Bilag 1A: Systemkrav - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 1A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende systemkrav. Det presiseres at det også er angitt systemkrav i de andre bilagene der de naturlig hører hjemme. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Apotekbransjen og Sykehusapotekene bytter system fra FarmaPro til nye apoteksystemer. Systembytte innebærer bl.a. nye regionale logistikk-/ERP-systemer hos Sykehusapotekene.

Leverandøren må i en overgangsfase håndtere både integrasjoner mot eksisterende FarmaPro løsninger og nye regionale ERP- systemer.

Xxxxxxx har valgt følgende ERP-løsninger som erstatning for FarmaPro: Region Nord: Amesto Clockwork

Region Midt: SAP S4 HANA

Region Vest: SAP S4 HANA

Region Sør-Øst: Anskaffelse av nytt ERP-system pågår parallelt med konkurranse om Grossistavtalen

Lovisenberg sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med

planlagt oppstart høsten 2019

Diakonhjemmet sykehusapotek: Utvikler ny løsning basert på Extends retail-løsning med

planlagt oppstart høsten 2019 Det tas forbehold om eventuelle endringer i valg av ERP-systemer.

Eventuelle systemtilpasninger for integrasjon mellom Lovisenberg Sykehusapotek AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS og Leverandøren skal dekkes i sin helhet av disse kjøperne. Pris pr. kjøper skal være angitt i Bilag 17 - Prisskjema.

Leverandør er kjent med at Kundenes regionale drifts- og forvaltningssentrene er sentrale aktører når det gjelder Kjøpernes IT-systemer og hvordan Kjøpernes systemer skal integreres med Leverandør. Leverandør skal derfor ved behov samarbeide med disse aktørene ifm. integrasjon, test og implementering, etter avtalesignering og fram til oppstart og gjennom hele avtaleperioden.

Leverandøren skal senest 8 uker før oppstart av Grossistavtalen ha gjennomført systemtesting (ende- til-ende) av integrasjon og meldingsflyt mellom Kjøperne og Leverandør, slik at systemene er fullt ut operative ved oppstart av tjenesteleveransen, jf. Grossistavtalens punkt 3.1. Plan og gjennomføring skal skje i samarbeid mellom Leverandør og de regionale drifts- og forvaltningssentrene.

Leverandør skal sikre at eventuelle bytter eller endringer av interne systemer hos Leverandøren ikke forsinker akseptanse eller leveranser i implementeringsfasen av Grossistavtalen. Likeså skal Leverandør sikre at bytte eller endring av interne systemer hos Leverandør i avtaleperioden ikke får konsekvenser for kravet til oppetid, jf. punkt 2.

Leverandør skal ha en elektronisk backup-løsning for sikring av elektronisk forbindelse med Kjøperne.

2. Krav til oppetid

Funksjonene i Leverandørens ERP-system som anvendes for å oppfylle kravene i Grossistavtalen skal ha en oppetid på 99 %.

Bilag 1B: Systemkrav - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende systemkrav. Det presiseres at det også er angitt systemkrav i de andre bilagene der de naturlig hører hjemme.

Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som skal-krav eller evalueringskrav. Dette kommer frem i kolonnen “krav kategori”. Alle Skal-krav («S») er obligatoriske minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert. Skal-krav vil ikke bli vurdert utover om kravet er oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av disse minstekravene vil medføre avvisning av tilbudet.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
1.1	Beskriv hvordan kommunikasjon, bestillinger og informasjon mellom Kjøperne og Tilbyder skal foregå ved bortfall av all elektronisk forbindelse mellom Kjøperne og Tilbyder.	EV
1.2	Tilbyder skal gi Kjøperne, hovedkontor/administrasjonen i sykehusapotekforetakene, Mangelsenteret og Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler tilgang til et støttesystem for kontakt mellom Tilbyder og Kjøper (kundeportal), og for informasjon fra Tilbyder til Kjøper. Støttesystemet skal inneholde følgende funksjoner/informasjon: • Produktsøk • Informasjonssider • Vareinformasjon/-katalog • Ordreinformasjon • Tilgang til å se lagerbeholdninger • Mulighet for bestilling (som back-up løsning eller for enkelte Kjøpere uten eget ERP-system)	S
1.3	I tillegg bør støttesystemet inneholde følgende funksjoner/informasjon: • Restnoteringslister • Kampanjeinformasjon • Returbehandling • Skjemaer og prosedyrer • Håndtering av LIS-erstatninger • Tilbyders prosedyrer/rutiner for varebestilling, vareleveranse, retur etc. • Annen relevant informasjon • Mulighet for chat med kundeservice Systemet bør være enkelt å bruke og kreve færrest mulig innlogginger. Tilbyder bes levere en beskrivelse av tilbudt løsning.	EV**
1.4	I tillegg bør legemiddelleverandører/vareleverandører kunne gis tilgang til deler av systemet (eks. lagerstatus for egne varer). Priser og betingelser avtales særskilt mellom legemiddelleverandør/vareleverandør og grossist.	EV
1.5	Tilbyder bes beskrive hvilken informasjon som gis og hvordan informasjonen om leveringssvikt innhentes og presenteres. Oppdragsgiver vil vektlegge Tilbyders mulighet for deling av innhentet informasjon om mangelsituasjoner med årsak og periode fra flere kilder, for eksempel fra legemiddelprodusent og SLV. Beskriv hvordan Xxxxxxxx sørger for at informasjon til Kjøper alltid er mest mulig oppdatert.	EV**

1.6	Tilbyder bes beskrive eventuelle planer for bytte eller endring av interne systemer som kan påvirke leveransene i implementerings- og avtaleperioden, samt hvordan Kundene vil bli involvert i prosessen. Det vil legges vekt på forutsigbarhet og sikkerhet for leveransen, samt god involvering av Kundene.	EV
1.7	Kjøpernes eventuelle gjenværende FarmaPro-løsninger skal kunne fortsette å bruke sine eksisterende grensesnitt inntil nytt regionalt ERP-system er implementert.	S
1.8	Tilbyder bes beskrive hvordan nødvendig elektronisk kommunikasjon med sykehusapotekene vil sikres under bytte fra FarmaPro til nye regionale ERP-systemer, som trinnvis vil erstatte FarmaPro for ett og ett apotek eller en og en avdeling innenfor et apotek.	EV**
1.9	Tilbyder skal samarbeide med de regionale ERP-prosjektene om etablering av nødvendig elektronisk kommunikasjon mellom grossist og nye regionale ERP-systemer hos Kunden.	S
1.10	Formater og standarder som anvendes i prosessintegrasjonene mot de nye regionale ERP-systemene skal være de samme uavhengig av region og Kundenes bakenforliggende systemer hos Kjøperne.	S
1.11	Tilbyder bes beskrive hvilke formater og standarder de kan støtte ifm. integrasjon mot nye regionale ERP-systemer hos Kundene. Kundene legger vekt på at Tilbyder støtter bruk av anerkjente formater og standarder.	EV
1.12	All elektronisk meldingsutveksling som beskrives i standard for EHF skal kunne leveres som elektronisk handelsformat (EHF).	S
1.13	Tilbyder bør ha gode rutiner for varsling og håndtering av eventuelle systemfeil. Når det gjelder tilbyders ERP-løsning oppgi • Responstid ved feil i ERP-løsning • Om det er intern og/eller ekstern support • Varslingsrutiner for planlagte stopp • Rutiner for bestilling av endringer i integrasjon mellom Kunde og Tilbyder • Om det er perioder i året det ikke kan utføres endringer i integrasjon • Annen relevant informasjon	EV
1.14	Tilbyder bes beskrive hva de kan levere av digitale produktbilder, animasjoner og produktinformasjon (varekatalog) som Kjøperne kan bruke i Kundenes IT-løsninger.	EV

Bilag 2A: Varebestilling - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 2A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende varebestilling. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal håndtere innkjøpsordrer fra Kjøperne som er beskrevet i Bilag 16 - Kjøperliste. Oversikten er oppdatert pr. februar 2019. Eventuelle endringer i kjøperlisten meddeles Leverandør løpende frem til oppstart av Grossistavtalen.

I avtaleperioden opprettes nye Kjøpere kun etter beskjed fra Kundenes avtaleforvalter. Leverandør skal til enhver tid oppdatere informasjon iht. Bilag 16 - Kjøperliste i sine systemer. Oversikt skal på etterspørsel oversendes Kundenes avtaleforvalter.

Leverandør skal kunne ta imot innkjøpsordre via elektronisk meldingsutveksling fra ERP-system som benyttes av Kjøperne. Fra Kjøpere som ikke har funksjonalitet for elektronisk meldingsutveksling skal Leverandør kunne ta imot ordre på telefon, faks og e-post.

Leverandør skal så langt det er mulig samle flere bestillinger til én plukkordre.

Leverandør skal innen fem (5) minutter etter elektronisk bestilling levere ordrebekreftelse ved hjelp av elektronisk meldingsutveksling med ERP-system som benyttes av Kjøper.

Leverandør skal vedlikeholde rutinebeskrivelser for varebestilling som gjelder for Kjøperne gjennom avtaleperioden. Vesentlige endringer skal ikke gjøres uten avtale med Kundenes avtaleforvalter.

2. Faktura

Leverandør skal kunne levere elektronisk faktura ved hjelp av elektronisk meldingsutveksling (EHF).

Leverandør skal kunne sende fakturaer som Kjøpers systemer kan matche elektronisk mot Kjøpers bestilling. Leverandør skal tilsvarende kunne sende kreditnota som Kjøpers systemer kan matche elektronisk mot Kjøpers retur-/reklamasjonskrav.

Leverandør skal tilby mulighet for samlefaktura dersom Kjøper ønsker dette. Faktureringsfrekvens kan være daglig, ukentlig eller månedlig, etter Kundens ønske.

Leverandør skal kunne levere månedlige salgsrapporter med spesifisering per Kjøper og faktura.

3. Akuttbestilling og leveranse

Leverandør skal ha rutiner og kompetanse for mottak av bestilling, ekspedering og levering av akuttleveranser eller hasteleveranser utenom åpningstid 24/7/365.

Maksimal responstid ved akuttbestilling (tid til personale er tilstede hos Leverandør og kan starte ekspedisjon av bestillingen) er 60 minutter.

Bilag 2B: Varebestilling - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende varebestilling.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
2.1	Ordreavgivningstidspunkt (OAT), leveringstidspunkt og antall leveringsdager pr. uke bør minimum være så fordelaktig for Kjøperne som angitt i Bilag 16 - Kjøperliste. Eventuelle endringer i OAT, leveringstidspunkt eller antall leveringsdager kan kun gjøres i samarbeid med Kjøper og Kundenes avtaleforvalter. Xxxxxxxx bes beskrive hvordan dette oppfylles og hvilke begrensninger som eventuelt vil gjelde.	EV**
2.2	Flere Kjøpere har i dag siste OAT før kl. 15:00 for levering neste dag. Xxxxxxxx bes beskrive hvordan og under hvilke forutsetninger betingelsene for Kjøperne kan forbedres ift. dagens OAT og leveringstidspunkt.	EV
2.3	Ordrebekreftelsen skal speile bestillingen og må minimum inneholde følgende informasjon per ordrelinje: • Mengde bestilt • Mengde som forventes levert • Netto innkjøpspris • Forventet leveringsdato, også på varer med leveringssvikt	S
2.4	Ordrebekreftelsen bør kunne inneholde annen relevant informasjon til Kjøper: • Mengde som forventes restnotert • Årsak til at vare eventuelt ikke blir levert • Alternativ vare der dette er aktuelt • Varsel om vare med kort holdbarhetsdato • Annen relevant informasjon Oppdragsgiver vil evaluere mulighetene som ligger i EHF dataelementer som Tilbyders system kan håndtere.	EV
2.5	Tilbyder bes beskrive muligheten for elektronisk meldingsutveksling med statusoppdateringer per ordrelinje eller innkjøpsordre i perioden mellom automatisk ordrebekreftelse og vareleveranse. Det er ønskelig med statusoppdateringer for • Oppdatert leveranseinformasjon for restnoterte varer • Overført til plukkordre (fra grossistlager) • Klargjort fra leverandør • Overført til transportør	EV
2.6	Tilbyder bes beskrive muligheten for elektronisk innhenting av beholdning m.m. for et gitt varenummer til Kjøpernes lagerhåndteringssystemer. Ønsket informasjon er, per fysisk lagerlokasjon (Tilbyders hovedlager og regionslager): • Lagersaldo	EV

	• Behandlingstid av ordre • Ledetid etter grossistens behandlingstid • Informasjon om evt. avvikende bestillingsrutine, som «manuell fordeling», «bestilles ved restnotering», «avregistrert».
2.7	Det er ønskelig at Tilbyder kvalitetssikrer Kjøpernes innkjøpsordre før plukk, slik at f.eks. åpenbare feilordrer oppdages og kan korrigeres. For eksempel bør ekstra store ordrer og doble ordrer sjekkes spesielt. Tilbyder bes beskrive hvilke muligheter de har for å utføre kvalitetssikring av innkjøpsordre før plukk.	EV**
2.8	Tilbyder bes beskrive bestillingsrutiner og interne rutiner for håndtering av varer med bestillingssperre («manuell fordeling»). Det er ønskelig at rutinene er mest mulig effektive, sikrer sporbarhet av bestillingene og at Kjøper/ Kundenes avtaleforvalter har innsyn i bakgrunn og vurderinger for fordeling ved bestillingssperre.	EV
2.9	Tilbyder skal kunne håndtere bestilling og leveranse av varer uten varenummer i Kjøpers og/eller Tilbyders systemer.	S
2.10	Beskriv hvordan bestilling og leveranse av varer uten varenummer i Kjøpers og/eller Tilbyders systemer vil bli håndtert. Det foretrekkes at mest mulig informasjon kan mottas/overføres elektronisk og være trykket på fysiske leveransedokumenter.	EV
2.11	Det er ønskelig med noe fleksibilitet med hensyn til mottak av kjøpers ordre. Beskriv under hvilke forutsetninger det kan være mulig at leverandøren i spesielle tilfeller kan motta Kjøperes tilleggs- og hasteordre etter avsluttet OAT med vareleveranse innenfor normal transportplan uten at Kjøper belastes ekstrakostnader.	EV
2.12	Xxxxxxxx bes beskrive sine rutiner for ekspedering og levering av akuttleveranser/ hasteleveranser utenom åpningstid 24/7/365 som omfatter • opplæring/kompetansekrav til Tilbyders personale • responstid (tid til personale er tilstede hos Tilbyder og kan håndtere bestillingen – maksimalt 60 minutter) • hvordan bestillingen skal gis i tillegg til telefonkontakt (dokumentasjon) • hvordan Xxxxxxxx etter avtale med Kjøper skiller mellom hvem som har tillatelse/fullmakt til å bestille akuttleveranser/hasteleveranser utenom åpningstid • forventet utsendingstid i henhold til kritikalitet • hvordan transporten spores og hvordan man sikrer at det kan oppgis et forutsigbart forventet leveringstidspunkt til vaktfarmasøyt for farmasøytisk ekspedisjon (på sykehus, sykehusapotek, hjem til vaktfarmasøyt, prehospitale tjenester (ambulanse osv.)). • dokumentasjon (fysisk leveransedokumentasjon ved utlevering, elektronisk og fysisk/pdf pakkseddel, ev. annen informasjon til Kjøper på e-post om utlevert vare utenfor rutine)	EV**
2.13	Tilbyder skal kunne levere følgende tilleggsleveranser i Tilbyders åpningstid: • Hasteleveranser med fly, taxi eller budbil – ved reklamasjon • Ekstraleveranser bestilt etter OAT utenfor normal transportplan. (Kjøper dekker de faktiske transportkostnadene for slike leveranser.)	S

Opsjon på system for automatisk generering og overføring av bestilling:

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
2.14	Tilbyder skal kunne levere system for automatisk generering og overføring av bestilling. Pris pr. Kjøper skal være angitt i Bilag 17 – Prisskjema, linje C.2.1.	S
2.15	Kjøperne skal ha styringsrett for fastsettelse av innkjøpsparameterne i system for automatisk generering og overføring av bestilling. Disse skal kunne styres per kundenummer.	S
2.16	Xxxxxxxx bes beskrive sitt system for automatisk generering og overføring av bestilling. I evaluering av løsningen vil Oppdragsgiver vektlegge:	EV**

	• Om løsningen allerede er i bruk eller planlagt utviklet og testet før oppstart. • Om løsningen kan generere flere automatiske bestillinger pr kunde pr dag. • Hvordan bestillingstidspunkt i størst mulig grad kan imøtekomme Kjøpernes krav til OAT og ledetid. • Hvilke muligheter systemet har for differensiert beregning av defektpunkt/bestillingsmengde for ulike typer varer, f.eks. ABC-kategori, kritiske legemidler på sykehus, øvrige legemidler, varer med kort holdbarhet, voluminøse varer, sesongvarer. Beskriv løsning for prognoseberegning, beregning av ABC- kategori, sikkerhetslager, bestillingsmengder, avrunding til detaljistpakning etc. • Hvorvidt etterspørsel med desimaltall blir ivaretatt ved prognoseberegning. • Hvorvidt systemet tar hensyn til Kjøpers minimums- og maksimumsverdier.
2.17	Tilbyder skal sammen med Kundene spesifisere elektronisk meldingsflyt (EHF- meldinger, eventuelt grossistmeldinger) som er nødvendig for automatisk generering og overføring av bestilling (beholdning, salgshistorikk, eventuelt annen informasjon).	S
2.18	Tilbyder bes beskrive hvordan en elektronisk meldingsflyt for automatisk generering og overføring av bestilling kan se ut, inkl. muligheter for fleksibilitet i innhold.	EV
2.19	Tilbyder bes beskrive om det er mulig å overføre filer/meldinger til Kjøperne med beregnede bestillingsparametere (minimums- og eventuelt maksimumsbeholdninger, beregnet bestillingskvantum), for bruk ved manuelt opprettede bestillinger fra Kjøpers system.	EV

Bilag 3A: Varelevering - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 3A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende varelevering. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Legemidler som omfattes av grossistens leveringsplikt i henhold til Forskrift om grossistvirksomhet med legemidler (grossistforskriften) § 4, skal som hovedregel leveres innen 24 timer uavhengig av bestillingsmetode.

For å sikre overholdelse av 24-timers leveringssikkerhet til Nord-Norge skal Leverandøren ha et regionslager i den nordlige delen av landet.

Leverandør skal vedlikeholde rutinebeskrivelser om vareleveranse, reklamasjon og retur som gjelder for Kjøperne gjennom avtaleperioden. Endringer skal ikke gjøres uten avtale med Kundenes avtaleforvalter. Oppdaterte rutinebeskrivelser skal være tilgjengelig for den enkelte Kjøper i Leverandørens kundeportal, jf. Bilag 1B.

2. Krav om varenes holdbarhet

Ved leveranse til Kjøperne skal varene ha en gjenværende holdbarhet på minimum 6 måneder. Kundene har etablert en intern forvaltning med en farmasøyt som beslutter om legemidler unntaksvis kan leveres med kortere holdbarhet enn 6 måneder.

Leverandør skal ha løpende dialog med farmasøyten om hvilke varer som kan leveres med kort holdbarhet samt ta beslutninger på varer der det bør settes bestillingssperre på for manuell fordeling for å forhindre unødvendig bestilling og retur.

Varer som leveres med kortere holdbarhet enn 6 måneder skal merkes på kolli med «kort holdbarhet» og faktisk utløpsdato i leverandørens kundeportal, på ordrebekreftelse samt på annen leveransedokumentasjon.

3. Krav til Leverandørens normale åpningstid og leveringsdager

Leverandørens kundeservice skal minimum være tilgjengelig alle hverdager i tidsrommet fra kl. 08.00 til kl. 17.00.

Leverandøren skal kunne levere varer alle dager med unntak av helligdager og høytidsdager i henhold til leveringsfrekvenser og leveringstidspunkt angitt i Bilag 16 – Kjøperliste.

Leveranser skal også kunne gjennomføres på dager før helligdager og høytidsdager.

4. Kjøpere, leveringssteder og leveringspresisjon

Leverandør har ansvar for at Kjøper mottar varer innen maksimalt +/- 30 minutter fra skriftlig avtalt leveringstidspunkt (se Bilag 16 - Kjøperliste). Kjøpere som ønsker en leveringspresisjon på +/- 15 minutter, skal kunne avtale dette mot et pristillegg og med de betingelsene som er spesifisert i Bilag 3B, krav 3.33. Tilleggskostnadene dekkes av den enkelte Kjøper.

Leverandør skal, etter avtale med Kundenes avtaleforvalter og den enkelte Kjøper som har etablert lukket varesluse, levere varer til tidspunkt som er hensiktsmessig for transportøren, men ikke senere enn avtalt leveringstidspunkt, jf. Bilag 16 - Kjøperliste.

Oversikt over Kjøpere med etablert varesluse fremgår av Bilag 16 - Kjøperliste.

5. Transportør og omlastning

Det skal i hele avtaleperioden foreligge en transportavtale mellom Leverandør og alle transportører som Leverandør benytter for leveranser under Grossistavtalen.

Transportavtalen skal ivareta alle GDP-krav.

Leverandørens mal for transportavtale skal være tilgjengelig for Kjøper. Leverandøren skal etter anmodning fra Kunde kunne gi oppdatert oversikt til Kundenes avtaleforvalter over hvilke transportører og omlastingsterminaler som benyttes. Oversikten skal være i et elektronisk format som på forespørsel kan oversendes til eller tilgjengeliggjøres for Kundenes avtaleforvalter.

Dersom Leverandøren planlegger å bytte transportør skal Kundenes avtaleforvalter varsles snarest mulig og i god tid før bytte finner sted. Forut for transportørbytte skal Leverandøren ha gjennomført en risikoanalyse for å sikre at Kundenes behov blir ivaretatt i henhold til krav i Grossistavtalen og følger opp denne med tiltak som Kunden involveres i.

Leverandøren skal sikre at alle sjåfører som benyttes skal kunne legitimere seg og ellers være lett gjenkjennelig i form av uniformering, bruk av logoer m.m. Leverandøren skal også sikre at transportør, ved utlevering av adgangskort eller koder for tilgang til Kjøpers varemottak, signerer for mottak og tilbakelevering av adgangskontroll.

6. Vareleveranser

Leverandøren skal ha skriftlige rutiner som sikrer at den enkelte Kjøper snarest mulig blir varslet dersom en leveranse er forsinket eller uteblir. Rutinene skal sikre at avvikene blir dokumentert.

Dersom lastbærere eller enkeltkolli er forsinket eller uteblitt skal Kjøper ha rett til hasteleveranse uten ekstra kostnad dersom Kjøper vurderer dette som kritisk. Hasteleveranse ved forsinket eller uteblitt leveranse skal leveres på raskest mulig måte etter nærmere avtale med Kjøper.

Ved varemottak skal etiketter, leveransedokumenter og annen merking være slik plassert på kolli/lastbærer at den som mottar og kontrollerer varene kan identifisere og kontrollere varemottaket på en mest mulig effektiv måte.

Leverandøren skal kunne motta legemidler for destruksjon. Leverandøren skal ha skriftlige rutiner og utstyr som sikrer og dokumenterer samt sporer at alle kollier med legemidler som sendes til Leverandøren for destruksjon blir forsvarlig destruert.

Bilag 3B: Varelevering – Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende varelevering.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
	Transportører og omlastingsterminaler
3.1	Tilbyders transportører skal ha utstyr og rutiner som sikrer at varer oppbevares og transporteres innenfor korrekte temperaturintervaller.	S
3.2	Beskriv hvordan Tilbyders krav til transportør ivaretar: • Temperatursikring av varer på transportmidler • Type temperaturovervåkning (kontinuerlig, intervallovervåkning, osv.) • Temperatursikring av varer på omlastingsterminaler og eventuelt flyplasser og andre kritiske steder • Varslingsrutiner ved temperaturavvik, hvordan og hvor raskt Kjøper varsles • Oppfølging og kommunikasjon med Kjøper ved registrert temperaturavvik • Rutiner for vurdering av om avviket krever omlevering eller verifisering av om leveransen kan aksepteres I evalueringen vil Oppdragsgiver vurdere om det er sannsynliggjort at rutinene ivaretar GDP-krav og hvor effektive og hensiktsmessige rutinene er.	EV**
	Sammenstilling av xxxxx og lastbærere
3.3	Det er ønskelig at den enkelte Kjøper kan velge om de ønsker varer levert i bur eller på helpall/halvpall uavhengig av om varene leveres fra hoved- eller regionslager. Beskriv hvilke typer lastbærere og fleksibilitet som kan tilbys.	EV
3.4	Der hvor flere Kjøpere har samme leveringssted, skal Xxxxxxxx kunne samle leveransene på samme lastbærer eller splitte de på hver sin lastbærer, i henhold til Kjøpers ønske.	S
3.5	Oppdragsgiver er opptatt av at ansatte som foretar varemottak unngår belastningsskader ved håndtering av ekstra tunge kolli. Beskriv hvilke systemer Tilbyder har for kontroll med fyllingsgrad og begrensning av maksimal vekt på kasser, samt om systemet kan begrense maksimal vekt på kasser til bestemte Kjøpere.	EV
3.6	Tilbyder skal ha et system som sikrer at de tyngste kassene plasseres nederst på lastbærer gjennom hele transporten. Beskriv hvilke prinsipper og rutiner Xxxxxxxx har for bygging av lastbærer og hvordan plassering av tunge kolli er tenkt løst.	S
	Sporing og rutiner ved forsinket eller uteblitt levering
3.7	Det er ønskelig å kunne få oppdatert status for hvor vareleveranser (kolli) befinner seg. Tilbyder bes beskrive muligheter for dette, bl.a. • Om Tilbyder kan videreformidle transportørens statusoppdateringer til Kjøper, som en del av Kundenes integrasjon med Tilbyders system • Om det kreves (eller er mulig med) separat integrasjon mellom transportør og Kundens systemer	EV

	• Om transportørens sporingsnumre inngår i meldingsutveksling mellom Tilbyder og Kjøper. • Om Kjøper kan gjøre oppslag med sporingsnummer og se oppdatert status fra transportørsystem i en kundeportal.
3.8	Det er ønskelig at transportørens leveranse kan kvalitetssikres gjennom skanning av Kjøpers lokasjon ved hjelp av GS1-lokasjonskode (GLN) for å sikre at rett kolli og lastbærere er ankommet rett Kjøper. Beskriv hvilke løsninger som kan tilbys.	EV
	Varemottak
3.9	Tilbyder bes beskrive muligheter for at Kjøper effektivt kan gjennomføre totrinns varemottak med mottak fra transportør før kontroll av innholdet i vareleveransen. Skanning av lastbærere foretrekkes fremfor skanning av hvert kolli. Oppdragsgiver vil vektlegge bruk av elektronisk meldingsutveksling, sporingsnumre, «aggregerte strekkoder» på lastbærer og andre metoder som underbygger helelektroniske løsninger, samt antall integrasjoner som kreves for at løsningen skal fungere.	EV**
3.10	Tilbyder skal kunne levere varene sortert for å understøtte effektiv vareflyt hos Kjøperne. Detaljering av soner og sonesortering skal gjøres i samråd med den enkelte Kjøper. Xxxxxx Xxxxxxx som per i dag benytter seg av sonesortering, fremgår av Bilag 16 - Kjøperliste.	S
3.11	Tilbyder bes beskrive hvordan vareleveransene kan sorteres for effektiv vareflyt hos Kjøper. Kjøperne ønsker særlig mulighet for sortering av følgende: • Varer som skal oppbevares i varelagerrobot • A/B-preparater/uregistrerte legemidler (cytostatika) • Andre reseptpliktige legemidler • Kjølevarer • Handelsvarer til selvvalg • Voluminøse varer (bleier etc.) • Restnoterte varer Muligheter og begrensninger bør inngå i beskrivelsen. Fleksible lagre som kan tilpasses soneplukk vil bli vektlagt. Det vil bli vurdert hvor hensiktsmessig beskrivelsen fremstår sett opp mot Kjøpernes behov for en effektiv vareflyt.	EV**
3.12	Tilbyder skal sammen med Kunden spesifisere elektronisk meldingsflyt (grossistmeldinger eller EHF-meldinger) som gir Tilbyder tilgang til Kjøpernes hyllelokasjon, samt eventuell annen informasjon som skal sendes til Tilbyder som grunnlag for informasjon på fysisk plukkliste samt sonesortering.	S
3.13	Xxxxxxxx bes beskrive hvilke interne rutiner de har som sikrer at vareleveransene pakkes på en hensiktsmessig og tilstrekkelig sikker måte uten f.eks. uhensiktsmessig størrelse eller unødige lag med innpakking.	EV
	Leveransedokumenter
3.14	Tilbyder skal levere følgende leveransedokumentasjon: • Transportseddel med antall kolli per kollitype (papir) • Elektronisk pakkseddel i strukturert dataformat for leveransen • PDF-versjon av elektronisk pakkseddel • Plukkliste for hvert kolli (papir)	S
3.15	Tilbyder bes beskrive hvordan automatiske og eventuelt manuelle interne rutiner sikrer minst mulig avvik mellom leveranse og tilhørende leveransedokumentasjon.	EV
3.16	Transportseddel som kan brukes som leveransedokument av transportør til Kjøper skal minimum vise: • Kundenummer/navn • Pakkseddelnummer/annen referanse • Antall kolli per kollitype	S
3.17	Det er ønskelig med en oversiktlig og brukervennlig transportseddel som inneholder relevant informasjon. Tilbyder bes legge ved eksempel på transportseddel.	EV
3.18	Tilbyder skal levere elektronisk pakkseddel ved hjelp av elektronisk meldingsutveksling uavhengig av hvilket logistikksystem som benyttes av Kjøper. Elektronisk pakkseddel	S

	skal være sendt senest en time før planlagt vareleveranse, med mulig unntak av hasteleveranser (se krav 3.25).
3.19	Elektronisk pakkseddel må minimum inneholde: • Mengde bestilt • Mengde levert • Netto innkjøpspris • Forventet leveringsdato pr. restnotert ordrelinje	S
3.20	Tilbyder bes beskrive hvordan elektronisk pakkseddel i tillegg kan vise: • Kasse/kollinummer for varene • Batchnummer og utløpsdato for legemidler og eventuelt andre varer • Kjøpers bestillingsnumre (per varelinje) • Holdbarhetsdato på varer med kort holdbarhet • Batchnummer og utløpsdato, produktkode og serienummer for legemidler som omfattes av EUs forfalskningsdirektiv (FMD), slik at pakkseddel med FMD sikkerhetskoder kan brukes som grunnlag for elektronisk verifisering ved varemottak Det vil vektlegges positiv dersom informasjonen kan leveres i EHF-format.	EV**
3.21	PDF-versjon av elektronisk pakkseddel (leveranseoversikt) må minimum vise: • Mengde bestilt • Mengde levert • Mengde restnotert • Kjøpers bestillingsnumre per varelinje • Kasse /kollinummer for varene • Utløpsdato på varer med kort holdbarhet • Merking av legemidler som omfattes av FMD, og som vil være aktuelle for verifisering i varemottaket • Merking av legemidler som er i reseptgruppe A, reseptgruppe B samt uregistrerte legemidler • Totalbeløp for pakkseddel	S
3.22	Oppdragsgiver vil vektlegge en oversiktlig og brukervennlig PDF-versjon av elektronisk pakkseddel. Pakkseddelen bør også kunne vise • Batchnummer og utløpsdato for legemidler og eventuelt andre varer. Alle utløpsdatoer/batchnummer som leveres av et enkelt varenummer bør angis. • Forventet leveransetidspunkt for restnoterte varer • Informasjon om varenummerbytter • Brukervennlig sortering av varelinjene Legg eksempel ved tilbudet.	EV
3.23	Fysisk plukkliste for hvert kolli må minimum vise: • Kasse/kollinummer • Sone, jf. krav til sonesortering • Varenummer, varebeskrivelse, enhet, fortrinnsvis lik varebetegnelsen i Farmaloggs vareregister. • Mengde levert • Kjøpers hyllelokasjon • Batchnummer og utløpsdato for legemidler og eventuelt andre varer • Merking av varer som omfattes av EUs forfalskningsdirektiv, og som vil være aktuelle for verifisering i varemottaket	S
3.24	Oppdragsgiver vil vektlegge en oversiktlig og brukervennlig fysisk plukkliste per kolli samt merking av kolli ellers. Alle utløpsdatoer/batchnummer som leveres av et enkelt varenummer bør angis på plukklisten. Kundenummer/-navn og sone bør vises tydelig på utsiden av kolli. Legg eksempler på fysisk plukkliste og eventuelt annen merking ved tilbudet.	EV
3.25	Beskriv hvordan leveransedokumentasjon ivaretar hastebestillinger/ -leveranser. Kunden vil vektlegge:	EV

	• At hasteordre og andre ordre med ekspedisjonsgebyrer kan merkes spesielt • At elektronisk pakkseddel leveres til Kjøper samme dag, uavhengig av avtalt leveringssted. • At transportkostnader og eventuelle gebyrer er angitt på pakkseddelen.
3.26	Kjøper har behov for at flest mulig av uregistrerte varer (varer uten markedsføringstillatelse) leveres med varenummer. Xxxxxxxx bes beskrive hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at flest mulig av varene har varenummer.	EV
	Reklamasjon og retur
3.27	Tilbyder skal kunne motta varsel om reklamasjon og eventuell retur ved hjelp av elektronisk meldingsutveksling. Meldingsutvekslingen skal være basert på elektronisk handelsformat (EHF).	S
3.28	Melding av reklamasjon og retur bør være effektiv og sporbar. Beskriv krav til informasjon som må inngå i meldingsutveksling og hvordan Tilbyder ivaretar saksbehandling av både elektroniske og manuelt innmeldte krav (e-post/telefon).	EV
3.29	Beskriv Tilbyders regler og systematikk (rutinebeskrivelser) for: • Retur av varer med salgstopp. • Retur av feilbestilte legemidler. • Retur av feilbestilte handelsvarer. • Retur av feilsendt vare eller mengde fra Tilbyder. • Retur av varer med transportskade. • Retur av legemidler med dårlig holdbarhet. • Retur av varer utgått på dato med returrett til produktleverandør. • Retur av avregistrerte legemidler som har returrett. • Produktreklamasjon, retur av handelsvarer. • Produktreklamasjon, retur av medisinsk utstyr. • Produktreklamasjon, retur av legemidler. • Retur av legemidler med spesielle temperaturkrav • Reklamasjon og rutiner for retur av legemidler med FMD-varsel. • Returordning for sykeshusproduserte legemidler som skal kasseres • Evt. andre håndteringsregler. • Retur av avtalevarer som er utgått fra HF/RHF-avtalesortiment. Oppdragsgiver vil vektlegge fleksible og effektive løsninger.	EV**
3.30	Kjøperne har begrenset oppbevaringsplass for transportemballasje. Tilbyder skal derfor ved hver leveranse kunne ta i retur paller, bur, kjøleemballasje eller lignende som eies av Tilbyder.	S
	Vedpakkordning
3.31	Tilbyder skal tilby vedpakk-ordning for forsendelser av sykehusapotekproduserte legemidler fra Tilvirker til Kjøpere, jf. Bilag 11.	S
3.32	Tilbyder skal beskrive håndteringsordning for vedpakk for forsendelse av sykehusapotekproduserte legemidler til Kjøpere, jf. punkt 3.31.	EV
	Leveringspresisjon
3.33	Det er ønskelig at Kjøpere som har behov for dette, kan avtale en strengere leveringspresisjon enn det som fremgår av Bilag 3A punkt 4. Xxxxxxxx bes beskrive under hvilke betingelser enkelte Kjøpere kan avtale en leveringspresisjon på +/- 15 minutter. Det bes om at Tilbyder presiserer både forutsetningene for inngåelse av en slik avtale (f.eks. bindingstid, varslingsfrist, samordning mellom Kjøpere m.v.) og hvilke tilleggskostnader dette vil medføre for de aktuelle Kjøperne.	EV

Bilag 4A: Servicenivå og rapportering - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 4A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende servicenivå og rapportering. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav til servicenivå

- Leverandøren skal jobbe kontinuerlig, systematisk og målrettet med forbedring av kvalitet på leveranser, tjenester og servicegrad.

- Statistikker og KPI-målinger beskrevet i dette kapittelet skal gjøres tilgjengelig uten kostnad for Kundene.

- Statistikker og KPI-rapporter skal oversendes til eller tilgjengeliggjøres for Kundenes avtaleforvalter med intervaller som beskrevet nedenfor eller etter nærmere avtale mellom Partene. Ved behov skal Leverandør og Kundenes avtaleforvalter samarbeide om utvikling av andre typer KPI-rapporter.

- Leverandør skal etter forespørsel fra Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler rapportere på inngående logistikk (bestilte og mottatte volumer) på RHF/HF-avtalevarer til grossisten (eller tilsvarende type data). Rapportene skal oversendes innen rimelig tid.

- Leverandøren skal oversende eller tilgjengeliggjøre ukesrapporter senest tre virkedager etter ukeslutt.

- Leverandøren skal oversende eller tilgjengeliggjøre månedsrapporter senest fem virkedager etter månedsslutt.

- Kundene skal på forespørsel få tilgang til alt grunnlags- og datamateriale som legges til grunn for alle KPI-rapporter og målinger, inklusive alle ordrelinjer og leveranser.

- Leverandøren skal ha en dedikert Key Account Manager (KAM) som følger opp Xxxxxx. KAM skal ha særlig oppmerksomhet/oppgaver rettet mot både leveringssikkerhet av varer i sykehus og sykehusapotekenes drift.

2. Krav til servicegrad

Følgende krav til servicegrad skal gjelde for leveranser under Grossistavtalen. Sanksjoner for brudd på disse kravene fremgår av Grossistavtalens punkt 11.4.2.1.

2.1 Servicegrad legemidler

Leverandøren skal for legemidler, inklusive legemidler med LIS-avtale, ha en servicegrad på minimum 97,5%. Servicegrad måles som sum av antall full-leverte ordrelinjer i % av sum antall bestilte ordrelinjer pr. ordre pr. Kjøper pr. periode.

Servicegrad skal rapporteres ukentlig og månedlig. Rapporten skal vise:

- Servicegrad (SLL = antall fullt levert ordrelinjer/bestilte linjer)

- Servicegrad (SLU = antall leverte enheter/bestilte enheter)

I rapporten skal servicegraden splittes på LIS-avtalevarer og legemidler totalt. Servicegraden for legemidler totalt skal splittes på avdeling sykehusleveranser, avdeling publikumsleveranser og direkteleveranser til sykehuskunder fordelt pr. region.

Rapporten skal vise topp 10 avvik for både produkt og leverandør.

2.2 Servicegrad øvrige varer og handelsvarer

Leverandøren skal for øvrige varer / handelsvarer ha en servicegrad på minimum 95 %. Servicegrad måles som sum av antall full-leverte ordrelinjer i % av sum antall bestilte ordrelinjer pr. ordre pr. kjøper pr. måned.

Servicegrad skal rapporteres ukentlig og månedlig. Rapporten skal vise:

- Servicegrad (SLL = antall fullt levert ordrelinjer/bestilte linjer)

- Servicegrad (SLU = antall leverte enheter/bestilte enheter)

Servicegraden skal rapporteres splittet på avdeling sykehusleveranser, avdeling publikumsleveranser og direkteleveranser til sykehuskunder fordelt pr. region.

Rapporten skal vise topp 10 avvik for både produkt og leverandør.

3. Forsyningssikkerhet/lagerbeholdning

Leverandør skal ukentlig og månedlig rapportere:

- Servicegrad (SLL og SLU) for varer som er inkludert i beredskapslagrene som er definert i Bilag 7A og 7B - Forsyningssikkerhet og beredskap

- Antall varenummer med beholdning på eller over mål

- %-andel varenummer med beholdning på eller over mål

- Årsak til beholdning under mål, antall pr. årsak/årsakskode

- Liste over beholdning og salg pr varenummer pr beredskapslagertype med angivelse av eventuelle avvik og årsak

- Antall, verdi og holdbarhet pr. batch på lagre hvor dette er aktuelt

- Utover dette vil endelig rapportoppsett avtales mellom partene i implementeringsfasen og skal kunne videreutvikles etter behov i avtaleperioden

4. Holdbarhet

Leverandør skal månedlig rapportere:

- Antall varer på lager med holdbarhet mindre enn 6 mnd.

- Liste over varer med holdbarhet mindre enn 6 mnd.

- Antall registrerte reklamasjonssaker per type knyttet til holdbarhet

5. Reklamasjoner

Leverandør skal ukentlig og månedlig rapportere:

- Antall reklamasjoner pr. periode inndelt i årsakskoder

- Løsningsprosent (innsendt og løst) inndelt i perioder

- Gjennomsnittlig løsningstid

6. Nullplukk og plukkfeil

Leverandøren skal ha rutiner som kontinuerlig reduserer antall nullplukk. Andel varer som ikke plukkes på grunn av null beholdning skal ikke overstige 0,15 % av bestilte varelinjer.

Leverandør skal rapportere:

- Antall nullplukk pr. uke

- Andel nullplukk i prosent av plukkede linjer mot mål pr. uke

Leverandøren skal ha rutiner som kontinuerlig reduserer antall plukkfeil. Andel varelinjer som plukkes med feil skal ikke overstige 0,3 % av bestilte varelinjer.

Leverandøren skal rapportere:

- Antall plukkfeil pr. måned

- Andel plukkfeil i prosent av plukkede linjer mot mål pr. måned

Rapporten skal vise et reelt antall plukkfeil registrert av Leverandør eller som reklamasjon fra Kjøpere (antall plukkfeil registrert i kundereklamasjoner).

Sanksjoner for brudd på kravene til andel plukkfeil fremgår av Grossistavtalens punkt 11.4.2.2.

7. Leveringspresisjon

Leverandør skal ha rutiner som kontinuerlig forbedrer leveringspresisjon. Maksimal andel leveranser som leveres utenfor avtalt tidsvindu er 3 % av antall leverte leveranser.

Leverandør skal ukentlig og månedlig rapportere antall leveranser levert innenfor avtalt tidspunkt i prosent av antall leveranser totalt pr. uke.

Sanksjoner for brudd på kravet om leveringspresisjon fremgår av Grossistavtalens punkt 11.4.2.3.

8. Responstid kundeservice

Leverandør skal ukentlig og månedlig rapportere antall henvendelser og gjennomsnittlig responstid på telefonhenvendelser pr. uke.

9. Restnoterte varer

Leverandør skal ukentlig og månedlig oversende eller tilgjengeliggjøre oversikt over bestillinger som er restnotert hver uke, med årsaksangivelse pr. bestilling.

10. LIS-erstatninger

I forbindelse med at Leverandør skal forestå innkreving av LIS-erstatninger for Kjøperne, jf. Bilag 10, skal Leverandør månedlig rapportere:

- Antall meldte krav pr. måned

- Beløp meldte krav pr. måned

- Antall avsluttede krav pr. måned

- Andel avsluttede krav pr. måned

Bilag 4B: Servicenivå og rapportering - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende servicenivå og rapportering.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt

Beskrivelse av krav

Krav kategori

4.1

Xxxxxxxx bes beskrive sine muligheter for at Kunden gis tilgang til rapporter, målinger og ytterligere informasjon jf. krav stilt i Bilag 4A via en portal, en sikker fildelingstjeneste eller lignende. Det vil vektlegges positivt om Xxxxxx løpende vil

kunne hente ut oppdatert data og ha tilgang til historiske data.

Bilag 5A: Vare- og prisoppdateringer - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 5A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende vare- og prisoppdateringer. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal levere elektronisk prisinformasjon som er nødvendig for at Kjøpernes ERP-systemer skal være oppdatert med til enhver tid gjeldende AIP. Prisinformasjonen skal, der det er behov for det, ha gyldighetsperiode (fra-til-dato) og avtalenummer. Eksempler på prisinformasjon som ønskes levert er:

• Innkjøpspriser iht. Grossistavtalen

• LIS-AIP per helseforetak (sykehus), jf. Bilag 10

• H-reseptpriser (publikum)

• Tjenester som dekkes av HELFO (publikum)

Leverandør skal kunne understøtte inngåtte spesialavtaler om farmasøytkontroll mellom sykehusapotek og sykehus/forsyningssentre for salg og distribusjon av utvalgte legemidler ut over det som er definert i rundskriv vedlegg 8 - IK-21-95 Bestemmelser om direktekjøp av legemidler til sykehus fra sykehusapotek til bestemte Kjøpere (helseforetak og/eller private aktører). Kun Kjøpere på spesialavtalen skal kunne få tilgang på vare- og prisinformasjon og ha anledning til å handle varene på spesialavtalen.

Leverandør skal sørge for at kravet til trinnpris innfris i alle ledd, primært ved at det alltid finnes tilgjengelig vare til trinnpris (AIP) i grossistens prisinformasjon.

Leverandør skal ved behov produsere elektronisk prisinformasjon som inneholder AUP etter Kjøpers foretrukne prismodell. Prisinformasjonen skal der det er behov for det ha gyldighetsperiode (fra-til- dato).

Eksempler på prisinformasjon med AUP som kan ønskes levert er:

• Handelsvarer/OTC, inkl. kampanjepriser (publikum)

• H-resept, trinnpris, maksrefusjon (publikum)

• Spesialrabatter

Leverandør skal sørge for at historikk til legemiddel som byttes/erstattes overføres i aktuelt bestillingssystem.

Leverandør skal månedlig lage oversikt over deres direktesalg til sykehus og sende eller tilgjengeliggjøre denne til Sykehusapotekenes Legemiddelstatistikk (SLS) i et format (csv, xlss eller lignende) som legger til rette for videre databehandling. Oversikten skal sendes automatisk til XXX@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx senest innen 3 dager i påfølgende måned. Dette skal sikre at sykehusene får et komplett og egnet datagrunnlag for å vurdere sine legemiddelkostnader.

Oversikten skal leveres med det innholdet som til enhver tid defineres av SLS. Per juni 2019 inngår følgende informasjon i oversikten:

• Varenummer

• Varenavn

• Pakningsstørrelse/enhetsstørrelse

• Antall pakninger/enheter

• Grossist-AUP og LIS-AUP

• Grossist-AIP og LIS-AIP

• MVA

• Kundeidentifikasjonsnummer

• Kundenavn

• Dato for salg

Utarbeidelse av rutiner/meldingsutveksling av prisinformasjon krever tett samarbeid mellom Leverandør, Kjøpere og de regionale forvaltningssentrene i planleggings- og utviklingsfasen.

Bilag 5B: Vare- og prisoppdateringer - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende vare- og prisoppdateringer.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
5.1	Tilbyder bes beskrive sine rutiner ved mangelsituasjon på legemidler til trinnpris. Det vil vektlegges at Tilbyder sikrer at det alltid finnes et generisk alternativ til trinnpris, og at pris settes ned på erstatningsvare ved mangelsituasjon på opprinnelig trinnprisvare.	EV
5.2	Tilbyder skal kunne distribuere prisinformasjon for sykehusapotekproduserte varer på vegne av sykehusapotekforetakene. Prisinformasjonen oversendes fra sykehusapotekene og distribueres i henhold til distribusjonsmatrise (matrisen viser hvilke Kjøpere som skal motta hvilke priser).	S
5.3	Tilbyder skal holde oversikt over hvilke varer som til enhver tid befinner seg på lister over varer som skal bestilles i hele detaljistpakninger (for hhv. sykehusleveranser, leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger og leveranser til Forsvaret). Listene oversendes Kundene etter oppdateringer, og ellers på forespørsel. Det må fremkomme i Kundenes bestillingssystem hvilke varer som skal bestilles i hele detaljistpakninger og hva denne pakningsstørrelsen er.	S
5.4	Bestilling i hele detaljistpakninger er fordelaktig både for Tilbyder og Oppdragsgiver så lenge omløpshastigheter og plasskapasitet tillater det. Oversikt over varer som skal ha tvunget bestillingskvantum defineres for hhv. sykehusleveranser, leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger og leveranser til Forsvaret i samarbeid med Kundenes avtaleforvalter. Tilbyder bes beskrive hvilke muligheter som tilbys for samarbeid om lister over varer som skal ha tvunget bestillingskvantum. Det vektlegges mulighet for fleksibilitet og enkelt vedlikehold av utvalgene/listene, f.eks. egne lister for det enkelte kundenummer som er lett å oppdatere sentralt.	EV
5.5	Tilbyder skal etter avtale med den enkelte Kjøper lage prisinformasjon som merker sortimentsvarer. Merkingen skal bl.a. kunne brukes til å markere det produktet som til en enhver tid er foretrukket for salg. Det skal være mulig å angi flere attributter på en vare. Eksempler på ønskede attributter er: • Preferanse: Foretrukne reseptpliktige legemidler, foretrukket H-reseptlegemiddel, kampanjevare (publikumsavd.) • Avtalesortiment: H-resept, selvvalg, planogram (publikumsavd.) • Status: Utgår fra avtale, prisreduksjon, prisoppgang, avregistrert vare	S
5.6	Tilbyder bes beskrive hvordan Tilbyders interne rutiner sikrer at innholdet i prisinformasjonen kvalitetssikres og samsvarer med priser og avtalesortimenter i Tilbyders løsninger.	EV**

5.7	Tilbyder bes beskrive rutine for fastsettelse av veiledende utsalgspris for handelsvarer og OTC, om og i hvilken grad Tilbyders veiledende utsalgspris kan benchmarkes med Tilbyders eventuelle detaljistledd (apotekutsalg), samt hvordan endring i veiledende pris og prishistorikk kan kommuniseres til sykehusapotekenes publikumsavdelinger.	EV**
5.8	Prisinformasjon skal distribueres til Kjøperne minst 2 ganger per måned. (Per i dag distribueres det vare-/prisfiler til den første og femtende hver måned.) Distribusjonen skal sikre at vare-/prisinformasjonen leses inn i korrekt rekkefølge.	S
5.9	Tilbyder bes angi om det er mulighet for daglig utsending eller tilgjengeliggjøring av utvalgt eller all prisinformasjon.	EV
5.10	Prisinformasjonen skal distribueres til Kjøpernes ERP-systemer på en slik måte at vare- og prisoppdatering kan skje helautomatisk.	S
5.11	Tilbyder skal kunne gi Kjøper tilgang til sjekklister som grunnlag for kontroll av vare- og prisoppdatering samt til kontroll av endrede avtaler/sortimenter i egne systemer.	S
5.12	Tilbyder bes beskrive hvordan Xxxxxx i samhandling med Xxxxxxxx etter utfasing av FarmaPro kan automatisere kvalitetssikringen av at vare- og prisoppdateringer og endrede avtaler/sortiment er oppdatert i kundens systemer.	EV
5.13	Tilbyder skal kunne tilby leveranse av sammenstilt prisendringsinformasjon med alle endringer så snart Tilbyder har informasjonen tilgjengelig før endringene trer i kraft. Eksempelvis kan dette være endringer på maksimalpris, trinnpris, H-reseptpris osv.	S
5.14	Prisinformasjonen skal distribueres til Sykehusapotekenes Legemiddelstatistikk (SLS) samtidig med distribusjon til Kjøperne. Distribusjonen skal sikre at Kjøper kan få oversikt over eventuelle prisendringer, samt gi grunnlag for statistikk.	S

Bilag 6A: Opplæring - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 6A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende opplæring. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal sørge for å gi relevant brukerveiledning i bruk av alle leverandørens systemer og verktøy.

For apotekteknikere og farmasøyter i sykehusapotekenes publikumsavdelinger skal Leverandør årlig tilby to opplæringsdager/markedssamlinger. Estimert antall deltakere er 100-150 pr. samling.

Program for disse dagene utarbeides i samarbeid med sykehusapotekenes Publikumsutvalg. Deltakerne betaler selv reise- og overnattingskostnader samt eventuell «dagpakke» på hotell.

Kjøperne skal ha tilgang til Apokus-kurs via Leverandørens e-læringsplattform. Hver Kunde betaler selv lisens pr. bruker.

Bilag 6B: Opplæring - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende opplæring.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt

Beskrivelse av krav

Krav

kategori

6.1

Kjøperne ønsker tilgang til e-læringskurs utover kurs fra Apokus. Kjøperne ønsker tilgang til alle andre e-læringskurs utviklet av Tilbyder, eller som Tilbyder har tilgang til.

Tilbyder bes beskrive eller vedlegge liste over hvilke kurs Kjøperne vil få tilgang til.

6.2

Kjøperne ønsker tilgang til alle andre digitale opplæringsverktøy som Tilbyder har utviklet eller har tilgang til. Beskriv alternative verktøy som kan tilbys og hvilke muligheter disse gir for Kjøperne.

Bilag 7A: Forsyningssikkerhet og beredskap - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 7A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende forsyningssikkerhet og beredskap. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

Tiltak for å øke forsyningssikkerheten har som mål å sikre leveranse av legemidler i Norge selv om det oppstår begrensinger i inngående varestrøm. Tiltak for å øke beredskapen har som mål å sikre leveranse av legemidler i Norge hvis det skulle oppstå en situasjon som gir stor økning i etterspørsel.

Både forsyningssikkerhet og beredskap styrkes gjennom lagerhold. Det stilles derfor krav til Leverandørens nivå på ordinære lagre og det stilles krav om beredskapslagre utover ordinært lager.

1. Generelle krav

Leverandørens ordinære lager av legemidler og apotekvarer som er nødvendig for å opprettholde normal drift av sykehus skal være stort nok til å sikre oppnåelse av servicegradskravene definert i Bilag 4A under varierende etterspørsel.

Leverandørens ordinære lager skal tilfredsstille de til enhver tid gjeldende krav satt av norske myndigheter i lov eller forskrift med tilhørende veiledere.

Leverandør skal, i tillegg til ordinært lager, holde et rullerende beredskapslager, jf. punkt 2 og to beredskapslagre med fast minimumsbeholdning, jf. punkt 3.

For legemidler som er inkludert i beredskapslagrene beskrevet under punkt 2 og 3, skal ordinært lager dekke i gjennomsnitt 30 dager av Leverandørens totale salg av varen til Kunden. Salget måles som gjennomsnittlig salg pr. dag siste 6 måneder. For nye varer skal ordinært lager i gjennomsnitt dekke 30 dagers salgsprognose for varen. Beholdning på beredskapslager skal regnes i tillegg til de 30 dagene for ordinært lager.

Lagerverdi

skalerbart

Ekstra rullerende BL (30/60/90 dager) opptil 150 MNOK

(LIS-GIP eller maks AIP -7%)

Rullerende BL (30/60/90 dager) opptil 250 MNOK

(maks AIP -7%)

Grossistens ordinære salgslager

(ca.30 dager)

< 400 mill

> 250 mill

< 250 mill

Rullerende beredskapslager (BL), jf. punkt 2

0-40 mill

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

BL med fast minimumsbeholdning Forsvaret opptil 20 MNOK (maks AIP -7%)

BL med fast minimumsbeholdning HF

opptil 20 MNOK (LIS-GIP eller maks AIP -7%)

Grossistens ordinære salgslager

(ca.30 dager)

Beredskapslager (BL) med fast minimumsbeholdning, jf. punkt 3

For å sikre god beredskap og leveringssikkerhet av viktige legemidler for å opprettholde driften av sykehusene, skal Leverandøren på forespørsel kostnadsfritt levere oppdaterte data om lagersituasjonen til Kundenes avtaleforvalter og Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler, samt alle leverandører med LIS avtale for de varene som er på avtale. Formålet er å sikre bedre beredskap og sikkerhet for leveranser i markedet av kritiske legemidler for bruk i spesialisthelsetjenesten.

Når Leverandør forventer at det kan oppstå en situasjon der beholdning i beredskapslagrene er lavere enn gitt i krav iht. punkt 2 og 3 under, skal Kundenes avtaleforvalter varsles skriftlig uten ugrunnet opphold. Standard varslingsskjema skal benyttes (se Bilag 20).

2. Rullerende beredskapslager

Leverandør skal holde et rullerende beredskapslager av legemidler som er kritiske for sykehusenes drift. Med rullerende beredskapslager menes et lager hvor antall lagret av hver vare er lik et gitt antall dagers salg til sykehusapotekene/sykehusene. Det er Leverandørens ansvar å rullere varebeholdningen ved salg og Leverandøren bærer ansvaret for eventuell ukurans.

En forvaltningsgruppe oppnevnt av spesialisthelsetjenesten avgjør hvilke legemidler som anses som kritiske for sykehusene, og som skal inngå i et rullerende beredskapslager. For dagens rullerende beredskapslager for helseforetakene, se vedlegg 6 - Oversikt over dagens beredskapslager.

Leverandør skal holde et rullerende beredskapslager for de varer forvaltningsgruppen velger ut, med beholdning tilsvarende enten 30, 60 eller 90 dagers etterspørsel. Verdien på dette lageret begrenses oppad til 250 millioner kroner, beregnet på basis av 93 % av maks. AIP (maks AIP med fradrag på 7 % tilsvarende forventet gjennomsnittlig grossistmargin).

Leverandørens kostnader ved dette beredskapslageret skal dekkes i de tilbudte grossistmarginene.

Kunden skal kunne kjøpe ytterligere rullerende beredskapslager utover det som dekkes av grossistmarginen til en verdi på opptil 150 millioner kroner. Kundene dekker kostnadene ved dette gjennom en lagerrente som fremgår av Bilag 17 - Prisskjema. Verdien på dette beredskapslageret fastsettes til reell LIS-GIP for LIS-varer Leverandøren kjøper inn til LIS-GIP og til 93 % av maks AIP (maks AIP med fradrag på 7 % tilsvarende forventet gjennomsnittlig grossistmargin) for alle andre varer.

Leverandør skal bistå Kundene med å fase varenummer inn/ut av rullerende beredskapslager, samt med å øke/redusere antall dagers lager.

Etter mottatt varsel skal Leverandør uten ugrunnet opphold effektuere bestilling av varer som skal inn i rullerende beredskapslager og/eller øke antall dagers rullerende beredskapslager.

Leverandør skal ved varsel om varenummer som skal tas ut av beredskapslageret og/eller varsel om reduksjon av antall dagers lager tilstrebe å returnere disse til legemiddelleverandør, når Leverandør har returrett på de aktuelle varenumrene.

3. Beredskapslager med fast minimumsbeholdning

Leverandør skal holde et beredskapslager for helseforetakene og et beredskapslager for Forsvaret med verdi på inntil kr. 20 000 000,- hver, hvor aktuelle varenumre lagerholdes med fast minimumsbeholdning uavhengig av normal omsetning.

Det er Leverandørens ansvar å rullere varebeholdningen gjennom sitt normale vareomløp, men det er Kundene som bærer ansvaret for eventuell ukurans, dersom varer på beredskapslager går ut på dato som følge av manglende uttak.

Kundene avgjør hvilke varer som skal ligge på disse lagrene. For dagens beredskapslager med fast minimumsbeholdning for helseforetakene, se vedlegg 6 - Oversikt over dagens beredskapslager.

Kostnader i forbindelse med disse lagrene skal prises separat jf. Bilag 17 - Prisskjema og faktureres kun basert på faktisk bruk.

Verdien på beredskapslageret med fast minimumsbeholdning som holdes for helseforetakene fastsettes til reell LIS-GIP for LIS-varer Leverandøren kjøper inn til LIS-GIP og til 93 % av maks AIP (maks AIP med fradrag på 7 % tilsvarende forventet gjennomsnittlig grossistmargin) for alle andre varer.

Verdien på beredskapslageret med fast minimumsbeholdning som holdes for Forsvaret fastsettes til 93 % av maks AIP (maks AIP med fradrag på 7 % tilsvarende forventet gjennomsnittlig grossistmargin).

Leverandør skal bistå Kundene med å fase varenummer inn/ut av beredskapslager med fast minimumsbeholdning, samt med å øke/redusere beholdning.

Etter mottatt varsel skal Leverandør uten ugrunnet opphold effektuere bestilling av varer som skal inn i beredskapslager med fast minimumsbeholdning.

Leverandør skal ved varsel om varenummer som skal tas ut av lageret og/eller varsel om reduksjon av beholdning tilstrebe å returnere disse til legemiddelleverandør, når Leverandør har returrett på de aktuelle varenumrene.

Dersom legemiddelleverandør ikke tilbyr returrett på aktuelle varenumre som skal ut av dette lageret, kan Leverandør be Kundene om å kjøpe ut varene.

4. Innsyn og inspeksjon av beredskapslagre

Kundene skal til enhver tid ha innsyn i rullerende beredskapslager og beredskapslagre med fast minimumsbeholdning, med mulighet for å inspisere beredskapslagrene på tre (3) dagers varsel.

Kundene skal kunne slå opp beholdning på alle varer som inngår i beredskapslagrene i Leverandørens kundeportal.

Bilag 7B: Forsyningssikkerhet og beredskap - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende forsyningssikkerhet og beredskap.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
	Forsyningssikkerhet
7.1	Tilbyder bør ha system/rutine for å kunne rasjonere, prioritere og fordele leveranser av legemidler og andre varer mellom sykehusapotek, for å bidra til å opprettholde normal sykehusdrift. Dette skjer etter avtale med den som spesialisthelsetjenesten gir myndighet til å rasjonere og prioritere legemidler og andre varer. Beskriv hvilke system/rutiner Tilbyder har for å kunne gjennomføre rasjonering, prioritering og fordeling av legemidler og andre varer.	EV**
7.2	Beskriv Tilbyders rutiner og ressurser som benyttes for informasjonsinnhenting om alternative varer for å ivareta forsyningssikkerhet ved leveransesvikt.	EV
	Beredskapslagre
7.3	Beskriv Tilbyders muligheter og begrensninger for etablering og drift av rullerende beredskapslager og beredskapslager med fast minimumsbeholdning som oppfyller sykehusenes behov, for eksempel med hensyn på volum av temperatursensitive varer, volum av A/B-preparater, lagerareal generelt, kapitalbinding mv.	EV**
7.4	Tilbyder bør ha et system/rutine som reduserer kassasjon av legemidler og andre varer fra beredskapslager. Beskriv Tilbyder system/rutiner for å holde kassasjon av beredskapsvarer på et minimumsnivå, herunder beskriv miljø- og økonomiske hensyn, samt Tilbyders og Kundens kostnader forbundet med kassasjon fra beredskapslager.	EV
7.5	Tilbyder bør kunne skjerme/ begrense tilgang til beholdningsinformasjon i bestillingssystem for sortiment og volum i rullerende beredskapslager og beredskapslager med fast minimumsbeholdning for andre enn Kundene. Beskriv hvilken løsning Xxxxxxxx har for å kunne gjennomføre dette.	EV
	Beredskapsplan, beredskapsøvelser og beredskapsvakt ved ekstraordinære hendelser
7.6	Xxxxxxxx skal ha beredskapsplan eller kunne vise til plan om å utarbeide beredskapsplan for håndtering av interne og eksterne hendelser som kan påvirke Tilbyders leveringsevne til Kunden. Beredskapsplan må senest være klar 1.12.2020.	S
7.7	Tilbyders beredskapsplan bør dekke: • Risiko og sårbarhetsanalyse av evne til å levere legemidler til kunden, inkludert tiltak for å justere risiko. • Bortfall av kritisk infrastruktur (IKT, telefoni, strøm, kritisk personell, bygg mv) • Plan for alternative lokaler og erstatning av varebeholdning (etter brann, vannskade mv)	EV

	Oversikt over nøkkelpersonell og stedfortredere
7.8	Tilbyder skal tilstrebe å samordne sine beredskapsplaner med Kundenes beredskapsplaner.	S
7.9	Beskriv Tilbyders muligheter og begrensninger for å samordne egen beredskapsplan med Kundenes beredskapsplaner.	EV
7.10	Tilbyder skal delta i beredskapsøvelser sammen med Sykehus, Forsvaret, Sykehusapotek og øvrige aktører i spesialisthelsetjenesten.	S
7.11	Beskriv Tilbyders muligheter og begrensninger for deltakelse i beredskapsøvelser sammen med Sykehus, Forsvaret, Sykehusapotek og øvrige aktører i spesialisthelsetjenesten.	EV
7.12	Tilbyder skal ha 24/7/365 tilgjengelighet og beredskap for å kunne dekke sykehusenes økte behov ved større akutte, uønskede og/eller uventede hendelser hvor det er mulighet for at forventet etterspørsel av legemidler og varer er større enn ved normal drift.	S

Bilag 8A: Oppstart og avslutning av Grossistavtalen - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 8A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende oppstart og avslutning av Grossistavtalen. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Oppstart av kontrakt

Ved bytte av grossist skal Leverandøren samarbeide med Kundene og avtroppende grossist i implementeringsfasen av ny Grossistavtale, slik at forsyningssikkerheten til sykehusapotek og sykehus opprettholdes.

Leverandør skal i god tid før avtalestart bygge opp tilstrekkelig kompetanse og bemanning for å oppfylle alle krav i Grossistavtalen. Leverandør skal være fullt ut operativ og leveringsdyktig fra avtalestart.

2. Leverandørens forhold til tidligere leverandør ved oppstart

Tidligere leverandør plikter å opprettholde lagerbeholdning som tilfredsstiller forpliktelsene i grossistforskriften § 4 og § 5 og i G2015-avtalen frem til avtalen opphører.

For det tilfellet at tidligere leverandør og Kundene inngår en avtale hvor formålet er å sikre beredskap og leveringspresisjon i tidsrommet fra kontraktsignering av Grossistavtalen og frem til avtalestart 1.2.2021, skal Leverandør lojalt medvirke til at overgangen fra tidligere leverandør gjennomføres med minst mulig driftsforstyrrelse for Kundene.

Den lojale medvirkninger kan blant annet innebære at Leverandøren i 45 dager etter avtalestart er forpliktet til å bestille varer som omfattes av Grossistavtalen fra tidligere leverandør såfremt de er på lager og kan leveres i tide. Prisen som skal betales til tidligere leverandør vil i slike tilfeller tilsvare prisen som Sykehusinnkjøp har fremforhandlet i sine legemiddelavtaler. Tidligere leverandør skal i løpet av 2 timer gi tilbakemelding på om varen er på lager. Dersom slik avtale inngås med tidligere leverandør, vil oversikt over tidligere leverandørs lagerbeholdning på opphørsdato oversendes til Leverandøren ved oppstart av Grossistavtalen. Dette begrenses til de legemidlene som reguleres i Grossistavtalen.

Leverandøren plikter å hente varen hos tidligere leverandør og levere varen til Kunden. Tidligere leverandør skal legge til rette for at denne overleveringen skjer på en effektiv måte. Leverandøren er ansvarlig for å levere til Kunden i henhold til de fastsatte tidsfristene i kontrakten.

Etter 45 dager opphører denne ordningen. Dersom Leverandøren fortsatt ønsker å kjøpe ut eventuelt restlager fra tidligere leverandør, må dette avtales direkte med denne.

3. Avslutning av kontrakt

Leverandøren skal bistå Kundene i forbindelse med forberedelsene til eventuell inngåelse av ny avtale om levering av legemidler og apotekvarer til sykehusapotek og helseforetak og skal i den forbindelse også levere den informasjonen som er nødvendig i forbindelse med slik forberedelse.

Avslutningsperioden varer fra dato for varsel om oppsigelse, avbestilling eller heving og til avtalen opphører, eller siste 12 måneder av Grossistavtalens varighet.

Leverandøren skal stille til rådighet personell med samme kompetanse og tilgjengelighet og yte tjenester med samme kvalitet som for tilsvarende tjenester i ordinær drift gjennom hele Avslutningsperioden, slik at driftstjenesten blir fullverdig helt frem til Grossistavtalen avsluttes, samtidig som Kunden og eventuell ny grossist blir støttet i overtakelsesprosessen.

4. Leverandørens forpliktelser i forbindelse med avslutning av avtalen

Leverandøren plikter å opprettholde forsvarlig lagerbeholdning som tilfredsstiller forpliktelsene i Grossistavtalen og grossistforskriften § 4 og § 5 helt frem til Grossistavtalen opphører.

Leverandøren plikter til enhver tid å ha oversikt over hvilke legemidler som er på lager, og skal ha systemer hvor det enkelt kan trekkes ut en liste over legemidlene. Oversikt over lagerbeholdning på opphørsdato skal oversendes Kundenes avtaleforvalter. Ved et eventuelt leverandørbytte i forbindelse med utløp av Grossistavtalen skal Leverandøren også oversende listen på opphørsdato til ny leverandør. Dette begrenses til de legemidlene som reguleres i Grossistavtalen, og prisen for varene er tilsvarende den prisen som Sykehusinnkjøp har fremforhandlet i sine legemiddelavtaler.

Eventuelle egenforhandlende avtaler Leverandøren har skal ikke komme ny leverandør til gode.

I 45 dager etter kontraktoppstart skal Leverandøren legge til rette for at ny leverandør enkelt skal kunne bestille varer direkte fra Leverandøren sitt varelager. Leverandøren skal i løpet av 2 timer gi tilbakemelding på om varen er på lager.

Ny leverandør plikter å hente varen hos Leverandøren og levere varen til Kunden. Leverandøren skal legge til rette for denne overleveringen skjer på en effektiv måte. Det er ny leverandør som er ansvarlig for å levere til Kunden i henhold til de fastsatte tidsfristene i kontrakten.

Leverandøren er forpliktet til å stille nødvendige tjenester til rådighet for Kundene i Avslutningsperioden og samarbeide med eventuell ny leverandør, slik at overgangen kan gjennomføres med minst mulig driftsforstyrrelse for Kundene.

For å muliggjøre eventuell sanksjonering av manglende ytelser i forbindelse med avtaleslutt, kan Xxxxxxx holde vederlag for siste betalingstermin tilbake inntil 60 dager etter avtalens opphør, dersom Grossistavtalen ikke avsluttes som følge av Leverandørens mislighold.

Kundene plikter å tilbakelevere eventuell dokumentasjon og transportutstyr som tilhører Leverandør. Sanksjoner for brudd på disse kravene fremgår av Grossistavtalens punkt 11.4.2.4.

Bilag 8B: Oppstart og avslutning av Grossistavtalen - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende plan for oppstart og avslutning av Grossistavtalen.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt

Beskrivelse av krav

Krav

kategori

8.1

Tilbyder skal i rimelig tid før oppstart gjøre nødvendige tilpasninger i lokaliteter, sortiment, lager- og plukk-kapasitet for å oppfylle kravene i Grossistavtalen. Det må være kapasitet til å håndtere og lagre både kjøl-, frys- og A/B-preparater.

Tilbyder skal sammen med tilbudet levere et forslag til implementeringsplan med milepæler, der alle aktiviteter Xxxxxxxx mener må ivaretas for å være leveringsdyktig til avtalestart er beskrevet.

Implementeringsplanen bør inneholde:

• Behov for tilpasninger på hoved- og regionslager, inkludert eventuelle behov for utvidelser og ombygginger.

• Behov og tiltak for ev. tilpasninger i sortiment, lager- og plukk-kapasitet

Snarest mulig etter kontraktsignering skal Oppdragsgiver og Tilbyder i samarbeid utarbeide en endelig plan for implementering av Grossistavtalen.

8.2

Beskriv en bemanningsplan som viser hvilken kapasitet og kompetanse Tilbyder vil bygge opp for å oppfylle krav til gjennomføring av Grossistavtalen. Bemanningsplanen bør inneholde personale til følgende funksjoner:

• Farmasøytisk kompetanse (angi antall fagpersoner som er tenkt ansatt)

• Spesiell kompetanse for håndtering av mangelsituasjoner

• Kundeservice

• Key account manager funksjon med kontraktsoppfølging som ansvarsområde

• Key account manager funksjon med apotekdrift og utvikling av apotek som hovedfokusområde. Det vil bli lagt vekt på at vedkommende har erfaring fra apotekdrift.

• Innkjøp av legemidler og apotekvarer

• Innkjøp av uregistrerte legemidler

• Lager- og plukkfunksjon

• Håndtering av returer

• Håndtering av LIS-avtalevarer

• Kategoriavdeling / space management

• Eventuelt annet administrativt personale eller andre fagkategorier Xxxxxxxx mener er nødvendig

Det vil bli vektlagt at funksjonene er tilstrekkelig bemannet for å dekke etterspørselen som følger av Grossistavtalens omfang.

8.3

Tilbyder skal kunne tilby pilotering av varebestilling og varemottak til ett eller flere sykehusapotek for å sikre test og akseptanse av ønsket kvalitet på krav i Bilag 2 A og B

varebestilling og Bilag 3 A og B varelevering.

8.4

Tilbyder skal beskrive hvilke transportører og omlastingsterminaler som vil bli benyttet i de ulike regioner og områder. Dersom dette på tilbudstidspunktet ikke er klart, skal

fullstendig oversikt foreligge senest 3 måneder før avtalestart.

8.5

For hver Kjøper skal Xxxxxxxx i samarbeid med Kjøperne utarbeide en leveringsinstruks innen en måned før avtalestart. Instruksen skal bidra til at varene kommer frem til riktig Kjøper og leveringssted til avtalt tid og ivaretar krav til levering som gjelder for hvert leveringssted.

Tilbyder er ansvarlig for at leveringsinstruksene er oppdatert til enhver tid.

Mal for leveringsinstruks finnes i Bilag 19.

Bilag 9A: Miljø og samfunnsansvar - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 9A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende miljø og samfunnsansvar. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Ansattes rettigheter

1.1 ILOs kjernekonvensjoner

Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt.

1.2 Bestemmelser i nasjonal lovgivning

Leverandør plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves.

2. Oppfølging

Leverandør skal påse at ansattes rettigheter i punkt 1 etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra Kunden eller LIS skal dette dokumenteres ved:

• Egenrapportering og/eller

• Oppfølgingssamtaler og/eller

• En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene1 og/eller

• Tredjepartssertifisering, som SA8000 eller tilsvarende

3. Kjemikalier og helseskadelige stoffer

Kjemikalier og helseskadelige stoffer skal være merket og emballert i henhold til krav i FOR-2012-06- 16-622 Forskrift om klassifisering, merking og emballering av stoffer og stoffblandinger (CLP- forskriften).

Leverandør skal kunne levere produktdatablader der dette er et krav i henhold til lov eller forskrift.

1 Kunden, eller den Kunden bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi- annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter Leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør(er). Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.

4. Krav til emballasje

Leverandøren skal aktivt jobbe for å minske miljøbelastningen og redusere bruken av emballasje uten at det går utover eller skader produktene ved oppfyllelse av Grossistavtalen. Emballasjen skal i størst mulig grad være resirkulerbar. Polyvinylklorider (PVC) skal benyttes i minst mulig grad.

Leverandør skal senest ved avtalestart fremlegge dokumentasjon for at Leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning). Dette skal oppfylles gjennom hele avtaleperioden.

5. Miljøkrav til transportvirksomheten

Leverandøren skal ha systemer for kontinuerlig oppfølging av at transportvirksomheten utføres på en så miljøeffektiv måte som mulig. Dette gjelder for eksempel, men ikke begrenset til, logging av drivstofforbruk, bruk av mest mulig miljøvennlige drivstofftyper, effektiv utnyttelse av transportmidlene, samlasting, opplæring av sjåfører i energieffektiv kjøring, system for vedlikehold av biler og lignende. På oppfordring fra Kundene skal Leverandøren rapportere nøkkeltall på transportørenes belastning på ytre miljø og Leverandørens oppfølging av miljøforbedringstiltak hos transportørene. Måleparametere for transportørens belastning på ytre miljø fastsettes i samarbeid mellom Kundenes avtaleforvalter og Leverandøren.

Leverandøren skal i samarbeid med transportørene aktivt jobbe for at drivstofforbruk og CO2-utslipp ved distribusjon av varer fra Leverandørens hoved- og regionslager samt fra omlastingsterminaler til Kjøpere reduseres til et minimum.

6. Kosmetikk og kroppspleieprodukter

Ved valg av produkter skal Leverandøren i størst mulig utstrekning unngå produkter som inneholder miljøskadelige stoffer og for øvrig ta miljøhensyn.

Når det gjelder kosmetikk og kroppspleieprodukter skal produktene oppfylle krav i forskrift 8. april FOR-2013-04-08-391 Forskrift om kosmetikk og kroppspleieprodukter.

Bilag 10A: Administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 10A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehus/helseforetakene.

1. Generelle krav

Leverandør skal sørge for at nye innkjøpsavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF for legemidler/varer som distribueres gjennom Grossistavtalen blir implementert i henhold til avtale og at varebeholdningen på hoved- og regionslager reguleres deretter. Leverandør skal være leveringspliktig på alle LIS-avtalevarer. For oversikt over nåværende LIS-avtalevarer, se xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx. Det er Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler (eventuelt fra andre innkjøpsorgan hos Kundene) som er ansvarlig for å informere Leverandør om nye avtaler og varer/preparater, samt hvilke Kunder avtalen gjelder for.

Etter å ha mottatt nødvendig informasjon, skal Leverandør utarbeide pris- og avtalefiler som er klare ved oppstart av nye innkjøpsavtaler og sørge for at disse holdes oppdatert til enhver tid. Pris- og avtalefiler skal rapporteres til Kjøperne to (2) ganger i måneden og i format som kan leses i alle apoteksystem. Kundene kan ila. avtaleperioden kreve økt rapportfrekvens.

Ved oppstart av nye innkjøpsavtaler skal Leverandør utarbeide konverteringsfiler for nye og gamle avtalevarer. Konverteringsfilene brukes av Kundene til å forberede og gjennomføre endringer i sine interne logistikksystem. Grunnlag for oversiktene kommer fra Sykehusinnkjøp HF.

Ved endringer som skjer fortløpende i avtalene, som f.eks. nye varenummer, endring av varenummer, avregistrering av varer og lignende skal Leverandør utarbeide filer. Filene brukes av Kunde for å følge opp endringene i sitt logistikksystem. Grunnlag for endringene kommer fra Sykehusinnkjøp HF. Endringene skal gjøres gjeldende som en del av Leverandør/apotekenes ordinære vare- og prisoppdateringer den 1. og 15. i hver måned.

Leverandøren skal overvåke maksimalprisendringer på LIS-avtalevarer og rapportere dette til Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler.

For H-reseptlegemidler i Publikumsavdelingene skal Leverandør håndtere det økonomiske oppgjøret ved endret innkjøpspris på lagerførte varer på sykehusapotekene. Dette forutsetter at prisregulering av innkjøpspris er avtalefestet i avtale mellom legemiddelleverandør og helseforetak. Kravene meldes inn fra hver enkel Kjøper.

Leverandør skal ukentlig sende LIS-restnoteringslister med kommentarer og tiltak til Kjøperne, Sykehusinnkjøp HF, divisjon legemidler og Mangelsenteret.

Leverandør skal utarbeide månedlig statistikk over reklamasjon og retur av avtalevarer (jf. Bilag 4A punkt 10), samt håndtere økonomisk oppgjør for disse.

Leverandør skal foreta avregning mot legemiddelleverandørene av differansen mellom leverandørens ordinære GIP og LIS-GIP, se standard LIS avtale punkt 6 (vedlegg 7 a og b – Standard rammeavtalemal for Sykehusinnkjøp HF).

Bilag 10B: Administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende administrasjon av helseforetakenes innkjøpsavtaler.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehus/helseforetakene.

Punkt

Beskrivelse av krav

Krav

kategori

10.1

Tilbyder skal behandle krav om refusjon/økonomisk kompensasjon ved manglende levering fra avtaleleverandørene (anslagsvis 50-70 linjer i måneden).

Grunnlaget kommer fortløpende fra Kjøperne. Slike refusjoner/kompensasjoner skal avklares innen 60 dager etter innsendt krav.

Refusjoner skal spesifiseres og rapporteres kjøper senest 15. i påfølgende måned, per

kundenummer på varenummernivå og krediteres den enkelte kjøper.

10.2

Det ønskes en smidig løsning for innsending og behandling av refusjonskrav i punktet

nevnt over, for eksempel en nettportal. Tilbyder bes beskrive mulig løsning.

Bilag 11A: Opsjon om lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 11A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer. Det gjøres oppmerksom på at kravene i dette bilaget kun vil komme til anvendelse dersom opsjonen om lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer utløses av en eller flere av Kundene, jf. Grossistavtalens punkt 10.

Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal tilby lagerhold og distribusjonstjenester for sykehusapotekproduserte varer der Leverandør mottar varer fra Tilvirker etter hvert som varer er ferdig produsert. Leverandør skal hente, motta, kontrollere, lagerholde, plukke, pakke og distribuere varene til Kjøpere på ordre fra Tilvirker.

Opsjonen vil i første omgang gjelde endosepakkede legemidler produsert av sykehusapoteket i Skien (eventuelt Skiens underleverandører). Dersom opsjonen utløses av Helse Sør-Øst RHF, skal også andre regioner kunne benytte seg av opsjonen.

Tjenesten er skjematisk beskrevet i Bilag 21.

Leverandøren skal ha nødvendig grossisttillatelse for drift av denne type tjeneste. En kopi av tillatelsen skal oversendes Tilvirker og Kundenes avtaleforvalter senest ved oppstart av tjenesten.

Lagerhold av sykehusapotekproduserte varer er tiltenkt Leverandørens hovedlager.

Leverandøren skal sikre riktig oppbevaring og transportbetingelser for sykehusapotekproduserte varer i henhold til GDP.

Leverandøren skal signere en lager- og serviceavtale og en kvalitetsavtale med Tilvirker, som bl.a. gjenspeiler kravene som er stilt og ansvarsfordelingen mellom partene.

Leverandøren skal svare ut identifiserte avvik i henhold til tidsfrister avtalt i kvalitetsavtale mellom Leverandør og Tilvirker.

Leverandøren skal omgående formidle klager på varer fra Kjøpere til Tilvirker. Tilbyder skal omgående gjennomføre årsaksanalyse og gjennomføre korrektive tiltak dersom Tilvirker mener at klagen faller inn under forhold som Leverandør er ansvarlig for.

Leverandøren skal ikke sette ut noen avtalte tjenester ifm. håndtering av sykehusapotekproduserte varer til en tredje part uten skriftlig samtykke fra Tilvirker.

Leverandøren skal på forespørsel gi autorisert personell fra Tilvirker tilgang til lager- og ekspedisjonsområder for sykehusapotekproduserte varer for kontroll, lagertellinger, karantenesituasjoner, system- og kvalitetsrevisjoner.

2. Lagring, svinn og kassasjon

Leverandørens datasystem skal til enhver tid være oppdatert med riktig lagerbeholdning og lagerlokasjon.

Leverandøren skal dokumentere årlig eller rullerende telling (3 rullerende pr år eller oftere om nødvendig).

Eventuelt svinn som skyldes holdbarhet eller produksjonsfeil dekkes av Tilvirker på bakgrunn av dokumentasjon.

Eventuelt annet svinn, som skyldes lagerhold, skade eller annen forringelse av varene som skyldes forhold hos Leverandøren skal rapporteres månedlig og dekkes av Leverandøren.

Tilvirker har rett til revisjon av lageret, og skal kunne foreta egne tellinger etter behov. Avvik og tiltak for forbedring skal gjennomgås med Tilvirker.

Leverandøren skal månedlig sende elektroniske lagerbeholdningsoversikter til Tilvirker.

Leverandøren skal fortløpende sende elektronisk melding til Tilvirker på alle lagerbevegelser, herunder f.eks. alle mottakslinjer (som skal matche mot forsendelsesmelding), plukktransaksjoner til Kjøpere av sykehusapotekproduserte varer (som skal matche mot plukkmelding), svinn, kassasjon, lagertellinger og karantenelager. Meldingene skal også inneholde årsakskoder for alle lagertransaksjoner.

3. Transport og mottak

Leverandøren skal kunne motta elektronisk melding fra Tilvirkers ERP-system på varer som er produsert av Tilvirker og som er klargjort for transport til Leverandør. Denne meldingen vil inneholde all nødvendig informasjon om varen, inkludert holdbarhetsdato.

Leverandøren skal kunne gi melding til transportør om klargjort sending som skal hentes og transporteres til Leverandørens lager.

Leverandøren skal sikre at sykehusapotekproduserte varer fraktes fra Tilvirker til Leverandørens lager.

Leverandøren skal kunne kvittere elektronisk for mottak av varene, og sende melding tilbake til Tilvirker.

4. Distribusjon

Leverandøren skal kunne motta elektronisk melding fra Tilvirker på varer som er bestilt fra Kjøper. Denne meldingen vil inneholde all nødvendig informasjon om Kjøper, vare, antall, bestillingsdato og opprinnelig bestillingsnummer, samt informasjon om hvordan forsendelsen skal merkes til Kjøper. Basert på denne meldingen skal Leverandøren plukke/pakke/merke og distribuere disse varene til oppgitt Kjøper. Leverandøren skal benytte FEFO-prinsippet (first expired, first out) ved plukk og forsendelse.

Ved distribusjon skal sykehusapotekproduserte varer merkes for seg, men sampakkes med øvrige varer til samme Kjøper og leveres i samme vareleveranse. Krav til OAT og ledetid for sykehusapotek- produserte varer skal gjelde som for levering av øvrige legemidler.

Pakkseddel skal inneholde referanser til alle bestillingsnumre som forsendelsen inneholder, slik at det er mulig for Kjøper å kontrollere leveranse av sykehusapotekproduserte varer fra Tilvirker og leveranse av ordinære varer fra Leverandøren hver for seg.

Plukkliste og pakkseddel som følger med sykehusapotekproduserte varer skal inneholde opprinnelig bestillingsnummer. (Innkjøpsordre som går fra Kjøper til Tilvirker og som er inkludert i elektronisk plukkmelding til Leverandøren).

5. Retur, tilbakekalling og destruksjon

Leverandøren skal sette sykehusapotekproduserte varer i karantene ved salgstopp/tilbakekalling som skriftlig meldes av Tilvirker, inntil videre beskjed blir gitt av Tilvirker.

Sykehusapotekproduserte varer som blir returnert fra Kjøpere skal ikke legges tilbake til Leverandørens lager uten skriftlig godkjenning fra Tilvirkers kontrollfarmasøyt.

Leverandøren skal destruere varer på lager som er utgått på dato og/eller varer som er trukket tilbake fra salg etter avtale med Tilvirker. Leverandøren skal oversende en bevitnelse som angir begrunnelse til destruksjon og destruert mengde til Tilvirker.

6. Pris og fakturering

Tjenesten prises per mottakslinje og per ordrelinje/plukk (tjenestepris) og lagerleie pr. m3, jf. Bilag 17

- Prisskjema. Transportkostnader fra Tilvirker til Leverandør dekkes av Tilvirker. Tjenesten faktureres månedlig.

Bilag 11B: Opsjon om lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Kundenes krav og behov vedrørende lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer. Det gjøres oppmerksom på at kontraktskravene i dette bilaget kun vil komme til anvendelse dersom opsjonen om lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer for Sykehusapotekene utløses av en eller flere av Kundene.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
11.1	Tilbyder skal stille til disposisjon et tilstrekkelig areal i eller i nærhet til sitt lager for lagring av sykehusapotekproduserte varer. Tilbyder skal sikre fysisk adskillelse mellom lager for sykehusapotekproduserte varer og Tilbyders ordinære salgslager.	S
11.2	Beskriv hvordan en slik tjeneste kan organiseres for å sikre at varene kan plukkes, pakkes og distribueres på en så effektiv måte som mulig i tråd med krav til OAT og krav til leveringstider. En foreløpig skisse og foreløpig plan for hvordan dette kan gjennomføres vedlegges tilbudet.	EV
11.3	Tilbyder skal sikre intern tilgangsstyring til lager for sykehusapotekproduserte varer og Tilbyders ordinære salgslager. Xxxxxxxx skal beskrive hvordan dette er tenkt løst.	S
11.4	Tilbyder bes beskrive hvor tidlig etter varsel om utløsning av opsjonen løsningen kan være operativ.	EV**
11.5	Det er ønskelig at sykehusapotekproduserte varer og øvrige varer benytter samme pakkseddel. Tilbyder bes beskrive løsning for pakkseddel ifm. at sykehusapotekproduserte varer og andre varer sampakkes av Tilbyder, jf. Bilag 11A punkt 4.	EV
11.6	Tilbyder skal informere Tilvirker skriftlig om alle endringer som har innvirkning på lagerhold og distribusjon av sykehusapotekproduserte varer som planlegges gjennomført. Tilbyders prosedyre for endringskontroll skal vedlegges tilbudet.	S
11.7	Kravene som er beskrevet for meldingsutveksling (integrasjon) mellom Tilvirker og Tilbyder gjelder for sykehusapotekene i Helse Sør-Øst. Dersom sykehusapotek i øvrige regioner skal ta i bruk opsjonen kan det være behov for tilpasning av grensesnitt og informasjon i meldinger som utveksles. Tilbyder skal spesifisere kostnad for videreutvikling av grensesnitt angitt som timepris for medgått tid i Bilag 17 - Prisskjema.	S

Bilag 12A: Sortiment, salgsaktiviteter og profilering - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 12A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende sortiment, salgsaktiviteter og profilering. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger.

1. Generelle krav

Leverandør skal tilby to sortimentsoppdateringer per år. Etter avtale mellom Partene kan det tilbys ytterligere oppdateringer.

Når varer tas ut av sortiment, skal Leverandøren besørge at utfasing (bl.a. pris) avtales med Kundenes Publikumsutvalg.

Leverandør skal tilby og arrangere minst tre (3) årlige heldagsmøter for Kundenes Publikumsutvalg, hvor blant annet sortimentsendringer, kampanjer og faglige fokus diskuteres.

Bilag 12B: Sortiment, salgsaktiviteter og profilering - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende sortiment, salgsaktiviteter og profilering.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehusapotekenes publikumsavdelinger.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
12.1	Tilbyder skal levere et handelsvaresortiment til Kunden som representerer et forventet vareutvalg i norske apotek. Kunden kan reservere seg mot å selge produkter i Tilbyders sortiment.	S
12.2	Kunden ønsker tilgang til hele Tilbyders sortiment (alle merker og alle varenumre). Beskriv hvordan dette ivaretas. I tillegg bes Xxxxxxxx om å fylle ut arkfanen «Varekurv HV signalprod egne MV» i Bilag 17 - Prisskjema. Marginbildet samt sammensetning av varekurven vil inngå i evalueringen. Tilgang til kjente merkevarer i markedet vil vektlegges høyt.	EV**
12.3	Kunden ønsker miljøvennlige produkter i sitt sortiment. Beskriv hvordan Xxxxxxxx jobber for å inkludere flere miljøvennlige produkter i sitt produktsortiment. Oppgi eksempler innenfor ulike kategorier.	EV
12.4	Kunden ønsker stor påvirkningsmulighet på valg av sortiment. Xxxxxxxx bes beskrive hvordan Kunden kan påvirke dette.	EV**
12.5	Tilbyder skal utvikle planogram basert på blant annet salgsprognoser, nyheter, sesong (reseptur) med mål om et attraktivt salg. Planogrammene skal være spesielt tilpasset sykehusapotek. Særlig viktige kategorier er bl.a. foreldre & barn, ernæring, sår & småskader, munnpleie.	S
12.6	Tilbyder skal tilby planogram til sykehusapotek av ulik størrelse.	S
12.7	Tilbyder bes beskrive hvordan planogram kan tilpasses sykehusapotek av ulik størrelse. Angi minste og største planogramløsning. Vedlegg eksempler på planogram for sykehusapotek med 10 veggreoler + 4 gulvreoler og sykehusapotek med 30 veggreoler + 12 gulvreoler.	EV
12.8	Kunden ønsker løpende og tett dialog med Tilbyder innenfor området som berører publikumsavdelingene. Beskriv mulig samarbeid.	EV**
12.9	Tilbyder skal kunne levere kommersielle salgskampanjer med et minimumsantall på 12 stykk per år. Kundene kan begrense antall kommersielle salgskampanjer i sine apotek.	S
12.10	Tilbyder bes beskrive hvordan kommersielle salgskampanjer settes sammen og hvordan disse presenteres til Xxxxxx i forkant av kampanje. Beskrivelsen bør blant annet inneholde en forklaring av hvordan tilbud settes sammen, hvilken type rabatt og variasjon av rabatt som benyttes, variasjon mellom kampanjene, mengde varelinjer på	EV

	kampanje og årshjul. Beskriv hvordan Kundens Publikumsutvalg kan godkjenne en kampanje i forkant av kampanjestart.
12.11	Tilbyder bes beskrive hva de kan tilby av leverandørstøtte ved kampanjer. Kunden ønsker helst rabatt i forkant av kjøpet, og direkte rabattert pr varelinje. Beskriv hvordan Xxxxxxxx vil løse eventuell tilbakeføring av rabatt ved salg av kampanjeprodukter.	EV
12.12	Det er ønskelig at Tilbyder kan bidra til at Kunde kan markere «merkedager» som for eksempel euromelanomdagen og diabetesdagen. Beskriv hvordan dette kan ivaretas. Alle merkedager vil ikke gjelde for alle apotek. Kostnaden for denne tjenesten dekkes av den enkelte Kjøper iht. timepris, jf. Bilag 17 - Prisskjema linje C.2.3.	EV
12.13	Ved ekstraordinære begivenheter som for eksempel ombygginger eller nyåpninger av sykehusapotek, skal Tilbyder tilby ekstra salgskampanje og materiell til dette. Kunden betaler for eventuell produksjon av ekstra materiell som følge av aktiviteten. Kostnaden for denne tjenesten dekkes av den enkelte Kjøper iht. timepris, jf. Bilag 17 - Prisskjema linje C.2.3.	S
12.14	Tilbyder skal tilby Kunden minimum 4 overordnede fagtemaer per år som frontes i alle publikumsavdelinger. Kunden tar endelig beslutning på hva fagtema skal bestå av.	S
12.15	Beskriv hvordan fagtema kan utføres. Det vil blant annet legges vekt på faglig innhold, kreativitet, brukervennlighet og struktur.	EV
12.16	Tilbyder skal produsere og distribuere markedsføringsmateriell til avtalte kommersielle salgskampanjer og fagtemaer. Alt materiell som produseres skal ha Kundens egen logo og kunden skal fremstå som avsender.	S
12.17	Kunden ønsker både digitalt og trykket markedsføringsmateriell i punkt 12.16. Beskriv hvilket materiell og hvilket format tilbyder kan levere til avtalte kommersielle salgskampanjer og fagtemaer. Tilbyder bør kunne distribuere digitalt materiell direkte i publiseringskanaler levert av tredjepart, som Kunden benytter seg av. Digitalt materiell bør også kunne distribueres i anerkjente formater og standarder slik at de for eksempel kan benyttes på kundeskjermer tilknyttet nye apoteksystemer.	EV
12.18	Kunden ønsker tilgang på informasjonsmateriell rettet mot sykehusapotekets apotekkunder både trykket og digitalt. Beskriv hva Tilbyder kan levere av denne type informasjonsmateriell. Eksempler på dette kan være fagkort, hyllenavigasjon m.m. Alt materiell som produseres skal ha Kundens egen logo og Kunden skal fremstå som avsender.	EV
12.19	Det kan være ønskelig at Tilbyder bistår enkelte sykehusapotek i utvikling av optimal apotekdrift utover andre spesifiserte krav, herunder for eksempel salgsanalyse, floorplan, utforming av lokaler mm. Beskriv hvilken type bistand Tilbyder kan tilby Kundene. Kostnaden for denne tjenesten dekkes av den enkelte Kjøper iht. timepris, jf. Bilag 17 - Prisskjema linje C.2.3.	EV
12.20	Kunden ønsker å ha innflytelse på Tilbyders lagerførte varer. Beskriv hva som skal til for å lagerføre en ny uregistrert vare (gjelder også sykehusleveranser). Beskriv hva som skal til for å lagerføre en ny handelsvare.	EV

Bilag 13A: Råvarer og emballasje - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 13A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende råvarer og emballasje. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehusapotekenes produksjonsavdelinger.

1. Generelle krav

Leverandør skal ikke bytte underleverandør av råvarer og emballasje uten at dette på forhånd er godkjent av Kundenes avtaleforvalter.

Bilag 13B: Råvarer og emballasje - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende råvarer og emballasje.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Følgende krav gjelder for leveranser til sykehusapotekenes produksjonsavdelinger.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
13.1	For egenproduksjon av apotekpreparater kjøper sykehusapotek normalt inn råvarer fra leverandør med tilvirkertillatelse for ID-garanti av råvarer i Norge. Vedlegg 4 - Oversikt over kjøp sykehusapotek og helseforetak viser oversikt over råvarer og emballasjetyper med forbruk i perioden 2015-2018. (Forbruk og sortiment kan endres over tid.) Tilbyder skal kjøpe inn og distribuere råvarer og emballasjer til bruk i produksjon av apotekproduserte legemidler til Kjøperne, jf. Bilag 16 - Kjøperliste.	S
13.2	Tilbyder bør etterstrebe å kjøpe inn og lagerføre legemidler i bulkpakninger for endoseproduksjon. Beskriv muligheten for dette.	EV**
13.3	Tilbyder bør lagerføre de mest sentrale råvarene og emballasjene til Sykehusapotekenes produksjonsavdelinger. Kundene ønsker i tillegg å ha innflytelse på Xxxxxxxxx lagerførte sortiment. Xxxxxxxx bes å beskrive hva som kreves for at en råvare eller emballasje skal lagerføres.	EV**
13.4	Kundene ønsker en fast kontaktperson hos Xxxxxxxx knyttet til råvarer og emballasje. Xxxxxxxx bes beskrive hvordan dette kan ivaretas og hvilken rolle denne kontaktpersonen vil ha.	EV
13.5	Kjøperne ønsker å ha oversikt over hvilke produkter som er lagerført hos underleverandør av råvarer. Beskriv hvordan dette vil ivaretas.	EV
13.6	Kjøperne ønsker samme ledetid på lagerførte råvarer og emballasje som for ordinære legemidler. Xxxxxxxx bes beskrive hvilken ledetid som tilbys.	EV
13.7	Ledetid for råvarer som ikke er lagerførte hos Xxxxxxxx, men som er lagerførte hos underleverandør, bør ikke overskride 1 uke. Angi ledetid og beskriv hvordan denne skal oppnås.	EV

Bilag 14A: 3P-lagring av legemidler - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 14A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende 3P-lagring av legemidler. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal kunne tilby 3P-lagring av legemidler og sykehusapotekproduserte ferdigvarer for Kundene. Tjenesten prises i Bilag 17 - Prisskjema, pkt. C.4.

2. Krav til håndtering og lagring av Vial-mate

Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog har inngått en avtale med Xxxxxx AS (kontraktsprodusent) om produksjon av ferdig koblede sett (heretter ferdigvare) for utblanding og administrering av legemidler (antibiotika) i et lukket system (Vial-Mate). Leverandør skal kunne håndtere uttak av legemidler (råvarer) fra Leverandørs salgslager og besørge transport og eksport av legemidlene til kontraktsprodusentens fabrikk i utlandet i henhold til GDP. Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog dekker faktiske transport- og eksportkostnader.

Leverandør skal motta ordre fra Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog av legemidler som skal eksporteres.

Dersom legemiddelet er en LIS-avtalevare skal Leverandør fakturere varen til LIS-AIP. For legemidler uten LIS-avtale faktureres ordinær AIP minus avtalt rabatt iht. Bilag 17 - Prisskjema linje A.2.1.

Faktura sendes til Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog.

Leverandør skal motta ferdigvare for 3P-lagring i henhold til GDP. Leverandør skal karantenelagre mottatte ferdigvarer inntil varen er godkjent av intern farmasøytfaglig ansvarlig (FFA) og frigitt til salgslager av Oppdragsgivers kontrollfarmasøyt.

Leverandør skal distribuere ferdigvare til sykehusapotekets kunder etter ordre fra Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog, som dekker faktiske transportkostnader fra Leverandør til sykehusapotekets kunder.

Det skal inngås en skriftlig eksport- og importavtale og en skriftlig lager- og serviceavtale for 3P- lagring mellom Leverandør og Sykehusapoteket AHUS, Lørenskog som regulerer oppgaver, kvalitet og ansvar mellom partene.

Leverandør skal kunne tilby de samme tjenestene som nevnt over for andre Kjøpere, dersom disse inngår avtaler med andre kontraktsprodusenter.

3. 3P-lager for Forsvaret

Tilbyder skal kunne tilby 3P-lagring av legemidler anskaffet av Forsvaret gjennom NATOs felles innkjøpsorganisasjon eller fra andre nasjoners militære forsyningssystemer. Forsvaret innehar Grossisttillatelse og vil i de fleste tilfeller, egenhendig og for egen regning innføre disse legemidlene. Prises etter samme vilkår og pris som øvrig 3P-lagring iht. Bilag 14 B, krav 14.1.

Bilag 14B: 3P-lagring av legemidler - Kundens kravspesifikasjon

Dette bilaget beskriver Xxxxxxxx krav og behov vedrørende 3P-lagring av legemidler.

Evalueringskrav («EV») er momenter som vil bli tillagt vekt ved evalueringen av tildelingskriteriene.

Evalueringskrav som er merket med «**» vil tillegges ekstra vekt i evalueringen, jf. konkurransegrunnlag punkt 6.2.2.

Punkt	Beskrivelse av krav	Krav kategori
14.1	Tilbyder skal kunne tilby 3P-lagring av legemidler tilvirket av sykehusapotek eller eksterne tilvirkere på oppdrag fra sykehusapotek. Beskriv system og rutiner for dette samt vedlegg standardavtale for 3P-lagring. Priser for 3P-lagring angis i Bilag 17 - Prisskjema.	S
14.2	Tilbyders mal for lager- og serviceavtale vedlegges tilbudet. Avtalen skal tilpasses håndtering av Vial-Mate etter nærmere avtale mellom partene.	S
14.3	Tilbyder skal kunne destruere og dokumentere destruksjon av ferdigvare i 3P-lager etter forespørsel og i henhold til avtale mellom partene. Beskriv Tilbyders rutiner for destruksjon av varer på 3P-lager.	S

Bilag 15A: Kliniske utprøvinger og compassionate use programs - Kundens kontraktskrav

Formålet med Bilag 15A er å avtalefeste Partenes rettigheter og plikter vedrørende kliniske utprøvinger og compassionate use programs. Brudd på bestemmelsene vil kunne anses som kontraktmislighold.

1. Generelle krav

Leverandør skal etter avtale med Kunde importere, lagerholde og distribuere legemidler uten salgspris til sykehusapotek, for bruk i SLV-godkjente kliniske utprøvninger (KLUT) og SLV-godkjente Compassionate Use Programs (CUP) og Compassionate Use Named Patient (CUNP). Leverandørens kostnader forbundet med tidsforbruk, forarbeid og tilrettelegging, bestillinger og leveranser for disse legemidlene skal dekkes av Kunden.

Omfanget av legemidler til kliniske utprøvninger og compassionate use-programmene er lite og det forventes ikke store endringer i avtaleperioden. Erfaring så langt viser at disse legemidlene i hovedsak leveres fra legemiddelleverandør direkte til sykehusapotek. I noen tilfeller vil leveranser skje via grossist, men omfanget forventes å bli marginalt. Etter at de nasjonale retningslinjene for bruk av nye legemidler før markedsføringstillatelser ble innført 1. mai 2018, er det ikke inngått noen nasjonal standardavtale med betingelser som tilsier at legemiddel i compassionate use program (CUP) eller legemiddel uten markedsføringstillatelse compassionate use named patient skal distribueres gjennom avtalegrossist.

Leveransene til KLUT og CUP skiller seg ut ved at produktene er uten varenummer og pris, og derfor vil gå utenom ordinære varestrømmer/prosedyrer.

For informasjon om Retningslinjene for bruk av nye legemidler før markedsføringstillatelse (MT), se

«Nye Metoder» Retningslinjer for bruk av nye legemidler før markedsføringstillatelse2.

For informasjon om compassionate use program (CUP) godkjent av Legemiddelverket, se Legemiddelverkets (SLV) til enhver tid oppdatert liste3.

Leverandørens tjenester ifm. kliniske utprøvinger og compassionate use programs faktureres som timepris, jf. Bilag 17 – Prisskjema, linje C.2.4.

2 Retningslinjene kan leses her: xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxx/Xx%00xxxxxxxx/0000-00-00%00xxxxxxx- retningslinjer%20legemidler%20før%20MT%20(002).pdf

3 Listen finnes her: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx/Xxxxxxx%00xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxx%00xxx%00xxxxxx m%20pr%20may%202019_norsk.pdf

Document Metadata

Table of Contents

Bilag 1A: Systemkrav - Kundens kontraktskrav

Document Metadata