KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Drift av kafe i Andebu herredshus
Sandefjord kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE
3
1.3 Avtalens varighet, verdi og antall leverandører 3
1.4 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 3
1.5 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen 4
4
5
3.1 Generelle krav til tilbudsutformingen 5
3.7 Feil/tilleggsopplysninger 6
3.11 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode 6
7
8
5.1 Krav som må oppfylles av driver 8
5.2 Kvalitet – åpningstider, varebredde og driftskonsept 8
VEDLEGG
Vedlegg 1 Tilbudsskjema
Vedlegg 2 Avtalevilkår for drift av kafe Andebu Herredshus Vedlegg 3 Fullmakt - utvidet skatteattest
Vedlegg 4 Tegninger, utstyr og bilder Vedlegg 5 Husleieavtale
Vedlegg 6 Alminnelige kontraktsvilkår
1.1 Kort om anskaffelsen
Konkurransen gjelder drift av kafe i Andebu herredshus.
Herredshuset i Andebu er plassert midt i Andebu sentrum med gode parkingsforhold i tilknytning til huset. Det er flotte utearealer tilknyttet huset som disponeres av de ulike brukerne og gjester. Herredshuset i Andebu drives i kommunal regi som et slags samfunns-/allaktivitetshus i Andebu. Sentralen for friskliv og frivillighet
drifter egne aktiviteter og har kontorer i deler av bygget. Sentralen skal administrere huset i det daglige og blant annet leie ut ledige lokaler til de som måtte ønske dette. Lokaler skal leies ut til lokale lag/foreninger og enkeltpersoner, både over tid og for enkeltdager.
Siden 2018 har det vært drevet en kafe i privat regi i egne avsatte arealer til dette. Kommunen ønsker kafedrift som en del av de daglige aktivitetene i Andebu Herredshus. Det er satt av egne arealer både inne og ute til formålet. Driver av kafeen vil også kunne leie arealer avsatt til utleie på lik linje med andre leietakere i Andebu herredshus. Lokalene avsatt til kafedrift er i god stand og innredet til formålet, inkludert diverse utstyr beregnet på kafedrift. Dagens avtale om drift av kafe i Andebu Herredshus er avsluttet.
På denne bakgrunn kunngjør Sandefjord kommune konkurranse om drift av kafeen.
1.2 Kommunesammenslåing
Fra 1.1.2017 slo kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord seg sammen til en ny kommune under navnet Sandefjord kommune.
1.3 Avtalens varighet, verdi og antall leverandører
Varighet
Avtalen har en varighet på 4 år, med oppstart ca. nov/des 2020. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avalen med 2+2 år. Dvs. at avtalen kan få en samlet varighet på inntil 8 år.
Antall leverandører
Det velges en -1- leverandør på avtalen.
1.4 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre
Sandefjord kommune lyser ut driften av kafeen på følgende nettsider: xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx, hvor konkurransedokumentene er lagt ut. Utlysningen vil videre kunngjøres i regional presse og sosiale medier.
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig anskaffelser og av forskrift om konsesjonskontrakter (del I). Nærmere om nevnte lov og forskrift kan fås på xxxx://xxx.xxxxxxx.xx.
Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen tilbudskonkurranse. Det vil si at alle interesserte kan gi tilbud.
Konkurransen tillater dialog, herunder forhandlinger og avklaringer. Det kan gjennomføres dialog vedrørende alle sider ved de innleverte tilbudene. Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.
1.5 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen
Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen er:
Xxx Xxxx Xxxxxxxx, seksjon kultur og kino
E-post: xxx.xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
Kopi sendes også til:
Xxxx Xxxxxxxx, seksjon kultur og kino
E-post: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktpersoner.
2.1 Tidsfrister
Frist for å stille spørsmål
Frist for å stille spørsmål til konkurransen er torsdag 5. november, kl. 1200. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen.
Alle spørsmål og svar vil bli offentliggjort på kommunens hjemmeside. Spørsmål og svar som legges ut, vil bli anonymisert.
Frist for å levere tilbudet
Frist for å levere tilbud er mandag 16. november 2020 (poststemplet).
2.2 Vedståelsesfrist
Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet 5 måneder regnet fra tilbudsfristen.
2.3 Befaring
Det er anledning til å befare lokalene til kafeen i Andebu herredshus. Ta kontakt med: Xxx Xxxx Xxxxxxxx
3 GENERELT OM TILBUDET
3.1 Generelle krav til tilbudsutformingen
Tilbudet skal være skriftlig og bindende.
Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på vedlegg 1 - Tilbudsskjema.
3.2 Tilbudsinnlevering
Tilbudet kan leveres på epost eller ved postforsendelse, hhv:
Pr epost til:
Epost: |
Merk eposten: «Sak 20/27913: Tilbud – Drift av kafe Andebu herredshus”
Ved postforsendelse (i lukket og merket forsendelse) til:
Sandefjord kommune Postboks 2025
3202 Sandefjord
Forsendelsen merkes:
”Tilbud – Drift av kafe Andebu herredshus” Saksnummer: 20/27913
Att: Xxx Xxxx Xxxxxxxx, Seksjon kultur og kino Åpnes av adressat
Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Tilbyder har risikoen for at tilbudet når frem i tide. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Tilbudet leveres på følgende måte:
• MS-kompatibel versjon. Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til evalueringsformål. Versjonen må være sikret mot virus og være komplett.
• PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/en fil.
• Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres en ytterligere kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/en fil i PDF-format.
Dersom tilbudet blir sendt pr post skal anskaffelsens kontaktperson underrettes om innsendelsen pr e-post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
3.3 Språk
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler tilbudet, skal være/foregå på norsk.
3.4 Forbehold
Tilbud som etter eventuelle avklaringer inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold som blir vurdert som ikke ubetydelige kan i alle tilfeller medføre avvisning.
Forbehold(ene) skal klart fremgå av tilbudet og være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
3.5 Alternative tilbud
Alternativt tilbud aksepteres ikke.
3.6 Kostnader
Alle kostnader som tilbyder har med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
3.7 Feil/tilleggsopplysninger
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, eventuelt at det mangler opplysninger av betydning, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.
3.8 Offentlighet
I henhold til Xxxxxxxxxxxxx (heretter benevnt ”Offl.”) § 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA § 7-3, Offl § 13 og Forvaltningsloven § 13.
Tilbyder skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
3.9 Taushetsplikt
Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
3.10 Retur av tilbud
Tilbudene vil ikke bli returnert.
3.11 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en karensperiode.
4 TILDELINGSKRITERIER
Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt tilbud som tilsvarer det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Følgende kriterier og vekting legges til grunn:
Tildelingskriterier | Vekting % |
Pris Kvalitet | 20 % 80 % |
Hvert kriterium, eventuelt delkriterium vil bli gitt en karakter (0-10 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder). Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger:
Punkt | Tildelingskriterier | Karakter | Totalvekt | Sum |
4.1 | Pris | |||
Totalvurdering av Pris | 20 % | |||
4.2 | Kvalitet | |||
Totalvurdering av Kvalitet | 80 % | |||
SUM | 100 | |||
Evaluering av tildelingskriteriet Pris
Scoren på kriteriet pris vil bli beregnet etter følgende metode:
• Tilbud / Tilbyder med høyest tilbudt leie * 10 = Score Nedenfor følger nærmere om tildelingskriteriene:
4.1 Pris
Innenfor tildelingskriteriet pris vurderes tilbyders tilbudt årlig leie til kommunen. Under pris oppgir tilbyder årlig leie til Sandefjord kommune for å drive kafe i Andebu Herredshus. Leien settes som prosent (%) av årlig netto omsetning, dvs. alle salgsinntekter eks.mva.
Tilbyder oppgir i vedlegg 1 – Tilbudsskjema årlig leie (%) som tilbys.
4.2 Kvalitet
Innenfor kvalitet vurderes følgende:
• tilbudte åpningstider
• varebredde
• driftskonsept
Sandefjord kommune har i kravspesifikasjonen oppgitt sine ønsker til åpningstider. Tilbyder gir tilbud på hvilke åpningstider som kan tilbys.
Innenfor driftskonsept vurderes kafeens tilbudte varebredde (meny og øvrig sortiment som tilbys) og generelt driftskonsept. Tilbyder vedlegger sitt forslag til varebredde og beskriver hvordan kafeen er tenkt drevet i det daglige og beskriver aktiviteter samt tjenestenivå.
Se kapittel 5 Kravspesifikasjon, punkt 5.2 for nærmere informasjon.
5 KRAVSPESIFIKASJON
5.1 Krav som må oppfylles av driver
I vedlegg 2, Avtalevilkår for drift av kafe Andebu herredshus, fremkommer krav som tilbyder må innfri i kafedriften.
5.2 Kvalitet – åpningstider, varebredde og driftskonsept
Følgende er ønskelig at tilbyder oppfyller:
o Åpningstider: Sandefjord Kommune ønsker aktivitet 7 dager i uken i kafeen og med særlig vekt på ettermiddager fredag, lørdag og søndag.
▪ Tilbyder gir i vedlegg 1 – Tilbudsskjema beskrivelse av åpningstider som tilbys.
o Varebredde: Sandefjord Kommune ønsker en bred og variert meny bestående av både varme og kalde retter. Tilbyder vedlegger forslag til meny samt oversikt over hva annet sortiment som vil tilbys i kafeen.
▪ Tilbyder gir i vedlegg 1 – Tilbudsskjema beskrivelse av varebredde som tilbys.
o Driftskonsept: Sandefjord Kommune ønsker høy aktivitet i Herredshuset og kafeen. Xxxxxxxx beskriver sitt forslag til driftskonsept for kafeen. Beskrivelsen bør minst inneholde hvordan kafeen er tenkt drevet i det daglige og en beskrivelse av eventuelle aktiviteter samt tjenestenivå.
▪ Tilbyder gir i vedlegg 1 – Tilbudsskjema beskrivelse av driftskonsept som tilbys.
Bilder, tegninger og utstyrslister over lokalene følger i vedlegg 4.