Kontraktsoppfølging i
Kontraktsoppfølging i
Ålesund kommune
KSI Årssamling 2022
Juridisk rådgiver Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx og
innkjøpssjef Xxxxxxx Xxxxxxx
Ålesund kommune
Konserninnkjøp i Ålesund kommune:
• 12 ansatte
• Gjennomfører anskaffelser for 1 - 2 milliard pr. år.
• 150 - 200 anskaffelser pr. år
• 400 – 500 aktive avtaler til enhver tid
Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre:
• Totalt 14 kommuner og 5 kommunalt eide selskap
• 155 000 innbyggere
• Ålesund gjennomfører de fleste rammeavtalene for
samarbeidskommunene
• Rådgivning
Ny innkjøpsstrategi 2020-2024
• Større fokus på kontraktsforvaltning
• Større fokus på sosiale krav og miljøkrav
• Ny stilling som kontraktsforvalter ble politisk vedtatt og opprettet fra 1.1.20
Hvorfor kontraktsoppfølging?
• Sikre en vellykket anskaffelse
• Gevinstrealisering
• Ivareta avtalepartenes rettigheter og
plikter
• Forebygge tvister - håndtere problemer
og uregelmessigheter
• Effektiv ressursbruk
• Allmennhetens tillit til forvaltningen
Planlegging av kontraktsoppfølging Gjennomføring
Avklare behov og forberede
anskaffelse
Konkurranse-
gjennomføring
Kontraktsoppfølging
• Kontraktstrategi
• Risikoanalyse
• Dialog med fagfelt
• Sette krav i
konkurransegrunnlag
• Åpne opp for
mulighet for kontroll
• Legge ved skjema e.l.
• Innhenting av
dokumentasjon
• Risikovurdering/ undersøkelser
• Stedlige kontroller m.m.
Mål for kontraktsoppfølging
• Hvorfor skal vi bruke så mye ressurser på dette?
• Kva skal vi egentlig oppnå?
• Xxxxx for å sette måla på papiret – synliggjøre det
• Satte ned en rasktarbeidende gruppe
• Kom frem til følgende hovedmål,
som vi alle kan støtte opp om:
Ålesund kommune skal av våre leverandører, og markedet ellers, bli oppfattet som en seriøs og årvåken kunde, avtalepart og byggherre.
Delmål 1: Ålesund kommune skal sørg for at vi til enhver
tid får den kvalitet og pris som er avtalt i avtalen våre.
Tiltak
• Gjennomføre fakturakontroll
• Kontrollere valuta, kreve eventuell justering
• Sjekke kvaliteten på varene gjennom kommunikasjon med brukerne av avtalen.
Resultat
• Kostpriskontroll avdekket for høy salgspris på blodsukkerstrimler. Vi fikk kreditert kr. 303 000, pluss fremtidig besparelse på kr. 200 000
• Avdekket for høyt helgetillegg på vikartjenester, kr. 250 000 ble kreditert
• Avdekket dobbeltbetaling kr. 1,4
millioner
• Fikk stanset en dobbeltfaktura før
den forfalt kr. 1,1 millioner
Delmål 2: Ålesund kommune skal sørge for at
kommunens sosiale, og miljøkrav oppfylles
Tiltak
• Be om dokumentasjon på medlemskap, f. eks Grønt Punkt, Miljøfyrtårn og ISO 14001
• Øvrige krav stilt, f. eks
kjøretøy, produktkrav
• Følge opp krav til lærlinger, fagarbeidere, antall underleverandører, krav til lønns og arbeidsvilkår
Resultat
• Feil lønn til arbeider, sørget for
etterbetaling
• Mulig forfalsket fagbrev
(politietterforskning)
• Kravet til lærlinger ikke oppfylt
• Brudd på
arbeidstidsbestemmelser
• Ikke gyldig arbeidskontrakt
Behov for avtaleoppfølgingssystem
• Toveiskommunikasjon med leverandør, blant annet med innhenting av statistikk, sertifikater m.m.
• Etiske og sosiale krav forutsetter at vi innhenter bemanningsplaner, timeliste, lønnsslipp og arbeidskontrakt – ønsker mulighet til å ta ut statistikker
• Miljørapportering – behov for statistikk
• Kategoristyring
• Innsikt i virksomhetenes kjøpsadferd
• KPI`er - blant annet avtaledekning i %
• Erstatter dagens system med Ignite
Procurement
• Er i implementeringsfasen, men håper vi
får den effekten vi trenger av systemet
Avtaledekning
Vikartjenester helse
Risikoanalyse
Rapportering
• Rapportering til politisk nivå, vår 2022:
– Bruk av lærlinger
– Bruk av fast ansatte
– Omfanget av innleid arbeidskraft
– Hvordan kontraktsbestemmelser blir fulgt opp
• Rapportering på bærekraft:
– Andel leverandører med miljøledelsessystem
– Bruk av miljømerkede varer
– Drivstoffbruk og kjørte km med kommuale biler
– Flyreiser
– Med mer.
• Rapportering av økonomiske funn internt
Veien videre…
• Videreutvikle strategi og mål for avtaleoppfølging – er under
arbeid
• Overføre ansvaret for kontraktsoppfølging fra innkjøper til
kontraktsforvalter
– Gjennomføre overleveringsmøte ved avtalestart
– Sørge for god kommunikasjon underveis
– Sørge for å ta med seg erfaring fra kontraktsforvaltningen
inn i nye anskaffelsesprosesser
• Bli bedre på å kommunisere med brukere av avtalene
• Kunne ta ut bedre statistikker og kunne rapportere bedre til
ledelse, politisk mv.
Takk for oss!! ☺