Vedtektenes formål
Vedtektene regulerer rettigheter og plikter ved at Grenlandskommunenes innkjøpsenhet (GKI) administreres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter Kommuneloven kapittel 20.
• Bamble kommune
• Drangedal kommune
• Kragerø kommune
• Porsgrunnkommune
• Siljan kommune
• Skien kommune
Offentlige virksomheter/organisasjoner kan tilslutte seg GKI gjennom egne avtaler.
Skien kommune er vertskommune for GKI.
GKIs formål, oppgaver og myndighet
Et overordnet mål for innkjøpssamarbeidet er gjennom samordning og gode rutiner å effektivisere innkjøpene til de 6 kommunene. Dette innebærer at kommunene gjennom felles rammeavtaler og samordnende innkjøp skal oppnå stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved digitale innkjøpsprosesser. GKI skal bidra til at alle anskaffelser til kommunene og deltakende organisasjoner gjennomføres henhold til gjeldende lover, forskrifter og politisk vedtatte retningslinjer, samt kostnadseffektivt og med hensyn til miljø og samfunnsansvar. Det er i tillegg en målsetting at kompetansebygging i felles innkjøpsenhet og kommunene skal bidra til høyere kvalitet på innkjøpsfunksjonen i kommunene.
Felles rammeavtaler gir kommunene stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved innkjøpsprosessen. Inngåelse av felles rammeavtaler er en av de viktigste arbeidsoppgavene for GKI. Flest mulig rammeavtaler for både varer og tjenester vil avlaste brukerne og redusere behovet for enkeltanskaffelser.
Den enkelte deltakerkommune velger om de ønsker å delta på felles rammeavtaler. Om deltakerkommunen velger å ikke delta vil de selv være ansvarlig for sine anskaffelser på dette området.
Hovedregelen er at enkeltanskaffelser gjøres i kommunene. GKI bistår kommunene med enkeltanskaffelser etter kommunenes behov og innkjøpsenhetens ressurser.
Virksomheter/organisasjoner som er medlemmer av GKI skal forespørres om de ønsker å delta ved hver enkelt rammeavtale.
GKI skal:
• gjennomføre konkurranser og inngå felles rammeavtaler på vegne av deltakerkommuner og deltakende organisasjoner.
• gi deltakerkommunene bistand ved kunngjøring av enkeltanskaffelser etter kommunenes behov og GKIs kapasitet.
• sørge for at relevante maler for å forenkle kommunenes egne anskaffelsesprosesser er tilgjengelig og oppdaterte.
• gi råd og veiledning i saker relatert til innkjøp.
• tilby deltakerkommunene kurs og opplæring innenfor fagfeltet offentlige anskaffelser. Opplæring kan skje internt i den enkelte deltakerkommune eller som felleskurs i Grenland.
Målet er at innkjøpssamarbeidet skal bidra til et godt omdømme for kommunene og andre deltakere.
Vertskommunen ved daglig leder i GKI gis beslutningsmyndighet og fullmakt til å signere rammeavtaler og andre fellesavtaler på vegne av alle kommunene. Daglig leder beslutter på bakgrunn av innstilling fra kompetansegruppene. Ved delt innstilling fra kompetansegruppene vurderer daglig leder om beslutningen skal forelegges styret.
GKI har ingen instruksjonsmyndighet i den enkelte kommune. Hver enkelt deltakerkommune er ansvarlig for å følge opp egne anskaffelser/avrop som foretas på den enkelte avtale.
Vertskommunen har endelig beslutningsmyndighet i saker som gjelder GKI.
Vertskommunen har ansvar for enhetens drift, organisering og ansatte. Ved en eventuell oppløsning av samarbeidet skal vertskommunen ivareta arbeidsgiveransvaret for de som er ansatt ved innkjøpsenheten.
Vertskommunen har fullmakt til å inngå og følge opp avtaler på vegne av innkjøpssamarbeidet.
Styret består av kommunedirektørene/rådmennene i deltakerkommunene, eller den person hver enkelt kommunedirektør/rådmann utpeker som sin kommunes representant i styret. Det rådgivende styret velger leder og nestleder blant styrets representanter for to år om gangen. Representant for fagforeningene har møteplikt og talerett, men ikke stemmerett på styremøtene. Deltakere i styret må ha beslutningsmyndighet i saker som skal behandles.
Styret innkalles når lederen finner det påkrevd eller minst 1/3 av styremedlemmene krever det. Styret innkalles normalt skriftlig med minst 5 dagers varsel. Møte skal være lukket når taushetsbelagte saker behandles.
Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Medlemmenes stemmer teller like mye. Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
Det rådgivende styret behandler:
• saker av særlig betydning.
• saker av prinsipiell karakter.
• overordnede strategier.
• budsjett og virksomhetsplan.
• regnskap og årsmelding.
Daglig leder rapporterer til styreleder. Xxxxxxxxxx ved daglig leder legger fram saker for styret. Daglig leder er ansvarlig for at virksomheten ved enheten skjer i henhold til vedtatt budsjett og virksomhetsplan, samt gjeldende lover og regler.
Hver kommune skal ha en kontaktperson som er hovedkontaktpunktet i kommunene til GKI. Kontaktpersonen bør være organisatorisk sentralt plassert i kommunen. Det etableres et samarbeidsråd bestående av kontaktpersonene fra kommunene.
Daglig leder i GKI innkaller og leder møtene i samarbeidsrådet. Samarbeidsrådet er rådgivende overfor daglig leder.
Samarbeidsrådets oppgaver:
• Gi råd i saker om samarbeid, organisering, rutiner og retningslinjer.
• Gi råd ved utarbeidelse av virksomhetsplan, budsjett og årsmelding.
• Utvelgelse av representanter til kompetansegrupper.
• Sektorovergripende saker av innkjøpsrelatert art.
• Xxxxxxx kommunens interesser i samarbeidsrådet. Samarbeidsrådet møtes før hvert styremøte.
Innenfor hvert fagområde eller grupper av fagområder etableres faste kompetansegrupper bestående av en representant fra hver kommune. Representantene skal ha kompetanse innen det aktuelle fagområde. Den enkelte kommunes representant har ansvaret for å ivareta interessene til alle avdelingene i kommunene. Kompetansegruppene bør sammensettes av fagpersonell slik at hele fagområdet ivaretas. Ved behov utvides eller reduseres antall representanter i gruppen. Avtaleansvarlig fra GKI er koordinator for gruppen. GKI ivaretar det innkjøpsfaglige og kommunenes representanter ivaretar brukerfaglige krav og kriterier ved inngåelse og oppfølging av rammeavtaler.
Fagpersonene skal holde seg oppdatert om leverandørenes ytelser i rammeavtaleperioden og utviklingen i markedet for gjeldende fagområde. Ved utveksling av erfaringer og kunnskap mellom kommunenes fagpersoner vil fellesskapet kunne ”løfte hverandre” ved å bygge videre på den faglig beste løsningen/kompetansen i gruppen. Samspillet mellom fagpersoner innenfor det enkelt innkjøpsområde og innkjøpskompetansen i GKI sikrer at gode avtaler inngås.
Kompetansegruppen er ansvarlig for:
• Kartlegge behovet til kommunen.
• Kontakt med andre fagpersoner og avdelinger i kommunen.
• Utarbeide kravspesifikasjoner og bidra til standardisering.
• Xxxxxxx faglige behov og krav når tilbud evalueres.
• Sammen med GKI sin representant innstille på valg av leverandør(er).
• Bistå ved kontraktsoppfølging.
Kommunenes forpliktelser for driften av samarbeidet
Kommunene er solidarisk ansvarlig for at innkjøpssamarbeidet fungerer som avtalefestet.
Alle kommunene i samarbeidet plikter å delta med personell i GKIs ulike samarbeidsorganer. Kommunene forplikter seg til å delta med representanter i kompetansegruppene i forberedelsen og ved gjennomføring av konkurranser for å sikre god behovsdekning for kommunene.
Kommunene skal påse at ansatte med innkjøpsansvar følger de avtaler som til enhver tid gjelder og følger opp avtaler i henhold til gjeldende regelverk og krav.
Alle driftsutgiftene for GKI fordeles prosentvis mellom de samarbeidende kommunene i forhold til folketallet i den enkelte kommunene. Dette medfører at Bamble kommune betaler 12%, Drangedal kommune betaler 4%, Kragerø kommune betaler 9%, Porsgrunn kommune betaler 29%, Siljan kommune betaler 2% og Skien kommune betaler 44% av utgiftene.
Faktura sendes etterskuddsvis hvert kvartal. Betalingsbetingelser er 30 dager.
GKI utarbeider et budsjettgrunnlag som vedtas av styret innen 01.12. Vertskommunen har ikke anledning til å oppta lån eller pådra deltakerkommunene økonomiske forpliktelser utover det som er vedtatt i budsjettet.
GKI disponerer et fond. Fondet kan brukes til uforutsette utgifter og større prosjekter. Det er styret som vedtar uttak av fond. Eventuelt årlig overskudd overføres til fond, og eventuelt årlig underskudd dekkes av fond.
Medlemsavgift for medlemsorganisasjonene besluttes av styret. Helårs deltakeravgift faktureres 01.06. med forfall 31.06. Deltakeravgiften blir justert årlig tilsvarende kommunal deflator.
Økonomiske forpliktelser knyttet til konkurransegjennomføring og kontraktoppfølging:
Overtredelsesgebyr eller erstatningsforpliktelser knyttet til feil i anskaffelsesprosessen Dersom GKI pådrar seg erstatningsansvar (positiv eller negativ kontraktsinteresse) for brudd på anskaffelsesregelverket, er alle kommunene som omfattes av den aktuelle anskaffelsen solidarisk ansvarlig utad. Mellom kommunene fordeles kostnadene prosentvis i forhold til folketallet i den enkelte kommune. Dette gjelder også kostnader til juridisk bistand og saksomkostninger utover GKIs budsjett til juridisk bistand.
Erstatningsansvar som følge av kontraktsbrudd
Hver kommune er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Ved kontraktsbrudd er den eller de kommuner som har brutt kontraktens bestemmelser alene ansvarlig overfor leverandøren.
Dersom andre kommuner påføres tap som følge av en kommunes kontraktsbrudd, kan tapet kreves erstattet av den kommune som har brutt kontrakten.
Dersom vertskommunen pådrar seg erstatningsansvar som følge av handlinger foretatt innenfor innkjøpssamarbeidet, skal ansvaret fordeles mellom de samarbeidende kommunene i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper.
Andre deltakere er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Det vil si gjøre avrop fra de avtaler som gjelder for den enkelte deltaker. Ved manglende oppfyllelse fra en deltaker er denne alene ansvarlig ovenfor leverandør.
GKI utarbeider hvert år virksomhetsplan og budsjett for kommende år. Disse dokumentene skal vedtas i styret senest 01.12.
Innkjøpsenheten forplikter seg til å utarbeide årsrapport med årsregnskap innen 15.04 hvert år.
Inngåelse, endring og oppsigelse av denne avtalen
Inngåelse av denne samarbeidsavtalen forutsetter at den vedtas av kommunestyret/bystyret i de deltakende kommunene.
Avtalen gjelder fra 1. januar 2023 og løper til den sies opp.
Dersom en av deltakerkommunene ønsker å endre innholdet i avtalen tas dette opp med vertskommunen som legger til rette for drøfting i GKIs rådgivende styre. Endring av avtalen forutsetter at kommunestyret/bystyret i samtlige deltakerkommuner vedtar endringene.
Avtalen kan sies opp av den enkelte kommune med ett års skriftlig varsel. Oppsigelsestiden regnes fra 1. januar året etter oppsigelsen er datert.
Ved uttredelse av en eller flere deltakerkommuner, blir eiendeler og gjeld fordelt mellom de deltakende kommunene i forhold til folketallet i den enkelte kommune.
Avvikling av innkjøpssamarbeidet
Beslutning om avvikling av innkjøpssamarbeidet treffes av vertskommunen etter behandling i styret.
Vertskommunen har ansvar for å avvikle eventuelle forpliktelser som vertskommunen har pådratt seg som følge av denne avtalen så raskt som det er praktisk gjennomførbart.
Fondet blir stående til alle inngåtte avtaler er utløpt og samarbeidet er avviklet. Deretter dekkes eventuelt avviklingskostnader av fondet. Eventuelt overskudd/underskudd fordeles deretter på deltakerkommunene i forhold til folketallet i den enkelte kommune.
Ved oppløsning av GKI blir eiendeler og gjeld fordelt mellom de deltakende kommunene i forhold til folketallet i den enkelte kommune.
Uenighet mellom vertskommunen og den enkelte av de samarbeidende kommunene om forståelsen av avtalen skal søkes løst gjennom forhandlinger.