SSA-L-2018 Bilag til avtale om løpende tjenestekjøp over internett Statens standardavtaler for IT-anskaffelser bilag til SSA-L - versjon 2018 Bilag til SSA-L – Avtale om løpende tjenestekjøp over internett– versjon 2018 Innhold: Bilag 1: Kundens...

Shape1 Shape2 Shape3

SSA-L-2018

Bilag til avtale om løpende tjenestekjøp over internett



Statens standardavtaler for IT-anskaffelser

bilag til SSA-L - versjon 2018








Shape4

















Bilag til SSA-L – Avtale om løpende tjenestekjøp over internett– versjon 2018



Innhold:



Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang


For varekjøp som omfattes av avtaleforholdet kommer lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27, kjøpsloven (kjl.) til anvendelse, så langt det ikke avtales avvikende bestemmelser i kontrakten.


Overordnede krav til løsningen:


Løsningen skal være skybasert og ivareta forvaltning og styring av alle kommunens kjøretøy. Den skal forbedre og forenkle kjøretøyansvarliges arbeidshverdag, samt gi en helhetlig oversikt og sømløs bruksopplevelse på tvers av moduler og funksjoner. Løsningen skal tilby selvbetjening og kjørebok for kommunens ansatte, og det skal være enkelt for dem å få oversikt, booke og bruke kjøretøy. Løsningen må være fleksibel og skalerbar, for å ivareta kommende behov for mobilitet i takt med samfunnsutviklingen og virksomhetens modenhet.



Kravtabell

  1. Kjøretøysregister, bilforvaltning, service- og vedlikeholdsplanlegging, verkstedregister, oppfølging av leasingavtaler

1.1

Løsningen skal håndtere alle typer kjøretøy, inkl. sykler og elsykler.

1.2

Leverandør skal tilby en testversjon av løsningen. Oppgi brukernavn og passord.

1.3

Løsningen skal bidra til å forbedre og forenkle kjøretøyansvarlige sin arbeidshverdag, og løsningen skal gi en helhetlig oversikt og sømløs bruksopplevelse på tvers av moduler og funksjoner.

1.4

Løsningen må være fleksibel og skalerbar. Løsningen må både kunne håndtere flere/færre kjøretøy og en endret sammensetning av kjøretøyparken. Den må også ivareta kommende behov for mobilitet i takt med virksomhetens modenhet og samfunnsmessig og teknisk utvikling.

1.5

I fortsettelsen av punkt 1.4 bes leverandøren beskrive veikart for videreutvikling, inkludert muligheter for bildeling.

1.6

For biler, maskiner og tyngre kjøretøy skal løsningen som minstekrav tilby basisinfo om merke og modell, ansvarlig enhet, objektnummer, registreringsnummer, kilometerstand, forsikringsforhold, avgifter, servicebok/-intervall, bensin-/ladekort, verkstedopphold/reparasjoner, EU-kontroll etc. For sykler skal løsningen tilby basisinfo om merke og modell, ansvarlig enhet, leveringsdato, garanti, sykkelnummer, rammenummer etc.

1.7

Løsningen skal som et minstekrav tilby oversikt og status over ulike utvalg kjøretøy, ut fra hvor i virksomheten den kjøretøyansvarlige hører til og hvilken rolle denne har.

1.8

Kjøretøyansvarlig har ansvar for å forvalte og følge opp kommunens leasingavtaler, og har behov for en samlet oversikt over leasede kjøretøy, inkludert dato for innlevering og evt. innleveringskostnad. Valgt løsning skal bidra til forenkling i kjøretøysansvarliges forvaltning av leasede kjøretøy, samt gi en mest mulig komplett oversikt over leasede kjøretøy.

1.9

Løsningen bidra til god dataflyt og kommunikasjon mellom organisasjonsenheter, kjøretøyansvarlige og sluttbrukere av både eide og leasede kjøretøy.

1.10

Løsningen skal gi varsel til kjøretøyansvarlig, uavhengig av nivå i organisasjonen, om kjørelengde, forfall forsikring, neste service, neste EU-kontroll etc. per bil.

1.11

Oppdragsgiver ønsker å legge til rette for gjenbruk og synkronisering av relevante masterdata. Løsningen må som minstekrav synkronisere mot Statens vegvesens kjøretøyopplysningsregister. Videre er det ønskelig med synkronisering mot f.eks. forsikringsselskaps portal og leasingselskaps portal.

1.12

Løsningen bør tilby verkstedsregister med avtalehåndtering, både mot interne og eksterne verksteder. Det er også ønskelig at kommunens eget verksted har tilgang til løsningen og informasjon om det enkelte kjøretøy ifm. service og vedlikehold.

1.13

For å sikre kommunen mot at kjøretøy som har kritiske mangler (manglende EU-kontroll, store skader etc.) ikke benyttes i tjenesten, er det ønskelig at løsningen gir mulighet for kjøretøyansvarlig å sperre disse kjøretøyene for videre bruk.

1.14

Lillestrøm kommunes kjøretøy har forholdsmessig mange skader, samt at det med jevne mellomrom oppstår feil og mangler på kjøretøyene. Det er ønskelig at valgt løsning skal gi støtte for å avhjelpe dette, blant annet gjennom muligheter for innrapportering, skademelding og oppfølging.

1.15

Det er ønskelig med sjåførregister, med registrering av kompetanse og sertifikater, integrert med kommunens ansattregister/organisasjonsstruktur.

  1. Kjøretøyøkonomi, klima, statistikk og rapporter

2.1

Det må være mulig å opprette og lagre lokale og globale rapportmaler/-filter som kan gjenbrukes og eksporteres til ulike format, minimum Excel og PDF.


Videre må det være mulig å hente ut egen statistikk, uten å måtte etterspørre dette fra leverandør. Løsningen må være dynamisk så det er mulig å tilpasse utvalg og presentasjonsform (inkl. visualisering av dataene).

2.2

For å optimalisere driften er det ønskelig med rapporter for utnyttelsesgrad, bruk og kjørelengde per kjøretøy, per tjenesteområde etc.

2.3

Lillestrøm kommune har mål om klimanøytral drift og 100 % nullutslippskjøretøy innen 2027. Valgt verktøy skal være et viktig verktøy for at kommunen skal nå dette målet.

  1. Nøkkelhåndtering, booking, bruk, inn- og utlevering av kjøretøy

3.1

Tilbudt løsning skal omfatte levering av GPS-enheter, nøkkelbokser og evt. kortlesere for sjåføridentifisering, eller tilsvarende løsning

3.2

Løsningen skal ha inkludere en sikker oppbevaring av nøkler, eller håndtere adgang til bilene nøkkelløst.

3.3

Løsningen skal leveres med sjåføridentifisering via ansattkort. Adgangskontrollen må støtte RFID med MIFARE (uten skriving til kortet). Beskriv teknisk løsning og hvordan dette eventuelt integreres med sikker oppbevaring av nøkler. Beskriv prosessflyt for sluttbruker (fra uthenting av nøkkel, via aktivering av elektronisk kjørebok, til innlevering av nøkkel)

3.4

For å sikre at enhetens kjøretøy får en så jevn kilometerbelastning som mulig, er det viktig at løsningen kan styre hvilke kjøretøy innenfor de ulike avdelingene som tilgjengeliggjøres.

3.5

Løsningen skal kunne overvåke ladestatus slik at man ikke får ut kjøretøy med lite strøm. Løsningen bør kunne utlevere den elbilen med best batterikapasitet til enhver tid, uavhengig av valgt ladesystem.

3.6

Løsningen skal gjøre det enkelt for sluttbruker å få oversikt og forhåndsreservere et kjøretøy. Brukeren må i bookingsystemet enkelt kunne finne egnet kjøretøy ut fra tilgjengelighet og tilstand. Bookingsystemet må kunne integreres med Exchange/Outlooks kalender.

3.7

Løsningen skal gjøre det enkelt for sluttbruker å hente ut og levere inn bil. Løsningen må være brukervennlig og ha høy toleranse for brukerfeil, i en situasjon hvor det er stor forskjell på brukernes digitale kompetanse.

3.8

Kommunen ønsker å redusere driftskostnader og antall skader, og det er ønskelig at

valgt løsning skal bidra til å oppnå dette målet.

  1. Krav til elektronisk kjørebok og sporing

4.1

Den elektroniske kjøreboken skal dekke behov og krav for innhenting informasjon iht. gjeldende myndighetskrav og skatteregler. Kjøreboken skal som minimum registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene. Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor skatteyter registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål. Eventuelle avvik, som for eksempel driftsstans, skal kunne registreres i kjøreboken.

4.2

Løsningen skal legge til rette for at administrator kan sette begrensninger på hvem som kan se/hente ut sporingslogg og annen informasjon om bruk. Ved uttak av sporingslogg skal dette loggføres i en egen logg. Løsningen skal loggføre alle forsøk på uautorisert bruk. Alle endringer i konfigurasjon på utstyr skal lagres i egen logg. Loggen skal kunne tas ut som en egen rapport.

  1. Tekniske krav og Operative føringer for IKT i Lillestrøm kommune

5.1

Sporingsenhetene skal tilby data som kreves for elektronisk kjørebok og flåtestyring. Leveranse, montering og oppgradering av sporingsenheter skal være inkludert i tilbudet. Det bør være mulig å benytte sporingsenheter også fra andre leverandører inn i løsningen.

5.2

Sporingsenheten skal kunne fastmonteres på en slik måte at ikke sluttbruker kan slå av sporingen. Det skal være enkelt å flytte utstyret over til annet kjøretøy.

5.3

Kommunen benytter i dag ArcGIS fra ESRI som sin GIS-plattform. GPS-posisjoner skal kunne sendes til vår GIS-plattform gjennom åpne standarder.

5.4

Lillestrøm kommune krever systemer og tjenester som tilbyr deling av data gjennom åpne API’er utviklet etter moderne standarder for informasjonssikkerhet og personvern.

5.5

Lillestrøm kommune ønsker løsninger som lar seg integrere med Lillestrøm kommune sin IDM-plattform for tilordning av tilganger med brukere og roller. Videre ønsker Lillestrøm kommune at brukere av løsningen kan importeres og oppdateres automatisk.

5.6

Lillestrøm kommune krever at løsningen integreres med Azure AD for Single sign-on og multifaktorautentisering.

5.7

Lillestrøm kommune ønsker at systemer som lagrer arkivverdig informasjon integrerer seg mot en Noark 5-kjerne eller ett komplett Noark 5-sak-arkivsystem, primært skal benytte Noark 5-tjenestegrensesnitt for integrasjon. Alternativt og sekundært kan geointegrasjonsstandarden for arkiv benyttes.

5.8

Lillestrøm kommune krever sikker kommunikasjon som beskytter og sikrer våre data.

5.9

Tjenesten skal leveres som skytjeneste med datalagring innenfor EU/EØS, og aller helst innenfor Norge.

5.10

Løsningen må ha en oppetid på 99,5% (målt pr år) eller høyere.

5.11

Kommunen krever at det tas back-up av løsninger som leveres. Ved en hendelse som krever at løsningen må gjenopprettes, skal ikke kunden miste mer enn 2 timers arbeid.

5.12

Lillestrøm kommune krever at leverandør skal ha en support-tjeneste. Det skal være mulig å kontakte denne tjenesten via telefon, e-post og chat. Det må også tilbys fjernstøtte.

5.13

Lillestrøm kommune krever at personer hos leverandør som skal drive fjernstøtte eller annen IT-teknisk støtte på kommunens IT-systemer, må skrive under kommunens taushetserklæring.

5.14

Løsningen skal til enhver tid støtte de to siste versjonene av minimum følgende nettlesere:

Chrome, Safari og Edge.

5.15

Det er et krav at løsningen kan aksesseres via kommunens standard arbeidsverktøy (PC, telefon, nettbrett). Mobile applikasjoner (apper) skal kunne benyttes på både Android og iOS.

5.16

Løsningen bør utnytte så mye som mulig av stiler og komponenter fra designsystemet på xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx. Stilene settes med CSS, og komponentene er bygget som standardiserte Web components / Custom elements.

5.17

Kommunen vektlegger hvorvidt løsningen er testet mot reelle sluttbrukere, det være seg om løsningen retter seg mot innbyggere, ansatte, næringsliv eller andre målgrupper.

5.18

Løsningen må kunne integreres med adgangskontrollsystem ARX. Dette for at ansattkort skal kunne brukes for åpning av nøkkelskap og evt. sjåføridentifisering.

  1. Krav til personvern/GDPR

6.1

Lillestrøm kommune krever at løsningen følger føringene i personvernforordningen (GDPR) av juli 2018.

6.2

Leverandøren skal hensynta innebygd personvern i utvikling av løsningen («privacy by design»).

6.3

Lillestrøm kommune krever at håndtering av personopplysninger, både bruk av og lagring, skal være godt dokumentert.

6.4

Det skal inngås databehandleravtale mellom tilbyder og Lillestrøm kommune. Avtalen skal være basert på Lillestrøm kommunes mal.

  1. Opsjon: Konvertering av data, flåtestyring og veivedlikehold

7.1

Konvertering av data:

Det er ønskelig at tilbyder sørger for innhenting av eksisterende data (fra CarAdmin og Excel), til ny løsning.

7.2

Flåtestyring:

Tilbudt løsning skal omfatte flåtestyring, enten dette tilbys som en egen modul eller allerede bakt inn i tilbudt løsning. Dette innebærer at tilbudt løsning skal tilby lokalisering av kjøretøyene i sanntid i et digitalt oversiktskart, samt overblikk over kjøreruter for enkel rapportering. Videre er det ønskelig å kunne ta ut rapporter på motorytelse og -status, kjøremønster og kjøreadferd, CO2-rapporter mv. Rapporter må kunne grupperes, og innsyn til de forskjellige gruppene/kategoriene skal kunne begrenses på rettighetsnivå. Dette må kunne styres på tilgangsnivå på bruker. Det må finnes et grensesnitt for denne administrasjonen. Løsning for flåtestyring bør inneholde oppgavestyringsverktøy og tilby varsling hvis et kjøretøy forlater et bestemt arbeidsområde, eller på annen måte bryter forhåndsdefinerte grenser. Data fra flåtestyringen skal kunne gjenbrukes til andre formål, f.eks. inn i brøytekart for publikum på kommunens hjemmeside.

7.3

Lillestrøm ønsker på sikt å utvide bruk av flåtestyring som verktøy for å optimalisere driften og bedre ressursutnyttelsen knyttet til veivedlikehold. Løsningen må ivareta funksjoner som rodeplanlegging, status brøyting, slepespor etc.

7.4

Lillestrøm kommune benytter seg av eksterne entreprenører for bl.a. vintervedlikehold av kommunale veier. Disse kjøretøyene må kunne spores på samme måte som våre egne kjøretøy, og det må være mulig å flytte sporingsenhetene ved kontraktslutt.


Avtalens punkt 3.5 Oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag


All oppgradering av tilbudt løsning er inkludert i årlig vederlag.



Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten


Tilbyder skal svare i svarfeltet til høyre. Det skal ikke legges ved filer eller andre vedlegg, uten at oppdragsgiver har bedt om dette.


Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang

  1. Kjøretøysregister, bilforvaltning, service- og vedlikeholdsplanlegging, verkstedregister, oppfølging av leasingavtaler

Krav-punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt JA/NEI

Tilbyders besvarelse

1.1

Løsningen skal håndtere alle typer kjøretøy, inkl. sykler og elsykler.


Besvares med JA


Tilbyders svar:

1.2

Leverandør skal tilby en testversjon av løsningen. Oppgi brukernavn og passord.


Tilbyders svar:

1.3

Løsningen skal bidra til å forbedre og forenkle kjøretøyansvarlige sin arbeidshverdag, og løsningen skal gi en helhetlig oversikt og sømløs bruksopplevelse på tvers av moduler og funksjoner.


Gi en overordnet beskrivelse av tilbudt løsning, herunder ulike moduler og hvordan disse spiller sammen. Besvarelsen skal fokusere på oversikt og brukervennlighet, forenkling, og tekniske funksjoner.


Besvarelsen skal være på inntil 4 sider.



NB! Besvares i fil som lastes opp.




1.4

Til orientering har kommunen per mars 2022 en kjøretøypark bestående av 470 person-/varebiler, 53 maskiner/lastebiler, 20 tilhengere, 44 elsykler, 2 tråsykler og 10 el-sparkesykler (totalt 579 kjøretøy).


Løsningen må være fleksibel og skalerbar. Løsningen må både kunne håndtere flere/færre kjøretøy og en endret sammensetning av kjøretøyparken. Den må også ivareta kommende behov for mobilitet i takt med virksomhetens modenhet og samfunnsmessig og teknisk utvikling.


Beskriv fleksibilitet og skalerbarhet i tilbudt løsning, samt hvordan løsningen kan ivareta et fremtidig behov for økt mobilitet.


Tilbyders svar:



1.5

I fortsettelsen av punkt 1.4 bes leverandøren beskrive veikart for videreutvikling, inkludert muligheter for bildeling.



Tilbyders svar:

1.6

For biler, maskiner og tyngre kjøretøy skal løsningen som minstekrav tilby basisinfo om merke og modell, ansvarlig enhet, objektnummer, registreringsnummer, kilometerstand, forsikringsforhold, avgifter, servicebok/-intervall, bensin-/ladekort, verkstedopphold/reparasjoner, EU-kontroll etc.


For sykler skal løsningen tilby basisinfo om merke og modell, ansvarlig enhet, leveringsdato, garanti, sykkelnummer, rammenummer etc.


Bekreft, og beskriv eventuell informasjon løsningen tilbyr ut over minstekravene.



Tilbyders svar:

1.7

Løsningen skal som et minstekrav tilby oversikt og status over ulike utvalg kjøretøy, ut fra hvor i virksomheten den kjøretøyansvarlige hører til og hvilken rolle denne har.


Eksempel: Bilholdet er ulikt organisert i tjenesteområdene og sentralt. Dette kravpunktet skal sikre oss at «Xxxxx Xxxxxxxxxx» kan velge å se kun de bilene hun har ansvar for i hjemmetjenesten, at «Xxxx Xxxxxxxxx» kan velge å se kun de bilene han og kollegaene har ansvar for i barnevernet og at Internservice kan velge om de kun vil se bilpoolen på rådhuset eller hele kjøretøyparken.


Bekreft, samt beskriv tilbudt løsning ut over minstekrav.


Tilbyders svar:

1.8

Kjøretøyansvarlig har ansvar for å forvalte og følge opp kommunens leasingavtaler, og har behov for en samlet oversikt over leasede biler, inkludert dato for innlevering og evt. innleveringskostnad.


Beskriv hvordan tilbudt løsning kan bidra til forenkling og oversikt over leasende biler.


Tilbyders svar:

1.9

Det er i dag en utfordring at informasjon om kjøretøyene er spredd i ulike Excel-ark, som håndteres og lagres lokalt av ulike ansvarlige enheter. For hjemmetjenesten i tidligere Sørum kommune, er opplysningene per i dag samlet i CarAdmin. Masterdataene er ikke samlet, det forekommer duplikatinnførsler, det er heller ingen flyt av informasjon mellom de ulike registrene. Kommunikasjon mellom ansvarlige enheter og til og fra sluttbrukere foregår per telefon eller på e-post.


Sett i lys av dette bildet skal valgt løsning bidra til god dataflyt og kommunikasjon mellom organisasjonsenheter, kjøretøyansvarlige og sluttbrukere av både eide og leasede kjøretøy.


Beskriv hvordan tilbudt løsning kan bidra til å eliminere ovennevnte utfordringer.


Tilbyders svar:

1.10

Løsningen skal gi varsel til kjøretøyansvarlig, uavhengig av nivå i organisasjonen, om kjørelengde, forfall forsikring, neste service, neste EU-kontroll etc. per bil.


Bekreft, og beskriv varslingsfunksjonaliteten ut over minstekravet.



Tilbyders svar:

1.11

Oppdragsgiver ønsker å legge til rette for gjenbruk og synkronisering av relevante masterdata. Løsningen må som minstekrav synkronisere mot Statens vegvesens kjøretøyopplysningsregister.


Videre er det ønskelig med synkronisering mot for eksempel forsikringsselskaps portal og leasingselskaps portal.


Bekreft, og beskriv tilbudt løsning ut over minstekrav.


Tilbyders svar:

1.12

Løsningen bør tilby verkstedsregister med avtalehåndtering, både mot interne og eksterne verksteder.


Det er også ønskelig at kommunens eget verksted har tilgang til løsningen og informasjon om det enkelte kjøretøy ifm. service og vedlikehold.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

1.13

For å sikre kommunen mot at kjøretøy som har kritiske mangler (manglende EU-kontroll, store skader etc.) ikke benyttes i tjenesten, er det ønskelig at løsningen gir mulighet for kjøretøyansvarlig å sperre disse kjøretøyene for videre bruk.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

1.14

Lillestrøm kommunes kjøretøy har forholdsmessig mange skader, samt at det med jevne mellomrom oppstår feil og mangler på kjøretøyene.


Beskriv hva slags støtte løsningen tilbyr ifm. Innrapportering, skademelding og oppfølging.


Tilbyders svar:

1.15

Det er ønskelig med sjåførregister, med registrering av kompetanse og sertifikater, integrert med kommunens ansattregister/organisasjonsstruktur.

Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

2. Kjøretøyøkonomi, klima, statistikk og rapporter

Krav-punkt

Beskrivelse

Bekreftelse JA/NEI

Tilbyders besvarelse

2.1

Det må være mulig å opprette og lagre lokale og globale rapportmaler/-filter som kan gjenbrukes og eksporteres til ulike format, minimum Excel og PDF.


Videre må det være mulig å hente ut egen statistikk, uten å måtte dette fra leverandør. Løsningen må være dynamisk så det er mulig å tilpasse utvalg og presentasjonsform (inkl. visualisering av dataene).


Beskriv funksjonalitet og muligheter i tilbudt løsning, med fokus på brukervennlighet.


Tilbyders svar:

2.2

For å optimalisere driften er det ønskelig med rapporter for utnyttelsesgrad, bruk og kjørelengde per kjøretøy, per tjenesteområde etc.


Leverandøren bes gi en oversikt over hvilke rapportmuligheter som ligger i tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

2.3

Lillestrøm kommune har mål om klimanøytral drift og 100 % nullutslippskjøretøy innen 2027.


Beskriv hvordan tilbudt løsning kan bidra til å nå målet, for eksempel gjennom klimarapporter, utslippsrapporter mv.



Tilbyders svar:

3. Nøkkelhåndtering, booking, bruk, inn- og utlevering av kjøretøy

Krav-punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt JA/NEI

Tilbyders besvarelse

3.1

Tilbudt løsning skal omfatte levering av GPS-enheter, nøkkelbokser og evt. kortlesere for sjåføridentifisering, eller tilsvarende løsning

Beskriv løsning


Tilbyders svar:

3.2

Løsningen skal inkludere sikker oppbevaring av nøkler, eller håndtere adgang til bilene nøkkelløst.


Beskriv tilbudt løsning med fokus på sikkerhet og brukervennlighet.




Tilbyders svar:

3.3

Løsningen skal leveres med sjåføridentifisering via ansattkort. Adgangskontrollen må støtte RFID med MIFARE (uten skriving til kortet).


Beskriv teknisk løsning og hvordan dette eventuelt integreres med sikker oppbevaring av nøkler.


Beskriv prosessflyt for sluttbruker (fra uthenting av nøkkel, via aktivering av elektronisk kjørebok, til innlevering av nøkkel)


Tilbyders svar:

3.4

For å sikre at kjøretøyene får en så jevn kilometerbelastning som mulig, er det viktig at løsningen kan styre hvilke kjøretøy innenfor de ulike avdelingene som tilgjengeliggjøres.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

3.5

Løsningen skal kunne overvåke ladestatus slik at man ikke får ut kjøretøy med lite strøm. Løsningen bør kunne utlevere den elbilen med best batterikapasitet til enhver tid, uavhengig av valgt ladesystem.


Beskriv tilbudt løsning med fokus på teknisk løsning og funksjonalitet.



Tilbyders svar:

3.6

Løsningen skal gjøre det enkelt for sluttbruker å få oversikt og forhåndsreservere et kjøretøy.


Brukeren må i bookingsystemet enkelt kunne finne egnet kjøretøy ut fra tilgjengelighet og tilstand. Bookingsystemet må kunne integreres med exchange/outlooks kalender.


Det er ulike behov på ulike lokasjoner, og for brukere av bilpool på Lillestrøm rådhus og Enga er det et krav til løsningen at det må være mulig å forhåndsreservere bil, fortrinnsvis via Outlook kalender. Tilsvarende må brukere i hjemmetjenesten kunne hente ut ledige biler direkte når man kommer på vakt.


Beskriv tilbudt løsning, med fokus på teknisk løsning og brukergrensesnitt.


Tilbyders svar:

3.7

Som nevnt må løsningen gjøre det enkelt for sluttbruker å hente ut og levere inn bil. Løsningen må være brukervennlig og ha høy toleranse for brukerfeil, i en situasjon hvor det er stor forskjell på brukernes digitale kompetanse.


Beskriv løsningen og hvilket grensesnitt som benyttes mot sluttbruker, for eksempel display på nøkkelskap, mobilapp etc.?


Tilbyders svar:

3.8

Kommunen ønsker å redusere driftskostnader og antall skader.


Beskriv hvordan løsningen kan påvirke ansattes kjøreatferd, for eksempel ved bruk av diagnoseport for hvordan kjøretøyets kjøres eller andre analyser som viser den enkeltes kjøreatferd.


Tilbyders svar:

4. Krav til elektronisk kjørebok og sporing

Krav-punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt JA /NEI

Tilbyders besvarelse

4.1

Den elektroniske kjøreboken skal dekke behov og krav for innhenting av informasjon iht. gjeldende myndighetskrav og skatteregler.


Kjøreboken skal som minimum registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene. Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor skatteyter registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål. Eventuelle avvik, som for eksempel driftsstans, skal kunne registreres i kjøreboken.

Bekreft, og beskriv løsningen ut over minstekrav.


Tilbyders svar:

4.2

Løsningen skal legge til rette for at administrator kan sette begrensninger på hvem som kan se/hente ut sporingslogg og annen informasjon om bruk. Ved uttak av sporingslogg skal dette loggføres i en egen logg.


Løsningen skal loggføre alle forsøk på uautorisert bruk. Alle endringer i konfigurasjon på utstyr skal lagres i egen logg. Loggen skal kunne tas ut som en egen rapport.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

5. Tekniske krav og Operative føringer for IKT i Lillestrøm kommune

Krav-punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt JA /NEI

Tilbyders besvarelse

5.1

a) Det er et krav at sporingsenhetene skal tilby data som kreves for elektronisk kjørebok og flåtestyring.


Leveranse, montering og oppgradering av sporingsenheter skal være inkludert i tilbudet.


Bekreft, samt opplys om hva slags sporings- teknologi om er planlagt benyttet.


b) Kommunen har i dag 60 GPS-enheter (Aplicom A9). Det er ønskelig å kunne benytte disse i ny løsning.


Tilbyder bes opplyse om eksisterende GPS-enheter kan benyttes videre.



Tilbyders svar:

5.2

Sporingsenheten skal kunne fastmonteres på en slik måte at ikke sluttbruker kan slå av sporingen.

Det skal være enkelt å flytte utstyret over til annet kjøretøy.


Besvares med JA, samt en beskrivelse av løsningen.



Tilbyders svar:

5.3

Kommunen benytter i dag ArcGIS fra ESRI som sin GIS-plattform. GPS-posisjoner skal kunne sendes til vår GIS-plattform gjennom åpne standarder.


Besvares med JA


Tilbyders svar:

5.4

Lillestrøm kommune krever systemer og tjenester som tilbyr deling av data gjennom åpne API’er, utviklet etter moderne standarder for informasjonssikkerhet og personvern.

Beskriv grundig hvordan løsningen legger til rette for deling og gjenbruk av data. Angi hvilke API’er løsningen støtter.


Tilbyders svar:

5.5

Lillestrøm kommune ønsker løsninger som lar seg integrere med Lillestrøm kommune sin IDM-plattform for tilordning av tilganger med brukere og roller. Videre ønsker Lillestrøm kommune at brukere av løsningen kan importeres og oppdateres automatisk.


Beskriv hvilke muligheter som finnes for tilordning av tilganger med brukere og roller i løsningen.


Tilbyders svar:

5.6

Lillestrøm kommune krever at løsningen integreres med Azure AD for Single sign-on og multifaktorautentisering.


Bekreft med JA at kravet er oppfylt, samt gi en beskrivelse av hvilke autentiseringsmetoder og federeringsmekanismer som løsningen støtter.


Tilbyders svar:

5.7

Lillestrøm kommune vektlegger på generell basis, at systemer som lagrer arkivverdig informasjon integrerer seg mot en Noark 5-kjerne eller et komplett Noark 5-sak-arkivsystem. Primært skal man benytte Noark 5-tjenestegrensesnitt for integrasjon, alternativt og sekundært kan geointegrasjonsstandarden for arkiv benyttes.


Kun til informasjon for oppdragsgiver bes det beskrevet hvorvidt og hvordan løsningen integrerer seg mot en Noark5-kjerne eller Noark5-sak-arkivsystem. Dersom slik integrasjon tilbys bes beskrevet metode, samt plan for integrasjon.



Tilbyders svar:

5.8

Lillestrøm kommune krever sikker kommunikasjon som beskytter og sikrer våre data.


Bekreft at kravet er oppfylt, samt gi en beskrivelse av løsningen sine krav til eventuelle sertifikater, sikre kommunikasjonsprotokoller og åpninger i brannmur.


Tilbyders svar:

5.9

Tjenesten skal leveres som skytjeneste med datalagring innenfor EU/EØS, og aller helst innenfor Norge.


Besvares med JA, samt opplysning om hvor datalagringen skjer.


Tilbyders svar:

5.10

Løsningen må ha en oppetid på 99,5% (målt pr år) eller høyere.


Bekreft at kravet oppfylles, samt beskriv oppetid og andre relevante opplysninger.


Tilbyders svar:

5.11

Kommunen krever at det tas back-up av løsninger som leveres. Ved en hendelse som krever at løsningen må gjenopprettes, skal ikke kunden miste mer enn 2 timers arbeid.


Bekreft at kravet er oppfylt, samt beskriv løsningen sin RPO (hvor ofte) og RTO (hvor lang restore-tid).


Tilbyders svar:

5.12

Lillestrøm kommune krever at leverandør skal ha en support-tjeneste. Det skal være mulig å kontakte denne tjenesten via telefon, e-post og chat. Det må også tilbys fjernstøtte.


Tjenesten skal minimum ha åpningstid 08:00-16:00 alle arbeidsdager.


Bekreft at kravet er oppfylt, samt gi en beskrivelse av tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

5.13

Lillestrøm kommune krever at personer hos leverandør som skal drive fjernstøtte eller annen IT-teknisk støtte på kommunens IT-systemer, må skrive under kommunens taushetserklæring.


Bekreftes med JA


Tilbyders svar:

5.14

Løsningen skal til enhver tid støtte de to siste versjonene av minimum følgende nettlesere:

Chrome, Safari og Edge.


Bekreftes med JA, samt opplysninger om hvilke andre nettlesere som eventuelt støttes.



Tilbyders svar:

5.15

Det er et krav at løsningen kan aksesseres via kommunens standard arbeidsverktøy (PC, telefon, nettbrett). Mobile applikasjoner (apper) skal kunne benyttes på både Android og iOS.


Bekreftes med JA.


Tilbyders svar:

5.16

Løsningen bør utnytte så mye som mulig av stiler og komponenter fra designsystemet på xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx. Stilene settes med CSS, og komponentene er bygget som standardiserte Web components / Custom elements.


Beskriv hvordan løsningen kan utnytte stiler og komponenter fra designsystemet.


Tilbyders svar:

5.17

Kommunen vektlegger hvorvidt løsningen er testet mot reelle sluttbrukere, det være seg om løsningen retter seg mot innbyggere, ansatte, næringsliv eller andre målgrupper.


Gjør rede for om løsningen er testet på reelle sluttbrukere, og beskriv leverandørens rutiner for, samt erfaringer med slik testing.


Tilbyders svar:

5.18

Løsningen må kunne integreres med adgangskontrollsystem ARX. Dette for at ansattkort skal kunne brukes for åpning av nøkkelskap og evt. sjåføridentifisering. 


Bekreft at kravet er oppfylt og kostnader er inkludert. Beskriv eventuelle forutsetninger eller usikkerheter.




Tilbyders svar:

6. Krav til personvern/GDPR

Krav-punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt

JA /NEI

Tilbyders besvarelse

6.1

Lillestrøm kommune krever at løsningen følger føringene i personvernforordningen (GDPR) av juli 2018.


Bekreft, og beskriv løsningen.



Tilbyders svar:

6.2

Leverandøren skal hensynta innebygd personvern i utvikling av løsningen («privacy by design»).

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/


Bekreft at kravet oppfylles, og beskriv løsning.


Tilbyders svar:

6.3

Lillestrøm kommune krever at håndtering av personopplysninger, både bruk av og lagring, skal være godt dokumentert.


Bekreft, og beskriv hvordan kravet oppfylles.



Tilbyders svar:

6.4

Det skal inngås databehandleravtale mellom tilbyder og Lillestrøm kommune. Avtalen skal være basert på Lillestrøm kommunes mal. (Se vedlagt mal)


Besvares med JA.


Tilbyders svar:





OPSJONER


Krav- punkt

Beskrivelse

Krav oppfylt JA/NEI

Tilbyders besvarelse

7.1

Konvertering av data:

Det er ønskelig at tilbyder sørger for innhenting av eksisterende data (fra CarAdmin og Excel), til ny løsning.


Se vedlegg 4-6 for nærmere oversikt over dagens bilpark.


Priser skal oppgis i prisskjema under «Andre priser» (Vektlegges ikke i evalueringen).


Tilbyders svar:

7.2

Flåtestyring:

Tilbudt løsning skal omfatte flåtestyring, enten dette tilbys som en egen modul eller allerede bakt inn i tilbudt løsning. Dette innebærer at tilbudt løsning skal tilby lokalisering av kjøretøyene i sanntid i et digitalt oversiktskart, samt overblikk over kjøreruter for enkel rapportering.


Videre er det ønskelig å kunne ta ut rapporter på motorytelse og -status, kjøremønster og kjøreadferd, CO2-rapporter mv.

Rapporter må kunne grupperes, og innsyn til de forskjellige gruppene/kategoriene skal kunne begrenses på rettighetsnivå. Dette må kunne styres på tilgangsnivå på bruker. Det må finnes et grensesnitt for denne administrasjonen.


Løsning for flåtestyring bør inneholde oppgavestyringsverktøy og tilby varsling hvis et kjøretøy forlater et bestemt arbeidsområde, eller på annen måte bryter forhåndsdefinerte grenser.


Data fra flåtestyringen skal kunne gjenbrukes til andre formål, f.eks. inn i brøytekart for publikum på kommunens hjemmeside.


Bekreft at tilbudt løsning for flåtestyring oppfyller minstekravene («skal og må- krav», og beskriv ellers tilbudt løsning.


Dersom testbruker ikke omfatter flåtestyring, bør beskrivelsen suppleres med skjermdumper som viser løsningen.


Pris skal oppgis i prisskjema.




Tilbyders svar:

7.3

Lillestrøm ønsker på sikt å utvide bruk av flåtestyring som verktøy for å optimalisere driften og bedre ressursutnyttelsen knyttet til veivedlikehold.


Løsningen må ivareta funksjoner som rodeplanlegging, status brøyting, slepespor etc.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:

7.4

Lillestrøm kommune benytter seg av eksterne entreprenører for bl.a. vintervedlikehold av kommunale veier.


Disse kjøretøyene må kunne spores på samme måte som våre egne kjøretøy, og det må være mulig å flytte sporingsenhetene ved kontraktslutt.


Beskriv tilbudt løsning.


Tilbyders svar:



Avtalens punkt 6.2 Personopplysninger

Dersom Leverandøren ved utførelsen av tjenesten skal behandle personopplysninger, skal Leverandøren her beskrive hvordan tilfredsstillende behandling i tråd med personopplysningsregelverket skal oppnås og gjennomføres.

Bilag 3: Plan for etableringsfasen

Avtalens punkt 3.1 Plan for etableringsfasen


Oppdragsgivers krav:

Xxxxxxxx skal her gjøre rede for sin plan for klargjøring og implementering frem til løsningen er i operativ drift, fra 1.12.2022.


Besvarelsen evalueres.


Tilbyders redegjørelse skal være innenfor følgende rammer:


  1. Løsningen skal være implementert, testet og ha gjennomført akseptansetest før opplæring iverksettes.


  1. Opplæring av de ulike brukergruppene skal være gjennomført innen 1.12.2022.


  1. Administratorer og kjøretøyansvarlige, ca. 50 personer, skal gis tilbud om fysisk opplæring, fordelt på 4 kurs. Kurs skal tilbys på dagtid, i tiden mellom kl. 09.00 – 15.00.

  2. Sluttbrukere (ca. 1200 personer) skal gis tilbud om digital fjernopplæring, hvor brukerne selv kan velge tidspunkt for gjennomføring av opplæringen.



Tilbyders bekreftelse:


(Besvares med JA)



Innenfor overnevnte rammer skal besvarelsen minst belyse følgende punkter:


  • Konkret og detaljert plan for implementering frem mot 1.12.2022., herunder

    • installasjon av sporingsenheter (ca. 400 stykk), nøkkelskap og evt. RFID-lesere.

    • klargjøring og oppsett av skyløsning

    • opplæring av de ulike brukergruppene og evt. andre relevante instanser i kommunen

    • rådgivning på prosesser, rutiner og organisering.

  • Redegjørelse for krav og forutsetninger tilbyder har til kommunen som ledd i klargjøring og implementering av løsningen

  • Hvilke usikkerheter tilbyder ser ved implementeringen av prosjektet, herunder om det kan forventes andre kostnader enn hva som fremkommer av prisbilaget.

    • Priser som ikke fremkommer av prisskjema forutsettes dekket av tilbyder.



Tilbyders besvarelse:


(Skriv her)



Avtalens punkt 3.2 Leveransefrist og leveransemelding

Leveransefrist er 1.12.2022.


Avtalens punkt 3.3 Godkjenningsprøve og leveringsdag

Det avtales ingen endring i SSA-L punkt 3.3.


Tilbyder skal nedenfor gi en skisse med forslag til gjennomføring av akseptansetest frem til leveringsdag.




Tilbyders svar:







Avtalens punkt 9.2.3 Dagbot ved forsinkelse

Det er avtalt følgende under dette punkt:

  • Første dagbotsanksjonerte dag: Første kalenderdag etter datoen nevnt i 3.2 ovenfor

  • Dagbotsats: (Utregnes før signering, men baseres på SSA-L punkt 9.2.3, tredje avsnitt.)

Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner

Avtalens punkt 2.1

Det avtales ingen endring av punkt 2.1 og tjenestenivået skal tilsvare det som kan forventes av en alminnelig god tilsvarende tjeneste i markedet.


Bilag 5: Administrative bestemmelser



Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter

Fylles ut før signering


Avtalens punkt 5.1 Varighet

Partene er enige om at punkt 5.1 beholdes, men endrer punkt 5.2 under.

Oppdragsgiver trenger ikke grunngi en evt. oppsigelse og leverandør kan ikke nekte en oppsigelse.


Avtalens punkt 5.2 Avbestilling

SSA-L punkt 5.2 endres til følgende:


«Kunden kan helt eller delvis avbestille tjenesten under denne avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel. Det tilkommer ingen ekstra kostnader ut over at Kunden betaler vederlag for oppsigelsestiden.»


Avtalens punkt 6.2 Personopplysninger

Angivelse av eventuelle underleverandører inntas her.



Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser



Avtalens punkt 3.4. Dokumentasjon og opplæring

Se prisskjema for priser opplæring

Avtalens punkt 3.5 Oppgradering av tjenesten etter Leveringsdag

Inkludert i avtalt vederlag.

Avtalens punkt 3.6 Ytterligere utvikling etter Leveringsdag

Se prisskjema for timepris

Avtalens punkt 4.1 Vederlag


Forklaring til tilbudsskjema

  1. Enhetspriser oppgis i kolonnen «Enhetspris»

  2. Tilbudt enhetspris multipliseres med oppgitt multiplikator. Resultatet oppgis i kolonnen «Delsum»

  3. Delsummene adderes til totalsum.

  4. Totalsummen gjengis i raden for «totalsum»

  5. Totalsum ligger til grunn for tildelingskriteriet «Pris»


For prisskjema, se vedlegg 1 til Bilag 6.

Prisbetingelser:

  1. Inngitt pris er bindende.

  2. Alle priser er eks. mva

  3. Inngitte priser inkluderer alle kostnader forbundet med oppfyllelse av denne avtale. Prisene er eksklusive merverdiavgift, og inkludert frakt, reiseutgifter, reisetid, oppmøte, opplæring, leveringskostnad, eventuell demontering/montering, emballasje, toll, skatter, forsikring, ekspedisjons- og fakturagebyr og eventuelle andre avgifter. Denne oversikten er ikke uttømmende. Prisene er oppgitt i norske kroner.

  4. Volumangivelser er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver.


Avtalens punkt 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser

Det er avtalt kvartalsvis fakturering.


Avtalens punkt 4.5 Prisendringer

Første prisendring kan finne sted 1.1.2024.

Avtalens punkt 5.2 Avbestilling

Se bilag 5.


Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten

Avtalens punkt 1.3 Tolkning – rangordning


Henvisning til avtalens punkt og evt. avsnitt

Erstattes med























Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen


Avtalens punkt 1.4 Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen


Endringsnummer

Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan

Ikraftsettelsesdato
















Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser


Avtalens punkt 2.2 Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser

Document Metadata

Filed: February 10th, 2023