Rammeavtale for IKT utstyr

Oppdragsgiver er Forsvarets Forskningsinstitutt, Forsvarsbygg og Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Forsvarets Forskningsinstitutt forestår konkurransen på vegne av alle etatene etter fullmakt.

Antall brukere som omfattes av denne rammeavtalen skal kunne økes/reduseres i kontraktstiden.

Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) er en sivil forskningsinstitusjon direkte underlagt Forsvarsdepartementet. Virksomheten har over 700 ansatte, hvorav ca 500 er forskere og ingeniører knyttet til forsvars- og samfunnssikkerhet.. Instituttet er tverrfaglig og dekker fag som matematikk, fysikk, informasjonsteknologi, kjemi, biologi, medisin, psykologi, statsvitenskap og økonomi. Instituttet ligger på Kjeller ved Lillestrøm, og har en mindre arbeidsenhet i Horten. For mer informasjon se xxx.xxx.xx

Forsvarsbygg (FB) er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet, som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret. FB har ca 1400 ansatte som bygger, drifter og selger eiendomsløsninger fordelt på ca 55 lokasjoner. FBs hovedkontor ligger i Oslo. For mer informasjon se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) er det sentrale direktorat for beskyttelse av informasjon og infrastruktur av betydning for samfunnskritiske og andre viktige samfunnsfunksjoner. Direktoratet er administrativt underlagt Forsvarsdepartementet og rapporterer til Justis- og beredskapsdepartementet for saker i sivil sektor.

For mer informasjon, se xxx.xxx.xxxx.xx

1.2 Lokasjoner ‌

Etatene og direktoratet har lokasjoner av varierende størrelse. Disse har forskjellige behov med tanke på antall klientmaskiner og antall nettverk. Utover dette drifter etatene diverse serverløsninger. Det vil i en del tilfeller være behov for spesielle tilpasninger av utstyr.

FFI har 2 lokasjoner, 1 på Kjeller og 1 i Horten. NSM er lokalisert i Oslo-området. FB har 1 lokasjon i Oslo med ca 55 mindre lokasjoner nasjonalt.

1.3 Eksisterende IKT-infrastruktur ‌

Særskilt for FB

FB er en landsdekkende organisasjon med datanettverk til ca. 55 lokasjoner. Serverparken er sentralisert i Oslo (ca 120 fysiske samt ca 130 virtuelle servere), slik at det er i Oslo all serverdrift, lagring og programvareoppdateringer skjer. For å kunne gjennomføre driften av nettverket på en kosteffektiv måte må blant annet nettverksutstyret (switcher) kunne levere høy tilgjengelighet og støtte fjernadministrasjon.

Driften av routere utføres delvis av WAN leverandør, mens drift av egne spredenett utføres av eget personell. Det er derfor påkrevd at nettverksutstyr som tilbys har tilsvarende funksjonalitet og støtter de samme protokoller (eller mer) som dagens utstyr som hovedsakelig er basert på Cisco 29xx, 35xx, 37xx og 38xx. Til overvåkning av LAN/WAN benyttes i tillegg til Ciscos egne verktøy Solarwinds produkter.

Felles for etatene

Kontorstøtteverktøy er basert på Microsoft produkter.

På nettverkssiden er det meste av utstyret Cisco basert samt HP Procurve. Det benyttes i stor grad fiber også ut til klienter, og derfor også media omformere. På klientsiden kjøres tynnklienter fra HP og Dell, stasjonære maskiner fra HP og bærbare datamaskiner fra HP og Fujitsu-Siemens. For brannmur benyttes Check Point, Cisco, Palo Alto Networks og F5.

Det benyttes HP Proliant servere hvorav 75 % er basert på Blade teknologi med Virtual Connect. Alt administreres fra egne servere med følgende administrasjonssystem: HP Systems Insight manager versjon 7.x og HP OneView.

Dagens operativsystem på servere er i hovedsak Windows 2008/2012/2012 R2. Klientvirtualisering er basert på Citrix, server virtualisering på MS Hyper-V og VMWare. På lagringssiden benyttes HP SAN med 3Par, EMC og IBM lagring. For backup benyttes HP Data Protector.

Det benyttes programvare fra forskjellige leverandører for drift og overvåkning. SIEM, Security Information & Event Management and gateways, HP, McAfee, Splunk, LogRhythm, Solarwins, Manageengine, Proxmox Mail Gateway, Fireeye, Fortinet.

1.4 Anskaffelsens formål ‌

Anskaffelsen gjelder kjøp av IKT-utstyr og relaterte tjenester som angitt i pkt 4.1.

1.5 Omfang og kontraktsverdi ‌

Oppdragsgiver ønsker å inngå en rammeavtale for 2 år med mulighet for forlengelse i 2 x 1 år, til sammen 4 år.

Rammeavtalens årlige leveringsomfang anslås til følgende verdi pr. etat basert på historiske tall: FFI: 12 mill NOK eks. mva.

FB: 15 mill NOK eks. mva. NSM: 12 mill NOK eks. mva.

Leveringsomfanget vil være avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Videre presiseres at angitt omfang ikke er bindende, men kun å betrakte som et veiledende estimat for kontraktsperioden og oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe noen fastsatt mengde av tjenester og materiell.

Kontrakten etableres som en ikke-eksklusiv rammeavtale og rammeavtalen som sådan innebærer derfor ingen økonomiske forpliktelser for oppdragsgiverne. Oppdragsgiver er dog forpliktet til å dekke de anskaffelser som omfattes av rammeavtalen med mindre:

- Ytelsen inngår i en større leveranse fra annen leverandør, eller inngår som en del av et særskilt prosjekt. Som eksempel kan nevnes der det foretas en anskaffelse som egentlig gjelder noe helt annet men hvor det inngår en mindre IKT del.

- Det på avropstidspunktet foreligger mislighold eller antesipert mislighold av rammeavtalen eller noen enkeltavrop.

- Avropet foretas hos en annen avtalepart i kraft av en overlappende rammeavtale. Som et eksempel kan nevnes at FB kjøper/leaser i all hovedsak sine printere via en egen leasingavtale.

- Oppdragsgiver anser ikke leverandøren som leverings- eller konkurransedyktig på avropstidspunktet

- Det er en sikkerhetsgradert anskaffelse eller andre tungtveiende hensyn gjør det nødvendig

1.6 Tiltredelsespunkter ‌

Oppdragsgiver tar sikte på å signere kontrakt med valgt leverandør så snart som mulig etter gjennomført konkurranse og utløpt klagefrist.

NSM vil starte å gjøre avrop på kontrakten fra kontrakten er signert. FFI og FB vil starte avrop på datoene som angis i endelig kontrakt. For FFI forventes dette å være i september 2015, for FB november 2015.

1.7 Oppbygging av konkurransegrunnlaget ‌

Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende vedlegg:

1. Prisskjema (excel-fil til utfylling).

2. Excel-fil med besvarelse av kvalifikasjonskrav

3. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS).

4. Utkast til avtale med vedlegg*

5. Etisk egenerklæring for leverandører

6. Alminnelige vilkår ved anskaffelser, Bl 5002 (mars 2008)

7. Erklæring lønns- og arbeidsvilkår

8. Egenerklæring(er) underleverandør/leverandørgrupper

Der det er lagt ved maler for utfylling av Leverandør skal malene benyttes uten å endres, settes inn i Leverandørens brevmal eller lignende.

*vedlegg til avtalet er: Vedlegg til kontrakt FFI-0000 rammeavtale IKT FFI

Vedlegg til kontrakt FFI-0000 rammeavtale IKT NSM Vedlegg til kontrakt FFI-0000 rammeavtale IKT Forsvarsbygg Elektronisk samhandlingsavtale Forsvarsbygg

1.8 Kunngjøring ‌

Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) xxx.xxxxxx.xx og i TED-basen. I tillegg er enkelte leverandører spesielt varslet om denne kunngjøringen.

1.9 Tilbudskonferanse ‌

Det vil ikke bli holdt tilbudskonferanse.

1.10 Tilleggsopplysninger ‌

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det er feil i konkurransegrunnlaget, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver via Mercell Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlag ‌

Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.

Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN og i TED via Mercell Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

1.12 Fremdriftsplan ‌

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet	Tidspunkt
Kunngjøring i DOFFIN og TED	16 juni 2015
Frist for å levere tilbud	19 august 2015, kl 12:00
Tilbudsåpning	19 august 2015, kl 12:00
Frist for å stille spørsmål	1 uke før “Frist for å levere tilbud”
Grunnet ferieavvikling vil INGEN spørsmål bli besvart i perioden	f.o.m. 17.06.2015 t.o.m. 13.07.2015
Evaluering	Uke 35-36
Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne	Uke 36
Karensfrist leverandører	11 kalender dager etter tildeling av kontakt
Kontraktsinngåelse / Bestilling	19 september 2015

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist.

2 REGLER FOR KONKURRANSEN ‌

2.1 Anskaffelsesprosedyre ‌

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi).

Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud.

I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp.

Anskaffelsesregelverk for forsvarsektoren (ARF) følges der hvor Lov om offentlige anskaffelser (LOA) eller Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) ikke gjelder.

2.2 Mercell konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)‌

Konkurransen gjennomføres ved hjelp av Mercell Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Tilbudet skal leveres på den form som er beskrevet i dette.

Alle henvendelser i forbindelse med forespørselen skal skje via kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at disse skal bli dokumentert og loggført. Muntlige besvarelser og forklaringer blir ikke tatt hensyn til, såfremt de ikke er skriftlig dokumentert.

Trenger du hjelp til dette, ta kontakt med Mercell support på tlf 00 00 00 00 eller e-post til xxxxxxx@xxxxxxx.xxx .

2.3 Kvalifikasjonskrav ‌

Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav legges inn under arkfane Kvalifikasjonskrav i Mercell og besvares som beskrevet under pkt 3 ”Kvalifikasjonskrav” i konkurransegrunnlaget.

For å bli kvalifisert som leverandør må alle disse kravene besvares med ”Ja” og gyldig dokumentasjon legges ved.

2.4 Tilbud ‌

Tilbudsdokumenter legges inn under arkfane Dokumenter i Mercell. Bare kvalifiserte leverandører vil få sine tilbud vurdert.

Følgende filer skal legges ved i pdf format såfremt det ikke annet er angitt

• Tilbudsbrev med kort presentasjon av leverandøren og bekreftelse på at tilbud er levert.

• Utfylt prisskjema ref konkurransegrunnlagets kapittel 5 (Vedlegg 1).

• Utfylt excel-fil med besvarelse av kvalifikasjonskrav (vedlegg 2).

• Eventuelle andre vedlegg eller teknisk dokumentasjon.

Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde:

• Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer

• Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer

• Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse

• Aksept av alle krav og betingelser som er satt opp i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer)

Tilbudets innhold skal for øvrig dekke alle områder som er spesifisert under pkt 4.1 kravspesifikasjon.

Oppdragsgiver vil ikke refundere tilbyders kostnader i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet, samt avholdelse av demonstrasjoner osv. De innleverte tilbud samt bilagsmateriell betraktes som Oppdragsgivers eiendom og vil ikke bli returnert.

2.5 Språkkrav ‌

Tilbud og kontrakt med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk, jf FOA § 3-9, jf kapittel 18. Produktspesifikasjoner kan gis på engelsk.

2.6 Elektronisk signatur ‌

I denne forbindelse vil det bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx alternativt xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx. Mercell Kundesenter, tlf 00 00 00 00 vil bistå leverandører som har behov for teknisk support vedrørende verktøyet eller elektronisk signatur.

2.7 Offentlighet ‌

I henhold til § 23 i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, kan opplysninger i tilbud og anskaffelsesprotokoll i anskaffelsessaker unntas offentlighet fram til valg av leverandør er gjort. Etter dette vil opplysningene i tilbudene være offentlige, dersom ikke andre forhold tilsier det. Dette kan være taushetsplikt i forretningsforhold eller forholdet til rikets sikkerhet.

Leverandørene oppfordres til å levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.

2.8 Taushetsplikt ‌

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13.

2.9 Bruk av etatene i reklameøyemed ‌

Leverandøren må ha skriftlig samtykke fra den enkelte etat/direktorat dersom det er ønske om å benytte forhold knyttet til denne kontrakt/avtale i reklameøyemed. Det være seg reklame i skrift, tale eller bilde. Det gjelder reklame både for intern og ekstern distribusjon.

2.10 Forbehold og avvik ‌

Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet.

Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se pkt 2.4). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises.

Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

2.11 Opplysningsplikt ‌

Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom:

• Tilbudet avvises

• Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses

Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for:

• Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet

Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt.

2.12 Underleverandører/leverandørgruppe ‌

En tilbyder som gir inn anbud alene slik at dette foretak selv skal stå som tilbyder i konkurransen, kan oppfylle kvalifikasjonskravene gjennom å støtte seg på andre foretak dersom det foreligger en gyldig forpliktelseserklæring (se Vedlegg 8) fra det foretaket søkeren skal støtte seg på. Med en slik erklæring foreligger det dokumentasjon på at søkeren faktisk har rådighet/tilgang til de ressurser som tilbys. Dersom kvalifikasjoner hos underleverandør skal hensyn tas ved vurdering av kvalifikasjonskrav og evalueringskriterier må det opplyses spesielt om dette i tilbudet.

Dersom flere foretak sammen deltar (leverandørgruppe) i konkurransen må det klargjøres hvilket av kvalifikasjonskravene (se kapittel 3) som skal oppfylles av hvilket firma. Når det gjelder kvalifikasjonskravene angitt i konkurransegrunnlagets punkt 3.2 og 3.3 (skatt, mva, finansiell styrke mm), må kravene oppfylles av alle gruppedeltagerne. Øvrige krav må oppfylles av minimum ett av gruppemedlemmene. Det skal angis ett foretak som skal være ansvarlig for kontakt med oppdragsgiver i konkurransen. Alle foretakene som inngår i gruppen må innlevere forpliktelseserklæring (se Vedlegg 8).

2.13 Alternative tilbud ‌

Alternativt tilbud aksepteres ikke.

2.14 Tilbud på deler av oppdraget ‌

Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

2.15 Vedståelsesfrist ‌

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 90 kalender dager regnet fra innleveringsfristen.

2.16 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet ‌

Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje gjennom Mercell konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud.

3 KVALIFIKASJONSKRAV (KRAV TIL LEVERANDØREN)‌

3.1 Generelt ‌

De enkelte punkter under kvalifikasjonskrav i leverandørenes startbilde i Mercell besvares på følgende måte:

• Velg ”Ja” fra nedtrekksmenyen på spørsmålet: Er du kvalifisert?

• Legg ved nødvendig dokumentasjon på kvalifikasjonskravet.

• Kommenter eventuelt de enkelte krav eller besvarelser i skrivefeltet til venstre.

3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling ‌

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak	• Firmaattest/Utskrift fra enhetsregisteret
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til merverdiavgiftsinnbetaling og skatteinnbetaling	• Attest for skatt og merverdiavgift. • Informasjon om skatteattester finnes på: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx • Attesten bestilles og hentes ut i Altinn på: xxx.xxxxxx.xx og skal ikke være mer enn 6 måneder gammel.
Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system.	• HMS-egenerklæring med underskrift av ledelsen og representant fra de ansatte. Mal er vedlagt – vedlegg 3.
Leverandøren skal ha tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte	• Egenerklæring med underskrift av ledelsen og representant fra de ansatte. Mal er vedlagt – vedlegg 7.
Etisk egenerklæring for leverandører	• Legg ved bekreftelse på at dere som leverandør er kjent med og tilfredsstiller kravene i erklæringen. Mal er vedlagt - vedlegg 5.

Utenlandske leverandører skal framlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske.

Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt.

Det kreves at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandører og

underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Dersom det avdekkes brudd på kravet om lønns- og arbeidsvilkår, anses dette for et vesentlig kontraktsbrudd, som kan medføre heving og krav om erstatning.

Disse bestemmelsene anses å være en del av kontraktsvilkårene, og leverandørene kan ikke ta forbehold om disse.

3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling ‌

Krav

Dokumentasjonskrav

God økonomisk stilling/tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne levere

Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal være kredittverdig eller høyere. I tillegg skal det leveres resultat- og balanseregnskap for 2014 og 2013, sekundært 2013 og 2012 dersom dette er tilgjengelig.

Dersom leverandøren er en leverandørgruppe eller av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument

som oppdragsgiver kan akseptere.

3.4 Øvrige kvalifikasjonskrav ‌

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha erfaring og referanser fra tilsvarende leveranser.	Leverandøren skal levere en liste over de tre største eller mest betydelige oppdrag innen IKT utrustning de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (firmanavn, navn på kontaktperson, telefon og e-post). Referanser kan bli kontaktet ved behov for å bekrefte riktigheten av oppgitte opplysninger. Dersom leverandøren er en leverandørgruppe eller av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre for erfaring/referanser med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.
Det kreves tilstrekkelig bredde og dybde i varesortimentet. Leverandøren må kunne levere produkter fra ulike produsenter.	Leverandøren skal beskrive at den har innkjøpsavtaler med et tilstrekkelig antall distributører til å kunne levere et bredt utvalg av produkter som angitt i punkt 4, Krav til ytelsen.
Miljøkrav	Leverandøren skal ha etablert et miljøledelsessystem som minimum består av følgende elementer: • Et system for virksomhetens miljøhensyn og miljøpolicy • Strategi for kompetanse innen miljøfeltet • Prosedyrer for gjennomføring av driften på en miljømessig forsvarlig måte Leverandøren kan vise til virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14000, EMAS, eller andre tilsvarende tredjeparts godkjente systemer Emballasjegjenvinning Norske Leverandører (produsent eller importør) som benytter emballasje,

Krav

Dokumentasjonskrav

skal på tidspunkt for kontraktsinngåelse være medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning).

Oppdragsgiver ønsker at PC pakker skal sendes ut til bruker av-emballert, dvs ta ut alle unødvendige produkter før forsendelse til bruker, dvs produkter beregnet for andre land enn Norge, slik som bruksanvisninger på andre språk enn norsk, stikkontakter for bruk i andre land osv emballasje minimaliseres, slik at forsendelse er tilstrekkelig emballert for trygg transport, men at overflødig emballasje fjernes

4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER ‌

4.1 Kravspesifikasjon ‌

Anskaffelsen gjelder kjøp av IKT-utstyr og relaterte tjenester innenfor nedenstående hovedkategorier. Produkter som tilbys skal være tilpasset bedriftsmarkedet.

Produkter og tjenester som er graderte, eller på annen måte omfattes av lover og forskrifter som regulerer forhold knyttet til rikets sikkerhet kan helt eller delvis unntas fra denne anskaffelsen.

Produktkategorier:

1) PCer (stasjonere og bærbare), tynne klienter, hybrid, håndholdte klienter o.l.

2) Skjermer, audiovisuelt utstyr, samhandlingsutstyr, herunder eventuell nødvendig montering og klargjøring av utstyr etter en konkret dialog i det enkelte tilfelle

3) Servere, herunder standardiserte produkter og tilpassede løsninger

4) UPS’er, rack, dataromutstyr

5) Skrivere, skannere og annet periferiutstyr med mer

6) Backup/lagring

7) Nettverkskomponenter, herunder routere, switcher mv.

8) Tilbehør/deler, herunder også minnepinner, webkamera, hodesett påloggings-/RSA security tokens mv.

9) TV overvåknings utstyr (TVO)

10) Timebaserte tjenester (rådgivning-/konsulenttjenester ifm support på eksisterende eller ny infrastruktur), herunder service, reparasjoner, installasjon og prosjektering

Et samlet grovt anslag for etatene basert på historiske tall viser følgende fordeling Kategori 1-9 95 %, hvorav de største er kategori 1 med 35 % og kategori 3 med 25 %

Kategori 10 5 %

Det normale avrop vil være kjøp, men oppdragsgiver ønsker i spesielle tilfeller å ha mulighet for å etterspørre leasing eller serviceavtaler på utstyr etter nærmere avtale med leverandøren.

Innkjøp vil være gjenstand for endring i løpet av rammeavtalens periode som følge av teknologisk utvikling og endring i markedet.

4.2 MÅ-krav:‌

Oppdragsgiver har noen krav som er absolutte og som tilbyder må bekrefte at aksepteres i tilbudsbrevet.

4.2.1 Kompatibilitet (MÅ-krav)

Alt utstyr som leveres må være kompatibelt med eksisterende infrastruktur. Ved manglende kompatibilitet kreves det en redegjørelse av tilbyder i forhold til omskiftningskostnader.

NB! Eksisterende infrastruktur er beskrevet i konkurransegrunnlagets artikler 1.3.

4.2.2 Bufferlager (MÅ-krav)

Før modellskifte skal leverandøren varsle kunden så fort som mulig. Leverandør skal kunne levere utgående modell i en overgangsfase på 2 måneder til ny modell er tilgjengelig. Dersom kravet innebærer at leverandøren må etablere eget bufferlager for å dekke overgangsperioden, baseres lageret på erfaringsmessige behov for gitt periode og etter nærmere avtale med oppdragsgiver.

Oppdragsgiver forplikter seg i så fall å foreta løpende avrop mot resterende lager før uttak av ny modell. Det hviler på oppdragsgiverne (FFI, NSM og FB) å avtale med leverandøren hvilke produkter bufferlageret skal inneholde. Produktene vil være volumprodukter hos oppdragsgiverne. Eksempel på dette kan være standard-modeller av pc-er.

4.2.3 Garantier (MÅ-krav)

Utstyr hvor det er relevant skal leveres med 3 års på stedet garanti (care-pack eller tilsvarende). Garantien skal dekke alle feil på maskinvare som ikke kan knyttes til unormal bruk, eksempelvis skade på grunn av vann, brann og andre fysiske skader.

4.2.4 Sikkerhetsklarering (MÅ-krav)

Leverandørens servicepersonell og eventuelle konsulenter må ved behov kunne sikkerhetsklareres. Tilbyder skal bekrefte at denne vil gjøre det som er nødvendig for å ha tilstrekkelig med sikkerhetsklarert personell innen rimelig tid fra kontrakt tildeles. Dette vil være nødvendig i de tilfeller personell må inn hos oppdragsgiver.

Tilleggsinformasjon: Norske statsborgere eller personer som hatt opphold i Norge 10 år eller mer vil normalt kunne sikkerhetsklareres innen 2 måneder. Personer fra andre land vil normalt bruke 8 måneder eller mer for å kunne klareres på nødvendig nivå.

4.2.5 Skafferutine (MÅ-krav)

Leverandøren skal beskrive skafferutine for IKT-produkter som ikke ligger i leverandørens sortiment. Eksempler på dette kan være bærbare datamaskiner med spesifikasjoner utover standardprodukter. For skaffevarer benyttes samme påslagssats som til øvrig sortiment på leverandørens innpris jf vedlegg 1 prisskjema. Oppdragsgiver står fri til å anskaffe varer som kommer under skafferutinen fra andre leverandører/på egen hånd, dersom Oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig.

4.3 Pris ‌

Produktene skal tilbys med fast påslag til leverandørens netto innpris. Påslaget beregnes prosentvis ut fra kostpris, og skal dekke alle entreprenørens/leverandørens øvrige direkte og indirekte kostnader, samt fortjeneste. Prisene skal være inkludert alle varekostnader, eventuelle avgifter, øvrige myndighetspålagte kostnader/avgifter og alle forsendelseskostnader. Leverandøren skal losse varene ved behov.

• Med kostpris menes den pris entreprenøren/leverandøren selv betaler for produktene/materiellet, inklusive frakt men eksklusive MVA. Tilbyder skal redegjøre for hvordan best mulige innpriser sikres og kan dokumenteres.

• Oppdragsgiver/revisjon skal kunne gis tilgang/innsyn til grunnlagsmateriale/-priser ved forespørsel/behov.

• Tilbyder skal beskrive hvordan innsyn/kontroll kan skje, herunder hvilke rutiner som kan etableres.

• Bonuser og lignende på totalnivå, eksempelvis årlige kvantumsrelaterte prisreduksjoner som Leverandøren oppnår fra underleverandører, skal tilfalle Oppdragsgiver med 50 % av deres forholdsmessige andel. Med forholdsmessig andel menes den prosentmessige andel Oppdragsgiver har hatt av Leverandørens totale leveranse i perioden.

Timepris på tjenester oppgis både på on-site og for remote arbeid, for seniornivå, med reisekostnader og reisetid til arbeidsstedet inkludert i timeprisen.

Vi gjør oppmerksom på at ingen av partene på Oppdragsgiversiden normalt har fradrag for merverdiavgift.

Produkt og tjenestepriser:

Priser oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift i prisskjema, se vedlegg 1.

Priser skal oppgis på utvalgte produkter i følge oppgitte krav til ytelse i prisskjemasom må fylles ut. Tilbyderens priser skal oppgis ut fra best innpris og med påslag som skal være lik og gjelde for alle produkter.

Priser skal oppdateres kontinuerlig.

Vi forutsetter at tilbyder til enhver tid tilbyr produkter med konkurransedyktige priser, selv om prisene endres ift valutakurs.

4.4 Service/support ‌

Leverandøren skal redegjøre for tilgjengelig serviceapparat, eksempelvis i forbindelse med kundehåndtering, garanti- og feilsituasjoner, programvareoppdateringer, leveringstider og lignende.

Tilbyder skal beskrive

• Muligheter for statistikk over henvendelser til serviceapparatet

• Rutine for håndtering av retur ved feilbestillinger

• Rutine for DOA (dead-on-arrival – utsending av produkt med defekt som ankommer kunde)

• Rutine for retur av produkt forøvrig

• Hvordan en vil gjennomføre tjenestebehandling for å yte best service i forbindelse med feil eller mangler på produktene. Tilbyder skal også beskrive hvilke kontaktpunkter som kan tilbys. Beskrivelsen skal gi en oversikt over tilbyders serviceapparat og garantert behandlingstid. Dersom det eksisterer elektronisk løsning av helpdesk, skal grensesnittet mot kunde beskrives.

• Hvilke sertifiseringer/godkjenninger/kompetanse mm som eventuelt innehas av personalet

som håndterer service/support.

• Rutiner som iverksettes for å følge opp eventuelle forsinkelser i servicebehandling

• Rutiner for oppfølging av eventuell restordre.

• Løsning for å sikre alternativ levering hvis den ikke kan levere i henhold til sluttbrukers bestilling. Beskrivelsen skal inneholde muligheter for å skaffe erstatningsvare med minst like god kvalitet og samme pris som bestilt vare.

• Tilbyder skal beskrive leveringsrutiner ved normalleveranse. Tilbyder skal angi leveringstid for ekspressleveranse. Dette angis i antall dager fra bestilling mottas til varene er levert til sluttbruker, herunder også levering av server/nettverksutstyr til Oslo.

• Angi når tid (klokkeslett fra-til) at vareleveranser/budbiler kan levere, samt at større leveranser må avtales spesielt slik at oppdragsgiver både har folk og plass til mottak.

• Det er ønskelig at tilbyder kan levere en web portal hvor det er mulig for kunde å sjekke lagerstatus etc

• Det er ønskelig med samleleveranser ift bestillinger, med mindre annet er avtalt spesifikt.

• Det er ønskelig at leverandøren kan tilby testing av nye PC modeller som skal implementeres uten kostnader for Oppdragsgiver

• Det er ønskelig for Oppdragsgiver å få en proaktiv Leverandør med hensyn til at Leverandøren oppdaterer Oppdragsgiver når det kommer nye produkter og lignende. Dette kan dreie seg om informasjon fra Leverandør, eller invitasjon til deltagelse på messer og lignende. Leverandøren skal beskrive hvordan dette tenkes gjennomført. Legg merke til at Oppdragsgiver selv dekker kostnader i forbindelse med deltakelse på messer, kick-off eller lignende og at det ikke i noen sammenheng er anledning til å motta personlige gaver/vareprøver eller andre ytelser fra Leverandøren eller dennes distributører/forhandlere.

Etat spesifikke krav til behandling av bestillinger er satt opp i vedlegg til kontraktutkastet, se pkt 4.7.

4.5 Faste kontaktpersoner ‌

Det forutsettes at leverandøren tilbyr en fast kontaktperson på salgssiden og en fast kontaktperson på service/support som skal ha en svartid på maks 24 timer. Faste kontaktpersoner er et må krav.

Det skal beskrives hvilken kompetanse personene har, samt hvilken stilling de har i organisasjonen. Det er ønskelig at kontaktpersonene behandler kunder av samme type/omfang. Tilbyder skal beskrive sin tekniske kapasitet til å understøtte oppdragsgivers behov for teknisk veiledning og support.

4.6 Generelle betingelser ‌

Forsvarets ”Alminnelige vilkår ved anskaffelser”, Bl 5002 (mars 2008) legges til grunn ved alle anskaffelser til Oppdragsgiver.

4.7 Kontrakt ‌

Vedlagt følger utkast til kontrakt (vedlegg 4). De ulike etatene har forskjellige rutinger mht avrop, ehandel, levering fakturering etc. Disse er beskrevet i utkast til vedlegg til kontrakten tatt inn til slutt i kontraktutkastet.

4.8 Levering ‌

Levering skal skje til etatenes lokasjoner som angitt i den enkelte etats vedlegg til utkast til kontrakt. Leveringsbetingelser er DDP (Incoterms 2010).

4.9 Avrop ‌

Hver enkelt etat vil foreta avrop som angitt i utkast til kontrakt.

Oppdragsgiver skal etter forespørsel gis tilgang til all salgsstatistikk for rammeavtalen. Partene avtaler nærmere hvordan rapporteringsrutinene skal være. Kostnader til rapportering skal innkalkuleres i enhetsprisene. Xxxxxxxx oppfordres til å gi en nærmere redegjørelse for hvilke rapporteringsrutiner som leverandøren kan etablere.

4.10 Tildelingskriterier ‌

Tildeling skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:

Produkt- og tjenestepriser

40 %

Internvekting av pris:

Påslagsprosent vektes av 30 % av total prisevaluering

Produkt- og tjenestepriser (totalpris) uten påslag

vektes 70 % av total prisevaluering

Kvalitet

60 %

Internvekting av kvalitet: Service/support 40 %

Hvordan best mulige innpriser sikres og dokumenteres. 40 %

Faste kontaktpersoner og kompetanse 20 %

Oppdragsgiver vil bedømme tilbyders besvarelse etter en gjennomgående evalueringsskala på 1-10 hvor beste tilbyder på et punkt/krav belønnes med 10 og de øvrige tilbydernes svar gis en forholdsmessig poengscore ift 10.

4.11 Endringer ‌

Leverandøren plikter å levere de avtalte ytelser i hele kontraktsperioden.

Leverandøren er kun fritatt fra leveringsplikt for avtalte ytelser ved umulighet, f eks dersom et produkt ikke lenger produseres eller er tilgjengelig i markedet.

Dersom det i løpet av avtaleperioden er aktuelt å endre spesifikasjonene på ytelser, eller sammensetningen av ytelser, f eks ved innfasing eller utfasing av produkter, skal dette godkjennes av Oppdragsgiver.

5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE ‌

5.1 Registrering av tilbud ‌

Tilbudene registreres i Mercell Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) etter hvert som de kommer inn.

Forkastelse av innlevert tilbud vil bli meddelt skriftlig til angjeldende tilbyder.

5.2 Tilbudsåpning ‌

Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig.

5.3 Avvisning pga forhold med leverandøren ‌

Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA § 20 -12 1. ledd foreligger.

Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA § 20-12 2.ledd bokstav a-g foreligger.

5.4 Avvisning pga forhold med tilbudet ‌

Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA § 20-13 1.ledd bokstav a-f foreligger.

Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA § 20-13 2.ledd bokstav a-d foreligger.

5.5 Avklaring ‌

Det er ikke tillatt å endre eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid adgang til følgende avklaringer av tilbudene:

• Klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle ha vært avvist.

• Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt.

• Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsningene leverandøren har satt fram.

Document Metadata

Table of Contents

Rammeavtale for IKT utstyr

Document Metadata