KRAVSPESIFIKASJON
Vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget
BÆRUM KOMMUNE
KRAVSPESIFIKASJON
Porteføljeforvaltning og elektrisk kraft
Saksnr. 18/22252
INNHOLD
1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 3
2 AKTØRAVTALE 3
3 FYSISK KRAFTLEVERANSE 3
4 OM PORTEFØLJEFORVALTNINGEN 3
5 ORGANISERING AV OPPDRAGET 4
6 FINANSIELL PRISSIKRING 4
7 RISIKO‐ OG STRATEGIDOKUMENT 4
8 FORVALTNING, RÅDGIVNING OG ANALYSE 5
9 FORNYBAR ENERGI 5
10 ELSERTIFIKATER 5
11 RAPPORTERING 5
11.1 Markedsrapport 5
11.2 Forbruksrapport 5
11.3 Porteføljerapport 6
12 OPPGJØRSTJENESTER – FAKTURAHÅNDTERING OG NETTLEIEADMINISTRASJON 6
13 ADMINISTRATIVE TJENESTER KNYTTET TIL ANLEGG OG LEVERING 7
14 PLUSSHUS 7
1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET
Anskaffelsen gjelder kjøp av porteføljeforvaltning og elektrisk kraft. I tillegg til levering av elektrisk kraft vil avtalen omfatte følgende tjenester:
• porteføljeforvaltning
o risikostyring
o finansiell prissikring
o forvaltning, rådgivning og analyse
o levering av elektrisk energi med opprinnelsesgaranti
o elsertifikater
o rapportering
• oppgjørstjenester – kraft og nettleie
• administrative tjenester knyttet til anlegg og levering Oppdragsgiveren er ikke clearingkunde på Nasdaq Nordic eller Nord Pool.
Oppdraget innebærer at Leverandøren påtar seg rollen som clearingkunde på Nasdaq Nordic og Nord Pool, herunder å forestå all fysisk og finansiell handel med energi i eget navn og for egen risiko, og vil dermed ha det samlede tilsyn med og ansvar for porteføljen i kontraktsperioden.
Leverandøren skal motta Oppdragsgiverens nettleiefakturaer og administrere, betale og rapportere alle energikostnader.
2 AKTØRAVTALE
Leverandøren skal i hele avtaleperioden inneha gyldig aktøravtale som handels‐ og clearingrepresentant med Nasdaq Nordic og Nord Pool for aktiviteter som omfattes av denne kontrakten. Kopi av gyldig aktøravtale eller bekreftelse fra Nasdaq Nordic og Nord Pool skal forelegges Oppdragsgiveren på forespørsel.
3 FYSISK KRAFTLEVERANSE
Leverandøren skal besørge at de fysiske kraftleveransene til Oppdragsgiverens til enhver tid aktive strømabonnement blir opprettholdt. Leverandøren plikter å holde disse oppdatert ved eventuelle endringer i anleggsmassen etter hvert som dette blir meldt fra Oppdragsgiveren.
Leverandøren skal stille sikkerhet overfor Nord Pool Spot AS.
Leverandøren skal daglig stå for anmeldingen til Nord Pool Spot AS samt volumutjevning i regulerkraftmarkedet.
4 OM PORTEFØLJEFORVALTNINGEN
Oppdragsgiveren ønsker å ha muligheten for å kunne styre sikringsprosenten i kraftmarkedet. Leverandøren skal opptre som Oppdragsgiverens rådgiver og samtalepartner i kraftspørsmål.
Leverandøren skal bistå med risikostyring‐ og rådgivningstjenester, eksempelvis markedsanalyser, analyseverktøy og markedsdata (webbaserte systemløsninger), slik at Oppdragsgiveren kan bli veiledet til best mulig kraftforvaltning innenfor vedtatte rammer.
5 ORGANISERING AV OPPDRAGET
Leverandøren skal stille et fast fagteam til rådighet for gjennomføring av oppdraget. Fagteamet skal bestå av minst tre personer og minst én av disse skal være porteføljeforvalter. Personene som inngår i fagteamet skal ha inngående kjennskap til avtalen. Leverandøren plikter å benytte fagteamet til gjennomføring av oppdraget.
Oppdragsgiveren kan ved saklig grunn kreve medlemmet av fagteamet byttet.
Ved bytte av medlem i fagteamet skal nytt medlem ha tilsvarende eller bedre kompetanse. For øvrig gjelder standardvilkårenes punkt 1.3 Nøkkelpersonell.
I tilbudsbrevet skal navn og rolle på medlemmene i teamet xxxxxx.XX for de personer som skal inngå i fagteamet skal vedlegges tilbudet, jf. punkt 6.1 Tildelingskriterier i konkurranseskagrunnlaget.
6 FINANSIELL PRISSIKRING
For å redusere Oppdragsgiverens risikoeksponering, samt optimalisere innkjøpet, skal Leverandøren forestå finansiell handel og forvaltning av det fremtidige kraftforbruket. Leverandøren skal gjennomføre prissikringsstrategiene med mål om å oppnå lavest mulig pris i forhold til definert risikoprofil, på vegne av Oppdragsgiveren.
All handel skal være i henhold til strategier og mandater som er avtalt med Oppdragsgiveren. Det forutsettes at det føres en logg med alle detaljer rundt hver handel, og at handlene dokumenteres slik at de kan kontrolleres mot markedsvilkår på det aktuelle handelstidspunktet samt mot gjeldende strategier og mandater.
Leverandøren skal rådgi Oppdragsgiveren i spørsmål knyttet til sikringsstrategi for kraftpris. Sikringer skal utføres i standardiserte finansielle kontrakter.
Sikringsgraden for avtalen skal aldri overstige det estimerte forbruket i perioden.
Leverandøren skal kostnadsfritt overta administrasjonen av allerede handlede sikringer ved avtalens start, forutsatt at disse er inngått på standardiserte finansielle kontrakter.
Oppdragsgiveren skal kunne gjøre opp eksisterende sikringer på ethvert tidspunkt ila. avtaleperioden.
7 RISIKO‐ OG STRATEGIDOKUMENT
Leverandøren skal i samråd med Oppdragsgiveren så raskt som mulig etter oppstart av kontrakt ferdigstille et strategidokument inkludert handelsmandat. Risiko‐ og strategidokument skal gi grunnlag for beslutning om valg av strategi for prissikring og skal beskrive hvordan porteføljen skal forvaltes.
Risiko‐ og strategidokumentet skal inneholde minimum følgende hovedområder:
• Mål og styringsprinsipper
• Definisjon og beskrivelse av risiko
• Risikohåndtering og sikringer, jf. punkt 3.3 ovenfor.
• Organisering
• Rapportering
Kraftporteføljen skal forvaltes i henhold til risiko‐ og strategidokumentet.
Insentivmodell med gevinstdeling av finansielt resultat skal ikke tilbys i denne avtalen.
Forslag til strategidokument skal vedlegges tilbudet, jf. punkt 6.1 Tildelingskriterier i konkurranseskagrunnlaget.
8 FORVALTNING, RÅDGIVNING OG ANALYSE
Leverandøren skal ved utførelsen av oppdraget forestå følgende arbeidsoppgaver på vegne av oppdragsgiver:
• Rådgi Oppdragsgiveren i forbindelse med innholdet i risiko‐ og strategidokumentet inkludert handelsmandat for forvaltning av porteføljen
• Utarbeide nødvendige forbruksprognoser og budsjett, herunder bistå Oppdragsgiveren med utarbeidelse av budsjett for porteføljen
• Forvalte Oppdragsgiverens portefølje i overensstemmelse med kontrakt
• Fortløpende overvåke risikoen i porteføljen og formidle markedsråd og markedsanalyser til Oppdragsgiveren
• Bidra til å videreutvikle Oppdragsgiverens kompetanse rundt kraftmarkedet og krafthandel
9 FORNYBAR ENERGI
Leverandøren skal kunne levere kraft fra fornybare energikilder med opprinnelsesgaranti. Oppdragsgiveren har ikke besluttet om og eventuelt hvor mye grønn energi man vil benytte.
10 ELSERTIFIKATER
Leverandøren skal håndtere elsertifikater og kostnader slik det er pålagt av NVE. Se xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx.
11 RAPPORTERING
11.1 Markedsrapport
Markedsrapporten skal leveres månedlig. Markedsrapporten skal inneholde analyser av energimarkedets hovedfaktorer med utvikling og skal inneholde analyser av energimarkedets hovedfaktorer med utvikling og skal inneholde prognoser/kommentarer. Markedsrapporten skal minst inneholde kommentarer vedrørende:
• Hydrologi/vær, historikk og prognose
• Spotmarkedet, historikk og prognose
• Terminmarkedet på Nord Pool
• Markedet for andre viktige energibærere samt CO2
• Ordliste
11.2 Forbruksrapport
Forbruksrapport skal til enhver tid være tilgjengelig via leverandørens webløsning. Tilgang må kunne tilgangsstyres. Informasjonen skal minst inneholde følgende:
• Forbruksprognose akkumulert og månedsfordelt, og fordelt på målepunkt og adresse.
• Forbrukshistorikk akkumulert og månedsfordelt, og fordelt på målepunkt og adresse. Historiske forbruksdata som timesverdier/døgnverdier/månedsverdier og årsverdier fra tidligere leverandør skal være en del av den historiske basen.
• Data fra både forbruksprognoser og forbrukshistorikk må fritt kunne sammenstilles og presenteres i grafer og tabeller som timesverdier/døgnverdier/månedsverdier/årsverdier, og fordelt som i kulepunkt 2. Det må videre være mulighet for å eksportere data til Excel format for videre bearbeiding.
• Ordliste
11.3 Porteføljerapport
Forbruksrapport skal leveres månedlig og skal minst inneholde følgende:
• Eventuelt sikret volum, og pris på sikret volum
• Forventet kostnad (inkl. mva.)
• Ordliste
12 OPPGJØRSTJENESTER – FAKTURAHÅNDTERING OG NETTLEIEADMINISTRASJON
Leverandøren skal ha totalansvaret for fakturering av kraft og nettleie, og skal stå som fakturamottaker for nettleie, herunder kontrollere at det blir beregnet riktig nettleie, og uten ekstra kostnad for Oppdragsgiveren gjøre alle underlag tilgjengelig for Oppdragsgiverens eventuelle egen gjennomgang av materialet.
Nettkostnaden skal deretter viderefaktureres sammen med kraftkostnaden. Det er vesentlig at nettkostnadene dokumenteres og detaljeres slik at kostnadene kan etterprøves og kontrolleres.
Rapportering av forbruk og avregning av anlegg som inngår hos den enkelte kommune/virksomhet må tilpasses den enkelte kommunes/virksomhets ønsker.
Datafilen må inneholde informasjon og identifikasjon til hver måler, forbruk i kWh og kostnad i avregningsperioden. Kostnader pr. anlegg skal inkludere evt. påslag pr. forbrukt kWh, og spesifisere mva. og andre offentlige avgifter og gebyrer.
Leverandøren skal også avstemme Excel‐fil mot samlefaktura og avstemme dette med hensyn til merverdiavgift og avgiftsgrunnlag.
I nettleiekontrollen skal minimum følgende kontroller gjøres;
• Sjekk av fakturalinje sum mot fakturasum. Sum fakturalinjer må stemme med fakturasum.
• Sjekk av kobling mellom faktura og anlegg. Målepunktid på faktura må stemme med anlegget fakturaen blir registrert på.
• Sjekk av kobling mellom faktura og anlegg. Xxx.xx. på viderefakturert nettleie må stemme med xxx.xx. på anlegget fakturaen blir registrert på.
• Sjekk av renter og gebyrer. Det må kontrolleres at Oppdragsgiveren ikke blir belastet for feilaktige renter og gebyrer.
• Sjekk av fakturanummer. Det må kontrolleres at nettleiefakturaer ikke blir viderefakturert mer enn en gang.
• Kontroll av anlegg. Det må kontrolleres om anlegg skal ha viderefakturering av natteleie før nettleiefaktura behandles hos Leverandøren.
Dersom Oppdragsgiveren gjør endringer i kontoplan e.l., må Leverandøren gjøre nødvendige endringer i fakturagrunnlaget. Strømbestillinger, opphørsmeldinger og lignende medfører naturligvis også endringer i fakturagrunnlaget. Slike endringer skal gjøres uten kostnad for Oppdragsgiveren.
Av fakturaene må følgende fremgå:
• Bestillingsnummer
• Saksnr. eller avtalenummer som er angitt på avtalens første side
• Avregningsperiode
• Målepunkt ID
• Målernummer
• Anleggets adresse
• Forbruk
• Kraft
• Nettleie
• Påslag
• Merverdiavgift
• Til utbetaling
13 ADMINISTRATIVE TJENESTER KNYTTET TIL ANLEGG OG LEVERING
Leverandøren skal sette av nødvendig tid og ressurser i begynnelsen av avtaleperioden for å få avtalen til å fungere.
Etter kontraktsinngåelsen skal Leverandøren i samarbeid med Oppdragsgiveren ferdigstille fremdriftsplan for implementering av avtalen. Forslag til fremdriftsplan skal vedlegges tilbudet, jf. punkt 1.6 Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget.
Leverandøren skal håndtere tilrettelegging og arbeid i forbindelse med overtakelse av kontrakt fra tidligere leverandør, oppstart, flytting, opphør/ oppsigelse, navneendring og restrukturering hos Oppdragsgiveren.
Leverandøren skal ha dialog med nettleverandør for gjennomføring av nødvendige endringer.
Oppdragsgiveren skal umiddelbart informere ved endringer relatert til Oppdragsgiverens drift. Ved oppstart vil Oppdragsgiveren gi relevant informasjon om navn på hver lokasjon med adresse, målepunkt ID og netteier.
14 PLUSSHUS
Flere av oppdragsgiverne har i dag enkelte bygg som er plusshus, som i perioder produserer mer energi enn de forbruker. Det antas at antallet slike bygg vil øke i årene som kommer. Leverandøren skal tilby en løsning for plusshus.
Løsningsforslag for håndtering av plusshus, herunder beskrivelse av hvordan Oppdragsgiveren kan kompenseres for overskuddskraften som tilføres nettet, skal vedlegges tilbudet, jf. punkt 6.1 Tildelingskriterier i konkurranseskagrunnlaget.