Rammedokument – Statlig fellesavtale om kjøp av PC-utstyr
Saksbehandler | Deres dato | Vår dato |
Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx | 26.05.2023 | |
Telefon x00 000 00 000 | Deres referanse | Vår referanse 21/1194 |
Rammedokument – Statlig fellesavtale om kjøp av PC-utstyr
Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte fellesavtale.
Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen. For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.
Her finner du rammedokumentet for fellesavtalen for kjøp av PC-utstyr, som består av to delkontrakter
Delkontrakt 1: Kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsprodukter Delkontrakt 2: Kjøp av Mac og tilleggstjenester
Innhold
2. Delkontrakt 1: Kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsprodukter 3
2.1 Hvordan gjennomføre avrop på delkontrakt 1? 3
2.2 Hvilke enheter utgjør standardsortimentet på delkontrakt 1? 3
2.3 Garanti, reparasjon og batteribytte 5
2.4 Alternative finansieringsformer 5
3.0 Delkontrakt 2: Kjøp av Mac og tilleggstjenester 6
3.1 Hvordan gjennomføre avrop på delkontrakt 2? 6
3.2 Hvilke enheter utgjør standardsortimentet på delkontrakt 2? 6
3.3Garanti, reparasjon og batteribytte 7
3.4 Alternative finansieringsformer 7
4. Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalens delkontrakter 8
4.2 Miljø- og klimagevinster 9
5.0 Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster 10
6.3 Aktiviteter i avtaleperioden 11
7.0 Kontaktinformasjon Statens innkjøpssenter 11
Post- og besøksadresse: Xxxxxxxxxx 0 X, 0000 Xxxx Org. nr. 986252932
Sentralbord: 400 07 997
Denne fellesavtalen av to delkontrakter:
1. Delkontrakt 1: kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsprodukter.
2. Delkontrakt 2: Kjøp av Mac og tilleggstjenester.
Rammedokumentet er derfor delt inn i to hovedkapitler, hver for de to respektive delkontraktene. Merk at delkontraktene har ulik leverandørfordeling.
Avtalen har utformet på en slik måte at virksomhetene kan realisere store bruker-, økonomiske- og bærekraftrelaterte gevinster ved å følge tiltakene under.
- Vurder alltid om enhetene på standardsortimentet kan dekke PC-behovet til den enkelte ansatte utstyret er tiltenkt. PC-klientene som utgjør standardsortimentet, er maskiner av høy kvalitet til gode priser. Innkjøpere i virksomhetene anbefales å kjøpe PC-utstyr for å imøtekomme dagens behov for statlige ansatte og ikke spesifisere opp PC-er for fremtiden.
o Alle produkter på standardsortimentet skal kjøpes fra hovedleverandør (Delkontrakt 1: Atea og Delkontrakt 2: Xxxxxx) uten at den enkelte bestiller trenger å hensynta beløpsgrensen for bestillingen.
- Sørg for at enheten får lengst mulig levetid. Alle standardprodukter på avtalen leveres med 3 års garanti (inkludert reparasjon «on-site, neste arbeidsdag») som en del av prisen. Leverandørene skal tilby utvidet garanti ved forespørsel mot en allerede fremforhandlet lav pris.
o Gjennomsnittlig brukstid av PC-klienter i statlige virksomheter er i dag (2022/2023) litt over 3 år. Målsetningen for statlige virksomheter bør være å bevare PC-klienter i minimum 4 år.
- Reparer når den er skadet eller batteriet mister kapasitet. Det er fremforhandlet en rimelig fast pris for batteribytte av PC-klientene.
- Bruk fellesavtale for ombruk og gjenvinning for PC-utstyr som ikke lenger skal brukes i virksomheten1.
1 xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xx-xxx-xxxxxx
2. Delkontrakt 1: Kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsprodukter
DFØ v/Statens innkjøpssenter har inngått parallelle rammeavtaler med tre leverandører:
1. Atea AS (hovedleverandør)
2. Advania Norge AS
3. Xxxxxx Xxxxxx AS
2.1 Hvordan gjennomføre avrop på delkontrakt 1?
Den leverandøren som blir rangert som nr. 1 (Atea) får alt kjøp på standardsortiment, uavhengig av beløpsgrense. Det vil si at avrop av samtlige standardprodukter (PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsutstyr) skal gjennomføres med Atea, uavhengig av ordrens samlede verdi2.
Den leverandør som blir rangert som nr. 1 (Atea) får i tillegg alt kjøp (utenfor standardsortiment) med estimert verdi inntil kr 500.000 eksklusive mva., regnet per avrop/kjøp.
Avrop/kjøp defineres som bestillingers samlede verdi gjennom én (1) kalendermåned.
Dersom virksomheten skal benytte seg av minikonkurranse for å gjennomføre kjøp av PC- utstyr benyttes bilag 4b Mal for minikonkurranse.
2.2 Hvilke enheter utgjør standardsortimentet på delkontrakt 1?
Ref. avsnittet «hvordan gjennomføre avrop på delkontrakt 1» så vil alt kjøp av standardprodukter kunne gjennomføres direkte fra hovedleverandøren, uavhengig beløp. Det har derfor vært et hovedfokus for Statens innkjøpssenter å kravstille standardprodukter som er av god kvalitet og som dekker det reelle PC-behovet for ansatte i statlige virksomheter.
Standardsortimentet består av 4 varegrupper for PC-klienter og 4 skjermstørrelser for PC- skjermer, med en rekke standard tilleggsutstyr. Varegruppene fremkommer i tabellene på neste side.
2 Informasjonen som fremkommer her baserer seg på kontraktens bilag 4 Standard kjøpsbetingelser, punkt 2. For ytterligere informasjon om hvordan avrop skal gjennomføres på delkontrakt 1, se dette bilaget.
Varegruppe | PC-modell | Varenummer |
Standard kontor-PC (stasjonær) | HP Elite Mini 600 DM | 36024828_DFO |
Standard kontor-PC (stasjonær) | Dell OptiPlex 7000 Micro | 210-BDEJ_1_DFO |
Liten bærbar «reise-PC» | HP EliteBook 835 G9 | 36024873_DFO |
Liten bærbar «reise-PC» | Dell Latitude 5330 | 210-BDGW_1_DFO |
Standard bærbar PC | HP EliteBook 845 G9 | 36020723_DFO |
Standard bærbar PC | Dell Latitude 5430 | 210-BDGV_1_DFO |
Kraftig bærbar PC | HP Zbook Fury | 36020658_DFO |
Kraftig Bærbar PC | Dell Precision 3571 | 210-BDTJ_1_DFO |
Tabell 1: Standardsortiment for PC-klienter
Varegruppe | Skjerm-modell | Varenummer |
Skjerm 24" | Lenovo T24i-30 | 63CFMATXEU-DFO |
Skjerm 24" | HP E24 G4 FHD Monitor | 9VF99AA_DFO |
Skjerm 27" | Lenovo T24h-30 | 63A3GAT1EU-DFO |
Skjerm 27" | Dell P2723DE | 210-BDEH_1_DFO |
Skjerm 34" | Samsung 34" Curved S34A650 | LS34A650UBUXEN |
Skjerm 34" | Phillips 34" Curved 346B1C/00 | 346B1C/00_DFO |
Skjerm 49" | Samsung 49" Curved S49A950 | LS49A950UIPXEN |
Skjerm 49" | Dell U4919DW | 210-ARGK_1_DFO |
Tabell 2: Standardsortiment for PC-skjermer
Tilleggsprodukter/tjenester | Varenummer | |
Standard dokkingstasjon 1 | WD22TB4 | 210-BDTD_1_DFO |
Standard dokkingstasjon 2 | HP TB 120W G4 Dock | 4J0A2AA#ABB_DFO |
Standard hodetelefon «liten» | Poly Voyager 4300 UC Series 4320 | 218475-02_DFO |
Standard hodetelefon «stor» | Poly Voyager Focus 2 UC | 213726-02_DFO |
Standard mus | HP 235 Slim Wireless Mouse | 4E407AA_DFO |
Standard tastatur | HP 230 BLK WL KBD | 3L1E7AA#UUW_DFO |
Standard mus- og tastaturpakke | HP 235 Wireless Mouse and Keyboard Combo | 1Y4D0AA#UUW_DFO |
Tabell 3: Øvrige standardprodukter
Vurder alltid kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsutstyr fra standardsortimentet for alminnelig kontorbruk.
Endringer i produktsortiment vil kunne forekomme når produkter blir «End-of-life» og erstattes med nyere modeller med nye varenumre. Xxxxxxxxxxxxxxx vil til enhver tid være oppdatert.
2.3 Garanti, reparasjon og batteribytte
Avtalens bestemmelser om garanti
- Alle nye enheter fra standardsortimentet leveres med 3 års garanti inkludert i prisen.
- Det er fremforhandlet pris for utvidet garanti for år 4 og 5 for PC-klientene.
- Leverandør skal dekke alle kostnader ved garanti og reklamasjoner, inkludert emballasje- og fraktkostnader
- Leverandør skal kunne tilby låne PC i reparasjonstiden.
- Oppdragsgivere som får levert en enhet som det blir oppdaget feil på, skal kunne registrere denne som Dead on Arrival (DOA). Med DOA menes ethvert produkt som ikke fungerer ved levering, eller som feiler ved første inspeksjon eller oppstart av oppdragsgiver.
Kontrakten er utformet slik at det er en fremforhandlet pris for batteribytte for de respektive bærbare PC-modellene. Prisene på batteribytte er særdeles gunstige og DFØ anbefaler statlige virksomheter i større grad å velge et batteribytte på bærbare PC-modeller istedenfor å kassere maskinene grunnet dårlig batterikapasitet.
Kostnaden for batteribytte på PC-modellene fremkommer i kontraktens bilag 3B
Prisskjema.
2.4 Alternative finansieringsformer
Leverandørene på avtalen tilbyr finansieringsformer (leie, leasing, Device as a Service, livssyklustjenester o.l.) som alternativer til tradisjonelt kjøp. Slike finansieringsformer skal ved behov kunne benyttes av oppdragsgivere på denne avtalen, forutsatt at det gjennomføres minikonkurranser innenfor den statlige fellesavtalen (Jamfør Bilag 4).
3.0 Delkontrakt 2: Kjøp av Mac og tilleggstjenester
DFØ v/Statens innkjøpssenter har inngått parallelle rammeavtaler med tre leverandører:
1. Xxxxxx Xxxxxx AS (hovedleverandør)
2. Atea AS
3. Techstep Norway AS
Virksomhetene gjøres oppmerksomme på at fellesavtalen har realisert utdanningsrabatt som Apple gir til utdanningsvirksomheter. Av den grunn fremkommer det forskjellige arkfaner i Bilag 3b Prisskjema.
Priser i arkfane 2 og 3 er priser gitt til utdanningsvirksomheter og priser i arkfane 4 og 5 er gjeldende for øvrige virksomheter.
3.1 Hvordan gjennomføre avrop på delkontrakt 2?
Den leverandøren som blir rangert som nr. 1 (Xxxxxx) får alt kjøp på standardsortiment, uavhengig av beløpsgrense. Det vil si at avrop av samtlige standardprodukter (PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsutstyr) skal gjennomføres med Atea, uavhengig av ordrens samlede verdi3.
Den leverandør som blir rangert som nr. 1 (Xxxxxx) får i tillegg alt kjøp (utenfor standardsortiment) med estimert verdi inntil kr 500.000 eksklusive mva., regnet per avrop/kjøp.
Avrop/kjøp defineres som bestillingers samlede verdi gjennom én (1) kalendermåned.
Dersom virksomheten skal benytte seg av minikonkurranse for å gjennomføre kjøp av PC- utstyr benyttes bilag 4b Mal for minikonkurranse.
3.2 Hvilke enheter utgjør standardsortimentet på delkontrakt 2?
Delkontraktens standardprodukter er:
- Mac mini, uten skjerm
- Macbook Air, med 13.6 tommer skjerm
- Macbook Pro, med 14 tommer skjerm
- Macbook Pro, med 16 tommer skjerm
3 Informasjonen som fremkommer her baserer seg på kontraktens bilag 4 Standard kjøpsbetingelser, punkt 2. For ytterligere informasjon om hvordan avrop skal gjennomføres på delkontrakt 2, se dette bilaget.
3.3Garanti, reparasjon og batteribytte
Avtalens bestemmelser om garanti
- Alle nye enheter fra standardsortimentet leveres med 3 års AppleCare for Enterprise-garanti (heretter forstås som «ACE») inkludert i prisen.
- Det er fremforhandlet pris for utvidet garanti for år 4 av ACE.
- Leverandør skal dekke alle kostnader ved garanti og reklamasjoner, inkludert emballasje- og fraktkostnader
- Leverandør skal kunne tilby låne Mac i reparasjonstiden.
- Oppdragsgivere som får levert en enhet som det blir oppdaget feil på, skal kunne registrere denne som Dead on Arrival (DOA). Med DOA menes ethvert produkt som ikke fungerer ved levering, eller som feiler ved første inspeksjon eller oppstart av oppdragsgiver.
Statens innkjøpssenter har fremforhandlet ACE direkte med Apple for alle statlige virksomheter på fellesavtalen. ACE tilbyr blant annet døgnåpen teknisk support for sluttbrukere og global maskinvareservice på stedet i 3 år4.
ACE er i utgangspunktet kun noe Apple tilbyr til virksomheter som har +200 Apple- registrerte enheter. Etter avtale med leverandør og Apple vil virksomheter med +100 ansatte undertegne egne vilkårsavtaler for garantiordningen, mens DFØ vil operere som en paraplybedrift, og undertegne vilkårsavtalen på vegne av alle virksomheter under 100 ansatte.
Vurder alltid å utføre et batteribytte på Macbooks istedenfor å kassere maskinene grunnet dårlig batterikapasitet. Kostnaden for batteribytte på Macbooks fremkommer i kontraktens bilag 3B Prisskjema.
3.4 Alternative finansieringsformer
Leverandørene på avtalen tilbyr finansieringsformer (leie, leasing, Device as a Service, livssyklustjenester o.l.) som alternativer til tradisjonelt kjøp. Slike finansieringsformer skal ved behov kunne benyttes av oppdragsgivere på denne avtalen, forutsatt at det gjennomføres minikonkurranser innenfor den statlige fellesavtalen (Jamfør Bilag 4).
4 For mer informasjon om ACE-garantien, se xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/
4. Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalens delkontrakter
I utarbeidelsen av delkontrakt 1: PC-klient, PC-skjerm og tilleggstjenester formulerte Statens innkjøpssenter et konkurransegrunnlag som la til rette for at standardproduktene på avtalen ville være av høy kvalitet og som gjenspeiler dagens- og fremtidens behov for PC-utstyr i statlige virksomheter. Konkurransen har generert særdeles gode prisbetingelser på produktene som fremkommer av punkt 2.2. Prisene på enkelte standardprodukter er 33% lavere enn den gjennomsnittlige summen virksomhetene betalte for bærbare PC-klienter på foregående fellesavtale i 2021.
Det er derfor potensielt store økonomiske besparelser for statlige virksomheter å kjøpe standardprodukter til ansatte.
Prismekanismen for øvrig utstyr som kjøpes utenfor standardsortimentet tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren, for videre å bli tilbudt til virksomhetene med en angitt påslagsprosent.
Fellesavtalen inneholder andre prismekanismer som ivaretar markedsmessige lave priser utenfor det standardiserte PC-utstyrssortimentet. Standardkontraktens punkt 2.4 Prisgaranti presiserer at «Leverandøren skal sørge for at priser på produkter til enhver tid er konkurransedyktige i forhold til de vilkår Avtaleeier kan oppnå i markedet».
Utvide brukstiden av PC-klienter med 1 år
Ettersom standardproduktene på fellesavtalen er av høyere kvalitet enn standardsortimentet på foregående avtale er det naturlig å forvente at bruks-/levetiden på PC-utstyret i staten økes. En felles ambisjon i statlige virksomheter bør være at PC- utstyret har en brukstid på minimum 4 år.
Redusert batterikapasitet er den klart styrende faktoren for kassering av bærbare PC-er. Som følger av dette har leverandørene på delkontraktene konkurrert på pris for batteribytte på de bærbare PC-modellene på standardsortimentet.
Vi anbefaler virksomhetene på det sterkeste å alltid vurdere batteribytte dersom kapasiteten på batteriet synker betraktelig etter år 3.
Økt fokus på miljø og bærekraft, både fra forbrukere og i EU, har ført til at produsenter må sikre, tilrettelegge for og inkludere bærekraftige/miljøvennlige løsninger. Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid.
Det er også stilt en rekke andre miljø- og sertifiseringskriterier for å
- minimere bruk av stoffer farlige for miljø og helse
- forlenge produktlevetiden
- redusere bruk av naturressurser ved å øke/støtte resirkulering
Gitt innkjøpsmakten som statlig sektor har gjennom statlige fellesavtaler kan vi stille strenge krav til miljøvennlig sisteleddstransport. Denne fellesavtalen tar kravet et steg videre og sørger for at en stor andel av reparasjonene som utføres «on-site» i store kommuner skal gjennomføres med nullutslippskjøretøy.
Kontrakten stiller strenge krav til etikk og miljø, herunder ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden som et kontraktsvilkår. Her vil Statens innkjøpssenter som Avtaleeier gjennomføre kontroll av leverandørenes egenrapporteringsskjema på dette området utover i kontraktstiden.
Se bilag 6A og 6B for mer informasjon om ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.
5.0 Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster
Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten.
Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for innkjøp og bruk av PC-utstyr, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:
Vurder alltid om enhetene på standardsortimentet kan dekke PC-behovet til den enkelte ansatte utstyret er tiltenkt. PC-klientene og PC-skjermene som utgjør standardsortimentet, er maskiner av veldig høy kvalitet til lave priser. Alle produkter på standardsortimentet skal kjøpes fra hovedleverandør (Delkontrakt 1: Atea og Delkontrakt 2: Xxxxxx) uten at den enkelte bestiller trenger å hensynta beløpsgrensen for bestillingen.
Sørg for at enheten får lengst mulig levetid. Alle standardprodukter på avtalen leveres med 3 års garanti (inkludert reparasjon «on-site, neste arbeidsdag») som en del av prisen. Leverandørene tilbyr utvidet garanti ved forespørsel, og prisene for utvidet garanti (år 4 og 5) fremkommer i Bilag 3b Prisskjema.
Reparer når den er skadet eller batteriet mister kapasitet. Det er fremforhandlet en rimelig fast pris for batteribytte av PC-klientene. Vurder alltid batteribytte og videre gjenbruk av PC-klienten i virksomheten (eks. låne-PC) før den kasseres/ombrukes eksternt. Pris for batteribytte fremkommer i Bilag 3b Prisskjema.
Bruk fellesavtale for ombruk og gjenvinning for PC-utstyr som ikke lenger skal brukes i virksomheten. Her har Statens innkjøpssenter utarbeidet en kontrakt som gir pay-back på utstyr som fremdeles er funksjonelt. Se lenken for mer informasjon: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xx-xxx-xxxxxx
Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes.
Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.
Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.
6.3 Aktiviteter i avtaleperioden
Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere fellesavtalens gevinster, herunder:
- etterlevelse av dette rammedokumentet
- avtalelojalitet
7.0 Kontaktinformasjon Statens innkjøpssenter
Spørsmål knyttet til dette dokumentet kan rettes til seksjon for IKT-avtaler.
Avtaleforvalter for denne avtalen er Xxxxxx Xxxxx, som kan nås per epost: xxxxxx.Xxxxx@xxx.xx
Vennlig hilsen
Xxx Xxxxxxx Seksjonssjef IKT-avtaler
Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Prosjektleder