SAMARBEIDSAVTALE

Vedlegg 9.3.2

SAMARBEIDSAVTALE

Mellom Idrettsrådet i Trondheim (IRT) og Trondheim kommune (TK)

1. Avtalens bakgrunn og hensikt

1.1 Bakgrunn

Idrettsrådet i Trondheim (IRT) og Trondheim kommune (TK) har felles verdier og mål for utvikling av idrett og fysisk aktivitet i kommunen. Disse har også felles mål i å skape et levende lokalsamfunn der folk finner trygghet, mening, tilhørighet og trivsel.

1.2 Hensikt

Hensikten med denne avtalen er å fastsette samarbeidsrammer og ansvarsfordeling i idrettssaker mellom TK og IRT.

Avtalen skal:

• styrke samspillet mellom IRT og TK

• bidra til å klargjøre viktige prinsipper og gjensidige krav og forventninger

• sikre kontinuitet i beslutningene

• skape forutsigbarhet for begge parter

• bidra til forståelse og respekt for hverandres synspunkter og arbeidsmåter

• avklare prosessforventinger.

2. Avtalepartene

2.1 Idrettsrådet i Trondheim (IRT)

Idrettsrådene utgjør et ledd i Idrettsforbundets (NIFs) organisasjonsstruktur. IRT representerer alle idrettslag som er medlem i NIF, i Trondheim kommune.

2.2 Trondheim kommune (TK)

Kommunedirektøren har det formelle ansvaret for alle kommunens administrative områder, inkludert idrettsområdet. Enhet for idrett og friluftsliv (IF) er ansvarlig for idrettsområdet i kommunen. De folkevalgte prioriterer og fastsetter mål og prinsipper samt beslutter omfang, kvalitet og fordeling.

3. Økonomi

Gjennom bystyrets årlige budsjettvedtak tildeles IRT et årlig driftstilskudd fra TK. Bystyrets driftstilskudd til IRT er en forutsetning for samarbeidsavtalen. Driftstilskuddet skal minimum justeres iht. til anslag for lønns- og prisvekst hvert år.

Er det behov for at idrettsrådet skal påta seg flere administrative oppgaver enn de har pr i dag må det være enighet om dette, og det årlige driftstilskuddet til idrettsrådet justeres for dette.

Årlig driftstilskudd til IRT forutsetter at IRT har god forankring i og representerer bredden av idretten i Trondheim.

Søknad om driftstilskudd for påfølgende år sendes TK innen 1. mai hvert år. Det avholdes et dialogmøte i forkant av søknadsfrist der partene definerer de oppgaver IRT skal utføre knyttet til driftstilskuddet.

Årsrapport og regnskap for foregående år sendes hvert år innen 15. april. Driftstilskuddet utbetales innen 1. mars hvert år.

4. Samarbeidet

4.1 Generelle retningslinjer

• Begge parter skal bidra til åpen og kontinuerlig kommunikasjon, og utveksling av fakta.

• Alle saker som er av felles interesse for idretten skal sendes til kommunen gjennom idrettsrådet. Et enkelt idrettslag skal ikke ta opp en sak direkte med kommunen uten først å ha avklart dette med idrettsrådet, hvis saken har eller kan tenkes å få konsekvenser for andre lag. Dette gjelder henvendelser som angår prioritering av kommunale midler til anleggsinvesteringer, drift og disponering av kommunale anlegg og arealer, eller økonomisk støtte til idrettslag.

• Når generell informasjon sendes fra Trondheim kommune til idrettslagene, skal kopi sendes til IRT til orientering.

• Begge avtalepartene påtar seg gjensidig løpende informasjonsplikt om hendelser som antas å være av betydning for den andre parts oppgaveutførelse.

• Kommunen må forutsette at IRT uttaler seg på vegne av den samlede idretten i kommunen, så fremt annet ikke uttrykkelig er sagt.

4.2 Idrettsrådet Idrettsrådet:

1) Fungerer som et rådgivende organ for idrettssaker i kommunen.

2) Er arena for samarbeid mellom lagene og de kommunale myndigheter.

3) Utarbeider innstilling eller gir uttalelse til kommunedirektørens innstilling til prioriteringer på vegne av idretten med hensyn til økonomiske forhold,

anleggsutnyttelser, anleggsinvesteringer, tildeling av kommunale tilskudd, spillemidler, idrettsstipend etc. (Listen er ikke uttømmende).

4) Gir innspill og faktainformasjon til utarbeidelse av planutkast.

5) Gir høringsuttalelser forut for politisk behandling, når IRT mener dette er nødvendig.

6) Har kontaktperson/-er som kan uttale seg i idrettssaker.

7) Xxxxx arbeidet med rammetildeling av treningstider i kommunale idrettsanlegg.

8) Er en sentral høringspart i arbeidet med Plan for idrett og fysisk aktivitet og Plan for Friluftsliv og grøntstruktur (PIF-planen) i kommunen.

4.3 Administrasjonen i Trondheim kommune Kommunedirektøren:

1) Rådfører seg med IRT i saker som angår idretten i Trondheim, uavhengig av sektor.

2) Sørger for at IRT blir hørt i aktuelle politiske saker. Eventuelle innspill legges som vedlegg til de øvrige sakspapirene til besluttende instans, eller innspillene blir på annen måte referert i den endelige saksdokumentasjonen.

3) Konsulterer IRT ved budsjettendringer i budsjettperioden.

4) Vil ved enhetsleder for idrett og friluftsliv koordinere idrettssaker og i aktuelle saker henvise IRT til riktig saksansvarlige person.

5) Deltar i IRTs styremøter med minimum en representant.

6) Deltar i årsmøtet til IRT med minimum en representant.

7) Ved ansvarlig kommunaldirektør deltar i et møte med IRT minimum en gang pr halvår. Ut over dette kontakt ved behov.

8) Tar IRTs prioriteringsliste med i vurderinger i kommunens budsjettarbeid. XXX inviteres til et møte med IF der de får presentere sin prioriteringsliste.

9) Legger til rette slik at IRT blir orientert om og får mulighet til å komme med innspill til idrettsforvaltningens budsjettprosess.

4.4 Politisk nivå

• Det skal årlig avholdes et møte med komiteen for Kultur, idrett og friluftsliv, fortrinnsvis i oktober - november.

• Det skal årlig avholdes et kontaktmøte med ordfører/politisk ledelse, fortrinnsvis i oktober - november.

• Rådspør IRT ved behandling av saker av idrettspolitisk interesse dersom IRT ikke har gitt uttalelse.

• Konsulterer IRT ved behov

4.5 Samarbeidsårshjul

• Det utarbeides et samarbeidsårshjul som tidfester faste møtepunkter mellom idrettsrådet og kommunens politiske nivå og kommunedirektøren.

5. Avtalens varighet

Med mindre IRTs årsmøte har gitt sitt styre nødvendig fullmakt, må samarbeidsavtalen være behandlet og godkjent av årsmøtet. Kommunedirektøren i Trondheim legger avtalen frem til politisk behandling i formannskapet. Den godkjente avtalen undertegnes av styrelederen i IRT og ordføreren i Trondheim kommune. Partene foretar i fellesskap en gjennomgang og evaluering av avtalen etter hvert kommunevalg.

Hver av partene kan si opp avtalen skriftlig med seks måneders varsel. Trondheim / 2020

For Trondheim kommune For Idrettsrådet i Trondheim

Xxxx Xxxxxxxx Anne-Xxxx Xxxxxxxxx

ordfører styreleder