servicemanual (ref. Bilag xx) | Mx | Skal følge leveransen | |||
Opplæringsplan (ref. Bilag xx) | Mx | 60 dager etter kontrakt | |||
Månedsrapport | Månedlig der dette er avtalt | ||||
Vedlegg 2 ENDRINGSORDRE Entreprenør Adresse | |
Att: navn | |
Dato | Referanse |
Nytt østfoldsykehus
Navn på bestillingen: | |
Følgende bestilles (for eventuelle detaljer se vedlegg): | |
Kompensasjon: | |
Eventuelle forutsetninger: | |
Leveringsbetingelser/andre forutsetninger: | |
Planlagt start: xx.xx.20xx Planlagt slutt: xx.xx.20xx Antall vedlegg: X | |
Representant for Leverandør: Representant for Oppdragsgiver:
Dato/sign. Dato/ sign. | |
Med unntak av de kontraktuelle endringer som er avtalt ovenfor, beholdes alle vilkår og bestemmelser i avtalen – innbefattet tidligere endringer og tillegg – sin fulle gyldighet. Bestillingen foreligger i 2 originaler hvorav partene beholder hver sin. Ved mottak av bestillingen skal leverandøren returnere ett eksemplar i signert stand. | |
Vedlegg 3
FAKTURAFORMAT - TYPE 1: | Firmanavn | ||||
Postadresse | |||||
Gjelder for: | Postnummer og - sted | ||||
Entreprenører og vare-/utstyrsleverandører | Telefon: 00 00 00 00 | ||||
> Avdrag, sluttoppgjør | |||||
> Lønns- og prisstigning | Xxx.xx.: 0000000000 | ||||
> Endringsordre, evt. regningsarbeider | Bankgironr.: 0000 00 00000 | ||||
Til: | |||||
Prosjekt nytt østfoldsykehus | Fakturanr: | xxxxxxx | |||
Regnskapsavdelingen | Fakturadato: | xx.xx.xx | |||
Postboks 1006 | Forfallsdato: | xx.xx.xx | |||
1603 Fredrikstad | Kontrakt: | XXXX | |||
Periode: | Uke xx - yy/20xx | ||||
Merkes tydelig: | |||||
Prosjekt: | Nytt østfoldsykehus | ||||
Deres ref: | Kontraktsansvarlige | ||||
Vår ref: | Navn på bestiller /Oppdragsgivers representant | ||||
SAK: | Avdragsfaktura, endringsordre, regningsarbeid, lønns- og prisstigning | ||||
Løpenummer (egen serie pr. fakturatype) | |||||
Bestillingsnummer | Bestillingssum | Akk. tom. forrige periode | Denne periode | ||
XXXXyyy | xxx | xx | x | ||
Innestående | xx | x | |||
Sum, eks. mva. | xxx | xx | x | ||
Mva. | x | x | x | ||
Sum, inkl. mva. | xxx | xx | x | ||
MERK: | |||||
Det skal det sendes én faktura pr. bestillingsnummer. | |||||
Forfallsdato skal være iht. kontraktens betalingsbetingelse | r. | ||||