BYKLE KOMMUNE – KONTROLLUTVALET

MØTEBOK

Møte nr. 02/23

Dato: 03.05.2023 kl. 09.00 – ca. kl. 11.00

Stad: Kommunehuset, kommunestyresalen

Til stades:

Xxxx Xxxxx, leiar Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, nestleiar

Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, medlem

Xxxxx Xxxxxx X Xxxxxxxx, medlem

Forfall:

Xxxxxx Xxxxxxx, medlem

Andre til stades (heile eller deler av møtet):

Agder Kommunerevisjon IKS v/ Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxx Xxxxxx

Agder Sekretariat v/ Xxxxx Xxxx Xxxxxxx

Administrasjonen v/ Xxxxxx Xxxxx (kommunedirektør), Xxxxxx Xxx (Skulefagleg rådgjevar) og Xxx Xxxxxxxx (økonomisjef) SMG IKS v/ daglig leder Xxxxx Xxxxxxxx (fra. kl. 10.30) Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxx Xxxxx

Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste.

ORIENTERING:

Kommunedirektør kjem frå starten av møte for å orientera om:

• Presentasjon av årsrekneskapen og årsmelding

• Presentasjon av kommunedirektørens tilbakemelding på forvaltningsrevisjon

«Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen».

SAKSLISTE

SAK 07/23 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 15.02.23 SAK 08/23 ÅRSREKNESKAPEN 2022 BYKLE KOMMUNE

SAK 09/23 KOMMUNEDIREKTØRENS TILBAKEMELDING PÅ FORVALTNINGSREVISJON «PSYKOSOSIALT LÆRINGSMILJØ I GRUNNSKOLEN»

SAK 10/23 BESTILLING RISIKO- OG VESENTLIGHETSANALYSE AV KOMMUNENS VERKSEMD OG VERKSEMDA I SELSKAPER – GRUNNLAG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2023 - 2027

SAK 11/23 BESTILLING RISIKO- OG VESENTLIGHETSANALYSE – GRUNNLAG PLAN FOR EIGARSKAPSKONTROLL 2023-2027

SAK 12/23 EIGARSKAPSKONTROLL SETESDAL MILJØ OG GJENVINNING IKS SAK 13/23 REVISOR ORIENTERAR

FAST POST

Vidare arbeid i kontrollutvalet:

EVENTUELT

REFERATSAK

REF 01/23 FORVALTNINGSREVISJON «BARN I LAVINNTEKTSFAMILIER I

IVELAND KOMMUNE» (vedlegg i epost)

Underskrift

Xxxx Xxxxx Xxxxx

Kopi av møteboka sendes: Ordførar, kommunedirektør, revisor, Bykle kommune, Setesdølen

ORIENTERING:

Administrasjonen orienterte utvalet om:

• Presentasjon av årsrekneskapen og årsmelding

• Presentasjon av kommunedirektørens tilbakemelding på forvaltningsrevisjon

«Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen».

SAK 07/23 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 15.02.23

Vedtak:

1. Møteprotokoll frå kontrollutvalets møte 15.02.23 vert godkjent.

2. Leiar får fullmakt til å underteikne møteprotokollen

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx:

Forslag til møteprotokoll frå møte 15.02.23

Bakgrunn for saka:

Forslag til protokoll frå møte 15.02.23 vert lagt fram for godkjenning.

Framlegg til vedtak:

1. Møteprotokoll frå kontrollutvalets møte 15.02.23 vert godkjent.

2. Leiar får fullmakt til å underteikne møteprotokollen

SAK 08/23 ÅRSREKNESKAPEN 2022 BYKLE KOMMUNE

Vedtak:

Uttale frå kontrollutvalet til kommunestyret:

Kontrollutvalet har handsama Bykle kommunes årsrekneskap og årsberetning for 2022.

Agder Kommunerevisjon IKS har avgitt normalberetning utan spesielle merknader.

Basert på revisjonsberetninga har kontrollutvalet ingen spesielle merknader til kommunens årsberetning. Kontrollutvalet er ikkje kjent med andre forhold, framkomme i dialog med revisor, som kunne hatt betydning for utvalets uttale.

Kontrollutvalet anbefaler at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen og årsberetninga for 2022.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx, forskrifter:

Lov om kommunar og fylkeskommunar m.m. Budsjett- og rekneskapsforskrifta av 2019

Saksdokument vedlagt saka:

Revisjonsberetning, datert 17. april 2023 Årsrekneskapen og årsberetning 2022 (vedlegg i epost)

Saksopplysningar:

Kommunens årsrekneskap viser eit netto driftsresultat på kr 48 480 655.

Revisor har gitt normal revisjonsberetning utan forbehold eller presiseringar. I revisjonsberetninga uttaler revisor seg om:

Revisjonen av årsrekneskapen:

Revisors konklusjon :

Etter vår meining

• oppfyller årsrekneskapen gjeldande lovkrav og,

• gjer årsrekneskapen i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunekassen per 31. desember 2022, og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med kommunelova sine regler og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg.

Andre lovmessige krav:

- Konklusjon om registrering og dokumentasjon

- Konklusjon om årsmeldinga

- Utsegn om forklaring for vesentlege budsjettavvik

Revisjonen har gjennom sine handlingar ikkje avdekka forhold som er av ein slik art at dei har betydning for konklusjonane på andre lovmessige krav.

For nærare informasjon vises det til revisjonsberetninga. Uttale frå kontrollutvalet:

Kontrollutvalet skal gi uttale til følgande:

- Kommunekassens årsrekneskap og årsberetning

- Konsolidert årsrekneskap

- Kommunale føretak (årsrekneskap og årsberetning)

- Lånefondet (årsberetning kan inngå i kommunekassens årsberetning)

Som oftast vil det vere hensiktsmessig med ein samla uttale til kommunekassens årsrekneskap, konsolidert årsrekneskap og årsberetning. Kontrollutvalet gir ikkje uttale til politisk råd og kommunalt oppgåvefellesskap, med mindre revisor har gitt revisjonsberetning.

Når det gjelder Bykle kommune skal kontrollutvalet berre gi uttale til kommunekassens årsrekneskap og årsberetning.

Handsaming av årsrekneskapen

Handsaming av årsrekneskapen og årsberetning vil vere som følger.

- Kommunedirektør avleggar årsregnskapet innan 22.02.23

- Kommunedirektør utarbeider årsberetning innan 31.03.23

- Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret innan 15.04.23

- Kontrollutvalet avgir uttalelse om årsrekneskapen til kommunestyret

- Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning (Kontrollutvalets uttalelse skal føreligge når formannskapet handsamar årsrekneskapen)

- Kommunestyret godkjenner årsrekneskapen innan 30.06.23

Vurderingar:

Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalet å gi ein standard uttale til årsrekneskapen og årsberetninga for 2022.

Framlegg til vedtak:

Uttale frå kontrollutvalet til kommunestyret:

Kontrollutvalet har handsama Bykle kommunes årsrekneskap og årsberetning for 2022. Agder Kommunerevisjon IKS har avgitt normalberetning utan spesielle merknader.

Kontrollutvalet anbefaler at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen og årsberetninga for 2022.

SAK 09/23 KOMMUNEDIREKTØRENS TILBAKEMELDING PÅ FORVALTNINGSREVISJON «PSYKOSOSIALT LÆRINGSMILJØ I GRUNNSKOLEN»

Vedtak:

Kontrollutvalet tar kommunedirektørens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport

«Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen» til orientering.

Utskrift av kontrollutvalets vedtak vert sendt kommunestyret til orientering.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx

Vedlegg:

Tilbakemelding frå kommunedirektør datert 12.04.23

Utkast til handlingsplan for eit trygt og godt skulemiljø i Bykle kommune

Bakgrunn for saka:

Kontrollutvalet gjorde framlegg til kommunestyret i samband med forvaltningsrevisjonsrapport «Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen“.

Kommunestyret vedtok følgande i saka i sitt møte 20.10.22:

Kommunestyret ber kommunedirektør fylgje opp dei tilrådingane som kjem fram i forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen». Kommunestyret ber kommunedirektør gje ei skriftleg tilbakemelding til kontrollutvalet innan 01.03.2023 om korleis tilrådingane i rapporten er fylgd opp

Skriftleg tilbakemelding saman med utkast til handlingsplan følger vedlagt saka. Kommunedirektøren vil orientere utvalet i møte.

Revisor vil og vere til stades i møte og kan kommentere saka. Tilrådingane i rapporten: (Kommunedirektør si tilbakemelding i kursiv)

- Kommunen bør styrke internkontrollen for å sikre regeletterlevelse innenfor opplæringsloven kapittel 9 A, herunder bør kommunen oppdatere delegasjonsreglementet sitt og videredelegeringen fra kommunedirektøren.

Ansvaret for internkontroll er i hovudsak flytta frå særlovene til kommunelova § 25-1.

På kort sikt ble uklarheiter løyst ved at kommunedirektøren eintydig kommuniserte at skule- og oppvekstansvarleg har rolla som skuleeigar. Endringane i subdelegasjon vil komme til syne i KF delegering, i løpet av april 2023 Kommunedirektøren har strategi og system for ivaretaking av internkontroll etter kommunelova § 25-1, og i dei ulike tenestene. Krav etter Opplæringslova er i hovudsak delegert frå kommunedirektør til rektorane. Det følger naturleg av Bykle kommune sin organisering som to-nivå kommune. Samtidig er det en målsetting om ein tydeleg delegering av skuleeigar rolla til skule- og oppvekstansvarleg. Skule- og oppvekstansvarleg er organisatorisk plassert i kommunedirektøren sin stab. Det er spesielt Opplæringslova sine §§ 9-1, 13-3 e og 13-10 som knytast til skuleeigar rolla.

Kommunedirektøren etablerer, som ein del av dette, interne rutineskildringar som sikrar

- tilstrekkeleg rapportering frå rektor til skuleeigar og videre til kommunedirektør. Oppfølging av Opplæringslova § 9-1 Leiing.

- et forsvarleg system for skulebasert vurdering. Oppfølging av opplæringslova § 13-3 e Plikt til å arbeide med kvalitetsutvikling

Opplæringslova § 13-10 Ansvarsomfang, ivaretakast av fleire;

- Kommunestyret har ansvaret for å stille nødvendige ressursar til rådigheit

- Kommunedirektøren har ansvaret for at krava i Opplæringslova og internkontrollen i tråd med Kommunelova § 25-1 blir oppfylt.

- Skule- og oppvekstansvarleg har ansvar for internkontroll innan delegerte områder og skal sikre at lover og regler følges i tråd med Kommunelova § 25-1

- Rektorane har ansvar for internkontroll innan delegerte områder og skal sikre at lover og regler følges i tråd med Kommunelova § 25-1

Ansvaret for oppfølging av Opplæringslova § 9 A er delegert til rektorane. Etter § 9 A-5 (skjerpa aktivitetsplikt) skal rektorane varsle skuleeigar ved skule- og oppvekstansvarleg. Rutinebeskrivingane som skal ivareta internkontroll i arbeidet med Opplæringslova § 9 A, er i den nye «Handlingsplan for eit trygt og godt skulemiljø i grunnskulen i Bykle» (vedlegg 2).

- Kommunen bør foreta jevnlige evalueringer for å videreutvikle det forbyggende arbeidet, herunder sikre medvirkning fra elever og foresatte.

Skulane sitt arbeid med eit trygt og godt skulemiljø må og sjåast i ein større samanheng – skolen er ikkje en isolert pedagogisk øy – vi som lokalsamfunn må handtere dette. Det handlar om «Laget til eleven» - alt frå næraste familie til Statped. Det går føre seg eit omfattande arbeid knytt til «Laget til eleven»; FAU og skulane, i samarbeid med Foreldreutvalet for grunnskulen (FUG), gjennomfører eit opplegg knytt til verdien av eit godt skule- heim samarbeid. Skule- og oppvekstansvarleg leiar ei gruppe som skal jobbe for økt skulenærvær i Bykle kommune. Etter nokre nødvendige avklaringar arbeider ein no med ein lokal rettleiar for godt skulenærvær i Bykle kommune. Rettleiaren er skulen, PPT, helsesjukepleiar og psykisk helse og rus sin eigen rettleiar. Skriveøkt nr tre er 14. mars 2023. Folkehelsekoordinator leiar ei gruppe som arbeider med inkluderande lokalmiljø, med «nye innbyggarar» i fokus. Dette er et av resultata frå kommunestyrets behandling av barne- og ungdomsmiljøet i Bykle kommune, vinteren 2021 Folkehelsekoordinator har samla ei gruppe som skal arbeide fram en folkehelsestrategi. Der er rådgjevar kart og plan, leiar for kultur & fritid, kommuneoverlege og skule- og oppvekstansvarleg med.

Kommuneoverlegen er i ferd med å utarbeide en ny Helseoversikt. Den vil være med å danne grunnlaget for folkehelsestrategien. Kommuneoverlegen og skule- og oppvekstansvarleg arbeider for å sette Folkehelse på agendaen i Bykle kommune. Det er arrangert Folkemøte Folkehelse. Fylkesdirektør folkehelse Xxxxxx Xxxxxx var i kommunestyremøte 30. mars. Ein arbeider for eit Folkemøte Folkehelse 2.0. Kartleggingsrapporten knytt til Barnevernsreforma er politisk behandla. Det er vedtatt et videre interkommunalt arbeid, «der ein ser særskild på organisering og samarbeidsstrukturar på tvers av kommunane».

Xxxxxxxxxxx leiar arbeidet med oppdatering av rettleiaren «Frå uro til handling» Det er to store føreståande arbeider som vil ha spesielt stor betydning:

• • Kommuneplans samfunnsdel (rullering)

• • Planstrategi (rullering)

Helsesjukepleiar kapasiteten er økt gjennom politisk vedtak i november. Frivilligkoordinator stillinga er økt gjennom politisk vedtak i november.

Kultur & fritid arbeider i samarbeid med psykisk helse og rus, for skolering av frivilligheita i

«å sjå barnet».

Det ble arrangert fagdag på Samfunnshuset 29. mars om levekår og barn/unges psykososiale utvikling for Bykle-, Valle- og Bygland kommune. Kva kan vi gjere for å førebyggje utanforskap?

Fagdagen er utvikla i Samarbeid Sør (KORUS Sør, RVTS Sør, RBUP Øst og Sør), i samråd med Agder fylkeskommune og prosjektleiarar for Godt begynt, BTI, Nye Mønstre og Helhetlig oppfølging av barn og unge i Agder (Helhetlig Rammeverk)

Det er mange og sterke krefter i sving i arbeidet for og med «Laget til eleven» nå.

- Kommunen bør vurdere om elevenes rettighet til nødvendig rådgiving oppfylles ved begge skolene.

Retten til rådgiving finner vi i opplæringslova § 9-2 og i forskrift til opplæringslova kapittel

22. Kravet om en lærar på ungdomstrinnet med funksjonen sosialpedagogisk rådgjevar, finner vi avtaleverket SFS 2213, pkt. 7.2. Skulane i Bykle kommune har tilsette med høg og relevant kompetanse. Antal elevar pr. tilsett gir rimeleg anledning for tilpassa rådgiving.

På ungdomstrinnet skal det være sosiallærar/rådgivar og det skal utførast sosialpedagogiske teneste og rådgiving. Bykle barne- og ungdomsskule har i fleire år prioritera denne ressursen/funksjonen. Det er tilsett ny sosialpedagogisk rådgivar i 100 % stilling ved Bykle barne- og ungdomsskole. Hun starta 1. mars. Det er ein betydeleg ressurs.

Det vil være naturlig å sjå på disponeringa av denne kapasiteten våren 2023.

- Kommunen bør forbedre skole-hjem samarbeidet, herunder informasjonen til, og kommunikasjon med foresatte og elever, samt skolens informasjonsplikt til rådsorgan og elevdeltaking.

Opplæringa i skulen skal, i samarbeid og forståing med heimen, opne dører mot verda og framtida. Foreldresamarbeid har stor betydning for elevar, føresette og skulen.

Vesentleg i dette arbeidet er tilgjengeleg, relevant og oppdatert informasjon, fungerande arenaer og plattformar for kommunikasjon og anledning til medverking.

Deler av løysningane beskrivast i den nye Handlingsplanen for eit trygt og godt skulemiljø. Det gjelder spesielt foreldresamarbeid (pkt. 2.8) og medverking frå rådsorgan (pkt. 2.14). Sjå også punkta om systemisk informasjonsflyt (s. 3) og informasjon (pkt. 2.4) og kapittelet om informasjonsplikt (kap. 4). Verktøy for informasjonsflyt og kommunikasjon er vesentleg utvikla siste 10 – 15 år. Vi skil på dynamisk og statisk informasjon.

Informasjonsflyt i det brede, vil vi få til ved å utvikle bruken av VISMA flyt skole (VFS). VFS vil være bærer av den dynamiske informasjonen. Vi bestemte oss tidleg for å utvikle skulene sine heimesider på kommunen sin eksisterande plattform. Heimesidene vil bære den statiske informasjon. Det er avgrensingar i nåverande løysing. Det er bestemt at Bykle kommune skal over på ny plattform for heimesider hausten 2023. Vinteren 2023 har vi vært mest opptatt av å finne ei løysing som er god nok. Vi skulle finne ei løysning som gjorde oppdatert og relevant informasjon lett tilgjengeleg. Innafor akseptable rammer vil ikkje eksisterande plattform løyse oppgåva. Vi har derfor lagt alt inn i det nye prosjektet. Arbeidet er starta. Det vil komme heilt eigne sider, designet for skulane.

Det er spesielt viktig for oss at ein enkelt og nærmast intuitivt, vil finne;

• • Kontaktinformasjon

• • Informasjon om skulemiljø (Utdanningsdirektoratet)

• • Skulen sin «Skuleomfattande innsatsmodell for eit trygt og godt skulemiljø»

• • Handlingsplan for eit trygt og godt skulemiljø i grunnskulen i Bykle

• • Skulanes ulike rådsorgan som Elevråd, Ungdomsrådet, Foreldrenes arbeidsutval (FAU), Samarbeidsutvalet (SU) og Skulemiljøutvalet (SMU)

• • Ordensreglement

• • Informasjon om VISMA Flyt Skule (kjelda til dynamisk informasjon)

• • Informasjon om aktørane som er med på å bygge ein god og trygg skulekvardag; helsesjukepleiar, PPT, psykisk helse og rus, barnevern

• • Skuleruta

• • Tilstandsrapport for grunnskulen i Bykle kommune

Nye sider skal være ferdige i oktober 2023. Xxxxxxx og skuleeigar arbeider målretta for å strukturere og utvikle det tverrfaglege arbeidet. Gjeldande plan for samordning av det

førebyggande arbeidet er «Tverrfagleg samhandlingsplan for barn og unge». Den er administrativt oppdatert denne vinteren. Tverrfagleg team er i verksemd. Fagteamet er i verksemd. Skulane har under dette reetablert eit ressursteam (R-team) på kvar skule. Sjå vedlegg 1 og vedlegg 2 pkt. 2.15.3.

- Kommunen bør forbedre rutiner og praksis for å sikre at aktivitetsplikten blir overholdt, herunder sørge for at involverte elever blir hørt, at skriftlig plan blir utarbeidet, samt at det dokumenteres hva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikten.

Aktivitetsplikten finner ein i opplæringslova § 9 A-4. Skuleeigar og skulane har utarbeid rammeverket for ein ny og vidareutvikla «Handlingsplan for eit trygt og godt skulemiljø i grunnskulen i Bykle». (vedlagt). Handlingsplanen er svært omfattande. Dette er skulane sin eigen interne plan for å sikre elevane eit trygt og god skulemiljø. Den har stor vekt på det førebyggjande arbeidet, men skal og sikre gode tiltak og løysingar når situasjonane går ut over det ordinære. Planen er i hovudsak tredelt:

- Fremjande og førebyggjande arbeid

- Handlingsplan – aktivitetsplikta

- Informasjonsplikta

Det er forsøkt å samle og systematisere innsatsen for eit trygt og godt skulemiljø. Det er samtidig vesentleg at handlingsplanen er ein dynamisk plan. Den kan nyttast som ein oppdatera oversikt over arbeidet med skulemiljø og skal gi dei tilsette tilstrekkeleg tryggleik i si gjerning. Handlingsplanen skal sikre jamleg evaluering, og bidra til vidareutvikling av arbeidet for eit trygt og godt skulemiljø.

Vurdering:

Det har vore orientert fleire gonger om arbeidet med tilrådingane i rapporten i både kommunestyret og kontrollutvalet. Kontrollutvalet skal ta stilling til om kommunedirektør si oppfølging av tilrådingane i rapporten er tilfredsstillande. I så fall kan de den aktive oppfølginga av utført forvaltningsrevisjon avsluttast.

Kommunestyret bør informerast om kontrollutvalets konklusjon i saka.

Framlegg til vedtak:

Kontrollutvalet tar kommunedirektørens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport

«Psykososialt læringsmiljø i grunnskolen» til orientering.

Utskrift av kontrollutvalets vedtak vert sendt kommunestyret til orientering.

SAK 10/23 BESTILLING RISIKO- OG VESENTLIGHETSANALYSE AV KOMMUNENS VERKSEMD OG VERKSEMDA I SELSKAPER – GRUNNLAG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2023 - 2027

Vedtak:

Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre ein risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens verksemd og verksemda i kommunens selskap, for å kunne identifisere kva for nokre sektorar og områder kor det kan vere behov for å gjere

forvaltningsrevisjon.

Analysen skal danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for valperioden 2023 – 2027.

Kontrollutvalet ønsker å vere ein aktiv medspelar undervegs i dette arbeidet i form av å kome med innspel til aktuelle området som kan bli vurdert for forvaltningsrevisjon.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx og formål:

I ny kommunelov (§23-3) fremgår det at kontrollutvalet, minst ei gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baserast på ein risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens verksemd og verksemda i kommunens selskap.

Hensikten med risiko- og vesentlighetsanalysen er å finne ut kor det er størst behov for forvaltningsrevisjon.

Formålet med risiko- og vesentlighetsanalysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens verksemd og verksemda i kommunens selskap, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å legge ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritera mellom ulike områder kor det kan vera aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekka indikasjonar på avvik eller svakheiter i forvaltninga sett i medhald av lov, forskrift, kommunestyrets vedtak og forutsetningar.

Det er viktig i arbeidet med analysen at ein sikrar brei involvering når ein innhentar informasjon. Kontrollutvalet bør spele ein aktiv rolle undervegs i arbeidet med analysen.

Ein finn det naturleg at risiko og vesentlighetsanalysen gjennomførast av kommunens revisor, sjølv om den etter forskrifta og kan utførast av andre. Sekretariatet utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på analysen og eventuelle innspel frå utvalets medlemmar.

Kontrollutvalet kan allereie nå kome med innspel til områder som ein ønsker vurdert i analysen.

Vurdering:

Slik sekretariatet oppfattar det, har kontrollutvalet fått og får gjennomført dei mest sentrale prosjekta som er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon. Utvalet handsamar eigarskapskontroll Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS våren 2023 og ventar rapport frå forvaltningsrevisjon «Internkontroll – avvik og avvikshåndtering i Bykle kommune» hausten 2023.

Dersom ein vel å bestille analyser nå, vil det nye kontrollutvalet raskare kunne utarbeide planar som vil danne grunnlag for bestilling av forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll i neste valperiode.

Sekretariatet erfarer at det for kontrollutvala opplevast lenge å vente til ein kan foreta bestilling av prosjekt når planane ikkje vert vedtekne før på hausten året etter valåret. Dersom analysen vert bestilt og igangsett tidlegare kan det nye kontrollutvalet handsame framlegg til planar tidlegare enn før, og ein kan då kome i gong med prosjekt ca. eit halvt år tidlegare enn elles.

Framlegg til vedtak:

Analysen skal danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for valperioden 2023 – 2027.

Kontrollutvalet ønsker å vere ein aktiv medspelar undervegs i dette arbeidet i form av å kome med innspel til aktuelle området som kan bli vurdert for forvaltningsrevisjon.

SAK 11/23 BESTILLING RISIKO- OG VESENTLIGHETSANALYSE – GRUNNLAG PLAN FOR EIGARSKAPSKONTROLL 2023-2027

Vedtak:

Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre ein risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eigarskap. Analysen skal danne grunnlag for plan for eigarskapskontroll for valperioden 2023 – 2027.

Kontrollutvalet ønsker å vere ein aktiv medspelar undervegs i dette arbeidet. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx:

I ny kommunelov (§23-3) fremgår det at kontrollutvalet minst ei gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeide ein plan for gjennomføring av eigarskapskontroll. Planen skal baserast på ein risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens eigarskap. Hensikten med risiko- og vesentlighetsanalysen er å finne ut kor det er størst behov for eigarskapskontroll.

Det er nytt i ny kommunelov at det skal lagast ein eigen plan for eigarskapskontroll lausrivet frå behovet for forvaltningsrevisjon i selskap.

Ein finn det naturleg at risiko og vesentlighetsanalysen gjennomførast av kommunens revisor, sjølv om den etter forskrifta og kan utførast av andre. Sekretariatet utarbeider forslag til plan for eigarskapskontroll basert på analysen og eventuelle innspel frå utvalets medlemmar.

Vurderingar:

Dersom ein vel å bestille analyser nå for gjennomføring, vil det nye kontrollutvalet raskare kunne utarbeide planar som vil danne grunnlag for bestilling av forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll i neste valperiode.

Generelt har det vore slik at kontrollutvala i større grad har prioritert gjennomføring av forvaltningsrevisjon framfor eigarskapskontroll. I analysen/plan for eigarskapskontroll bør

kanskje moglegheita for å gjennomføre ein overordna eller felles eigarskapskontroll blir vurdert nærare.

Framlegg til vedtak:

Kontrollutvalet ønsker å vere ein aktiv medspelar undervegs i dette arbeidet.

SAK 12/23 EIGARSKAPSKONTROLL SETESDAL MILJØ OG GJENVINNING IKS

Vedtak:

Kommunestyret tar rapporten «Eigarskapskontroll Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS» frå Agder Kommunerevisjon IKS til orientering.

Kommunestyret ber kommunen/ eigarrepresentant/ selskapet følge opp tilrådingane i rapporten.

Kommunestyret ber kommunen/ eigarrepresentant/ selskapet rapportere skriftleg til kontrollutvalet om korleis revisors tilrådingar er følgt opp innan 10. september 2023.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx:

Rapport frå Agder Kommunerevisjon IKS, datert april 2023.

Saksopplysningar:

Generelt:

Eigarskapskontroll er ein del av kontrollutvalets kontrollverksemd, jf.. kommunelova § 23-4. Eigarskapskontroll er ei av dei lovpålagte oppgåvene til kontrollutvalet og utvalet skal sjå til at det vert gjennomført kontroll med den som utøver kommunens eigarinteresse, utøver mynde og på den måte som er fastsett i den aktuelle verksemda. I kontrollen inngår også ei vurdering av den som utøver eigarinteressene gjer dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetningar for forvaltninga av kommunens eigarinteresser.

Det å bidra til forbetring er eit viktig aspekt for kontrollutvalet ved gjennomføring av eigarskapskontroll.

Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS er prioritert i plan for eigarskapskontroll for gjeldande periode. Kontrollutvalet bestilte denne eigarskapskontrollen i september 2021. Prosjektplan vart godkjent i møte i november 2021.

Agder Kommunerevisjon leverte endeleg rapport frå prosjektet i slutten av april 2023.

Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS er eit interkommunalt selskap eigd av kommunane Bykle, Valle, Bygland, Evje og Hornnes og Iveland. Føremålet med selskapet er å take vare på alt

avfall i regionen på ein miljømessig, teknisk og økonomisk forsvarleg måte, ved at kommunane overfører dette ansvaret til selskapet.

Bakgrunn og problemstilling:

Følgande problemstilling ligg til grunn for prosjektet:

«Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring?»

Problemstillinga er besvart ved å innhente informasjon knytt til mellom anna: (utdrag frå rapporten)

• Stiftelsesdokumenter

• Hvilke føringer og rutiner har kommunen for eieroppfølging av selskapet?

• I hvilken grad følges de vedtatte prinsippene for eierstyring overfor selskapet?

• Er det utarbeidet egen eierstrategi for Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS?

• Hvem er valgt som eierrepresentant fra kommunen til representantskapet til selskapet?

• Har eier rutiner for dialog med selskapet utover det som skjer i representantskapet?

• Hvilken informasjon og rapportering får kommunen som eier fra selskapet?

• Gjennomføres det eiermøter mellom kommunen som eier og selskapet?

• Har kommunen etablert rutiner for evaluering av sine eierinteresser?

• Har eier opprettet en valgkomite?

• På hvilket grunnlag velges styremedlemmer?

• I hvilken grad evalueres styret og er det tegnet styreforsikring?

Rapporten har på vanleg måte vore på høyring hjå kommunedirektør, styret og selskap. Høyringssvara er på s. 26 i rapporten.

Revisjonen vil presentere rapporten i møte. Dagleg leiar og styreleiar i selskapet er og invitert til møte.

Hovedfunn og konklusjon:

Revisor konkluderer med: (utdrag frå rapporten)

Undersøkelsen viser at det gjøres mye bra eieroppfølgning i kommunen. Det er revisjonens konklusjon at med unntak av noen lovbestemmelser så utøves eieroppfølgningen i hovedsak i samsvar med aktuelle lovbestemmelser og kommunestyrets vedtak.

Det er lagt til rette for et klart skille mellom monopolvirksomhet og konkurransevirksomhet noe revisjonen påpeker er viktig. Sentrale folkevalgte representerer eierkommunene i representantskapet og sakspapirer sendes ut med god nok frist før møtene i representantskapet for å nevne noe.

Revisjonen mener imidlertid at det er grunnlag for å gi anbefalinger basert på normer for god eierstyring og KS sine anbefalinger. Revisjonen vil av denne grunn komme med 10 anbefalinger i pkt 7 i rapporten.

Revisors tilrådingar:

Revisor kjem med følgande tilrådingar:

- Revisjonen anbefaler at i og med at det utarbeides eierskapsmeldinger i hver valgperiode jf koml § 26-1, så bør man foreta en årlig rapportering til kommunestyret om økonomi og viktige saker i selskapet, jf pkt 5.4.

- Revisjonen anbefaler at selskapsavtalen oppdateres med lovhenvisning etter ny kommunelov ved neste revisjon jf pkt 5.5.

- Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer å avholde eiermøter ut over representantskapsmøtene, for å sikre gjensidig informasjon mellom eierkommune og selskap, jf pkt 5.6

- Revisjonen anbefaler at man etablere rutiner for vurdering og håndtering av habilitet i styret jf pkt 5.9.

- Revisjonen anbefaler at kommunen foretar en prinsipiell avklaring av godtgjøring for styreverv jf pkt 5.10.

- Innføre en ordning som sikrer at styreverv rutinemessig blir innmeldt i KS styrevervregister, jf pkt 5.11.

- Revisjonen anbefaler at rekruttering til styret ikke bør begrenses til kommunalt ansatte jf pkt 5.14

- Revisjonen anbefaler at det nedtegnes i eierstrategi at det skal gjennomføres årlige styreevalueringer, jf pkt 5.15.

- Revisjonen anbefaler at man ved revisjon av selskapsavtalen vurderer en ordning hvor man oppnevner numeriske vararepresentanter jf pkt 5.16.

- Revisjonen anbefaler at Bykle kontrollutvalg og kommunens revisor blir varslet fra kommunen om representantskapsmøter i SMG, jf pkt 5.18.

For nærare detaljer vises det til rapporten og til revisjonens presentasjon i møte.

Vurderingar:

Slik sekretariatet vurderer saka bør tilrådingane frå revisor blir følgt opp for å få ei forbedra eigarstyring. Sekretariatet vurderar rapporten å svare ut kontrollutvalets bestilling.

Det er kommunestyret som fattar vedtak i saka etter innstilling frå kontrollutvalet.

Det bør settast ein frist for tilbakemelding til kontrollutvalet som gir tilstrekkeleg tid til å foreta naudsynt oppfølging av tilrådingane.

Framlegg til innstilling:

Kommunestyret tar rapporten «Eigarskapskontroll Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS» frå Agder Kommunerevisjon IKS til orientering.

Kommunestyret ber kommunen/ eigarrepresentant/ selskapet følge opp tilrådingane i rapporten.

Kommunestyret ber kommunen/ eigarrepresentant/ selskapet rapportere skriftleg til kontrollutvalet om korleis revisors tilrådingar er følgt opp innan 10. september 2023.

SAK 13/23 REVISOR ORIENTERAR

Handsaming i møte:

Rekneskapsrevisor er ferdig med årsoppgjersrevisjon 2022 og er no i gong med planleggingsfasen for revisjon 2023.

Resultat frå forenkla etterlevelseskontroll vert levert innan frist 30.06.23.

Arbeidet med forvaltningsrevisjon «Internkontroll – avvik og avvikshåndtering i Bykle kommune» er i gong.

Vedtak:

Kontrollutvalet tar informasjonen frå revisor til orientering.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx for saka:

Det er kontrollutvalets ansvar å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen.

Revisor orienterar løpande gjennom året om relevante saker og tema. På denne måten held kontrollutvalet seg informert om det løpande revisjonsarbeidet.

Dei tema revisor orienterar om vil bli protokollført.

Framlegg til vedtak:

Kontrollutvalet tar informasjonen frå revisor til orientering.

FAST POST

Vidare arbeid i kontrollutvalet: Neste møte i kontrollutvalet er 21.06.23

EVENTUELT REFERATSAK

REF 01/23 FORVALTNINGSREVISJON «BARN I LAVINNTEKTSFAMILIER I

IVELAND KOMMUNE» (vedlegg i epost)

Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering.

Document Metadata

Table of Contents

BYKLE KOMMUNE – KONTROLLUTVALET

Document Metadata