Contract
Samarbeidsavtale mellom virksomhet og Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) om levering av opplysninger til Nasjonalt arbeidstidsregister (A-TID)
1. Avtalens hensikt og formål
Avtalen regulerer overføring av data knyttet til arbeidstid og fravær fra virksomheten som har inngått denne avtalen med STAMI, og STAMIs videre bruk av slike data.
Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) har fått i oppdrag fra Arbeids- og inkluderingsdepartementet å opprette et nasjonalt arbeidstidsregister (A-TID) med registreringer av individuell arbeidstid fra norske bedrifter og virksomheter.
A-TIDs formål er å bedre data- og kunnskapsgrunnlaget om samspillet mellom arbeidstidsordninger og helse og sikkerhet blant arbeidstakere i Norge. Kunnskapen kan brukes i planlegging av arbeidstider, for å redusere risiko for sykdom, skade, ulykker mv. Forskningsresultater vil kunne gagne arbeidstakere, både ved at de får en bedre arbeidshverdag og redusert risiko for sykdom og ulykker. Arbeidsgiver kan få en gevinst ved redusert sykefravær. Samfunnet vil tjene på at kostnader til sykepenger, langtidsfravær og uførhet reduseres.
Samarbeidsavtalen skal videre sikre at arbeidstidsdata benyttes til formålet, og sikre at overføring og behandling ved STAMI utføres på en sikker måte. Opplysninger som overføres og behandles følger av vedlegg 1 til avtalen.
2. Overføring
Samarbeidsavtalen innebærer at individuelle opplysninger om arbeidstid og fravær overføres fra virksomhetens tidsregistreringsselskap (TRS) til A-TID ved STAMI. STAMI vil samarbeide med aktuell TRS for å sørge for dette. Virksomheten kan alternativt overføre data selv, i samarbeid med STAMI.
Det forutsettes at virksomheten skal bruke minimalt av egne ressurser til etablering og drift ved dataoverføring. For A-TID er det en fordel at overføring av data starter så langt tilbake i tid som mulig. Hvilket tidspunkt overføring av data til A-TID skal startes fra, avtales med virksomheten.
3. Personopplysninger
Virksomheten er behandlingsansvarlig for arbeidstidsdata som samles inn og behandles i egen virksomhet. STAMI er behandlingsansvarlig for Nasjonalt arbeidstidsregister (A-TID) og for å behandle personopplysningene i registeret i henhold til formålet.
Etter overføring av arbeidstidsdata, er STAMI selvstendig behandlingsansvarlig for personopplysningene som er overført til A-TID. Virksomheten er ikke ansvarlig for den behandling som STAMI gjør av personopplysningene.
Hvilke personopplysninger som vil overføres og behandles følger av vedlegg 1 til avtalen. Innsamling av fødselsnummer er nødvendig for å kunne følge personer over tid. Fødselsnummer er eneste sikre koblingsnøkkel mot andre registre det kan være aktuelt å koble til. Etter signering av samarbeidsavtalen vil virksomheten bli bedt om å sende over fødselsnummer xxx Xxxxxx 0, dersom dette ikke står oppført i TRSen. Det er kun maskinell tilgang til fødselsnumrene – ingen personer har
tilgang eller kan se disse. På Sikt skal dataene kobles på helseregistre, da vil noen få ha manuell tilgang.
STAMI skal sikre at overføring av data fra virksomheten til A-TID skjer gjennom sikker/kryptert metode.
4. Bruk av personopplysninger om arbeidstid og fravær
STAMI vil benytte opplysningene som mottas til å produsere rapporter og statistikk. Arbeidstidsrapportene vil for eksempel kunne presentere tall for en gitt periode: gjennomsnittlig daglig/ukentlig arbeidstid, antall nattevakter, antall påfølgende nattskift eller antall timer hvile mellom to skift. Data vil bli presentert på gruppenivå, og slik at de ikke kan knyttes til enkeltpersoner.
Arbeidslivsorganisasjoner og myndigheter vil kunne få tilgang til rapporter og statistikk. Det samme gjelder virksomheten selv, som vil kunne sammenlikne egne data med tilsvarende data for sin bransje.
Studier av hvordan arbeidstid påvirker helse og sikkerhet vil skje i tidsavgrensede forskningsprosjekter. Forskere ved STAMI eller ved andre godkjente forskningsinstitusjoner i Norge kan søke tilgang. Data fra arbeidstidsregisteret vil da kobles til aktuelle helse- eller sikkerhetsdata.
Eksempler på helse-/sikkerhetsdata er STAMI-initierte helse- og arbeidsmiljøundersøkelser, eller data fra sentrale helseregistre, som f.eks. Kreftregisteret, eller Statistisk sentralbyrås register over arbeidsulykker (punkt B i vedlegg 1). Når dette etter hvert blir aktuelt, vil det legges ut informasjon på STAMIs hjemmesider.
STAMI har mulighet til å koble data om arbeidstid med variabler i Arbeidsgiver og arbeidstaker- registeret og Folkeregisteret (se vedlegg 1).
5. Behandlingsgrunnlag
Behandlingen av denne typen opplysninger ansees som nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (personvernforordningen artikkel 6 (1) e) og artikkel 9 (2) j).
Norsk senter for forskningsdata (NSD) har, på oppdrag fra STAMI, vurdert at behandlingen av personopplysninger i dette prosjektet er i samsvar med personvernregelverket.
6. Informasjon til de registrerte
Det er en plikt å informere de registrerte om behandling av personopplysninger. Når samarbeidsavtalen er inngått, har virksomheten ansvar for å informere de ansatte om deltakelse og rettigheter hvor vedlegg 2, eller tilsvarende informasjon, kan benyttes.
7. Sikkerhet
STAMI har som behandlingsansvarlig plikt til å sikre data og personopplysninger i henhold til det til enhver tid gjeldende regelverk. STAMI har dokumenterte prosedyrer, rutiner og tiltak for å oppfylle kravene til behandling av personopplysninger. STAMI vil gi virksomheten tilgang til sikkerhetsdokumentasjon på forespørsel.
STAMI har ansvaret for at avviksmeldinger sendes Datatilsynet. STAMI vil varsle virksomheten om eventuelle sikkerhetsbrudd som har betydning for data fra virksomheten (uautorisert tilgang, spredning, endring, skade, ødeleggelser eller utilgjengelighet). Varslingen skal skje så raskt som mulig og skal inneholde informasjon om hvem som er berørt av sikkerhetsbruddet, hvilke personopplysninger som er involvert og hva som er gjort for å håndtere eller utbedre situasjonen.
Virksomheten kan avtale med STAMI at det gjennomføres sikkerhetsrevisjoner av prosedyrer og rutiner som omfattes av denne avtalen, ved stikkprøvekontroller eller mer omfattende stedlige kontroller.
8. Avtalens varighet
Avtalen gjelder inntil den sies opp. Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på tre måneder. Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven, kan virksomheten pålegge STAMI å stoppe den videre behandling av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Ved opphør skal STAMI innen rimelig tid skriftlig bekrefte at data ikke lenger mottas fra virksomheten. Historiske data vil ikke slettes selv om avtalen opphører.
9. Meddelelser
10. Avtaleinngåelse
Avtalen er elektronisk signert og inngått gjennom Altinn.
Vedlegg 1
Punkt A. Opplysninger som overføres fra virksomhet til A-TID
Tabell 1. Personopplysninger som overføres fra virksomheten til arbeidstidsregisteret
Personopplysning | Kommentar |
Fødselsnummer* | Fødselsnummer er nødvendig som unik identifikator for kobling over tid og med andre registre. Må opprettes dersom den ikke allerede finnes i TRS som standard. |
Ansattnr. /ID | Internt benyttet i virksomheten |
Selskapsnummer | Internt benyttet i virksomheten |
Xxx.xx. | Virksomhetens organisasjonsnummer |
Reelle arbeidstidsdata | Daglig automatisk registrert dato/ og klokkeslett for start og slutt på arbeidsdagen |
Arbeidet tid | Faktisk tid arbeidet, fratrukket evt. pauser |
Fraværskode | Virksomhetens fraværskode |
Fraværsprosent | For håndtering av restarbeidsevne i de tilfeller det er snakk om deltidsfravær |
Vakttype | Relevant kun for spesielle vaktordninger, f.eks. «hvilende vakt» |
*Det blir kun maskinell tilgang til fødselsnumrene – ingen personer har tilgang til eller kan se disse. Nå data senere skal kobles til andre helseregistre, vil noen få IKT-ansatte og forskningsprosjektledere på STAMI ha manuell tilgang.
Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret)
Tilgang til Aa-registeret er regulert gjennom Forskrift om arbeids- og arbeidstakerregisteret. STAMI har en godkjent hjemmel til innhenting av opplysninger fra Aa-registeret.
Tabell 2. Variabler i Aa-registeret som kobles til arbeidstidsregisteret
Variabel |
Fødselsnummer (koblingsnøkkel) |
Arbeidsforhold ID |
Type arbeidsforhold |
Start- og sluttdato for arbeidsforhold |
Antall timer per uke som en full stilling tilsvarer |
Antall timer for timelønnede |
Avlønningstype (fast-, time-, akkordlønnet, osv.) |
Yrkeskode |
Arbeidstidsordning (skift, turnus, offshore, osv.) |
Stillingsprosent |
Dato for siste stillingsprosentendring |
Dato for siste lønnsendring |
Skipsregister, skipstype, fartsområde |
PermisjonsID |
Start- og sluttdato permisjon |
Permisjonsprosent |
Beskrivelse (permisjon/permittering) |
Folkeregisteret
En foreløpig søknad om tilgang til Folkeregisteret er sendt til Skattedirektoratet. I sitt svar anser rettsavdelingen i Skattedirektoratet det som sannsynlig at STAMI vil få tilgang til nødvendige opplysninger som kan utleveres basert på Folkeregisterloven kapittel 10.
Tabell 3. Variabler i Folkeregisteret som kobles til arbeidstidsregisteret
Variabel |
Fødselsnummer |
Navn inkludert historikk |
Sivilstand |
Fødested |
Statsborgerskap |
Registreringsstatus (bosatt, utflyttet, død, opphørt og inaktivt d-nummer) |
Punkt B. Videre bruk av personopplysninger vedrørende arbeidstid til forskningsformål
I forskningsstudier vil STAMI koble arbeidstidsopplysningene til data angående helse og sikkerhet.
Kobling til helseregistre
Når registeret er etablert, vil helsedata og personopplysninger fra offentlige myndigheter (Helseregisterloven §14) kobles til arbeidstidsregisteret i separate tidsavgrensede forskningsprosjekt, etter godkjenning av søknad til regional etisk komite (REK) (jfr. Helseregisterloven §19e). Nye data som kobles til vil kun oppbevares i prosjektperioden, og vil deretter bli slettet eller anonymisert.
Helsedata vil for eksempel kunne komme fra:
• Sentrale helseregistre: Kreftregisteret, Dødsårsaksregisteret, Norsk pasientregister, Reseptregisteret, m.fl.
• Sosioøkonomiske data: F.eks. Statistisk sentralbyrå (SSB) sin FD-trygd database
• SSBs register over arbeidsulykker
• Befolkningsbaserte helseundersøkelser: Tromsøundersøkelsen, Helseundersøkelsen i Nord- Trøndelag (HUNT)
Spørreskjemakartlegging av arbeidsmiljø og helse
I REK-godkjente forskningsprosjekter vil det være aktuelt å innhente opplysninger om arbeidsmiljø og helse via spørreskjemabaserte undersøkelser, og deretter koble disse til arbeidstidsregisteret på individnivå. Spørreskjemadata vil kun oppbevares i prosjektperioden, og vil deretter slettes eller anonymiseres.
Vedlegg 2
Informasjon til de ansatte
Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) oppretter Nasjonalt arbeidstidsregister
Mange arbeidstakere jobber skift, har nattarbeid eller mange arbeidstimer i strekk, i tillegg til at stadig flere har hjemmekontor.
Forskning har vist at det er noen helse- og sikkerhetsutfordringer knyttet til ulike typer arbeidstid. Foreløpig har vi i Norge for lite kunnskap til å kunne komme med klare anbefalinger om arbeidstidsordninger som er tilpasset både virksomhetenes behov og arbeidstakerens helse. Vi trenger mer presise data om den faktiske arbeidstiden til enkeltansatte, samt informasjon om arbeidets innhold.
Dette er bakgrunnen for at STAMI har fått i oppdrag fra myndighetene å etablere Nasjonalt arbeidstidsregister (A-TID). Ved å koble arbeidstid med informasjon om helse, sikkerhet og sykefravær, kan vi bedre undersøke effekten av ulike arbeidstidsordninger.
Hovedorganisasjonene på arbeidsgiver- og arbeidstakersiden støtter opprettelsen av et slikt register. Innsamlingen er lovlig etter personvernregelverket. Faktisk støtter dette regelverket slik forskning til samfunnets beste.
Formålet med A-TID
Økt kunnskap om samspillet mellom arbeidstid og helse og sikkerhet blant arbeidstakere i Norge. Forskning på disse data vil gi bedre grunnlag for
- planlegging av arbeidstid, for å redusere risikoen for sykdom og skade
- redusert sykefravær
Hvem inviteres?
Vi ønsker å rekruttere et representativt utvalg av større og mindre virksomheter fra ulike bransjer og sektorer, og med ulike arbeidstidsordninger. Registeret skal inneholde arbeidstider for ansatte som følger ulike arbeidsplaner, inkludert vanlig dagtid, ulike skift/turnusplaner og andre ordninger. Vi har invitert din virksomhet til å bli med, fordi dere registrerer arbeidstiden gjennom et tidsregistreringsselskap.
Hva innebærer det for deg å delta?
Du som arbeidstaker trenger ikke foreta deg noe. Data vil automatisk bli overført til A-TID via arbeidsgivers tidsregistreringsselskap. Opplysningene som overføres om deg er:
• Fødselsnummer (som blir fjernet før analyser)
• Ansattnummer (internt benyttet i bedrift)
• For hver arbeidsdag: Startdato/starttidspunkt, sluttdato/sluttidspunkt, fraværstid og fraværskode
• Yrke, startdato og stillingsprosent for arbeidsforholdet (hentes fra Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret, som holder oversikt over hvilke arbeidstakere som er ansatt hos den enkelte arbeidsgiver)
Innsamling av fødselsnummer gjøres for å identifisere personer for å se på virkninger over tid. Ditt fødselsnummer erstattes med en tallkode i registeret.
Hvordan vi oppbevarer og bruker dine opplysninger
STAMI er behandlingsansvarlig institusjon for Nasjonalt arbeidstidsregister (A-TID). Opplysningene om deg vil vi kun bruke til formålene vi har fortalt om i dette skrivet. Vi behandler opplysningene konfidensielt og i samsvar med personvernregelverket. Alle påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak er gjort for å sikre dine personopplysninger, herunder kryptering, pseudonymisering og tilgangskontroll. Data overføres kryptert fra dataeier til STAMI.
Bruk av opplysninger om arbeidstid og fravær til statistikk
STAMI vil benytte data om arbeidstid til å produsere rapporter og statistikk. Slike rapporter kan for eksempel vise statistikk for en bestemt periode: gjennomsnittlig daglig eller ukentlig arbeidstid, antall nattevakter, antall påfølgende nattskift eller antall fritimer mellom to skift. Data vil bli presentert på gruppenivå, slik at de ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Virksomheter, arbeidslivsorganisasjoner og myndigheter vil kunne få tilgang til slik statistikk. Virksomheter vil kunne sammenlikne egne data med tilsvarende data for sin bransje.
Xxxx av opplysninger om arbeidstid og fravær til forskning
Hvordan arbeidstid påvirker helse og sikkerhet, vil undersøkes i tidsavgrensede prosjekter. Forskere ved STAMI eller ved andre godkjente forskningsinstitusjoner i Norge kan søke om å få tilgang til data fra registeret. Data om arbeidstid vil da kobles til data om helse eller sikkerhet fra andre registre, som for eksempel Kreftregisteret eller Statistisk sentralbyrås register over arbeidsulykker.
Informasjon om nye prosjekter vil legges ut på STAMIs hjemmesider. Virksomheten vil bli informeres når deres data skal benyttes i nytt prosjekt. Opplysningene vil kunne overføres til andre i forbindelse med forskning, men da i ikke-identifiserbar form.
Hva skjer med opplysningene dine når vi avslutter datainnsamlingen?
Opplysningene om arbeidstid og fravær oppbevares i prinsippet på ubestemt tid.
Hva gir oss rett til å behandle personopplysninger om deg?
Behandlingen av denne typen opplysninger ansees som nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (se GDPR artikkel 6 (1) e og artikkel 9 (2) j).
Norsk senter for forskningsdata (NSD) har vurdert at behandlingen av personopplysninger i dette prosjektet er i samsvar med regelverket for personvern.
Dine rettigheter ved behandlingen
Etter personvernregelverket har du rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger. Du har rett til informasjon om behandlingen, som du får gjennom informasjonen her, samt om du kontakter STAMI som behandlingsansvarlig, se kontaktopplysninger nedenfor. Siden behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av allmennhetens interesse, vil du ikke kunne kreve endring eller sletting av opplysningene (se GDPR artikkel 6 (3) c). Du har også rettigheter til å begrense eller protestere mot behandlingen etter GDPR artikkel 18, om slikt krav kan etterkommes. Det vil ikke skje automatisert behandling, herunder profilering, basert på opplysningene.
Mener du at behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det som er beskrevet her eller at personvernlovingen brytes på andre måter, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Hvor kan jeg finne ut mer?
Hvis du har spørsmål angående det nye registeret, ta gjerne kontakt med:
• Statens arbeidsmiljøinstitutt ved x-xxx@xxxxx.xx eller STAMIs sentralbord på telefon 00 00 00 00
• STAMIs personvernombud: xxxxxxxxxx@xxxxx.xx
• Sikt (tidligere NSD) på epost: xxxxxxxxxx@xxxx.xx eller telefon: 00 00 00 00