SAMARBEIDSAVTALE
mellom
Norges 13 110-sentraler om
gjennomføring av anskaffelse for, implementering og forvaltning av nytt oppdragshåndteringsverktøy
Dato: 10. januar 2020
Innholdsfortegnelse
2 FORMÅLET MED SAMARBEIDSAVTALEN 4
8 PARTENES ANSVAR OG PLIKTER 6
9 ORGANISERING AV SAMARBEIDET – ANSKAFFELSEN 6
9.3 Prosjektleder anskaffelsesprosess 7
10 ORGANISERING AV SAMARBEIDET – IMPLEMENTERING OG FORVALTNING 7
10.2 Fagråd for implementering og forvaltning, samt kontraktsoppfølging 7
10.3 Fagrådets leder med intern organisasjon 8
12.3.4 Testing og godkjenning 9
12.3.5 Overgang til drift og vedlikehold 10
12.5 Forholdet til partenes eksisterende IT-systemer 10
13 ØKONOMI/FINANSIERINGSMODELL 10
13.1 Gjennomføring av konkurransen 10
13.2 Anskaffelses- og driftskostnad 11
14 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET 11
15 ORGANISATORISKE ENDRINGER 12
17 TVISTER OG KONFLIKTLØSNING 12
17.1 Forhandlinger og mekling 12
17.3 Tvister med tredjepart 12
Denne samarbeidsavtalen inngås av vertskommunene, de interkommunale selskapene og kommunale foretakene som utgjør/drifter 110-sentralene i kraft av egne fullmakter, jf. kommuneloven § 17-11, annet ledd, siste setning.
2 FORMÅLET MED SAMARBEIDSAVTALEN
Det skal anskaffes et oppdragshåndteringsverktøy som på en best mulig måte skal bidra til ivaretakelse av innbyggernes behov. Formålet med samarbeidsavtalen er at partene skal:
• Gjennomføre en felles anskaffelse av et nytt felles oppdragshåndteringsverktøy
• Ha en koordinert opplæring og implementering
• Ha en felles forvaltning/oppfølging av avtalen med systemleverandøren
• Ha en felles driftsavtale
Gjennom samarbeid om dette er det partenes oppfatning at man vil oppnå det beste resultatet, både teknisk og økonomisk. Hensynet til effektiv bruk av ressurser står sentralt i samarbeidet.
Løsningen skal oppfylle de til enhver tid gjeldende lover og regler for nødmeldetjenesten i Norge, legge til rette for samhandling, og gi bedre totalfunksjonalitet enn dagens løsning.
Partene i samarbeidsavtalen gir […] kommune fullmakt til å inngå avtale med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) ved Brann Driftsorganisasjon (BDO) for drift av nytt oppdragshåndteringsverktøy.
Følgende 110-sentraler er parter i avtalen:
Region | Navn | Adresse | Telefon |
Finnmark | 110 sentralen for Finnmark | 78 40 26 32 | |
Troms | 110-sentralen Troms | Forsøket, 9010 Tromsø | 77 79 07 00 |
Nordland | Salten Brann IKS | Xxxx X gate 200, 8070 Bodø | 75 55 74 05 |
Trøndelag* | 110-sentralen Namsos | Namsos | 74 22 60 40 |
Trøndelag | Midt-Norge 110-sentral IKS | Sluppenveien 20, 7037 Trondheim | 73 95 76 99 |
Møre og Romsdal | Møre og Romsdal 110-sentral KF | Nedre Strandgate 50, 6005 Ålesund | 70 11 99 99 |
Vest | 110 Hordaland | Postboks 7700, 5020 Bergen | |
Sør-Vest | Rogaland brann og redning IKS | Brannstasjonsveien 2, 4312 Sandnes | 51 50 22 00 |
Agder | 110-sentralen Agder | Åsbieveien 35, 4848 Arendal | 37 06 55 50 |
Sør Øst | Sør-Øst 110 IKS | Postboks 2073, 3103 Tønsberg | 33 31 41 10 |
Oslo | Oslo kommune, Brann- og redningsetaten | Xxxx Xxxxxxxx plass 1, 0179 Oslo | 21 80 21 80 |
Øst | Øst 110-sentral IKS | Vestveien 16, 1400 Ski | 64 91 31 00 |
Innlandet | Alarmsentral Brann Innlandet | Vangsvegen 155, 2321 Hamar | 61 14 80 00 |
*På avtaletidspunktet er ikke 110-sentralen Namsos part eller tjenestemottaker.
1 LOV-2018-06-22-83
Ved samlokalisering av de to sentralene i Trøndelag vil de sammen utgjøre én part/ én tjenestemottaker.
110-sentralen Namsos (gamle Nord-Trøndelag) har opsjon på å anskaffe nytt oppdragshåndteringsverktøy. Bakgrunnen er at tidspunktet for samlokalisering med Midt- Norge 110-sentral er nært forestående, men ikke endelig fastslått. Eventuell utløsing av opsjon skal besluttes innen utløpet av april 2020.
Navn | Representant | Telefon | E-post |
110 sentralen for Finnmark | Xxxx Xxxxxxx | 95247103 | |
110-sentralen Troms | Xxxxxxx Xxxxxxx | 91373112 | |
Salten Brann IKS | Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx | 91690982 | |
110-sentralen Nord-Trøndelag | Xxxxxxx X. Xxxxx | 90947363 | |
Midt-Norge 110-sentral IKS | Xxxxx Xxxxxx | 99103705 | |
Møre og Romsdal 110-sentral KF | Xxxx Xxxxxxx | 90548289 | |
110 Hordaland | Xxxx Xxxxxxxxx | ||
Rogaland brann og redning IKS | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx | 90985642 | |
110-sentralen Agder | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx | ||
Sør-Øst 110 IKS | Xxx Xxxxxx | 90553695 | |
Oslo kommune, Brann- og redningsetaten | Xxx Xxxxxxxxxx | 98225900 | |
Øst 110-sentral IKS | Xxxxxx Xxxxxxx | 93096783 | |
Alarmsentral Brann Innlandet | Xxxxxxx Xxxxxx |
Partenes representanter har myndighet til å opptre på vegne av de respektive partene. Hver part må selv besørge at representanten har de nødvendige fullmakter i samsvar med denne samarbeidsavtalen.
Følgende definisjoner gjelder for denne samarbeidsavtalen:
Bindingsperiode | Minimum avtaleperiode for leverandøravtalen, jf. punkt 11 |
Leverandøravtale | De avtaler som inngås med leverandøren av nytt oppdragshåndteringsverktøy |
Løsning | Det nye oppdragshåndteringsverktøyet som anskaffes |
Part | Alle 110-sentralene i Norge slik de fremkommer av punkt 3 |
Partsrepresentant | De personer som innehar myndighet til å representere en part i samarbeidet, jf. punkt 2. |
Tjenestemottaker | Alle 110-sentralene som er parter i samarbeidsavtalen blir tjenestemottakere i leverandøravtalen med systemleverandør |
Systemleverandør | Leverandøren av nytt oppdragshåndteringsverktøy |
Samarbeidsavtalen skal tolkes og praktiseres i samsvar med samarbeidsavtalens formål, jf. punkt 2, dog slik at partene ikke er forpliktet til å handle i strid med det til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
[…] kommune vil opptre som den formelle kunden i leverandøravtale med systemleverandøren, og opptrer derfor på vegne av alle partene og hefter utad for alle forpliktelser i leverandøravtalen.
Partene plikter å betale sin del av kostnadene til […] kommune, jf. punkt 10. Ved betalingsmislighold fra en eller flere parter, hefter de øvrige 110-sentralene for 1/12 hver (1/13 dersom Namsos utløser opsjon) av det utestående beløpet.
For øvrig fremgår partenes ansvar av denne avtalen
9 ORGANISERING AV SAMARBEIDET – ANSKAFFELSEN
9.1 Overordnet Samarbeidet organiseres med:
a) Styringsgruppe
b) Prosjektleder anskaffelsesprosess
9.2 Styringsgruppe Styringsgruppen består av:
• Xxx Xxxxxxxxxx – Oslo brann- og redningsetat, Brannfaglig råd (leder)
• Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx – Salten brann IKS, Brannfaglig råd
• Xxxxxx Xxxxxxx – Øst 110, 110 Forum
• Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx – Agder 110, 110 Forum
• Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx – KS-Bedrift
• Xxxx Xxx – KS
• Xxxxxx Xxxxx – DSB/NBK
Styringsgruppen møtes ved behov og det skrives referat fra møtene som distribueres til alle partens representanter. Representantene har rapporteringsansvar overfor egen organisasjon og eiere.
Styringsgruppen har et operativt ansvar i anskaffelsesprosessen og må ta nødvendige beslutninger, herunder men ikke begrenset til strategivalg, verifikasjon av prinsipielle beslutninger i anskaffelsesprosessen, eventuelle endringsbehov som melder seg i prosessen, godkjenning av innstilling og endelig beslutning om valg av systemleverandør mv.
Styringsgruppens beslutninger fattes med simpelt flertall. Hvert medlem av styringsgruppen har én stemme. Ved stemmelikhet har gruppens leder dobbeltstemme. Styringsgruppen er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
Styringsgruppen opphører ved inngåelse av kontrakt med systemleverandøren.
9.3 Prosjektleder anskaffelsesprosess
Xxxxx Xxxxxxx fra Alarmsentral Brann Innlandet er prosjektleder for anskaffelsesprosessen for anskaffelse av nytt oppdragshåndteringsverktøy. Prosjektleder har ansvar for å styre og gjennomføre anskaffelsen i henhold til anskaffelsesregelverket, herunder leie inn nødvendige ressurser til å bistå i arbeidet.
Prosjektleder har ikke noe resultatansvar for anskaffelsen som sådan, herunder for eventuelle brudd på anskaffelsesregelverket og som påfører partene kostnader. Dette er et felles ansvar.
Prosjektleder skal holde partene og styringsgruppen jevnlig orientert om gangen i anskaffelsesprosessen og gi nødvendig informasjon om aktuelle forhold som fremdrift og økonomi.
10 ORGANISERING AV SAMARBEIDET – IMPLEMENTERING OG FORVALTNING
10.1 Overordnet Samarbeidet organiseres med:
a) Fagråd
b) Fagrådets leder med intern organisasjon
10.2 Fagråd for implementering og forvaltning, samt kontraktsoppfølging
Fagrådet opprettes før det inngås leverandøravtale med systemleverandøren. idet avtalen inngås er fagrådet operativt.
Fagrådet har det overordnede ansvaret for implementering og forvaltning av nytt oppdragshåndteringsverktøy, samt oppfølging av leverandøravtale med systemleverandøren. Fagrådet representerer partene i den daglige drift av løsningen. Rådet består av leder for hver 110-sentral eller den som 110-sentralen bemyndiger.
Fagrådets leder er […] fra […]. Leder forbereder og fremmer saker til fagrådet.
Fagrådet skal avholde møter ved behov og minimum hver måned under implementeringen under SSA-T. Deretter (for oppfølging av SSA-V og driftsleveransen) kan møtene avholdes sjeldnere, men minst en gang annenhver måned. Møter kan avholdes ved fysisk oppmøte eller via telefon/Skype/Teams el.
Saker som skal behandles og besluttes av fagrådet er blant annet:
a) Endringer/endringsforespørsler.
b) Saker av betydning for oppfølging av leverandøravtalen med systemleverandøren.
c) Saker av økonomisk betydning.
d) Utarbeidelse av årlig budsjett for den enkelte part til drift og utvikling. Budsjettarbeidet skal følge eierkommunenes årshjul.
e) Plan for forvaltning av software og tekniske infrastruktur.
f) Uenigheter mellom partene knyttet til leverandøravtalen med systemleverandøren.
g) Uenigheter mellom partene knyttet til samarbeidsavtalen.
Fagrådets beslutninger fattes med simpelt flertall. Hvert medlem av fagrådet har én stemme. Ved stemmelikhet har gruppens leder dobbeltstemme. Fagrådet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
10.3 Fagrådets leder med intern organisasjon
Fagrådets leder forestår den daglige oppfølgingen av avtalen med systemleverandøren i henhold til avtalen og driftsavtalen. Fagrådets leder skal løpende rapportere til fagrådet om status, fremdrift, økonomi og annet av betydning for avtaleforholdet.
Alle partene forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til rådighet for samarbeidet.
Partene skal uansett:
a) Oppnevne representanter og vararepresentanter til fagrådet
b) Stille ressurser til disposisjon for bemanning av implementerings-
/kontraktsoppfølgingsorganisasjonen
c) Avdekke og spille inn egne behov, muligheter og begrensinger
d) Selv tilrettelegge for integrasjon og utrulling i egen 110-sentral
Partene skal opptre lojalt for å ivareta hverandres interesser.
Partene forplikter seg gjennom samarbeidsavtalen til å gjennomføre anskaffelse, sørge for implementering og bidra i forvaltning av nytt oppdragshåndteringsverktøy. Ved signering av denne avtalen, aksepterer partene at man ikke har muligheter til å fratre samarbeidet i bindingsperioden.
Leverandøravtalen har en minimal varighet på 8 år fra leveringsdag i SSA-T med opsjon på forlengelse i 2 + 2 år. Beslutning om å ikke utløse opsjon 1 skal tas senest 2 år før avtalen løper ut, mens opsjon 2 skal besluttes før opsjon 1 begynner å løpe.
Dersom en part/partene velger ikke å utløse opsjonene gjelder samarbeidsavtalen videre for de gjenværende parter, med nødvendige justeringer som følge av endringer i partsforholdet.
Samarbeidet omfatter følgende faser:
a) Forprosjekt (ikke en del av denne avtalen)
b) Anskaffelsesprosess
c) Implementering/utrulling
d) Forvaltning
Anskaffelse av løsning skal holdes innenfor et realistisk ambisjonsnivå. Det er en målsetting at anskaffelsen skal legge til rette for kontrahering av en løsning som har et høyt modenhetsnivå, baserer seg på tilgjengelig standardteknologi og som nødvendiggjør utvikling og spesialtilpasning i begrenset/moderat omfang.
Løsningen skal samtidig være fremtidsrettet og kunne oppgraderes og videreutvikles i tråd med i den teknologiske utviklingen i løsningens forventede levetid.
Arbeidet med realisering av målsettingene i samarbeidsavtalen skal legge til rette for partenes behov for styring og kontroll med anskaffelsen og implementering og forvaltning av løsningen.
Partene vil sammen kunngjøre en konkurranse med hensikt å inngå en leverandøravtale. Anskaffelsen vil bli gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Leveransen vil basere seg på avtalt prosjekt- og fremdriftsplan i leveranseavtale. Partene vil benytte Statens standardavtaler for leveranseavtalen: SSA-T for implementering og SSA-V for forvaltning. Leveranseavtalen vil bli ferdigstilt i løpet av anskaffelsesprosessen.
I løpet av anskaffelsesprosessen skal det arbeides med prosjektplanlegging, hvor hensikten er å sikre at prosjektet gjennomføres med tilstrekkelig grad av kvalitetssikring, i samsvar med avtalt og realistisk fremdriftsplan og med realistiske forventninger til ressursinnsats.
Partene skal i fellesskap utarbeide rammene for en implementeringsplan for løsningen. Implementeringsplanen skal så langt mulig balansere partenes behov, beste praksis, leverandørens evne og kapasitet til å levere, og den enkelte parts organisatoriske kapasitet til å innføre sin respektive del av løsningen.
Ved utarbeidelse av implementeringsplan skal følgende prioriteringer være styrende i prioritert rekkefølge:
a) Innføring av kjernefunksjonalitet skal prioriteres foran verdiøkende funksjoner.
b) Handlingsalternativ som samlet sett gir raskest implementering.
c) Ved motstrid mellom hurtig implementering og styring av risiko, skal hensynet til kontroll av risiko prioriteres.
Testing og godkjenning av leveransen vil basere seg på avtalte test- og godkjenningskriterier i leveranseavtalen. Det er planlagt å bruke SSA-T for implementering. Leveranseavtalen vil bli ferdigstilt i løpet av anskaffelsesprosessen.
12.3.5 Overgang til drift og vedlikehold
Utrulling av løsning vil basere seg på avtalte prosjekt- og fremdriftsplan i leveranseavtalen. SSA-T vil benyttes for implementering. Leveranseavtalen vil bli ferdigstilt i løpet av anskaffelsesprosessen.
Partene har felles ansvar for forvaltning av løsningen.
Fagrådets leder har ansvar for den daglige oppfølgingen av avtalen med systemleverandøren.
I forvaltningen av avtalen med systemleverandøren skal blant annet følgende oppgaver ivaretas:
a) Melding av feil og oppfølging mot systemleverandøren
b) Oppfølging av rapporter og oppfølging mot systemleverandøren
c) Følge opp SLA tjenestenivå
d) Følge opp løpende patcher, releaser og nye versjoner
e) Endringsbehov
f) Opplæring
12.5 Forholdet til partenes eksisterende IT-systemer
Partene skal samarbeide om å kartlegge og sikre en kontrollert systemovergang. Ansvaret for systemovergang ligger hos den respektive part.
Plan for systemovergang skal inngå i implementeringsplanen. Implementeringsplanen skal for systemovergangens vedkommende være robust for eventuelle forsinkelser i andre deler av implementeringsplanen, herunder skal det være fleksibilitet med hensyn til hvor lenge eksisterende system kan holdes i drift.
Hver part får en rett til å bruke løsningen innenfor rammene av samarbeidsavtalen og leverandøravtalen.
13 ØKONOMI/FINANSIERINGSMODELL
13.1 Gjennomføring av konkurransen
Ved gjennomføring av konkurransen forplikter partene seg til å dele alle eksterne kostnader likt mellom seg, jf. avtale for forprosjektet (del I) . Dette innebærer blant annet kostnader til:
a) Frikjøp av prosjektleder.
b) Juridisk rådgivning for gjennomføring av anskaffelsesprosessen og eventuelt i etterfølgende faser.
c) Kostnader til oversettelse av dokumenter og eventuell bruk av tolk.
d) Xxxxx nødvendige kostnader i forbindelse med gjennomføring av anskaffelsesprosessen.
Partene dekker selv kostnader til å stille ressurser til disposisjon til å oppfylle sine plikter i henhold til samarbeidsavtalen, herunder reise, opphold og oppmøte i møter.
13.2 Anskaffelses- og driftskostnad
Følgende finansieringsmodell gjelder for fordelingen av kostnadene til nytt oppdragshåndteringsverktøy, samt alle drifts- og vedlikeholdskostnader i avtaleperioden. Kostnadene består av kjøpesum, implementeringskostnader og kostnader til drift og vedlikehold av løsningen. I tillegg kommer kostnader til frikjøp av fagrådets leder og eventuelle andre innleide ressurser, samt kostnader til innkjøp av tjenester og utstyr for oppfølging av avtalen med systemleverandøren og denne samarbeidsavtalen.
Partene fordeler kostnadene mellom seg etter følgende regnestykke:
a) 50 % av samlet kostnad fordeles likt mellom de 12 partene. Dersom 110-sentralen Nord- Trøndelag utløser sin opsjon, fordeles kostnaden på 13 parter.
b) 50 % av samlet kostnad fordeles mellom partene etter innbyggertall per 1. januar inneværende år.
Partene dekker selv kostnader til å stille ressurser til disposisjon til å oppfylle sine plikter i henhold til samarbeidsavtalen, herunder reise, opphold og oppmøte i møter.
Særlige implementeringskostnader som kun vedkommer egen 110-sentral holdes utenfor fordelingen over og belastes direkte til denne. Ved uenighet om hva som er særlige implementeringskostnader, skal fagrådet avgjøre dette.
Systemleverandøren fakturerer […] kommune v/ […]
[…] kommune fakturerer de andre partene fortløpende etter modellen i punkt 13. Det er ikke adgang til å holde betaling til […] kommune tilbake uavhengig av årsak.
14 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET
Innsynsbegjæringer knyttet til anskaffelse av nytt oppdragshåndteringsverktøy håndteres av
[…] kommune/fagrådets leder i samsvar med offentleglova.
Innsynsbegjæringer i samarbeidsavtalen skal forelegges henholdsvis styringsgruppen/fagrådet (avhengig av tidspunktet for innsyn), for vurdering før avgjørelse om innsyn skal gis helt eller delvis fattes.
Partene plikter å sørge for at alle de ansatte i egen organisasjon (herunder innleide ressurser) bevarer taushet i samsvar med forvaltningslovens §§ 13, 13a, 13b og 13c om det de får vite om noens personlige forhold, tekniske innretninger og fremgangsmåter ved utføring av arbeid i forbindelse med denne samarbeidsavtalen.
Ved fremtidige organisatoriske endringer hos 110-sentralene skal rettigheter og plikter etter samarbeidsavtalen overdras til eventuelle nye organisatoriske enheter.
I den grad en part ikke kan oppfylle sine plikter etter samarbeidsavtalen, skal de andre partene uten opphold orienteres om avviket og partens plan for å rette opp avviket.
Ved mislighold av samarbeidsavtalen gjelder de alminnelige erstatningsrettslige regler i kontrakt.
Tvister om fortolkning eller gjennomføring av samarbeidsavtalen skal først søkes løst ved forhandling mellom representanter for partene.
Dersom dette ikke fører frem skal partene kan bli enige om å søke bistand fra en omforent mekler. Kostnadene til en slik mekler dekkes av partene i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 13.
Dersom det ikke oppnås enighet etter forhandling eller mekling, kan tvisten bringes inn til avgjørelse ved voldgift etter voldgiftsloven.
Voldgiftsbehandlingen og voldgiftsrettens avgjørelse er underlagt taushetsplikt, jf. voldgiftsloven § 5 første ledd.
Voldgiftsretten skal settes på […].
Partene skal straks informere hverandre om klager, søksmålsvarsel, stevninger og begjæringer om andre rettergangsskritt initiert av tredjepart som har sin bakgrunn i anskaffelsen eller samarbeidsavtalen.
[…] kommune ivaretar partenes partsrettigheter ved klage, søksmål eller andre rettergangsskritt. Partene skal i fellesskap drøfte og koordinere rettergangsskritt, prosesshandlinger, faktiske og rettslige standpunkter, som skal legges til grunn så langt avgjørelsene ikke har «prinsipiell betydning», jf. kommuneloven § 20-2.
Idømte/tilkjente erstatninger fordeles i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 13, med mindre misligholdet kan henføres til en eller flere parter.
Samarbeidsavtalen trer i kraft ved signering og løper inntil leverandøravtalens utløp, se likevel punkt 11.
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
110 sentralen for Finnmark | 110-sentralen Troms | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Salten Brann IKS | Midt-Norge 110-sentral IKS | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Møre og Romsdal 110-sentral KF | 110 Hordaland | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Rogaland brann og redning IKS | 110-sentralen Agder | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Sør-Øst 110 IKS | Oslo 110-sentral | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Øst 110-sentral IKS | Alarmsentral Brann Innlandet |